Gérer efficacement son activité de prestataire intellectuel avec Outlook

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1 institut de formation référencé n Gérer efficacement son activité de prestataire intellectuel avec Outlook Outlook est une marque déposée de Microsoft Corporation aux États-Unis et dans le monde OBJECTIFS Mettre à profit la richesse fonctionnelle d Outlook pour gérer efficacement l information, la communication, la gestion du temps, la gestion commerciale voire le travail collaboratif. Cette formation est plus particulièrement conçue pour les avocats, consultants, comptables, cabinets d ingénierie et de conseil qui doivent gérer de front : la production de leurs services, un volume d informations important, les relations commerciales et partenaires. Cette formation vous permettra d accroitre votre efficacité sans concession sur la qualité. METHODES ET MOYENS PEDAGOGIQUES Approche pédagogique qui permet de bien comprendre et appliquer les méthodes de gestion de l information et l adaptation de son organisation, avec mise en œuvre et applications concrètes liées au métier des participants. Cette formation est composée d explications techniques et fonctionnelles, suivies de mise en pratique dans l environnement métier du/des participants. Elle est conçue en 4 modules. Les participants sélectionnent les modules qui conviennent à leurs besoins (le 1 er module est vivement conseillé). Cette formation concerne les 3 dernières versions d Outlook : 2013, 2010 et 2007 Cette formation est livrable en formation individuelle, personnalisée à distance par modules de 1H00 ou 1H30 ; dans ce cas, du fait que le programme soit conçu sur mesure, la durée de la formation est < 8 heures SUPPORTS DE COURS Fiches pratiques efficacitic sur les fonctionnalités, usages et applications métier. PUBLIC Cabinets d ingénierie et/ou de conseil, architectes, avocats, experts comptable et métiers de prestations intellectuelles b2b. Toutes personnes ayant à gérer la relation client : assistantes, techniciens, ingénieurs, managers et chefs d entreprises DUREE : une demi-journée par module module 1 : gestion de l information module 2 : gestion commerciale des contacts module 3 : gestion du temps module 4 : fonctions collaboratives (pour les utilisateurs d Outlook avec serveur Exchange, Office 365 ou équivalent) PREREQUIS Utilisation courante de Windows et des principaux outils de la suite Office. DATES Inra entreprise : dates sur mesure 2014, efficacitic 1336_043 V03 1 / 5

2 Module 1 : gestion de l information (3H30) Au cours de ce module nous verrons comment organiser le contenu de sa messagerie pour que la gestion des s ne soit pas chronophage. Confronté à un volume exponentiel d informations à traiter, nous vous apprendrons comment classer ses s rapidement et simplement et comment les retrouver en moins de 5 secondes. Ce que nous appliquerons au contenu s sera applicable à tous les contenus de votre PC et d Outlook (i.e. : contacts, calendrier, tâches). Les fonctions élémentaires de la messagerie ne font pas partie de cette formation, mais elles font partie des prérequis. Ce module est vivement recommandé car il concerne les fondamentaux d Outlook. Présentation générale Outlook Comprendre le fonctionnement d Outlook et l intérêt fondamental de l intégration de ses 4 outils et de leurs liens logiques (i.e. : messagerie, contacts, calendriers, tâches) Description des différents composants des fenêtres Outlook. Tableau de bord «Outlook aujourd hui» : utilité et paramétrage Menus et paramétrages Outlook Usages professionnels de la messagerie Format html vs texte brut vs texte enrichi. Quand utiliser les champs to, cc, cci. Pourquoi et comment utiliser plusieurs adresses Paramétrage de la messagerie et fonctions avancées. Professionnaliser la rédaction de ses s, optimisation des pièces jointes. Pourquoi et comment utiliser les liens hypertextes dans sa correspondance. type, reprise d'un . Paramétrage de la messagerie. Gestion de l'information : pourquoi et comment simplifier la gestion de ses dossiers Organiser le classement de ses s simplement, par niveau d'importance. Classement automatique des s. Personnalisation des affichages. Utilité et configuration des dossiers virtuels. Utilité et usages des raccourcis dossiers. Programmer la suppression de ses s. Le moteur de recherche Outlook et du PC pour retrouver toutes informations Chercher/filtrer et trier ses messages (Outlook) et ses documents (poste de travail) Sécuriser ses données Outlook Protection contre les s indésirables. Pourquoi et comment protéger l accès à Outlook Sauvegardes et gestion des archives Outlook Mobilité Synchronisation Outlook avec son assistant numérique. 2014, efficacitic 1336_043 V03 2 / 5

