Calendrier. Guide de démarrage rapide

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1 Calendrier Guide de démarrage rapide Planifiez une réunion Lync Organisez une réunion en face à face ou limitez vos déplacements en planifiant une réunion en ligne à l aide de Lync Changez d affichage Utilisez l affichage Calendrier adapté à votre flux de travail. Changez d affichage selon vos besoins. Partagez votre calendrier Ouvrez votre calendrier à des collègues pour qu ils puissent afficher vos rendez-vous et votre statut. Marqueur de temps actuel La ligne intermédiaire indique l heure actuelle pour vous permettre de voir les événements à venir. Consultez la météo Consultez les prévisions pour votre ville et quatre autres villes au maximum. Si vous devez assister à une réunion à l extérieur, vous saurez ainsi comment vous vêtir. Créez d autres calendriers Identifiez rapidement la période optimale pour planifier une réunion professionnelle ou un congé. Statut de réponse à une demande de réunion Si vous n avez pas encore répondu à une invitation à une réunion, le rendez-vous est indiqué avec une couleur plus claire.

2 Planifier un rendez-vous 1. Cliquez sur Calendrier dans la barre de navigation. 2. Dans le ruban, cliquez sur Nouveau rendez-vous. Planifier une réunion avec d autres personnes 1. Cliquez sur Calendrier dans la barre de navigation. 2. Cliquez sur Nouvelle réunion. 3. Renseignez les zones Objet et Emplacement, puis entrez les heures de début et de fin. 4. Dans la demande de réunion, tapez les informations que vous souhaitez partager avec les destinataires. Vous pouvez également joindre des fichiers. 5. Cliquez sur Assistant Planification pour trouver le meilleur moment pour votre réunion en analysant la disponibilité des destinataires et des ressources (telles que les salles de réunion). 3. Renseignez les zones Objet et Emplacement. 4. Tapez les heures de début et de fin. 5. Dans la zone Afficher en tant que, sélectionnez un statut indiquant votre disponibilité aux autres personnes. 6. Pour rendre le rendez-vous périodique, cliquez sur Périodicité. 7. Sélectionnez la fréquence (par exemple, tous les jours ou tous les mois) et les autres options adaptées (par exemple, tous les deux jours ou tous les trois mois). 8. Si vous voulez modifier l heure du rappel (15 minutes par défaut), cliquez sur la zone Rappel, puis sélectionnez une autre heure. 6. Cliquez sur Ajouter des participants, puis tapez les noms des destinataires, les adresses de messagerie ou les noms des ressources (séparés par des points-virgules) dans les zones Obligatoire, Facultatif ou Ressources. 7. Pour les comptes Exchange, le volet Recherche de salles suggère les meilleures heures pour votre réunion (lorsque la plupart des participants sont disponibles). Pour sélectionner un horaire de réunion, cliquez sur une suggestion d horaire dans le volet Recherche de salles dans la section Heures suggérées ou choisissez un horaire dans la grille de disponibilité. 8. Si vous ne voulez pas rendre cette réunion périodique, cliquez sur Envoyer.

