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1 MAFACT SPRL Avenue de l Araucaria, Bruxelles Belgique Tel : Fax : Http :

2 Tab lle des mat iières Table des matières... 2 Advantage Xbase server Crystal Report et conditions générales... 4 Modifications... 5 I. Liaison Expert-M et Générique... 5 II. Liaison Winbooks... 5 III. Apurement partiel... 5 IV. Réorganisation avec compression... 5 V. Edi... 5 VI. Copier/Coller... 5 VII. Changement de référence Client / Fournisseur / Article... 5 VIII. Impression différée... 6 Dans gestion / Impression... 6 Voyez le résultat... 6 IX. Commande client / demande de réapprovisionnement... 7 Commandes fournisseur... 7 Commandes client / Demande de réapprovisionnement... 8 Pour rappel : fonctionnement général... 8 X. Menus déroulants modifiables sur devis... 9 Quelques exemples... 9 XI. Menus déroulants avec liaison avec d autres bases de données Par exemple XII. Dossier XIII. Textes paramétrables illimités XIV. Calcul prix de vente XV. Smtp send now support SSL (cf Google) XVI. Compte généraux et analytiques avec le module des dossiers Ordre de sélection des comptes généraux : Ordre de sélection des données analytiques XVII. Changement de référence Base de données Fonctionnement pour les clients disposant du module O Nouveauté

3 Advantage Xbase server La version 9 d ADVANTAGE est obsolète. Attention la version 9 d ADVANTAGE ne pourra plus faire l objet d upgrade lors de la sortie de la version 12 d ADVANTAGE MAFACT fonctionne encore avec cette version pour ce patch. Lors de l installation des prochains patchs, MAFACT vérifiera la version ADVANTAGE installée et bloquera l installation si la version n est pas au moins une version 10. Le patch 10 de la version 11 du programme ADVANTAGE est disponible sur notre site 32bits : 64bits : Il suffit de le télécharger et de l exécuter sur le serveur avec maintien des paramètres existants 3

4 Crysta ll Report et cond iit iions généra lles De nombreux clients envoient leurs factures par mail au format PDF. Un problème existait au niveau des conditions générales qui généralement se trouvent au verso des documents. Nous avons modifié nos layouts de factures et réussi à les faire apparaître sur chaque verso. Si vous le souhaitez, faire nous parvenir vos conditions générales au format Word, nous établirons un devis pour l insertion dans vos layouts 4

5 Mod iif iicat iions I. Impression Mafact permet les impressions recto-verso II. Liaison Expert-M et Générique Modification de la structure pour tenir compte des modifications de longueur de champs III. Liaison Winbooks Modification de la structure pour tenir compte des modifications de longueur de champs IV. Apurement partiel Modification fondamentale en vue d accélérer le processus d affichage des documents V. Réorganisation avec compression Modification fondamentale, en vue d accélérer la réorganisation VI. Edi Interface BABELWAY CARREFOUR : INVOICE VII. Copier/Coller Adaptation des fonctions copier/coller dans les fichiers CLIENT / FOURNISSEUR / ARTICLE / CONTACT afin d y intégrer les dernières bases de données. VIII. Changement de référence Client / Fournisseur / Article Adaptation des fonctions de changement de référence afin d y intégrer les dernières bases de données. 5

6 IX. Impression différée Mafact permet d envoyer une impression de plusieurs documents simultanément. Désormais cette impression permet de créer sur un emplacement choisi des PDF au format défini dans les paramètres. Dans gestion / Impression Cochez «PDF to disk» et bien sûr «Réimpression autorisée» Cliquez sur l icône et choisissez un répertoire Voyez le résultat L intérêt est évident, garder des archives PDF de documents qu il s agisse de documents comptables (vente, note de crédit) ou de documents commerciaux (offres) 6

7 X. Commande client / demande de réapprovisionnement Après avoir effectué un calcul de commande dans GESTION / COMMANDE FOURNISSEUR, l écran de COMMANDE SIMPLE, offre désormais 3 possibilités. La commande fournisseur La commande client / demande de réapprovisionnement Commandes fournisseur Le programme sélectionne par défaut sur DERNIER FOURNISSEUR. En cliquant sur une ligne du menu déroulant le programme permet de choisir un nouveau fournisseur et par le - d obtenir la liste de tous les fournisseurs associés à cet article. Le programme ne proposera lors de la génération des documents que les documents de commandes fournisseur ou de demandes d offre fournisseur. Mouvement du stock suite à la génération automatique d'une commande fournisseur DEMANDE D OFFRE FOURNISSEUR --- 7

8 Commandes client / Demande de réapprovisionnement Le programme permet de cliquer sur COMMANDE CLIENT, ce choix est définitif. Il est ainsi possible d introduire une référence client. Le programme ne proposera lors de la génération des documents que les documents de commandes client et d offres client. Mouvement du stock suite à la génération automatique d'une commande fournisseur --- E dès la création du document. Dans le cadre d une demande de réapprovisionnement, l intérêt de cette fonctionnalité réside dans le fait que ce système permet de créer des documents qui permettront d aider les gestionnaires des achats quant aux commandes qu ils effectueront auprès de leurs fournisseurs Il faut néanmoins, pour que cela ne perturbe pas le fonctionnement normal du système avoir : Un client fictif : INTERNE deux stocks «fictifs» : «REAPPROIN» avec gestion de stock et «REAPPROOUT» sans gestion de stock. deux journaux : «REI» lié au stock «REAPPROIN» et «REO» lié au stock «REAPPROOUT» Quand le programme a généré la demande de réapprovisionnement, l onglet stock de la fiche article voit la quantité commandé client augmentée avec un détail dans le menu déroulant affichant les divers stocks (dont le stock REAPPROIN). Quand la demande de réapprovisionnement est traitée, il suffit de la clôturer en REO ce qui fait disparaitre toute trace de cette demande de la fiche article tout en maintenant une trace dans le journal REO Pour rappel : fonctionnement général Un menu déroulant contient toutes les lignes de la proposition. En cliquant sur une ligne le programme permet de modifier la quantité à commander génère les commandes client / fournisseur après avoir proposé la liste des journaux de commandes ou de demande d offre. permet de supprimer une ou plusieurs lignes. quitte le menu en laissant la proposition telle que modifiée. Après avoir nettoyé le fichier, demandé la génération et choisi le journal, le programme génère les documents et efface la proposition. 8

