L identification des besoins et des contraintes d un déplacement

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1 Seconder le(s) manager(s) dans ses(leurs) activités Chapitre 3 Fiche ressources - L organisation de déplacements professionnels Organiser les déplacements Objectifs - Identifier les besoins et les contraintes du déplacement - Réaliser des supports de collecte d informations relatives aux déplacements - Appliquer et faire appliquer les procédures relatives aux déplacements - Optimiser les coûts - Gérer les réservations et les formalités administratives des déplacements en France et à l étranger - Négocier avec les prestataires de services Acquérir des compétences par La découverte 1 L identification des besoins et des contraintes d un déplacement JONG MOK est une fabrique de thé située à Lille : son activité consiste à transformer le thé pour le rendre consommable, en vrac ou sous forme de sachets. Les feuilles de théier les plus jeunes sont les plus riches en substance (caféine, tanin, etc.) et fournissent la boisson la plus goûteuse et la plus raffinée. Madame Jonhart et l expert, Monsieur Marcos, se rendent régulièrement en Asie. Ils négocient les conditions d achat en direct avec les fournisseurs. Prochainement ils se rendront d abord à Colombo, capitale commerciale du Sri Lanka, puis à Hanoï au Vietnam. À partir de l énoncé et de l annexe, page suivante, répondez aux questions suivantes : 1 - Quel est l objectif de la directrice commerciale? 2 - Quels sont les besoins de la directrice commerciale et de l expert pour atteindre cet objectif? 27

2 Annexe : Instructions laissées par Madame Jonhart à son assistant Lille, le 25 Mai N Monsieur Marcos et moi-même devons partir dans 2 semaines pour l Asie afin de rencontrer deux fournisseurs. Voici quelques informations qui vous seront utiles pour organiser ce déplacement : 12 au 14 juin : Colombo Prise en charge par notre correspondant à l arrivée à l aéroport => pas besoin de moyen de transport sur place ; réserver deux chambres d hôtel ; prévoir départ pour Hanoï le 14 juin au soir ; 15 au 17 juin : Hanoï prévoir une voiture de location à notre arrivée à l aéroport ; réserver deux chambres d hôtel ; prévoir retour pour Lille le 17 juin au soir ou 18 juin matin en fonction des vols. M. Jonhart 2 La gestion des aspects administratifs d un déplacement En qualité d assistant(e) de la société JONG MOK, vous organisez le déplacement de votre supérieure au Sri Lanka et au Vietnam. Vous vous référez à la procédure d organisation des déplacements et vous attachez aux aspects administratifs de cette mission. Fotolia Annexe : Procédure d organisation des déplacements (extrait) Avant le déplacement : - Éditer le formulaire «Demande d autorisation de voyage» disponible sur l Intranet ; - Compléter le formulaire avec un maximum de renseignements sur le déroulement du voyage ; - Faire valider le formulaire par le responsable hiérarchique ; - Remettre, une semaine avant le déplacement, le formulaire au service Déplacements ; - Récupérer tous les documents nécessaires au déplacement (billets, feuilles de route ) auprès du service Déplacements 48 h avant le départ. Au retour : - Éditer le formulaire «Note de frais» disponible sur l Intranet ; - Compléter le formulaire en joignant les justificatifs des dépenses ; - Faire valider le formulaire par le responsable hiérarchique ; - Remettre le formulaire au service Comptabilité qui procédera au remboursement du salarié. 28

