Règlement sur les contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction de l Université du Québec à Trois-Rivières

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1 Règlement sur les contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction de l Université du Québec à Trois-Rivières Instance : Conseil d administration DATE RÉSOLUTION Modification 7 décembre CA R6678 Adoption 11 et 18 avril CA R5882 B Responsable Vice-recteur à l administration et aux finances

2 Table des matières 1. CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES CADRE JURIDIQUE OBJET MANDATAIRE CONFIDENTIALITÉ ACCÈS À L INFORMATION CONFLIT D INTÉRÊTS RÔLES ET RESPONSABILITÉS DIRIGEANT RESPONSABLE DE L OBSERVATION DES RÈGLES CONTRACTUELLES SERVICE DE L APPROVISIONNEMENT SERVICE DE L ÉQUIPEMENT SERVICE DE LA BIBLIOTHÈQUE SERVICE DES TECHNOLOGIES DE L INFORMATION (STI) SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES SECRÉTARIAT GÉNÉRAL UNITÉ BUDGÉTAIRE RESPONSABLE DE BUDGET REQUÉRANT COMITÉ DE SÉLECTION Secrétaire du comité de sélection ACQUISITIONS ET CONTRATS OUVERTURE À LA CONCURRENCE ET AUX PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES ACQUISITIONS DE MOINS DE 500 $ ACQUISITIONS DE 500 $ ET PLUS ACQUISITIONS OU CONTRATS DE MOINS DE $ ACQUISITIONS OU CONTRATS DE $ À MOINS DE $ ACQUISITIONS OU CONTRATS DE $ À MOINS DE $ ACQUISITIONS OU CONTRATS DE $ À MOINS DE $ ACQUISITIONS OU CONTRATS DE $ ET PLUS MODES D ACQUISITION DEMANDE DE BIEN EXCÉDENTAIRE OU DE SERVICES OFFERTS PAR L UNIVERSITÉ DEMANDE DE PRIX APPEL D OFFRES Appel d offres sur invitation Appel d offres public Gré à gré (sans appel d offres) MODES D ÉVALUATION DES SOUMISSIONS Appel d offres basé sur la qualité seulement Appel d offres basé uniquement sur le prix Appel d offres basé sur des critères de qualité minimale et un prix Appel d offres basé sur un rapport qualité/prix CAHIER DES CHARGES FORMULAIRE DE NON-PARTICIPATION ANALYSE DES SOUMISSIONS PRIX SOUMIS ANORMALEMENT BAS REJET DES SOUMISSIONS ADJUDICATION DE CONTRAT MODIFICATION À UN CONTRAT... 21

3 5. REDDITION DE COMPTE PUBLICATION DES RÉSULTATS D UN APPEL D OFFRES PUBLIC PUBLICATION DES CONTRATS DE $ ET PLUS SANS APPEL D OFFRES PUBLICATION DES CONTRATS CONCLUS AVEC UNE PERSONNE PHYSIQUE N EXPLOITANT PAS UNE ENTREPRISE INDIVIDUELLE AUTORISATION ET REDDITION DE COMPTE AU DIRIGEANT RÉCEPTION DE MARCHANDISE RETOUR DE MARCHANDISES ET RÉPARATION SUIVI DES CONTRATS ET RENOUVELLEMENT SUIVI ET MODIFICATIONS AUX CONTRATS ÉVALUATION DE RENDEMENT RENOUVELLEMENT DES CONTRATS CONTRAT D APPROVISIONNEMENT, DE SERVICES ET DE TRAVAUX DE CONSTRUCTION : MODALITÉS PARTICULIÈRES CONTRAT SUITE À DES APPELS D OFFRES REGROUPÉS CONTRAT LIÉ À LA RECHERCHE ET AU DÉVELOPPEMENT OU À L ENSEIGNEMENT CONTRAT À COMMANDES ET À EXÉCUTION SUR DEMANDES CONTRAT DE SERVICE DE NATURE TECHNIQUE CONTRAT DE SERVICES PROFESSIONNELS CONTRAT DE SERVICES PROFESSIONNELS AYANT UN PRIX FIXE RÉGI PAR UN DÉCRET CONTRAT D UTILITÉ PUBLIQUE CONTRAT DE LOCATION DE SALLE, D HÉBERGEMENT OU DE RESTAURATION CONTRAT D ASSURANCE ET DE SERVICES JURIDIQUES, FINANCIERS OU BANCAIRES CONTRAT DE PUBLICITÉ CONTRAT COMPORTANT UNE REDEVANCE QUALIFICATION DE PRESTATAIRES DE SERVICES MATÉRIEL USAGÉ OU DÉMONSTRATEUR EMPRUNT CONSIGNATION DONS CONSULTANTS LEXIQUE... 28

4 1. CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES 1.1 Cadre juridique Le présent «Règlement sur les contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction» régit les gestes posés par l ensemble des membres de la communauté universitaire dans un cadre d acquisition de biens ou de services, ou de travaux de construction. Les règles prévues dans le présent règlement respectent celles édictées par la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ, c. C-65.1 et les règlements en découlant ainsi que le Règlement no 1 : Régie interne de l Université du Québec à Trois-Rivières, le Règlement général 7 : Affaires concernant l administration de l Université du Québec et elles découlent de la Politique sur les contrats d acquisition, de services, de travaux de construction et sur l inventaire et la disposition des biens de l institution. 1.2 Objet Ce règlement assure des prises de décisions respectant des règles de transparence, de saine administration des biens publics, d équité envers les fournisseurs de biens et services et de reddition de comptes. Ce règlement concerne aussi toutes les acquisitions de biens et de services, quel que soit le mode d acquisition (achat, louage, prêt, don, consignation ou autres), sans égard à la nature ni à la provenance des fonds permettant ces acquisitions. Il s applique aux contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction. Le présent règlement a pour but d établir certaines lignes internes de conduite concernant la gestion des contrats de l Université, tel que prévu à l article 24 de la Directive concernant la gestion des contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics. Il détermine, pour les divers niveaux d autorité du personnel de l Université, les rôles et responsabilités de chacun d eux. Il confie au Service de l approvisionnement, et dans une moindre mesure au Service de l équipement, le rôle de «gestionnaire» des gestes posés au bénéfice de l institution dans un contexte d approvisionnement de biens ou de services, ou de travaux de construction. Il précise le rôle de «requérant» des membres du personnel de l Université devant faire appel à l expertise du personnel du Service de l approvisionnement et du Service de l équipement dans la mise en application des situations prévues au présent règlement. 1 de 30

