Contrat de Mission pour l organisation de l Assemblée Générale Nationale (A.G.N.)

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1 Contrat de Mission pour l organisation de l Assemblée Générale Nationale (A.G.N.) CLUB AGORA FRANCE 18, Rue Berthollet PARIS CLUB 41 FRANÇAIS 18, Rue Berthollet PARIS 25

2 Entre les soussignés 1 / Madame... demeurant... agissant en qualité de Présidente Nationale du Club Agora France, association régie par la loi du 1er Juillet 1901, dont le siège est à Paris 5éme, 18, rue Berthollet, fonction à laquelle elle a été élue lors de l assemblée générale ordinaire annuelle dudit Club, à... 2 / Monsieur... demeurant... agissant en qualité de Président National de la Fédération Nationale «Club 41 Français», association régie par la loi du 1er Juillet 1901, dont le siège est à Paris 5éme, 18, rue Berthollet, fonction à laquelle il a été élu lors de l Assemblée Générale Nationale de ladite Fédération, à... Ensemble, d une part, Et : 3 / Monsieur... demeurant... agissant en qualité de Président du Conseil d'administration de l'association "AGN... association régie par la loi du 1 Juillet 1901, dont le siège est à (adresse)... et dont les statuts ont été établis suivant sous seing privé en date du... à... déposés à la Préfecture de... fonction à laquelle il a été désigné aux termes d'une délibération du Conseil d'administration en date du... et enregistrée sous le numéro W. D'autre part, Préalablement au contrat de mission objet des présentes, il est exposé ce qui suit : 26

3 EXPOSE : L'organisation matérielle de l'assemblée Générale Nationale des Clubs 41 Français et du Club Agora France, pour l'année... a été confiée au Club 41 de... lors du Comité National du Club 41 de... décision n... Pour respecter l'article 1er des conditions générales du contrat de mission pour l'organisation d'une Assemblée Générale Nationale, des membres des Clubs. se sont regroupés au sein d'une association dont les statuts ont été établis à... Cette association est ouverte aux personnes physiques prises en leur qualité de membres actifs des Clubs "Agora France" et "Club 41 Français" et qui sont à jour de leurs cotisations respectives. CECI EXPOSE, il est établi, ainsi qu'il suit, le contrat de mission objet des présentes. CONTRAT DE MISSION Entre les soussignés, il est convenu ce qui suit : - Article Premier : Respect des statuts l'association AGN... se porte garante de la conformité de ses statuts aux principes ci-dessus ; elle annexe ceux-ci à la présente convention et prend l'engagement de poursuivre sa vie sociale au maximum deux années après l évènement pour lequel elle a été créée. Ce délai doit permettre l établissement des résultats financiers définitifs, ainsi que l affectation de l éventuel résultat financier, la validation de ces éléments par une Assemblée Générale. La dissolution de l association devra être prononcée dans les trois mois après validation du bilan financier par l Assemblée Générale Nationale du Club 41 Français - Article Deux : Participation financière A - Le Club Agora France s'engage à verser à l'association organisatrice une subvention de euros... (en chiffres et en lettres) Cette subvention sera versée à l'association organisatrice un mois avant l'assemblée Générale Nationale, ce qui est accepté par Monsieur... es-qualité. 27

4 B - Le Club 41 Français s'engage, quant à lui, à participer financièrement au coût de l'assemblée Générale Nationale se tenant à... Cette participation financière d'un montant de euros. (en chiffres et en lettres) sera versée en trois fois : - en Février de N - 1, une première avance de vingt-cinq pour cent sur présentation et validation par le Comité National d un pré-budget prévisionnel faisant ressortir clairement le coût des structures (salles, amphithéâtre, ) proposées, le coût des animations envisagées, et le montant du sponsoring projeté, comme prévu au cahier des charges, pour arriver à un budget équilibré, - en Novembre de N - 1, une seconde avance de vingt-cinq pour cent sur justification des besoins liés notamment aux pré-réservations des structures, - en Février de N, la participation de la Fédération Nationale du Club 41 Français deviendra subvention (par cumulé des trois versements effectués) et ce lors du versement du troisième règlement à la condition que le budget définitif de la manifestation soit présenté équilibré, selon le cahier des charges, et validé par le Comité National. Il est bien entendu que le montant des avances versées par la Trésorerie Nationale de la Fédération Nationale du Club 41 Français pourra être modulé en fonction de cas particuliers, notamment le coût réel des réservations des structures. Cette modulation sera envisagée sur présentation d éléments comptables précis et après validation du Trésorier National, de la Commission des Finances, et de l ensemble du Comité National. - Article Trois : Résultats financiers Dans les quatre mois de la tenue de l'assemblée Générale Nationale, l'association organisatrice devra fournir au Président National 41 en exercice et au Trésorier National, le bilan financier définitif. - Article Quatre : Résultats bénéficiaires Si le bilan définitif fait apparaître un résultat bénéficiaire, le Bureau National du Club 41 Français et l'association organisatrice décideront ensemble de l'affectation de ce bénéfice. Une commission ayant pouvoir décisionnaire sera constituée et comprendra : - le Président National du Club 41 Français en exercice, - le Past-Président National du Club 41 Français, - le Trésorier National, - le Président et le Trésorier de l'association organisatrice. Une Assemblée Générale de l Association devra valider les comptes et l affectation de ce bénéfice. 28