3 Fotolia M-Roche 1 - Quel intérêt présente la mise en place de cette procédure? 2 - Quelles informations devrez-vous rechercher au plus tôt pour éviter tout problème aux collaborateurs à leur arrivée au Sri Lanka puis au Vietnam? 3 - À la suite de recherches, vous avez présélectionné trois hôtels. Pourquoi ne pas en avoir retenu un seul? 3 La gestion et la négociation des coûts relatifs aux déplacements Madame Jonhart et l expert de la société JONG MOK, Monsieur Marcos, se rendent régulièrement en Asie. C est pourquoi, une procédure d organisation des déplacements a été mise en place. Vous disposez du document suivant : Annexe : Procédure d organisation des déplacements (extrait) Règles générales : - Éviter la multiplication des déplacements, notamment à l étranger (privilégier des déplacements plus longs mais moins fréquents). - Choisir les tarifs économiques pour les déplacements en train ou en avion. - Réserver des hôtels de confort** ou équivalent. - Louer des véhicules de catégorie B ou intermédiaire (privilégier le prestataire Tourocar*) Remboursement des frais : Les frais sont remboursés sur les bases suivantes : chaque repas est remboursé à hauteur de 13 au salarié, sur présentation du ticket ; chaque nuit d hôtel est remboursée dans une limite de 77, petit déjeuner compris. * la société bénéficie de conditions commerciales intéressantes au niveau des locations de voitures (10 % de réduction sur le tarif habituel) car un partenariat a été instauré avec la société Tourocar. Fotolia Karaboux 1 - Quelles actions menées dans l entreprise favorisent l optimisation des coûts de déplacements? 2 - Quels arguments ont pu être développés pour obtenir des tarifs préférentiels auprès de la société Tourocar? 29

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5 Contribuer à l amélioration de l organisation de l entité Chapitre 5 Concevoir des documents type dans le cadre de processus administratifs Mettre en œuvre ses compétences par L approfondissement Application n 1 : Concevoir un diagramme des flux Vous travaillez à la banque Marco au siège social situé à Paris (place de la Bourse). Votre responsable vous demande de visualiser de façon claire et pertinente la méthode d octroi de prêts accordés aux clients. En effet, les demandes de prêts sont traitées, dans un premier temps, par l agence du client, en sa présence, puis adressées au siège social pour acceptation. Certaines demandes ne peuvent être prises en compte du fait de revenus mensuels insuffisants. La procédure doit être clairement définie. Aussi votre responsable vous a-t-il remis les listes de tâches de deux employés (annexes 1 et 2). Fotolia Cheryl Casey Annexe 1 - Liste des tâches de M. Nicolas de l agence située à Versailles N Activités Réalisation 1 - Demande de prêt du client. - Vérification des informations apportées par le client (montant à emprunter, durée du prêt, nom, adresse, revenu mensuel). - Constitution du dossier. 2 Envoi du dossier au service crédit (siège de la banque). 3 Réception du dossier transmis par le service crédit du siège social. 4 - Examen des propositions du service crédit en présence du client. - Constitution de nouvelles propositions si celles du service crédit ne conviennent pas et si le client demande des modifications. - Envoi de ces propositions à la commission d octroi des prêts du siège social. 5 Réception de la décision finale de la commission d octroi des prêts. 59

6 Annexe 2 : Liste des tâches de M. Bernard au service crédit situé place de la Bourse N Activités Réalisation 1 Réception dossier client Étude du dossier : revenu mensuel suffisant et motif du prêt valable : - revenu insuffisant = refus ; motif non valable = refus dossier rejeté - Demande de renseignements auprès du service d information du siège social pour les dossiers acceptés - Établissement du plan de financement (taux à appliquer, montant et durée du prêt) - Acceptation ou non des nouvelles propositions de l agence - Ajout des propositions acceptées au dossier 5 Transmission du dossier à l agence (décision finale) 1 - À partir de ces informations et des annexes 1 et 2, complétez le tableau ci-dessous, puis élaborez le diagramme des flux correspondant. Flux Acteurs internes Acteurs externes Demande de prêt Application n 2 : Représenter la procédure sous forme de schéma Votre responsable hiérarchique vous charge de représenter schématiquement l octroi d un prêt demandé à la Banque. Vous disposez à la banque Marco, des informations suivantes : Après étude de la demande du client de la Banque Marco, lorsque les revenus sont suffisants et le montant du prêt acceptable, une demande de renseignements est complétée par le client et un plan de financement établi par l employé de banque. Dans le cas contraire, la demande est refusée. En plus du plan de financement, le service crédit soumet au client un ensemble de propositions. Ce dernier a la possibilité de les accepter dans leur ensemble, d en modifier une partie ou de les refuser. Dans cette dernière hypothèse, la demande est refusée. Pour que le contrat de prêt soit établi, les propositions émanant du client doivent obtenir l aval du service de crédit. 60

