Guide de l'utilisateur Personal Call Manager

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1 Guide de l'utilisateur Personal Call Manager Référence N Novembre 2005

2 2 Copyright Nortel Networks Limited 2005 Tous droits réservés. Les informations contenues dans ce document sont susceptibles d'être modifiées sans préavis. Les instructions, configurations, données techniques et recommandations du présent document sont considérées comme étant précises et fiables, mais elles n'impliquent aucune garantie expresse ou implicite. Les utilisateurs portent l'entière responsabilité de l'usage qu'ils font de tout produit mentionné dans ce document. Les informations contenues dans ce document sont la propriété de Nortel Networks NA Inc. Marques commerciales *Nortel, le logo Nortel, le Globemark et le dessin «This is the way, This is Nortel» sont des marques commerciales de Nortel Networks. *Microsoft, MS, MS-DOS, Windows et Windows NT sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Toutes les autres marques commerciales et déposées sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. N

3 3 Historique des révisions Août 2005 Version bêta. Juillet 2005 Commentaires de révision reçus et incorporés. Juin 2005 Révision générale. Envoyé pour révision technique pré-bêta. BCM Personal Call Manager

4 4 N

5 5 Table des matières Initiation à Personal Call Manager A propos de BCM Personal Call Manager Avant de commencer Conventions de style Acronymes Obtenir de l'aide Distributeurs agréés aux État-Unis et au Canada EMEA (Europe, Moyen-Orient, Afrique) CALA (Caraïbes et Amérique Latine) APAC (Asie Pacifique) Personal Call Manager Préparation Utilisation d'un téléphone mains libres avec Personal Call Manager Installation de Personal Call Manager Démarrage de Personal Call Manager Icônes de Personal Call Manager Icône de la palette des tâches Personal Call Manager Menu Personal Call Manager de la palette des tâches Fenêtre Personal Call Manager Ouverture de la fenêtre principale Éléments de la fenêtre principale Fermeture de la fenêtre Paramétrage de Personal Call Manager Définition de la ligne utilisée Modification des propriétés de numérotation Je compose à partir de Lieu d'appel Paramétrage d'une carte d'appel Définition des numéros pour les appels longue distance dans votre code régional 34 Émission d'un appel Émission d'un appel à l'aide du carnet d'adresses Émission d'un appel à l'aide de la palette des tâches ou du menu Appels Émission d'un appel à l'aide de la barre d'outils Rappel d'un numéro Rappel de vos correspondants Appel à l'aide de la liste Numéros abrégés BCM Personal Call Manager

6 6 Table des matières Réponse à un appel Identification d'un appel Identification de l'appelant Réponse à un appel à l'aide de la boîte de dialogue Vous avez un nouvel appel Accès à l'onglet Remarques Mise en attente d'un appel Appels multiples Permutation d'appel à l'aide de la fenêtre principale Permutation d'appel à l'aide du menu de la palette des tâches et du menu Appels Transfert d'un appel Transfert d'un appel sans annonce Transfert d'un appel avec annonce Conférences téléphoniques Organisation d'une conférence Mise en attente des conférences Rétablissement d'une conférence Fractionnement d'une conférence Interruption d'une conférence Fin d'un appel Fonctions d'appel Ne pas déranger (NPD) Renvoi d'appel Fenêtre Journal des appels Mise à jour du journal des appels Tri du journal des appels Émission d'un appel à partir du journal Impression des informations du journal des appels Suppression des appels du journal Fermeture de la fenêtre Journal des appels Carnet d'adresses Arborescence du carnet d'adresses Liste du carnet d'adresses Contacts Boîte de dialogue Propriétés de l'adresse Ajout d'un appelant au carnet d'adresses Recherche d'un contact dans le carnet d'adresses Recherche normale Organisation du carnet d'adresses Copie d'un contact Impression des contacts Dossiers N

7 Table des matières 7 Numéros abrégés Ajout de numéros abrégés Affichage des informations sur Personal Call Manager Synchronisation avec le téléphone Accès à l'aide Accès à l'aide contextuelle Ouverture de l'écran d'aide Accès à l'astuce du jour Préférences Personal Call Manager Modification des préférences de recherche Modification de l'option de démarrage Modification du paramétrage des règles de numérotation Modification des options d'affichage de la fiche de l'appelant Fermeture de l'application Personal Call Manager Suppression de Personal Call Manager Glossaire Index BCM Personal Call Manager

8 8 Table des matières N

9 9 Initiation à Personal Call Manager Cette section contient des informations sur les sujets suivants : «A propos de BCM Personal Call Manager» à la page 9 «Avant de commencer» à la page 9 «Conventions de style» à la page 10 «Acronymes» à la page 10 «Obtenir de l'aide» à la page 12 A propos de BCM Personal Call Manager Business Communications Manager (BCM) CallPilot est une interface basée sur le protocole TAPI (interface de programmation pour les applications de téléphonie) qui offre une interface informatique conviviale pour votre téléphone. Vous pouvez vous servir du téléphone pour parler à un correspondant. Vous pouvez personnaliser votre carnet d'adresses et vos appels. Les fonctions de base de CallPilot sont les suivantes : établissement et réception d'appels, mise en attente d'appels, transfert d'appels, conférences. Avant de commencer Ce guide est destiné aux utilisateurs souhaitant gérer leurs propres appels et disposant d'un ordinateur doté de CallPilot. Votre ordinateur doit être enregistré auprès du serveur BCM. Ce guide suppose que vous possédez les connaissances suivantes : des connaissances pratiques du système d'exploitation Windows ; une expérience avec les systèmes ou interfaces utilisateurs graphiques (IUG) basés sur Windows. BCM4.0 Installation and Maintenance Guide

10 10 Initiation à Personal Call Manager Conventions de style Ce guide utilise les conventions de style suivantes : Courier gras italique gras séparateur ( > ) Indique le nom des commandes, les options et le texte que vous devez saisir. Exemple : Utilisez la commande dinfo. Exemple : Saisissez show ip {alerts routes}. Indique les nouveaux termes, les titres de livres et les variables dans les descriptions de syntaxe de commande. Si une variable contient deux ou davantage de mots, ceux-ci sont reliés par un trait de soulignement. Exemple : Si la syntaxe de commande est show at <valid_route>, valid_route est une variable que vous remplacez par une valeur. Indique les boîtes de dialogue, les boutons et les options de menu Indique les chemins de menu. Exemple : Protocoles > IP identifie l'option IP du menu Protocoles. Acronymes Ce guide utilise les acronymes suivants : API IDAP CTE CTI NPD ERC IP SE PCM NIP TAPI TSP URL Interface de programmation des applications Identification d'appel Moteur de téléphonie informatisé Intégration téléphonie/informatique Ne pas déranger Code de routage exprès Protocole Internet Système d'exploitation Personal Call Manager Numéro d'identification personnel Interface de programmation pour les applications de téléphonie Fournisseur de services TAPI Adresse Internet N

11 Initiation à Personal Call Manager 11 Les conventions de style suivantes sont utilisées dans ce guide pour indiquer les informations décrites : Convention Courier gras italique Texte en Courier normal FONCTION GARDE LIBÉRER Description Indique le nom des commandes, les options et le texte que vous devez saisir. Exemple : Utilisez la commande info. Exemple : Saisissez show ip {alerts routes}. Indique des titres de livres Indique la syntaxe de commande et la sortie système (par exemple, des invites et des messages d'erreur). Exemple : Set Trap Monitor Filters Indique que vous appuyez sur le bouton à icône de coordination sur le poste que vous utilisez. BCM4.0 Installation and Maintenance Guide

12 12 Initiation à Personal Call Manager Obtenir de l'aide Si vous ne trouvez pas de numéro qui vous convient dans cette liste, rendez-vous à l'adresse Distributeurs agréés aux État-Unis et au Canada Support technique - GNTS/GNPS Téléphone : NORTEL ( ) Si vous disposez d'un code PIN, vous pouvez entrer le code de routage express (ERC) 196#. Si vous ne disposez pas encore de code PIN ou si vous avez des questions d'ordre général et souhaitez contacter le premier niveau de support, vous pouvez entrer l'erc 338#. Site Web : Support de pré-vente (CSAN) Téléphone : NORTEL ( ) Utilisez le code de routage express (ERC) 1063#. EMEA (Europe, Moyen-Orient, Afrique) Support technique - CTAS Téléphone : *Numéro de téléphone gratuit pour l'europe Autre numéro de téléphone en Europe : Royaume Uni +44 (0) Afrique Israël Les appels ne sont pas gratuits depuis tous les pays en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique. Télécopie : Courrier électronique : [email protected] N

13 Initiation à Personal Call Manager 13 CALA (Caraïbes et Amérique Latine) Support technique - CTAS Téléphone : Courrier électronique : [email protected] APAC (Asie Pacifique) Centre d'affaires de services et assistances préventes : (Sydney) Support technique - GNTS Téléphone : Télécopie : Courrier électronique : [email protected] Australie NORTEL ( ) Chine Inde Indonésie Japon Malaisie Nouvelle Zélande Philippines Singapour Corée du Sud Taiwan Thaïlande Centre d'affaires de services et assistances préventes BCM4.0 Installation and Maintenance Guide

14 14 Initiation à Personal Call Manager N

15 15 Personal Call Manager BCM Personal Call Manager est une application basée sur le protocole TAPI qui offre une interface conviviale entre votre ordinateur et votre téléphone. Avec Personal Call Manager, vous pouvez : passer des appels ; recomposer vos numéros de téléphone ; rappeler vos correspondants ; répondre à des appels ; mettre des appels en attente, puis les récupérer ; gérer des appels multiples ; transférer des appels ; créer des conférences téléphoniques ; activer ou désactiver la fonction Ne pas déranger ; transmettre des appels. Personal Call Manager dispose également d'un carnet d'adresses qui vous permet de stocker les noms, les adresses et les numéros de téléphone de vos contacts sur votre ordinateur pour vous permettre de les retrouver et de les utiliser facilement. Remarque : Personal Call Manager propose diverses méthodes pour réaliser chaque tâche. Bien que ce document décrive l'ensemble des méthodes possibles, il vous suffit d'en sélectionner une pour effectuer une opération donnée. Préparation Vous devez installer le client LAN CTE de Nortel (Local Area Network Computer Telephony Engine) sur votre ordinateur avant de pouvoir utiliser Personal Call Manager. Votre administrateur système doit configurer le BCM afin de donner accès à votre ordinateur et vous devez disposer d'une licence fixe LAN CTE pour exécuter Personal Call Manager. Utilisation d'un téléphone mains libres avec Personal Call Manager Personal Call Manager est un outil conçu spécifiquement pour votre téléphone.personal Call Manager facilite le traitement de vos appels, mais vous avez toujours besoin de votre téléphone pour parler avec vos correspondants. Nous vous recommandons d'utiliser un téléphone équipé d'une fonction mains libres. Lorsque vous utilisez un téléphone mains libres, vous pouvez effectuer toutes les fonctions de Personal Call Manager sans avoir à décrocher le combiné. BCM Personal Call Manager

16 16 Personal Call Manager Installation de Personal Call Manager Pour pouvoir utiliser l'application Personal Call Manager, vous devez préalablement l'installer sur votre ordinateur. Les fichiers requis pour installer Personal Call Manager se trouvent sur l'unité de base BCM. Exécutez l'une des procédures d'installation suivantes en fonction de la version du BCM que vous utilisez. Pour installer Personal Call Manager sur une version 4.0 de BCM 1 Quittez les applications Windows actives. 2 Lancez une session de navigateur et connectez-vous à la page Web BCM. Pour accéder à la page Web de BCM, saisissez où <adresseip> est l'adresse IP de votre BCM. La boîte de dialogue de connexion du BCM apparaît. 3 Indiquez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur le bouton OK. La page de bienvenue du BCM apparaît. 4 Cliquez sur User Applications (Applications utilisateur). La page User Applications apparaît (Applications utilisateur). 5 Cliquez sur Personal Call Manager. La page de téléchargement du Personal Call Manager apparaît. 6 Cliquez sur Download Personal Call Manager (Télécharger Personal Call Manager). La fenêtre de téléchargement de fichier apparaît. 7 Cliquez sur Save (Enregistrer) puis enregistrez l'application à l'emplacement depuis lequel vous souhaitez l'installer. 8 Une fois l'application téléchargée, double-cliquez sur l'application pour lancer l'installation. 9 Suivez les instructions dans l'assistant d'installation. Pour installer Personal Call Manager sur un BCM utilisant les versions 3.5, 3.6 ou Quittez les applications Windows actives. 2 Sur la première page Element Manager, cliquez sur Installer client. La page d'application d'installation client apparaît. 3 Cliquez sur Personal Call Manager. La page Personal Call Manager apparaît. 4 Cliquez sur Installer Personal Call Manager. Une fenêtre de téléchargement de fichier apparaît. 5 Sélectionnez Enregistrer ce programme sur le disque et cliquez sur OK. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. 6 Choisissez un emplacement vers lequel enregistrer ce fichier et cliquez sur Enregistrer. Le téléchargement du fichier commence. N

17 Personal Call Manager 17 7 Lorsque le téléchargement du fichier est terminé, double-cliquez sur le fichier. L'installation commence. 8 Suivez les instructions apparaissant à l'écran. Remarque : Les fichiers d'installation de Personal Call Manager ne sont pas supprimés par l'assistant d'installation. Ces fichiers sont mémorisés dans un dossier sous C:\Program Files\Nortel\ClientInstall\Personnal Call Manager. Vous pouvez supprimer les fichiers d'installation, étant donné qu'ils ne sont pas nécessaires pour Personal Call Manager. Démarrage de Personal Call Manager Vous pouvez démarrer Personal Call Manager à partir de l'icône de raccourci sur le bureau ou à partir du menu Démarrer de Windows. Pour lancer Personal Call Manager à partir de l'icône de raccourci 1 Double-cliquez sur l'icône de raccourci Personal Call Manager. Pour lancer Personal Call Manager à partir du menu Démarrer 1 Cliquez sur le bouton Démarrer. 2 Suivez le chemin Programmes>Personal Call Manager>Personal Call Manager. L'écran d'accueil de Personal Call Manager apparaît brièvement. L'icône Personal Call Manager est ajoutée à la palette et à la barre des tâches, puis la fenêtre Personal Call Manager apparaît. Remarque : lors de l'installation de Personal Call Manager, l'icône de raccourci est ajoutée par défaut. Icônes de Personal Call Manager Lors du démarrage de Personal Call Manager deux icônes viennent s'ajouter à l'écran : l'icône de la barre des tâches et l'icône de la palette des tâches. Elles présentent une utilité différente. L'icône de la barre des tâches permet d'ouvrir la fenêtre Personal Call Manager. L'icône de la palette des tâches vous permet d'accéder aux fonctions de Personal Call Manager lorsque vous utilisez une autre application. L'illustration suivante indique l'emplacement de ces icônes. Icône de la barre des tâches Icône de la palette des tâches BCM Personal Call Manager

18 18 Personal Call Manager Icône de la palette des tâches Personal Call Manager L'icônePersonal Call Manager apparaît à droite de la palette des tâches. Lorsque vous placez votre curseur sur l'icône Personal Call Manager, le nombre d'appels en cours s'affiche. Le nombre affiché comprend des appels actifs, des appels conférence et des appels en attente. Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Personal Call Manager, un menu s'affiche. Utilisez ce menu pour quitter Personal Call Manager, régler des options Personal Call Manager ou pour ouvrir la fenêtre Personal Call Manager. La fenêtre Personal Call Manager offre un accès à des fonctions supplémentaires, telles que le carnet d'adresses. Lorsque vous cliquez sur l'icône Personal Call Manager, le menu de la palette des tâches apparaît. Ce menu vous permet d'exécuter des fonctions d'appels de base consistant par exemple à passer des appels et à y répondre, à les mettre en attente, à les transférer et à organiser une conférence. Menu Personal Call Manager de la palette des tâches Le menu Personal Call Manager de la palette des tâches est divisé en deux. La partie inférieure comporte les options de contrôle d'appels suivantes : Appelants : affiche les numéros de téléphone des dix derniers appels entrants Recompos. : affiche les numéros de téléphone des dix derniers appels sortants que vous avez composés Numérotations abrégées : affiche les numéros de téléphone pour lesquels vous souhaitez un accès rapide Transfert : permet de transférer l'appel actif vers un autre téléphone. Numérotation manuelle : permet de passer un appel en saisissant un numéro de téléphone à l'aide du clavier de votre ordinateur. Ne pas déranger : active ou désactive la fonction Ne pas déranger. La partie supérieure du menu affiche les appels en cours. Chaque appel est associé à une icône indiquant son état. Si aucun appel n'est en cours, la partie supérieure du menu n'apparaît pas. Appel actif s'affiche près de l'appel en cours. Appel en attente Conférence Conférence en attente Sonnerie Apparaît en regard des appels en attente. Tout appel inactif est en attente. s'affiche près des deux appels auxquels vous êtes connectés en appel conférence. Apparaît en regard des conférences en attente. Apparaît en regard des appels entrants. N

