Vade-mecum à l attention des contrôleurs chargés du contrôle des opérations

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1 1 Vade-mecum à l attention des contrôleurs chargés du contrôle des opérations 1 Déroulement des contrôles Détermination des plans de contrôle La CICC, autorité d audit, détermine l échantillon des opérations à contrôler (échantillon statistique). Ces opérations peuvent être soit soldées soit en cours d exécution dans l année de référence. Elle adresse, début janvier aux autorités de gestion, chacune pour ce qui la concerne, la liste des opérations à contrôler. S agissant du FSE, l échantillon des opérations relevant du volet central est adressé à la DGEFP ; l échantillon des opérations relevant des volets régionaux est adressé aux autorités de gestion déléguées, avec copie à la DGEFP. Cette liste est transmise immédiatement par les dites autorités aux services de contrôle concernés. Les contrôles devront impérativement être terminés (phase contradictoire et décision de l autorité de gestion sur les suites comprises) le 30 juin. Un plan de contrôle (moyens et calendrier de réalisation) devra être établi par le service de contrôle à partir de cette liste en prenant en compte l impératif de la date butoir. Les contrôles devront commencer le plus rapidement possible pour être terminés à temps. S agissant du FSE, ce plan de contrôle est établi en liaison avec la mission d organisation des contrôles (MOC) de la DGEFP. L autorité d audit peut décider, en application de l article 17 5 du règlement 1828/2006 modifié, de faire procéder à des contrôles d opération supplémentaires. Dans ce cas l échantillon complémentaire est notifié en temps opportun dans les conditions fixées ci-dessus ; cette notification précisera le délai d achèvement de ces contrôles. Le document-type de contrôle à utiliser pour les contrôles complémentaires sera le même que le document-type distribué à ce stade. Les résultats de l ensemble des contrôles doivent être intégrés dans le rapport et l avis annuels que la CICC doit envoyer à la Commission européenne chaque année avant le 31 décembre au titre de l article 62 du règlement 1083/2006 modifié. Notification du contrôle Pour chaque contrôle, l autorité de gestion concernée adresse un courrier de notification au service instructeur et au bénéficiaire. Dans le cas où le contrôle porte sur un organisme intermédiaire (OI), le courrier de notification est adressé au «service gestionnaire» de l OI et au «service bénéficiaire» s il s agit d une action interne (marchés publics, assistance technique, actions portées par l OI) ; au «service gestionnaire» et à l opérateur dans le cas d opérations

2 externes (mode subvention) ; dans tous les cas l autorité de gestion (déléguée) (AG(D)) est également informée. Ce courrier rappelle le cadre réglementaire et conventionnel du contrôle, identifie et mandate les contrôleurs, quelle que soit l administration dont ils relèvent unités contrôle des SGAR, services d audit des trésoreries générales, MOC ou services régionaux de contrôle (SRC) des DIRECCTE (directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi). Il précise les documents qui devront être mis à la disposition des contrôleurs et que ces contrôleurs mettront en œuvre la procédure contradictoire. Le contrôle de la piste d audit s effectue auprès du service instructeur sur la base du dossier de gestion en suivant les rubriques du rapport-type de contrôle. Le contrôle des pièces de dépenses et de recettes et de la réalité physique de l opération s effectue dans les locaux du bénéficiaire et, en cas de réalisation matérielle, sur le lieu de l opération. Dans le cas où le contrôle porte sur un organisme intermédiaire (OI), le contrôle a également lieu chez le bénéficiaire, qui est soit un service de l OI soit un opérateur externe. 2 Rédaction et envoi du rapport provisoire Dans un bref délai, les contrôleurs rédigent un rapport de contrôle provisoire en utilisant le rapport type, première et deuxième partie, relatant les résultats du contrôle. Le rapport de contrôle provisoire doit être conclusif et mentionner précisément les éléments d information et les pièces justificatives permettant d étayer les constats et propositions des contrôleurs, notamment lorsqu il s agit de corrections financières. Les rapports provisoires sont envoyés par les contrôleurs, par courrier postal et électronique pour phase contradictoire selon la procédure suivante : - les deux parties du rapport au service instructeur ; - uniquement la partie qui le concerne au bénéficiaire. Dans le cas où le contrôle porte sur un organisme intermédiaire (OI), le rapport provisoire est adressé au «service gestionnaire» de l OI ; le bénéficiaire (soit service de l OI soit opérateur externe) recevra uniquement sa partie. L AG(D) est mise en copie pour information. L OI se positionnera par rapport aux constats sur les points des corrections et des suites. Toutefois si l AG(D) le souhaite, elle conserve la possibilité faire parvenir aux contrôleurs ses propres remarques suite à ce rapport provisoire. Dans le cas où le rapport provisoire suite au contrôle effectué auprès du service instructeur et du bénéficiaire ne comporte aucune demande, ce rapport peut être considéré comme un rapport définitif et être notifié comme tel (voir infra, communication des rapports définitifs). Phase contradictoire La procédure contradictoire ne peut être supérieure à 30 jours calendaires, sauf cas particulier. Le service instructeur et le bénéficiaire sont invités, dans ce délai, à transmettre leurs observations et réponses aux constats effectués par écrit en utilisant leurs grilles respectives au sein du rapporttype. Les commentaires du service instructeur sur les constats des contrôleurs chez le bénéficiaire devront faire l objet d une annexe spécifique dans sa réponse.

