REGLEMENT INTERIEUR DES SALLES DE LA MAISON DU TEMPS LIBRE

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1 VILLE D HEROUVILLE SAINT CLAIR DIRECTION CULTURE SPORTS ANIMATION VIE ASSOCIATIVE ET BEAUREGARD REGLEMENT INTERIEUR DES SALLES DE LA MAISON DU TEMPS LIBRE La ville d HEROUVILLE SAINT CLAIR met à disposition la Maison du Temps Libre afin de répondre aux demandes des habitants et des associations pour des réunions familiales ou autres réunions dont il apparait nécessaire de réglementer l utilisation. Les conditions d utilisation sont définies dans le présent règlement. Article 1 : Description de l équipement Les deux salles de la Maison du Temps Libre sont gérées par la Ville d HEROUVILLE SAINT- CLAIR (DIRECTION CULTURE SPORT ANIMATION VIE ASSOCIATIVE ET BEAUREGARD). La Maison du temps libre peut être divisée en deux parties : - L étage pouvant accueillir 50 personnes maximum. - Le rez-de-chaussée pouvant accueillir 80 personnes maximum. Il est possible de réserver une de ces deux parties ou la totalité de la Maison du Temps Libre. Article 2 : Utilisateurs Les salles de la Maison du Temps Libre sont mises à la disposition des habitants d Hérouville Saint-Clair et des autres communes, des associations et groupements constitués ou non. Considérant que les associations ou groupements constitués de la Commune ont accès à d autres salles gérées par la Ville d HEROUVILLE-SAINT-CLAIR, les salles de la Maison du Temps Libre sont louées prioritairement aux particuliers d HEROUVILLE pour des réunions familiales. Les particuliers non Hérouvillais et les associations qui sollicitent la Maison du Temps Libre devront attendre la réponse du service gestionnaire ; cette réponse n intervenant qu un mois avant la date demandée selon qu un particulier Hérouvillais aura réservé les locaux à cette même date ou non. Article 3 : Réservations Les salles de la Maison du Temps Libre sont réservées à l usage des fêtes familiales, d associations ou de comités d entreprises, réunions, conférences ou activités ponctuelles et exceptionnelles d associations ou de groupements constitués. Ces activités doivent être organisées à l intention exclusive de leurs membres (manifestations privées). Page 1 sur 5

2 La définition du planning de réservation de la salle des fêtes est du ressort de la Ville d Hérouville. Elle se réserve le droit de refuser une location pour motif d intérêt général. Toutes demandes de réservations sont faites par écrit auprès de la DIRECTION ANIMATION CULTURE SPORT - VIE ASSOCIATIVE BEAUREGARD ( ) et devront être reçues au moins un mois avant la date souhaitée pour l occupation. Les particuliers Hérouvillais, prioritaires, devront obtenir une réponse immédiate en fonction de la vacance des lieux à la date demandée afin de permettre l organisation de la manifestation familiale. La Ville d Hérouville Saint-Clair est seule arbitre dans le cas où deux organisateurs ayant le même ordre de priorité seraient candidats pour la même date. Elle pourra refuser la location à tout utilisateur n ayant pas respecté les dispositions du présent règlement. La réservation ne sera définitive qu à réception du contrat signé et des arrhes. Les arrhes resteront acquises à la ville d Hérouville Saint-Clair en cas de désistement du locataire. Article 4 : Conditions d Utilisation Il est possible de louer les salles séparément selon le nombre de personnes participant à la manifestation. - L étage : équipé en chaises et en tables pour 50 personnes. - Le rez-de-chaussée : équipé en chaises et tables pour 80 personnes. Les salles sont mises à dispositions du vendredi 13h30 au lundi 11h00, pour une occupation le samedi et dimanche. Toutes les opérations d installation, de montage et de nettoyage (produits ménagers fournis par la Ville) sont à la charge des utilisateurs dans le cadre de ces horaires. Ces opérations comprennent : Le balayage et toilage de tous les sols. Le rangement du matériel L enlèvement du matériel apporté par l utilisateur. Le nettoyage complet des sanitaires. L enlèvement des ordures (emplacement prévu à cet effet «Rue de la Pompe»). La sous-location est formellement interdite. La remise des clefs sera effectuée par le gardien à l organisateur, le jour de la manifestation, ou le jour qui la précède à un horaire défini dans le contrat de location. L organisateur participera personnellement à l état des lieux de prise et de retour des locaux. Il est formellement interdit, sauf autorisation écrite du Service Animation de remettre les clefs à une autre personne ou à un autre occupant que celui inscrit dans le contrat de location. Article 5 : Conditions de Paiement La réservation ferme de la salle n est effective qu après réception du contrat daté, signé et accompagné des arrhes qui représentent 25 % du montant de la location. Le contrat et le chèque des arrhes doivent être renvoyés sous quinze jours après réception de l accord sous peine de voir l option définitivement annulée. Page 2 sur 5