19 Personal Call Manager 19 Fenêtre Personal Call Manager La fenêtre Personal Call Manager vous permet d'exécuter toutes les fonctions liées à l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches, mais également d'accéder au carnet d'adresses et aux fichiers d'aide et de configurer Personal Call Manager. Ouverture de la fenêtre principale Cette fenêtre apparaît au démarrage de Personal Call Manager. Si vous ne souhaitez pas que cette fenêtre s'affiche au démarrage de Personal Call Manager, reportez-vous à la section «Modification de l'option de démarrage» à la page 93. Lorsque vous modifiez cette option, la fenêtre est réduite à une icône dans la barre des tâches au démarrage de Personal Call Manager. Vous pouvez également réduire cette fenêtre à tout moment en cliquant sur le bouton de réduction, situé dans l'angle supérieur droit de la fenêtre. Pour agrandir la fenêtre : cliquez sur l'icône Personal Call Manager dans la barre des tâches ou cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Ouvrir. BCM Personal Call Manager

20 20 Personal Call Manager Éléments de la fenêtre principale La fenêtre Personal Call Manager affiche les composants suivants, que vous pouvez tous activer ou désactiver : Barre de menus barre d'outils Carnet d'adresses Appels en cours Barre d'état Barre de menus Barre d'outils Carnet d'adresses Appels en cours Barre d'état Arborescence Zone Appels Liste Zone Conférence Barre de menus La barre de menus affiche les menus disponibles dans la fenêtre et vous permet d'accéder à toutes les fonctions de Personal Call Manager. Elle est toujours visible et comporte, entre autres, le menu Appels. Les commandes du menu Appels sont identiques à celles du menu Personal Call Manager de la palette des tâches. Barre d'outils La barre d'outils comporte divers boutons permettant un accès aisé et rapide aux fonctions de Personal Call Manager. N

21 Personal Call Manager 21 Pour afficher la barre d'outils 1 Cliquez sur le menu Affichage. 2 Cliquez sur Barre d'outils. La barre d'outils bascule entre affichage et masquage. Lorsqu'elle est configurée pour s'afficher, 4 apparaît en regard de la commande Barre d'outils du menu Affichage. Utilisation de la barre d'outils La barre d'outils facilite l'accès aux fonctions les plus utilisées. Déplacer vers le haut Nouveau dossier Nouveau contact Couper Copier Coller Propriétés Imprimer Grandes icônes Petites icônes Liste Détails Rechercher une personne Journal des appels À propos de Ferme le répertoire en cours d'utilisation et ouvre le dossier situé au niveau supérieur dans l'arborescence des contacts. Ajoute un nouveau dossier au carnet d'adresses. Ajoute un nouveau contact au carnet d'adresses. Copie le dossier ou le contact sélectionné dans le Presse-papiers, puis le supprime. Copie le dossier ou le contact sélectionné dans le Presse-papiers. Copie le dossier ou le contact stocké dans le Presse-papiers dans le dossier sélectionné. Affiche la boîte de dialogue Propriétés de l'adresse si un contact est sélectionné ou affiche la boîte de dialogue Propriétés du dossier si un dossier est sélectionné. Imprime les informations relatives au contact sélectionné. Si un dossier est sélectionné, les informations relatives à l'ensemble des contacts du dossier sont imprimées. Affiche les dossiers et les contacts du carnet d'adresses sous forme de grandes icônes. Affiche les dossiers et les contacts du carnet d'adresses sous forme de petites icônes. Affiche les dossiers et les contacts du carnet d'adresses sous forme de petites icônes disposées en colonnes. Affiche les dossiers et les contacts du carnet d'adresses sous forme de rapport. L'icône, le prénom, le nom de famille, les numéros de téléphone et les informations liées à la messagerie électronique sont indiqués. Affiche la boîte de dialogue Rechercher. Elle permet de retrouver un contact spécifique dans le carnet d'adresses. Affiche la fenêtre Journal des appels. Celle-ci présente tous les appels passés ou reçus depuis le démarrage de Personal Call Manager. Affiche une boîte de dialogue comportant des informations sur le logiciel Personal Call Manager, telles que le numéro de version. BCM Personal Call Manager

22 22 Personal Call Manager Carnet d'adresses Le carnet d'adresses correspond à une liste des contacts stockés dans Personal Call Manager. Il est divisé en deux parties : une vue sous forme d'arborescence qui affiche la structure de vos dossiers ; une vue sous forme de liste qui affiche les dossiers et les contacts stockés dans le dossier actuellement sélectionné. Pour obtenir davantage d'informations, reportez-vous à la section «Carnet d'adresses» à la page 61. Affichage du carnet d'adresses Pour afficher le carnet d'adresses : 1 Cliquez sur le menu Affichage. 2 Cliquez sur Carnet d'adresses uniquement pour afficher le carnet d'adresses uniquement. ou 1 Sélectionnez le menu Affichage. 2 Cliquez sur Carnet d'adresses et appels pour afficher le carnet d'adresses et les appels en cours. Le symbole apparaît en regard de la sélection en cours. Appels en cours La section Appels en cours affiche les appels actifs. Elle est divisée en deux parties : une zone d'appels qui affiche les appels en cours ; une zone de conférence qui présente les conférences actuellement établies sur votre poste. Pour afficher les appels en cours 1 Cliquez sur le menu Affichage. 2 Cliquez sur Appels uniquement. ou 1 Cliquez sur le menu Affichage. 2 Cliquez sur Carnet d'adresses et appels pour afficher le carnet d'adresses et les appels en cours. Le symbole apparaît en regard de la sélection en cours. N

23 Personal Call Manager 23 Icônes Appels en cours Différentes icônes sont utilisées dans la section Appels en cours. Chaque icône est utilisée pour représenter un appel. Les icônes indiquent également l'état des appels. Appel actif Apparaît en regard de l'appel en cours. Appel en attente Conférence Conférence en attente Sonnerie Apparaît en regard des appels en attente. Tout appel inactif est en attente. Apparaît en regard des deux appels auxquels vous êtes connectés en appel conférence. Apparaît en regard des conférences en attente. Apparaît en regard des appels entrants. Barre d'outils Appels en cours Les barres d'outils situées au-dessus de la zone Appels et de la zone Conférence permettent de contrôler les appels ou de modifier leur mode d'affichage. Numérotation manuelle Libérer Propriétés Grandes icônes Petites icônes Liste Détails Affiche la boîte de dialogue Numéroter Cette boîte de dialogue vous permet d'appeler le numéro de téléphone d'une personne qui ne se trouve pas dans le carnet d'adresses. Permet de raccrocher l'appel sélectionné. Si un seul appel est en cours, il est automatiquement sélectionné. Affiche l'onglet Remarques de la boîte de dialogue Propriétés de l'adresse pour l'appel sélectionné. Si l'appel sélectionné ne se trouve pas dans le carnet d'adresses, un message vous demandant si vous souhaitez ajouter cet appelant apparaît. Affiche les appels en cours ou les conférences sous forme de grandes icônes. Affiche les appels en cours ou les conférences sous forme de petites icônes. Affiche les appels en cours ou les conférences sous forme de petites icônes disposées en colonnes. Affiche les appels en cours ou les conférences sous forme de rapport. L'icône, le nom de l'appelant, le numéro de téléphone et la durée des appels sont indiqués. La durée correspond au nombre de minutes pendant lesquelles l'appel est resté connecté. Barre d'état La barre d'état, située au bas de la fenêtre, fournit quatre zones d'informations : Messages d'aide : Affiche un message d'aide, si disponible, pour la zone sur laquelle le pointeur est placé. Par exemple, si le curseur désigne l'un des boutons de la barre d'outils, une description apparaît. Ligne utilisée : Identifie la ligne téléphonique utilisée par Personal Call Manager. Ne pas déranger : S'affiche si la fonction Ne pas déranger (NPD) est activée sur votre téléphone. BCM Personal Call Manager

24 24 Personal Call Manager Renvoi d'appel : Indique que la fonction de renvoi d'appel est activée et vers quel téléphone les appels sont renvoyés. Messages d'aide Ligne utilisée NPD Renvoi d'appel Pour afficher la barre d'état 1 Sélectionnez le menu Affichage. 2 Cliquez sur Barre d'état. La barre d'état bascule entre affichage et masquage. Lorsqu'elle est configurée pour s'afficher, 4 apparaît en regard de la commande Barre d'état. Fermeture de la fenêtre Pour fermer la fenêtre, cliquez sur le bouton de réduction situé dans l'angle supérieur droit de la fenêtre. Elle est réduite à une icône dans la barre des tâches. Lorsque la fenêtre est fermée, les fonctions de contrôle d'appels sont toujours accessibles via l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches. Paramétrage de Personal Call Manager Avant d'utiliser Personal Call Manager, vous devez choisir une ligne TAPI et définir les propriétés de numérotation pour cette ligne. Définition de la ligne utilisée Si vous disposez de plusieurs lignes, vous pouvez choisir la ligne Personal Call Manager à utiliser pour vos appels. N

25 Personal Call Manager 25 Pour choisir une ligne 1 Cliquez sur le menu Outils. 2 Cliquez sur Numéroter via. La boîte de dialogue Sélection d'une ligne TAPI apparaît. 3 Cliquez sur la liste déroulante Ligne TAPI. 4 Sélectionnez la ligne utilisée par Personal Call Manager. 5 Cliquez sur la liste déroulante Adresse. 6 Sélectionnez l'adresse correspondant à la ligne utilisée. 7 Cliquez sur OK. Remarque : Lors de l'utilisation de BCM TSP, le nom de la ligne TAPI correspond à celui de votre téléphone. Modification des propriétés de numérotation Remarque : La description et la fenêtre suivantes sont des exemples. La fenêtre qui apparaît sur votre ordinateur peut contenir des informations similaires, mais il est possible que la présentation varie selon la version du système d'exploitation Windows que vous utilisez. Reportez-vous à la documentation Windows de votre système pour obtenir d'autres spécifications. Les propriétés de numérotation vous permettent de définir votre situation géographique, ainsi que les informations requises pour appeler à partir de l'endroit où vous vous trouvez. BCM Personal Call Manager

26 26 Personal Call Manager Pour accéder aux propriétés de numérotation : 1 Cliquez sur le menu Outils. 2 Cliquez sur Propriétés de numérotation. La boîte de dialogue Propriétés de numérotation apparaît. N

27 Personal Call Manager 27 Elle vous permet de contrôler les options suivantes : le site à partir duquel vous appelez (liste déroulante Je compose à partir de) ; le pays dans lequel vous vous trouvez (Lieu d'appel) ; l'indicatif régional de votre lieu d'appel (Code régional) ; l'utilisation d'une carte d'appel (Utiliser une carte d'appel longue distance) ; le numéro à composer pour désactiver un signal d'appel (Désactiver un signal d'appel en composant le) ; l'accès aux lignes (Pour accéder à une ligne externe) ; le type de système de numérotation (Composer en utilisant la numérotation). Je compose à partir de La liste déroulante Je compose à partir de vous permet d'enregistrer différents paramètres de numérotation. Cette option est particulièrement utile lorsque vous possédez un portable et que vous l'utilisez en divers endroits. Vous pouvez sauvegarder des paramètres pour divers endroits sous différents noms dans la liste déroulante Je compose à partir de. Vous pouvez alors changer rapidement de paramètres lorsque vous changez d'endroit. Vous pouvez, par exemple, posséder un portable que vous utilisez dans différentes régions du territoire national. Il se peut que certaines caractéristiques de numérotation, telles que le signal d'appel, diffèrent selon les régions. En pareil cas, vous devez définir deux types de propriétés de numérotation dans la liste déroulante Je compose à partir de. Ensuite, lors de vos déplacements, vous pouvez changer vos propriétés de numérotation en modifiant le nom qui s'affiche dans la liste déroulante Je compose à partir de. Création d'un nouveau site Lorsque vous créez un nouveau site, vous générez un nom à utiliser pour accéder au nouveau jeu de propriétés de numérotation. Ensuite, toute modification apportée à la boîte de dialogue Propriétés de numérotation est immédiatement enregistrée sous ce nom. Création d'un nouveau site 1 Cliquez sur Nouveau. Un message confirmant la création d'un nouveau site apparaît. 2 Sélectionnez le texte figurant dans la liste déroulante Je compose à partir de. 3 Saisissez le nom du nouveau site. 4 Modifiez les paramètres de la boîte de dialogue Propriétés de numérotation pour y indiquer les propriétés requises pour ce site. Les champs de la boîte de dialogue Propriétés de numérotation sont décrits plus loin dans cette section. 5 Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les modifications apportées. BCM Personal Call Manager

28 28 Personal Call Manager Sélection d'un site Lors de la sélection d'un site, toutes les propriétés de numérotation sont modifiées en fonction des paramètres enregistrés pour ce site. Sélection d'un site 1 Cliquez sur la liste déroulante Je compose à partir de. Une liste des sites disponibles apparaît. 2 Sélectionnez le site sur lequel vous vous trouvez actuellement. Les propriétés de numérotation sont remplacées par les paramètres enregistrés pour le site actuel. Suppression d'un site Lorsque vous n'avez plus besoin d'un site, vous pouvez le supprimer de la liste. Suppression d'un site 1 Cliquez sur la liste déroulante Je compose à partir de. Une liste des sites disponibles apparaît. 2 Sélectionnez le site à supprimer. 3 Cliquez sur Supprimer. Un message de confirmation de suppression s'affiche. 4 Cliquez sur Oui. Lieu d'appel Cette liste déroulante définit le pays dans lequel vous vous trouvez. Sélection d'un pays 1 Cliquez sur la liste déroulante Lieu d'appel. 2 Sélectionnez le pays dans lequel vous vous trouvez actuellement. Remarque : vous pouvez parcourir cette liste plus rapidement en saisissant les premières lettres du nom de votre pays. La liste s'arrête sur le pays dont les premières lettres du nom correspondent à votre saisie. N

29 Personal Call Manager 29 Code régional Le champ Code régional définit l'indicatif régional de l'endroit où vous vous trouvez. Personal Call Manager utilise ce chiffre pour déterminer s'il s'agit d'un appel local ou longue distance. Saisie d'un code régional 1 Cliquez dans la zone Code régional, puis saisissez votre indicatif. Dans certains endroits, ce code doit toujours être ajouté au numéro de téléphone. Cochez la case Toujours composer le code régional avant le numéro, afin que l'indicatif soit inclus dans la numérotation par Personal Call Manager. Règles de numérotation Dans certains endroits, les appels passés avec le même code régional sont considérés comme des appels longue distance. Dans ce cas, il faut ajouter un code régional et un code national (par ex. : 1-403) avant la numérotation. La fonction des règles de numérotation vous permet de définir les préfixes (par exemple, 222-xxxx) qui correspondent à l'indicatif des appels longue distance de votre code régional. Définition de préfixes longue distance 1 Cliquez sur Règles de numérotation. La fenêtre Règles de numérotation s'affiche. BCM Personal Call Manager

30 30 Personal Call Manager Pour ajouter un préfixe d'appel longue distance : 1 Cliquez sur Nouveau dans la fenêtre Règles de numérotation. La boîte de dialogue Nouveau code régional et préfixe apparaît. 2 Saisissez le préfixe et cliquez sur OK. Pour supprimer un préfixe d'appel longue distance : 1 Cliquez sur le préfixe à supprimer. 2 Cliquez sur Supprimer. Pour ajouter un préfixe d'appel local : 1 Cliquez sur Nouveau situé dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. La boîte de dialogue Nouveau code régional et préfixe apparaît. 2 Saisissez le préfixe et cliquez sur OK. Pour supprimer un préfixe d'appel local : 1 Cliquez sur le préfixe à supprimer. 2 Cliquez sur Supprimer. Utilisation d'une carte d'appel longue distance Cochez cette case si vous souhaitez utiliser une carte d'appel pour vos appels longue distance. Le bouton Configuration vous permet de définir la carte utilisée. Utilisation d'une carte d'appel Cochez la case Utiliser une carte d'appel longue distance. Si vous avez déjà paramétré une carte d'appel, ses réglages sont repris. Dans le cas contraire, reportez-vous à la section «Paramétrage d'une carte d'appel». Pour ne plus utiliser de carte d'appel Décochez la case Utiliser une carte d'appel longue distance. N

31 Personal Call Manager 31 Paramétrage d'une carte d'appel Vous devez définir les paramètres d'une carte d'appel avant de pouvoir l'utiliser. Pour définir une carte d'appel 1 Cliquez sur Carte d'appel. La boîte de dialogue Carte d'appel apparaît. 2 Cliquez sur la liste déroulante située dans la partie supérieure de la boîte de dialogue. 3 Faites défiler la liste à la recherche de la carte d'appel utilisée, puis sélectionnez cette carte. Remarque : si votre carte n'est pas répertoriée dans cette liste, reportez-vous à la section «Pour ajouter une carte d'appel personnalisée» à la page Dans le champ Numéro de téléphone de la carte d'appel, saisissez le numéro de votre carte. 5 Dans le champ Numéro d'identification personnel, saisissez le numéro NIP de votre carte. 6 Cliquez sur OK. Pour ajouter une carte d'appel personnalisée Les paramètres de numérotation de certaines cartes d'appel sont déjà configurés dans Personal Call Manager et apparaissent dans la liste des cartes d'appel. Si votre carte ne se trouve pas dans cette liste, vous devez la paramétrer vous-même. BCM Personal Call Manager