7 1 - Dans la situation présentée, entourez les conditions pour obtenir un prêt et soulignez les actions correspondantes. 2 - Représentez la procédure suivie au moyen : a) d un logigramme. Une ébauche a été réalisée : Octroi d un prêt Début Étude de la demande Revenu mensuel suffisant? N O Motif du prêt acceptable? N O N 61

8 b) d un organigramme de traitement. Vous vous aiderez du mode opératoire suivant : LE MODE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT - Mode opératoire Il visualise les évènements qui déclenchent une opération manuelle ou informatique ainsi que le résultat obtenu. Traitement des demandes de candidature Titre. Évènements : déclenchement de l opération. a b a et b Examiner lettres et C.V. Synchronisation : éléments nécessaires au déclenchement de l opération. Ce symbole est inutile lorsqu un seul élément déclenche l opération. Opération : traitement de l opération (utiliser toujours un verbe). Profil du candidat conforme Profil du candidat non conforme Règle d émission des résultats : conditions, tests. Résultat (le résultat peut constituer un événement pour une phase suivante éventuelle). 3 - En quoi le diagramme des flux permet-il l élaboration du logigramme? 4 - Distinguez le logigramme de l organigramme de traitement. Application n 3 : Présenter les causes de dysfonctionnement et proposer des solutions Depuis quelques mois, les rapports de plusieurs médecins du travail évoquent des états de stress et de dépression au sein de différentes agences de la banque Marco. Le CHSCT alerte la Direction sur ce sentiment de mal-être et sur les répercussions en matière de qualité de travail (fort taux d absentéisme). Un Comité de pilotage a été désigné. Il est composé de l équipe de DRH et de membres élus du CHSCT ; le médecin du travail est associé à cette réflexion. Il semble que ces problèmes soient apparus lors des mouvements de fusion des années antérieures ayant entraîné des évolutions dans les organisations et les procédures. Au cours d une première réunion à laquelle vous avez assisté, vous avez noté, en qualité d assistant(e) les pistes de réflexion à explorer (annexe 1). Annexe 1 : Notes prises lors de la première réunion du Comité de pilotage - Les fusions successives ont entraîné une réorganisation des services pas toujours acceptée par les salariés. - La méconnaissance des procédures complique l accomplissement du travail. - Le travail en bureaux ouverts permet d entendre les remarques désobligeantes faites par certains managers. - L affichage périodique des résultats est très mal perçu. - Les salariés se plaignent d une absence totale de stimulation. - Le Comité de pilotage déplore le manque d indicateurs permettant la prévention des conflits. 1 - Des solutions doivent être trouvées. Vous utilisez le tableau causes solutions ci-après, de façon à répertorier chaque cause de dysfonctionnement, et les réponses à apporter. Pour chacune d elles, envisagez les avantages ou les inconvénients. 62

9 TABLEAU CAUSES SOLUTIONS Causes de dysfonctionnement Propositions de solutions Avantages/inconvénients Mauvaise compréhension des exigences de la Direction (réorganisation des services) Démarche de communication interne Permettre la rencontre entre les personnes du service et la hiérarchie Méconnaissance des procé dures nouvellement établies Mise en place de formations internes Création de modes opératoires Préciser les objectifs à attein dre Impliquer davantage les employés Les intégrer plus explicite ment dans les différents proces sus 63

