Projet "Serveurs pour SISE"

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1 mod v 21, 2006/01/02 Projet "Serveurs pour SISE" Version 10 Statut (Draft / Final) DRAFT Dernière édition 04/01/ :12 Impression Auteurs Coordonnateur pour la présente version Hubert Broze (aussi textes de Pascal Maes) BM Historique du document Une copie sur papier de ce document n'est valide que le jour de son impression La version actuelle du document est disponible dans la section "Contrôles" du dossier du projet Date de la prochaine révision prévue:??? Version Date de Résumé des changements révision Intégration des informations existantes Approbations Ce document nécessite les approbations suivantes Les documents signés sont conservés dans le dossier de projet Nom Approbation Rôle dans le projet Date Version Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

2 mod v 21, 2006/01/02 Distribution Ce document a été distribué à: Nom Rôle dans le projet Date Version Objectifs du document L'objectif de la Charte de projet est de définir le projet, de constituer les bases de sa gestion et de fournir une référence pour l'évaluation ultérieure de son succès Préparation du document L'information à inclure dans ce document est établie et rasssemblée en trois grandes étapes 0 Mandat L'autorité qui donne mandat le matérialise en fournissant la "version zéro" de la Charte de projet Seules les rubriques notées du signe sont nécessaires à ce stade 1 Processus LANCEMENT DE PROJET Le Promoteur et le Chef de projet révisent et complètent les rubriques marquées du signe, en dialogue avec les parties concernées La Charte de projet est alors dans sa version 1 et est soumise au Comité d'orientation, qui va alors autoriser ou non l'initialisation du projet 2 Processus INITIALISATION DE PROJET Le Chef de projet fournit les détails nécessaires au bouclage de la Charte de projet Les rubriques à compléter et/ou réviser sont marquées du signe Le Chef de projet travaille en dialogue avec les personnes responsables des différentes rubriques La Charte de projet est alors dans sa version 2 et est à nouveau soumiseau Comité d'orientation, qui doit alors autoriser ou non le projet dans son ensemble Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

3 mod v 21, 2006/01/02 A Organisation Composant Organisation Responsable du contenu final: le Promoteur A1 Autorité qui a donné mandat (Cette autorité sera souvent un organe) Dans quel programme le projet s'insère-t-il? Organe qui gère le programme A2 Clients principaux Les personnes demandeuses du projets, utilisatrices des produits du projet ou fournissant des services à des utilisateurs des produits du projet A3 Clients secondaires et autres parties prenantes ou intéressées Les clients secondaires sont les clients des clients du projet (Ce seront parfois les utilisateurs du produit à réaliser) Parties prenantes et intéressées: personnes sur lesquelles les produits du projet pourront avoir un impact, voulu ou non par les auteurs du projet Utilisateurs Les membres du secteur Les visiteurs en séjour prolongé Les étudiants Les stagiaires Les autres Les gestionnaires Les personnes impliquées dans la gestion des machines et la mise à jour des logiciels A4 Entité fournisseuse principale (Interne ou externe à l'organisation) Les autres secteurs A5 Fournisseurs supplémentaires (entités ou sous-traitant) (Internes ou externes à l'organisation) A6 Comité d'orientation Le Comité d'orientation dirige le projet au niveau stratégique Il approuve les plans principaux et leurs modifications Le rôle de "Maître d'ouvrage" est scindé en deux rôles distincts, celui de Promoteur et celui de Client délégué Ces deux rôles peuvent cependant être assumés par une même personne Le rôle de Fournisseur sénior est équivalent à celui de "Maître d'œuvre" Promoteur Responsable du projet et de la Justification Candidat: Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

