17.0 Bénéficiaires Hors Paie

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1 17.0 Bénéficiaires Hors Paie ÉDITION 2011 Mise à jour 1 Soutien logiciel 7 h à 19 h, heure de l'est Demandes de renseignements techniques 8 h à 17 h, heure de l'est (519) PAYweb ( ) Configuration de nouveau client Courriel setup@payweb.ca Site Web Ouverture de session ou

2 TABLE DES MATIÈRES Vue d'ensemble... 3 Modèle de profil d'employé...3 Construction...3 Configuration de bénéficiaires hors paie... 4 Exécution des paiements Entrée Paie Calculer Paie...8 Erreurs et Avertissements Visualiser Paie Fermer la Paie...10 Voir les rapports Bénéficiaires Hors Paie Page 2 de 10 Mise à jour 1

3 Vue d'ensemble Vous pouvez utiliser PAYweb.ca pour rémunérer des bénéficiaires hors paie (sans lien d'employé avec l'employeur), comme une entreprise indépendante effectuant un travail pour votre compagnie. La configuration pour ce type de bénéficiaire est différente de la configuration pour un employé habituel, car l'entreprise indépendante n'a pas le statut d'un employé au sein de votre compagnie et il ne faut pas tenir compte des déductions et des avantages imposables dans le calcul de sa rémunération. Cette section du manuel décrit la bonne configuration d'un bénéficiaire hors paie et les options détaillées permettant le dépôt des sommes dans les comptes bancaires individuels du bénéficiaire. Modèle de profil d'employé Vous pouvez créer un modèle de profil d'employé (un profil simulé d employé) avec les valeurs cidessous en utilisant la fonction Ajouter un Employé (voir la section 3.1 Ajouter un Employé) et ensuite copier ce profil d'employé dans le profil de tout nouveau bénéficiaire hors paie au moyen de la fonction Copier Employé (voir la section 3.2 Copier un Employé). Construction Si le domaine d'activité principal de votre compagnie est la construction, vous devez déclarer les montants payés ou crédités pour des services de construction en remplissant un formulaire T5018. PAYweb imprimera pour vous les feuillets T5018 et le sommaire T5018 à la clôture de l'exercice. Le bénéficiaire doit être correctement configuré dans le profil de l'employé Non Payroll Payees Page 3 of 10 Revision 4

4 Configuration de bénéficiaires hors paie Les écrans de profil d'employé suivants montrent la bonne configuration pour un bénéficiaire hors paie (comme un entrepreneur en construction, par exemple). 1. Cliquez sur Profil de l'employé et ensuite sur Ajouter un Employé. L'écran à gauche apparaîtra. Vous pouvez attribuer un numéro d'employé à un bénéficiaire ou laisser le champ vide et cliquer sur Entrer pour que le numéro d'employé soit attribué par le système. NB: Le champ Nº d Employé peut contenir jusqu'à quatre chiffres. 2. Sur l'écran Ajouter Nouveaux Effectifs, modifiez les valeurs par défaut pour afficher les valeurs suivantes: Code d'imposition > «N»(non) RPC > «N»(non) AE > «N»(non) Option pour Formulaire d Impôt > «4» (Aucun T4) ou «5» (T5018, Relevé des Revenus Contractuels) NB: Toutes les valeurs que vous allez entrer sur ces écrans diffèrent des valeurs par défaut qui y apparaissent déjà. Après avoir modifié ces valeurs de champs, cliquez sur Entrer pour enregistrer les changements. Les descriptions de champ seront ensuite mises à jour. Vous pouvez laisser le champ NAS vide. Vous obtiendrez un message vous signalant que le NAS n'est pas valide. Cliquez sur Entrer et appuyez sur F2 sur votre clavier pour l'accepter. Vous avez aussi l'option d'entrer le numéro d'entreprise de l'entrepreneur. Vous pouvez le faire sur l'écran RH une fois que la configuration de l'employé est terminée Non Payroll Payees Page 4 of 10 Revision 4

5 3. Remplissez le reste des champs requis, puis cliquez sur Entrer. L'écran Ressources Humaines s'affichera dans le cadre du profil d'employé. Si le champ Option pour Formulaire d Impôt affiche «T5018» (code 5) sur l'écran «Données Supplémentaires Concernant Paie», un champ apparaîtra sur l'écran RH dans lequel vous devrez entrer le nº de compte d affaires. Il vous incombe de demander ce nº de compte d affaires au bénéficiaire et de l'entrer ici. Si vous n'avez pas le numéro de compte d affaires du bénéficiaire, vous DEVEZ entrer son numéro d'assurance sociale dans le champ NAS. 4. Cliquez sur le bouton Paie pour afficher l'écran Paie, tel qu'illustré à gauche. Sur cet écran, entrez les valeurs suivantes: Taux salarial par paie: entrez le paiement habituel prévu pour le bénéficiaire. Taux de paie de vacances: si ce champ apparaît dans cet écran, assurez vous qu'il est VIDE. Vacances payées chaque période de paie: si ce champ apparaît dans cet écran, assurezvous qu'il est VIDE ou qu'il affiche N (non). À l heure/salaire: S Code d'exemption ISE: «*» (astérisque). Si le bénéficiaire travaille au Québec, entrez un astérisque dans ce champ pour l'exclure du Fonds des Services de Santé du Québec Bénéficiaires Hors Paie Page 5 de 10 Mise à jour 1

