Benchmark. Solutions de veille stratégique DIGIMIND

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1 Benchmark Solutions de veille stratégique Guide de benchmarking de solutions de veille stratégique et d intelligence économique à destination des chefs de projet chargés de leur implémentation Juin 2005

2 A qui est destiné ce document? Ce document a été conçu pour les opérationnels chargés de mettre en place une solution de veille stratégique au sein de leur organisation. Son objectif est de les aider à comparer les différentes solutions du marché. Il contient une check-list des points essentiels pour garantir la réussite du projet, en s assurant que la solution retenue répondra aux besoins actuels et futurs. Comment l utiliser? Ce benchmark est organisé autour des 3 étapes principales du processus de veille : Surveillance et Collecte, Traitement et Analyse, Diffusion, puis de l Administration de l ensemble du processus. Pour chaque étape, vous avez la possibilité d évaluer les différentes solutions en vérifiant si elles disposent bien des fonctionnalités listées (comptez 1 point par case «Oui» entourée). Vous pouvez synthétiser pour chaque étape le classement des solutions en faisant la somme des points de chaque colonne. Pour toute information complémentaire, contactez Digimind : Tel : +33(0) contact@digimind.com

3 TABLE DES MATIERES 1. SURVEILLANCE ET COLLECTE Administration des sources Bookmarks Suivi des sources Sources surveillées Actualités sur le Web Pages Web Web Invisible Sites Web Forums/Newsgroups Mailing list Bases de données externes Informations terrain Compatibilité et paramétrage Compatibilité Paramétrage Pré-Traitement des alertes TRAITEMENT/ANALYSE Validation et enrichissement des données Catégorisation et clustering Indexation Analyse Extraction DIFFUSION Générateur de rapports PushMail Portail Newsletters ADMINISTRATION ET SECURITE Gestion de projets Interfaces utilisateurs et personnalisation Sauvegarde et archivage des données Hébergement Supervision et garantie de service Mises à jour et évolutivité Ouverture et compatibilité Sécurité Accompagnement... 22

4 1. Surveillance et collecte Classement Meilleure solution Societe : Société : Société : Indiquer le score de chacune des sociétés, et écrire dans le cadre ci-dessus le nom de la société ayant le score le plus élevé. 1.1 Administration des sources Bookmarks Intégration de bookmarks dans la solution Bookmarks multisources (pages web, sites web, newsgroup, mailing list, ) Bookmarks partageables Au-delà des pages web, un bookmark doit pouvoir centraliser toutes les sources électroniques utiles à la surveillance La gestion centralisée de bookmarks partagés permet de capitaliser les sources identifiées par l ensemble des veilleurs. Possibilité d annoter les bookmarks Constitution et administration de bouquets thématiques de sources pour sa surveillance Fonction d Import/Export des bookmarks (Format Internet Explorer et XML) Fonction d Import/Export de parties d arborescence de bookmarks Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 4

5 1.1.2 Suivi des sources Comptage des sources Savoir combien de sources sont surveillées par chaque agent permet de vérifier l adéquation de la couverture de l agent à sa mission. Gestion des liens morts La durée de vie moyenne d une page web est de 45 jours. Dès lors, il est indispensable d être alerté dès qu une page mise en surveillance «ne répond plus» 1.2 Sources surveillées Actualités sur le Web Surveillance de ses propres sources d actualités online La grande majorité des informations surveillées pour la veille se présentent sous la forme d informations datées : communiqués, actualités, publications, nominations, événements, la possibilité d automatiser le traitement de ce type d informations et de filtrer le «bruit» environnant permet des gains de productivité très importants Technologie d extraction automatique d informations datées (simple ajout d une URL et reconnaissance automatique de tout type «d actualités» par un algorithme propriétaire) Les solutions classiques d extraction d actualités nécessitent la configuration manuelle d un fichier descriptif pour chaque source surveillée Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 5