4 mod v 21, 2006/01/02 (rentabilité) du projet, il préside le Comité d'orientation Il rapporte à l'autorité qui a donné mandat Client délégué Garant de la spécification des besoins de tous ceux qui utiliseront les produits du projet, et pour le suivi du respect de ces besoins Fournisseur sénior Garant de la qualité des produits du projet, et de l'engagement des ressources nécessaires Assurance projet A7 Chef de projet client et/ou Chef de projet fournisseur Personnes qui gèrent le travail journalier du projet A8 Comité de pilotage Rôle: 1 assister le Chef de projet dans ses prises de décisions au niveau tactique, technique, de mise en œuvre 2 apporter et/ou valider des informations sur lesquelles sont prises les décisions A9 Experts Rôle: conseiller le Comité de pilotage Définitif: A10 Support projet Rôle: assister le Chef de projet en matière de gestion de projet A11 Chef(s) d'équipe(s) éventuel(s) A12 Autres organes et rôles éventuels Groupe de travail préparatoire actuel Jean-Michel Beuken, Raoul De Guchteneere, Fabienne Delbrouck, Brigitte Dupont, Etienne Huens, Martine Leroy, Pascal Maes, Yannick Majoros, Edmond Mulemangabo, Pierre Peignois, Danielle Van Grunderbeeck, Marie- Anne Van Hove, Michel Saelen Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

5 mod v 21, 2006/01/02 A13 Organigramme Particularités: MANAGEMENT DE PROGRAMME OU D'ENTREPRISE Promoteur Client délégué (MOA) Fournisseur sénior (MOE) Assurance projet COMITE d'orientation informe Clients Clients Chef de projet client Chef de projet fournisseur consultations Experts aide COMITE(S) de PILOTAGE aide Support projet Chef(s) d'équipe Spécialistes utilisateurs EQUIPE(S) Spécialistes fournisseurs B Contexte Composant Justification de projet Responsable du contenu final: le Promoteur B1 État des lieux Que se passe-t-il actuellement? Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

6 mod v 21, 2006/01/02 Dans le secteur SISE, le déploiement de serveurs, répondant à une multitude de services (1), a rarement fait l'objet durant les années antérieures d'une coordination au sein d un groupe large Tout au plus, des échanges informels, des demandes d avis ont alimenté les choix lors d acquisitions On peut noter ci et là certains regroupements selon proximité, volonté/politique locale ou nature des services à fournir (ex didactique, recherche spécifique, ) Un certain nombre de personnes sont ainsi mobilisées depuis plusieurs années, à la bonne tenue à jour et à la gestion d'un parc disséminé de serveurs Des compétences se sont développées et des habitudes très locales se sont aussi créées, en réponse à des souhaits ou des spécificités L'équipe en charge de la gestion des équipements de type «serveurs» - soit un parc de 250 machines - comprend à la fois du personnel informatique SGSI et du personnel informatique non SGSI, ainsi que du personnel scientifique, au cadre ou sur projets de recherche Notons aussi que - peut-être est-ce une particularité de SISE - les sources de financement des serveurs sont essentiellement d'origine "fonds propres", hormis pôles didactiques facultaires et quelques serveurs facultaires La frontière d'utilisation "de nature SGSI" ou "de type spécifique recherche" n'est pas facile à établir, car les usages sont souvent indissociables On peut néanmoins identifier un certain nombre de services globaux dont on pourrait progressivement imaginer de les desservir d une façon différente, çàd de manière standardisée et moins locale, tout en étant attentif au support de proximité Cela est à la base de l évolution envisagée, avec chacun des partenaires On peut relever diverses situations moins favorables, qui mériteraient également un «correctif» sous la forme d une évolution Citons par exemples : isolement (souvent) problématique du gestionnaire, confinement (trop) spécifique de la solution choisie, particularisme non justifié et coûteux! Mais il faut aussi le dire : service de qualité et apprécié par le temps de réponse rapide des prestataires de service, qui ne rechignent généralement pas de prester soirs ou W-E pour dépanner une équipe de recherche, si la situation l exige Il est urgent de procéder au remplacement d infrastructures de type «serveurs» notamment en Faculté des Sciences et en AGRO Espace-disque actuel (fichiers + Web) : total de 5 TeraBytes (80% UNIX, 20% Windows) + espace projet (ENGE) 15 TeraBytes + espace stockage de masse (FYNU) : 15 TeraBytes B2 Evolution des besoins Evolution vers une équipe et une infrastructure de production Un certain nombre de services: identification des utilisateurs, accès aux fichiers et à des zones de partage, fourniture d'espaces et services Web + bases de données, service de courrier électronique, back-up de données individuelles, sont des services de base qu'il serait normal d'organiser progressivement de manière plus rationalisée, avec une équipe plus largement coordonnée et sur une infrastructure globale Le morcellement actuel n'est plus à encourager, à part pour répondre à des besoins très spécifiques Le préserver, même s il peut être considéré comme confortable de l avis de certains, conduirait à un gaspillage de ressources et mettrait les informaticiens dans des situations souvent difficiles (back-up des personnes, robustesse de l'installation ) L'évolution des technologies et des réseaux permet à l'heure actuelle de viser des solutions globales On peut citer: clustering, load-balancing, global file system, virtualisation, liaisons Gigabit, sans oublier l'hébergement physique adapté de l équipement pour assurer une qualité de l'environnement (électricité, poussière, refroidissement) et sécurité d'accès Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

