AudaWatch dans Pacte Office

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1 AudaWatch dans Pacte Office LE SERVICE AUDAWATCH PERMET A L ASSURE DE SUIVRE LES REPARATIONS DE SON VEHICULE EN TEMPS REEL, AU TRAVERS DE MAILS, SMS ET D UN PORTAIL WEB. SOMMAIRE 1. Ouverture d un dossier AudaWatch page 2 2. Suivi des étapes de la réparation page 2 Prise des photos à partir des QR Codes page 4 Intégration des photos page 5 Classement des photos page 8 Emission des notifications vers l assuré page 9 Finalisation du dossier page 10 Abandon du dossier page Suivi des dossiers AudaWatch page 11 Tableau de bord page 11 Alertes page POM, Pacte Office Mobile page Portail Web page 18 Page 1 / 19

2 1. OUVERTURE D UN DOSSIER AUDAWATCH Lors de la création d un dossier dans Pacte Office, un nouveau bouton AudaWatch vous permet d accéder au menu de suivi des réparations : La première étape est d interroger l assuré quant à son souhait de bénéficier du suivi des réparations AudaWatch : En cas d accord, renseigner : Le n de téléphone fixe : ce dernier peut être différent de celui de la mission, il est utilisé comme mot de passe pour accéder au portail ; ou Le n de téléphone mobile pour l envoi d un SMS (utilisé également comme mot de passe pour accéder au portail) ; Note : les 8 premiers chiffres du n de téléphone renseignés dans l avis de sinistre seront pré-renseignés dans les champs. Ce n peut alors être complété ou remplacé par un autre. L adresse mail : pour l envoi d un mail. La date de début des travaux est obligatoire. Cette action générera un mail ou un SMS à l assuré, contenant un lien lui permettant d accéder au portail WEB. Page 2 / 19

3 En cas de refus, renseigner : L origine du refus : Client ou Réparateur ; Le motif : - Client pas intéressé, - Client non équipé mobile, - Client non équipé internet, - Client non équipé de l un des moyens de communication, - Autre : saisir la raison dans les observations. Il est possible de modifier le souhait du client pour le passer à Oui en revenant sur ce même écran. Puis, cliquer sur le bouton «Envoyer» afin de transmettre les informations saisies. En cochant la case Impression, le suivi de réparations s imprimera, il est toutefois possible de l imprimer par la suite (pièces jointes). 2. SUIVI DES ETAPES DE LA REPARATION L écran AudaWatch va permettre d envoyer à l assuré les différentes étapes du processus de réparation. Les informations seront envoyées automatiquement lors de l avancée de votre dossier grâce à la prise des photos à l aide du formulaire «Suivi des réparations». Nous vous conseillons donc de l imprimer et de le positionner sur le véhicule concerné. Page 3 / 19

4 L étape «Bienvenue» est d ores et déjà cochée, l assuré a reçu sa notification par sms et/ou mail. Prise des photos à partir des QR Codes : L ajout des photos peut être fait manuellement dans chaque dossier suivant votre méthode habituelle. L utilisation des QR codes va permettre un classement automatique de la photo dans le dossier et sa rubrique. Avant toute chose, il est important de paramétrer la date et l heure de l appareil photo. Le principe de fonctionnement du «Suivi des réparations» : 1. Je prends la photo du QR code de l étape concernée, ex «Evaluation des dommages», 2. Je prends, à la suite, les photos correspondant à cette étape, 3. Je veux passer à une autre étape pour le même véhicule : je prends la photo du QR code de l étape suivante, ex «Dommages antérieurs», 4. Je prends, à la suite, les photos correspondant à cette nouvelle étape, 5. Une fois toutes les photos prises, il est important de prendre la photo du Code barre du véhicule afin d indiquer la fin de prise de photo du véhicule. Page 4 / 19

5 Exemple de photos prises pour l étape «Evaluation des dommages»: Intégration des photos : Il est impératif de photographier le code barre à la fin de la séquence du dernier véhicule concerné sinon toutes les photos prises après seront intégrées dans le dossier en cours. Avant toute chose, vous devez paramétrer, une première fois, le répertoire où se trouvent vos photos dans le «Menu Préférences et configuration» : Attention : toutes les photos de ce répertoire sont supprimées après importation. Page 5 / 19

6 Pour intégrer les photos, cliquer sur le bouton «Photos» depuis la liste des dossiers, puis «Gestionnaire de photos». Le classement des photos se fait automatiquement dans chaque dossier identifié par les QR codes. Une photo peut être classée dans une rubrique EAD et dans une étape AudaWatch : Rubrique EAD Etape AudaWatch Le gestionnaire des photos permet de modifier les rubriques d une photo mais également d affecter manuellement une photo à un dossier si vous n utilisez pas les QR codes. - Clic gauche : sélection de la photo, - Ctrl + Clic gauche : sélection de plusieurs photos, - Shift + Clic gauche : sélection d une liste de photos, - Clic droit sur la sélection : liste des rubriques (idem menu Rubrique), - Menu AudaWatch : sélectionne/désélectionne l étape AudaWatch. Page 6 / 19