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11 Contribuer à l amélioration de l organisation de l entité Chapitre 6 Suivre l application des procédures et proposer des améliorations dans le cadre des processus administratifs Évaluer les acquis vers La proposition et la mise en œuvre de solutions L entreprise Phytalbion, spécialisée en phytopharmacie, fabrique des produits phytosanitaires pour sa clientèle composée d agriculteurs. L entreprise Phytalbion a participé à des travaux de recherches, en collaboration avec une équipe de chercheurs universitaires, dans deux domaines. Fotolia Fotolia V Le premier concerne la réduction des insecticides et herbicides au profit de fongicides d origine naturelle. Le second se rapporte à la mise au point de techniques limitant l écoulement des produits phytosanitaires par temps de pluie directement vers les cours d eau par l implantation de zones enherbées. Ces bandes d herbes font office de tampons et diminuent le transfert d eau dans une proportion de 85 %. La société Phytalbion confie à ses consultants la mission de se rendre dans les exploitations agricoles afin de promouvoir l implantation de ces zones. Après avoir accompli leur travail chez les clients, d une part au niveau de la promotion des fongicides, d autre part en ce qui concerne l étude de l implantation de zones tampons, les consultants adressent le détail de leurs frais pour remboursement. La société Phytalbion utilise une messagerie dans le cadre d un réseau local informatique. Chaque employé dispose d une boîte aux lettres électronique et de la liste des boîtes aux lettres des autres membres de l entreprise. Les ordres de mission, émanant du service de direction, sont envoyés par messagerie sous forme de pièces jointes. La procédure de remboursement de frais de mission est la suivante : La direction de la société envoie par messagerie un ordre de mission au consultant, imprime un exemplaire (laissé en attente dans un classeur classement par date de fin de mission) après sauvegarde du fichier sur informatique. Dès sa mission terminée, le consultant renvoie par messagerie le document complété des différents montants à rembourser, compte tenu de ses notes de frais. Dès réception (par voie informatique) de l ordre de mission complété, la direction sauvegarde les données, transmet l information au service administratif par messagerie. Elle imprime, ensuite, le document en 3 exemplaires : un est destiné au service comptabilité, le deuxième est remis au service administratif et le troisième exemplaire est classé. 83

12 À réception du document papier, le service administratif vérifie l ordre de mission et consulte le dernier barème en vigueur. Il ouvre son fichier et complète la partie «bon pour accord». II sauvegarde le fichier et classe les documents. Enfin, il fait part de son accord au service comptabilité par voie informatique. Muni du document papier, le service comptabilité, après envoi du fichier par le service administratif, met en paiement l ordre de mission complété et accepté. Un virement est effectué sur le compte bancaire du consultant. Le document papier est mis en attente. Le virement reçu, le consultant accuse réception du remboursement par note préétablie sur logiciel informatique. L accusé de réception est adressé au service comptabilité qui le sauvegarde et classe l ordre de mission. Analyser la situation - Situation n Quels sont les services concernés par le processus? 2 - Quels sont les documents qui sont utilisés? 3 - Quelles sont les ressources matérielles dont dispose la société Phytalbion? Se mettre en situation - Situation n À l aide de ces informations, concevez le diagramme imagé représentant le processus de remboursement des frais des consultants. 2 - Réalisez la fiche de processus et surlignez sur cette fiche les tâches qui disparaîtraient si le processus faisait l objet d une automatisation. 3 - Représentez la procédure totalement informatisée sous une forme schématique, puis présentez le détail de la tâche «vérification de l ordre de mission et l inscription bon pour accord», ainsi que le tableau permettant la traçabilité des tâches de cette procédure. Dès leur retour des exploitations agricoles, les consultants rapportent à l entreprise les bons de commande collectés relatifs aux fongicides d origine naturelle ainsi qu un rapport sur les réactions des agriculteurs concernant l implantation des zones enherbées et la faisabilité d un tel projet. Jusqu à présent, ces documents étaient photocopiés et remis au service de la recherche. Ce système est dépassé et la technologie actuelle offre d autres possibilités plus rapides d une part et moins encombrantes d autre part. Vous avez essayé de convaincre les différents consultants de la nécessité de scanner leurs documents, mais n y êtes pas parvenu(e). Certains continuent à vous donner leurs documents à photocopier et d autres vous remettent leurs documents originaux pour que vous les scanniez vous-même. Outre la perte de temps, des originaux sont égarés. Vous pensez qu une formation est nécessaire pour changer les habitudes, et qu un mode opératoire s impose. Vous avez l idée de représenter ce mode opératoire sous la forme d un logigramme qui apparaîtra sur une affichette apposée près du scanner. Vous vous êtes constitué une liste des éléments devant apparaître sur cette affiche : 1 - S assurer que chacun a bien pris rendez-vous avec moi pour une formation sur l utilisation du scanner et sur le déroulement de la procédure. À cette condition seulement, il pourra procéder à la numérisation des documents. 2 - Enregistrer chaque document numérisé dans le dossier correspondant (notes de frais : dossier NF ; bon de commande des fongicides : dossier BC ; rapports sur les zones enherbées : dossier RZE). 3 - Laisser à proximité du scanner 3 types de sous-chemises (pour réceptionner les documents) : bleues : les notes de frais papier ; roses : les bons de commande ; vertes : les rapports. Compléter les informations figurant sur chaque chemise. Puis me remettre chaque chemise. 84