32 32 Personal Call Manager Pour ajouter une carte d'appel personnalisée 1 Cliquez sur Configuration. La boîte de dialogue Carte d'appel apparaît. 2 Cliquez sur Nouveau. La boîte de dialogue Création d'une nouvelle carte d'appel apparaît. 3 Saisissez le nom de la carte, puis cliquez sur OK. Un message vous indiquant que vous devez définir les règles de numérotation de la nouvelle carte d'appel apparaît. 4 Cliquez sur OK. 5 Dans la zone Numéro de téléphone de la carte d'appel, saisissez le numéro de votre carte. 6 Dans la zone Numéro d'identification personnel, saisissez le numéro NIP de votre carte. 7 Cliquez sur Utilisation longue distance. La boîte de dialogue ci-dessous apparaît. 8 Cliquez sur la première liste déroulante Composer. 9 Cliquez sur le premier jeu de numéros à composer. 10 Cliquez sur la liste déroulante Composer suivante. N

33 Personal Call Manager Cliquez sur le prochain jeu de numéro à composer. Répétez l'étape 9 jusqu'à ce que toutes les séquences nécessaires pour passer un appel à l'aide de votre carte soient définies. Remarque : consultez la documentation fournie avec votre carte d'appel pour savoir comment procéder. 12 Lorsque toutes les étapes requises sont ajoutées, cliquez sur OK. 13 Cliquez sur Utilisation à l'étranger. 14 Répétez les étapes 8 à 11 pour ajouter les numéros requis pour effectuer un appel international. 15 Cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Propriétés de numérotation. Désactiver un signal d'appel en composant le Si le signal d'appel est disponible à l'endroit où vous vous trouvez, utilisez ce champ pour définir les numéros requis pour le désactiver. Votre application de téléphonie utilise ces numéros afin de désactiver le signal d'appel, le cas échéant. Pour saisir les numéros requis pour désactiver le signal d'appel : 1 Cochez la case Désactiver un signal d'appel en composant le. 2 Dans la liste déroulante Désactiver un signal d'appel en composant le, sélectionnez le code de désactivation requis. Si celui-ci n'apparaît pas, saisissez-le directement dans la liste déroulante. Pour préciser que le signal d'appel ne doit pas être utilisé, cliquez à nouveau sur la case Désactiver un signal d'appel en composant le pour la désactiver. Accès aux lignes extérieures Deux zones sont réservées pour l'accès aux lignes extérieures. La première sert à l'indicatif pour les appels locaux et la deuxième est prévue pour les appels longue distance. Ces numéros d'accès sont nécessaires si vous utilisez un groupe de lignes ou si vos appels passent par un autocommutateur. Il s'agit des mêmes numéros utilisés pour effectuer un appel extérieur à partir de votre poste. BCM Personal Call Manager

34 34 Personal Call Manager Si un numéro extérieur (par exemple le 9) est inutile, ne renseignez pas ces zones. Modification des numéros d'accès à une ligne extérieure 1 Dans la zone pour un appel longue distance, saisissez le numéro requis pour accéder à une ligne extérieure en vue d'un appel longue distance. 2 Dans la zone pour un appel local, saisissez le numéro requis pour accéder à une ligne extérieure en vue d'un appel local. Composition en utilisant la numérotation Ces options vous permettent de choisir entre la numérotation par impulsions et la numérotation vocale. Pour sélectionner la numérotation par impulsions, cliquez sur Par impulsions. Pour sélectionner la numérotation vocale, cliquez sur Vocale. Définition des numéros pour les appels longue distance dans votre code régional Dans certains endroits, les appels passés avec le même code régional sont considérés comme des appels longue distance. Dans ce cas, il faut ajouter un code régional et un code national (ex : 1-403) avant la numérotation. La commande Préfixes interurbains vous permet de définir les préfixes (par exemple, 222-xxxx) qui correspondent à l'indicatif des appels longue distance de votre code régional. Définition des préfixes interurbains 1 Sélectionnez le menu Outils. 2 Cliquez sur Préfixes interurbains. La boîte de dialogue Préfixes interurbains apparaît. N

35 Personal Call Manager 35 3 Dans la liste Numéros de téléphone locaux, sélectionnez le préfixe auquel un code régional doit être ajouté. 4 Cliquez sur Ajouter->. 5 Répétez les étapes 3 à 4 pour chaque préfixe auquel un code régional doit être ajouté. Remarque : si vous avez ajouté un préfixe à la première liste de numérotation et qu'aucun code régional n'était requis, supprimez-le en sélectionnant le préfixe, puis en cliquant sur <-Supprimer. 6 Si vous avez terminé de déplacer tous les préfixes pour lesquels un code régional est requis, cliquez sur OK. La boîte de dialogue Préfixes interurbains se ferme. La commande Préfixes interurbains est uniquement disponible si le pays sélectionné dans la boîte de dialogue Propriétés de numérotation est 1. Pour obtenir davantage d'informations, reportez-vous à la section «Modification des propriétés de numérotation» à la page 25. Émission d'un appel À l'aide de Personal Call Manager, vous pouvez appeler un correspondant via le menu Appels, le menu Personal Call Manager de la palette des tâches, la barre d'outils ou le carnet d'adresses. Lorsque vous passez un appel, l'icône Sonnerie apparaît dans la zone Appels, ainsi que dans le menu Personal Call Manager de la palette des tâches et dans le menu Appels. Lorsqu'une personne répond à l'appel, l'icône Appel actif apparaît à la place de l'icône Sonnerie. Les icônes Sonnerie et Appel actif présentent toutes les deux un libellé permettant d'identifier l'appel. Si vous passez un appel à l'aide du carnet d'adresses, le nom du contact est utilisé pour identifier l'appel. En cas de numérotation manuelle, Personal Call Manager compare le numéro composé avec ceux stockés dans le carnet d'adresses. Si une correspondance est trouvée, le nom associé au numéro est utilisé dans le libellé. Si aucune correspondance n'est trouvée, le libellé affiche le numéro composé. Émission d'un appel à l'aide du carnet d'adresses Pour pouvoir appeler un numéro à partir du carnet d'adresses, il doit d'abord y figurer. Pour obtenir davantage d'informations, reportez-vous à la section «Ajout d'un nouveau contact au carnet d'adresses» à la page 63. Pour passer un appel à l'aide du bouton droit de la souris : 1 Recherchez l'icône de la personne à appeler dans le Carnet d'adresses. 2 Cliquez sur l'icône avec le bouton droit de la souris. 3 Sélectionnez Numéroter. 4 Cliquez sur le numéro de la personne à appeler (par exemple le numéro du bureau de votre contact). BCM Personal Call Manager

36 36 Personal Call Manager Pour passer un appel à l'aide de la fonction glisser-déplacer 1 Recherchez l'icône de la personne à appeler dans le Carnet d'adresses. 2 Cliquez sur cette icône à l'aide du bouton droit de la souris, puis faites-la glisser dans la zone Appels. 3 Cliquez sur le numéro de téléphone que vous souhaitez composer (par exemple, le numéro du bureau de votre contact). Pour appeler le numéro principal à l'aide du carnet d'adresses 1 Recherchez l'icône de la personne à appeler dans le Carnet d'adresses. 2 Passez l'appel en double-cliquant sur l'icône ou en la faisant glisser dans la zone Appels. Remarque : lors de l'ajout d'un contact, vous pouvez définir l'un de ses numéros comme numéro principal. Émission d'un appel à l'aide de la palette des tâches ou du menu Appels Pour passer un appel 1 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 2 Cliquez sur Numérotation manuelle. 3 La boîte de dialogue Numéroter apparaît. N

37 Personal Call Manager 37 4 Saisissez le numéro à composer. Si les options de recherche sont définies sur Recherche rapide, Personal Call Manager compare le numéro saisi avec les contacts stockés dans le carnet d'adresses. Les occurrences correspondant au numéro saisi apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Pour appeler l'un de ces contacts, cliquez dessus. Le numéro par défaut apparaît dans la liste déroulante Type de numéro de téléphone. Pour changer de numéro à partir de la liste déroulante Type de numéro de téléphone, sélectionnez Bureau, Domicile ou Mobile. 5 Cliquez sur Numéroter. Si vous souhaitez appeler un contact du carnet d'adresses et que vous vous souvenez uniquement de son nom, saisissez-le dans la zone Saisie du numéro de téléphone ou du nom. Si la fonction Recherche rapide est activée, tous les contacts correspondant au nom saisi apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Si vous utilisez la recherche normale, cliquez sur Rechercher maintenant pour localiser vos contacts. Pour obtenir davantage d'informations, reportez-vous à la section «Modification des préférences de recherche» à la page 91. il existe deux méthodes pour ouvrir la boîte de dialogue Numéroter : Appuyez sur la touche F3. ou Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels, puis sélectionnez Numéros abrégés et sélectionnez Autre. BCM Personal Call Manager

38 38 Personal Call Manager Émission d'un appel à l'aide de la barre d'outils Pour passer un appel à l'aide de la barre d'outils 1 Cliquez sur. La boîte de dialogue Numéroter apparaît. 2 Saisissez le numéro à composer. Si les options de recherche sont définies sur Recherche rapide, Personal Call Manager compare le numéro saisi avec les contacts stockés dans le carnet d'adresses. Les occurrences correspondant au numéro saisi apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Pour appeler l'un de ces contacts, cliquez dessus. Le numéro par défaut apparaît dans la liste déroulante Type de numéro de téléphone. Pour changer de numéro à partir de la liste déroulante Type de numéro de téléphone, sélectionnez Bureau, Domicile ou Mobile. 3 Cliquez sur Numéroter. Si vous souhaitez appeler un contact du carnet d'adresses et que vous vous souvenez uniquement de son nom, saisissez-le. Si la fonction Recherche rapide est activée, tous les contacts correspondant au nom saisi apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Si vous utilisez la recherche normale, cliquez sur Rechercher maintenant pour localiser vos contacts. Pour obtenir davantage d'informations, reportez-vous à la section «Modification des préférences de recherche» à la page 91. il existe deux méthodes pour ouvrir la boîte de dialogue Numéroter : Appuyez sur la touche F3. ou Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels, puis sélectionnez Numéros abrégés et sélectionnez Autre. N

39 Personal Call Manager 39 Rappel d'un numéro Personal Call Manager répertorie les dix derniers numéros de téléphone composés. Cette liste commence par l'appel le plus récent et se termine par le plus ancien. Lorsque le nombre d'appels dans la liste atteint 10 appels et que vous passez un autre appel, ce dernier est ajouté au début de la liste et le dernier appel est supprimé. Si vous appelez un numéro qui figure déjà dans la liste, il n'apparaît pas une seconde fois. Il est uniquement déplacé de sa position précédente vers le haut de la liste. Pour rappeler un des dix derniers numéros composés 1 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager sur la barre des tâches ou dans le menu Appels. 2 Cliquez sur Liste de renumérotation. 3 Sélectionnez le numéro à rappeler. Rappel de vos correspondants Personal Call Manager répertorie les numéros de téléphone des dix dernières personnes qui vous ont appelé. La Liste des appelants affiche les appels auxquels vous avez répondu, mais également ceux qui sont restés sans réponse. Elle peut vous servir à rappeler vos correspondants. Les appels de la Liste des appelants sont numérotés de un à dix. Le premier appel de la liste est le plus récent. Le dixième appel est le plus ancien. Une fois la liste complète, le nouvel appel est ajouté au début et le dernier appel est supprimé. Si vous recevez un appel d'un numéro qui figure déjà dans la liste, il n'apparaît pas une seconde fois. Il est uniquement déplacé de sa position précédente vers le haut de la liste. Les numéros apparaissent dans la liste des appelants si : vous souscrivez à un service d'identification de l'appelant (IDAP) ou vous recevez un appel interne via Business Communications Manager. Pour rappeler un de vos correspondants 1 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 2 Sélectionnez Liste des appelants. 3 Sélectionnez le numéro de la personne à appeler. Appel à l'aide de la liste Numéros abrégés Pour pouvoir appeler un des numéros à partir de la liste Numéros abrégés, il doit d'abord figurer dans cette dernière. Pour obtenir davantage d'informations, reportez-vous à la section «Numéros abrégés» à la page 89. Pour appeler un des numéros abrégés à l'aide du carnet d'adresses 1 Cliquez sur l'icône Numéros abrégés dans l'arborescence du carnet d'adresses. Les numéros abrégés sont identifiés par une icône dans la partie du carnet d'adresses présentée sous forme de liste. 2 Faites glisser l'icône du contact à appeler dans la zone Appels. BCM Personal Call Manager

40 40 Personal Call Manager Pour appeler un des numéros abrégés à l'aide de la palette des tâches Personal Call Manager ou du menu Appels 1 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 2 Sélectionnez Numéros abrégés. 3 Cliquez sur l'icône de la personne à appeler. Réponse à un appel Identification d'un appel Personal Call Manager vous prévient lors de tout appel entrant. Lorsqu'une personne vous appelle, la boîte de dialogue Vous avez un nouvel appel apparaît et l'icône Sonnerie est affichée dans la zone Appels, le menu Personal Call Manager de la palette des tâches et le menu Appels. Si vous souscrivez à un service d'identification de l'appelant ou si vous recevez un appel interne via Business Communications Manager, le nom ou le numéro de l'appelant apparaît sous l'icône et dans la boîte de dialogue Vous avez un nouvel appel. Identification de l'appelant Lors de l'émission ou de la réception d'un appel, une icône apparaît dans la zone et le menu Appels, ainsi que dans le menu Personal Call Manager de la palette des tâches. Un libellé est ajouté à l'icône afin d'identifier l'appelant. Ce libellé dépend de divers facteurs. Si vous souscrivez à un service d'identification d'appel, Personal Call Manager compare le numéro de l'appel reçu avec les numéros stockés dans le carnet d'adresses. Si une correspondance est trouvée, le nom associé au numéro est indiqué sous l'icône Appel actif. Dans le cas contraire, le nom renvoyé par le service d'identification de l'appelant apparaît. En outre, si aucun nom n'a pu être renvoyé par le service d'identification de l'appelant, seul le numéro de téléphone est affiché. Si aucune information sur l'appelant n'est disponible ou si vous n'avez pas souscrit à ce service, l'icône porte le libellé Inconnu. Les appels internes portent le nom du contact enregistré dans le carnet d'adresses. Si l'appelant n'y figure pas, le nom du poste Business Communications Manager apparaît. Affichage de l'appelant via la palette des tâches Lorsque vous cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la barre des tâches, l'appel en cours est affiché en haut du menu. Si vous souscrivez à un service d'identification de l'appelant ou si vous recevez un appel interne via Business Communications Manager, le nom ou le numéro de l'appelant apparaît en regard de l'icône. Pour exécuter une opération sur l'un des appels en cours, sélectionnez le nom ou le numéro de l'appelant. Un menu apparaît alors. N

41 Personal Call Manager 41 Réponse à un appel à l'aide de la boîte de dialogue Vous avez un nouvel appel Lorsque vous recevez un appel, Personal Call Manager affiche la boîte de dialogue Vous avez un nouvel appel. Si vous souscrivez à un service d'identification de l'appelant, les informations le concernant sont affichées dans la boîte de dialogue Vous avez un nouvel appel. Tableau 1 Description de la boîte de dialogue Vous avez un nouvel appel : Champ Description De Si l'appelant est l'un des contacts de votre carnet d'adresses, le nom et le numéro de téléphone que vous lui avez affectés dans votre carnet d'adresses apparaissent dans cette zone. Si l'appelant ne fait pas partie de vos contacts, le nom et/ou le numéro de téléphone fourni par le service d'identification de l'appelant apparaît dans cette zone. Type Brève description de la façon dont l'appel a été acheminé vers votre poste. Le type peut être : Appel direct : l'appelant a numéroté votre numéro de téléphone ou votre extension. Renvoi automatique sur occupation : l'appelant a été renvoyé sur votre poste après avoir appelé un poste occupé. Renvoi automatique sur non réponse : l'appelant a été renvoyé sur votre poste après avoir appelé un poste auquel personne n'a répondu. Renvoi sans condition : l'appelant a été renvoyé sur votre poste à partir d'un poste dont tous les appels sont renvoyés vers le vôtre. Prise d'appel d'un autre poste : vous avez utilisé la fonction Prise d'appel pour répondre à cette appel. Récupération comme appel mis en garde : vous avez utilisé un code de récupération d'appel mis en garde pour répondre à cet appel. Réacheminement vers ce poste : l'appelant a été renvoyé sur votre poste à partir d'un autre poste. Transfert : l'appelant a été transféré sur votre poste à partir d'un autre poste. Aide-mémoire : l'appelant a été retransféré sur votre poste. Inconnu : les informations d'identification de l'appelant sont inconnues et ne peuvent être affichées. Indisponible : les informations d'identification de l'appelant ne sont pas disponibles et ne peuvent être affichées. Service Si l'appelant est l'un des contacts de votre carnet d'adresses, le nom du service que vous lui avez affecté dans votre carnet d'adresses apparaît dans cette zone. Si l'appelant n'est pas l'un de vos contacts, cette zone est vide. Société Si l'appelant est l'un des contacts de votre carnet d'adresses, le nom de société que vous lui avez affecté dans votre carnet d'adresses apparaît dans cette zone. Si l'appelant n'est pas l'un de vos contacts, cette zone est vide. BCM Personal Call Manager