3 Le solde du montant de la location est exigé un mois avant la manifestation. Passé ce délai, la location sera annulée. Les arrhes resteront définitivement acquises à la commune. Article 6 : Caution Une caution dont le montant est fixé par le Conseil Municipal sera remise par l organisateur un mois avant la date effective de réservation. Le chèque sera restitué à l organisateur suite à l état des lieux de retour si aucune dégradation n a été constatée. Le nettoyage et la remise en état des salles incombent à l organisateur. Une partie ou la totalité de la caution sera conservée en cas de non-respect de cette clause. Les bals publics sont interdits, seuls les bals à caractère privé (sur invitation) sont autorisés, après accord écrit de la Commune. Le non-respect de cette clause aura pour conséquences la conservation de la caution par la Commune ainsi que l interdiction d effectuer de nouvelles réservations. Les utilisateurs qui auront organisé des manifestations autres que celles qui sont autorisées par ce règlement verront leur caution retenue et encaissée. Article 7 : Tarifs Ils sont révisés chaque année par le Conseil Municipal et annexés au présent règlement. Les consommations d eau, d électricité et de chauffage sont incluses dans les prix. Les prix annoncés sont T.T.C. Le montant de la caution est indiqué dans le contrat de location. Article 8 : Responsabilité - Assurances L organisateur est responsable de la sécurité des personnes et des biens. Les incidents et dégâts occasionnés par des personnes présentes, le vol de matériel, les dégradations des locaux sont à sa charge. Ces risques sont garantis par une police d assurance, «responsabilité civile organisateur» à remettre un mois avant la manifestation. La Ville d Hérouville-Saint-Clair renonce à recourir contre l organisateur pour les risques incendie, explosion, dégâts des eaux, bris de glace, affectant le bâtiment et son mobilier, à condition que le contrat d assurance de l organisateur prévoit la réciprocité concernant les dommages affectant ses biens propres. Article 9 : Annulation La Commune se réserve le droit d annuler la réservation en cas de non-respect des clauses du présent règlement, les sommes déjà versées restent acquises par la Commune. En cas d annulation du fait de la Ville, l organisateur bénéficiera d une location à une date ultérieure. Page 3 sur 5

4 Article 10 : Sécurité En application des règlements de sécurité, il est formellement interdit : De déposer dans les salles et d utiliser tout appareil de cuisine ou occasionnant une source de chaleur, D installer des tentures et guirlandes, sauf s il s agit d un matériau ininflammable et dont justification de cette qualité devra être fournie, D installer en général, tout matériel conduisant à une dégradation de l équipement De fumer dans les salles (Décret n du 15 novembre 2006 fixant les conditions d'application de l'interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif) Il est impératif de respecter les consignes de sécurité affichées dans les salles. En cas de force majeure, l occupant devra prendre l attache du gardien d astreinte au Article 11 : Dispositions diverses Droit d entrée et déficit Les bals, spectacles ou autres manifestations de ce type supposant un droit d entrée sont interdits. Toutefois, les associations peuvent solliciter auprès de leurs membres une participation aux frais. La Ville ne prend en aucun cas en charge les déficits des manifestations organisées dans cet équipement. Buvette L exploitation d une buvette fait l objet d une demande de licence temporaire auprès de l accueil du 2 ème étage de la Mairie ( ). Droits d auteurs Obligation est faite à l organisateur de prévenir la S.A.C.E.M. (Société des Auteurs et Compositeurs et Editeurs de Musique) et/ou S.A.C.D. (Société des Auteurs et Compositeurs Dramatiques) - Délégation Régionale Immeuble Silicon Valley 4, bd Georges Pompidou CAEN de l organisation de toute manifestation dansante, musicale ou théâtrale. Les droits sont à régler auprès de cet organisme. Tranquillité et bon voisinage Conformément à la réglementation en vigueur, le maintien de l ordre dans ou aux abords de l équipement devra être assuré par les organisateurs. Il est recommandé à ceux-ci de signaler aux autorités de Police toute manifestation importante. L organisateur s engage à ne pas nuire à la tranquillité du voisinage. En vue de ne pas perturber le sommeil et la tranquillité des habitants, les utilisateurs devront tenir compte de la réglementation contre le bruit et notamment, après 22 h, fermer les portes et fenêtres des salles, baisser la sonorisation et éviter les allées et venues des véhicules. Les occupants qui auront été signalés comme étant particulièrement bruyants ne pourront plus disposer d une des salles de la Maison du Temps Libre. Page 4 sur 5

5 L occupant autorisé de la Maison du Temps Libre répondra personnellement aux plaintes qui pourraient être déposées pour tapage nocturne Affichage et décoration Il est interdit de faire tout scellement, soudure, percements de pointes et agrafes, de poser des adhésifs sur la peinture et les revêtements, et en général d effectuer toute détérioration du mobilier. Tout affichage en dehors du temps d utilisation est interdit dans l enceinte des salles et sur les murs extérieurs. Stationnement Il est formellement rappelé l interdiction de stationner en dehors du parking prévu à cet effet. Article 12 : Sanctions La Ville se réserve le droit d interdire pour une durée à déterminer toutes réservations ultérieures à un occupant en cas de réclamation ou de nuisance dûment constatées, de dégradations ou de non application du règlement. Article 13 : Application du présent règlement Les services municipaux sont chargés de l exécution du présent règlement intérieur. Les utilisateurs se doivent de prendre connaissance du présent règlement et de le faire respecter. Le fait de franchir une des entrées de l équipement vaut acceptation du présent règlement. Le règlement est affiché dans les deux salles de la Maison du Temps Libres. Fait à Hérouville Saint-Clair, le 21 novembre 2011 Le Contractant, Date et signature précédées de La mention «Lu et Approuvé» Le Maire, Le Rodolphe THOMAS. Page 5 sur 5