5 1.3 Mandataire Le vice-recteur à l administration et aux finances est responsable de l application de ce règlement. 1.4 Confidentialité Les informations touchant le processus, les soumissions et les soumissionnaires traitées au cours d un appel d offres demeurent confidentielles et aucune information ne peut être divulguée à ce sujet par les personnes impliquées dans le processus. Afin de s assurer que, tant qu il n est pas rendu public, un document d appel d offres ou tout autre document ou information qui y est relatif est traité comme un document confidentiel, les mesures suivantes s appliquent : L accès aux documents et aux répertoires informatiques où ils sont entreposés est limité aux personnes habilitées, et ce, sous le contrôle du directeur du Service de l approvisionnement ou du Service de l équipement, selon le cas; Le personnel qui a accès à ces documents sera sensibilisé au caractère confidentiel de ceux-ci, notamment, il devra signer l engagement prévu à la Politique sur les contrats d approvisionnement, des services, de travaux de construction, et sur l inventaire et la disposition des biens. Au terme du processus d appel d offres, l information est diffusée selon les règles prévues par la LCOP. 1.5 Accès à l information Toute demande d information concernant un document relatif à un appel d offres doit être traitée par le Secrétariat général conformément à la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1). 1.6 Conflit d intérêts Afin de s assurer que le personnel impliqué dans la gestion des contrats ne soit pas en conflit d intérêts, celui-ci sera sensibilisé aux lois, règlements et autres règles encadrant l éthique et la discipline, notamment, celui-ci devra signer l engagement prévu à la Politique sur les contrats d approvisionnement, des services, de travaux de construction, et sur l inventaire et la disposition des biens. Aucun membre du personnel de l Université ne peut conclure un contrat dans lequel il agit à titre de fournisseur ou de prestataire de services. 2 de 30

6 2. RÔLES ET RESPONSABILITÉS 2.1 Dirigeant Conformément à l article 8 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, c. C- 65.1), le Conseil d administration délègue les pouvoirs devant être exercés par le dirigeant aux personnes ci-désignées dans le tableau suivant : POUVOIRS DÉLÉGUÉS PAR LE DIRIGEANT a) autoriser la conclusion d un contrat de gré à gré lorsque la valeur de celui-ci est : i. égale ou supérieure à $, mais inférieure à $; ii. égale ou supérieure à $, mais inférieure à 1 million $; PERSONNE DÉSIGNÉE Vice-recteur à l administration et aux finances Comité exécutif b) autoriser une modification à un contrat lorsque la valeur de cette modification est : i. inférieure à 10 % de la valeur initiale, ce pouvoir pouvant également être délégué par la personne désignée, à condition de l être par écrit; ii. égale ou supérieure à 10 % de la valeur initiale et que la valeur totale suite à cette modification est inférieure à $; iii. égale ou supérieure à 10 % de la valeur initiale de ce contrat et que la valeur totale suite à cette modification est égale ou supérieure à $, mais inférieure à 1 million $; c) autoriser la conclusion d un contrat avec une entreprise non autorisée en vertu de l article LCOP ou permettre à un contractant de conclure un sous-contrat avec une telle entreprise lorsqu il y a urgence et que la sécurité des personnes ou des biens est en cause; d) autoriser la conclusion d un contrat avec une entreprise non autorisée en vertu de l article LCOP, si celle-ci n a pas d établissement au Québec et si le contrat doit s exécuter à l extérieur du Québec; e) fournir au président du Conseil du trésor les informations relatives à la reddition de compte et produire les documents requis pour cette reddition de compte; f) désigner les membres qui composeront le comité chargé d analyser une soumission dont le prix est anormalement bas; Vice-recteur à l administration et aux finances Vice-recteur à l administration et aux finances Comité exécutif Comité exécutif Comité exécutif Vice-recteur à l administration et aux finances Vice-recteur à l administration et aux finances 3 de 30

7 POUVOIRS DÉLÉGUÉS PAR LE DIRIGEANT g) autoriser la conclusion de tout contrat dont la durée prévue, incluant tout renouvellement est supérieure à trois ans et dont la valeur est : i. inférieure à $; ii. égale ou supérieure à $, mais inférieure à 1 million $; PERSONNE DÉSIGNÉE Vice-recteur à l administration et aux finances Comité exécutif h) autoriser la conclusion d un contrat lorsqu un seul soumissionnaire a présenté une soumission conforme ou lorsqu à la suite d une évaluation de la qualité, un seul soumissionnaire a présenté une soumission acceptable et que la valeur de celui-ci est : i. inférieure à $; ii. égale ou supérieure à $, mais inférieure à 1 million $; Vice-recteur à l administration et aux finances Comité exécutif i) autoriser, dans le cadre d un contrat d approvisionnement à commandes à être conclu avec plusieurs fournisseurs, que les commandes puissent être attribuées à l un ou l autre des fournisseurs retenus si le prix soumis n excède pas de plus de 10 % le prix le plus bas et que la valeur estimée du contrat est : i. inférieure à $; ii. égale ou supérieure à $, mais inférieure à 1 million $; j) autoriser, avant la publication d un avis d appel d offres, la période de validité des soumissions si celle-ci est supérieure à 45 jours; k) mandater le représentant de l Université pour procéder à la médiation prévue à l art. 51 du Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics; Vice-recteur à l administration et aux finances Comité exécutif Vice-recteur à l administration et aux finances Comité exécutif l) autoriser la conclusion d un contrat de service lorsque la valeur de celui-ci est : i. inférieure à $; ii. égale ou supérieure à $, mais inférieure à 1 million $; m) autoriser la conclusion d un contrat de services professionnels en technologie de l information avec un soumissionnaire qui n est pas titulaire d une certification d enregistrement ISO 9001:2008 lorsque la valeur de celui-ci est égale ou supérieure à $, mais inférieure à 1 million $; Vice-recteur à l administration et aux finances Comité exécutif Comité exécutif n) nommer le secrétaire d un comité de sélection; Vice-recteur à l administration et aux finances 4 de 30