9 XI. Menus déroulants modifiables sur devis Plus de 180 menus déroulants ont été extraits des sources du programme, afin de nous permettre de modifier le look de vos menus sur demande. Envoyez-nous un fichier exemple contenant les colonnes souhaitées dans le menu déroulant et un printscreen de l écran actuel, nous établirons un devis Chaque utilisateur peut avoir un menu différent Quelques exemples Dans la fiche article, la recherche par référence modifiée par ajout du prix htva Au lieu de 9

10 Dans les documents dans le contenu Au lieu de Dans les documents, la recherche par numéros Ai lieu de 10

11 XII. Menus déroulants avec liaison avec d autres bases de données Nous avons également pour certains menus déroulants, ajouté la possibilité de rajouter des informations qui font partie d une autre table Par exemple Dans la proposition de commande fournisseur, la colonne avec les unités consommateur provenant de la fiche article a été rajoutée Dans le menu déroulant du contenu des documents, possibilité de rajouter des éléments de la ficher client (escompte) et/ou de la fiche article (emballage) 11

12 XIII. Dossier Il est désormais tenu compte des fabrications terminées dans le calcul du résultat des dossiers XIV. Textes paramétrables illimités Crystal Report limitait la taille des textes paramétrables Cette limite n est plus d actualité, il vous est possible d introduire 1 texte de plus de 250 caractères ou plusieurs textes qui vont se cumuler et dont le total des caractères peut être de plus de 250 caractères. 12

13 XV. Calcul prix de vente Il est prévu dans la fiche article un calcul du prix de BASE HORS TAXE, du PRIX HORS TVA et du PRIX TVAC à partir des valeurs reprises dans l onglet «FOURNISSEUR» des données introduites dans l onglet «COMPTE» En cliquant sur on obtient le résultat suivant XVI. Smtp send now support SSL (cf Google) Envoi des mails en mode sécurisé Nécessite l installation d OUTLOOK 13

14 XVII. Compte généraux et analytiques avec le module des dossiers Mise en place de la prédominance des informations de comptes et analytiques liées aux dossiers par rapport à l ordre normal de recherche du programme Ordre de sélection des comptes généraux : le compte déterminé dans le DOSSIER le compte déterminé dans les prix spécifiques CLIENT/ARTICLE le compte déterminé dans les prix spécifiques CLIENT/GAMME le compte déterminé dans les prix spécifiques CLIENT/GROUPE le compte déterminé dans la fiche ARTICLE le compte déterminé dans la fiche CLIENT ou FOURNISSEUR. Ordre de sélection des données analytiques le compte déterminé dans le DOSSIER le compte déterminé dans les prix spécifiques CLIENT/ARTICLE le compte déterminé dans les prix spécifiques CLIENT/GAMME le compte déterminé dans les prix spécifiques CLIENT/GROUPE le compte déterminé dans la fiche ARTICLE le compte déterminé dans la fiche CLIENT ou FOURNISSEUR Si une zone est laissée vide dans le dossier, le programme continue la recherche suivant le schéma ci-dessus. 14

15 XVIII. Changement de référence Base de données Cette fonctionnalité existe pour les clients, les fournisseurs, les articles et les prospects Fonctionnement pour les clients disposant du module O Dans les utilitaires du programme et sur base d un fichier de type CSV, le programme : remplace les références d'un ou plusieurs articles dans tous les fichiers, par les nouvelles références. efface des fiches article devenues inutiles tout en maintenant un pointeur commun dans les historiques. Le fichier doit comporter trois parties séparées par ";" : la référence de l'article le nom de l'article la nouvelle référence de l'article Ce fichier peut être créé en EXELL et sauvegardé au format CSV. UN TEST DE COHERENCE EST OBLIGATOIRE après avoir lancé cette procédure En effet, ayant remplacé dans les fiches article les références anciennes par les références nouvelles, les fiches peuvent exister plusieurs fois de même que le multilibellé. Exemple de fichier OLD;NAME;NEW ORDETIQUETTE;ETIQUETTE;IMPETIQUETTE ORDHP DESKJET 660;IMPRIMANTE HP DESKJET 660;IMPHP DESKJET ORDHT DESKJET650;IMPRIMANTE HP DESKJET 650;IMPHP DESKJET 15

16 Nouveauté Il a été rajouté au niveau du module de base, la possibilité de modifier une référence par une autre référence Cette fonctionnalité n est accessible que pour les utilisateurs de niveau 5. Pour ce faire il suffit de cliquer avec le bouton de droite de la souris sur la fiche à modifier, de prendre «changement de référence», d introduire la nouvelle référence et d exécuter Attention, le programme ne vérifie pas si la nouvelle référence existe déjà, car ce système permet de fusionner des fiches Après modification le programme se positionne sur la nouvelle référence. Si vous avez remplacé une référence par une référence existante, UN TEST DE COHERENCE EST OBLIGATOIRE dans UTILITAIRES / UTILITAIRES / TEST DE COHERENCE. 16

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