3 Les contrôleurs reçoivent les réponses écrites des destinataires des rapports provisoires. Dans le cadre de la phase contradictoire le service instructeur ou le bénéficiaire peuvent s entretenir avec les contrôleurs pour apporter des précisions ou des explications. Néanmoins, une procédure écrite formalisée dans les délais impartis est obligatoire. 3 Rapport définitif et décision de l autorité de gestion Sur la base des éléments dont ils disposent, les contrôleurs procèdent à la rédaction du rapport définitif, en utilisant la synthèse du rapport-type de contrôle. Ils analysent pour ce faire les pièces justificatives et les compléments d information apportés lors de la phase contradictoire. Le rapport définitif doit comporter un constat définitif clair et chiffré en ce qui concerne les dépenses retenues à l issue du contrôle. Tout élément utile à la compréhension du contrôle peut être annexé au rapport-type. Pour la première campagne de contrôle, chaque projet de rapport définitif est transmis par les contrôleurs, dès qu il a été rédigé, à la CICC, tant que celle-ci n a pas donné d instruction contraire. Sauf observation de la CICC, la synthèse est rédigée par les contrôleurs en vue de la décision de l autorité de gestion, avec des propositions liées aux corrections. L autorité de gestion prend une décision sur la base de ces conclusions et l indique sur la synthèse qui est retournée, ainsi complétée, aux contrôleurs. L autorité de gestion notifie, par courrier postal, au bénéficiaire la partie du rapport qui le concerne et les suites données. L ensemble du rapport et la lettre de notification au bénéficiaire sont transmis par l autorité de gestion au service instructeur en précisant, le cas échéant, les suites à donner, tant en matière de corrections financières que pour ce qui concerne les suites systémiques. Dans le cas où le contrôle porte sur un organisme intermédiaire (OI), le rapport définitif complet et la lettre de notification au bénéficiaire (soit service de l OI soit opérateur externe) sont adressés au «service gestionnaire» de l OI avec copie à l AG(D) et à l autorité de certification (AC). Il revient à l OI de se positionner sur les suites en particulier financières et de corriger la déclaration de dépenses au travers de PRESAGE. Dans son rôle, l AC s assure que l OI a effectué la correction ou, le cas échéant, y procède elle-même. Le rapport définitif complet et les lettres de notification au bénéficiaire et au service instructeur sont transmis, au fil de l eau, à la CICC et à l autorité de certification. Saisie dans PRESAGE Les conclusions du rapport définitif sont, dès établissement de celui-ci, saisies par les contrôleurs dans le module contrôle de PRESAGE. Les corrections financières sont saisies au niveau de l opération dans PRESAGE par l autorité de gestion. Les contrôleurs complètent alors le module contrôle. Le cas échéant, une déclaration à l OLAF doit être effectuée.

4 4 2 Rapport type de contrôle 2.1 Utilisation du rapport-type de contrôle L utilisation du document-type de contrôle est obligatoire. L uniformisation vise à assurer l homogénéité de la démarche vis-à-vis des audités et la complétude du contrôle ; elle tend aussi à simplifier le travail des contrôleurs et celui de l autorité d audit qui devra, in fine, se prononcer sur l ensemble des contrôles effectués chaque année. Il est possible de joindre des annexes au rapport, notamment des tableaux EXCEL (saisie des factures, récapitulation des dépenses). Il est même nécessaire d ajouter des annexes pour expliciter par exemple : - les règles de calcul des frais retenu au prorata (frais internes), - le mode de calcul des recettes, - les modalités de montage des opérations d ingénierie financière, -... Ces ajouts doivent être cités dans le texte du rapport avec leur référence. Le dossier du contrôle, conservé par le service de contrôle, devra contenir tous les documents de travail afférents à ce contrôle. 2.2 Description du rapport type de contrôle Le document-type de contrôle comprend trois parties. Une fiche de synthèse Elle vise à présenter le contrôle au représentant de l autorité de gestion, afin qu il en prenne connaissance et qu il indique sa décision finale à la suite des propositions des contrôleurs. Cette première partie est complétée par les contrôleurs une fois la phase contradictoire terminée et avant transmission à l autorité de gestion pour décision définitive. Les constats opérés chez le service instructeur La deuxième partie présente les résultats du contrôle auprès du service instructeur ; elle permet d identifier, le cas échéant, les problèmes systémiques, le périmètre concerné (y compris en termes financiers) et de proposer des mesures permettant de corriger ces problèmes pour l avenir et pour les dossiers en cours ou clôturés. Elle comporte un premier volet de présentation : - de l opération ; - de ses caractéristiques financières à la date de l acte attributif ou du dernier avenant et à la date du contrôle ;