8 POUVOIRS DÉLÉGUÉS PAR LE DIRIGEANT PERSONNE DÉSIGNÉE o) nommer les membres d un comité de sélection; Vice-recteur à l administration et aux finances p) veiller à la rotation des personnes désignées pour agir à titre de membre d un comité de sélection; q) autoriser une dérogation en vertu de l art. 10 de la Directive concernant la gestion des contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics; Vice-recteur à l administration et aux finances Vice-recteur à l administration et aux finances r) autoriser la conclusion d un contrat avec une personne physique qui n exploite pas une entreprise individuelle ou une modification à un tel contrat lorsque la valeur de celui-ci est : i. égale ou supérieure à $, mais inférieure à $; ii. égale ou supérieure à $, mais inférieure à 1 million $. Vice-recteur à l administration et aux finances Comité exécutif 2.2 Responsable de l observation des règles contractuelles Le responsable de l observation des règles contractuelles assume les fonctions prévues à l article de la LCOP. Les renseignements et documents suivants doivent être soumis au responsable de l observation des règles contractuelles afin de lui permettre de réaliser les actions requises pour assumer ses fonctions : Les fiches d autorisation signées par le dirigeant; Les déclarations transmises par le dirigeant au président du Conseil du trésor; Les renseignements concernant les autorisations émises par le dirigeant en vertu de l article 2.1 du présent règlement; Tous les documents relatifs à la participation de l Université à un regroupement d achat; Les renseignements concernant tout contrat de plus de $ qui n est pas publié dans le système électronique d appel d offres du gouvernement et les motifs justifiant que le contrat ne soit pas publié; Les documents d appel d offres, les soumissions reçues, le rapport du secrétaire du comité de sélection, la liste des membres ayant siégé sur le comité de sélection et le contrat conclu et ses avenants lorsque requis par le responsable de l observation des règles contractuelles; Les renseignements concernant une modification à un contrat lorsque requis par le responsable de l observation des règles contractuelles; Les renseignements et documents concernant le rejet d une soumission dont le prix est anormalement bas; L attestation délivrée au secrétaire de comité de sélection par le secrétariat du Conseil du trésor en conformité avec l article 8 de la Directive de gestion contractuelle concernant la conclusion de contrats d approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics; 5 de 30

9 Le parcours de formation des membres des comités de sélection et des employés intervenant en matière de gestion contractuelle; Tout autre renseignement ou document pouvant être requis par le responsable de l observation des règles contractuelles afin de lui permettre de remplir les fonctions qui lui sont confiées au premier alinéa du présent article. 2.3 Service de l approvisionnement Le Service de l approvisionnement a pour mandat, en réponse aux besoins exprimés par les requérants, d acquérir des biens et services. Le Service de l approvisionnement agit conformément à la LCOP et est responsable de tous les processus opérationnels qui découlent de la Loi et du présent Règlement. Le Service de l approvisionnement est responsable de tous les processus concernant les mandats d achat regroupé. Le Service de l approvisionnement fait viser par le Secrétariat général les documents-cadres relatifs aux appels d offres et toute modification significative à ces documents. De plus, dans les situations jugées nécessaires par le directeur du Service de l approvisionnement, celui-ci demande un visa au Secrétariat général. Le directeur du Service de l approvisionnement est responsable de la publication des renseignements relatifs à la reddition de compte sur le système électronique d appel d offres approuvé par le gouvernement. Le directeur du Service de l approvisionnement est responsable de la compilation des données et de la rédaction du rapport que le dirigeant doit soumettre annuellement au président du Conseil du trésor, lorsque requis, des contrats conclus de gré à gré. Le directeur du Service de l approvisionnement détermine le mode d acquisition qui est utilisé par les acheteurs du Service de l approvisionnement. Les acheteurs du Service de l approvisionnement signent et approuvent seuls tous les contrats d approvisionnement de moins de $. Le directeur du Service de l approvisionnement approuve et signe seul tous les contrats d approvisionnement de moins de $. Les cadres supérieurs approuvent les contrats d approvisionnement de $ et plus de leur secteur, dans le respect de l article 7 du Règlement de régie interne no. 1. Le Service de l approvisionnement achemine au Secrétariat général, une copie des contrats de $ et plus, accompagnée de leur fiche descriptive. Dès la réception de la réquisition et jusqu à l adjudication du contrat, le Service de l approvisionnement est le seul mandataire autorisé quant aux communications avec les fournisseurs et les prestataires de services. 6 de 30

