Les Réunions d information aux associations

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1 REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS Les Réunions d information aux associations du 1 er au 16 octobre 2014 Direction Générale Adjointe du Cadre de Vie 1

2 Programme Les nouveautés Le projet associatif C est quoi? Bilan de la dématérialisation 2014 Conditions générales des demandes de subvention La demande dématérialisée : les incontournables et informations pratiques Echanges 2

3 REUNIONS D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS Les Nouveautés de la Direction Générale «Cadre de Vie» 3

4 L AT T I T U D E 13 : L A C A RT E POUR QUI? Tous les collégiens domiciliés et scolarisés dans le 13 (sans condition de ressources) QUAND? Demande à partir du 1er septembre 2014 Inscription en ligne sur 4

5 Paiement sur extranet partenaire 5

6 Paiement sur extranet partenaire Affichage en lien avec l affiliation de l association

7 Paiement sur extranet partenaire 7

8 Paiement sur extranet partenaire 8

9 Paiement sur extranet partenaire 9

10 REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS La démarche d accompagnement au Projet Associatif Une expérimentation Jeunesse et Sports 10

11 L A D É M A R C H E D AC C O M PAG N E M E N T AU P. A S S C est : Favoriser la clarification des objectifs de l association (mise en valeur des actions menées, mise en réseau ) Assurer un accompagnement durable et équitable sur le territoire Développer des outils adaptés et pertinents

12 L E PA S S : Q U E L S I N T É R Ê T S P O U R L ES A S S O C I AT I O N S? Donner du sens à ses actions en formalisant la raison d agir au sein de l association Faire le point sur l association Avoir une ligne directrice commune à l ensemble des acteurs (bénévoles, salariés, et adhérents ) Présenter et communiquer sur l association

13 L A D É M A R C H E D AC C O M PAG N E M E N T AU P. A S S : C O N C R È T E M E N T C EST : Accompagnement méthodologique au P.ass : «comment construire le P.ASS» Accompagnement d optimisation du P.ASS : Outils, dispositifs, formations, les ressources de la CT

14 REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS Bilan de la dématérialisation 14

15 REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS B I L A N / Près de dossiers électroniques déposés mails adressés à l assistance association appels téléphoniques entre le 1er octobre 2013 et le 31 janvier % de dossiers incomplets lors du dépôt Prés de 120 associations accompagnées sur les 3 antennes jeunesse et le centre sportif de Fontainieu 15

16 REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS Conditions générales des demandes de subvention 16

17 REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS L ES DAT ES À R E T E N I R 1 8 j a n v i e r : d a t e l i m i t e d e d é p ô t d e d o s s i e r A v e c d e s t r a i t e m e n t s p r i o r i t a i r e s : l e 2 n o v e m b r e p o u r l e s a s s o c i a t i o n s s p o r t i v e s l e 1 6 n o v e m b r e p o u r l e s A s s o c i a t i o n s c u l t u r e l l e s 3 0 j u i n : d a t e l i m i t e d e d é p ô t d e s d e m a n d e s «c o l l o q u e s e t c o n g r è s» : S e u l s l e s d o s s i e r s c o m p l e t s au 30 juin 2015 s o n t t r a n s m i s a u x d i r e c t i o n s To u t e d e m a n d e d é p o s é e h o r s d é l a i e s t r e j e t é e 17

18 REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS D E M A N D E DE S U BV E N T I O N : R A P P E L Comptes et rapport d activité retracent un exercice entier (12 mois consécutifs) sont validés par l assemblée générale de l association signés par le Président et le Trésorier. Pour les associations percevant ou plus de subventions publiques Les comptes annuels associatifs doivent faire l objet d une certification par un commissaire aux comptes (Compte de résultat Bilan Annexes.). 18

19 REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS D E M A N D E DE S U BV E N T I O N : R ÈG L ES DE BASE 1 d e m a n d e p a r a n / t y p e d e d e m a n d e p a r a s s o c i a t i o n 4 Ty p e s d e d e m a n d e s FONCTIONNEMENT GENERAL frais généraux, charges, frais de déplacement Formulaires spécifiques complémentaires à télécharger selon type de demande INVESTISSEMENTS un projet non réalisé PROJETS SPÉCIFIQUES sauf pour le service des sports MANIFESTATIONS dans le département des BDR 4 manifestations pour les clubs omnisports avec centralisation par le siège 19

20 REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS D E M A N D E DE S U BV E N T I O N : R ÈG L ES DE BASE Budget prévisionnel de Fonctionnement : regroupe l ensemble des dépenses et recettes, est toujours EQUILIBRÉ Inclut l ensemble des subventions du Cg sollicitées à l exception de l investissement. Mis à jour si nouvelle demande (hors investissement) en cours d année Projets : Eléments indispensables : - Intitulé - Descriptif détaillé et date - Nombre de participants et de spectateurs attendus - Effectif de l encadrement - Personnes à contacter et coordonnées Plan de financement: - Total dépenses = total recettes 20