5 5 - des contrôles antérieurs sur cette opération ; - des conclusions du contrôle auprès du service instructeur. Ce volet a pour objet de présenter de manière synthétique l historique de l opération et les conclusions des contrôleurs. Il permet de mettre en évidence les constats des contrôleurs sur la gestion de l opération par le service instructeur, de recueillir les réponses du service instructeur et, in fine, de consigner les conclusions définitives des contrôleurs. Le second volet est la grille de contrôle auprès du service instructeur, à utiliser sur place. Il correspond aux étapes que suit la gestion d une opération, du dépôt du dossier de demande aux vérifications sur PRESAGE. L objectif de cette partie est double : décrire ce que les contrôleurs ont constaté lors de l étude du dossier (présence des pièces et analyse des actes de gestion du service instructeur), donner un avis sur l opération et sa gestion. Les constats opérés chez le bénéficiaire La troisième partie du rapport est consacrée au contrôle auprès du bénéficiaire. Elle se compose de deux volets. Le premier comporte une présentation de l opération dans les mêmes termes que pour le contrôle auprès du service instructeur. Puis, quatre tableaux présentent un résumé du contrôle : - le premier tableau porte sur le contrôle de la réalisation de l opération et sur les vérifications effectuées par les contrôleurs ; - le second tableau conclut sur les dépenses éligibles selon les contrôleurs au titre de l année de référence ; - le troisième tableau, identique au précédent, conclut sur les dépenses éligibles pour les autres années ; - le quatrième tableau présente les propositions de suites à donner sur l opération notamment en termes de corrections financières éventuelles ; ce tableau doit être rempli même si aucune correction financière n est envisagée ; Les contrôleurs signent cette synthèse. Ce volet doit être complété à la fin de la phase contradictoire du contrôle, au vu des réponses fournies par le bénéficiaire. Le deuxième volet est la grille de contrôle à remplir lors de la visite auprès du bénéficiaire. Elle porte principalement sur les dépenses et leur vérification, ainsi que sur les sources de financement. 2.3 Explicitation de diverses notions utilisées dans le rapport-type : Décision de l autorité de gestion et signature de l autorité de gestion : il s agit de la décision de l autorité de gestion sur les propositions des contrôleurs quant aux suites à donner. Dépenses certifiées au cours de l année de référence : il s agit des dépenses qui ont été déclarées, par l autorité de certification, à la Commission européenne au cours de l année de référence. Ces dépenses peuvent avoir été engagées et payées par le bénéficiaire sur une année précédente.

6 Exemple : contrôle en 2011 sur l année 2010 : on prend on compte toutes les dépenses déclarées à la Commission sur cette opération en Attention : pour les contrôles effectués en 2010, il n y a pas lieu de distinguer dépenses certifiées à la Commission au titre de l année de référence (2009) ou au titre des autres années, aucune dépense n ayant été certifiée à la Commission avant le 1 er janvier 2009 ; les dépenses certifiées à la Commission en 2009 comprennent des dépenses réalisées par les bénéficiaires en 2007, 2008 et Dépenses contrôlées : les dépenses matériellement contrôlées au titre de l année de référence sont les dépenses supplémentaires retenues dans les appels de fonds au cours de cette année de référence. Si des dépenses irrégulières ou inéligibles sont découvertes par les contrôleurs, ceux-ci peuvent étendre leur contrôle soit sur les dépenses antérieures, soit sur les dépenses postérieures à celles de l année de référence 1. Dans ce cas, le montant des dépenses irrégulières afférant à ces autres années, doit être comptabilisé de manière distincte dans les tableaux ad hoc et ne sera pas pris en compte pour le calcul du taux d erreur des dépenses de l année de référence. Dépenses totales certifiées des autres années : il s agit par exemple, pour une opération contrôlée en mai 2012 sur les dépenses certifiées à la Commission en 2011, du cumul des dépenses certifiées à la Commission pour cette opération, antérieures au 1er janvier 2011 et postérieures au 31 décembre 2011 (différence entre le total des dépenses certifiées et les dépenses supplémentaires certifiées dans l année de référence). Opérations contrôlées : participent au tirage de l échantillon les opérations qui ont fait l objet d une certification de dépenses supplémentaires au cours de l année de référence. *** Bien entendu, la CICC pourra, pour une prochaine campagne de contrôles, faire évoluer le document-type de rapport de contrôle à la lumière des enseignements qui pourront être tirés de son utilisation. 6 1 Par exemple, le contrôle portant sur les dépenses certifiées en 2009 peut intervenir en mai 2010, alors que des dépenses supplémentaires ont été certifiées en avril 2010.