MANAGEMENT & GESTION DE PROJETS

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1 NOTICE TECHNIQUE DE Une simulation pour apprendre MANAGEMENT & GESTION DE PROJETS Sommaire OBJECTIFS... 2 INFORMATIONS GENERALES... 2 PUBLIC CONCERNE :... 2 DUREE :... 2 FRACTIONNEMENT DES SEANCES :... 2 NOMBRE DE PARTICIPANTS PAR SESSION :... 3 ANIMATION :... 3 SCENARIO D UNE FORMATION TYPE ERE PARTIE : PREPARATION EME PARTIE : SIMULATION EME PARTIE : APPROFONDISSEMENT METHODOLOGIQUE... 5 SUPPORTS PEDAGOGIQUES... 6 CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE... 7 PERSONNALISATION :... 7 PRESTATIONS DU CIPE :... 7 ANNEXE 1 - THEMES ABORDES DANS HORIZON... 8 ANNEXE 2 - LISTE DES TACHES DE LA SIMULATION ANNEXE 3 AFFICHE DE LA SIMULATION ET LISTE DES PROGRES ANNEXE 4 EXEMPLES D ALEA ET DE QUESTIONS ANNEXE 5 EXEMPLES DE TRANSPARENTS METHODOLOGIQUES

2 Objectifs Le CIPE a conçu Horizon, le jeu des projets, pour permettre au plus grand nombre d apprendre les techniques qui constituent le Management de projet : la planification, la maîtrise des risques, l optimisation des coûts, le management d équipe, etc. Public concerné : Informations générales Il peut être utilisé pour différents niveaux de public : Des participants qui n'ont jamais entendu parler de gestion de projet. Des participants qui connaissent les principes du PERT mais qui doivent approfondir certaines aspects du management de projet. Durée : Le package de formation est constitué de deux modules distincts : Un jeu de simulation qui met en compétition plusieurs équipes (une demijournée à une journée, selon le niveau du public). Une série de transparents d animation et d exercices qui permettent d approfondir les outils de gestion et les concepts fondamentaux du Management de projet (une demi-journée à une journée, selon le niveau d approfondissement). Fractionnement des séances : L animation peut être fractionnée sans inconvénient en séances de 1h30. 2

3 Nombre de participants par session : Le jeu fonctionne bien avec un effectif allant de 8 à 16 personnes. Toutefois, il est possible de jouer sans inconvénient technique en dessous de 8 (on peut faire par exemple 3 équipes de 2) comme au-dessus de 16 (on fera 5 équipes au lieu de 4). Animation : Le jeu est généralement animé par des formateurs professionnels, mais il est conçu de façon à pouvoir être utilisé également par des formateurs occasionnels internes des entreprises. Dans ce dernier cas, le CIPE peut assurer la formation de mise en main de l outil. (Le descriptif de la simulation, fourni dans le guide de l'animateur, présente le déroulement de la formation de façon linéaire et détaillée). 3

4 Scénario d une formation type Une entreprise décide de lancer sur le marché un nouveau plat cuisiné destiné aux enfants. Son objectif est de prendre le maximum de parts de marché. Les parts de marché dépendent : - Du délai de sortie du nouveau produit - De l'argent qui reste en fin de partie et peut être affecté à la publicité. Chaque équipe prend en charge une entreprise. L'équipe gagnante est celle dont la part de marché est la plus importante à la fin du jeu. 1 ère partie : PREPARATION Cette partie comprend quatre sous-phases : Présentation du projet Les participants prennent connaissance de l entreprise et de son projet. Construction du réseau Les équipes construisent le réseau, et calculent les délais et chemins critiques. Réduction de la durée Les équipes modifient le réseau, mettent en parallèle les étapes afin de raccourcir le délai global, puis recalculent les délais et chemins critiques. Choix des progrès Chaque équipe doit gérer les risques du projet. Elle doit acheter des progrès qui vont protéger le projet de certains aléas. 4

5 2ème partie : SIMULATION Simulation du déroulement du projet La simulation dure au total 20 semaines. Sur les 20 semaines, 12 ont un incident (il y a 12 incidents dans le jeu, et 12 progrès). Les 8 autres semaines sont consacrées à des questions de connaissance posées aux équipes, qui rapportent de l argent en cas de bonne réponse. Durant la simulation les participants mettent à jour eux-mêmes leurs affiches, notent l impact des incidents, calculent les délais, etc. Débriefing de la simulation Une fois la simulation terminée, l animateur échange avec les participants sur ce qui vient de se jouer. 3 ème partie : APPROFONDISSEMENT METHODOLOGIQUE L animation de cette partie est assurée grâce à un ensemble de diapositives regroupées en 12 chapitres, qui correspondent aux 12 progrès qui interviennent dans le jeu. Nous conseillons à l animateur de préparer sa séance en sélectionnant les diapositives qui lui conviennent, en ajoutant les siennes, etc. Attention au temps : il faut compter en moyenne 3 minutes par diapositive! Autant dire que pour une séance de 3 heures il faut réduire l exposé d un bon tiers, surtout si l on conserve quelques exercices. 5