10 Conformément aux règles relatives à l éthique, un employé du Service de l approvisionnement qui constate l existence d une situation potentielle de conflit d intérêts doit la signaler au Secrétariat général. Toute dérogation au présent règlement doit être documentée par le directeur du Service de l approvisionnement et approuvée par le dirigeant de l Université. 2.4 Service de l équipement Le Service de l équipement a pour mandat de réaliser les projets de rénovation et d aménagement ainsi que les travaux de construction. Le Service de l équipement a un statut de requérant devant faire appel au Service de l approvisionnement pour toute acquisition de biens ou de services destinés à son propre usage. Il est responsable de la préparation et de l émission de contrats, de la rédaction du compte rendu, du rapport d analyse, de la recommandation d adjudication de contrats, de tout amendement à un contrat et du suivi auprès des entrepreneurs. Le Service de l équipement fait viser par le Secrétariat général les documents-cadres relatifs aux appels d offres et toute modification significative à ces documents. De plus, dans les situations jugées nécessaires par le directeur du Service de l équipement, celui-ci demande un visa au Secrétariat général. À l exception des responsabilités dévolues au Service de l approvisionnement durant un processus d appel d offres, le Service de l équipement est le seul mandataire autorisé quant aux communications avec les entrepreneurs et les prestataires de services. Conformément aux règles relatives à l éthique, un employé du Service de l équipement qui constate l existence d une situation potentielle de conflit d intérêts doit la signaler au Secrétariat général. Pour les appels d offres publics relatifs aux travaux de construction, le Service de l approvisionnement est responsable de l affichage public de l appel d offres. Aux fins de reddition de comptes, le Service de l équipement doit informer le Service de l approvisionnement de tout contrat relatif à des travaux de construction de $ et plus. Le directeur du Service de l équipement approuve et signe seul tous les contrats de travaux de construction de moins de $. Le vice-recteur à l administration et aux finances approuve les contrats de construction de $ et plus, dans le respect de l article 7 du Règlement de régie interne no. 1. Le Service de l équipement achemine au Secrétariat général, une copie des contrats de $ et plus, accompagnée de leur fiche descriptive. 7 de 30

11 2.5 Service de la bibliothèque Le Service de la bibliothèque a pour mandat, entre autres, l achat de la documentation et des licences d utilisation de ressources documentaires électroniques qui relèvent de ses compétences. Il doit toutefois faire appel au Service de l approvisionnement pour toute acquisition. Le Service de l approvisionnement procède aux appels d offres selon les caractéristiques requises par le Service de la bibliothèque. Le directeur du Service de la bibliothèque est désigné par le dirigeant afin d agir comme représentant de l institution pour les achats regroupés de ressources documentaires. Le Service de l approvisionnement peut, après autorisation du dirigeant, procéder de gré à gré pour l acquisition de la documentation et des licences d utilisation de ressources documentaires électroniques lorsque ces dernières font l objet d exclusivité. Conformément aux règles relatives à l éthique, un employé du Service de la bibliothèque qui constate l existence d une situation potentielle de conflit d intérêts doit la signaler au Secrétariat général. 2.6 Service des technologies de l information (STI) En réponse à des demandes d achat ou de louage de biens et services en TIC et en multimédia, le STI a pour mandat, entre autres, de conseiller d un point de vue technique les requérants quant à leur demande formulée auprès du Service de l approvisionnement. Le STI a un statut de requérant devant faire appel au Service de l approvisionnement pour toute acquisition de biens ou de services destinés à son propre usage. 2.7 Service des ressources humaines Le Service des ressources humaines a un statut de requérant devant faire appel au Service de l approvisionnement pour l attribution de tout contrat de services sauf les contrats de travail visés par une convention collective ou un protocole d entente. Le Service des ressources humaines a un statut de requérant devant faire appel au Service de l approvisionnement pour toute acquisition de biens ou de services destinés à son propre usage. Le Service des ressources humaines peut traiter lui-même les contrats de services professionnels (traducteurs, correcteurs de textes, consultants, interprètes, formateurs, développement de programme d étude, contrat de recherche, entre autres) de moins de $, pour lesquels un T4A n est pas émis par le Service des finances. Le Service des ressources humaines peut traiter lui-même les contrats d honoraires professionnels (traducteurs, correcteurs de textes, consultants, interprètes, formateurs, développement de programme d étude, contrat de recherche, entre autres) lorsque ceux-ci concernent l embauche d une personne pour laquelle un T4A est émis par le Service des finances. 8 de 30

12 Le directeur du Service des ressources humaines autorise et signe seul les contrats d embauche dont la valeur est inférieure à $. 2.8 Secrétariat général Le Secrétariat général vise les documents-cadres d appel d offres pour le Service de l approvisionnement et le Service de l équipement. Il doit viser tous les contrats d approvisionnement, de services et de construction qui doivent être soumis aux instances, en accord avec le Règlement de régie interne de l UQTR. À la demande du directeur d un de ces deux services ou du dirigeant, il vise également les documents spécifiques de certains appels d offres dont le devis, le cahier des charges et le projet de contrat. Sur demande, il donne un avis juridique sur le rejet d un des soumissionnaires, sur les clauses d un contrat ou sur l adjudication d un contrat. Le secrétaire général ou le recteur autorise et octroie tous les contrats de services juridiques, à l exception des contrats relevant de la compétence du Vice-rectorat aux ressources humaines, du Service des ressources humaines et du Service des relations de travail. 2.9 Unité budgétaire Toute unité budgétaire a un statut de requérant devant faire appel au Service de l approvisionnement pour toute acquisition de biens ou de services destinés à son propre usage. Conformément aux limites fixées par le Règlement de régie interne de l UQTR, le responsable d une unité budgétaire autorise, ou fait autoriser, la dépense. Celui-ci veille, selon la réglementation existante, à l utilisation, à la conservation, à l entretien et à la sécurité des biens mis à la disposition de son unité budgétaire Responsable de budget Le responsable de budget doit s assurer de la pertinence de l achat et que le poste budgétaire où doit être imputée la dépense dispose de fonds suffisants. Il doit s assurer auprès du Service des finances que la dépense est imputée au poste budgétaire auquel elle correspond. Il doit signer et transmettre la réquisition électronique dûment complétée sauf pour les achats visés à la clause Requérant Le requérant doit compléter une réquisition après s être assuré qu il dispose du budget et des autorisations nécessaires. 9 de 30