6 Filtrage des informations «en profondeur», dans le corps principal du contenu Les technologies les plus basiques ne permettent pas d isoler le texte principal et alertent sur tout changement. Mise à jour automatique de la surveillance des sources en cas de modification de la structure de la source (mise en page, format, etc ) Les outils les plus courants obligent de reconfigurer la surveillance de ses sources d actualités dès que leur structure est modifiée. Gestion des formats RSS, AtomZ et RDF De nombreux sites d actualités, ainsi que les weblgos, proposent leur fil d information au format RSS Pages Web Mise en surveillance des pages de son choix Un outil de veille efficace doit permettre d ajouter les pages de son choix Vérification des modifications d une page Critères de modification avancés (nombre de phrases modifiées, lien modifié, pourcentage de contenu modifié, images) Gestion des dates de modification (en fonction de la modification réelle du contenu du fichier) Des critères de modification avancés permettent de limiter les alertes non pertinentes. Les meilleures technologies de surveillance analysent le contenu des pages. Les solutions basiques utilisent les metatags, date du fichier ou du serveur http. Extraction des modifications Les solutions classiques de surveillance surlignent les modifications. Les plus avancées sont capables de les extraire. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 6

7 Extraction et structuration de données Les solutions de veille les plus avancées permettent de surveiller et d extraire des données de type prix, date, noms de personnes, téléphone, fonction, pour les intégrer à des tableaux de benchmark Algorithme avancé de comparaison de versions de documents avec réglage du seuil de déclenchement (lettre, nom, phrase, paragraphe) Les solutions classiques génèrent des alertes pour toute modification intervenue sur une page, même inutiles, comme la correction d une faute d orthographe, ou le déplacement d un mot dans une phrase. Les solutions avancées permettent d analyser les modifications afin de n alerter qu en cas de modification du sens. Archivage d au moins 10 versions des pages modifiées L archivage des pages modifiées permet de suivre l historique d une page. Cela peut être particulièrement utile, notamment lorsqu un site retire des informations de ses pages. Capacité de surveillance de plus de pages par jour Web Invisible Interrogation des principaux moteurs de recherche parmi près de 4000 moteurs de recherches référencés et interrogeables Une large couverture garantit une surveillance plus complète et des résultats plus ciblés et donc plus pertinents. Ajout automatique de tout type de moteurs de recherche Les solutions classiques ne permettent pas de rajouter ses propres moteurs, ou nécessitent la configuration manuelle et technique d un connecteur Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 7

8 Moteur de recherche multitâche (au moins 8 recherches simultanées) Capacité de traitement supérieure à requêtes par jour Les solutions «client» monoposte classiques ne disposent pas de la capacité de traitement des solutions serveurs et ne sont pas «scalable» (montée en charge) Sites Web Gestion avancée de tous les modes de navigation et d affichage des pages web : frames, liens javascript, cookies, sessions, protocole https, redirections http ou html Les solutions classiques ne gèrent pas la grande variété des modes de navigation ou nécessitent une configuration et administration technique fastidieuse de chaque site surveillée Gestion des formulaires d authentification avec reconnaissance automatique du mécanisme et des paramètres d authentification, en html (formulaire web en GET et en POST) ou http (Basic, Digest et NTLM) De nombreux sites sont consultables sur abonnement ou à accès restreints aux personnes enregistrées. Les solutions classiques ne gèrent que certains modes d authentification et nécessitent la configuration manuelle de chaque requête, moteur par moteur Paramétrage avancé du crawling périmètre (domaine, répertoire, profondeur, nombre de pages, ) filtrage (syntaxe d url, formats de fichiers, motsclés) Une configuration précise du crawling permet d explorer et surveiller des parties précises d un site, voire de types d informations sur un site. Gestion des proxy Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 8