7 mod v 21, 2006/01/02 Quid de l organisation des équipes? L'informaticien seul ne peut plus «avancer» dans tous les domaines Il doit de plus en plus s appuyer sur les compétences et les développements réalisés par d autres, de part l ampleur et la complexité des systèmes informatiques L'évolution des solutions aux problèmes devrait prendre une dimension plus globale, mais l évolution du métier de l informaticien doit également être adaptée Le tout nécessite une coordination plus intensive, car elle devient vitale pour assurer un service de qualité Ces faits et éléments d évolution sont autant d encouragements pour tous (personnel informatique et utilisateurs) à entrevoir donc autrement la fourniture de services, mais pas n importe comment! Ceci s apprend et nécessite à la fois de la confiance dans les individus et une acceptation de voir évoluer la manière de travailler de chacun Donc OUI pour un nouveau schéma d évolution, mais avec quelle organisation? B3 Évolution technique Le modèle du downsizing ne se justifie plus aujourdhui, ni techniquement ni économiquement B4 Références, normes, etc C Définition du projet Composant Plans C1 Objectifs Responsable du contenu final: le Client délégué Fixer des objectifs "Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalisables, Définis dans le temps (SMART)" ATTENTION: fixer les objectifs, ce n'est pas encore spécifier le(s) produit(s) à livrer, ce qui est fait en C5 Pour un produit logiciel, élaborer en annexe une étude de cas d'utilisations (réf: Cockburn) Description initiale des besoins Services 1 Mettre en place une nouvelle approche de gestion d'une infrastructure de serveurs globale, au bénéfice des utilisateurs SISE 2 Définition et déploiement d'une nouvelle infrastructure Eliminer : - décourager morcellement - réduire coût lié au particularisme Serveur Web Le nouveau portail UCL reprendra la plupart des pages actuellement dispersées sur les serveurs des différentes entités Certaines fonctionnalités spécifiques ne seront cependant pas Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