13 Celui-ci doit indiquer clairement ses besoins sur la réquisition et y inscrire, le cas échéant, les fournisseurs ou prestataires de services potentiels avant de la transmettre au Service de l approvisionnement. Le fractionnement d une demande d achat ou d un contrat qui aurait pour effet de se soustraire aux règles du présent règlement ou de la Loi sur les contrats des organismes publics est interdit. Lorsque requis, il doit préparer les plans et devis et fournir les spécifications techniques pour la rédaction du cahier des charges par le Service de l approvisionnement. Dès la réception d un bien ou d un service, le requérant est responsable de s assurer de la qualité de celui-ci ainsi que de la conformité aux spécifications de sa demande ou du contrat. À défaut, il a l obligation d en aviser immédiatement, par écrit, le Service de l approvisionnement. Par la suite, dès qu un défaut ou un manquement est constaté, un tel avis écrit d insatisfaction à l égard d un bien, d un fournisseur ou d un prestataire de services demeure une obligation pour le requérant Comité de sélection Lorsqu une démonstration de qualité est requise dans le cadre d un processus d appel d offres, le dirigeant doit préalablement former un comité de sélection. Le choix des membres du comité doit se faire avec le souci d éviter tout conflit d intérêts et toute apparence de conflit d intérêts. Le choix des membres de ce comité doit respecter les règles suivantes : a) au moins un membre doit être externe à l Université; b) le chargé de projet concerné, le dirigeant de l organisme ou un membre du conseil d administration ne peuvent être membre de ce comité; c) aucun lien hiérarchique ne doit exister entre les membres d un comité. Ce comité doit être constitué avant le lancement de l appel d offres. Il doit déterminer, lors de sa première réunion, les critères et autres variables d évaluation de qualité à inclure dans le cahier des charges. Le comité de sélection est composé d au moins trois membres et d un secrétaire, sans droit de vote, qui agit uniquement comme coordonnateur et gardien du processus. Toutes les réunions se déroulent à huis clos et les membres sont tenus à la confidentialité. La recommandation du Comité de sélection pour l adjudication d un contrat est présentée au dirigeant par le directeur du Service de l approvisionnement. 10 de 30

14 Secrétaire du comité de sélection Le secrétaire du comité de sélection, qui est nommé par le dirigeant, assure le respect du processus. Il doit suivre les formations offertes par le Conseil du trésor afin d obtenir son accréditation et de maintenir à jour ses connaissances. Le secrétaire du comité de sélection doit être une personne qui occupe un poste de cadre ou de professionnel au sein de l Université et il doit avoir le statut de permanent ou être en voie d acquérir ce statut. Il doit participer à la définition des besoins exprimés par le requérant, rédiger le cahier des charges, publier l avis d appel d offres et, le cas échéant, les addendas. Il planifie, coordonne et anime les réunions du comité de sélection. Il procède à l ouverture des soumissions et en vérifie l admissibilité et la conformité. Il prépare le dossier d analyse et tous les documents de soumissions destinés aux membres du comité de sélection. Finalement, il est responsable de la conservation des documents reliés à l appel d offres et assure le respect du calendrier de conservation. 3. ACQUISITIONS ET CONTRATS Toute acquisition de biens ou de services, qu elle se fasse par achat, louage, prêt ou don, doit faire l objet d une réquisition transmise au Service de l approvisionnement, que la source de financement soit interne ou externe. Tout acquisition ou contrat, qu il soit octroyé de gré à gré ou qui fait suite à un processus d appel d offres, d une valeur de $ ou plus doit faire l objet d une entente écrite signée avec le cocontractant. Pour toute acquisition de biens et services envisagée, le Service de l approvisionnement peut accompagner le requérant pour l identification de son besoin. Cet accompagnement est obligatoire pour toute acquisition dont le montant est de $ et plus. Le requérant doit consulter préalablement le Service de l équipement pour toute demande relative à des devis techniques, des installations ou des raccordements particuliers touchant les terrains et bâtiments. 3.1 Ouverture à la concurrence et aux petites et moyennes entreprises Afin de s assurer une ouverture à la concurrence aux petites et aux moyennes entreprises et une définition des exigences réalistes par rapport au besoin de l Université, les mesures suivantes sont mises en place : 11 de 30

15 Les exigences des documents d appel d offres et les critères d évaluation doivent être rédigées de manière à inclure toutes les entreprises pouvant répondre aux besoins du contrat; Dans la mesure du possible et dans le respect des lois et règlements, les appels d offres peuvent être divisés en lots; Dans la mesure du possible, autoriser les soumissionnaires à se regrouper pour déposer une soumission commune; Faire des avis d appel d intérêt afin de connaître le marché et les différentes entreprises pouvant répondre aux différents besoins de l Université. 3.2 Acquisitions de moins de 500 $ Sauf pour l achat de matériel et d équipement informatique et multimédia, d ameublement, de matières dangereuses et de matières radioactives ainsi que de tout bien ou service faisant l objet d une entente d exclusivité avec un fournisseur, un prestataire de services ou un regroupement d achats, un requérant peut effectuer lui-même l acquisition d un bien ou d un service dont le coût est inférieur à 500 $. Pour l acquisition d un bien ou d un service dont le coût est de 100 $ à moins de 500 $, il doit, autant que possible, faire une demande de prix auprès d un minimum de 2 fournisseurs. Le dirigeant peut demander au requérant les preuves de cette demande de prix. Pour ces acquisitions, le requérant doit assumer personnellement la dépense et faire ultérieurement une demande de remboursement. Pour un remboursement inférieur à 100 $, le requérant peut se faire rembourser directement auprès du Service des finances en présentant les pièces justificatives approuvées par le responsable du budget concerné. Pour les biens et les services de 100 $ à moins de 500 $, le requérant se fait rembourser en soumettant au Service des finances le formulaire prescrit accompagné des pièces justificatives et autorisé par le responsable du budget concerné. Le requérant doit lui-même prendre possession du bien et en aucun temps il ne doit le faire livrer à la réception des marchandises du Service de l approvisionnement. 3.3 Acquisitions de 500 $ et plus Le requérant complète une réquisition électronique et l achemine au Service de l approvisionnement. Le requérant doit s assurer que les biens sont demandés en quantités telles que la somme des coûts d acquisition et de détention soit au plus bas. Le Service de l approvisionnement communique avec le requérant pour obtenir un devis technique lorsqu un appel d offres le nécessite. La réquisition est prise en charge par le Service de l approvisionnement qui en fait le suivi. 12 de 30