9 Sauvegarde des sites web dans un SGBDR Le stockage des informations dans un SGBDR assure la performance et l intégrité des données. Crawling de plus de cent sites par jour Les solutions «client» monoposte classiques ne disposent pas de la capacité de traitement des soluctions serveurs et ne sont pas «scalable» (montée en charge) Forums/Newsgroups Gestion native du protocole NNTP Possibilité de choisir les forums sur lequel effectuer la surveillance Vérification des apparitions de mots-clés dans les forums Filtres avancés (par auteur, destinataire, titre, contenu, mot clé) Archivage des messages Un système performant doit archiver au minimum les 500 derniers messages de chaque forum Mailing list Gestion native du protocole POP3 Possibilité de choisir les mailing lists à mettre en surveillance Vérification des apparitions de mots-clés dans les listes Filtres avancés (par auteur, destinataire, titre, contenu, mot clé) Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 9

10 1.2.7 Bases de données externes Existence de modules d acquisition standards Certaines solutions nécessitent le développement de connecteurs spécifiques, ce qui peut augmenter les coûts du projet. Interfaçage avec les principaux aggrégateurs du marché (Factiva, NewsEdge, LexisNexis, Jane s) Si vous disposez déjà d abonnements payants à des services d informations, ils peuvent être connectés et surveillés. Accords spécifiques avec les aggrégateurs Import XML Natif Traitement du RSS et du RDF La plupart des services d informations payants exportent leurs données en XML, RSS ou RDF Informations terrain Possibilité pour les veilleurs d ajouter directement des informations depuis un formulaire Web Possibilité pour les veilleurs d ajouter directement des informations depuis un e- mail à une adresse «robot» de type veille@masociete.com Il est fréquent que les veilleurs n aient pas toujours accès à un navigateur Internet. Dans ce cas, un client est la seule solution pour remonter rapidement l information. Remontée possible de tout type de fichiers (texte, bureautiques, photos, sons,...) Les informations multimedia enrichissent l aspect qualitatif de la veille. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 10

11 1.3 Compatibilité et paramétrage Compatibilité Surveillance à l intérieur des principaux formats de fichiers (HTML, PHP, ASP, XML, RSS, RDF, PDF, DOC, XLS, PPT, PS, ) La montée en puissance des formats XML, RSS et RDF pour la diffusion de news les rend aujourd hui incontournables. Gestion et uniformisation de tous les encodings en XML (en particulier les caractères spéciaux en toutes langues, dont non occidentales, ) Les solutions classiques ne gèrent que très imparfaitement les différents encoding, résultant dans l impossibilité de surveiller les informations dans certaines langues Paramétrage Paramétrage d une même requête de surveillance sur un ensemble de sources hétérogènes (pages web, news, sites web, newsgroups, etc ) Requêtes avancées de surveillance (opérateurs boléens, recherche floue, proximité, wildcards, ) Les solutions classiques ne permettent pas de «fédérer» la surveillance sur tout type de sources. Des requêtes avancées permettent d affiner sa surveillance et de limiter encore plus les alertes non pertinentes. Requêtes multilingues, dont langues non occidentales Gestion des dates de modification (en fonction de la modification réelle du contenu du fichier) Les solutions classiques ne permettent pas d effectuer des surveillance en japonais, chinois, arabe ou russe. Les meilleures technologies de surveillance analysent le contenu des pages. Les solutions basiques utilisent les metatags, date du fichier ou du serveur http. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 11

