Gestour Distribution. Référentiel Client Réseaux Sociaux. gestour.com

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1 Gestour Distribution Référentiel Client Réseaux Sociaux

2 Index _ 1 INTRODUCTION... 3 _ 2 LA FICHE CLIENT Valeur par défaut à l ouverture de la fiche client La date de naissance La modification de la fiche client... 3 _ 3 LE GROUPEMENT DES CLIENTS Fonctionnement du Groupe de client Gestion des clients liés au groupe Critères de recherche du Groupe Enregistrer le groupe Supprimer un groupe Visualisation du groupe de client dans la Fiche client Sélection du «Groupement» dans la commande File d attente Dossier TO Contrat Revente TO Création de commande Les éditions Contrat SNAV Facture... 9 _ 4 RECHERCHER UN CLIENT Recherche à partir de la fiche client Recherche à partir de la recherche multicritères _ 5 RELATIONS ENTRE CLIENTS Type de relation Affectation et consultation des relations _ 6 LA SAISIE D UNE FICHE CLIENT POUR CHAQUE PASSAGER DE LA COMMANDE Saisie des pax en tant que clients Ce pax est le client de la commande Créer / rechercher le client correspondant à ce pax Créer / rechercher le client correspondant à ce pax à partir du client de la commande Visualisation des voyageurs sur une commande Visualisation dans le Suivi Commercial de la fiche client Page 2 / 14

3 1 INTRODUCTION Ce document détail les fonctionnalités spécifiques liées à la fiche client : liens voyageurs, groupe de clients, réseaux sociaux. 2 LA FICHE CLIENT 2.1 Valeur par défaut à l ouverture de la fiche client Cette fonctionnalité permet de cocher par défaut les cases : «J autorise le mailing» et «J autorise l envoi par mail ( ing)». Une option permet l activation de la fonctionnalité. 2.2 La date de naissance Une option permet l activation de la fonctionnalité : contacter votre Gestionnaire. 2.3 La modification de la fiche client Du fait de l accessibilité des fiches clients par toutes les agences du réseau, il est nécessaire de pouvoir modifier les clients dont l agence de gestion n est pas l agence de connexion. Une option permet de rendre possible la modification de la fiche. Cette option permet de modifier par profil et ou par agence : - les données générales de la fiche client - les onglets : Général, supplément, Adresses, Contacts, Identification Page 3 / 14

4 3 LE GROUPEMENT DES CLIENTS 3.1 Fonctionnement du Groupe de client Depuis «Gestour» aller dans : Client / Groupe de client Code groupe, zone obligatoire, longueur 35. Le code est unique Libellé du groupe, longueur 50. Cette zone apparaîtra sur la facture et le contrat Date de début et de fin de validité du groupe. Si la validité est dépassée : - la mention du groupe n apparaît plus sur les éditions L onglet «paramètres» permet de définir pour le groupe des profils spécifiques pour : - L assurance (option portail assurance) - L appel d acompte - La facturation à l acte - Le calcul d échéance La zone Actions permet de définir les actions de suivi de commande qui seront déclenchées lors d une commande enregistrée dans le contexte du groupe de client Page 4 / 14

5 3.1.1 Gestion des clients liés au groupe L onglet «client» permet de gérer les clients appartenant au groupe concerné. Cette liste est susceptible d afficher plus de clients. Ajouter un client au groupe : Le client doit au préalable être chargé dans la zone «Client» au moyen de la touche de fonction F4 ou à partir du lien «référence client». Le bouton «ajouter» ouvre l écran suivant : Date de début et de fin de validité du lien client / groupe de clients. Si la validité est dépassée : le groupe ne peut plus être sélectionné lors de l enregistrement d une commande. Permet de définir les agences pour lesquels le lien est valide. Retirer le / les client(s) en surbrillance dans la liste du groupe concerné. Il est possible d effectuer une multi sélection dans la liste pour permettre une suppression en masse. Cette suppression n est possible que si aucune commande n est enregistrée (passée ou à venir) pour le client dans le contexte du groupe de client. Le message suivant apparaît en cas de suppression impossible : «Suppression impossible. Il est cependant possible de rendre l affectation client / groupe de client invalide en modifiant les dates de validité associées.» Filtrer les clients du groupe : à partir des caractères saisis dans la zone «Client». Il s agit d un filtre de type «Nom usuel commence par». Le bouton «Filtrer» est un bouton bascule présentant le libellé «Tout voir» quand un filtrage est activé afin de revenir à l affichage initial. Autres fonctions sur menu contextuel : Zoom : permet d ouvrir la fiche client correspondante Affectation client / groupe de client : permet de visualiser et de modifier l affectation client / groupe via l écran détaillé au paragraphe La zone «Groupe de clients» est, dans ce cas, non modifiable. Page 5 / 14