5 - Article Cinq : Résultats déficitaires Si le bilan définitif fait ressortir un résultat déficitaire, la procédure suivante devra être suivie : A - le déficit sera constaté contradictoirement par les deux parties. Le comparatif sera effectué par la Commission des Finances du Club 41 Français entre le budget prévisionnel, accepté par le Comité National, et les comptes définitifs de l'association. Un exposé motivé des écarts non budgétés ou non acceptés préalablement par le Comité National sera rédigé par ladite Commission. B - L'Association exposera les raisons de force majeure qui ont conduit à ce déficit et tous les moyens qu'elle a mis et/ou mettra en œuvre pour combler ces écarts, au moins partiellement, et qui devront être sérieux et effectifs. C - Le Club 41 Français prendra alors seul en charge, à l'exclusion du Club Agora, la perte ainsi constatée au bilan de l'association, à l'exception de la part résultant d'erreurs ou de fautes de gestions, de renseignements ou documents fournis par l'association aux Bureau ou Comité nationaux et qui s'avèreraient erronés. - Article six : Rôle du coordonnateur des AGN Le coordonnateur des AGN du Club 41 Français, ou la personne faisant office de coordonnateur pourra participer, à sa convenance, à toutes les réunions de travail organisées par l'association organisatrice pour la bonne tenue de l'assemblée Générale Nationale. L'Association organisatrice acceptera les procédures de contrôle souhaitées par le coordonnateur des manifestations nationales et facilitera sa participation aux réunions préparatoires. Cette procédure est étendue à la représentante du Club Agora dûment désignée par sa Présidente Nationale. - Article sept : Comptes rendus Dans les huit jours qui suivront les réunions du Conseil d'administration de l'association organisatrice, un compte rendu sera établi par le secrétaire de l'association et diffusé aux membres dudit conseil et à toutes personnes intéressées par les décisions prises, ainsi qu'au coordonnateur des AGN qui en assurera la diffusion aux Bureaux et Comités Nationaux du Club Agora France et du Club 41 Français. - Article huit : Participation des Comités Nationaux A - Le Club 41 Français et le Club Agora France feront connaître à l'association le nombre des membres des Comités Nationaux et de leur conjoint qu'il y aura lieu de loger et d'inscrire. Lesdits clubs s'engagent à régler les dépenses correspondantes avant la date limite prévue dans le bulletin d'inscription. 29

6 B - L'Association organisera un diner d'environ 80 (quatre-vingts) couverts dénommé Soirée du Président, le Jeudi soir... Le Club 41 Français s'engage à régler ou en faire régler la dépense par son Trésorier National ou son représentant. Le coût de ce diner sera arrêté en concertation avec le Président National en exercice. Cette soirée est hors budget AGN. C - Le Club 41 Français invitera les délégations étrangères à une réception, avec remise de cadeaux et échanges de fanions, dénommée Banners Exchange, le Samedi... D - A l'exception des dépenses dont les modalités sont réglées par les points A et B ci-dessus, toutes les autres dépenses de l'organisation devront être réglées par le budget de l'association organisatrice, dès lors qu elles concernent la tenue de l AGN (excluant notamment les frais liés à l organisation du Comité National qui se tient en marge de la manifestation). Le Club Agora France et le Club 41 Français veilleront au règlement par leurs membres des dépenses personnelles non prévues par le budget en question. - Article neuf : Assurance responsabilité Le Club 41 Français a souscrit auprès de une police d'assurances Responsabilité Civile couvrant notamment l'assemblée Générale Nationale. Cette police d'assurance sera communiquée à l'association organisatrice qui demeure libre de souscrire éventuellement une police complémentaire dans le cadre de son budget, et en fonction du type des manifestations prévues. - Article dix : Besoins en salles Au cours des réunions préparatoires, le Club 41 Français et le Club Agora France ont fait connaître à l'association organisatrice les besoins en salles de réunions et en moyens matériels. Les représentants desdits Clubs reconnaissent que ces besoins sont couverts par l'organisation. L'Association organisatrice s'engage à faire toute diligence pour le bon déroulement des réunions et à faire face à toutes les situations en cas de nécessité immédiate. - Article onze : Protocole Le Club 41 Français et le Club Agora France devront faire connaître à l'association les règles du protocole particulier pour les Assemblées Générales Nationales et les soirées : A - Réception à l'aéroport, à la gare ou en tout autre lieu à proximité immédiate pour les délégations étrangères. B - Collaboration entre le chargé du protocole du Bureau National (en général le coordonnateur des AGN) et le responsable du protocole de l'association pour la décoration statutaire, le respect de l'ordre 30

7 protocolaire, la distribution des places à table, chaque fois que l'organisation et le protocole le prévoient. C - Mise au point du protocole de la soirée des Présidents par les mêmes personnes. D - Mise au point du protocole de la passation des colliers des membres des Comités Nationaux sortants et rentrants, le dimanche matin... suivie du brunch d'adieux. - Article douze : Imprévus et litiges Pour tout ce qui n'est pas expressément prévu par la présente convention, les parties conviennent de collaborer dans l'intérêt de la réussite de l'assemblée Générale Nationale, et de l'équilibre des comptes de celle-ci. En cas de litige entre les parties, celles-ci s'engagent, avant toute démarche judiciaire, à se soumettre à une tentative de conciliation sous l'égide d'une commission de trois membres désignés par le Conseil National du Club 41 Français et le Bureau National du Club Agora France. Fait en trois exemplaires, A... Pour le Président National du Club 41 Français A... Pour la Présidente Nationale du Club Agora France A... Pour le Président du 31