3 Changer les jours ouvrés de votre calendrier et le début de votre semaine 1. Cliquez sur Fichier > Options > Calendrier. 2. Sous Horaire de travail, effectuez l une des opérations suivantes : Pour modifier vos heures de travail, dans les listes Heure de début et Heure de fin, cliquez sur les heures de début et de fin de votre journée de travail. Pour définir votre semaine de travail, cochez les cases qui font partie de votre semaine de travail. Décochez les cases qui ne font pas partie de votre semaine de travail. Pour définir le premier jour de la semaine, cliquez sur un jour dans la liste Premier jour de la semaine. Pour définir la première semaine de l année, cliquez sur une entrée dans la liste Première semaine de l année. Modifier un rendez-vous, une réunion ou un événement Pour modifier un rendez-vous ou une réunion 1. Ouvrez l événement dans votre calendrier. 2. Si cet événement fait partie d une série périodique et que vous voulez simplement modifier cette instance, dans la boîte de dialogue Ouvrir un élément périodique, cliquez sur Ce rendez-vous, puis sur OK. 3. Si cet événement fait partie d une série périodique et que vous voulez modifier toutes les instances, dans la boîte de dialogue Ouvrir un élément périodique, cliquez sur Toute la série, puis sur OK. 4. Apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer et fermer. Pour une réunion, cliquez sur Envoyer une mise à jour. Pour modifier un événement 1. Ouvrez l événement dans votre calendrier, puis cliquez sur Événement. 2. Modifiez l option Afficher en tant que sur Occupé(e), Travaille ailleurs, Provisoire ou Absent(e) du bureau. 3. Cliquez sur Enregistrer et fermer. Laisser un calendrier et vos rendez-vous et réunions toujours visibles Déplacez votre souris sur Calendrier dans la barre de navigation, puis cliquez sur le bouton Ancrer dans le coin supérieur droit de l aperçu. Le calendrier, ainsi que les rendez-vous et réunions du jour, apparaissent dans un volet à droite. Proposer, accepter ou refuser une nouvelle heure de réunion Plutôt que de refuser une demande pour une réunion à laquelle vous ne pouvez pas assister, vous pouvez proposer une nouvelle heure de réunion. L organisateur de la réunion peut accepter ou refuser la modification. Pour proposer une nouvelle heure 1. Dans la demande de réunion ouverte, cliquez sur Réunion. 2. Dans le groupe Répondre, cliquez sur Proposer une nouvelle heure. 3. Choisissez une heure à laquelle tous les invités ou la plupart d entre eux sont libres. 4. Cliquez sur Proposer une heure, puis sur Envoyer. Si vous êtes l organisateur de la réunion, les propositions de changement d horaire vous sont envoyées. C est à vous de décider si vous voulez changer l heure de la réunion. Pour accepter une nouvelle heure de réunion proposée 1. Ouvrez la demande de réunion. 2. Cliquez sur Accepter la proposition. 3. Cliquez sur Envoyer une mise à jour. Pour refuser une nouvelle heure proposée 1. Ouvrez la demande de réunion. 2. Cliquez sur Réponse à une demande de réunion. 3. Dans le groupe Répondre, cliquez sur Répondre, tapez votre message, puis cliquez sur Envoyer. 4. Dans la demande de réunion, sous l onglet Réponse à une demande de réunion, dans le groupe Supprimer, cliquez sur Supprimer.