6 5. Cliquez sur le bouton Données Supp. Concernant Paie pour afficher l'écran Données Supplémentaires Concernant la Paie, tel qu'illustré à gauche. Sur cet écran, entrez les valeurs suivantes: Exemption fédérale: «0» Exemption provinciale: «0» CSST: «E» (Exemption) NB: Sur le champ CSST, le «E» (exemption) n'apparaît pas sur l'écran contextuel. Vous pouvez entrer directement «E» dans le champ. RAP: Le champ RAP affichera «Y»(oui) par défaut pour les employés du Québec. Si la configuration du bénéficiaire indique que la province d'emploi n'est pas QC (Québec), assurez vous que le champ RAP affiche «N»(non). Confirmez l'exactitude des valeurs suivantes: Code d'imposition: «N»(non) RPC: «N»(non) AE: «N»(non) Option pour Formulaire d Impôt: 4 (Aucun T4) ou 5 (T5018, Relevé des Revenus Contractuels) 6. Cliquez sur le bouton Déductions Diverses pour afficher l'écran Modifier Déductions Diverses, tel qu'illustré à gauche. Si votre configuration prévoit une déduction régulière pour rembourser un bénéficiaire (ex.: remboursement de TPS), vous devez entrer Y dans la colonne Calc. située à côté de la description de déduction 17.0 Non Payroll Payees Page 6 of 10 Revision 4

7 Exécution des paiements 1.1 Entrée Paie L'option 1.1 Entrée Paie est multifonctionnelle. Elle permet à l'utilisateur d'effectuer les opérations suivantes: Entrer les sommes supplémentaires que vous voulez verser au bénéficiaire. Afficher et modifier le profil de l'employé (s'il y a lieu) Entrer les substitutions de déduction (pour la paie en cours seulement) Si un bénéficiaire est configuré en tant que bénéficiaire avec taux salarial/paie, il sera payé automatiquement lors de l'exécution de paie. Si vous devez entrer d'autres paiements, vous utiliserez cet écran. Tel que mentionné ci dessus, ce n'est pas nécessaire d'entrer les revenus pour les bénéficiaires. Ils sont payés automatiquement en utilisant le code 01 selon les informations dans le profil de l'employé. L'écran Entrée Secondaire des Heures et des Revenus affiche le montant par paie du bénéficiaire dans le champ Taux. Si vous modifiez les informations concernant le salaire en utilisant l'option de menu 1.1 Entrée Paie, ces informations seront utilisées pour la période de paie en cours seulement. La prochaine exécution de paie préparera par défaut le montant configuré dans le champ Salaire par paie dans le profil de l'employé. Voici trois raisons pour lesquelles vous choisirez d'entrer des revenus pour un bénéficiaire. 1. Pour ne pas payer un bénéficiaire, entrez le code 01 dans le champ du code de type de revenu, puis entrez «Y»(oui) dans le champ Contournement de salaire. 2. Pour payer un montant autre que celui que le bénéficiaire reçoit habituellement. Par exemple, si le paiement de base d'un bénéficiaire est 1000,00$ et vous voulez payer 1500,00$, entrez 1500,00$ dans le champ Montant. Le code de revenu pour cet exemple est le 01. Le 1500,00$ remplacera le 1000,00$. 3. Pour payer ou réduire d'autres montants. Entrez le code de revenu pour le type de revenu additionnel (ex.: commissions) et revenus associés à ce type de revenu. Vous n'avez pas à entrer le salaire habituel car il sera payé automatiquement Non Payroll Payees Page 7 of 10 Revision 4

8 2. Calculer Paie a) Sélectionnez 2. Calculer Paie à partir du menu Traiter la Paie. b) L'écran Options pour Exécution de la Paie apparaît. Le système entre automatiquement les prochaines dates valides de fin de période et de chèque dans leur champ respectif. c) Si vous effectuez une exécution habituelle de la paie, assurez vous que les dates sont correctes. Si les dates sont incorrectes, contactez d) Une fois que toutes les options désirées sont affichées, cliquez sur Entrer pour avancer à l'écran suivant, tel qu'illustré à gauche. e) Cliquez sur Entrer. Votre paie sera maintenant calculée, et des messages d'erreur ou d'avertissement s'afficheront s'il y a lieu. Pour de plus amples informations, consultez la section ci dessous Non Payroll Payees Page 8 of 10 Revision 4

