Portail BAYARD-SERVICE : gestion des abonnés

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1 Portail BAYARD-SERVICE : gestion des abonnés Sommaire 1 / Accès et paramètres... 2 a) Le tableau de bord... 3 b) Les relances... 4 c) Comptabilité... 5 d) Paramètres / Création d un tarif (pour abonnement) / Gestion des modes d expédition / Création d un abonné / Affectation d un abonnement / Export & Routage Page 1 sur 26

2 1 / Accès et paramètres Pour accéder à la gestion des abonnés, il faut se connecter sur le portail Bayard Service : service.com et ouvrir une session puis cliquer dans le bandeau de menu supérieur sur «Gestion des abonnés» comme ci dessous : On obtient cet écran, cliquer sur «Rechercher» pour afficher les journaux disponibles : Page 2 sur 26

3 Cliquer sur votre journal pour accéder à son tableau de bord comme dans l exemple qui suit : a) Le tableau de bord Page 3 sur 26

4 Le tableau de bord affiche une synthèse des principaux éléments de la gestion des abonnés : nombre d abonnés, nombre d abonnements et tarifs, modes d expédition, etc b) Les relances Dans la barre de menu (2 ème onglet du cadre 1) cliquer sur «Relances», on obtient ceci : Page 4 sur 26

5 C est ici qu il est possible d effectuer les relances pour les abonnés : il est possible d affiner les relances selon les critères suivants : - Les tarifs (types d abonnements) - Les secteurs (s ils sont utilisés) - Les types d abonnés Ces relances peuvent se faire par mail ou par courrier selon des modèles personnalisables que nous verrons dans le menu «paramètres» c) Comptabilité Il est possible dans ce menu d éditer : - Soit un bordereau de remise de chèques en fonction des dates de paiement - Soit un bordereau de remise de chèques en fonction des dates de dépôt. Pour cela entrer les critères de dates puis cliquer sur «Editer un bordereau de date de» comme la fenêtre qui suit : Page 5 sur 26

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7 d) Paramètres : Gestion des secteurs : utilisé pour regrouper des abonnés par secteurs (peut être utile pour gérer les relances par secteur). 2 : Gestion des responsables : non utilisé 3 : Gérer les types d abonnés : Page 7 sur 26

8 Il est possible de créer/modifier/supprimer ici les différents types d abonnés. Pour créer, cliquer sur «Nouveau type d abonné», entrer le nom puis cliquer sur «Enregistrer». Pour modifier, cliquer sur le point entre le nom du type d abonné et modifier puis cliquer sur «Modifier» Pour supprimer, cliquer sur le point entre le nom du type d abonné et modifier puis sur «Supprimer» et enfin sur «OK» pour confirmer. Attention : la suppression d un type d abonné n est possible que s il n existe plus d abonné de ce type, sinon on obtient un message d erreur informant qu il reste X abonnés de ce type. 4 : les modèles de mail : en cliquant sur «Nouveau modèle » Il est possible de créer/modifier/supprimer ici les différents modèles de mail utilisables. Cliquer sur «Nouveau modèle », on obtient l écran ci après : Page 8 sur 26

9 Entrer les informations demandées : Nom du modèle, nom de l expéditeur, d expédition objet du mail et le contenu du mail. Cliquer sur «Enregistrer» pour sauvegarder ce modèle de mail. Cliquer sur «Aide sur les modèles» Concernant le contenu du mail, il est possible d utiliser des variables clés, c'est à dire des codes qui seront automatiquement remplacés par les données de l abonné au moment de l envoi. Par exemple si vous tapez : Bonjour #CIVILITE #NOM, Lors de l envoi du mail : #CIVILITE sera remplacé par Mme ou M. Voici les variables clés : #NOM sera remplacé par le nom de l abonné Page 9 sur 26

10 Ne pas oublier de cliquer sur «Enregistrer» une fois le modèle créé. 5 : les modèles de courrier : en cliquant sur «Nouveau modèle courrier» Page 10 sur 26

11 Comme pour les modèles de mail, il est possible de créer/modifier/supprimer les modèles de courrier. Le fonctionnement est le même que pour les modèles de mail avec l utilisation des variables clés pour le contenu du courrier. 6 : Formats de référence facture et abonné : non utilisé. 2 / Création d un tarif (pour abonnement). Dans le tableau de bord du journal, cliquer sur «Gérer les tarifs» comme ci dessous : On obtient l écran ci après : Page 11 sur 26

12 Cliquer sur «Nouceau tarif», on obtient ceci : Page 12 sur 26

13 Entrer les informations demandées : Nom du tarif, le nombre de numéros concernés apr ce tarif, la durée, la TVA s appliquant ainsi que le prix TTC puis cliquer sur «Enregistrer». Le tarif créé apparait désormais dans la liste, il est possible ensuite de le modifier ou de le supprimer. Nota : Si vous entrez «0» en nombre de numéros à servir, l abonnement sera illimité (pour les gratuits, prospects par exemple). Faire de même si vous avez d autres tarifs à créer. 3 / Gestion des modes d expédition Dans le tableau de bord, cliquer sur «Gérer les modes d expédition», on obtient : Cliquer sur «Nouveau mode d expédition» pour sa création : Page 13 sur 26

14 Entrer les informations demandées : - Le nom du mode d expédition - Le type : poste individuelle, poste multiple ou transporteur. S il y a une adresse spécifique de livraison pour ce type d envoi, cocher la case correspondante et entrer les informations d adresse comme sur l écran suivant : Page 14 sur 26