7 - Menu Affecter un dossier : permet d associer la sélection à un dossier : o Sélectionner la ou les photos à classer, o Cliquer sur «Affecter au dossier» : o Indiquer le critère de Recherche, o Cliquer sur «OK» : o Si plusieurs dossiers correspondent, cliquer sur la flèche, o Choisir le dossier dans la liste proposée : Après contrôle et classement, valider l écran du gestionnaire des photos afin d entraîner automatiquement le classement des photos dans les dossiers et la publication des étapes AudaWatch. Page 7 / 19

8 Classement des photos avec PhotoVision : Manuel d utilisation Il est également possible d ajouter des photos et de les classer dans les différentes rubriques de l album photos, suivant la méthode EAD habituelle. Les différentes étapes AudaWatch viennent compléter les rubriques de l EAD : réparation, peinture et véhicule disponible. Comme en EAD, vous pouvez déplacer une photo en la faisant glisser dans sa rubrique ou utiliser le clic droit de la souris. Rubrique EAD Etape AudaWatch Le classement dans une étape AudaWatch implique l envoi de la photo à l assuré ; vous pouvez ne plus publier la photo via le menu «AudaWatch» après sélection de la photo ou le clic droit de la souris. Confirmer par Oui afin de supprimer l affichage de la photo sur le portail Assuré. Page 8 / 19

9 Emission des notifications vers l assuré : Une fois l album modifié, l émission des photos générera simultanément une information vers l assuré et son portail suivant le schéma des étapes. Il est possible de mettre à jour des photos d une étape précédemment déclarée en émettant de nouvelles photos à une date postérieure. Déclenché lors de la déclaration à Oui Ajout des photos via QR Code dans «Dommages à évaluer» Déclenché à réception accord pour réparation Nouveau Circuit ou EAD ou Expertise classique Emission manuelle ou via ajout des photos précédées du QR Code correspondant à l étape Ajout des photos dans «Véhicule disponible» via le QR Code Les différentes étapes et photos sont communiquées en temps réel sur le portail. Une seule notification par jour sera envoyée à l assuré à 14 heures, sauf pour «Bienvenue» et «Disponible», qui sont émises immédiatement. Ces deux étapes sont obligatoires, les autres sont facultatives. Les notifications peuvent également être déclenchées manuellement ou modifiées en cliquant sur la vignette correspondante : Page 9 / 19

10 Finalisation du dossier : Le réparateur doit impérativement finaliser son dossier en franchissant l étape «Véhicule disponible» avec éventuellement une photo du véhicule réparé. Ceci déclenchera la mise à disposition du questionnaire de satisfaction. Lorsque le réparateur adresse la notification «Disponible», le réparateur ne pourra plus enrichir le dossier AudaWatch. Abandon du dossier : Il est possible d interrompre le processus AudaWatch par abandon, si ce dernier n a pas été jusqu à la livraison du véhicule en cliquant sur l icône surligné : Dans ce cas, vous devrez renseigner : L origine du refus : Client ou Réparateur ; Le motif : - Carence du lésé, - Changement de garage, - Erreur dossier, - Autre : saisir la raison dans les observations. L assuré ne pourra plus consulter le portail. Page 10 / 19

11 3. SUIVI DES DOSSIERS AUDAWATCH Tableau de bord : Une vue spécifique permet d afficher la liste des dossiers AudaWatch : La colonne AW indique à quelle étape AudaWatch se trouve le dossier. Les Alertes Afin d activer les alertes dans Pacte Office, aller dans les préférences, Onglet «Messagerie» : Une fois activées, ces dernières s afficheront en haut de la liste des dossiers, au démarrage ou toutes les x heures selon votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien pour accèder à la vue concernée par les alertes. Page 11 / 19

