entreprises - institutionnels migration sepa Un enjeu majeur pour votre entreprise, une banque pour vous accompagner

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1 entreprises - institutionnels migration sepa s e r v i c e s Un enjeu majeur pour votre entreprise, une banque pour vous accompagner

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3 sommaire la création d un nouvel espace unique de paiement en euros : le sepa 4 Les objectifs du SEPA Le périmètre géographique du SEPA Le calendrier de migration un nouveau cadre juridique et technique 6 Le cadre juridique Le cadre technique les instruments de paiement concernés 8 Le virement SEPA (SCT) Le prélèvement SEPA (SDD) Le SEPA Cards Framework (SCF) les enjeux pour votre entreprise 14 Des opportunités à exploiter Une migration à soigneusement préparer nos solutions 17 Notre accompagnement pour une migration réussie Notre offre autour des moyens de paiement SEPA 3

4 la création d un nouvel espace unique de paiement en euros : le sepa Après la mise en place de l euro, l harmonisation européenne se poursuit avec celle des moyens de paiement grâce à la création d un espace unique de paiements en euros, le SEPA (Single Euro Payments Area). Au sein de cet espace européen, tout acteur économique pourra émettre et recevoir des paiements en euros avec la même facilité, la même sécurité, la même rapidité et les mêmes règles juridiques que pour ses transactions domestiques. les objectifs du sepa Harmoniser les instruments de paiement et leur usage en Europe (caractéristiques techniques, délais de traitement, ), Promouvoir l intégration européenne en facilitant le traitement des transactions transfrontalières en euros des entreprises, des commerçants, des particuliers, Instaurer un nouveau cadre juridique homogène dans la zone SEPA, Renforcer la concurrence entre prestataires de services de paiement. La réalisation de cet espace unique de paiement en euros s appuie sur : Un cadre juridique commun fixé par la Directive européenne sur les Services de Paiement (DSP), L adoption d un format standard international pour les échanges d informations interbancaires, ainsi qu entre les clients et leurs banques, Deux moyens de paiement destinés à remplacer les virements, nationaux et transfrontaliers, et les prélèvements nationaux : - le SEPA Credit Transfer (SCT) ou virement SEPA, lancé en janvier 2008, - le SEPA Direct Debit (SDD) ou prélèvement SEPA, lancé en novembre Un cadre commun pour les paiements et retraits espèces par carte en Europe, le SEPA Cards Framework, d ores et déjà opérationnel en France. 4

5 le périmètre géographique du sepa La zone SEPA comprend 31 pays* : 16 pays - Zone Euro 11 pays - Hors zone Euro Islande Irelande Royaume Uni Pays Bas Belgique Luxembourg Suéde Finlande Norvège Danemark Allemagne Tchéquie Liechtenstein France Suisse Autriche Slovénie Estonie Lettonie Lithuanie Pologne Slovaquie Hongrie Roumanie les objectifs le calendrier 4 pays - Association Européenne de Libre Échange Portugal Espagne Italie Bulgarie Grèce * Et la principauté de Monaco. Malte Chypre le calendrier de migration Janvier 2008 : adoption d un cadre commun pour les cartes bancaires, le SEPA Cards Framework (SCF), garantissant l interopérabilité des cartes sur la zone SEPA et s appuyant sur le standard EMV (Europay, Master card, Visa) d ores et déjà opérationnel en France. Janvier 2008 : lancement du virement SEPA (SCT). Novembre 2010 : lancement du prélèvement SEPA (SDD). Durant la période transitoire de migration, les opérations de paiement nationales et les moyens de paiement SEPA coexistent. 1 er février 2014 : fin de la migration au virement et au prélèvement SEPA. Après cette date, il ne sera plus possible d effectuer des virements (1) et des prélèvements (2) au format national. (1) Hors virements de trésorerie. (2) Hors TIP et Télérèglements qui devraient bénéficier d une dérogation jusqu au 1 er février Migration des cartes vers le SCF 1 er Janvier er Février 2014 Migration des prélèvements vers le SDD Migration des virements vers le SCT (1) DSP - Directive des Services de Paiement. (2) SCF - SEPA Cards Framework ou cadre des cartes SEPA. (3) SCT - SEPA Credit Transfer ou virement SEPA. (4) SDD - SEPA Direct Debit ou prélèvement SEPA. 5