4 Partager votre calendrier Pour partager votre calendrier avec des personnes de votre organisation qui utilisent la messagerie avec un serveur Exchange 1. Cliquez sur Calendrier dans la barre de navigation, puis cliquez sur Accueil > Partager le calendrier. 2. Dans le nouveau message électronique qui s ouvre, ajoutez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le calendrier dans la zone À. 3. Cliquez sur Envoyer, puis sur OK. Le destinataire reçoit une notification par courrier électronique indiquant que vous avez partagé votre calendrier, et votre calendrier est ajouté à sa liste Calendriers partagés. Pour partager votre calendrier avec des personnes externes à votre organisation dans un message électronique 1. Cliquez sur Calendrier dans la barre de navigation, puis cliquez sur Accueil > Envoyer le calendrier par courrier électronique. 2. Dans les zones Calendrier et Plage de dates, sélectionnez le calendrier et la période à partager. Par exemple, sélectionnez Aujourd hui ou 7 prochains jours. 3. Cliquez sur OK pour l envoyer. Les destinataires peuvent désormais voir votre calendrier dans le message et ils peuvent ouvrir le fichier icalendar joint dans Outlook. Pour partager votre calendrier en le publiant en ligne 1. Cliquez sur Calendrier dans la barre de navigation, puis cliquez sur Accueil > Publier en ligne. 2. Cliquez sur Configurer ce calendrier publié. Une nouvelle page de navigateur web intitulée Publication de calendrier Calendrier s affiche. 3. Choisissez les informations de publication, les heures de début et de fin et les restrictions d accès. 4. Cliquez sur Copier les liens dans le Presse-papiers pour copier les liens d abonnement au calendrier (via un compte connecté à un serveur Exchange) ou pour afficher le calendrier dans un navigateur web. Copiez les liens dans un éditeur de texte, tel que le Bloc-notes. 5. Cliquez sur Enregistrer pour terminer l opération de publication. 6. Envoyez les liens par courrier électronique aux utilisateurs souhaités, selon qu ils peuvent ou non s abonner au calendrier via leur compte de messagerie Exchange ou simplement l afficher dans le navigateur. Personnaliser des calendriers et s y déplacer Vous pouvez accéder directement au jour actuel ou afficher les 7 prochains jours. Pour afficher le jour actuel, dans le groupe Atteindre, cliquez sur Aujourd hui. Pour afficher le calendrier sur les 7 prochains jours, dans le groupe Atteindre, cliquez sur Les 7 prochains jours. Vous pouvez organiser l affichage Calendrier de manière à n afficher qu un seul jour, la semaine de travail, la semaine de 7 jours ou le mois. Dans le groupe Réorganiser, cliquez sur Jour, Semaine de travail, Semaine ou Mois. La vue Calendrier affiche le calendrier dans le sens vertical. Cet affichage est utile lorsque plusieurs calendriers sont sélectionnés. Chaque calendrier est empilé de haut en bas. Pour vous déplacer entre les jours, les semaines et les mois, cliquez sur les flèches gauche et droite en regard de la période située en haut du calendrier.

5 Créer des calendriers supplémentaires 1. Cliquez sur Calendrier dans la barre de navigation. 2. Cliquez sur l onglet Dossier, puis sur Nouveau calendrier. 3. Dans la zone Nom, tapez un nom pour le nouveau calendrier. 4. Dans la liste Sélectionner l emplacement de ce dossier, cliquez sur Calendrier, puis sur OK. Le nouveau calendrier apparaît dans le volet Dossiers du calendrier. Pour afficher un calendrier, cochez la case en regard du calendrier. Gérer les éléments de courrier et de calendrier d une autre personne Ajoutez la boîte aux lettres de l autre personne à votre profil Outlook de manière à ce qu elle s ouvre au démarrage d Outlook. Pour ajouter la boîte aux lettres d une autre personne à votre profil 1. Cliquez sur Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte. 2. Sous l onglet Messagerie, dans la liste, cliquez sur le type de compte Exchange, cliquez sur Modifier, puis cliquez sur Paramètres supplémentaires. 3. Sous l onglet Avancé, sous Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires, cliquez sur Ajouter, puis entrez le nom de la boîte aux lettres à ajouter à votre profil utilisateur. Pour ouvrir les dossiers d une autre personne 1. Cliquez sur Fichier > Ouvrir et exporter > Dossier d un autre utilisateur. 2. Dans la zone Nom, entrez le nom de la personne qui vous a accordé des autorisations de partage ou d accès délégué ou cliquez sur Nom pour le sélectionner dans la liste. 3. Dans la liste Type de dossier, cliquez sur le dossier à ouvrir. Pour répondre aux demandes de réunion 1. Si la réunion ne vous a pas été envoyée directement, ouvrez la boîte de réception de l autre personne, puis ouvrez la demande de réunion. 2. Cliquez sur Accepter, Provisoire ou Refuser. Pour créer un message électronique ou répondre à un message électronique de la part d une autre personne 1. Dans Courrier, créez ou ouvrez un message électronique. 2. Sous l onglet Options, dans le groupe Afficher les champs, cliquez sur De. 3. Dans la zone De, tapez le nom de la personne de la part de laquelle vous envoyez le message. Pour sélectionner le nom dans une liste du carnet d adresses, cliquez sur De. Si la zone et le bouton De ne sont pas affichés, cliquez sur Options > De.