13 Les documents ainsi scannés, sont enregistrés dans une base de données partagée. Grâce à une arborescence de fichiers que vous avez créée, il est possible pour chaque utilisateur de rechercher le document voulu. Ainsi, dès la lecture des notes de frais, le service comptabilité procède à l émission d un virement à destination des consultants. Le service des commandes consulte les bons de commande et déclenche la livraison chez les clients. Le service de recherche prend connaissance des rapports, en fait la synthèse qu il communique par mail à l équipe de chercheurs du centre universitaire. Analyser la situation - Situation n Distinguez les éléments de l énoncé qui seront utilisés pour créer : un mode opératoire, un diagramme des flux électroniques. Se mettre en situation - Situation n Réalisez le mode opératoire. 2 - Représentez le diagramme des flux électroniques dont les consultants sont à l origine. Mettez en évidence les destinataires de ces documents numérisés et les flux d information qui en découlent. 85

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15 Situation professionnelle de synthèse n 4 Cas Nobl Etoffe Objectifs - Finalité 1 : Installer les conditions de travail favorables - Finalité 1 : Gérer une réunion - Finalité 1 : Rendre compte, informer, faire le point - Finalité 1 : Communiquer par écrit - Finalité 2 : Mobiliser les méthodes de recherche d information - Finalité 2 : Élaborer un dossier documentaire - Finalité 3 : Analyser les solutions - Finalité 3 : Proposer des solutions - Finalité 3 : Évaluer les coûts - Finalité 4 : Organiser les déplacements Nobl Etoffe DOSSIERS OBJECTIFS DU DOSSIER F1 - Communication interne et externe F 2 - Soutien à l information F3 - Aide à la décision F4 - Organisation de l action 1 2 Élaborer un dossier documentaire puis analyser et proposer des solutions. Gérer une réunion et organiser un déplacement. x x x x x x x NOBL ETOFFE, entreprise textile de la branche Ennoblissement, confère aux fils et aux étoffes leurs couleurs, leur aspect final et certaines propriétés d usage par différentes opérations mécaniques ou chimiques. L ennoblisseur peut blanchir, teindre, imprimer, apprêter, décorer... les produits textiles, sous toutes leurs formes : fibres non encore filées, fils, rubans, étoffes tissées ou tricotées, articles confectionnés... L Ennoblissement recouvre les opérations qui consistent, à partir d un tissu écru à : - le teindre afin de lui donner une couleur, - l imprimer afin de lui appliquer un motif, - l apprêter afin de lui conférer soit un toucher, soit des fonctionnalités techniques (ignifugation, imperméabilisation...). 163