12 Paramétrage de la période de surveillance Pour une mission ponctuelle de surveillance, vous pouvez paramétrer la durée pendant laquelle les pages seront mises en surveillance Pré-Traitement des alertes Génération d un résumé automatique (en fonction de la requête de surveillance) Dédoublonnage des alertes (regroupement des différentes sources où est apparue une même information) Les solutions classiques n affichent que la modification brute, souvent sous la forme de la page modifiée surlignée, ce qui nécessite de consulter chaque Des page requêtes surlignée avancées pour en permettent connaître d affiner l intérêt sa réel. Un surveillance système de et de résumé limiter automatique encore plus les couplé alertes au non dédoublonnage pertinentes. permet d évaluer beaucoup plus rapidement la pertinence de l alerte. Extraction du document faisant l objet de l alerte Transformation en XML avec préservation de la mise en forme (pour les formats les plus répandus : html, txt, doc, pdf, ppt, xls, ps, ) Surlignage avancé des modifications Les solutions classiques affichent uniquement le contenu brut modifié de la page mise en surveillance. Les solutions avancées sont capables d aller extraire les documents de tous formats ayant été modifiés derrière toute page surveillée. L uniformisation XML permet un ensemble de traitements homogène sur les contenus et leur intégration dans un workflow complémentaire (voir 2. Traitement / Analyse) Les solutions classiques surlignent tout type de modifications pertinentes ou non, produisant des surlignages inutiles sur les pages surveillées. Les solutions avancées sont capables de surligner uniquement les phrases ou paragraphes pertinents par rapport à la requête. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 12

13 2. Traitement/Analyse Classement Meilleure solution Societe : Société : Société : Indiquer le score de chacune des sociétés, et écrire dans le cadre ci-dessus le nom de la société ayant le score le plus élevé Validation et enrichissement des données Validation manuelle des alertes Validation automatique des alertes Gestion d un niveau de confiance des informations Gestion du niveau d importance des informations Possibilité d ajouter des commentaires à une information Possibilité d ajouter des liens (vers des documents sur le web) Possibilité de joindre des documents internes Possibilité d éditer à plusieurs une même information Traçage des modifications des informations par auteurs Mise en évidence des informations stratégiques Affichage différent des alertes déjà validées Grâce aux technologies de surveillance avancées, il est possible d automatiser la validation de certains flux d informations «propres» à partir de la présence de mots-clés dans les contenus L enrichissement des alertes validées par des veilleurs humains donne toute sa valeur et sa pertinence à l information stratégique. Il est donc crucial de permettre à plusieurs personnes de collaborer au sein d un projet de veille à l enrichissement des données selon leur expérience et angle de vue. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 13

14 2.1.2 Catégorisation et clustering Présence d un système de catégorisation manuel dans la solution Gestion et modification des catégories et de l arborescence (avec possibilité de déplacer/recopier des dossiers) Possibilité de classement multiple d une information (dans plusieurs catégories) Possibilité de partager une information entre plusieurs communautés de veilleurs Possibilité de disposer d un système de classement propre à chaque projet/ communauté de veille Possibilité d ajouter un système de clustering des informations Possibilité d ajouter un système de catégorisation automatique Le clustering et la catégorisation automatique prennent toute leur valeur lors du traitement de forts volumes d informations. Un système de veille bien paramétré permet de filtrer en amont la quantité d informations grâce à une sélection précise de sources pertinentes et à la configuration fines de requêtes. Néanmoins, l adjonction de ces technologies doit être possible afin d éviter toute limitation lors d une forte montée en charge Indexation Indexation full text des informations et fichiers joints Possibilité de recherche plein texte sur tout le corpus Possibilité de recherche plein texte sur les pièces jointes aux formats bureautiques les plus répandus Indexation des documents à partir d un thésaurus de mots-clés Recherche multicritère avancée (titre, corps, commentaire, fichiers attachés, auteur, période, catégories, ) L indexation et l archivage de l ensemble des informations permettent de capitaliser le travail d analyse sous la forme d une «knowledge base» partageable avec les collaborateurs de l entreprise. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 14

15 2.1.4 Analyse Possibilité d annoter des informations de veille par les utilisateurs d une même communauté Possibilité d associer un forum à une information Analyse cartographique des informations (édition de liens de causalité, contradiction, et autres relations, visualisation graphique de l importance et de la fiabilité, sauvegarde) Le «mapping» des informations permet d approfondir son analyse des relations entre différentes actualités et événements, à la manière de post-it placés sur un paperboard Extraction Extraction de corpus d informations validées à partir du moteur de recherche multicritère Extraction d informations à partir d un thésaurus de mots-clés Analyse cartographique des informations (édition de liens de causalité, contradiction, et autres relations, visualisation graphique de l importance et de la fiabilité, sauvegarde) Le «mapping» des informations permet d approfondir son analyse des relations entre différentes actualités et événements, à la manière de post-it placés sur un paperboard. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 15