16 Pour les achats de billets d avion, le requérant peut acheter lui-même le billet selon les normes définies dans le Règlement concernant le remboursement des frais de déplacement, de séjour et de représentation ou procéder par une soumission directement au Service des finances. 3.4 Acquisitions ou contrats de moins de $ Pour des acquisitions ou des contrats dont la valeur est inférieure à $, le Service de l approvisionnement, ou le Service de l équipement, peut procéder de gré à gré. 3.5 Acquisitions ou contrats de $ à moins de $ Pour des acquisitions ou des contrats dont la valeur est de $ à moins de $, le Service de l approvisionnement, ou le Service de l équipement, procède par écrit à un appel d offres sur invitation auprès d au moins 2 fournisseurs. 3.6 Acquisitions ou contrats de $ à moins de $ Pour des acquisitions ou des contrats dont la valeur est de $ à moins de $, le Service de l approvisionnement, ou le Service de l équipement, procède par écrit à un appel d offres sur invitation auprès d au moins 3 fournisseurs. 3.7 Acquisitions ou contrats de $ à moins de $ Pour les acquisitions ou les contrats dont la valeur est de $ à moins de $, le Service de l approvisionnement diffuse un appel d offres sur invitation auprès de 3 fournisseurs, sauf si le dirigeant juge qu il est de l intérêt de l Université d aller en appel d offres public. 3.8 Acquisitions ou contrats de $ et plus Pour des acquisitions ou des contrats dont la valeur est de $ ou plus, le Service de l approvisionnement, ou le Service de l équipement, diffuse un appel d offres public, conformément à la LCOP. 4. MODES D ACQUISITION Selon la valeur estimée du contrat et en application de l article 3, différents modes d acquisition peuvent être utilisés pour répondre au besoin du requérant : la demande de prix, l appel d offres sur invitation, l appel d offres public ou le gré à gré. Le directeur du Service de l approvisionnement détermine le mode d acquisition approprié selon les critères prévus à l article de 30

17 4.1 Demande de bien excédentaire ou de services offerts par l Université Lorsque les biens demandés sont disponibles à l Université selon ce qui est prévu au Règlement relatif à l inventaire et à la disposition des biens ou lorsque le service recherché est offert par un service de l Université, le requérant doit privilégier ce mode d acquisition. 4.2 Demande de prix La demande de prix est effectuée par un acheteur du Service de l approvisionnement auprès d un ou plusieurs fournisseurs ou prestataires de services qui devront répondre adéquatement à celle-ci en termes de rapport qualité/prix. De plus, l acheteur s assure que le fournisseur peut effectuer la livraison en temps voulu ou que le prestataire de service peut rendre le service en temps voulu, et conclut les modalités d achat et de l incoterm de la demande. 4.3 Appel d offres Le Service de l approvisionnement, ou le Service de l équipement, s appuyant sur l expression des besoins du requérant, statue avec celui-ci sur le mode d évaluation des soumissions, prépare et diffuse l ensemble des documents constituant l appel d offres destiné à des fournisseurs ou prestataires de services afin de solliciter des soumissions. Dans le cadre d un processus d appel d offres, seul le personnel du Service de l approvisionnement ou du Service de l équipement peut communiquer avec les représentants d un soumissionnaire. Le requérant doit s abstenir de communiquer avec toute personne intéressée à cet appel d offres. Toute modification au cahier des charges ou toute réponse à une demande de renseignements formulée dans le cadre d un processus d appel d offres doit se faire au moyen d un addenda numéroté, daté et diffusé à l ensemble des soumissionnaires Appel d offres sur invitation L acheteur identifie au moins 3 fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires de services, si possible, et sollicite auprès de ceux-ci des soumissions écrites selon les clauses définies à l intérieur de l appel d offres. Lors de l identification de ces soumissionnaires, afin de s assurer d une rotation des concurrents, les mesures suivantes doivent être respectées : Des avis d appel d intérêt sont publiés afin de connaître les différentes entreprises pouvant répondre aux besoins de l Université; Des listes d entreprises sont mises en place afin de savoir quelles entreprises ont déjà été consultées et quelles nouvelles entreprises pourraient l être. Le délai pour le dépôt de ces soumissions écrites, lors d appel d offres sur invitation, est calculé à compter de la date indiquée sur les documents et ne doit pas être inférieur à 3 jours ouvrables pour une invitation transmise via le système utilisé par le Service de 14 de 30