3 Module 2 : gestion commerciale des contacts (3H30) Ce module est centré sur la gestion commerciale de son business avec Outlook, dont les contacts sont l information centrale. Nous verrons comment et pourquoi la fiche contact est beaucoup plus qu un simple carnet d adresse, notamment pour les opérations de prospection et de suivi d affaires. Gestion de ses contacts Description détaillé de la fiche contact Comprendre l importance des fiches contacts, comment les utiliser. Listes de diffusion. Échange de cartes de visite. Pourquoi et comment utiliser les liens logiques entre les contacts et la messagerie Connexion Outlook avec vos annuaires réseaux sociaux Viadeo et LinkedIn. Les fonctionnalités liant contacts et utilité et comment les utiliser Gestion commerciale des contacts Pourquoi et comment qualifier ses contacts Règle des 4 clefs de qualification Personnalisation des affichages (cf. écran de saisie spécifiques, cibles particulières) Gestion de la prospection Gestion et suivi d affaires Le publipostage simple et avec critères de ciblage Liste de diffusion Publipostage courriers, s, carnets d adresse, étiquettes, enveloppes Publipostage ing avec un outil e-marketing : principe et intérêt Gestion des flux RSS (cf. business intelligence) Gestion des flux RSS avec Outlook, alternative Internet Explorer. Importation de contacts 2014, efficacitic 1336_043 V03 3 / 5

4 Module 3 : gestion du temps (3H30) Au cours de ce module nous étudierons les fonctions de gestion du temps, dont le calendrier n est qu un des éléments. Nous étudierons aussi toutes les sources de perte de temps liées à l organisation de votre travail et comment y remédier avec Outlook. Gestion du temps Calendrier, les 9 points clef d un rendez-vous avec Outlook. Le gestionnaire de tâches Créer un RdV à partir d un Les évènements. Paramétrage du calendrier. Calendriers multiples Rendez-vous et évènements récurrents. Les différents composants du suivi d actions. Gestion des actions par nature de tâches, par priorité, par date d'échéance et dates de rappel. Les voleurs de temps. Partage de calendrier Organisation des rendez-vous avec des personnes extérieures à l entreprise. Gestion d affaires/projets Utilisation des liens logiques pour suivre ses affaires/projets à partir des s, tâches, rendez-vous et contacts. Suivi d affaires et de projets. Portefeuille projets (en liaison avec Excel). Les 3 tableaux de bord Outlook de la gestion du temps 2014, efficacitic 1336_043 V03 4 / 5

5 Module 4 : gestion collaborative (3H30) Ce module est destiné aux entreprises qui utilisent Outlook en environnement serveur de messagerie Exchange ou Office 365 Pour les entreprises en environnement Exchange, cette formation doit être réalisée en entreprise. Travail collaboratif et partage d informations avec Outlook Quoi partager, comment et avec qui. Application avec les annuaires contacts et les calendriers. Organisation et suivi des rendez-vous. Les agendas de groupe. Délégation de tâches. Les boutons de vote. Gestion des absences. Utilisation de la messagerie instantanée travail à distance Assistant numérique mobile avec une messagerie POP3 ou IMAP et alternative OWA : Outlook Web Access. Fonctions et usages particuliers d Outlook Sondages et votes simplifiés. Mobilité Accès à distance à ses données Outlook / télétravail Sécuriser ses données Outlook (environnement Exchange / Office 365) Protection contre les s indésirables. Pourquoi et comment protéger l accès à Outlook Sauvegardes et gestion des archives Outlook 2014, efficacitic 1336_043 V03 5 / 5