42 42 Personal Call Manager De même, si l'appelant est l'un des contacts de votre carnet d'adresses et que vous lui avez affecté une photo ou un message vocal, une petite photo apparaît dans la zone et vous entendez un message vocal. Pour obtenir davantage d'informations sur l'ajout de contacts au carnet d'adresses, reportez-vous à la section «Ajout d'un nouveau contact au carnet d'adresses» à la page 63. Pour répondre à un appel à l'aide de la boîte de dialogue Vous avez un nouvel appel 1 Cliquez sur Répondre. Remarque : Le bouton Annuler agit sur la boîte de dialogue Vous avez un nouvel appel, mais pas sur l'appel. Si vous cliquez sur Annuler, la boîte de dialogue Vous avez un nouvel appel est fermée, mais votre poste continue de sonner. Pour répondre à l'appel depuis la fenêtre 1 Double-cliquez sur l'icône Sonnerie. L'appel est pris en charge et l'icône Appel actif apparaît à la place de l'icône Sonnerie. ou 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Sonnerie dans la zone Appels. 3 Cliquez sur Répondre. Réponse à un appel à l'aide de la palette des tâches ou du menu Appels 1 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 2 Sélectionnez le libellé de l'appel. 3 Cliquez sur Répondre. Accès à l'onglet Remarques Après avoir répondu à l'appel, vous pouvez afficher l'onglet Remarques de la boîte de dialogue Propriétés de l'adresse. Cet onglet vous permet d'enregistrer certaines informations concernant vos contacts, telles que les commandes récentes, les lieux de réunion, etc. Pour obtenir des instructions sur l'ajout d'informations dans l'onglet Remarques, reportez-vous à la section «Remarques» à la page 69. Affichage de l'onglet Remarques 1 Cliquez sur l'icône de l'appelant. 2 Cliquez sur. ou 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'appelant. 2 Depuis le menu contextuel, sélectionnez Propriétés. N

43 Personal Call Manager 43 Mise en attente d'un appel Lorsqu'un appel est mis en attente, l'icône Appel en attente remplace l'icône Appel actif. Pour obtenir davantage d'informations sur les icônes, reportez-vous aux sections «Menu Personal Call Manager de la palette des tâches» à la page 18 et «Icônes Appels en cours» à la page 23. Mise en attente d'un appel à l'aide de la fenêtre principale 1 Passez un appel ou répondez à l'appel entrant. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'appel dans la zone Appels. 3 Cliquez sur Mettre en attente. Mise en attente d'un appel à l'aide de la palette des tâches ou du menu Appels 1 Passez un appel ou répondez à l'appel entrant. 2 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 3 Sélectionnez l'appel que vous souhaitez mettre en attente. 4 Cliquez sur Mettre en attente. Pour répondre à un appel à l'aide de la fenêtre 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'appel dans la zone Appels. 2 Cliquez sur Reprendre. Pour répondre à un appel en attente à l'aide de la palette des tâches ou du menu Appels 1 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 2 Sélectionnez l'appelant avec lequel vous souhaitez discuter. 3 Cliquez sur Reprendre. BCM Personal Call Manager

44 44 Personal Call Manager Appels multiples Personal Call Manager peut contrôler plusieurs appels simultanément. Le nombre maximum d'appels pouvant être pris en charge correspond au nombre maximal de lignes disponibles. Tous les appels connectés apparaissent dans le menu Personal Call Manager de la palette des tâches et dans le menu Appels, ainsi que dans la fenêtre de l'application. Bien qu'il soit possible de contrôler simultanément plusieurs appels, seul un appel à la fois peut être actif, sauf lors d'une conférence. Dans le cas d'une conférence, vous pouvez avoir deux appels actifs. Lorsque vous récupérez un appel en attente, l'appel actuellement actif est automatiquement mis en attente. Pour basculer d'un appel en attente à un autre, il vous suffit de répondre à l'appelant auquel vous souhaitez parler. Permutation d'appel à l'aide de la fenêtre principale Les appels actuellement connectés apparaissent dans la zone Appels. L'appel en cours est associé à l'icône Appel actif et le reste des appels à l'icône Appel en attente. Pour basculer sur un autre appel 1 Double-cliquez sur l'icône de l'appelant avec lequel vous souhaitez parler. ou 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'appelant avec lequel vous souhaitez parler. 3 Cliquez sur Reprendre. Permutation d'appel à l'aide du menu de la palette des tâches et du menu Appels Dans le menu Personal Call Manager de la palette des tâches et le menu Appels, les appels actuellement connectés apparaissent en haut. L'appel en cours est associé à l'icône Appel actif et le reste des appels à l'icône Appel en attente. Pour basculer sur un autre appel 1 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 2 Sélectionnez l'appelant avec lequel vous souhaitez discuter. 3 Cliquez sur Reprendre. L'appelant que vous sélectionnez devient actif et l'autre appelant est mis en attente. N

45 Personal Call Manager 45 Transfert d'un appel Personal Call Manager permet de transférer un appel vers un autre téléphone. Ce transfert peut être ou non précédé d'une annonce. Avec une annonce, vous appelez la personne vers qui vous souhaitez effectuer le transfert avant de procéder. Ceci permet de lui indiquer le nom de l'appelant et le motif de son appel. Vous pouvez utiliser le bouton droit de la souris et les icônes de la fenêtre pour transférer un appel ou vous pouvez utiliser le clavier et les icônes. Remarque : le transfert vers un numéro extérieur n'est pas pris en charge. Transfert d'un appel sans annonce Lors d'un transfert d'appel sans annonce, vous ne vérifiez pas si la personne est disponible pour répondre à l'appel. Ce transfert est également appelé transfert sans accusé de réception. Transfert d'un appel à l'aide de la fenêtre 1 Passez un appel ou répondez à l'appel entrant. 2 Faites glisser l'icône de l'appel vers l'icône d'un autre appel dans la zone Appels ou vers l'icône d'un contact du carnet d'adresses. Si vous transférez l'appel vers un contact du carnet d'adresses, celui-ci doit apparaître dans la zone du carnet d'adresses présentée sous forme de liste. Pour obtenir davantage d'informations, reportez-vous à la section «Recherche d'un contact dans le carnet d'adresses» à la page 70. Pour transférer un appel à l'aide du bouton droit de la souris 1 Passez un appel ou répondez à l'appel entrant. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône dans la zone Appels. 3 Sélectionnez Transférer. Un menu des appels en cours apparaît. 4 Cliquez sur l'un des appels. L'appel est transféré vers la personne sélectionnée. 5 Si la personne à qui vous souhaitez transférer l'appel n'apparaît pas dans la liste des appels en cours, répétez les étapes 4 et 5. BCM Personal Call Manager

46 46 Personal Call Manager 6 Cliquez sur Autre. La boîte de dialogue Transfert apparaît. 7 Saisissez le numéro de téléphone de la personne vers qui vous souhaitez transférer l'appel et cliquez sur le bouton Transférer. L'appel est transféré vers le numéro saisi. Remarque : lorsque la recherche rapide est activée, Personal Call Manager compare le numéro de téléphone saisi aux contacts enregistrés dans le carnet d'adresses. Les occurrences correspondant aux numéros saisis apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Cliquez sur le contact souhaité, puis sur le bouton Transférer.. Remarque : Si vous souhaitez appeler un contact du carnet d'adresses et que vous vous souvenez uniquement de son nom, saisissez-le. Remarque : si la recherche rapide est activée, tous les contacts correspondant au nom saisi apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Cliquez sur le contact souhaité, puis sur le bouton Transférer. N

47 Personal Call Manager 47 Remarque : Si la Recherche normale est activée, vous devez saisir le nom, puis cliquer sur le bouton Rechercher maintenant. Les occurrences correspondant au nom saisi apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Cliquez sur le contact souhaité, puis sur le bouton Transférer. Remarque : Pour obtenir des informations sur les fonctions de recherche, reportez-vous à la section «Modification des préférences de recherche» à la page 91. Pour transférer un appel à l'aide de la palette des tâches ou du menu Appels 1 Passez un appel ou répondez à l'appel entrant. 2 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 3 Sélectionnez Transférer. Un menu des appels en cours apparaît. 4 Cliquez sur l'un des appels. L'appel est transféré vers la personne sélectionnée. 5 Si la personne à qui vous souhaitez parler n'apparaît pas dans la liste des appels en cours, répétez les étapes 4 et 5. 6 Cliquez sur Autre. La boîte de dialogue Transfert apparaît. 7 Saisissez le numéro de téléphone de la personne à qui vous souhaitez parler et cliquez sur Transférer. L'appel est transféré vers le numéro saisi. Remarque : lorsque la recherche rapide est activée, Personal Call Manager compare le numéro de téléphone saisi aux contacts enregistrés dans le carnet d'adresses. Les occurrences correspondant aux numéros saisis apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Cliquez sur le contact souhaité, puis sur Transférer. Remarque : Si vous souhaitez appeler un contact du carnet d'adresses et que vous vous souvenez uniquement de son nom, saisissez-le. Remarque : si la recherche rapide est activée, tous les contacts correspondant au nom saisi apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Cliquez sur le contact souhaité, puis sur le bouton Transférer. BCM Personal Call Manager

48 48 Personal Call Manager Remarque : Si la Recherche normale est activée, vous devez saisir le nom, puis cliquer sur le bouton Rechercher maintenant. Les occurrences correspondant au nom saisi apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Cliquez sur le contact souhaité, puis sur le bouton Transférer. Remarque : Pour obtenir des informations sur les fonctions de recherche, reportez-vous à la section «Modification des préférences de recherche» à la page 91. Transfert d'un appel à l'aide du clavier Vous pouvez transférer un appel à l'aide du clavier et des icônes de la fenêtre principale. 1 Passez un appel ou répondez à l'appel entrant. 2 Cliquez sur l'icône de la zone Appels. 3 Appuyez sur la touche F4. La boîte de dialogue Transfert apparaît. 4 Entrez le numéro de téléphone de la personne à qui vous souhaitez parler et cliquez sur Transférer. L'appel est transféré vers le numéro saisi. Remarque : lorsque la recherche rapide est activée, Personal Call Manager compare le numéro de téléphone saisi aux contacts enregistrés dans le carnet d'adresses. Les occurrences correspondant aux numéros saisis apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Cliquez sur le contact souhaité, puis sur Transférer. Remarque : Si vous souhaitez appeler un contact du carnet d'adresses et que vous vous souvenez uniquement de son nom, saisissez-le. Remarque : si la recherche rapide est activée, tous les contacts correspondant au nom saisi apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Cliquez sur le contact souhaité, puis sur le bouton Transférer. Remarque : Si la Recherche normale est activée, vous devez saisir le nom, puis cliquer sur le bouton Rechercher maintenant. Les occurrences correspondant au nom saisi apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Cliquez sur le contact souhaité, puis sur le bouton Transférer. Remarque : Pour obtenir des informations sur les fonctions de recherche, reportez-vous à la section «Modification des préférences de recherche» à la page 91. N

49 Personal Call Manager 49 Transfert d'un appel avec annonce Lorsque vous transférez un appel avec une annonce, vous appelez la personne vers qui vous souhaitez effectuer le transfert avant de procéder. Vous pouvez ainsi vérifier que cette personne est disponible et lui fournir quelques indications sur l'appel. Transfert d'un appel avec annonce à l'aide de la fenêtre principale 1 Passez un appel ou répondez à l'appel entrant. 2 Mettez cet appel en ATTENTE. 3 Appelez la personne vers laquelle vous transférez l'appel. 4 Communiquez-lui toute information pertinente sur l'appel. 5 Faites glisser l'icône de l'appel en cours de transfert vers l'icône Appel Actif. Transfert d'un appel avec annonce à l'aide du bouton droit de la souris 1 Passez un appel ou répondez à l'appel entrant. 2 Mettez cet appel en ATTENTE. 3 Appelez la personne vers laquelle vous transférez l'appel. 4 Communiquez-lui toute information pertinente sur l'appel. 5 Dans la zone Appels, cliquez sur l'icône avec le bouton droit de la souris, puis pointez sur Transférer. Un menu des appels en cours apparaît. 6 Cliquez sur l'icône de la personne dont vous transférez l'appel. Transfert d'un appel avec annonce à l'aide de la palette des tâches ou du menu Appels 1 Passez un appel ou répondez à l'appel entrant. 2 Mettez cet appel en ATTENTE. 3 Appelez la personne vers laquelle vous transférez l'appel. 4 Communiquez-lui toute information pertinente. 5 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 6 Sélectionnez l'élément de menu Transférer. Un menu des appels en cours apparaît. 7 Cliquez sur l'icône de la personne dont vous transférez l'appel (le premier appel passé ou auquel vous avez répondu). BCM Personal Call Manager

50 50 Personal Call Manager Conférences téléphoniques Lors d'un appel conférence, vous vous connectez avec au moins deux autres appelant à un seul appel. Si vous utilisez un BCM50, un appel conférence ne peut comprendre que vous-même et deux autres appelants. Avec un BCM 4.0, par contre, vous pouvez inclure davantage d'appelants. Organisation d'une conférence Pour créer une conférence, vous devez disposer d'au moins deux lignes disponibles, une par participant. Il peut s'agir de lignes externes ou internes. Création d'une conférence à l'aide de la zone Conférence 1 Passez les communications ou répondez aux appels à relier en conférence. 2 Faites glisser l'icône du premier appel de la zone Appels vers la fenêtre Conférence. 3 Faites glisser l'icône du deuxième appel de la zone Appels vers la fenêtre Conférence. Les icônes des deux appels se transforment en icône Conférence. 4 Continuez à faire glisser les icônes pour les appels de la zone Appels à la zone Conférence jusqu'à ce que tous les participants à la conférence aient été ajoutés. Les deux premières icônes se transforment en icônes Conférence dans le panneau Conférence. Lorsque vous ajoutez un troisième appel ou plus à une conférence, toutes les icônes sont remplacées par une ligne unique portant la mention Conférence, suivie d'un numéro. Le numéro attribué à la ligne de conférence est généré par le système. Note: Si vous utilisez un BCM50, un appel conférence ne peut comprendre que vous-même et deux autres appelants. Avec un BCM 4.0, par contre, vous pouvez inclure davantage d'appelants. Création d'une conférence à l'aide de la zone Appels 1 Passez les communications ou répondez aux appels à relier en conférence. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône du premier appel que vous souhaitez connecter en appel conférence. 3 Sélectionnez Conférence dans le menu contextuel. 4 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône du deuxième appel à connecter à la conférence, puis cliquez sur Conférence. Les icônes des deux appels passent dans la zone Conférence et se transforment en icône Conférence. 5 Continuez à cliquer avec le bouton droit de la souris sur les icônes des appels que vous souhaitez connecter. 6 Cliquez sur Conférence jusqu'à ce que tous les appelants de la conférence soient ajoutés. N

51 Personal Call Manager 51 Les deux premières icônes se transforment en icônes Conférence dans le panneau Conférence. Lorsque vous ajoutez un troisième appel ou plus à une conférence, toutes les icônes sont remplacées par une ligne unique portant la mention Conférence, suivie d'un numéro. Le numéro attribué à la ligne de conférence est généré par le système. Note: Si vous utilisez un BCM50, un appel conférence ne peut comprendre que vous-même et deux autres appelants. Avec un BCM 4.0, par contre, vous pouvez inclure davantage d'appelants. Création d'une conférence à l'aide de la palette des tâches ou du menu Appels 1 Passez les communications ou répondez aux appels à relier en conférence. 2 Dans la palette des tâches, cliquez sur l'icône Personal Call Manager ou sélectionnez le menu Appels. 3 Sélectionnez le premier appel que vous souhaitez ajouter à la conférence. 4 Cliquez sur Conférence. 5 Dans la palette des tâches, cliquez sur l'icône Personal Call Manager ou sélectionnez le menu Appels. 6 Sélectionnez le deuxième appel que vous souhaitez ajouter à la conférence. 7 Cliquez sur Conférence. Les icônes des deux appels se transforment en icône Conférence. 8 Continuez à sélectionner les appels que vous souhaitez ajouter à la conférence. 9 Cliquez sur Conférence jusqu'à ce que tous les appelants de la conférence soient ajoutés. Chaque icône se transforme en icône Conférence une fois qu'elle est placée dans le panneau Conférence. Remarque : Si vous utilisez un BCM50, un appel conférence ne peut comprendre que vous-même et deux autres appelants. Avec un BCM 4.0, par contre, vous pouvez inclure davantage d'appelants. Mise en attente des conférences Lorsque vous mettez une conférence en attente, tous les appels le sont également. Aucun appelant ne peut vous parler, mais ils peuvent communiquer entre eux. Mise en attente des conférences à l'aide de la fenêtre principale 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des appels de la zone Conférence. 2 Cliquez sur Suspendre la conférence. Les appels sont mis en attente et les icônes sont modifiées en Conférence en attente. BCM Personal Call Manager