12 Les différentes alertes : 1. A traiter : Vue AudaWatch des dossiers dont la date de début des travaux est atteinte ou dépassée et pour lesquels l étape «Disponible» n est pas encore franchie. Ce sont les dossiers qui sont théoriquement en cours de réparation dans l atelier et pour lesquels vous devez informer le client que la réparation est en cours. Le matin, la vue correspond aux véhicules sur lesquels vous allez travailler dans la journée, Le soir, la vue ne doit plus contenir que les dossiers pour lesquels la réparation a débuté mais n est pas encore finie, et pour lesquels vous avez déjà passé au moins une étape réparation (ou peinture) Audawatch. Il est également possible de mettre à jour la date de début des travaux si celle-ci a été repoussée. 2. Date de début des travaux non renseignée : Vue AudaWatch des dossiers dont la date de début des travaux est vide et pour lesquels l étape «Disponible» n est pas encore franchie. Action renseigner la date de début des travaux ou abandonner le service AudaWatch. 3. Etape disponible non émise : Vue AudaWatch des dossiers clos pour lesquels l étape «Disponible» n est pas franchie. Action Faire passer l étape «Disponible» s il n est pas trop tard ou abandonner le service AudaWatch si l assuré a déjà récupéré son véhicule depuis plusieurs heures. Abandon du service AudaWatch : Afin d éliminer certains dossiers des alertes, un motif d abandon est ajouté : «véhicule déjà remis à disposition» : Abandon du service AudaWatch Page 12 / 19

13 4. PACTE OFFICE MOBILE : Pacte Office Mobile, POM est une APP pour smartphone disponible sur AppStore et GooglePlay, qui permet de : 1. prendre les photos à partir de votre smartphone ou de votre tablette pour vos dossiers AudaWatch, 2. les envoyer directement dans votre dossier Pacte Office sans aucun branchement, 3. les envoyer à l assuré sur le portail AudaWatch. 1) PREMIERE CONNEXION : Lancez l application «Pacte Office Mobile» : Lors de la 1 ère connexion, identifiez-vous : Vous devez autoriser l application à accéder aux photos 2) UTILISATION DE PACTE OFFICE MOBILE : L ouverture du dossier AudaWatch doit être faite depuis Pacte Office afin qu il soit affiché dans la liste des dossiers. Page 13 / 19

14 Contenu d un dossier : Etapes AudaWatch : Evaluation des dommages * Accord pour Réparation Commande de pièces Réparation Peinture Disponible Codes Couleur : Orange = étape passée / Vert = étape actuelle / Bleu = non passée (*) L étape «Evaluation des dommages» = la catégorie EAD «Dommages à Evaluer». Catégories EAD Constat Dommages après Accord Administratif Identification du véhicule Dommages antérieurs Les pastilles indiquent le nombre de photos associées à l étape ou la catégorie. Informations Historique Appeler l assuré Envoyer un mail à l assuré Page 14 / 19

15 3) PRISE DES PHOTOS : Deux méthodes pour la prise des photos : 1. Sélection du dossier et de l étape, 2. Utilisation de la planche des QR codes. L écran de doit pas être verrouillé dans un mode portrait/paysage pour pouvoir faire des photos dans les deux positions. Mode rafale : sur certains appareils, rester appuyé sur le déclencheur peut entraîner la prise de multiples photos. Sélection du dossier : Sélectionnez le dossier dans la liste Sélectionnez l étape ou la catégorie : Recherche d un dossier Actualiser la liste en la glissant vers le bas Passage d étape sans photo Prenez les photos : Envoyez les photos : Fin de la prise des photos Publier les photos et passer l étape Nombre de photos Page 15 / 19

16 Actions possibles : 1 clic sur la photo = enlève l icône la photo ne sera pas publiée à l assuré. Publie photos et étapes Modifie la date de l étape Supprime photos et étapes Si la photo est associée à une catégorie, elle n aura pas d icône orange de publication, donc ce cas, 1 clic grisera la photo directement. 2 clics sur la photo = la photo est grisée. la photo sera supprimée. 3 clics = retour au point de départ. Clic appuyé = zoom sur la photo. Validation de l écran : publie étapes et photos Possilbité de revenir en arrière après suppression Page 16 / 19

17 Utilisation des QR Codes : Pour scanner un QR-code, cliquez sur l icône «Scanner le code» : Scannez le QR Code de l étape : A la reconnaisance du code, il passe en mode photo Prenez les photos. Validez les actions effectuées. Récupération dans Pacte Office : Les photos sont envoyées automatiquement sur le portail de l assuré. L ajout des photos dans le dossier Pacte Office est automatique. Il est possible de procéder à une intégration manuelle via le Menu Sidexa, «Restaurer/Synchroniser l un de mes dossiers AudaWatch». Page 17 / 19

18 5. PORTAIL WEB Les notifications sont faites à l assuré sous forme de SMS ou de mail. Elles contiennent un lien qui dirige l assuré vers un portail WEB, sur lequel il se connecte en indiquant son n d immatriculation et son mot de passe (n de téléphone). A réception de la disponibilité du véhicule, un questionnaire de satisfaction sera proposé à l assuré depuis le portail ; son résultat vous parviendra dans votre BAL. L assuré recevra une relance s il n a pas répondu dans les 48 heures. Page 18 / 19

19 Questionnaire de satisfaction Réception dans la BAL pour intégration dans le dossier Page 19 / 19