18 l approvisionnement. Dans les cas d urgence, le Service de l approvisionnement peut, s il le juge opportun, demander une réponse dans un délai plus court. Si une soumission est reçue après la date et l heure limites du dépôt des soumissions, l enveloppe ne doit pas être ouverte, mais retournée au soumissionnaire par courrier ou messagerie, telle quelle, en stipulant que cette soumission a été reçue en retard. Les soumissions reçues par le Service de l approvisionnement doivent être ouvertes par un employé du Service de l approvisionnement en présence d un témoin. L ouverture des soumissions reçues par le Service de l équipement est toujours publique Appel d offres public L acheteur diffuse l appel d offres public sur le système électronique approuvé par le règlement du gouvernement. Le délai pour le dépôt des soumissions, lors d un appel d offres sur le système électronique, est calculé à compter du jour et de l heure de la première publication de l appel d offres et ne peut être inférieur à 15 jours. Durant la période d appel d offres, le Service de l approvisionnement ou le Service de l équipement répond, s il y a lieu, aux demandes écrites de renseignements au moyen d un addenda numéroté et daté, déposé sur le système électronique approuvé par le règlement du gouvernement. Tous les addendas doivent être approuvés par le directeur du Service de l approvisionnement ou le directeur du Service de l équipement. Si la modification est susceptible d avoir une incidence sur les prix, l addenda doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite de dépôt des soumissions; si ce délai ne peut être respecté, la date limite de dépôt des soumissions doit être reportée d autant de jours qu il en faut pour que ce délai minimal soit respecté. Si une soumission est reçue après la date et l heure limites du dépôt des soumissions, l enveloppe ne doit pas être ouverte, mais retournée au soumissionnaire par courrier ou messagerie, telle quelle, en stipulant que cette soumission a été reçue en retard. Lors de l ouverture publique des soumissions, l employé mandaté par le Service de l approvisionnement ou par le Service de l équipement, en présence d un témoin, doit : Annoncer l heure du début de l ouverture des soumissions; Confirmer le titre du projet; Dévoiler le nom du ou des soumissionnaires; Dévoiler le montant de chaque soumission lorsque la soumission comporte un montant total, à moins d une stipulation contraire dans le cahier des charges. Dans le cas où des prix unitaires sont soumis, ils seront lus, à moins d une stipulation contraire dans le cahier des charges. Dans le cas d une évaluation de la qualité, le montant ne peut être dévoilé puisque sous pli séparé. 15 de 30

19 Le Service de l approvisionnement rend disponible sur le système électronique approuvé par le règlement du gouvernement, dans les 4 jours ouvrables, le résultat de l ouverture des soumissions Gré à gré (sans appel d offres) Nonobstant les prescriptions de l article 13 de la LCOP, le Service de l approvisionnement doit obtenir l autorisation du dirigeant de l Université pour l adjudication de tout contrat de gré à gré d une valeur égale ou supérieure à $. Une telle demande peut être motivée dans les situations suivantes : «Lorsqu en raison d une situation d urgence, la sécurité des personnes ou des biens est en cause; Lorsqu un seul contractant est possible en raison d une garantie, d un droit de propriété ou d un droit exclusif, tels un droit d auteur ou un droit fondé sur une licence exclusive ou un brevet, ou de la valeur artistique, patrimoniale ou muséologique du bien ou du service requis; Lorsqu il s agit d une question de nature confidentielle ou protégée et qu il est raisonnable de croire que sa divulgation, dans le cadre d un appel d offres public, pourrait en compromettre la nature ou nuire de quelque autre façon à l intérêt public; Lorsqu un organisme public estime qu il lui sera possible de démontrer, compte tenu de l objet du contrat et dans le respect des principes énoncés à l article 2, qu un appel d offres public ne servirait pas à l intérêt public; Dans tout autre cas déterminé par règlement du gouvernement.» Le fait qu il n y ait pas d appel d offres doit être justifié et documenté. Les motifs de la décision du dirigeant doivent être consignés par écrit au dossier d achat. Afin de s assurer d une rotation des concurrents, les mesures suivantes doivent être respectées lorsque le contrat est conclu de gré à gré : Des avis d appel d intérêt sont publiés afin de connaître les différentes entreprises pouvant répondre aux besoins de l Université; Des listes d entreprises sont mises en place afin de savoir quelles entreprises ont déjà obtenu un contrat avec l Université et quelles nouvelles entreprises pourraient répondre aux besoins de l Université; Un avis d intention d au moins 15 jours doit être publié dans le système électronique d appel d offres du gouvernement du Québec avant de conclure un contrat d une valeur égale ou supérieure à $ lorsqu un seul contractant est possible. 16 de 30

20 4.4 Modes d évaluation des soumissions Il y a 4 modes d évaluation des soumissions qui sont les suivants : Appel d offres basé sur la qualité seulement Appel d offres dont les soumissions sont évaluées selon des critères de qualité prédéterminés. Le contrat est adjugé au soumissionnaire conforme ayant obtenu le meilleur pointage sur la qualité Appel d offres basé uniquement sur le prix Appel d offres sollicitant uniquement un prix pour adjuger un contrat. Le contrat est adjugé au soumissionnaire conforme ayant présenté le plus bas prix Appel d offres basé sur des critères de qualité minimale et un prix Le Service de l approvisionnement peut avoir recours à deux types d appels d offres basés sur des critères de qualité minimale et un prix : Appel d offres dont les soumissions sont évaluées selon des critères de qualité prédéterminés. Le contrat est adjugé au soumissionnaire conforme ayant présenté le plus bas prix parmi ceux ayant atteint le seuil minimal de qualité requis. La proposition de prix est soumise dans une enveloppe séparée et seules les propositions de prix des soumissionnaires retenues sont ouvertes Le Service de l approvisionnement peut faire un appel d offres public en 2 étapes dans le but d adjuger un contrat basé sur un critère de qualité minimal. À la première étape, il détermine les fournisseurs ou les prestataires de services en utilisant la procédure d appel d offres dont l évaluation est uniquement basée sur la qualité. Le cahier des charges doit mentionner si tous les fournisseurs ou les prestataires de services sélectionnés, ou seulement un nombre restreint d entre eux seront invités à participer à la deuxième étape. Le comité de sélection évalue la qualité des soumissions selon les conditions et modalités suivantes : si tous les soumissionnaires sont invités à participer, ils doivent avoir atteint au moins le niveau minimal de qualité pour être retenus pour la seconde étape; si seulement un nombre restreint de soumissionnaires sont invités à participer, ils doivent avoir atteint les notes finales les plus 17 de 30