6 un nouveau cadre juridique et technique le cadre juridique La Directive européenne sur les Services de Paiement (DSP), votée par le Parlement européen en avril 2007, constitue le cadre juridique des opérations de paiement, SEPA ou Non SEPA. La DSP répond à 4 objectifs : Fixer les droits et obligations tant de l utilisateur que du prestataire de services de paiement. Stimuler la concurrence. Renforcer la transparence de la tarification et la traçabilité des opérations au profit des utilisateurs grâce notamment : - au transfert du montant exact de l ordre à la banque du bénéficiaire, - à une facturation claire de chacune des deux banques vis-à-vis de son propre client (payeur / bénéficiaire). Raccourcir et garantir les délais d exécution à 1 jour ouvrable (1) maximum. le cadre technique Les caractéristiques techniques communes des nouveaux instruments de paiement européens ont été définies par l European Payment Council (EPC) et reposent sur : L adoption d un format de fichier variable standard, UNIFI XML, conforme aux normes internationales (ISO 20022). L utilisation de ce format pour les moyens de paiement SEPA : - est obligatoire pour les échanges entre banques, - sera obligatoire pour les échanges électroniques entre les clients et leurs banques à partir de la date de fin de migration, soit le 1 er février Le format variable XML se substitue en France au format actuel fixe CFONB (2), utilisé pour les communications bancaires sous protocole EBICS et SWIFTNet. Principaux avantages Standardisation des échanges. Enrichissement des données transmises. Garantie de transmission sans altération des données échangées. Fiabilisation et simplification du suivi des incidents. (1) Un jour ouvrable se définit comme un jour d ouverture de la Banque et des systèmes de paiement. (2) CFONB : Comité Français d Organisation et de Normalisation Bancaires. 6

7 L utilisation systématique du format de compte BIC/IBAN Le BIC (Bank Identifier Code) correspond à l identifiant international de l établissement bancaire. L IBAN (International Banking Account Number) permet d identifier un compte bancaire, quels que soient la banque et le pays dans lesquels ce compte est tenu. Obligatoire depuis le 01/01/2007 pour les virements transfrontaliers européens, l utilisation du BIC/IBAN s étend aux opérations SEPA en France où il se substitue au RIB dans les échanges interbancaires. le cadre juridique et technique Dans un souci de simplification pour le client, le BIC deviendra facultatif, au plus tard le 1 er février 2016, pour l exécution de ses ordres de paiement. Principaux avantages Contrôle des coordonnées du bénéficiaire. Rapidité d acheminement et d imputation des fonds au compte du bénéficiaire sur les transactions transfrontalières (suppression des intermédiaires que sont les correspondants bancaires). Diminution du risque d erreur et de retour des fonds. Automatisation du traitement des transactions de bout en bout. Facilitation des éventuelles recherches. POUR EN SAVOIR PLUS L EPC (European Payment Council) a été créé en juin 2002 à l initiative de la communauté bancaire européenne afin de construire les nouveaux instruments de paiement répondant aux objectifs fixés par la Banque Centrale Européenne. Il a pour mission : - la définition des règles de fonctionnement des deux nouveaux instruments SEPA : le virement SEPA (SCT) et le prélèvement SEPA (SDD), - l adoption d un cadre d interopérabilité pour les systèmes de paiement par carte, le SEPA Cards Framework (SCF), - la coordination de la migration vers les nouveaux instruments SEPA. 7