52 52 Personal Call Manager Mise en attente d'une conférence à l'aide de la palette des tâches ou du menu Appels 1 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sélectionnez le menu Appels. 2 Sélectionnez un des appels de la conférence. 3 Cliquez sur Suspendre la conférence. Les appels sont mis en attente et les icônes sont modifiées en Conférence en attente. Rétablissement d'une conférence Il existe deux méthodes pour rétablir une conférence. Rétablissement d'une conférence en attente à l'aide de la fenêtre principale 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des appels de la zone Conférence. 2 Cliquez sur Reprendre la conférence. Les appels en conférence deviennent actifs et les icônes sont modifiées en icônes Conférence. Rétablissement d'une conférence en attente à l'aide de la palette des tâches ou du menu Appels 1 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 2 Sélectionnez un des appels de la conférence. 3 Cliquez sur Reprendre la conférence. Les appels en conférence deviennent actifs et les icônes sont modifiées en icônes Conférence. Fractionnement d'une conférence Lorsque vous fractionnez une conférence, elle prend fin, mais les appels restent connectés. L'un des appels devient actif et l'autre est mis en attente. Remarque : Vous ne pouvez pas fractionner une conférence qui comprend plus de deux autres appelants en plus de vous. Vous devez déconnecter les appels supplémentaires de la conférence avant de fractionner une conférence à trois intervenants. N

53 Personal Call Manager 53 Fractionnement d'une conférence à l'aide de la fenêtre principale Remarque : Si la conférence comprend plus de trois intervenants (vous et deux autres appelants), les appelants supplémentaires de l'appel conférence doivent se déconnecter pour que vous puissiez fractionner l'appel conférence à trois appelants. Faites glisser l'une des icônes hors de la zone Conférence. L'appel dont l'icône a été déplacée de la zone Conférence devient actif et l'autre appel est mis en attente. Les icônes des deux appels passent dans la zone Appels. Fractionnement d'une conférence à l'aide des icônes de la fenêtre principale Remarque : Si la conférence comprend plus de trois intervenants (vous et deux autres appelants), les appelants supplémentaires de l'appel conférence doivent se déconnecter pour que vous puissiez fractionner l'appel conférence à trois appelants. 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les icônes de la zone Conférence. 2 Cliquez sur Fractionner la conférence. L'appel sélectionné devient actif et l'autre est mis en attente. Les icônes des deux appels passent dans la zone Appels. Fractionnement d'une conférence à l'aide de la palette des tâches ou du menu Appels Remarque : Si la conférence comprend plus de trois intervenants (vous et deux autres appelants), les appelants supplémentaires de l'appel conférence doivent se déconnecter pour que vous puissiez fractionner l'appel conférence à trois appelants. 1 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 2 Sélectionnez l'icône d'un des appelants dans la conférence. 3 Cliquez sur Fractionner la conférence. L'appel sélectionné devient actif et l'autre est mis en attente. Interruption d'une conférence Lorsque vous vous déconnectez d'une conférence, les appelants toujours connectés peuvent communiquer entre eux en utilisant au moins deux de vos lignes téléphoniques. Même si vous vous êtes déconnecté de la conférence, celle-ci ne se termine pas tant que le dernier appelant interne ne s'est pas déconnecté de la conférence. Pour mettre fin à une conférence à trois intervenants et déconnecter les deux appelants, fractionnez la conférence, puis mettez fin à chacun des appels. BCM Personal Call Manager

54 54 Personal Call Manager Interruption d'une conférence à l'aide du bouton Libérer 1 Cliquez sur l'icône de l'un des appels en conférence de la zone Conférence. 2 Dans la zone Conférence, cliquez sur. Interruption d'une conférence à l'aide de la fenêtre principale 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les icônes de la zone Conférence. 2 Cliquez sur Interrompre la conférence. La conférence se termine. Interruption d'une conférence à l'aide du clavier 1 Cliquez sur l'une des icônes de la zone Conférence. 2 Appuyez sur la touche Suppr de votre clavier. La conférence se termine. Remarque : Lorsque vous mettez fin à un appel à l'aide du clavier, veillez à bien cliquer sur l'une des icônes de la zone Conférence avant d'appuyer sur la touche Suppr. Sinon, vous risquez de supprimer un contact du carnet d'adresses. Pour récupérer un contact supprimé par inadvertance, sélectionnez Annuler dans le menu Édition. Interruption d'une conférence à l'aide de la palette des tâches ou du menu Appels 1 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 2 Sélecionnez l'icône d'un des appels dans la conférence. 3 Cliquez sur Interrompre la conférence. La conférence se termine. N

55 Personal Call Manager 55 Fin d'un appel Interruption d'un appel à l'aide du bouton Libérer 1 Cliquez sur l'icône de l'appel dans la zone Appels. Remarque : si la zone Appels comporte une seule icône, il est inutile de la sélectionner. 2 Dans la zone Appels, cliquez sur. Interruption d'un appel à l'aide de la fenêtre principale 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'appel dans la zone Appels. 2 Cliquez sur Libérer. Interruption d'un appel à l'aide de la palette des tâches ou du menu Appels 1 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 2 Sélectionnez l'appel que vous souhaitez déconnecter. 3 Cliquez sur Libérer. Interruption d'un appel à l'aide du clavier Pour ce faire, la fenêtre Personal Call Manager doit être visible. 1 Cliquez sur l'icône de l'appel dans la zone Appels. 2 Appuyez sur la touche Suppr de votre clavier. Remarque : Lorsque vous mettez fin à un appel à l'aide du clavier, veillez à bien cliquer sur l'icône de la zone Appels avant d'appuyer sur la touche Suppr. Sinon, vous risquez de supprimer un contact du carnet d'adresses. Pour récupérer un contact supprimé par inadvertance, sélectionnez Annuler dans le menu Édition. Fonctions d'appel Personal Call Manager vous permet d'accéder aisément à deux fonctions communes appelées : Ne pas déranger et Renvoi d'appel. BCM Personal Call Manager

56 56 Personal Call Manager Ne pas déranger (NPD) Lorsque la fonction NPD est activée, le téléphone ne sonne pas, mais l'indicateur de ligne clignote. Dans Personal Call Manager, la boîte de dialogue Vous avez un nouvel appel apparaît et l'icône de l'appel s'affiche dans la zone Appels. Vous pouvez activer ou désactiver la fonction Ne pas déranger (NPD) à partir du menu Appels ou de l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches. Pour activer ou désactiver la fonction NPD 1 Cliquez sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches ou sur le menu Appels. 2 Cliquez sur NPD. Lorsque la fonction NPD est activée : l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches est barrée ; une coche apparaît en regard de la commande NPD dans le menu Appels et le menu Personal Call Manager de la palette des tâches. NPD apparaît dans la barre d'état. Renvoi d'appel Pour effectuer un renvoi d'appel 1 Cliquez sur le menu Outils. 2 Cliquez sur Renvoi. La boîte de dialogue Renvoi apparaît. N

57 Personal Call Manager 57 3 Saisissez le numéro de téléphone vers lequel vous souhaitez effectuer un renvoi d'appel de votre téléphone. 4 Cliquez sur Renvoyer. Le numéro vers lequel votre téléphone est renvoyé apparaît dans la «Barre d'état». Remarque : Lorsque la recherche rapide est activée, Personal Call Manager compare le numéro de téléphone saisi aux contacts enregistrés dans le carnet d'adresses. Les occurrences correspondant aux numéros saisis apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Cliquez sur le contact souhaité, puis sur Renvoyer. Remarque : Si vous souhaitez effectuer un renvoi d'appel de votre téléphone vers un contact du carnet d'adresses et que vous ne vous souvenez que de son nom, saisissez-le. Remarque : si la recherche rapide est activée, tous les contacts correspondant au nom saisi apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Cliquez sur le contact souhaité, puis sur Renvoyer. Remarque : Si la Recherche normale est activée, vous devez saisir le nom, puis cliquer sur le bouton Rechercher maintenant. Les occurrences correspondant au nom saisi apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Cliquez sur le contact souhaité, puis sur Renvoyer. Remarque : Pour obtenir des informations sur les fonctions de recherche, reportez-vous à la section «Modification des préférences de recherche» à la page 91. Remarque : le renvoi de votre téléphone vers un numéro extérieur n'est pas pris en charge. Fenêtre Journal des appels Le journal des appels est divisé en deux parties : les appels entrants et les appels sortants. Le journal des appels entrants affiche tous les appels reçus par votre téléphone. Le journal des appels sortants affiche tous les appels passés à partir de votre téléphone. Les appels placés ou reçus pendant que Personal Call Manager n'est pas actif ne s'affichent pas. Le journal des appels affiche le nom et le numéro de l'appelant, s'ils sont disponibles. Le journal des appels indique également la date et l'heure auxquelles l'appel a été placé, ainsi que la longueur de l'appel. BCM Personal Call Manager

58 58 Personal Call Manager Visualisation du journal des appels 1 Cliquez sur. ou 1 Cliquez sur le menu Outils. 2 Cliquez sur Afficher la fenêtre de consignation d'appel. La fenêtre Journal des appels affiche les appels entrants ou les appels sortants. Visualisation des appels entrants 1 Cliquez sur dans la barre d'outils. ou 1 Cliquez sur le menu Affichage. 2 Cliquez sur Journal des appels entrants. Visualisation des appels sortants 1 Cliquez sur. ou 1 Cliquez sur le menu Affichage. 2 Cliquez sur Journal des appels sortants. N

59 Personal Call Manager 59 Mise à jour du journal des appels Pour mettre à jour le journal des appels Si vous passez un appel ou répondez à un appel entrant alors que le journal des appels est ouvert, celui-ci n'est pas actualisé. Pour mettre à jour le journal des appels : 1 Cliquez sur. ou 1 Cliquez sur le menu Affichage. 2 Cliquez sur Rafraîchir. Tri du journal des appels Vous pouvez trier le journal des appels par nom, numéro de téléphone, durée ou date et heure. Pour trier le Journal d'appels par : nom de l'appelant, cliquez sur Nom. numéro de téléphone de l'appelant, cliquez sur Téléphone. durée de l'appel, cliquez sur Durée. heure d'émission ou de réception de l'appel, cliquez sur Date et heure. Émission d'un appel à partir du journal Vous pouvez appeler tous les numéros enregistrés dans le journal des appels entrants ou sortants. Émission d'un appel depuis le journal des appels 1 Cliquez sur le numéro à appeler. 2 Cliquez sur. ou 1 Cliquez sur le numéro à appeler. 2 Cliquez sur le menu Édition. 3 Cliquez sur Renuméroter. Remarque : La ressource appelée appropriée doit être affectée en tant que ligne TAPI pour que vous puissiez effectuer un appel à partir du Journal des appels. Par exemple, la ligne TAPI ne peut pas être une ligne d'intercommunication, si vous souhaitez effectuer un appel vers un numéro externe. BCM Personal Call Manager

60 60 Personal Call Manager Impression des informations du journal des appels Vous pouvez imprimer les informations du journal pour tout appel consigné. Impression des informations du journal des appels 1 Cliquez sur l'appel dont vous souhaitez imprimer les informations. Remarque : Vous pouvez sélectionner plusieurs appels à imprimer en maintenant la touche Ctrl ou Maj enfoncée tout en cliquant sur les appels. 2 Cliquez sur. ou 1 Cliquez sur le menu Édition. 2 Click Imprimer. Suppression des appels du journal Pour supprimer un appel depuis le journal des appels 1 Sélectionnez l'appel à supprimer. 2 Cliquez sur. ou 1 Cliquez sur le menu Édition. 2 Cliquez sur Supprimer. Fermeture de la fenêtre Journal des appels Pour fermer la fenêtre Journal des appels 1 Cliquez sur le menu Fichier. 2 Cliquez sur Quitter. Vous pouvez également fermer la fenêtre Journal des appels en cliquant sur le bouton Fermer la fenêtre dans l'angle supérieur droit de la fenêtre. N

61 Personal Call Manager 61 Carnet d'adresses Le carnet d'adresses est la partie de l'application Personal Call Manager dans laquelle sont stockés les numéros de téléphone et les adresses de vos contacts personnels et professionnels. Chaque entrée est désignée sous le terme de contact. Il s'agit généralement d'un numéro de téléphone d'une personne ou d'une société, mais également de tout numéro que vous souhaitez conserver dans Personal Call Manager. Arborescence du carnet d'adresses Lorsque vous visualisez le carnet d'adresses, la partie gauche de la fenêtre correspond à l'arborescence. Cette structure présente l'organisation des dossiers. Elle vous permet également de sélectionner le dossier que vous souhaitez consulter. Un exemple d'arborescence vous est présenté ci-dessous. Les contacts sont répertoriés dans deux zones principales : Numéros abrégées : les contacts ajoutés à cette section Numéros abrégées apparaissent dans le menu Appels et dans le menu Personal Call Manager de la palette des tâches. Vous pouvez ajouter des contacts aux Numéros abrégés, mais pas de dossiers. Mes contacts : les contacts ajoutés à cette section Mes contacts n'apparaissent pas dans le menu Appels ni dans le menu Personal Call Manager de la palette des tâches, mais vous pouvez y accéder aisément via le carnet d'adresses. Il est possible d'y ajouter des contacts et des dossiers. Les dossiers ajoutés permettent d'organiser les contacts. En les regroupant par petits groupes similaires, vous pouvez ainsi visualiser et rechercher vos contacts plus facilement. Vous pouvez facilement afficher l'arborescence de vos dossiers. Cliquez sur une case «+» pour développer le dossier et afficher son contenu. Cliquez sur une case «-» pour fermer le dossier et cacher son contenu. Pour ouvrir ou fermer un dossier, double-cliquez dessus. Lorsqu'un dossier est ouvert, son contenu apparaît dans la partie du carnet d'adresses présentée sous forme de liste. BCM Personal Call Manager

62 62 Personal Call Manager Liste du carnet d'adresses À droite s'affiche la vue sous forme de liste du carnet d'adresses. Elle présente les contacts et les dossiers stockés dans le dossier sélectionné dans l'arborescence. Cette liste peut être visualisée sous quatre formats différents : grandes icônes, petites icônes, liste et détails. Affichage du carnet d'adresses sous forme de grandes icônes Sous cette forme, chaque contact apparaît avec son nom placé au-dessous de l'icône. Pour afficher le carnet d'adresses sous forme de grandes icônes 1 Cliquez sur. ou 1 Cliquez sur le menu Affichage. 2 Cliquez sur Grande icône. Affichage du carnet d'adresses sous forme de petites icônes Sous cette forme, les contacts sont disposés horizontalement avec le nom de chaque contact à droite de l'icône. Pour afficher le carnet d'adresses sous forme de petites icônes 1 Cliquez sur. ou 1 Cliquez sur le menu Affichage. 2 Cliquez sur Petite icône. Affichage du carnet d'adresses sous forme de liste Sous cette forme, les contacts sont disposés verticalement avec le nom de chaque contact à droite de l'icône. Pour afficher les contacts sous forme de liste 1 Cliquez sur. ou 1 Cliquez sur le menu Affichage. 2 Cliquez sur Liste. N

63 Personal Call Manager 63 Affichage du carnet d'adresses sous forme détaillée Sous cette forme, le nom, le prénom, les numéros de téléphone, les adresses électroniques et le type d'adresse électronique apparaissent pour chaque contact. Pour afficher les détails du carnet d'adresses 1 Cliquez sur. ou 1 Cliquez sur le menu Affichage. 2 Cliquez sur Détails. Contacts Un contact correspond à une entrée du carnet d'adresses. Il peut s'agir d'une personne, d'une société, d'un numéro ou d'une adresse à sauvegarder dans Personal Call Manager. Ajout d'un nouveau contact au carnet d'adresses Vous pouvez ajouter des contacts au carnet d'adresses à l'aide de la boîte de dialogue Propriétés de l'adresse. Pour ajouter un contact à l'aide de la barre d'outils 1 Cliquez sur. La boîte de dialogue Propriétés de l'adresse apparaît. 2 Saisissez l'adresse du contact. Pour obtenir une description des champs de l'adresse, reportez-vous à la section «Boîte de dialogue Propriétés de l'adresse» à la page Cliquez sur OK. Le contact est ajouté au dossier affiché dans la liste du carnet d'adresses. Remarque : si un contact identique existe déjà dans le carnet d'adresses, un message apparaît vous demandant si vous souhaitez créer un doublon. Dans ce cas, utilisez la méthode décrite à la section «Copie d'un contact» à la page 75. Pour ajouter un contact à l'aide du bouton droit de la souris 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une partie vide de la liste du carnet d'adresses. 2 Sélectionnez Contact dans le menu Nouveau. La boîte de dialogue Propriétés de l'adresse apparaît. BCM Personal Call Manager