6 Supports pédagogiques Le package de formation Horizon comprend : Dossiers du participant Dossier de l'animateur Planches murales "réseau PERT" Eléments divers (feutres, billets de banque, dés, ) Un CD rom contenant : - Diaporama avec 45 transparents pour la préparation du jeu - Diaporama avec 45 transparents pour l animation du jeu de simulation - Diaporama avec 95 transparents pour l animation de la partie méthodologique - Originaux des dossiers des participants (pour impression en couleurs) 6

7 Conditions de Mise en Oeuvre Personnalisation : Lors de l'utilisation du support pédagogique en entreprise, il est fortement conseillé de personnaliser un certain nombre d'éléments tels que : Le cadrage pédagogique : intégration de la formation au cursus existant dans l'entreprise. La progression pédagogique : organisation des modules en fonction du public, des objectifs pédagogiques et de la durée de la formation. Les illustrations concrètes : mise en avant d'exemples, de photos, d'anecdotes, pris dans le contexte de l'entreprise- le guide d'animation : en fonction du niveau des animateurs internes. Prestations du CIPE : le CIPE vous propose différentes formes de mise en œuvre de cet outil. L'entreprise peut faire l'acquisition de la mallette pédagogique : dans ce cas le CIPE vous propose : de personnaliser les contenus au contexte de l'entreprise, de transférer l'animation auprès de formateurs internes, lors d'une formation de formateurs, d'apporter un soutien aux formateurs lors de leurs premières sessions, d'assurer un suivi technique (mise à jour informatique des documents) et logistique (mise à disposition des éléments consommables) de la mallette pédagogique, d'accompagner des groupes de travail dans la mise en œuvre des méthodes enseignées. L'entreprise peut également confier la formation à des formateurs externes : dans ce cas le CIPE peut vous proposer : de personnaliser les contenus au contexte de l'entreprise, de réaliser les animations dans votre entreprise auprès du public à former, d'assurer un suivi technique (mise à jour informatique des documents) et logistique (mise à disposition des éléments consommables) de la mallette pédagogique, d'accompagner des groupes de travail dans la mise en œuvre des méthodes enseignées. Nous sommes à votre disposition pour étudier avec vous la solution adaptée à votre besoin. 7

8 Annexe 1 - Thèmes abordés dans Horizon La simulation du cas d école HORIZON permet de découvrir, à partir d éléments concrets, les concepts qui doivent être maîtrisés pour la conduite efficace d un projet. Connaissance des besoins du client L'étude d'opportunité Le cahier des charges fonctionnel Le choix de la solution Définition des objectifs chiffrés Contenu du projet Les grandes phases d'un projet Structure de Découpage du Projet Construction de la structure de découpage Les livrables Les modifications en cours de projet Gestion des délais et des coûts Calcul de la durée du projet Construction du réseau PERT Les dates de début / fin au plus tôt (DTO/FTO) et au plus tard (DTA/FTA) Le chemin critique La marge Les jalons Comment réduire les délais? Les analyses probabilistes Le planning de Gantt (exercice) La planification des ressources La prévision du coût du projet La relation coûts délais 8

9 Management des risques Comment identifier les risques? Quantification des risques La matrice de criticité La classification des risques Dossier d'évaluation des risques Soutien de l'ensemble de l'entreprise Les parties prenantes Tracer le diagramme des relations Le projet dans l'organisation de l'entreprise Choix de la structure Planifier les échanges d'information Le comité de pilotage Comment obtenir le soutien de l'entreprise? Définir un plan de communication générale Partenaires associés au projet Le schéma traditionnel Comment travailler avec les partenaires? Le Chef de Projet Le rôle du chef de projet Les qualités du chef de projet Les styles de management L Equipe Projet La dimension de l'équipe projet La composition de l'équipe projet 9

10 Les Membres du groupe comme l Animateur les voit Le plateau projet Comment motiver l'équipe? Les théories classiques de la motivation Les conditions d'une réunion efficace Suivi du projet Les rapports d'avancement Le tableau de bord Suivi des délais La courbe en S Suivi des coûts et des délais Les autres indicateurs (productivité des ressources, qualité, délai, ) Disponibilité des ressources Les causes d'indisponibilité La disponibilité des ressources Résolution de problèmes Les phases : Poser le problème Analyser le problème Trouver des solutions Décider Mettre en œuvre Les outils : Pareto, QQOQCP, Diagramme Causes-Effets, 5M,..) Capitalisation des connaissances Le Manuel Projet 10