8 les instruments de paiement concernés Le SEPA Credit Transfer (SCT) ou Virement SEPA permet d effectuer des virements en euros entre comptes situés dans la zone SEPA. Le SEPA Direct Debit (SDD) ou Prélèvement SEPA remplace toutes les formes de prélèvements en euros utilisées dans les différents pays de la zone SEPA. Le SEPA Cards Framework (SCF) Le SEPA n introduit pas de nouveaux moyens de paiement par carte mais définit un cadre de fonctionnement unique pour l ensemble des banques et des opérateurs cartes. Les caractéristiques communes des nouveaux instruments SEPA (virement et prélèvement) Adoption d un format de fichiers XML recommandé dans les échanges entre les entreprises et leurs banques. Libellés en euros uniquement, sans limite de montant, et exécutés au sein de la zone SEPA. Utilisation obligatoire du BIC/IBAN. Possibilité pour le donneur d ordre de renseigner : - une zone motif de 140 caractères à l attention du bénéficiaire ou du débiteur, - une zone référence de 35 caractères. Transfert du montant exact de l ordre à la banque du bénéficiaire. Frais de traitement : la banque du payeur et celle du bénéficiaire facturent chacune leurs propres frais à leur client respectif. 8

9 le virement sepa (sct) Lancé en janvier 2008, le SCT a vocation à se substituer aux virements actuels au sein de la zone SEPA, à l issue d une période de migration devant s achever en France le 1 er février Durant cette phase de migration, les virements nationaux et les SCT coexistent. Les entreprises peuvent donc migrer à leur propre rythme, en fonction de leur organisation. Les caractéristiques Deux types de virements SEPA sont disponibles à l émission : - Le virement SEPA ordinaire réglé à la banque du bénéficiaire avec un délai d un jour ouvrable à compter du débit en compte du donneur d ordre. - Le virement SEPA urgent réglé à la banque du bénéficiaire le jour du débit en compte du donneur d ordre. Deux formats de fichiers sont disponibles : - le format variable XML, - le format fixe 320 CT adapté du format CFONB 320 (utilisable jusqu au 1 er février 2014) Les délais d exécution sont harmonisés sur toute la zone SEPA. Le tarif est identique pour vos virements à destination de la France et de tout pays de la zone SEPA. Sont exclus du périmètre des virements SEPA Les virements de trésorerie. Les virements en devises. Les virements transfrontaliers OUR (frais à la charge du donneur d ordre) ou BEN (frais à la charge du bénéficiaire). les instruments de paiement concernés 9

10 les instruments de paiement concernés (suite) le prélèvement sepa (sdd) Le SEPA Direct Debit (SDD), disponible depuis novembre 2010, doit se substituer aux prélèvements nationaux à partir du 1 er février Le SDD est un prélèvement en euros exécuté à l intérieur de la zone SEPA, sans limite de montant. Il est adapté aux paiements périodiques mais il peut également être utilisé pour des paiements ponctuels entre un créancier et son débiteur. Facture Créancier Encaisse le SDD Débiteur Paye le SDD 10

11 La gestion du mandat et la notification Un nouveau mandat sous la responsabilité du créancier Le prélèvement SEPA repose désormais sur un mandat unique, signé et adressé par le débiteur à son créancier. Par ce mandat, le débiteur autorise le créancier à débiter son compte bancaire. Le créancier est désormais seul responsable de la conservation du mandat. La banque du débiteur ne reçoit plus d autorisation de prélèvement. Chaque mandat est identifié par une RUM (ou Référence Unique de Mandat) attribuée par le créancier. L identification du créancier L Identifiant Créancier SEPA (ICS) est délivré en France par la Banque de France, en remplacement du Numéro National d Emetteur (NNE). Un même ICS permet au créancier d émettre des SDD dans tout l espace SEPA. Une notification préalable du débiteur Le créancier doit transmettre une notification au débiteur au minimum 14 jours calendaires avant la date d échéance du prélèvement ; ce délai peut être réduit moyennant un accord spécifique entre les deux parties. Le créancier peut choisir de communiquer préalablement à chaque prélèvement ou d informer le débiteur, une fois par an, via l émission d un échéancier. les instruments de paiement concernés 11