8 mod v 21, 2006/01/02 intégrées dans le portail mais pourraient être déplacées des entités vers le secteur Une nouvelle utilisation qui apparaît est celle des films d animation (fichiers de 1Gbytes) serveurs de différents types Apache Tomcat IIS comprenant différents modules PHP Perl Java identification (base de données, LDAP ) Activités didactiques : mise au point de serveurs, CGI parauniversitaires : association d étudiants hébergement de sites : clusterorg Contrôle d accès identification par utilisateur, par groupe certificats SSL mise à disposition facile contrôlée Certains sites hébergés exigent un niveau de confidentialité tel qu il ne serait pas imaginable de les mettre au niveau sectoriel Serveur de fichiers Que ce soit pour les zones des utilisateurs ou des zones partagées, chaque entité possède un ou plusieurs serveurs de fichiers Dans bien des cas, des zones sont également mises à disposition d autres entités Un regroupement des ressources permettrait une meilleure utilisation de l espace disque La taille des fichiers manipulés est parfois très importants (20 Gbytes) Répertoires personnels backup accès multiples : SMB, SCP, NFS, AFP accès interne et externe (en dehors de l UCL) Répertoires partagés accès en lecture et/ou écriture accès multiples : SMB, SCP, NFS, AFP accès interne et externe (en dehors de l UCL) échange de documents volumineux Serveurs de bases de données De plus en plus de services s appuyent sur des informations stockées dans des bases de données Des logiciels libres concurrencent les produits payants tels qu Oracle et Sybase Il y a fort à parier que des informations sont reproduites dans différentes entités et qu un regroupement de ces ressouces serait également bénéfique Type de SGDB MySQL PostgreSQL Oracle FileMaker Pro Serveurs d applications Certaines applications utilisées par les chercheurs et les étudiants sont très gourmandes tant en CPU qu en mémoire La dispersion des machines dans les entités implique aussi une dispersion des budgets que nous pouvons dégager pour l achat de telles machines L Institut de calcul intensif et de stockage de masse (CISM) peut accueillir certains projets mais quelques applications nécessitent des machines de types non disponibles au CISM Applications Geomatica (PCI Geomatics) ENVI / IDL (RSI) Matlab Mathematica Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

9 mod v 21, 2006/01/02 ArcGIS (ESRI) Java Serveurs FTP Il arrive que des fichiers volumineux ne peuvent être envoyés via le courrier électronique et le recours au serveur FTP (anonyme ou non) s avère indispensable Dans ce cas également, nous retrouvons de tels serveurs dans presque chaque entité Serveurs DNS et DHCP Utilisés dans plusieurs entités du secteur SISE, ceux-ci devront-ils, en même temps que la gestion du réseau, être repris par le SRI? Serveurs d impression Plus qu un regroupement dumatériel, il s agit dans ce cas d unemise en commun des diverses expériences pouvant garantir le succès d une demande d impression quel que soit le type de document et d imprimante Une imprimante permettant l impression de documents de grande taille (A0) serait la bienvenue Accounting / quota imprimante specialisée savoirfaire Serveurs de domaine Le monde windows, pour sa propre sécurité, nécessite la mise en domaine des postes de travail Dans ce cas aussi, il n est pas raisonnable de regrouper en un seul domaine tous les postes du secteur mais une mise en commun des expériences réussies faciliterait la vie des gestionnaires Cas d utilisation 1 Par les utilisateurs accès à leur zones, accès à des zones partagées (lecture et/ou écriture), accès à des pages web, mise à jour de pages web, mise à jour de bases de données, lancement d impression 2 Par les gestionnaires Gestion et maintenance du système, Accès aux journaux de bord, Ajout et suppression d utilisateurs, Création et suppression de bases de données Questions en suspens Séparation personnel étudiants? Quel type d identification? Quels gestionnaires? Fréquence de rotation des backups? Accès à partir d'un poste extérieur au réseau UCL? C2 Approche Responsable du contenu final: le Fournisseur sénior (Voir chap Processus LANCEMENT DE PROJET, sous-processus SU5) Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

10 mod v 21, 2006/01/02 Comment obtenir les produits souhaités? Types de solutions possibles acquisition? développement o ab initio? o composants? sous-traitance? partenariat? amélioration d'existant? Choix et justification standards? couts de maintenance budget interfaces contraintes de temps 1Travail sur l'organisation des équipes Standardiser l'offre de services 2 Infrastructure scalable Permettre la mobilité des personnes VOIR PATRICK POUR INFRASTRUCTURE faut-il prévoir deux types de serveurs de fichiers : Windows et UNIX? C3 Portée Responsable du contenu final: le Client délégué (Scope, périmètre) Portée géographique, structurelle, politique, fonctionnelle Portée structurelle Portée politique Portée fonctionnelle C4 Exclusions Responsable du contenu final: le Client délégué Des résultats qui ne sont pas visés par le projet A clarifier: usages spécifique: stockage important, gros débits, applications spécifiques Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