21 élevées, selon les critères prédéterminés, pour être retenus pour la seconde étape. À la deuxième étape, le Service de l approvisionnement invite les fournisseurs ou les prestataires de services sélectionnés à présenter une soumission comportant uniquement un prix. L ouverture publique est reportée à la deuxième étape et uniquement en présence du comité de sélection ou de son représentant. Les noms de ceux ayant participé à la première étape ne sont publiés qu après l ouverture publique Appel d offres basé sur un rapport qualité/prix Appel d offres dont les soumissions sont évaluées selon une mesure du niveau de qualité sur des critères prédéterminés ainsi que sur le prix. Le contrat est adjugé au soumissionnaire conforme qui a soumis le prix qui, une fois ajusté, est le plus bas. 4.5 Cahier des charges Le Service de l approvisionnement rédige les documents d appel d offres en y incluant les clauses générales du cahier des charges. Ces clauses doivent être initialement visées, par le Secrétariat général, de même que toute modification apportée ultérieurement. La préparation des plans, devis et spécifications techniques nécessaires à l acquisition d un bien ou d un service est la responsabilité du requérant. Le Service de l approvisionnement est responsable de la préparation des clauses générales, des formulaires et de tout autre document découlant de l appel d offres. Pour les travaux de construction, le Service de l équipement est responsable des cahiers des charges, des devis et des plans. Dans le cas où une évaluation de la qualité est nécessaire, les membres du comité de sélection déterminent les critères d évaluation lors d une réunion précédant la publication de l appel d offres. Les spécifications du cahier des charges doivent être rédigées de façon à favoriser la concurrence et permettre une vérification de la qualité. Notamment, ces spécifications doivent être : suffisamment précises pour que les fournisseurs ou prestataires de services soient en mesure de proposer des marchandises ou des services répondant aux besoins; suffisamment générales pour ne pas exclure des marchandises ou services susceptibles de satisfaire les besoins de l Université. 18 de 30

22 Tout cahier des charges doit contenir des conditions d admissibilité et de conformité, notamment les conditions suivantes : que la soumission est valide pour une période définie; que la soumission doit parvenir dûment complétée, sous enveloppe scellée, à l endroit indiqué, et ce, à l intérieur du délai prévu. Le cahier des charges doit obligatoirement contenir les clauses suivantes : l UQTR ne s engage à accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions reçues. L UQTR se réserve la possibilité de refuser tout fournisseur, prestataire de services ou entrepreneur qui, au cours des deux dernières années, a fait l objet d une évaluation de rendement insatisfaisant. Les documents d appel d offres, pour tout contrat comportant une évaluation de la qualité, doivent spécifier les critères d évaluation et leur pondération et les modalités de calcul applicables. Les documents d appel d offres, pour tout contrat de service de $ et plus, peuvent inclure le projet de contrat à être signé. Pour tout contrat dont la valeur estimée est de $ ou plus, la pertinence d exiger un cautionnement doit être considérée. 4.6 Formulaire de non-participation Afin de connaître les raisons ayant mené une entreprise à ne pas présenter de soumission dans le cadre d un appel d offres public après qu elle ait obtenu les documents d appel d offres, l Université doit inclure dans ceux-ci un questionnaire à être rempli par l entreprise à cet effet. Lorsqu aucune soumission n est reçue, qu une seule soumission est reçue ou lorsque qu un soumissionnaire retire sa soumission avant la date et l heure limites fixées pour la réception des soumissions sans en présenter une autre, le Service de l approvisionnement ou le Service de l équipement, selon le cas, doit, pour obtenir des renseignements additionnels, communiquer avec les entreprises qui étaient susceptibles de présenter une soumission et qui n ont pas transmis le questionnaire prévu au paragraphe précédent dûment rempli. Les renseignements obtenus, le refus d une entreprise d en fournir ou le fait que la communication avec l entreprise n ait pu être établie doivent être consignés au dossier relatif au contrat. 4.7 Analyse des soumissions L analyse des soumissions s effectue d abord en s assurant que les soumissionnaires répondent aux conditions d admissibilité et de conformité stipulées au cahier des charges. 19 de 30

23 Un comité de sélection doit analyser les soumissions nécessitant une évaluation de la qualité. Un comité de sélection doit, dans l ordre suivant : valider le rapport sur le respect des conditions d admissibilité et de conformité des soumissions préparé par le secrétaire; rendre compte des résultats des analyses individuelles; obtenir consensus sur chacun des critères d évaluation; effectuer les calculs requis, le cas échéant, aux fins d adjudication du contrat; proposer une recommandation au dirigeant pour le choix de l adjudicataire qui a obtenu le meilleur résultat. L évaluation doit se faire de façon objective, équitable et impartiale en fonction des critères d évaluation établis. Les membres du comité sont tenus à la confidentialité du contenu des documents et des délibérations. 4.8 Prix soumis anormalement bas Une soumission sera jugée non conforme et devra être rejetée, après autorisation du dirigeant, si elle comporte un prix anormalement bas. Cette condition doit être indiquée dans les conditions de conformité. Le prix d une soumission est anormalement bas si une analyse sérieuse et documentée démontre que le prix soumis ne peut permettre au soumissionnaire de réaliser le contrat sans mettre en péril son exécution aux conditions énoncées dans les documents d appel d offres. 4.9 Rejet des soumissions Une soumission est rejetée si le soumissionnaire ne répond pas à l une ou l autre de toutes les conditions d admissibilité et de conformité stipulées au cahier des charges comme cause de rejet. Dans ces conditions, si le processus de soumission demandait une enveloppe séparée pour le prix, cette enveloppe n est pas ouverte et elle est retournée au soumissionnaire. Pour les appels d offres publics, le rejet d une soumission pour non-conformité doit être approuvé par le dirigeant. Le dépôt de plus d une soumission par un même soumissionnaire pour un même appel d offres entraîne le rejet automatique de toutes ses soumissions. Cette condition doit être indiquée dans les conditions de conformité Adjudication de contrat Un contrat est adjugé conformément au Règlement de régie interne de l Université du Québec à Trois-Rivières et au Règlement général 4, Exercice des pouvoirs des établissements, de l Université du Québec. Le contrat est adjugé au soumissionnaire dont la soumission a obtenu le meilleur résultat selon le mode d évaluation utilisé. 20 de 30