12 les instruments de paiement concernés (suite) Les caractéristiques du prélèvement Il existe deux types de prélèvement : - le prélèvement ponctuel (appelé One-Off ), - le prélèvement périodique. Les fichiers de prélèvements transmis à la banque sont au format XML. L opération est débitée au compte du débiteur le jour de l échéance indiquée dans le fichier transmis par le créancier et créditée ce même jour au compte du créancier. Les délais Délais de présentation interbancaires pour règlement à l échéance : - prélèvement ponctuel : au plus tard 5 jours ouvrés avant l échéance, - prélèvement périodique : au plus tard 5 jours ouvrés avant l échéance pour le premier prélèvement (appelé First ) et, au plus tard, 2 jours ouvrés avant l échéance pour les suivants (appelés Recurrent ). Délais d émission des rejets par la banque du débiteur : - au plus tard 5 jours ouvrés après l échéance pour les problèmes techniques ou absence de provision. Délais de contestation par le débiteur : - contestation d une opération sans justification du motif : au plus tard 8 semaines après l échéance, - contestation d une opération non autorisée (absence de mandat, mandat caduc ) : jusqu à 13 mois après l échéance. 12

13 le sepa cards framework (scf) Le SEPA Cards Framework (SCF) a défini un cadre de fonctionnement unique pour l ensemble des banques et des opérateurs cartes de la zone SEPA. Le SCF repose sur les principes suivants : Les porteurs de cartes doivent pouvoir effectuer, aussi facilement que dans leur pays d origine, des paiements chez les commerçants ou des retraits d espèces dans les distributeurs automatiques de billets sur l ensemble de la zone SEPA. Les commerçants doivent accepter, dans les mêmes conditions, les cartes conformes SCF des porteurs de la zone SEPA, sans distinction liée à leur pays d émission. Ils conservent le choix des systèmes de cartes qu ils acceptent. Les paiements par carte s appuient sur le standard de sécurité EMV et sur l authentification par un code Personnal Identification Number (PIN). Ces principes sont d ores et déjà appliqués en France : L ensemble des cartes, des distributeurs automatiques de billets et des Terminaux de Paiement Electronique (TPE) commerçants est aujourd hui aux normes EMV. La composition du code confidentiel (PIN) pour les paiements par cartes est effective depuis longtemps. les instruments de paiement concernés 13

14 les enjeux pour votre entreprise des opportunités à exploiter Une automatisation de vos rapprochements bancaires facilitée par : La richesse des informations transmises Une zone référence de 35 caractères et une zone motif de paiement de 140 caractères, alimentées par le donneur d ordre. Ces informations vous permettent une meilleure identification de l émetteur et du contenu des ordres émis (données comptables de la facture réglée par exemple). La garantie de l acheminement intégral du montant du virement ou prélèvement Les montants transférés ne peuvent être amputés de frais. Les éventuels frais sont partagés entre le donneur d ordre et le destinataire. Cette facturation distincte simplifie l identification de l opération et votre rapprochement comptable. Une fiabilisation et une simplification du suivi des incidents, grâce à la restitution de l ensemble des données de l opération initiale lors des rejets ou retours d impayés. Des délais de traitement harmonisés et garantis pour vos virements et prélèvements sur l ensemble de la zone SEPA Pour chaque type d opération, les banques garantissent les délais d exécution et de règlement auprès de la banque du bénéficiaire. Des process de règlements / encaissements transfrontaliers optimisés par : La simplification de vos opérations transfrontalières au sein de la zone SEPA, grâce à l harmonisation des formats, du cadre juridique, des coordonnées bancaires (BIC/IBAN) et des délais d exécution. Des opportunités pour les groupes transfrontaliers Des procédures de cash management simplifiées : Virements et prélèvements peuvent être émis, à partir d un point unique, aux mêmes conditions sur tous les pays de la zone SEPA. Des économies d échelle potentielles avec : - une réduction possible du nombre de comptes bancaires contribuant à alléger le travail administratif et les coûts de fonctionnement des services comptables et de trésorerie. - un volume plus conséquent de virements/prélèvements sur la zone SEPA permettant de mieux négocier leur tarification. 14