16 3. Diffusion Classement Meilleure solution Societe : Société : Société : Indiquer le score de chacune des sociétés, et écrire dans le cadre ci-dessus le nom de la société ayant le score le plus élevé Générateur de rapports Présence d un générateur de rapports Génération d un rapport à partir d une requête multicritère de sélection des informations à incorporer (catégories, requête booléenne, période, auteur) Générateur de rapports sous plusieurs formats (doc, rtf, html, xml, csv) Existence de templates de mise en page Sélection des champs de contenus à intégrer (titre, contenu, commentaire, auteur, date, classement, ) Existence de champs libres pour ajouter édito, desintataires, analyse, Personnalisation du look des rapports Le rapport de veille est le premier livrable du travail des analystes. Il peut s agit d une lettre d information de veille, d une revue de presse, d un rapport sur un concurrent ou un marché, etc Le travail de récupération et édition des informations de veille est souvent long et fastidieux. La présence d un générateur automatique de rapports permet de réaliser un rapport personnalisé prêt à être diffusé en 5 minutes. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 16

17 3.1.2 PushMail Module de pushmail personnalisable par chaque utilisateur Les veilleurs doivent pouvoir être alertés en fonction de leurs centres d intérêt. Réglage de la fréquence de diffusion Sélection des informations incluses dans le push : - alertes avec sources, dates, heure, contenu de la modification, lien vers la page surlignée - informations validées Support des formats txt et html Option d alerte par SMS Portail Intégration en standard dans la solution d un générateur de portails pour les destinataires de la veille Compatibilité du portail «lecteurs» avec les navigateurs Internet Explorer et Netscape Possibilité d intégrer les contenus à diffuser à un portail d un éditeur (via flux xml) : Plumtree, Epicentric, Mediapps, WebSphere, Oracle Diffusion des informations validées en temps réel Complémentaire de la plateforme collaborative des veilleurs, le portail de diffusion s adresse plus particulièrement à des communautés de lecteurs de l entreprise tels que la force commerciale, les équipes de recherche, le service juridique, ou bien transversalement les équipes projet réunies autour du lancement d un produit. La capacité à créer rapidement des portails ciblés de diffusion ou des newsletters (voire cidessous) est importante dès que l on souhaite tenir informés ses employés de manière ciblée. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 17

18 3.1.4 Newsletters Possibilité de gérer plusieurs newsletters avec leur propre liste de destinataires Intégration et diffusion automatique des informations présentes dans les dossiers sélectionnés Options de personnalisation (titre, édito et conclusion, fréquence et date de diffusion, txt/html, ) Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 18

19 et sécurité Classement Meilleure solution Societe : Société : Société : Indiquer le score de chacune des sociétés, et écrire dans le cadre ci-dessus le nom de la société ayant le score le plus élevé Gestion de projets Possibilité de gérer plusieurs projets de veille Possibilité d attribuer des rôles et droits différents aux utilisateurs (animateur, veilleur, lecteur, ) Existence d un module de gestion des missions et responsabilités de veille chaque utilisateur Possibilité d attribuer à chaque projet ses propres agents, son plan de classement (catégorisation), ses utilisateurs, et ses propres newsletters, portails et pushmail de diffusion personnalisés Un aspect fondamental de la réussite d un processus de veille est de pouvoir animer des cellules de veille : groupes de travail souvent transversaux collaborant à la surveillance de l environnement stratégique et tactique autour du lancement d un produit, de l identification de nouvelles innovations, de changements réglementaires, etc La souplesse de la solution dans la gestion des projets et communautés de veilleurs est un critère clé de succès pour le déploiement de votre solution de veille. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 19

