PARAMETRAGE DU LOGICIEL LIVRASOFT

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1 PARAMETRAGE DU LOGICIEL LIVRASOFT Date de mise à jour : 20 Août 2009 Version du logiciel : 4 et plus LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 1/18

2 Avertissement Ce document présente une partie du logiciel LIVRASOFT, sans aucune garantie de performance. Il ne s'agit en aucune façon d'un document contractuel qui engage de quelque manière que ce soit la société LIVRALOG. Toute modification et évolution du logiciel et/ou de la documentation pourra intervenir sans préavis. LIVRALOG ne pourra être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects, de quelque nature que ce soit, résultant d'une imperfection dans les programmes et le manuel, même s'il a été avisé de la possibilité de tels préjudices. Ce manuel est protégé par la loi du 11 mars 1957 sur la propriété littéraire et artistique, complétée par la loi du 3 juillet 1985 et par toutes les conventions internationales applicables aux droits d'auteur. Selon la loi sur les droits d'auteur, ce manuel ne peut être copié ou traduit, en tout ou partie sans le consentement écrit de LIVRALOG. SIREN APE : 722A Tel LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 2/18

3 Table des matières 1 GENERALITES LES RAYONS LA REPARTITION DES FICHES DILICOM DANS LES RAYONS ADRESSE DU COMMERCE LES BONS CADEAUX LA RECEPTION DES LIVRAISONS LES RESERVATIONS CLIENTS LE PARAMETRAGE DILICOM DIVERS COMMANDES PAR MAIL PARAMETRAGE DES IMPRIMANTES CONNEXION AUX BASES DE DONNEES SECURISATION DU LOGICIEL LA CAISSE LES MODULES LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 3/18

4 1 GENERALITES Cet écran permet de paramétrer le fonctionnement du logiciel. Le paramétrage est réalisé lors de la mise en place du logiciel LIVRASOFT par LIVRALOG. Le logiciel n est pas bridé. Il est donc possible de modifier ce paramétrage ultérieurement. La modification est cependant déconseillée sans une parfaite connaissance du logiciel. Il est préférable de prendre conseil auprès de LIVRALOG dans la majorité des cas ou en cas de doute. Une modification faite par la librairie est sous sa seule responsabilité. La plupart des onglets sont protégés par un mot de passe. Dans le menu principal, appuyer sur le bouton «Paramétrage» pour afficher l écran. Pour enregistrer une modification, appuyer sur le bouton «disquette» de l onglet ou du cadre dans l onglet LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 4/18

5 2 LES RAYONS Le paramétrage de cet écran concerne : - la création d un nouveau rayon - la modification d un rayon existant (libellé, remise carte de fidélité) - la suppression d un rayon si le rayon ne contient pas d articles La suppression d un rayon peut engendrer une perte d informations dans certains documents si des ventes ont été réalisées dans ce rayon. L organisation des rayons est faite avant la mise en place du logiciel afin de répartir les fiches articles de la base DILICOM. Pour les librairies généralistes, les rayons sont les thèmes principaux de la nomenclature de la CLIL. Les rayons 0000, 9998, 9999 sont imposés et non modifiables. Supprimer le rayon Créer un nouveau Si la librairie utilise le système de carte de fidélité proposé par Livrasoft, il est possible d affecter automatiquement une remise en caisse en fonction du rayon de l article et du type de clients (collectivités, autres). Les cartes de fidélité sont individuelles avec un code EAN13 par carte. La liste des codes peut être fournie à un imprimeur LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 5/18

