NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

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1 NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION: EXECUTIVE MANAGEMENT BUDGET, PLANNING AND ANALYSIS TITLE: Officer (Budget, Planning and Analysis Section) GRADE: A.2/A.3 SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : SUMMARY Budget, Planning and Analysis Section, within Executive Management Division, analyses, proposes for approval and discusses the NATO Civil Budget. It monitors the execution of the Civil Budget, in conjunction with the NATO Office of Financial Controller. The NATO Civil Budget operates in an Objective-Based Budgeting (OBB) system. The Officer, BPA Section contributes to the development of policies, procedures and plans related to budgetary matters and to the monitoring of their consistent implementation. He/she prepares the compilation, analysis and presentation of the budget(s) for the International Staff (IS) Civil Budget. The incumbent is responsible for conducting budget, cost and performance analyses, and for writing financial reports, which also include recommendations. He/she will assist in compiling, analyzing and preparing Civil Budget planning and execution as well as assist in preparing other detailed budgetary and financial documents for separate entities. 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: hold an accounting, finance, statistics, economics or business administration degree from an institute of recognised standing, complemented by 3 years of related experience, or equivalent qualification; -1-

2 have good knowledge of IT Tools such as Databases, ERP tools, cost modeling tools; have knowledge of cost accounting and evaluation methods; be prepared to work unsocial hours and perform occasional travel for work; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; III ( Intermediate ) in the other; have good drafting skills. DESIRABLE The following would be considered an advantage: knowledge of various types of budget and financial control procedures. 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Knowledge Management Prepare correspondence, documents or reports for submission to the Budget Committee which relate to the budget(s) during all stages up to final approval or implementation. Oversee the development, maintenance and expansion of databases used by the Section as a repository for various information such as: statistical data, financial analyses and budget related documents. Provide forecasts for certain categories of expenditure, including personnel, pensions and operating costs. Analyze, prepare, execute and implement bill back systems and methodologies for the total scope of stakeholders and customers within the NATO- Wide Community. Expertise Development Build reporting, forecasting and modeling tools for cost analysis, and medium and long term budget scenarios, using available IT Tools such as Databases or ERP. Develop and initiate processes to improve existing methodologies for allocating costs to internal and external customers. Conduct specific analytical studies on request, reviewing and addressing financial and budgetary implications. Project Management Assist in the conception, implementation, execution and control of an activity/objectivebased budget. Assist and conduct internal cost or performance controls. Monitor budget execution and analyses variances on a regular basis in support of projects or programs. Assist in screening, analyzing and consolidating budget proposals and information received from customers prior to their inclusion in budget estimates. Assist and participate in the preparation of the Budget documents as requested. Stakeholder Management Collaborate with Divisions and Independent Offices, NATO Agencies and Nations to ensure that all parties adhere to set procedures and regulations. Communicate complex budget data in a clear and concise manner to interested parties ensuring customer needs and organizational requirements are covered. Attend ad hoc committee and working group meetings that address financial matters. -2-

3 Information Management Oversee the efficient flow of information within the Section. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Head of Budget, Planning and Analysis Section as a member of a small team. He/She will participate as a supporting staff member in Budget Committee meetings, participate in various ad hoc Committees and working groups dealing with financial or budgetary matters. He/She will liaise with all International Staff services, Senior Management and Leadership, with National Delegations, Partner Nations and other NATO Bodies as required. Direct reports: N/a Indirect reports: N/a. 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Achievement; Analytical Thinking; Clarity and Accuracy; Conceptual Thinking; Customer Service Orientation; Empathy; Impact and Influence; Initiative; Teamwork. 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract. Contract clause applicable: In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international diversity. The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further 3-year period. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent -3-

4 may apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one year before the end of contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. NOTE: Irrespective of previous qualifications and experience, candidates for twin-graded posts will be appointed at the lower grade. There are certain specific circumstances in which a serving staff member may be appointed directly to the higher grade. These are described in the IS directive on twin-graded posts. Advancement to the higher grade is not automatic and at least a minimum period of 3 years service (2 years for an A.1/A.2 post) is required before promotion to the higher grade can be considered. 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: ADDITIONAL INFORMATION: NATO as employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. -4-

5 Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for work and/or to work outside normal office hours. The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working arrangements (Flexitime) subject to business requirements. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment. -5-

6 NOTIFICATION DE LA VACANCE D UN POSTE DE GRADE «A» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L'OTAN LIEU D'AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) DIVISION : GESTION EXÉCUTIVE PLANIFICATION ET ANALYSE BUDGÉTAIRES INTITULÉ : Administrateur/Administratrice (Section Planification et analyse budgétaires) GRADE : A.2/A.3 HABILITATION DE SÉCURITÉ : NS POSTE VACANT N o : RÉSUMÉ Au sein de la Division Gestion exécutive, la Section Planification et analyse budgétaires (BPA) est chargée d'analyser, de proposer pour approbation et d'examiner le budget civil de l OTAN. Elle s'assure de la bonne exécution de ce budget, conjointement avec le Bureau du contrôle financier de l OTAN. Le budget civil de l OTAN est établi suivant un système de budgétisation par objectifs (OBB). Au sein de la Section BPA, l'administrateur/administratrice contribue à l'élaboration des politiques, des procédures et des plans relatifs à des questions budgétaires et s'assure de leur application uniforme. Il/Elle prépare, analyse et présente le(s) budget(s) du Secrétariat international (budget civil). Le/La titulaire de ce poste est chargé(e) d'effectuer des analyses des budgets, des coûts et des performances, ainsi que de rédiger des rapports financiers, en y formulant des recommandations. Il/Elle aide à rassembler, à analyser et à établir les documents de planification et d'exécution du budget civil et à préparer d'autres documents budgétaires et financiers détaillés à l'intention d'entités distinctes. 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : avoir obtenu un diplôme en comptabilité, finances, statistique, économie ou administration des affaires délivré par un établissement de valeur reconnue, complété par trois ans d expérience correspondante, ou posséder des qualifications équivalentes ; -6-