15 une migration à soigneusement préparer L intégration des nouveaux identifiants BIC/IBAN L émission de virement ou prélèvement SEPA nécessite de : Collecter les BIC et IBAN de vos clients, salariés, fournisseurs, Mettre à jour vos logiciels et vos chaînes de traitement (gestion des commandes, de la facturation, de la comptabilité ; chaîne paie ; interface de communication bancaire ) pour intégrer ces nouveaux identifiants. Par ailleurs, n oubliez pas d indiquer vos propres BIC/IBAN sur les documents destinés à vos clients : bons de commandes, factures, La gestion des mandats de prélèvement Vous êtes émetteur de prélèvements domestiques ; dans le cadre de la migration au prélèvement SEPA, vous devez : Obtenir un ICS par l intermédiaire de votre banque. Attribuer une Référence Unique de Mandat (RUM) à chaque autorisation de prélèvement national existante. Vous déterminez librement cette référence : elle comportera au maximum 35 caractères. Vous pouvez notamment reprendre une référence client existante dans votre référentiel. Il est toutefois vivement recommandé par le CFONB, pour un mandat migré, de faire commencer la RUM par les caractères ++. Cette codification, partagée par tous les intervenants (créancier, débiteur, banque), facilitera ainsi la reconnaissance des anciens prélèvements nationaux. Informer vos clients de votre intention de migrer vers le prélèvement SEPA et de la date effective de migration. Cette information peut se faire sous la forme d une communication spécifique par lettre, mail ou encore SMS. Vous pouvez également profiter du support de communication utilisé pour la notification du premier prélèvement SEPA et adressé au plus tard 14 jours avant l émission. Cette communication doit reprendre, au minimum, votre nouvel ICS et la RUM attribuée à chaque débiteur. Cette information évite la signature d un nouveau mandat, dans la mesure où la réglementation prévoit la continuité des mandats de prélèvements nationaux. les enjeux pour votre entreprise Organiser l archivage des mandats de prélèvement 15

16 les enjeux pour votre entreprise (suite) L adaptation de vos Systèmes d Information Vous devez faire évoluer vos systèmes d information pour : Intégrer les nouveaux formats de fichier XML et tenir compte des nouveaux délais de présentation des opérations auprès de la banque. Exploiter les informations transmises dans les zones référence du donneur d ordre et motif de paiement. Afin de tirer parti de ces informations complémentaires, vous devrez au préalable : - échanger avec vos contreparties pour définir l alimentation des zones référence et motif de paiement, - vérifier avec vos éditeurs de logiciels et vos services informatiques internes que vos Systèmes d Information sont en mesure d exploiter ces données. 16

17 nos solutions notre accompagnement pour une migration réussie Nous vous proposons : Un diagnostic avec nos Spécialistes Moyens de Paiement pour vous aider, à chaque étape de votre migration, à identifier les impacts et les actions à mettre en œuvre. Nous pouvons, le cas échéant, vous recommander nos partenaires pour la mise en place d un logiciel de gestion des moyens de paiement, ou pour l externalisation de certaines tâches liées au prélèvement SEPA (archivage, dématérialisation des mandats, gestion des notifications, ). Des outils de conversion de votre référentiel RIB en BIC/IBAN accessibles selon deux formules : Vous pouvez nous adresser, par sécurisé, votre fichier de RIB aux formats standard (.txt,.csv, etc.) issu de votre logiciel de gestion, et nous vous le retournons après enrichissement des BIC/IBAN par le même canal. Vous pourrez alors importer le fichier enrichi dans votre logiciel. Notre Spécialiste Moyens de Paiement peut également se déplacer dans votre entreprise, afin de recueillir, sur une clé USB sécurisée, votre fichier RIB. Après conversion de votre fichier, il vous le retournera selon les mêmes modalités. L obtention d un ICS À votre demande, nous nous chargeons de vous obtenir un ICS auprès de la Banque de France. La mise à disposition : de modèles de lettres dans différentes langues pour collecter les BIC/IBAN de vos partenaires, d étiquettes autocollantes comportant vos coordonnées BIC/IBAN que vous pourrez coller sur vos factures. Ainsi, vous serez assuré que les règlements seront effectués avec les bonnes coordonnées bancaires, d un modèle de mandat de prélèvement SEPA, d une proposition de texte pour informer vos débiteurs de votre migration au prélèvement SEPA. L organisation de tests préalables Dès que vous aurez mis à jour vos logiciels et que vous serez en mesure de constituer un fichier au nouveau format, nos Spécialistes Moyens de Paiement seront à votre disposition pour réaliser des tests. Vous pourrez ainsi vous assurer de la conformité et du bon paramétrage de vos outils. 17 nos solutions