6 3 LA REPARTITION DES FICHES DILICOM DANS LES RAYONS Il est possible de relier chaque thème CLIL à un rayon ou à la base annexe de données. Lors de la réception des fichiers Dilicom, les articles seront répartis dans les rayons selon le paramétrage indiqué. La base annexe a un intérêt pour les librairies spécialisées en permettant d alléger la base principale des données et gagner ainsi en performance Il est inutile par exemple de garder du scolaire dans la base principale pour une librairie spécialisée en bandes-dessinées Les données envoyées dans la base annexe peuvent être consultées et renvoyées dans la base principale. Il est conseillé dans tous les cas de relier le thème 0000 à un rayon divers de la base principale car ce thème est un mélange de tous les types d articles. L ajout / modification d un thème peut être fait en cas de modification des thèmes de la CLIL. Ne créez pas des thèmes qui n existent pas pour éviter un mélange avec de nouveaux thèmes CLIL ayant une autre signification. Un nouveau thème CLIL détecté est automatiquement créé. Seul son libellé n est pas connu et peut être modifié dans cet écran. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 6/18

7 4 ADRESSE DU COMMERCE Le paramétrage de cet écran concerne : - les coordonnées du commerce utilisées dans toutes les éditions - l adresse de rétrocession à utiliser (module spécifique pour les librairies avec plusieurs magasins) Il faut remplir précisément tous les paramètres. Il faut fermer le logiciel après avoir modifié le nom abrégé pour réinitialiser le logiciel. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 7/18

8 5 LES BONS CADEAUX Le paramétrage de cet écran concerne la gestion des bons cadeaux si la librairie utilise le système proposé par le logiciel. Le principe des bons cadeaux LIVRASOFT pour fidéliser les clients est expliqué en détail lors de la formation et fait l objet d une documentation séparée. Le paramétrage est détaillé lors de la formation. En cas de non utilisation des bons cadeaux, il faut décocher la case Utiliser les bons cadeaux internes pour ne pas afficher des informations sur les tickets de caisse. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 8/18

9 6 LA RECEPTION DES LIVRAISONS Le paramétrage de cet écran concerne : - Les actions réalisées automatiquement par le logiciel lors de la réception des commandes de la librairie. - Les actions réalisées automatiquement par le logiciel lors de la réception d articles réservés. - Le calcul du statut de l article «fond de stock ou office» du point de vue du logiciel et le contrôle possible de la faisabilité du retour des articles auprès des fournisseurs. Le calcul ne garantie pas que le fournisseur acceptera les retours. C est un outil d aide à la décision. (Voir la documentation «Faire un retour») Le paramétrage affiché ci-dessous des 2 premiers points est conseillé. Le paramétrage du calcul de la période des offices est à voir dans la documentation «Faire un retour» et dépend de chaque contrat avec le fournisseur. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 9/18

10 7 LES RESERVATIONS CLIENTS Le paramétrage de cet écran concerne : - L affichage d une information sur les devis ou les factures de prêts. - Le délai de validité du devis. Voir la documentation sur les commandes clients. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 10/18

11 8 LE PARAMETRAGE DILICOM Cet onglet est protégé par le mot de passe administrateur. Le paramétrage de cet écran concerne le paramétrage DILICOM si des transferts sont réalisés sur les serveurs DILICOM. Accès au serveur DILICOM Ce cadre contient les paramètres de connexion au serveur Dilicom pour la réception des fiches articles et pour l envoi des commandes si la librairie utilise ce mode d envoi. Statuts des commandes par défaut. Il est important de laisser le paramétrage par défaut concernant le statut des commandes (code notation et code expédition). Il est seulement conseillé de laisser la création des commandes en vrac. Dans ce cas, c est le serveur DILICOM qui se charge d attribuer l article commandé au bon fournisseur. Ce paramétrage est intéressant si la fiche article n est pas réactualisée à temps suite à un changement du fournisseur par un éditeur. Réception des nouveautés La librairie peut choisir de ne pas mettre à jour la collection et le titre. Cette option intéressera plus des librairies spécialisées qui ont pour habitude de renommer les titres et les collections pour retrouver plus facilement les fiches. Avec ce paramétrage le titre et la collection ne seront pas remplacés lors d une mise à jour Dilicom. La librairie peut préférer conserver les fiches supprimées par les fournisseurs mais attention il y a un impact non négligeable sur le nombre de fiches dans la base de données et une fiche supprimée peut être parfois remplacée par une autre fiche LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 11/18