11 mod v 21, 2006/01/02 C5 Produits à livrer Responsable du contenu final: le Fournisseur sénior Esquisse Description technique du résultat visé Description de l'organisation (Qui sera en charge de l'exploitation?) C6 Contraintes Sur le degré d'urgence de réalisation Espace disque AGRO solution temporaire Maintenances coûteuses Sur le budget Les sources de financement des serveurs sont essentiellement d'origine "fonds propres", hormis pôles didactiques facultaires et quelques serveurs facultaires Sur les techniques Nbreuses petites machines Alpha SC sans maintenance: le CISM va donner qques machines Alpha On pourrait soulager les serveurs SISE en migrant le MAIL vers SIPR, qui n'a pas encore l'infrastructure suffisante Sur les ressources etc Comment maintenir des resources affectées à l'ancien parc tout en les mobilisant vers l'étude du nouveau parc? Des ressources vont être affectées au projet d'impressions A0 pour SISE Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

12 mod v 21, 2006/01/02 C7 Interfaces Le projet et ses produits touchent-ils à d'autres projets, à des services existants? C8 Hypothèses Conditions nécessaires Prérequis Idées non démontrées (Spécifier la date de rédaction, à laquelle une certaine information n'est pas encore confirmée) D Qualité Composant Gestion de la qualité du projet D1 Qualité recherchée pour les résultats du projet Responsable du contenu final: le Client délégué Avec priorités, données sous la classification "MoSCoW": - Must have - Should have - Could have (= nice to have) - Won't have Il faut avoir: bonne définition du partage des responsabilités lorsqu une équipe plus large collabore pour rendre des services ; méthodes de bonne coordination: - discipline lors d'interventions (préavis et implications entre logiciels) - notification des modifications - documentation des systèmes en place - communication entre "gestionnaires" - souplesse d exécution - délégation bien délimitée - backup des personnes ; outils de mesures afin d être proactif dans le dimensionnement (Capacity Management de ITIL) Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

13 mod v 21, 2006/01/02 constitution d'équipes "métiers" à l échelle UCL selon thématiques afin de proposer des standards pour divers types de service globaux (les groupes de travail du GTA sont des premiers exemples) ; canaux de discussions techniques entre informaticiens, avec visibilité de résultats pour tous ; formations ciblées de mise à niveau de compétences développement d'un état d'esprit de confiance «rallier» des promoteurs de projets de recherche à un investissement financier commun dans une infrastructure globale, chaque fois que c'est possible Il faudrait avoir: On pourrait avoir: On n'aura pas: D2 Critères d'acceptation Responsable du contenu final: le Client délégué Sujet Variable mesurée (Crière d'acceptabilité) Niveau avant projet Niveau en fin de projet Niveau suivant (date cible: ) Niveau final (date cible: ) Fonctions principales Aspect, ergonomie Niveau de compétence nécessaire du personnel chargé d'utiliser le produit Performances Capacité Exactitude Disponibilité Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

14 mod v 21, 2006/01/02 Fiabilité temps moyen entre pannes; temps moyen/max de remise en fonction Coûts de développement Coûts de fonctionnement Sécurité Facilité d'usage Timings D3 Plan qualité du projet Responsable du contenu final: le Fournisseur sénior Le Plan qualité décrit comment les attentes de qualité des Clients du projet et les critères d'acceptation seront rencontrés, avec quelles garanties E Justification du projet Composant Justification du projet Responsable du contenu final: le Promoteur C'est le "Business Case", l' étude de rentabilité, où l'on met en balance les avantages attendus en retour de la réalisation du projet, d'une part, et les investissements en travail et en budget, d'autre part E1 Raisons du projet, résultat visé, enjeux (Cette rubrique peut renvoyer à la rubrique C1) L idée est de regrouper, à un niveau sectoriel, les services communs E2 Options retenues et non retenues (Cette rubrique donne un résumé de la rubrique C2) E3 Bénéfice attendu, retour escompté (Alors que la rubrique E1 insiste sur le "quoi", celle-ci concerne le "pourquoi") La consolidation des serveurs doit permettre d'obtenir les avantages suivants: disposer d un nombre suffisant de personnes pour assurer la gestion et la maintenance des machines, fournir un service équivalent pour chaque utilisateur du secteur, Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