9 Erreurs et Avertissements Trois écrans peuvent s'afficher lorsque vous terminez l'option 2. Calculer Paie, tel qu'illustré cidessous. a) PAIE SANS ERREUR (surligné en vert) Ce message signifie que votre paie ne contient aucun message d erreur ou d avertissement. Vous pouvez avancer à la prochaine étape: 3. Visualiser Paie. NB: Vérifiez tous les rapports ERREURVÉRI créés. b) PAIE SANS ERREUR, VÉRIFIER AVERTISSEMENTS (surligné en jaune) Ce message signifie que votre paie contient des avertissements ou des erreurs de vérifications (ERREURVÉRI). NB: Vérifiez tous les rapports ERREURS, AVERTISSEMENTS ou ERREURVÉRI créés. Les avertissements doivent être vérifiés s'ils se trouvent sur le rapport ERREURS, et devraient être vérifiés s'ils se trouvent sur le rapport AVERTISSEMENTS avant de passer à l'option 4. Fermer la Paie. Par exemple, si une entrée sur le rapport AVERTISSEMENTS indique qu'un employé ne sera pas payé, mais que ceci est correct puisque vous avez spécifié dans l'option 1.1 Entrée Paie que l'employé ne doit pas être payé, vous savez pourquoi l'avertissement s'est affiché et vous pouvez passer à l'option 4. Fermer la Paie. c) PAIE AVEC ERREUR, VÉRIFIER RAPPORTS (surligné en rouge) Ce message signifie que votre paie contient des avertissements ou des erreurs de vérifications (ERREURVÉRI). NB: Vérifiez tous les rapports ERREURS, AVERTISSEMENTS ou ERREURVÉRI créés. Vous devez corriger TOUTES les erreurs avant de passer à l'option 4. Fermer la Paie. Une fois les erreurs corrigées, vous devez exécuter de nouveau l'option 2. Calculer Paie et vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs AVANT de passer à l'option 4. Fermer la Paie. Pour savoir comment aborder les divers messages d'erreurs ou avertissements que vous pourriez recevoir, consultez la section 4.1 Erreurs et Avertissements Non Payroll Payees Page 9 of 10 Revision 4

10 3. Visualiser Paie Cette option de menu a été créée pour que vous puissiez facilement vérifier l'exactitude de votre paie avant de la fermer. À ce moment, vous pouvez encore modifier votre paie comme vous le voulez. Ce n'est qu'au moment où vous fermez votre paie (option 4. Fermer la Paie) que les données seront envoyées à NEBS PAYweb.ca, et ceci constitue le point de non retour. Cette option de menu vous permet de vérifier plus facilement: i. si tous les employés/bénéficiaires sont payés lors de l'exécution de la paie en cours; ii. l'exactitude des montants de salaire net pour chaque bénéficiaire (NB: les montants de salaire brut et de salaire net devraient être identiques, car il n'y a pas de retenues à la source pour les bénéficiaires hors paie); iii. le total du montant de salaire net pour la paie entière; iv. les causes de tout problème signalé par les rapports ERREURS, AVERTISSEMENTS et ERREURVÉRI. 4. Fermer la Paie Une fois que vous avez la certitude que votre paie est exempte d'erreurs et qu'aucune modification n'est nécessaire, vous utiliserez cette option pour fermer la paie et envoyer les données à NEBS PAYweb.ca. Veuillez prendre note que vous êtes au «point de non retour». SI vous avez à modifier votre paie après l'exécution de cette option, vous devrez contacter NEBS PAYweb.ca et demander une exécution de la procédure «restaurer» (en Anglais: Put Back ). NEBS PAYweb.ca exige des frais pour ce service. En outre, vous devrez ensuite exécuter de nouveau la paie entière. Voir les rapports Pour pouvoir ouvrir, enregistrer ou imprimer des rapports, vous devez utiliser un ordinateur muni du logiciel Adobe Acrobat Reader (version 7.0 ou plus). Ce logiciel de visualisation gratuit est téléchargeable à partir du site Si plusieurs versions du logiciel Adobe Acrobat Reader sont installées sur votre ordinateur, vous devez vous assurer qu'aucune version inférieure à 7.0 n'est ouverte lorsque vous visualisez les rapports PAYweb.ca. Pour savoir de façon détaillée comment travailler avec des rapports, consultez la section 5.0 Visualisation des Rapports Bénéficiaires Hors Paie Page 10 de 10 Mise à jour 1