12 9 DIVERS Le paramétrage de cet écran concerne : - La carte de fidélité. - Les avoirs. - Les bulles d aides en survolant les boutons avec la flèche de la souris Carte de fidélité - Si la librairie n utilise pas le système de carte de fidélité proposé par LIVRASOFT alors il faut décocher la première coche «Utiliser la carte fidélité». - Lors du passage en caisse avec la carte fidélité, tous les paramètres du client sont reconnus (nom, adresse ). Il est possible d émettre automatiquement une facture si le client est en statut professionnel. Avoir La date de validité d un avoir est indiquée sur l avoir émis en caisse. Divers Ce cadre permet d indiquer si une bulle d aide est affichée en survolant un bouton avec la flèche de la souris. Il permet de définir le nombre maximum de résultats à afficher lors d une recherche d un article. Si la recherche retourne trop de résultats, il est conseillé d affiner les critères de recherche avec logique plutôt que d afficher un maximum de résultats. Plus le maximum est élevé, plus l ordinateur doit être puissant Un maximum de 1000 résultats est conseillé. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 12/18

13 10 COMMANDES PAR MAIL Cet onglet est protégé par le mot de passe administrateur. À partir d un logiciel de messagerie installé sur le poste comme Outlook, il est possible d envoyer directement par mail des commandes à certains distributeurs comme INTERFORUM, SODIS, UNION DISTRIBUTION. Cet écran indique les paramètres pour la constitution des commandes et l adresse mail. Un paramétrage au niveau de la fiche distributeur est à réaliser aussi pour choisir ce mode de transmission. Selon le fournisseur et Dilicom, le traitement peut être gratuit ou payant. Fiche du fournisseur SODIS par exemple : LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 13/18

14 11 PARAMETRAGE DES IMPRIMANTES Cet onglet est protégé par le mot de passe administrateur. Cet onglet fait l objet d une documentation complète sur le paramétrage des imprimantes avec des exemples. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 14/18

15 12 CONNEXION AUX BASES DE DONNEES Cet onglet est protégé par le mot de passe administrateur. Il n est pas documenté et ne doit pas être modifié sauf par Livralog. L accès reste cependant ouvert à l administrateur du logiciel et donc de la librairie. Cet onglet permet le paramétrage de la connexion aux bases de données sous différents modes. Pour l utilisation en multipostes, il est conseillé d avoir un réseau Gigabit (cartes réseaux et routeur) pour obtenir des performances proches du poste principal pour les postes secondaires. Le logiciel n est pas conseillé pour une librairie de plus de 4 postes. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 15/18

16 13 SECURISATION DU LOGICIEL Cet écran est protégé par le mot de passe administrateur. Administration - Le gérant de la librairie peut modifier le mot de passe administrateur qui donne l accès aux onglets de paramétrage du logiciel. Suppression Modification - Certaines actions dans le logiciel nécessitent un mot de passe. Exemple : La suppression d un ticket de caisse (possible uniquement le jour de l achat). La modification d un type de paiement après encaissement (possible uniquement le jour de l achat). La modification d un prix en caisse La modification du montant du paiement fait au vendeur de livres d occasions Mot de passe pour l envoi des commandes aux fournisseurs par mail via Dilicom - Dilicom peut transmettre un mot de passe à la librairie qui sera inséré automatiquement dans l objet du mail Les mots de passe sont affichés en clair. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 16/18

17 14 LA CAISSE Cet écran est protégé par le mot de passe administrateur. Cet onglet fait l objet d une documentation complète sur le paramétrage de la caisse avec des exemples. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 17/18

18 15 LES MODULES Cet écran est protégé par le mot de passe administrateur. La librairie peut choisir d utiliser ou non les modules suivants : - Le module livres d occasions LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 18/18