21 REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS M O DA L I T ÉS DE V E RS E M E N T D ES S U BV E N T I O N S A L LO U É ES Investissement => Factures acquittées et signées Fonctionnement => dans la continuité du passage en commission permanente (hors convention). Manifestations sportives => Compte rendu moral et financier => Projet spécifique => Compte rendu moral et financier. Au regard de l utilisation de la subvention n-1 Tout compte financier doit être déposé au CG 13 dans les six mois suivant la fin de l exercice (Arrêté du 11 octobre 2006) 21

22 REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS La demande dématérialisée : rappel et utilisation pratique 22

23 U NE P L AT E F O R M E Une adresse unique Pour Gérer plus rapidement les demandes Alléger les procédures Partager l information avec les bénéficiaires Une assistance en continue : Se munir de son numéro SIRET 23

24 REUNION D INFORMATION AUX ASSOCIATIONS Des lieux pour vous accompagner (sur rendez-vous) Maison Départementale de la Jeunesse et des Sports 15 Place de la Joliette Marseille Espace du Pays d Aix en Provence (antenne Jeunesse) 8 rue du Château de l Horloge Aix en Provence Antenne du Territoire d Arles 25 Boulevard Clémenceau Arles Centre Sportif Départemental de Fontainieu 75 chemin de Fontainieu quartier Saint Joseph Marseille Service de la Vie Associative Hôtel du Département Espace associatif d Hozier

25 1 ère demande auprès du CG 13 25

26 M ES I N F O S P E RS O N N E L L ES: LA V I E DE L A S S O C I AT I O N AU S E R V I C E D UN PA R T E N A R I AT O P T I M A L L ES É L É M E N T S T EC H N I Q U ES I N CO N TO U R N A B L ES : une mise à jour régulière des contacts un remplissage de tous les onglets de la fiche Tiers Si modification de l IBAN après le dépôt : informer le service instructeur D E N O U V E L L ES F O N C T I O N N A L I T ÉS : Dépôt des pièces administratives en 1 seule fois dans «Documents» ( Statuts de l association / Récépissés de création ou de modifications / SIRET / Listes des membres) 26

27 M ES I N F O S P E RS O N N E L L ES: LA V I E DE L A S S O C I AT I O N AU S E R V I C E D UN PA R T E N A R I AT O P T I M A L Mail non renseigné ou erroné : aucune info possible Toujours valider mes saisies avant de quitter l écran (Sur chaque page) Créer plusieurs comptes pour une même association l onglet «contact») 27

28 Créer plusieurs comptes pour optimiser le suivi 1/ Validation Fiche Tiers 2/ validation page 28

29 Simplifier le dépôt des pièces administratives 29

30 D É P ÔT S DE D O S S I E R U NE É TA P E P R ÉA L A B L E I N D I S P E N S A B L E Préparer ses documents numériques AVANT d accéder à la plateforme dans un dossier sur le bureau de votre ordinateur en Privilégiant les formats de fichiers usuels : DOC PDF - JPG XLS Récupérant les formulaires spécifiques complémentaires nécessaires R A P P E L D E N R EG I ST R E M E N T A chaque pièce ajoutée, cliquer sur constitution de votre dossier. tout au long de la Cliquer sur impossible => envoi au Cg = modification par l association 30

31 D É P ÔT S DE D O S S I E R 31

32 D É P ÔT S DE D O S S I E R Cf. Dossier informatique préalablement enregistré sur ordinateur 32

33 D É P ÔT S DE D O S S I E R 33

34 D É P ÔT S DE D O S S I E R Page spécifique pour chaque nature de demande Mon dossier est finalisé = transmission au CG Sauvegarde sans envoi au Cg 34

35 D É P ÔT S DE D O S S I E R 35

36 D É P ÔT S DE D O S S I E R Formulaires sports/ Culture Et autres pièces Tous les onglets sont renseignés Le dossier est finalisé = transmission au Cg L association ne peut plus modifier 36

37 S U I V I DE D O S S I E RS 1/ une information par mail à chaque modification de l état de votre dossier 2/ Connaissance directe de l instructeur et de l avancée de votre dossier 37

38 S U I V I DE D O S S I E RS L association peut seulement consulter son dossier L association peut accéder à son dossier et le modifier 38

39 Merci de votre attention Direction Jeunesse & Sports 39

40 ANNEXE II : Supports pour lien Hyper texte 40

41 REUNION D INFORMATIONS AUX ASSOCIATIONS Agrément Jeunesse et/ou Sports Direction Régionale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale PACA 66A, rue Saint Sébastien CS Marseille Cedex

42 REUNION D INFORMATIONS AUX ASSOCIATIONS I.N.S.E.E. Institut National de la Statistique et des Études Économiques Pour obtenir un numéro SIRET et code APE Faire une demande par courrier simple en fournissant : une copie des statuts de l association une copie de la parution au J.O N tel Contact : Direction Régionale de l INSEE - SERVICE SIREN 17 rue Menpenti Marseille Cedex

43 D É P ÔT S DE D O S S I E R (18) 43

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