7 avoir une bonne connaissance des outils informatiques tels que les bases de données, des outils de planification des ressources d'entreprise (ERP) et des outils de modélisation des coûts ; avoir une connaissance des méthodes de comptabilité analytique et d'estimation des coûts ; être disposé(e) à travailler en dehors des heures normales de service et à effectuer de temps à autre des déplacements professionnels ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français) et le niveau III («intermédiaire») dans l'autre ; avoir de bonnes aptitudes rédactionnelles. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d atouts : une connaissance de divers types de budgets et des différentes procédures de contrôle financier ; la maîtrise des deux langues officielles de l Organisation. 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Gestion des connaissances Prépare la correspondance, les documents et les rapports à soumettre au Comité des budgets qui ont trait aux budgets à toutes les étapes du processus budgétaire, jusqu'à leur approbation finale et à leur exécution. Supervise la conception, la tenue à jour et le développement des bases de données permettant à la Section de répertorier diverses informations telles que des données statistiques, des analyses financières et des documents budgétaires connexes. Fournit des prévisions pour certaines catégories de dépenses, y compris le personnel, les pensions et les dépenses de fonctionnement. Analyse, met au point et implémente des systèmes et des méthodes de facturation rétroactive pour l'ensemble des parties prenantes et des clients à l'échelle de l'otan. Développement de l'expertise Met au point des outils de compte rendu, de prévision et de modélisation pour la réalisation d'analyses des coûts et établit des scénarios budgétaires à moyen et à long terme en utilisant les outils informatiques disponibles, tels que les bases de données ou l'erp. Conçoit et développe des processus visant à améliorer les méthodes en place pour l'imputation des coûts aux clients internes et externes. Réalise des études analytiques en réponse à des demandes spécifiques en faisant le point sur les incidences financières et budgétaires. Gestion de projet Apporte son concours pour la conception, la mise en œuvre, l exécution et le contrôle des budgets établis par objectif/activité. Contribue et procède à des contrôles internes des coûts et des performances. Suit l'exécution des budgets alloués à des projets et à des programmes, et fait régulièrement le point sur les éventuels écarts. Aide à examiner, à analyser et à rassembler les propositions et les informations budgétaires transmises par les clients avant de les intégrer dans un projet de budget. Contribue et participe à l établissement de documents budgétaires selon les besoins. -7-

8 Gestion des parties prenantes Collabore avec les autres divisions, les bureaux indépendants, les agences de l OTAN et les pays de l'otan pour faire en sorte que toutes les parties concernées adoptent les procédures et les règles fixées. Communique de façon claire et concise des données budgétaires complexes aux parties intéressées, en veillant à ce que les besoins des clients et les impératifs de l'organisation soient pris en compte. Participe à des réunions de groupes de travail et de comités ad hoc portant sur des questions financières. Gestion de l'information S'assure de la bonne circulation de l information au sein de la Section. S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève, au sein d une petite équipe, du/de la chef de la Section Planification et analyse budgétaires. Il/Elle participe en qualité de membre du personnel de soutien aux réunions du Comité des budgets, aux travaux de divers groupes de travail et comités ad hoc s occupant de questions financières ou budgétaires. Il/Elle se tient en liaison avec tous les services du Secrétariat international, les gestionnaires et les responsables de haut niveau, les délégations des pays, les pays partenaires et les autres organismes OTAN, s il y a lieu. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet. Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet. 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Recherche de l'excellence Réflexion analytique Clarté et précision Réflexion conceptuelle Souci du service au client Empathie Persuasion et influence Initiative Travail en équipe 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée. -8-

9 Clause contractuelle applicable : Conformément à la politique des contrats, il s'agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d'assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu'a l'organisation d'exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l'adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international. La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée de l'administration d'un État membre de l'otan, elle se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l'accord des autorités nationales compétentes, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. NOTE : Les personnes retenues pour des postes à grades jumelés seront nommées au grade inférieur, quelles que soient leurs qualifications et leur expérience antérieures. Toutefois, un agent en fonction peut être nommé directement au grade supérieur dans certaines circonstances spécifiques, définies dans la directive du Secrétariat international sur les postes à grades jumelés. Le passage au grade supérieur n'est pas automatique. Au moins trois années de service sont requises (deux ans pour un poste A.1/A.2) avant qu'une promotion puisse être envisagée. 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l'otan : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles) ; pour toutes les autres candidatures : via le lien -9-

10 INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à travailler en dehors des heures normales de service. L'Organisation, en application de plusieurs politiques sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d'horaire flexible, sous réserve des exigences liées à la fonction. Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac. -10-