64 64 Personal Call Manager 3 Saisissez l'adresse du contact. Pour obtenir une description des champs de l'adresse, reportez-vous à la section «Boîte de dialogue Propriétés de l'adresse» à la page Cliquez sur OK. Le contact est ajouté au dossier affiché dans la liste du carnet d'adresses. Remarque : si un contact identique existe déjà dans le carnet d'adresses, un message apparaît vous demandant si vous souhaitez créer un doublon. Dans ce cas, utilisez la méthode décrite à la section «Copie d'un contact» à la page 75. Pour ajouter un contact à l'aide de la barre de menus 1 Cliquez sur le menu Fichier. 2 Sélectionnez Nouveau. 3 Cliquez sur Contact. La boîte de dialogue Propriétés de l'adresse apparaît. 4 Saisissez l'adresse du contact. Pour obtenir une description des champs de l'adresse, reportez-vous à la section «Boîte de dialogue Propriétés de l'adresse» à la page Cliquez sur OK. Le contact est ajouté au dossier affiché dans la liste du carnet d'adresses. Remarque : si un contact identique existe déjà dans le carnet d'adresses, un message apparaît vous demandant si vous souhaitez créer un doublon. Dans ce cas, utilisez la méthode décrite à la section «Copie d'un contact» à la page 75. Boîte de dialogue Propriétés de l'adresse La boîte de dialogue Propriétés de l'adresse comporte quatre onglets qui ont chacun leur utilité. Bureau : Saisissez le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du contact. Adresse électronique : Saisissez l'adresse électronique et le type de messagerie. Paramètres : Saisissez le numéro de téléphone par défaut. Remarque : Saisissez toutes autres informations relatives au contact. N

65 Personal Call Manager 65 Bureau L'onglet Bureau vous permet de saisir le nom, l'adresse et le numéro de téléphone d'un contact. La première information à saisir est le nom du contact. Il est divisé en deux parties : le prénom et le nom. Vous devez impérativement saisir ces données pour pouvoir ajouter un contact au carnet d'adresses. Le nom sert de libellé pour le contact du carnet d'adresses. Le prénom sert de libellé dans la zone Appels lorsque vous êtes en ligne avec le contact. Lors d'une recherche de contact, ces deux éléments peuvent servir de critères. Une fois le nom saisi, vous pouvez poursuivre avec l'adresse du contact. Il existe cinq zones différentes pour l'adresse : adresse, ville, département, code postal et pays. Une fois l'adresse saisie, vous pouvez poursuivre avec le titre, la société, le service, le bureau et l'assistant du contact. Les dernières informations nécessaires sont les numéros de téléphone du contact. La zone Numéro de téléphone est une liste déroulante qui vous permet d'entrer quatre numéros de téléphone différents : le numéro du bureau, du domicile, du mobile et de télécopie. Vous pouvez composer les numéros du bureau, du domicile ou du mobile à partir de la palette des tâches ou de la fenêtre Personal Call Manager. BCM Personal Call Manager

66 66 Personal Call Manager Adresse électronique L'onglet Adresse électronique présente deux cases : Adresse électronique et Type de messagerie. Adresse électronique indique l'emplacement du compte de messagerie électronique du contact. Type de messagerie précise le type de messagerie utilisé par le contact. N

67 Personal Call Manager 67 Paramètres L'onglet Paramètres vous permet de sélectionner la numérotation par défaut utilisée pour appeler le contact, ainsi que la photo affichée et l'annonce vocale diffusée lorsque ce contact vous appelle. Pour le numéro à composer par défaut, choisissez Bureau, Domicile ou Mobile. Les paramètres spécifiés définissent le numéro utilisé automatiquement pour ce contact précis. Les autres contacts ne sont pas affectés par les paramètres par défaut de ce contact. Vous pouvez décider de ne pas tenir compte de ces paramètres lorsque vous passez un appel. Pour ce faire, sélectionnez un autre numéro défini pour ce contact dans le carnet d'adresses. Vous pouvez sélectionner une annonce vocale qui sera diffusée lorsque vous recevrez un appel de ce contact. Cette annonce vous permet d'identifier l'appelant sans avoir à effectuer un contrôle sur l'écran de l'ordinateur ou l'afficheur du téléphone. Pour ajouter ou modifier l'annonce vocale de ce contact 1 Enregistrez l'annonce réservée aux appels de ce contact, puis sauvegardez-la au format.wav. Le message correspond généralement au nom du contact, mais il peut s'agir de tout autre fichier.wav. Remarque : vous pouvez enregistrer l'annonce à l'aide de l'accessoire Magnétophone de Windows 95 ou de toute autre application d'édition audio. 2 Cliquez sur en regard du champ Chemin d'accès à l'annonce vocale. 3 Ouvrez le dossier dans lequel le fichier de l'annonce est enregistré. BCM Personal Call Manager

68 68 Personal Call Manager 4 Double-cliquez sur le fichier à utiliser. Si vous ne souhaitez plus d'annonce vocale pour ce contact, vous pouvez la supprimer. Pour supprimer l'annonce vocale : Cliquez sur en regard du champ Chemin d'accès à l'annonce vocale. L'annonce n'est plus associée à ce contact. Remarque : Le fichier.wav que vous avez supprimé pour ce contact est toujours présent sur le disque dur de l'ordinateur et peut être réutilisé ultérieurement. Vous pouvez sélectionner un fichier image à afficher dans la boîte de dialogue Vous avez un nouvel appel lorsque ce contact vous appelle. Cette photo vous permet d'identifier votre contact de façon visuelle. Il s'agit généralement d'une photographie du contact, mais vous pouvez également utiliser n'importe quelle image qui vous rappelle le contact. Remarque : vous devez utiliser un fichier bitmap (*.bmp) 16 couleurs ou 256 couleurs comme image représentant le contact. Pour ajouter ou modifier le fichier bitmap 1 Créez ou recherchez l'illustration à afficher lors d'un appel de ce contact. Vous pouvez créer ce fichier avec une application graphique compatible avec le format.bmp. 2 Cliquez sur en regard du champ Chemin d'accès au fichier image. 3 Ouvrez le dossier dans lequel le fichier est enregistré. 4 Double-cliquez sur le fichier à utiliser. Si vous ne souhaitez plus que Personal Call Manager affiche une illustration lorsque ce contact appelle, vous pouvez la supprimer. Pour supprimer le fichier bitmap Cliquez sur en regard du champ Chemin d'accès au fichier image. L'illustration n'est plus associée au contact. Remarque : Le fichier.bmp que vous avez supprimé pour ce contact est toujours présent sur le disque dur de l'ordinateur et peut être réutilisé ultérieurement. N

69 Personal Call Manager 69 Remarques Cet onglet vous permet d'enregistrer des informations diverses sur le contact. Vous pouvez saisir des dates importantes, enregistrer des commandes, les lieux de réunion ou toute information auxquels vous souhaitez accéder lorsque vous appelez le contact. Ajout d'un appelant au carnet d'adresses Lorsque vous recevez un appel, vous pouvez ajouter cet appelant à votre carnet d'adresses. Vous devez ouvrir la fenêtre Personal Call Manager avant d'ajouter un appelant. Pour ajouter un appelant 1 Cliquez sur l'icône de l'appelant dans la zone Appels. 2 Cliquez sur. Une boîte de dialogue vous demandant si vous souhaitez créer un contact apparaît. 3 Cliquez sur Oui. La boîte de dialogue Propriétés de l'adresse apparaît. BCM Personal Call Manager

70 70 Personal Call Manager 4 Saisissez l'adresse du contact. Pour obtenir une description des champs de l'adresse, reportez-vous à la section «Boîte de dialogue Propriétés de l'adresse» à la page Cliquez sur OK. Le contact est ajouté au dossier affiché dans la liste du carnet d'adresses. Remarque : Si vous souscrivez au service d'identification de l'appelant, le numéro de téléphone et le nom, s'ils sont disponibles, sont automatiquement saisis dans la boîte de dialogue. Recherche d'un contact dans le carnet d'adresses Le carnet d'adresses est doté d'une fonction de recherche qui vous aide à retrouver un contact. Cette recherche peut s'effectuer sur le nom ou le numéro de téléphone du contact. Cette fonction existe sous deux modes : Recherche normale et Recherche rapide. En mode Recherche normale, saisissez les caractères à trouver, puis cliquez sur Rechercher maintenant. Personal Call Manager recherche le contact dans le carnet d'adresses. En mode Recherche rapide, Personal Call Manager recherche parmi les contacts dès la saisie du premier caractère. Pour changer de mode de recherche, reportez-vous à la section «Modification des préférences de recherche» à la page 91. N

71 Personal Call Manager 71 Recherche normale Pour rechercher un contact 1 Cliquez sur le menu Outils. 2 Cliquez sur Rechercher une personne. ou Cliquez sur. La boîte de dialogue Rechercher apparaît. 3 Saisissez le nom ou le numéro de téléphone du contact recherché. 4 Cliquez sur Rechercher maintenant. Une liste des contacts correspondant au nom ou au numéro saisi apparaît dans la boîte de dialogue Rechercher. 5 Cliquez sur le nom du contact souhaité. 6 Cliquez sur OK. Le dossier contenant le contact s'ouvre et le contact sélectionné apparaît en surbrillance. BCM Personal Call Manager

72 72 Personal Call Manager Recherche rapide Pour rechercher un contact 1 Cliquez sur le menu Outils. 2 Cliquez sur Rechercher une personne. ou Cliquez sur. La boîte de dialogue Rechercher apparaît. 3 Saisissez le premier caractère du nom ou du numéro de téléphone du contact recherché. Personal Call Manager compare la lettre ou le numéro saisi aux contacts enregistrés dans le carnet d'adresses. Les contacts correspondant au caractère saisi apparaissent dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Rechercher. S'il existe plusieurs contacts commençant par ce caractère, saisissez le caractère suivant du nom ou du numéro de téléphone. Personal Call Manager affiche alors uniquement les contacts correspondant à ces deux caractères. 4 Poursuivez la saisie des caractères pour rechercher le contact dans la boîte de dialogue Rechercher. 5 Cliquez sur le nom du contact souhaité. 6 Cliquez sur OK. Le dossier contenant le contact s'ouvre et le contact sélectionné apparaît en surbrillance. N

73 Personal Call Manager 73 Saisie de noms ou de numéros Si vous ne connaissez qu'une partie du nom ou du numéro de téléphone du contact à rechercher, vous pouvez saisir les lettres ou les chiffres connus et la recherche s'effectue sur tous les contacts répondant aux informations saisies. Si vous connaissez le début du nom ou du numéro, saisissez simplement cette partie, puis cliquez sur Rechercher maintenant. Personal Call Manager recherche alors tous les contacts commençant par les lettres ou les chiffres entrés. Si vous vous souvenez uniquement du prénom, saisissez une virgule suivie du prénom du contact. Par exemple, si vous recherchez un contact prénommé Tom, saisissez «,Tom». Tous les contacts dont le prénom est Tom apparaissent. Si vous ne vous rappelez pas du début du nom ou du numéro, utilisez des caractères génériques en début de nom ou de numéro. Deux types de caractères génériques peuvent être utilisés : Le point d'interrogation (?) remplace un caractère isolé. L'astérisque (*) remplace tout caractère précédant les caractères saisis. Par exemple, les noms suivants figurent dans le carnet d'adresses : Charlon Joubeau Maussion Sourice Saint-Sauveur Simonet Grandet Si vous saisissez un «S», les noms trouvés sont Sourice, Saint-Sauveur et Simonet. Si vous saisissez «Sim», le seul nom trouvé est Simonet. Si vous saisissez «?a», les noms trouvés sont Maussion et Saint-Sauveur. Si vous saisissez «??a», les noms trouvés sont Charlon et Grandet. Si vous saisissez «*a», les noms trouvés sont Charlon, Maussion, Saint-Sauveur, JoubeauetGrandet. Remarque : vous pouvez également utiliser la virgule (,) comme caractère spécial. Elle ajoute une pause entre les numéros composés. Modification des propriétés d'un contact Les informations associées à un contact peuvent être modifiées chaque fois que cela s'avère nécessaire, par exemple, en raison d'un déménagement ou d'un changement de numéro de téléphone. Pour modifier les propriétés d'un contact à l'aide du bouton droit de la souris 1 Recherchez le contact dans le carnet d'adresses. Vous pouvez le faire manuellement ou lancer la fonction de recherche de Personal Call Manager. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact. BCM Personal Call Manager

74 74 Personal Call Manager 3 Cliquez sur Propriétés. La boîte de dialogue Propriétés de l'adresse apparaît. 4 Cliquez sur l'onglet correspondant aux informations à modifier et effectuez vos corrections. La section «Ajout d'un nouveau contact au carnet d'adresses» à la page 63 présente les informations qui peuvent être saisies. Pour modifier les propriétés d'un contact à l'aide de la barre d'outils 1 Recherchez le contact dans le carnet d'adresses. Vous pouvez le faire manuellement ou lancer la fonction de recherche de Personal Call Manager. 2 Sélectionnez le contact. 3 Cliquez sur. La boîte de dialogue Propriétés de l'adresse apparaît. 4 Accédez à l'onglet correspondant aux informations à modifier et effectuez vos corrections. La section «Ajout d'un nouveau contact au carnet d'adresses» à la page 63 présente les informations qui peuvent être saisies. N

75 Personal Call Manager 75 Pour modifier les propriétés d'un contact à l'aide de la barre de menus 1 Recherchez le contact dans le carnet d'adresses. Vous pouvez le faire manuellement ou lancer la fonction de recherche de Personal Call Manager. 2 Sélectionnez le contact. 3 Cliquez sur le menu Fichier. 4 Cliquez sur Propriétés. La boîte de dialogue Propriétés de l'adresse apparaît. 5 Cliquez sur l'onglet contenant les informations à modifier et effectuez vos corrections. La section «Ajout d'un nouveau contact au carnet d'adresses» à la page 63 présente les informations qui peuvent être saisies. Organisation du carnet d'adresses Lorsque vous ajoutez des contacts au carnet d'adresses, répartissez-les en groupes logiques. Vos recherches ultérieures sur les contacts s'en trouveront simplifiées. Regroupez les contacts en ajoutant des dossiers au carnet d'adresses et déplacez les contacts dans les dossiers correspondants. Vous pouvez, par exemple, ajouter un dossier Personnel et un dossier Bureau. Tous vos contacts professionnels seront stockés dans le dossier Bureau et tous vos contacts personnels dans l'autre. Pour obtenir davantage d'informations, reportez-vous à la section «Création d'un dossier dans le carnet d'adresses» à la page 81. Copie d'un contact Lorsque vous copiez un contact, vous créez un contact dans le carnet d'adresses à partir du contact d'origine. Personal Call Manager vous propose deux méthodes pour copier un contact : une copie via un lien et une copie via un modèle. Avec la méthode de copie via un lien, toutes les informations sur le contact sont copiées. Avec la méthode de copie via un modèle, toutes les informations sur le contact, sauf le nom, sont copiées. Pour ces deux méthodes, le contact d'origine reste dans le dossier d'origine. BCM Personal Call Manager

76 76 Personal Call Manager Choix de la méthode à utiliser La méthode à utiliser dépend de ce que vous souhaitez faire. Consultez le tableau suivant pour déterminer votre choix. Tableau 2 Méthodes de copie Informations copiées Modifications associées Objectif Exemple Copie via un lien Le nouveau contact contient exactement les mêmes informations que le contact d'origine. Oui. Lorsque vous modifiez l'une des propriétés du contact, Personal Call Manager met automatiquement à jour le contact d'origine, ainsi que toutes les copies du contact. Une copie via un lien vous permet d'obtenir des copies identiques d'un seul contact dans plusieurs dossiers. Cette option facilite la recherche et le classement du contact. Vous connaissez un commercial qui fait partie de votre équipe de football. Placez le contact d'origine dans votre dossier Bureau et effectuez une copie via un lien dans votre dossier Personnel. Vous pouvez alors retrouver les informations sur ce contact en effectuant une recherche sur «commerciaux» ou sur «joueurs de football». Si le numéro de téléphone de cette personne change, il vous suffit de modifier une des copies pour mettre à jour les deux. Copie via un modèle Le nouveau contact présente un nom différent du contact d'origine. Les autres informations sur le contact sont identiques. Non. Lorsque vous modifiez l'une des propriétés du contact, les autres copies restent inchangées. Une copie via un modèle vous permet de créer un contact similaire, mais non identique, au contact existant. Une nouvelle personne rejoint une entreprise pour laquelle vous avez déjà un contact. L'adresse et le numéro de téléphone du nouveau contact sont identiques à ceux du contact existant, mais le nom est différent. Pour créer un contact pour cette nouvelle personne, faites une copie du contact existant et modifiez le nom. Pour obtenir davantage d'informations sur la copie d'un contact via un lien, reportez-vous à la section «Copie d'un contact à l'aide de la méthode de copie via un lien» à la page 76. Pour obtenir davantage d'informations sur la copie d'un contact via un modèle, reportez-vous à la section «Copie d'un contact à l'aide de la méthode via un modèle» à la page 77. Copie d'un contact à l'aide de la méthode de copie via un lien Utilisez cette méthode lorsque vous souhaitez que la copie soit liée au contact d'origine. Pour obtenir davantage d'informations sur ces deux méthodes de copie, reportez-vous à la section «Choix de la méthode à utiliser» à la page 76. Pour copier un contact à l'aide de la fonction glisser-déplacer, il doit être visible dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste et le dossier dans lequel vous allez le copier doit apparaître dans l'arborescence. Pour copier un contact à l'aide de la fonction glisser-déplacer 1 Appuyez sur la touche Ctrl du clavier et maintenez-la enfoncée. 2 Déplacez le contact à copier en le faisant glisser vers le nouveau dossier. N