6 3.1.2 Critères de recherche du Groupe Un groupe peut être recherché par : son code son libellé ses dates de validités Enregistrer le groupe Les modifications effectuées dans la liste de client et dans les paramètres. Ils sont prises en compte lors de l enregistrement Supprimer un groupe Cette suppression n est possible que si aucun client n est lié au groupe. Le message suivant apparaît en cas de suppression impossible : «Suppression impossible. Il est cependant possible de rendre le groupe invalide en modifiant les dates de validité associées.» 3.2 Visualisation du groupe de client dans la Fiche client L appartenance pour un client à un ou plusieurs groupes est matérialisée dans le cadre supérieur droit de la fiche client de la manière suivante : Un accès «Groupe de clients» est ajouté au menu «Paramètres» de la fiche client. Il permet l ouverture de l écran de visualisation suivant : Page 6 / 14

7 Par défaut, seul les groupes dont le lien avec le client est valide sont présentés (date courante comprise dans les dates de validité). Le bouton «Tout voir» permet d afficher l historique d affectation du client aux groupes de clients. Tous les groupes qui ont été lié avec le client sont présentés (valides et invalides). Il s agit d un bouton à bascule qui prend pour libellé «Voir valides» pour permettre de retrouver l affichage initial. Il est impossible d ajouter un lien client/groupe pour un même client portant sur le même groupe avec chevauchement de dates. 3.3 Sélection du «Groupement» dans la commande Dès que le client est sélectionné, s il appartient à un groupe, celui-ci est sélectionné par défaut. Dans le cas où le client est lié à plusieurs groupes valides, la liste présente par défaut le premier groupe éligible (ordre alpha). Par défaut la liste contient la valeur «<Hors groupe de client>» qui permettra de créer une commande pour un client indépendamment de tout rattachement à un groupe de clients. A la validation, la commande est créée pour ce client, dans le contexte défini par le groupe de clients sélectionné. Les actions suivantes sont alors déclenchées : File d attente Dossier TO calcul des frais calcul de l échéance de paiement enregistrement des actions sur commande avec les paramètres suivants : o Date de déclenchement alarme = date de création de la commande o Agent : agent affecté à l agence de création de la commande avec le profil défini pour cette action. Si plusieurs agents sont trouvés, le premier sera utilisé. o plusieurs agents sont trouvés, le premier sera utilisé. Page 7 / 14

8 3.3.2 Contrat Revente TO Création de commande Cette même zone sera utilisée pour la visualisation du contexte de réservation et sera modifiable. Page 8 / 14

9 3.4 Les éditions Contrat SNAV Le libellé du groupe de clients sélectionné pour cette commande apparaît dans le bandeau d en-tête de la zone «Client» sur la page 1 du contrat SNAV Facture Le libellé du groupe de clients, sélectionné pour cette commande, apparaît dans la section référence de la facture. Attention : dans le cadre d une facture adressée à un centre de facturation, la zone utilisée pour faire figurer le libellé du groupe de client sera utilisée pour faire apparaître le client correspondant à la facture. Page 9 / 14