15 mod v 21, 2006/01/02 regrouper les connaissances et compétences, disposer d un budget conséquent pour acheter des machines performantes E4 Alignement avec la stratégie de l'institution / entreprise E5 Cohérence avec les autres projets en cours ou envisagés E6 Risques fondamentaux, incertitudes sur le résultat E7 Budget du projet (Cfr Planification, F4) E8 Charge de travail du projet E9 Coûts récurrents E10 Charge de travail post-projet (utilisation et maintenance du produit) E11 Périodes sur lesquelles les bénéfices et les coûts se répartiront (après le projet) F Solution et planification Composant Plans Responsable du contenu final: le Fournisseur sénior F1 Description technique de la solution Vue d'ensemble des produits principaux 1 Rationalisation Unifier les procédures de gestion Nous pouvons certainement affirmer que la gestion des serveurs diffère d une entité à l autre Une certaine centralisation permettra d uniformiser les procédures au sein du secteur et de rassembler Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

16 mod v 21, 2006/01/02 les compétences actuellement réparties, de manière à pouvoir fournir un meilleur service aux membres du secteur Diminuer le nombre de serveurs Et faire ainsi une économie tant au niveau des machines que des personnes amenées à les gérer 2 Assurer une redondance La réduction du nombre de serveurs, et ainsi du coût, doit s accompagner d un système de redondance de manière à ne pas interrompre le service en cas de panne (ou durant un minimum de temps possible) D autre part, l utilisation de serveurs identiques, tant au niveau machine que logiciel, simplifiera les aspects de gestion et permettra aux personnes en charge de ces serveurs, d assurer la maintenance d un parc plus important, de se relayer en cas d absence et ainsi, d assurer un meilleur service pour tous F2 Ressources humaines pour la mise en œuvre F3 Planification (phases principales), avec appel aux ressources JE RECOPIE ICI LES PHASES DE TA NOTE "serveurs-sise" du 14/11/2005; CEPENDANT, CES GRANDES ETAPES DEVRAIENT DECOULER D'UNE DECOMPOSITION LOGIQUE DU PRODUIT FINAL (PBS ou WBS) A FAIRE (s) BM cahier de charges des services SISE en vue de préciser le dimensionnement «technique» de l infrastructure rencontre responsable SISE SIPR et avis du GTA demande d offre de prix pour une infrastructure initiale contribution en matière de financement complémentaire: engagements à recevoir des entités analyse, soumission au CRSI et premières commandes Mais aussi : désignation du coordonateur SISE désignation des acteurs concernés en SISE travail technique en équipes (collaborateurs SISE) et GTA mise en route expérimentale mise en production F4 Plan budgétaire détaillé (Utilisé par la rubrique E5 Voir aussi E7, E8 et E9) Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

17 mod v 21, 2006/01/02 F5 Autres implications (ex: aménagement de locaux, etc) F6 Remarques G Gestion des risques Composant Gestion des risques Responsable du contenu final: le Fournisseur sénior N Description Statut Auteur Catégorie Conséquences principales Produit(s) concerné(s) Phase(s) concernée(s) Impact Probabilité Proximité Déclencheurs possibles Signaux à surveiller Actions décidées / date Echéance pour action Responsable des actions Date identification Date mise à jour H Gouvernance du projet Composant Gouvernance Responsable du contenu final: le Promoteur Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

18 mod v 21, 2006/01/02 H1 Tolérances Les critères d'acceptation ont des niveaux fixés d'avance mais assortis d'écarts acceptables, les "tolérances" Sur le temps Sur les coûts Sur la portée Sur la qualité Sur les risques acceptés H2 Comment sera contrôlé l'avancement du projet? Inscrire les réunions dans l'agenda du projet H3 Comment seront prises les décisions? Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19

19 mod v 21, 2006/01/02 H4 Plan de communication Partie intéressée Information utile Fournisseur d'information Fréquence de la communication Méthode et forme de communication Fichier CRSI_ChProj-ServeursSISE_v10_ / 19