77 Personal Call Manager 77 Pour copier un contact à l'aide de la barre d'outils 1 Cliquez sur le contact à copier. 2 Cliquez sur. 3 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez copier le contact. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 4 Cliquez sur. Le contact est copié dans le nouveau dossier. Pour copier un contact à l'aide du bouton droit de la souris 1 Cliquez sur le contact à copier avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Copier. 2 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez copier le contact. Le contenu du dossier apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 3 Cliquez sur une zone vide du dossier avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Coller. Le contact est copié dans le nouveau dossier. Pour copier un contact à l'aide de la barre de menus 1 Cliquez sur le contact à copier. 2 Choisissez Copier dans le menu Édition. 3 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez copier le contact. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 4 Choisissez Coller dans le menu Édition. Le contact est copié dans le nouveau dossier. Copie d'un contact à l'aide de la méthode via un modèle Cette méthode vous permet de créer un contact à partir d'un contact existant. Toutes les informations relatives au contact, à l'exception de son nom, sont copiées vers le nouveau contact. Cette fonction vous permet d'ajouter rapidement des contacts similaires aux contacts existants. Pour obtenir davantage d'informations sur ces deux méthodes de copie, reportez-vous à la section «Choix de la méthode à utiliser» à la page 76. BCM Personal Call Manager

78 78 Personal Call Manager Pour copier un contact à l'aide du bouton droit de la souris 1 Cliquez sur le contact à copier avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Copier. 2 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez copier le contact. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 3 Cliquez sur l'un des contacts du dossier avec le bouton droit de la souris. Le contact sélectionné n'est pas concerné par la procédure de collage. 4 Cliquez sur Collage spécial. Vous êtes invité à saisir un nom. 5 Saisissez le nom du contact, puis cliquez sur OK. Une fois le contact copié dans le dossier, vous pouvez ouvrir ses propriétés et les modifier. Pour copier un contact à l'aide de la barre de menus 1 Cliquez sur le contact à copier. 2 Choisissez Copier dans le menu Édition. 3 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez copier le contact. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 4 Choisissez Collage spécial dans le menu Édition. Vous êtes invité à saisir un nom. 5 Saisissez le nom du contact, puis cliquez sur OK. Une fois le contact copié dans le dossier, vous pouvez ouvrir ses propriétés et les modifier. Déplacement d'un contact Les contacts peuvent être déplacés d'un dossier à un autre en vue de faciliter l'organisation du carnet d'adresses. Lorsque vous déplacez un contact, il ne reste pas dans le dossier d'origine. Pour déplacer un contact à l'aide de la fonction glisser-déplacer, il doit être visible dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste et le dossier dans lequel vous allez le déplacer doit apparaître dans l'arborescence. Pour déplacer un contact à l'aide de la fonction glisser-déplacer Déplacez le contact à copier en le faisant glisser vers le nouveau dossier. N

79 Personal Call Manager 79 Pour déplacer un contact à l'aide de la barre d'outils 1 Cliquez sur le contact à déplacer. 2 Cliquez sur. L'icône du contact s'estompe. 3 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer le contact. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 4 Cliquez sur. Le contact est déplacé dans le nouveau dossier. Pour déplacer un contact à l'aide du bouton droit de la souris 1 Cliquez sur le contact à déplacer avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Couper. L'icône du contact s'estompe. 2 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer le contact. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 3 Cliquez sur une zone vide du dossier avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Coller. Le contact est déplacé dans le nouveau dossier. Pour déplacer un contact à l'aide de la barre de menus 1 Cliquez sur le contact à déplacer. 2 Choisissez Couper dans le menu Édition. L'icône du contact s'estompe. 3 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer le contact. Le contenu du dossier apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 4 Choisissez Coller dans le menu Édition. Le contact est déplacé dans le nouveau dossier. Remarque : après utilisation de la commande Couper (signalée par une icône estompée), vous devez sélectionner la commande Coller pour déplacer le contact. Si vous utilisez d'abord les commandes Couper ou Copier avant de coller votre contact, il demeure dans le dossier d'origine et n'est pas déplacé. BCM Personal Call Manager

80 80 Personal Call Manager Suppression d'un contact Pour supprimer un contact à l'aide du bouton droit de la souris 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact que vous souhaitez supprimer. 2 Cliquez sur Supprimer. Pour supprimer un contact à l'aide de la barre de menus 1 Cliquez sur le contact à supprimer. 2 Cliquez sur le menu Édition. 3 Cliquez sur Supprimer. Pour supprimer un contact à l'aide du clavier 1 Cliquez sur le contact à supprimer. 2 Appuyez sur la touche Suppr. Impression des contacts Il existe deux formats d'impression des informations sur les contacts enregistrés dans votre carnet d'adresses. Vous pouvez imprimer une liste des contacts ou des informations détaillées. Impression d'une liste de contacts Lorsque vous imprimez une liste de contacts, le nom, la société et les numéros de téléphone enregistrés dans le carnet d'adresses sont imprimés. Vous pouvez lancer une impression pour un ou plusieurs contacts. Remarque : Lors de l'impression d'une liste de contacts, définissez l'orientation de la page sur «paysage». Pour imprimer une liste de contacts 1 Cliquez sur les contacts souhaités. Remarque : appuyez sur les touches Ctrl ou Maj pour sélectionner plusieurs contacts. 2 Cliquez sur Imprimer la liste des contacts dans le menu Fichier. ou Cliquez sur. 3 Cliquez sur OK. N

81 Personal Call Manager 81 Pour imprimer une liste de tous les contacts d'un dossier 1 Cliquez sur le ou les dossier(s) contenant les contacts à imprimer. Remarque : appuyez sur les touches Ctrl ou Maj pour sélectionner plusieurs dossiers. 2 Choisissez Imprimer la liste des contacts dans le menu Fichier. ou Cliquez sur. 3 Cliquez sur OK. Impression des détails du contact Avec cette option, toutes les informations enregistrées dans le carnet d'adresses concernant le contact sélectionné sont imprimées. Vous pouvez imprimer les informations relatives à un ou à plusieurs contacts. Pour imprimer les détails d'un ou de plusieurs contacts 1 Cliquez sur le ou les contact(s) souhaité(s). Remarque : appuyez sur les touches Ctrl ou Maj pour sélectionner plusieurs contacts. 2 Cliquez sur Imprimer les détails du contact dans le menu Fichier. Dossiers Les dossiers peuvent être ajoutés uniquement à la section Mes contacts et aux dossiers qu'elle contient. La section Numéros abrégés n'accepte aucun dossier. Pour obtenir davantage d'informations, reportez-vous à la section «Numéros abrégés» à la page 89. Création d'un dossier dans le carnet d'adresses Pour créer un dossier à l'aide du bouton droit de la souris 1 Cliquez sur un dossier de l'arborescence du carnet d'adresses. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. Le nouveau dossier est ajouté à ce dossier. 2 Cliquez sur une zone vide de la fenêtre présentée sous forme de liste avec le bouton droit de la souris. 3 Choisissez Dossier dans le menu Nouveau. La boîte de dialogue Création d'un dossier apparaît. BCM Personal Call Manager

82 82 Personal Call Manager 4 Saisissez le nom du nouveau dossier, puis cliquez sur OK. Le nouveau dossier est ajouté au dossier sélectionné. Lorsque vous nommez le nouveau dossier, ne choisissez pas un nom qui existe déjà dans le dossier sélectionné. Pour créer un dossier à l'aide de la barre d'outils 1 Cliquez sur un dossier de l'arborescence du carnet d'adresses. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. Le nouveau dossier est ajouté à ce dossier. 2 Cliquez sur. La boîte de dialogue Création d'un dossier apparaît. 3 Saisissez le nom du nouveau dossier, puis cliquez sur OK. Le nouveau dossier est ajouté au dossier sélectionné. Lorsque vous nommez le nouveau dossier, ne choisissez pas un nom qui existe déjà dans le dossier sélectionné. Pour créer un dossier à l'aide de la barre de menus 1 Cliquez sur un dossier de l'arborescence du carnet d'adresses. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. Le nouveau dossier est ajouté à ce dossier. 2 Cliquez sur le menu Fichier, sélectionnez Nouveau, puis cliquez sur Dossier. La boîte de dialogue Création d'un dossier apparaît. 3 Saisissez le nom du nouveau dossier, puis cliquez sur OK. Le nouveau dossier est ajouté au dossier sélectionné. Lorsque vous nommez le nouveau dossier, ne choisissez pas un nom qui existe déjà dans le dossier sélectionné. Copie d'un dossier Lors de la copie d'un dossier, tout son contenu (sous-dossiers et contacts) est copié dans le nouveau dossier. Pour copier un dossier à l'aide de la fonction glisser-déplacer, il doit être visible dans la vue sous forme de liste et le dossier dans lequel vous allez le déplacer doit apparaître dans l'arborescence. N

83 Personal Call Manager 83 Pour copier un dossier 1 Appuyez sur la touche Ctrl du clavier et maintenez-la enfoncée. 2 Faites glisser le dossier à copier vers le dossier de destination. Le bouton droit de la souris peut être utilisé uniquement si le dossier se trouve dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. Pour copier un dossier à l'aide du bouton droit de la souris 1 Cliquez sur le dossier à copier avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Copier. 2 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez copier ce dossier. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 3 Cliquez sur une zone vide de la liste avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Coller. Pour copier un dossier à l'aide de la barre d'outils 1 Cliquez sur le dossier à copier. 2 Cliquez sur. 3 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez copier ce dossier. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 4 Cliquez sur. Pour copier un dossier à l'aide de la barre de menus 1 Cliquez sur le dossier à copier. 2 Choisissez Copier dans le menu Édition. 3 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez copier ce dossier. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 4 Choisissez Coller dans le menu Édition. Déplacement d'un dossier Les dossiers peuvent être déplacés d'un sous-dossier vers un autre. Lorsque vous déplacez un dossier, vous déplacez également tout son contenu. Pour déplacer un dossier à l'aide de la fonction glisser-déplacer, il doit être visible dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste et le dossier dans lequel vous allez le déplacer doit apparaître dans l'arborescence. BCM Personal Call Manager

84 84 Personal Call Manager Pour déplacer un dossier 1 Faites glisser le dossier à copier vers le dossier de destination. Pour déplacer un dossier à l'aide de la barre d'outils 1 Cliquez sur le dossier à déplacer. 2 Cliquez sur. 3 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez copier ce dossier. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 4 Cliquez sur. Le bouton droit de la souris peut être utilisé uniquement si le dossier se trouve dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. Pour déplacer un dossier à l'aide du bouton droit de la souris 1 Cliquez sur le dossier à déplacer avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Couper. 2 Ouvrez le dossier de destination. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 3 Cliquez sur une zone vide du dossier avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Coller. Pour déplacer un dossier à l'aide de la barre de menus 1 Cliquez sur le dossier à déplacer. 2 Sélectionnez le menu Édition et cliquez sur Couper. 3 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez copier ce dossier. Son contenu apparaît dans la partie de la fenêtre présentée sous forme de liste. 4 Sélectionnez le menu Édition et cliquez sur Coller. N

85 Personal Call Manager 85 Attribution d'un nouveau nom à un dossier Pour modifier le nom d'un dossier à l'aide du bouton droit de la souris 1 Cliquez sur le dossier à renommer avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Propriétés. La boîte de dialogue Propriété du dossier apparaît. 2 Saisissez le nouveau nom du dossier, puis cliquez sur OK. Pour modifier le nom d'un dossier à l'aide de la barre d'outils 1 Cliquez sur le dossier à renommer. 2 Cliquez sur. La boîte de dialogue Propriété du dossier apparaît. 3 Saisissez le nouveau nom du dossier, puis cliquez sur OK. Pour modifier le nom d'un dossier à l'aide de la barre de menus 1 Cliquez sur le dossier à renommer. 2 Sélectionnez le menu Fichier. 3 Cliquez sur Propriétés. La boîte de dialogue Propriété du dossier apparaît. 4 Saisissez le nouveau nom du dossier, puis cliquez sur OK. Suppression d'un dossier Lorsque vous supprimez un dossier, tout son contenu l'est également. Pour supprimer un dossier à l'aide du bouton droit de la souris 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier à supprimer. 2 Cliquez sur Supprimer. 3 Cliquez sur OK pour confirmer la suppression du dossier et de son contenu. BCM Personal Call Manager

86 86 Personal Call Manager Pour supprimer un dossier à l'aide de la barre de menus 1 Cliquez sur le dossier à supprimer. 2 Sélectionnez le menu Édition. 3 Cliquez sur Supprimer. 4 Cliquez sur OK pour confirmer la suppression du dossier et de son contenu. Importation de contacts Si vous disposez d'une liste de contacts dans une autre application, vous pouvez la sauvegarder dans un fichier texte, puis l'importer dans Personal Call Manager. Pour importer des adresses 1 Ouvrez l'application contenant votre liste de contacts existante et sauvegardez-la sous un format de fichier texte délimité par des virgules. Notez l'ordre des champs du fichier existant. Remarque : consultez la documentation de votre application pour obtenir des instructions sur ce type de sauvegarde. 2 Ouvrez la fenêtre Personal Call Manager. N

87 Personal Call Manager 87 3 Cliquez sur Importer l'adresse dans le menu Fichier. La boîte de dialogue Importation d'adresse d'un fichier texte apparaît. 4 Cliquez sur pour choisir le fichier à importer. La boîte de dialogue Ouvrir apparaît. 5 Accédez au dossier contenant le fichier à importer. 6 Double-cliquez sur ce fichier. La boîte de dialogue Importation d'adresse d'un fichier texte apparaît, mentionnant le nom du fichier et son chemin d'accès dans le champ Fichier texte source. 7 Cliquez sur la liste déroulante des champs d'information (par exemple, Nom), puis cliquez sur le texte correspondant au champ d'information (par exemple, le nom du contact). 8 Répétez l'étape 7 pour chacun des champs d'informations. Choisissez Aucune si le fichier importé ne comporte pas un champ donné. 9 Cliquez sur Importer. Les contacts du fichier texte sont ajoutés à votre carnet d'adresses. Vous pouvez désormais déplacer les nouveaux contacts vers leurs propres dossiers. BCM Personal Call Manager

88 88 Personal Call Manager Exportation de contacts Vous pouvez sauvegarder tous les contacts de votre carnet d'adresses dans un fichier texte délimité par des virgules. Ce fichier peut ensuite être utilisé dans d'autres applications. Vous pouvez, par exemple, ajouter vos contacts à une base de données client ou utiliser ces données pour établir une liste de publipostage. Pour exporter des contacts 1 Cliquez sur Exporter l'adresse dans le menu Fichier. La boîte de dialogue Exportation d'adresse dans un fichier texte apparaît. 2 Cliquez sur pour saisir le nom du fichier texte. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. 3 Déplacez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier texte. 4 Saisissez le nom du fichier dans la zone Nom de fichier. 5 Cliquez sur Enregistrer. La boîte de dialogue Exportation d'adresse dans un fichier texte apparaît, mentionnant le nom du fichier et son chemin d'accès dans le champ Fichier texte cible. 6 Depuis le liste déroulante Champ 1, sélectionnez les informations que vous souhaitez voir apparaître dans le premier champ ou dans le fichier texte (par exemple, Nom). N

89 Personal Call Manager 89 7 Répétez l'étape 6 jusqu'à ce que tous les champs affichent les informations souhaitées. Pour les champs dans lesquels vous ne souhaitez pas voir s'afficher d'informations, cliquez sur Aucune. Remarque : un seul type d'information par champ s'affiche. 8 Cliquez sur Exporter. Tous les contacts du carnet d'adresses sont sauvegardés dans un fichier texte délimité par des virgules. Numéros abrégés Le carnet d'adresses est divisé en deux sections principales : Mes contacts et Numéros abrégés. La section Mes contacts enregistre vos contacts. La section Numéros abrégés sert à enregistrer les contacts fréquemment appelés ou auxquels vous avez besoin d'accéder rapidement. Les contacts que vous ajoutez à la section Numéros abrégés sont automatiquement ajoutés au menu Numéros abrégés. Le menu Numéros abrégés est accessible à partir du menu Appels ou du menu Personal Call Manager de la palette des tâches. Ajout de numéros abrégés Pour ajouter un numéro abrégé, ajoutez le contact dans la section Numéros abrégés du carnet d'adresses. Toutes les méthodes décrites précédemment pour ajouter un contact s'appliquent à un numéro abrégé. Affichage des informations sur Personal Call Manager La fenêtre À propos de Personal Call Manager présente le numéro de version de votre logiciel Personal Call Manager. Pour accéder à la fenêtre À propos de Personal Call Manager 1 Cliquez sur le menu Aide. 2 Cliquez sur À propos de PCM. ou Cliquez sur. BCM Personal Call Manager

