Se connecter à Maileva Word

Transcription

1 Table des matières Maileva pour Word Se connecter à Maileva Word Paramétrer COURRIER Word Envoyer des courriers avec Word Suivre les courriers envoyés Interpréter le résultat de l envoi Joindre un fichier à vos envois Renvoyer les lignes en erreur Préparer un fichier Excel d envoi de courrier avec Word Envoyer des envois préparés

2 Se connecter à Maileva Word Cliquer sur Paramètres Courrier Si vous n avez pas encore créer votre compte Esycom, Saisir les informations d authentification de votre contrat Maileva. Toutes les zones sont obligatoires (sauf option Signature numérique). Le mot de passe maileva est le mot de passe initialement transmis par l ADV Cliquer sur s enregistrer. Vous recevrez un mail d Esycom avec l utilisateur et le mot de passe Esycom.

3 Se connecter à Maileva Word Saisir le code utilisateur et le mot de passe Maileva bureautique qui vous a été communiqué Cliquer sur Enregistrer pour accéder au paramétrage

4 Paramétrer COURRIER Word Indiquer les informations de l expéditeur Indiquer si l adresse de l expéditeur doit s afficher dans la double fenêtre Indiquer si vous souhaitez afficher les options dans le ruban COURRIER Indiquer les paramètres d envoi Maileva utilisés par défaut Spécifier si vous souhaitez enregistrer les fichiers pdf envoyés et indiquer le chemin d enregistrement Indiquer le chemin d enregistrement du fichier Excel de suivi des envois Indiquer la hauteur à partir de laquelle les informations d adresse du destinataire seront recherchées (hors publipostage) - lecture à partir du haut du document

5 Paramétrer COURRIER Word Dans le ruban COURRIER, vous pouvez enregistrer des paramètres différents pour chaque document Word. Ces derniers seront repris à l ouverture de ce document. Si pas de paramètres enregistrés, ce sont les paramètres par défaut qui s affichent.

6 Envoyer des courriers avec Word Envoi en utilisant le publipostage Word Sélectionner les paramètres d envoi Vous pouvez joindre un ou plusieurs fichier pdf qui seront ajoutés à tous les envois du document (Voir Joindre un fichier) Cliquer sur le bouton «Envoyer courrier» l assistant de publipostage s ouvre sur la sélection des destinataires.

7 Envoyer des courriers avec Word Envoi en utilisant le publipostage Word Sélectionner les destinataires du publipostage (pour plus de précision voir aide de Word) et cliquer sur «Suivante : Fin de la fusion» Cliquer sur Envoyer les courriers

8 Envoyer des courriers avec Word Envoi en utilisant le publipostage Word A la fin du traitement, le programme vous indique le statut de l envoi et vous propose d ouvrir le fichier de suivi Cliquer sur «Oui» pour ouvrir le fichier Excel listant tous les envois et permettant d en afficher les statuts Vous pouvez accéder au fichier Excel de suivi des envois en cliquant sur le bouton «Statuts»

9 Suivre les courriers envoyés Accéder au fichier Excel de suivi des envois en cliquant sur le bouton «Statuts» Dans le fichier Excel listant tous les envois, cliquer sur le bouton «Statuts» La colonne «Statut» indique le statut Maileva de l envoi

10 Interpréter le résultat de l envoi Ce message s affiche si l envoi a été effectué avec succès Attention les caractères affichés avant «:» représentent l identifiant Maileva utilisé pour retrouver les statuts. Ce message s affiche si l adresse est incomplète.

11 Joindre un fichier à vos envois Cliquer sur «Joindre une annexe» et sélectionner un ou plusieurs fichiers pdf qui seront ajoutés à tous les envois du document Afficher la liste des fichiers joints Vider la liste des fichiers joints

12 Renvoyer les lignes en erreur Cliquer sur le bouton Envoyer courrier Si vous avez une ligne contenant «Erreur» dans le résultat le message suivant s affiche Si vous cliquez sur OUI/YES le programme vous propose de relancer les envois de toutes les lignes en erreur Le message d erreur est alors enregistrer dans la colonne Erreur précédente et le courrier est renvoyé

13 Préparer un envoi Cette fonctionnalité permet de préparer les fichiers et de les intégrer dans Excel sans faire l envoi Maileva. Les envois peuvent-être ensuite effectués ou non via Excel après contrôle. Cliquer sur le bouton «Préparer l envoi» Si publipostage Word, cliquer sur Préparer les courriers.

14 Préparer un envoi A la fin du traitement, le programme vous indique les courriers sont prêts et vous propose d ouvrir le fichier de suivi Cliquer sur «Oui» pour ouvrir le fichier Excel listant tous les envois préparés. Vous pouvez afficher les documents

15 Envoyer des courriers préparés Pour valider l envoi, ne pas modifier la colonne «Envoyer» Pour annuler un ligne de l envoi, décocher la case dans la colonne «Envoyer». Cette ligne ne sera pas envoyée

16 Envoyer des courriers préparer Cliquer sur le bouton Envoyer courrier Le programme vous rappelle les information d envoi pour la(es) ligne(s) cochée(s), et vous propose de déclencher l envoi. Seule la(es) ligne(s) cochée(s) sont envoyée(s).