16 Quatre types d impression, selon les quantités et la qualité désirées, sont possibles : - l impression à la table (ou «à la lyonnaise»). Il s agit d une impression très haut de gamme, type «carré de soie» utilisée pour des petites quantités ; - l impression au cadre plat : les cadres sont fixes mais peuvent être appliqués mécaniquement, chacun leur tour, sur un tissu qui défile «pas à pas» sur un tapis. La technique est bien adaptée aux séries moyennes et aux motifs «placés» ; - l impression au «cadre rotatif» : les tissus défilent «à la continue» sous les cadres rotatifs. Aujourd hui, plus de 80 % de l impression est faite avec cette technique qui est bien adaptée aux séries importantes et aux motifs «all-over» ; - l impression transfert ou «thermo-impression» : impression d un papier, puis transfert par sublimation à chaud (calandrage) des colorants sur un support textile. Cette technique, parfaitement adaptée au polyester, ne concerne encore qu un nombre limité de fibres. Créé en 1924, le groupe NOBL ETOFFE dirigé par Pierre-Yves RESOL (Président Directeur Général) et Michel LEROY (Directeur Général) est organisé en 3 sociétés : - la société Financière NOBL ETOFFE qui regroupe les activités commerciales et marketing ; - la société Services NOBL ETOFFE qui regroupe les activités d administration, de maintenance, de laboratoire et de création ; - la société Teinturerie NOBL ETOFFE qui regroupe les activités de production. NOBL ETOFFE a pour objectif, face à une concurrence exacerbée, de mettre au service de ses clients son savoirfaire et ses innovations en matière de colorants, couleurs tout en respectant les délais de livraison que ce soit pour la fabrication de petites ou grandes séries. Le siège social du groupe NOBL ETOFFE et la société Financière sont situés à Paris, Boulevard Voltaire. La société Services NOBL ETOFFE est basée sur BORDEAUX. La fabrication a lieu en France mais aussi dans plusieurs filiales implantées en Europe et en Asie. La distribution s étend au niveau mondial. La société Teinturerie NOBL ETOFFE, basée en France, 28 rue du Bas d argent DARDILLY, Tél. : XX XX Fax : XX XX, site Internet : est dirigée par Sébastien PETRETTA. Son assistant, Maceo CABANETOS, est chargé de la gestion des dossiers et réunions courants. Pour les dossiers plus complexes Sébastien PETRETTA lui fournit des directives précises qu il doit appliquer en fonction des procédures définies par la société. En effet, des chartes de qualité, chartes d usage des TIC ont été mises au point et doivent être scrupuleusement respectées. Sébastien PETRETTA est une personne d un abord agréable. Il recherche chez ses collaborateurs une rigueur et une précision dans toutes les tâches réalisées quotidiennement. Il ne tolère aucune approximation. Dès l arrivée d un nouveau collaborateur, une brochure lui est remise dans laquelle figurent l organigramme de structure du groupe et l organigramme du site dans lequel il est engagé. Sont mises ensuite en exergue l histoire de l entreprise, ses valeurs : la qualité totale, la courtoisie et la ponctualité ; ses rites : entretien avec le responsable du service après la première journée de travail, puis après une semaine de travail ; ses tabous : interdiction de porter des shorts en été, ses symboles : tutoiement exclu entre les dirigeants et les collaborateurs, forte utilisation de l anglais Une entraide est préconisée entre les 155 salariés de la société Teinturerie NOBL ETOFFE de Dardilly. Les machines sont pilotées par un système à commande numérique. Il s agit d un ensemble de matériels et logiciels ayant pour fonction de donner les instructions de mouvements à tous les organes des machines-outils. Par ailleurs, des logiciels collaboratifs sont mis à la disposition du personnel. Ils permettent de relier les utilisateurs par un réseau informatique : messagerie, agendas partagés, gestion documentaire Les logiciels courants sont utilisés par tous les membres du personnel pour créer des tableaux, graphiques, courriers, bases de données 164

17 1 - Complétez la grille d analyse de l organisation, ci-après : GRILLE SIMPLIFIÉE D ANALYSE D UNE ORGANISATION IDENTITÉ DE L ORGANISATION CONTEXTE CULTUREL CONTEXTE MANAGÉRIAL CONTEXTE ORGANISATIONNEL ET TECHNIQUE CONTEXTE RELATIONNEL SUPPORTS PROBLÉMATIQUE DE LA SITUATION PROFESSIONNELLE DE SYNTHÈSE Raison sociale... Adresse... Type d organisation Entreprise privée Publique Association Effectif salariés Petite entreprise PME GE Valeurs de l organisation... Culture(s) d entreprise... Normes sociales, codes et habitudes professionnelles... Secteur d activités... Produits ou services vendus... Haute technologie Secteur fortement concurrentiel Secteur peu concurrentiel Ventes France Ventes à l international Choix stratégique pour l organisation... Enjeux pour l organisation... Nom du ou (des) manager(s)... Fonction(s) et service(s)... Style(s) de direction... Traits de personnalité du ou (des) manager(s)... Nom de l assistant(e) de manager... Objectifs de la mission de l AM... Rôle de l AM... Autonomie Responsabilité Délégation Entreprise autonome... Entreprise intégrée dans un groupe Sites en France... Sites en France et à l international Siège social France À l étranger Pays... Outils et logiciels informatiques à disposition Outils en réseau et partagés Autres... Perception du climat social de l organisation... Climat de travail entre le manager et l assistant(e)... Pression du temps... Autres... Supports fournis