90 90 Personal Call Manager Synchronisation avec le téléphone Les opérations de contrôle classiques peuvent être exécutées à partir du téléphone ou de Personal Call Manager. Pour mettre fin à un appel, vous pouvez, par exemple, appuyer sur la touche Lib. (Libération) du téléphone ou cliquer sur Libérer dans l'application Personal Call Manager. Les applications de programmation utilisées pour personnaliser votre téléphone ne sont pas synchronisées. Par exemple, les numéros abrégés que vous programmez sur le téléphone ne sont pas automatiquement copiés dans Personal Call Manager. Accès à l'aide Accès à l'aide contextuelle Vous pouvez accéder à l'aide contextuelle en appuyant sur F1. Les informations relatives à la fenêtre, la boîte de dialogue ou l'élément de menu actif s'affichent alors. Ouverture de l'écran d'aide L'aide est accessible via la barre de menus. Pour accéder à la fenêtre d'aide 1 Sélectionnez le menu Aide. 2 Cliquez sur Rubriques d'aide. La fenêtre d'aide principale vous permet d'accéder à des conseils d'utilisation. L'onglet Sommaire vous permet de visualiser les rubriques d'aide. Pour afficher une de ces rubriques, double-cliquez dessus. L'onglet Index vous permet de visualiser une liste des rubriques d'aide triées par ordre alphabétique. Ces rubriques sont plus détaillées que celles présentées dans l'onglet Sommaire. Pour afficher une rubrique, cliquez sur cette rubrique. L'onglet Recherche vous permet de saisir la rubrique ou le terme recherché. Cette fonction lance une recherche sur l'ensemble des informations et affiche celles qui correspondent à la rubrique ou au terme spécifié. Accès à l'astuce du jour La fenêtre Astuce du jour affiche des informations pertinentes sur l'utilisation de Personal Call Manager. Pour afficher la fenêtre Astuce du jour 1 Sélectionnez le menu Aide. 2 Cliquez sur Astuce du jour. N

91 Personal Call Manager 91 Désactivation de l'astuce du jour La fenêtre Astuce du jour apparaît au démarrage de Personal Call Manager. Pour désactiver l'astuce du jour 1 Sélectionnez le menu Aide. 2 Cliquez sur Astuce du jour. 3 Décochez la case Astuces du jour au démarrage. Lorsque cette case est décochée, la fenêtre Astuce du jour n'apparaît pas au démarrage de Personal Call Manager. Pour activer l'astuce du jour 1 Cliquez sur Astuce du jour dans le menu?. 2 Cochez la case Astuces du jour au démarrage. Lorsque cette case est cochée, la fenêtre Astuce du jour apparaît au démarrage de Personal Call Manager. Préférences Personal Call Manager Les préférences Personal Call Manager définissent les recherches dans le carnet d'adresses, l'aspect de Personal Call Manager au démarrage et le mode d'utilisation des règles de numérotation. Modification des préférences de recherche La fonction de recherche fonctionne en mode de Recherche normale et Recherche rapide. En mode Recherche normale, saisissez les caractères à trouver, puis cliquez sur Rechercher maintenant. Personal Call Manager recherche le contact dans le carnet d'adresses. En Recherche rapide, Personal Call Manager démarre la recherche parmi les contacts, dès la saisie du premier caractère. Remarque : si vous avez l'intention d'utiliser le mode Recherche rapide, équipez-vous au minimum d'un processeur Pentium. Si le processeur est plus lent, la recherche risque d'être plus lente. BCM Personal Call Manager

92 92 Personal Call Manager Pour modifier le mode de recherche à partir de la barre de menus 1 Cliquez sur Options dans le menu Outils. La boîte de dialogue Options apparaît. 2 Sélectionnez l'option de recherche à utiliser. Pour modifier le mode de recherche à partir de la palette des tâches 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches. 2 Cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options apparaît. 3 Sélectionnez l'option de recherche à utiliser. N

93 Personal Call Manager 93 Modification de l'option de démarrage Cette option détermine si au démarrage de Personal Call Manager, la fenêtre est ouverte ou réduite à une icône. Pour modifier l'option de démarrage à partir de la barre de menus 1 Sélectionnez le menu Outils. 2 Cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options apparaît. 3 Sélectionnez l'option de démarrage à utiliser. Pour modifier l'option de démarrage à partir de la palette des tâches 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches. 2 Cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options apparaît. 3 Sélectionnez l'option de démarrage à utiliser. BCM Personal Call Manager

94 94 Personal Call Manager Modification du paramétrage des règles de numérotation Ce paramétrage établit si les propriétés saisies dans la boîte de dialogue Propriétés de la numérotation sont appliquées. Cette fonction est activée par défaut. Lorsque le paramétrage des règles de numérotation est activé, Personal Call Manager applique les propriétés de la numérotation, telles que le code régional et le code d'accès à une ligne extérieure pour passer un appel. Dans le cas contraire, Personal Call Manager n'applique pas les propriétés de la numérotation et vous devez saisir manuellement toute information supplémentaire, telle que le code d'accès à une ligne extérieure. Pour modifier le paramétrage des règles de numérotation à partir de la barre de menus 1 Sélectionnez le menu Outils. 2 Cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options apparaît. 3 Cochez la case Utiliser les règles définies dans les propriétés de numérotation pour modifier le paramétrage. Pour modifier les règles de numérotation à l'aide de la palette des tâches 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches. 2 Cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options apparaît. N

95 Personal Call Manager 95 3 Cochez la case Utiliser les règles définies dans les propriétés de numérotation pour modifier le paramétrage. Modification des options d'affichage de la fiche de l'appelant Lorsque les options d'affichage de la fiche de l'appelant sont activées, Personal Call Manager compare le numéro de téléphone aux entrées du carnet d'adresses. Si une occurrence est trouvée, l'onglet Remarques de la boîte de dialogue Propriétés de l'adresse apparaît et présente les informations relatives à cet appelant. Dans le cas contraire, une message apparaît et vous demande si vous souhaitez ajouter cet appelant au carnet d'adresses. Personal Call Manager réceptionne les numéros de téléphone entrants à condition que : vous ayez souscrit à un service d'identification de l'appelant (IDAP) ou vous receviez un appel interne via Business Communications Manager Pour modifier les options d'affichage de la fiche de l'appelant à l'aide de la barre de menus 1 Cliquez sur le menu Outils. 2 Cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options apparaît. 3 Cochez la case Afficher les remarques sur le contact lors de la prise d'appel pour modifier le paramétrage. BCM Personal Call Manager

96 96 Personal Call Manager Pour modifier les règles de numérotation à l'aide de la palette des tâches 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches. 2 Cliquez sur Options. La boîte de dialogue Options apparaît. 3 Cochez la case Afficher les remarques sur le contact lors de la prise d'appel pour modifier le paramétrage. Fermeture de l'application Personal Call Manager Vous pouvez quitter Personal Call Manager à partir de la palette des tâches ou de la fenêtre principale. Pour quitter Personal Call Manager à l'aide de la palette des tâches 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Personal Call Manager de la palette des tâches. 2 Cliquez sur Quitter. Pour quitter Personal Call Manager à partir de la fenêtre principale 1 Sélectionnez le menu Fichier. 2 Cliquez sur Quitter. Vous pouvez également quitter Personal Call Manager en cliquant sur le bouton de fermeture situé dans l'angle supérieur droit de la fenêtre Personal Call Manager. Suppression de Personal Call Manager Vous pouvez supprimer Personal Call Manager de votre ordinateur. Dans le cas de l'acquisition d'un nouvel ordinateur, vous pouvez installer Personal Call Manager sur le nouveau poste. Le programme de désinstallation garantit la suppression de tous les fichiers Personal Call Manager du disque dur de votre ordinateur. Remarque : Si vous déplacez Personal Call Manager sur un nouvel ordinateur, faites une copie du fichier PCMAddressBook.mdb avant de déplacer Personal Call Manager. (Utilisez Rechercher ou regardez dans le dossier Nortel.) Vous pouvez ensuite copier ce fichier sur le poste où Personal Call Manager est installé. Cette procédure permet de copier tous les contacts ajoutés au carnet d'adresses sur le nouvel ordinateur. N

97 Personal Call Manager 97 Pour supprimer le logiciel Personal Call Manager 1 Assurez-vous d'avoir bien quitté Personal Call Manager. 2 Cliquez sur le bouton Démarrer de Windows. 3 Pointez sur Paramètres. 4 Cliquez sur Panneau de configuration. 5 Double-cliquez sur l'icône Ajout/Suppression de programmes. 6 Cliquez sur Personal Call Manager. 7 Cliquez sur Ajouter/Supprimer. Tous les fichiers associés à Personal Call Manager sont supprimés du disque dur de votre ordinateur. BCM Personal Call Manager

98 98 Personal Call Manager N

99 99 Glossaire Arborescence Partie du carnet d'adresses permettant d'afficher l'organisation des dossiers utilisés pour stocker les contacts. Barre d'état Zone au bas de votre écran qui fournit des messages d'informations à propos de Personal Call Manager. Barre d'outils Cette barre d'outils comporte divers boutons permettant un accès aisé et rapide aux fonctions de Personal Call Manager. Barre de menus Élément de l'interface affichant les menus disponibles dans la fenêtre principale. Barre des tâches Zone en bas de l'écran de l'ordinateur qui contient l'icône de la barre des tâches Personal Call Manager utilisée pour agrandir la fenêtre Personal Call Manager ou l'afficher au premier plan. Business Communications Manager TSP Application permettant à Personal Call Manager d'accéder aux fonctions TAPI. Caractère générique Caractère spécifique utilisé pour remplacer une lettre ou un chiffre. Carnet d'adresses Partie de l'application Personal Call Manager dans laquelle sont stockés les numéros de téléphone et les adresses de vos contacts personnels et professionnels. Contact Icône Un contact correspond à une entrée du carnet d'adresses. Il peut s'agir d'une personne, d'une société, d'un numéro ou d'une adresse à sauvegarder dans Personal Call Manager. Symbole graphique utilisé pour représenter un objet (par exemple, un contact ou un appel) ou une tâche (par exemple, la numérotation manuelle) dans Personal Call Manager. Identification d'appel (IDAP) Service proposé par votre opérateur téléphonique qui vous permet de visualiser le numéro de téléphone de l'appelant et, dans certains cas, son nom. Si vous souscrivez à ce service, Personal Call Manager affiche alors le nom ou le numéro de l'appelant sur l'écran de votre ordinateur. BCM Personal Call Manager

100 100 Glossaire Ligne TAPI Liste Ligne téléphonique utilisée par Personal Call Manager pour passer un appel. Partie du carnet d'adresses qui affiche les contacts et les éléments stockés dans le dossier sélectionné. Mains libres Fonction permettant de passer des appels sans avoir à décrocher le combiné. Ne pas déranger Fonction empêchant les appels de sonner sur votre poste. La boîte de dialogue Vous avez un nouvel appel apparaît cependant. Nom du poste Nom permettant d'identifier votre poste dans le système Business Communications Manager. Numéros abrégés Ensemble de numéros de téléphone accessibles à partir d'une commande de menu. Palette des tâches Zone en bas à droite de l'écran de l'ordinateur qui contient l'icône de palette des tâches Personal Call Manager utilisée pour effectuer les fonctions de contrôle d'appels les plus courantes. PC (Personal Computer) Ordinateur personnel compatible Windows, sur lequel est exécuté le logiciel Personal Call Manager. Propriétés de numérotation Fonction définissant votre situation géographique, ainsi que la séquence de numérotation requise pour appeler à partir de l'endroit où vous vous trouvez. Renvoi d'appel TAPI Fonction permettant de renvoyer vers un autre poste tous les appels arrivant sur votre poste. L'interface de programmation pour les applications de téléphonie est un ensemble d'outils de programmation qui permet à Personal Call Manager de communiquer avec le système téléphonique. N

101 Index 101 Index A À propos de, bouton 21 Acronymes 10 Adresse du contact 65 Adresse électronique 66 Affichage sous forme de liste 62 Aide Messages 23 Onglet Index 90 Onglet Rechercher 90 Onglet Sommaire 90 Ouverture 90 Appel Derniers appelants 39 Derniers appels 39 Fin 55 Numéro principal 36 Numéros abrégés 39 Passage d'un appel à l'autre 44 Rappel 39 Appel actif, icône 18, 23, 40 Appel en attente 33 Appel en attente, icône 18, 23, 43 Appels Affichage du nombre d'appels 18 Appels, durée 23 Arborescence 61 Assistance Accès 90 Onglet Index 90 Onglet Rechercher 90 Onglet Sommaire 90 Ouverture 90 B Barre d'état 20 Affichage 24 Barre d'outils 20 Affichage 21 Bouton À propos de 21 Bouton Coller 21 Bouton Copier 21 Bouton Couper 21 Bouton Déplacer vers le haut 21 Bouton Détails 21, 23 Bouton Grandes icônes 21, 23 Bouton Liste 21, 23 Bouton Numérotation manuelle 23 Bouton Petites icônes 21, 23 Bouton Rechercher une personne 21 Boutons 21 Nouveau contact 21 Nouveau dossier 21 Barre de menus 20 Boîte de dialogue Nouvel appel 41 Boutons Barre d'outils 21 Coller 21 Copier 21 Couper 21 C Caractères génériques 73 Carnet d'adresses 20 Affichage 22 Affichage sous forme de liste 62 Ajout d'un contact 63 Arborescence 61 Icônes 61 Modification de l'affichage 62 Carte d'appel 30 Choix de ligne 23, 25 Conférence Création 50 Fin 54 Fractionnement 53 Mise en attente 52 Conférence en attente, icône 18, 23 Conférence, icône 18, 23 Contact Adresse 65 Adresse électronique 66 Ajout 63 Collage 77, 79 Copie 75, 77 Couper 79 Déplacement 78 Modification 73 BCM Personal Call Manager

102 102 Index Nom 65 Numéro de téléphone 65 Numéro de téléphone par défaut 67 Recherche 47, 48, 57, 70 Suppression 80 Conventions de style 10 Conventions, style 10 Copie Contact 75 Dossiers 82 D Démarrage de Personal Call Manager 17 Déplacement Contact 78 Dossiers 83 Déplacer vers le haut, bouton 21 Derniers appelants 39 Derniers appels 39 Détails, bouton 21, 23 Dossiers Ajout 81 Collage 83, 84 Copie 82 Couper 84 Déplacement 83 Suppression 85 Durée des appels 23 E Émission d'un appel 35 Barre d'outils 38 Carnet d'adresses 35 Menu Appels 36 Numéros abrégés 39 Palette des tâches 36 Rappel d'un numéro 39 Rappel de vos correspondants 39 F Fenêtre Éléments 20 Fermeture 24 Ouverture 19 Fermeture de la fenêtre 24 Fermeture de Personal Call Manager 96 G Grandes icônes, bouton 21, 23 I Icône Appel actif 18, 23, 40 Icône Appel en attente 18, 23, 43 Icône Conférence 18, 23 Icône Conférence en attente 18, 23 Icône Sonnerie 18, 23 Icônes Carnet d'adresses 61 Menu de la palette des tâches 18 Personal Call Manager 40 L Ligne utilisée 25 Lignes extérieures 33 Lignes téléphoniques 33 Liste, bouton 21, 23 M Menu Appels 20 Menu de la palette des tâches 18 Icônes 18 Mes contacts 61 Mise en attente Conférence 52 Reprise d'un appel en attente 43 Mode de recherche 70 Recherche normale 71 Recherche rapide 72 N Ne pas déranger (NPD) 23, 56 Nom 65 Nouveau contact, bouton 21 Nouveau dossier, bouton 21 Nouvel appel, boîte de dialogue 40 N

103 Index 103 Numéro de téléphone du contact 65 Par défaut 67 Numéro principal, Appel 36 Numéros abrégés 61 Ajout 89 Liste 39 Numérotation manuelle, bouton 23 Numérotation par impulsions 34 Numérotation vocale 34 P Palette des tâches Affichage du nombre d'appels 18 Identification de l'appelant 40 Menu 18 Palette des tâches, icône 18 Personal Call Manager À propos de 89 Démarrage 17 Emplacement 27 Fermeture 96 Icône Palette des tâches 18 Palette des tâches 40 Préférences 91 Quitter 96 Suppression 96 Petites icônes, bouton 21, 23 Préférences Personal Call Manager 91 Propriétés de numérotation 25 Recherche 91 Propriétés de numérotation 25 Recherche d'un contact 70 À l'aide de caractères génériques 73 Saisie d'un nom ou d'un numéro 73 Rechercher une personne, bouton 21 Renvoi d'appel 24, 56 Réponse à un appel Appel en attente 43 Identification d'un appel 40 Identification de l'appelant 40 Nouvel appel, boîte de dialogue 41 S Service d'identification de l'appelant 39, 40, 95 Sonnerie, icône 18, 23 Suppression de Personal Call Manager 96 Synchronisation avec le téléphone 90 T Téléphone synchronisé 90 Transfert d'un appel Avec annonce 49 Fenêtre 45 Menu Appels 47 Palette des tâches 47 Sans accusé de réception 45 Sans annonce 45 Transfert sans accusé de réception 45 Z Zone Appels en cours 20 Affichage 22 Q Quitter Personal Call Manager 96 R Rappel d'un numéro 39 Rappel de vos correspondants 39 Recherche Caractères génériques 73 Contact 70 Options 92, 93, 94, 96 Préférences 91 Saisie d'un nom ou d'un numéro 73 BCM Personal Call Manager

104 104 Index N