18 nos solutions (suite) notre offre autour des moyens de paiement sepa Vous avez migré avec succès au SEPA et pouvez à présent émettre des virements et des prélèvements SEPA. Plusieurs moyens de transmission sont possibles : par notre site Internet avec l option Transfert de fichiers, en télétransmission avec notre service Nortrans, ou par SWIFTNet. Deux formats de fichiers sont accessibles, proposés par la plupart des éditeurs de logiciels : XML pour le SCT ou le SDD, si vous êtes équipés des protocoles de communication EBICS T/TS, Internet (option Transfert de fichiers ) ou SWIFTNet, CFONB 320 pour le SCT (utilisable jusqu au 1 er février 2014), si vous êtes équipés des protocoles EBICS T/TS ou Internet (option Transfert de fichiers ). Nous proposons également des services de corrections et d informations sur vos fichiers de virements SEPA et prélèvements SEPA : Un service de correction de vos fichiers de virements SEPA (pour toute la zone SEPA) et de prélèvements SEPA (uniquement sur la France) : En cas d anomalie entre le BIC et l IBAN, ce service permet de corriger automatiquement, le BIC à partir de l IBAN, et ainsi, de ne pas bloquer toute la remise concernée par l opération. La mise à disposition d avis de corrections de domiciliation (Change Account Information - CAI) sous format papier ou informatique (XML) suite à vos émissions de virements SEPA et de prélèvements SEPA : En cas de changement de coordonnées bancaires du destinataire, vous recevez les nouvelles coordonnées, afin de pouvoir effectuer la correction dans vos bases. La mise à disposition d avis de rejets et d impayés sous format papier ou informatique (XML) : Si l une des deux banques identifie une anomalie qui empêche la bonne exécution de l opération, vous en êtes informé. Vous êtes également prévenu lorsqu un prélèvement émis est rejeté pour cause d insuffisance de provision par la banque du débiteur. 18

19 Un service de représentation automatique des impayés de prélèvements SEPA au motif provision insuffisante (disponible fin 2013) : Ce service permet de vous affranchir de la représentation des prélèvements revenus impayés au motif provision insuffisante : tri des impayés, constitution d une nouvelle remise. Nous nous chargeons du tri et de la représentation. Vous pouvez définir précisément les délais dans lesquels vous souhaitez que le prélèvement soit représenté ( x jours calendaires ou ouvrés après la première présentation, un jour fixe dans le mois ). L échéance du 1 er février 2014 arrivera vite! Nous sommes à vos côtés pour vous aider à franchir sereinement cette étape. 19 nos solutions

20 nos services en ligne pour une banque toujours proche de vous Crédit du Nord - Société Anonyme au capital de EUR SIREN RCS Lille - N TVA FR Siège Social : 28 place Rihour Lille - Siège Central : 59 boulevard Haussmann Paris. Société de courtage d assurances immatriculée à l ORIAS sous le N DMO - Réf Janvier Crédits photo : fotolia - Création : Agence kiss