18 Dossier 1 L ONG (Organisation Non Gouvernementale) «Aide et Santé» souhaite venir en aide, dans le cadre d une action humanitaire, aux populations défavorisées de certaines régions de Madagascar. Une commande importante de tissus aux imprimés correspondant aux coutumes du pays et dans une étoffe adaptée aux climats et habitudes de Madagascar est envisagée. Elle a un double objectif : envoyer des rouleaux de tissus dans le pays pour la création de vêtements par les autochtones et fournir des pièces de tissus à des ateliers de couture pour la confection de vêtements (bien que simples à réaliser) acheminés ensuite à Madagascar. Avant de définir le ou les matériaux à utiliser et les couleurs à sélectionner, Sébastien PETRETTA souhaite détenir des informations sur Madagascar, le pays, sa population et les usages vestimentaires. Il charge Maceo de cette mission. À partir de ces renseignements, il pourra faire établir un devis à son client. 1 - Élaborez un dossier documentaire sur la République de Madagascar : principales caractéristiques (langue, capitale ), climat, démographie et essentiellement costume traditionnel porté par les hommes et les femmes malgaches (forme, couleur ). Vous utiliserez les moyens de recherche à votre disposition. Après étude du dossier documentaire remis par Maceo et plusieurs réunions avec le client, Sébastien PETRETTA informe son assistant, le 10 février 200N, que le marché est confié à NOBL ETOFFE. La livraison des pièces d étoffe doit avoir lieu après la mousson, au mois de mai. Avant le lancement de la fabrication, Sébastien PETRETTA souhaite réaliser une étude précise sur les colorants qui seront utilisés pour cette commande. Il a classé les critères par ordre d importance décroissant : - Résistance à la lumière Résistance au frottement Résistance à la sueur - Nombre de nuances Vivacité des nuances - Prix - Délais de livraison À partir de ces éléments, Maceo a recherché les caractéristiques des produits et les conditions proposées par les trois principaux fournisseurs (annexe 1). 2 - Créez la grille multicritère qui permettra de déterminer le(s) fournisseur(s) sélectionné(s). 3 - Élaborez le rapport d étude qu adresse Maceo à son responsable hiérarchique pour lui proposer une solution en termes de qualité du produit et de choix du fournisseur. 166

19 Dossier 2 Le Directeur de l unité de production remet les consignes suivantes à Maceo : Le 18 février N Maceo, Le Directeur Général, Michel LEROY, souhaite réunir le Directeur Financier, le Directeur Commercial et le Directeur Marketing de la société financière NOBL ETOFFE, le Directeur de création de la société Services NOBL ETOFFE, le Président de l ONG «Aide et Santé», Antonio SARDELLI et moi-même, le 24 mars N. En effet, il envisage de participer à une opération de mécénat dans le cadre de l action humanitaire menée par «Aide et Santé». Je vous charge de cette mission sachant que : - La réunion aura lieu de 9 heures à 12 heures à Chambéry du fait qu Antonio SARDELLI travaille au siège de l ONG en Italie, Via Vaiolo, TORINO. - La réunion sera suivie d un déjeuner (prévoir des prestations haut de gamme). - Le budget global prévisionnel pour cette réunion est de (restaurant, salle de réunion - prévoyez 10 personnes -, matériel et autres frais compris, sauf les déplacements dont vous ne tiendrez pas compte). - Vous demanderez aux assistant(e)s de chaque directeur de prendre contact auprès de notre agence de voyages pour la réservation des billets de transport (ne pas s occuper du déplacement de Monsieur SARDELLI). Vous leur communiquerez, par ailleurs, tous les renseignements nécessaires. En ce qui me concerne, je me rendrai à Chambéry en voiture. - A priori, aucune chambre d hôtel ne doit être réservée. - Monsieur SARDELLI projettera un diaporama sur Madagascar. Je prendrai le vidéo-projecteur du service et mon ordinateur portable. Pensez à confirmer le rendez-vous et les coordonnées de la salle à Monsieur SARDELLI. Merci d organiser cette réunion et de tout mettre en œuvre pour installer des conditions favorables. Le 18 février Maceo doit organiser la réunion 1 - Recherchez les moyens (non matériels) à mettre en oeuvre pour installer les conditions favorables à la réalisation de cette réunion. 2 - Quelle est la finalité majeure de cette réunion? 3 - Quel est l ordre du jour de cette réunion? 167