10 4 RECHERCHER UN CLIENT 4.1 Recherche à partir de la fiche client La recherche de client peut s effectuer en utilisant le critère «Téléphone» de l onglet «général». La recherche se fera sur le numéro de téléphone exact mais sans contraintes de formatage. 4.2 Recherche à partir de la recherche multicritères Les zones ajoutés dans le moteur de recherche client multicritères sont : - Téléphone : La recherche se fera sur le numéro de téléphone exact mais sans contraintes de formatage. - Code postal : La recherche sur ce champ est identique à la recherche lancée depuis la fiche client : «Code postal» commence par. 5 RELATIONS ENTRE CLIENTS Si chaque passager est saisi en tant que client, il apparaît nécessaire de pouvoir établir des relations entre eux afin de reconstituer le «tissu social». Les fonctionnalités apportées à Gestour se limitent au stockage de l information ainsi qu à la visualisation de premier niveau de ces relations inter-clients. 5.1 Type de relation Depuis le module «Dictionnaire» de «Gestour» aller dans : Tiers / Type de relation Définir ici les types de relation entre les clients (ex : Famille, Amis ). Page 10 / 14

11 5.2 Affectation et consultation des relations Un onglet «Relations» est ajouté à la fiche client, si le client affiché est de type individuel. Les relations seront visibles dans les deux fiches clients concernées. Le double clic sur un client dans l écran de gauche permet l ouverture de la fiche client correspondante. Page 11 / 14

12 6 LA SAISIE D UNE FICHE CLIENT POUR CHAQUE PASSAGER DE LA COMMANDE Il apparaît nécessaire de créer des fiches clients pour les passagers de la commande et ceci dans le but, par exemple, de la leur faire parvenir les documents de voyage. 6.1 Saisie des pax en tant que clients La saisie des pax en tant que client est réalisée à partir de l onglet «données complémentaires» de la commande. Il s agit d une opération manuelle à opérer sur chaque commande sans tenir compte de la méthode de création. Un menu contextuel sur la ligne de pax sélectionnée présente les fonctionnalités suivantes : Ce pax est le client de la commande Créer ou retrouver le client correspondant à ce pax Créer ou retrouver le client correspondant à ce pax à partir du client de la commande Une fois le lien établi entre le pax, la fiche client et la commande, la ligne correspondante est rendue non modifiable et grisée. Pour pouvoir modifier le pax, il faudra au préalable supprimer le lien pax / client / commande à partir de l onglet «Passagers» Il est également à noter que la modification de la fiche client ne modifie pas les données pax et inversement. Page 12 / 14

13 6.1.1 Ce pax est le client de la commande Cette fonction permet de définir le client mandataire comme étant un passager de la commande. Une ligne correspondante à ce client sera alors visible dans l onglet «Passagers» Créer / rechercher le client correspondant à ce pax Cette fonction va permettre l enregistrement du pax en tant que fiche client. L ouverture de la fiche client est précédée du test de doublon suivant : Nom + Prénom = Nom usuel client existant Date de naissance = date naissance client existant Le test de doublon est effectué en tenant compte de la valeur de l option CLIENT_MULTI_SOCIETE : Uniquement sur les clients de la société de connexion si l option est désactivée Sur l ensemble du fichier client si l option est activée Une fois le client créé ou sélectionné, il faut enregistrer la fiche pour que le lien soit pris en compte Créer / rechercher le client correspondant à ce pax à partir du client de la commande Cette fonction répond exactement au même processus que précédemment mais permet en plus de dupliquer les coordonnées du client mandataire (hors nom et prénom) en cas de création d une nouvelle fiche client. Si le client existe déjà, les données présentes ne sont pas écrasées. Page 13 / 14

14 6.2 Visualisation des voyageurs sur une commande L onglet «Passager», ajouté à la commande, présente les fiches clients ayant été affectées à la commande en cours sous la forme suivante : La suppression du lien pax client est disponible en utilisant le clic droit sur la ligne du passager. La visualisation de la fiche client s obtient par un double clic. 6.3 Visualisation dans le Suivi Commercial de la fiche client L onglet «Passagers des commandes» est ajouté à la fenêtre dans le suivi commercial du client. On distingue ainsi les commandes pour lesquelles le client est «Client de la commande», et celles pour lesquelles il est uniquement «Passager». Le Suivi commercial affiche une colonne «Montant» qui présente le solde de la commande. Page 14 / 14