20 4.1.2 Interfaces utilisateurs et personnalisation Personnalisation complète du design des livrables de diffusion : newsletter, portail, pushmail, rapports de veille Possibilité de créer ses propres agents de recherche Possibilité de personnaliser son portail avec sa propre sélection de thèmes et informations et sa propre mise en page Possibilité de paramétrer son pushmail personnel Possibilité d interpeller les veilleurs (demande de nouvelles recherches, nouveaux thèmes, ) Portail personnalisable de veille par projets regroupant les bookmarks, le classement et les informations partagées ainsi que les agents personnels de surveillance Accès aux fonctionnalités de veille depuis une barre d outils Internet Explorer Simplicité 2 clics : mise en surveillance de pages et sites en 2 clics, ajout d une information depuis le web ou d un site au bookmark en 2 clics Sauvegarde et archivage des données Stockage des documents dans un système de gestion de base de données relationnel (SGBDR) La facilité d utilisation de votre solution de veille est l autre critère clé fondamental de la réussite de son déploiement. Cette facilité d utilisation passe par la simplicité des interfaces et par la possibilité de personnaliser les services utilisés. De la sorte, l appropriation s effectue en douceur et la veille devient rapidement un réflexe voire un plaisir et non une obligation contraignante. Le stockage des documents dans le système de fichiers ou dans un SGBD non relationnel peut entraîner des problèmes de performances. Compatibilité RAID 0, 1, 10 et 5 réalisée en mode tolérance de panne Back-Up régulier sur disque de sauvegarde Archivage régulier de la base complète sur cartouche externe Nombre et taille maximum des documents illimités Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 20

21 4.1.4 Hébergement Solution hébergée (ASP) OU Installable chez le client Possibilité de passer d un mode d hébergement à l autre Serveurs hébergés en salle blanche (normes ART) Sécurité physique des serveurs maximum porte blindée, grille métallique, salle sans fenêtres, télésurveillance Supervision et garantie de service Supervision et maintenance inclus (arrêt, reboot, analyse de performances) Alertes sur pannes des agents et ports de connexion au réseau En cas de crash complet, délai d intervention maximum d une journée (1 j ouvré) pour reconfigurer et réindexer le compte client SLA avec garantie de disponibilité à plus de 99% Mises à jour et évolutivité Mises à jour majeures régulières de la solution (ex : chaque trimestre) Prise en compte des besoins clients dans le planning des upgrades Développements sur mesure pour besoins spécifiques Avec l apparition de nouveaux formats électroniques et canaux et modes de communication, ainsi que les fortes différences organisationnelles et culturelles entre les entreprises, l évolutivité et l adaptabilité de votre solution de veille est un critère clé de réussite de la mise en place de votre projet de veille. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 21

22 4.1.7 Ouverture et compatibilité Consultation sur navigateurs Internet Explorer version 5.01 et plus, Netscape ainsi que Mozilla Portabilité totale des agents (ex : Environnement J2EE/Strut) assurant toute montée en charge Sécurité Identification des utilisateurs par logon et/ou LDAP Connexion en mode sécurisé (https) à clé 128 bits A informations stratégiques, sécurité maximale : le cryptage des transmissions d informations et la gestion individuelle des droits d accès est une garantie indispensable. Fichiers log des connexions avec identification des adresses IP Anonymat des requêtes Les moteurs de recherches et sites internet sont parfois capables de stocker l adresse IP et la requête des internautes. Une bonne solution de veille doit rendre anonymes les requêtes de ses utilisateurs. Version hébergée : Firewall matériel, tests d intrusion, traçabilité, mise à jour permanente des applications serveurs Accompagnement Audit Sélection de sources pertinentes Paramétrage de la plateforme Formation Animation Au-delà des outils de veille, une bonne maîtrise des techniques de recherche et surveillance, animation et management d un projet de veille est un critère clé de sa réussite. L expertise de consultants spécialisés vous apporte la garantie du bon démarrage et déploiement de votre projet. Digimind - Benchmark de solutions de veille stratégique 22