11 Annexe 2 - Liste des taches de la simulation 1 Sélectionner des idées de produit C'est le début du projet : Il faut choisir une bonne idée de produit. 2 semaines 2 Calculer la rentabilité On peut calculer la rentabilité dès que l'idée du nouveau produit est arrêtée. 3 semaines 3 Réaliser des prototypes Dès que l'idée du produit est choisie, nous réalisons des prototypes pour tester sa qualité. 4 semaines 4 5 Mettre au point le produit Concevoir l'emballage Il faut d'abord choisir les matières et leur dosage. Ensuite définir les conditions de cuisson et de stérilisation. On peut commencer quand le prototype est prêt et la rentabilité connue. Pour concevoir l'emballage, il n'est pas nécessaire de connaître la recette exacte du produit. On peut commencer dès que le prototype est prêt et la rentabilité connue. 7 semaines 5 semaines 6 Protéger le produit Il faut protéger le produit, son emballage, ainsi que s marque commerciale. cela peut se faire quand le produit et son emballage ont été finalisés. 5 semaines 7 Qualifier le procédé de fabrication Il faut vérifier que les équipements sont parfaitement adaptés. Cette phase peut commencer dès que le produit et son emballage sont définis. 5 semaines 8 Approvisionner les matières premières Pour approvisionner, il faut connaître la composition du produit. 11 semaines 9 Préparer la promotion On peut commencer à préparer la promotion dès que la décision de lancer le produit est prise (prototype et rentabilité OK) 7 semaines 10 Réaliser la promotion Il est très risqué de faire de la publicité avant d'avoir protégé son produit. La promotion se poursuit jusqu'à ce que le produit soit sur le marché. 6 semaines 11 Préparer l'outil industriel Suivant le cas, nous construisons une nouvelle ligne ou nous réimplantons des machines existantes. Cela peut se faire que quand le procédé de fabrication est qualifié. 4 semaines 12 Fabriquer et distribuer le produit Quand les matières premières sont arrivées et que l'outil industriel est prêt, on peut produire et expédier. 4 semaines 11

12 Annexe 3 Affiche de la simulation et liste des progrès Résolution de problèmes Capitalisation des connaissances Connaissance des besoins du client Contenu du projet Disponibilité des ressources Gestion des délais et des coûts Suivi du projet 3. REALISATION 1. PLANIFICATION Management des risques 2. ORGANISATION Équipe projet efficace Chef de projet compétent Partenaires associés au projet Soutien de l'ensemble de l'entreprise 12

13 Annexe 4 Exemples d aléa et de questions description de l'aléa n de semaine Pendant la la préparation du projet, on a oublié qu'on ne pouvait pas engager les dépenses sans la la signature du Directeur financier aux USA. 2 Contenu du projet 9 LOCALISATION progrès associé 1 3 4a 4b Localisation de l'aléa et des impacts 13

14 Etes-vous un expert? En gestion de projet la la " marge libre " définit :: 1) 1) L'autonomie donnée au Chef de projet pour gérer ses ressources. Vous disposez pour cette question 2) 2) La différence entre le et le de le 30 début secondes. au plus tôt et le début au plus tard d'une tâche. 3) 3) L'incertitude sur la la le Inscrivez marge bénéficiaire votre réponse que peut sur un rapporter papier. le projet. Bonne réponse :: 10 euros Etes-vous un expert? En management de projet le le terme " courbe en S " désigne :: 1) 1) La courbe du budget cumulé pendant le le déroulement du projet. Vous disposez pour cette question 2) 2) Une courbe qui présente de 30 secondes. dans un même système orthonormé la la diminution de l'incertitude et et la la diminution de la la liberté de choix. Inscrivez votre réponse sur un papier. 3) 3) La courbe des risques de retard (Scheduled variance). Bonne réponse :: 10 euros 14

15 Annexe 5 Exemples de Transparents Méthodologiques Management des risques Comment identifier les risques? Identification des risques A partir de listes établies lors des projets précédents. Par des entretiens avec les spécialistes. Dans une séance de travail en groupe. Quantification des risques Méthode Matières Décisions Milieu Risques Machines Main d'œuvre Main d'œuvre Exercice (corrigé graphique) 3500 Coût réel 3000 Budget Valeur acquise

16 Soutien de l'ensemble de l'entreprise Tracer le diagramme des relations Direction * Comité de pilotage * Service qualité Contrôle de gestion Chef de projet Equipe projet Prestataire informatique Consultant Service communication Service informatique Fournisseurs de matériel Service formation Utilisateurs Gestion des délais et des coûts Le planning de Gantt a 9 4b Planning GANTT Marge libre T1 T2 T3 T4a T4b T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T

17 Disponibilité des ressources La disponibilité des ressources Ressources internes Ressources internes Conflit de priorité Conflit de priorité Ressources externes Ressources externes Sous-traitance et intérimaires Heures supp. Planification des ressources Assurance qualité Fiabilité des équipements - Transfert entre services - Polyvalence Surveillance du Comité de Pilotage Deuxième fournisseur Suivi du projet Suivi des coûts et des délais Coût Budget Coût réel des travaux effectués CRTE Coût budgété des travaux prévus CBTP Coût budgété des travaux effectués CBTE Valeur acquise Retard Ecart de coût Temps Jour de la mesure Date de fin (contrat) 17