15 Cliquer enfin sur «Enregistrer» pour sauvegarder ce mode de livraison et revenir à la liste des modes de livraison. 4 / Création d un abonné A partir du tableau de bord du journal, cliquer sur «Gérer les abonnés» dans gestion des abonnés comme ci dessous : Page 15 sur 26

16 On obtient l écran ci après : Page 16 sur 26

17 Pour créer un nouvel abonné, cliquer sur «Nouvel abonné» On obtient l écran ci après : Page 17 sur 26

18 Veiller à bien renseigner les champs comme indiqué : Identité Civilité : choisir dans la liste déroulante la civilité Nom : entrer le nom de la personne Page 18 sur 26

19 Prénom : entrer le prénom de la personne Société : entrer le nom de la société s il y a lieu. Adresse postale Pour l adresse postale, sélectionner d abord si l adresse est pour un particulier ou une entreprise car les informations à renseigner diffèrent selon le type de client (on remarque que les explications entre parenthèses changent selon le choix particulier/entreprise). Cas d un particulier : Destinataire : on remarque que ce champ se rempli automatiquement avec les informations saisies dans Identité, si nécessaire, corriger. Etage, escalier, appartement : renseigner ou laisser vierge selon le cas Complément d adresse : comme indiqué, renseigner au besoin N de voie : entrer ici le numéro Libellé de voie : mettre ici le nom de la rue / avenue / boulevard. Lieu dit ou boite postale : si nécessaire Code postal : le code postal Ville : le nom de la commune Cedex : renseigner «cedex» si l adresse en comporte un. Cas d un professionnel : Destinataire : renseigner le nom de l entreprise Identité du destinataire et/ou service : à renseigner Complément d adresse : comme indiqué si nécessaire N de voie : entrer ici le numéro Libellé de voie : mettre ici le nom de la rue / avenue / boulevard. BP, CS, TSA : si nécessaire la boite postale ou autre Code postal : le code postal Ville : le nom de la commune Cedex : renseigner «cedex» si l adresse en comporte un Page 19 sur 26

20 Téléphone/Mail Le numéro de téléphone Le numéro de fax Le numéro de téléphone mobile L adresse mail Le site web Référence abonné : renseigner ici le numéro d abonné Dernière référence abonné : on retrouve ici le dernier numéro d abonné enregistré. Référence automatique : référence interne donnée par le logiciel Type d abonné : sélectionner dans le menu le type d abonné (rédacteur, annonceur, etc ) défini précédemment Secteur : non utilisé Commentaires : si nécessaire. Cliquer sur «Enregistrer» pour valider la création de la fiche abonné. Ci après un exemple de fiche renseignée (professionnel) : Page 20 sur 26

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22 5 / Affectation d un abonnement. A partir du tableau de bord, cliquer sur «Gestion des abonnés», sélectionner un abonné et aller sur sa fiche, on obtient ceci par exemple : Cliquer sur «Abonnements» pour obtenir l écran suivant : Page 22 sur 26

23 On peut à partir d ici affecter un abonnement à cette personne, pour cela cliquer sur «Nouvel abonnement», on obtient ceci : Page 23 sur 26

24 Saisir les différentes informations demandées : - Tarif : sélectionner dans la liste déroulante le tarif pour l abonnement de cette personne. - Cocher si nécessaire le renouvellement automatique de l abonnement. - Entrer le nombre d exemplaires de l abonnement. - Entrer le premier numéro concerné par l abonnement puis le dernier. - Définir le mode d expédition - Le champ date se remplit automatiquement avbec la date du jour. - Réabonnement : - Adresse de facturation différente de l abonné : c est pour le tiers payeur. Par exemple une personne prend et paye un abonnement pour ses parents, on coche la case et l adresse de facturation est à compléter : Page 24 sur 26

25 Une fois ces informations saisies, il y a 2 possibilités : - Enregistrer l abonnement : l abonnement est affecté à cette personne, le paiement pourra être saisi ultérieurement en revenant sur la fiche abonnement et en cliquant sur l onglet «Paiement». - Enregistrer et déposer un paiement : l abonnement est affecté et on arrive sur l écran d enregistrement du paiement ci dessous : Le solde indique le montant restant à régler pour l abonnement. - Montant : entrer le montant du règlement à saisir. - Date de paiement : entrer ici la date du paiement. - Date de dépôt : entrer ici la date du dépôt du paiement (non obligatoire). - Date d encaissement : entrer ici la date d encaissement du paiement (non obligatoire). - Mode de paiement : chèque, espèces, carte bleue, viremen, etc.. à sélectionner. - Libellé/N de chèque : entrer ici le numéro du chèque ou le libellé de la transaction - Banque : utilisé pour le paiement par chèque ou virement. - Commentaire : pour ajouter éventuellement des commentaires. Cliquer enfin sur «Enregistrer» pour enregistrer le paiement. Page 25 sur 26

26 6 / Export & Routage. A partir du tableau de bord, dans Export routage, sélectionner le numéro concerné et cliquer sur «Exporter». Une nouvelle fenêtre s ouvre (onglet) avec une page blanche qui charge, ne surtout pas fermer cette page et attendre, l export est en cours, au bout d un moment, une fenêtre s ouvre permettant d enregistrer le fichier d export/routage. Le fichier exporté se nomme «export.csv» et s ouvre avec Excel. Page 26 sur 26