SUPPORT UTILISATEUR OUTIL DE RESERVATION EN LIGNE

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1 SUPPORT UTILISATEUR OUTIL DE RESERVATION EN LIGNE My Easy Travel Module ASSISTANTE VOYAGEUR - SUPERVISEUR

2 Quand utiliser My Easy Travel On Off Voyages simples et/ou récurrents Voyages complexes nécessitant du conseil Consultation et réservation de voyages simples, point à point, aller-retour domestiques, Européens et internationaux. Types de prestations Aérien Train (SNCF, Eurostar et Thalys) Low-Costs Hôtels Voitures Départ à moins de 4 heures ouvrables Voyages circulaires complexes Demande de visas ou assimilé Voyages en groupe Demande de carte d abonnement

3 Se connecter Lien : My Site / Outil / My Easy Travel Je me connecte à l outil avec mes codes groupinfra Je vérifie et complète mon profil 2 nom+ ère lettre prénom Votre mot de passe groupinfra No. 2

4 3 LA PAGE D ACCUEIL - DESCRIPTION

5 Page d accueil Gérez les voyages antérieurs, planifiés et les modèles Accédez aux profils des voyageurs Débutez votre réservation Vous êtes Assistante, sélectionnez et/ou recherchez ici le voyageur pour lequel vous souhaitez préparer un voyage 4

6 5 RÔLE DE L ASSISTANT(E) / CHARGE(E) DE VOYAGES

7 Rôle d Assistant(e) En tant qu «Assistant(e) de voyages», vous pouvez : Réserver des déplacements pour le compte d un ou de plusieurs voyageurs Accéder aux profils de vos voyageurs et ainsi, compléter, modifier les données personnelles de chaque voyageur avec son autorisation Accéder à l historique de toutes les réservations effectuées directement par vous, par un(e) autre Assistant(e) ou par un de vos voyageurs 6

8 Rôle d Assistant(e) Vous êtes Assistant(e): sur la page d accueil, recherchez un voyageur A partir du menu déroulant Via la recherche par Nom et/ou Prénom 7

9 LE PROFIL VOYAGEUR Merci de vérifier et de mettre à jour les données du profil voyageur lors de la ère connexion 8

10 Mise à jour du Profil Voyageur Cliquez pour accéder à votre profil Ces données sont chargées par CGI et permettent le processus d approbation Informations personnelles : De manière obligatoire veuillez : -Vérifier orthographe nom et prénom. - Saisir votre adresse mail (nécessaire pour que vous puissiez recevoir vos billets électroniques) De manière conseillée veuillez : - Saisir votre date de naissance si moins de 25 ans ou plus de 60 ans pour application automatique réduction jeune et senior en train. - Saisir votre N tél mobile afin d être prévenu en cas d annulation vols le week-end Pour information : le circuit d de l outil fonctionne de la façon suivante/ si le voyageur a effectué sa réservation, lui seul reçoit l de confirmation ainsi que le billet électronique. S il s agit de son assistante, le voyageur et son assistante reçoivent tous deux les informations 9

11 Mise à jour du Profil Voyageur Saisir les préférences du voyageur pour : -L aérien -Le train -Les locations de voitures -Vous pouvez désactiver l option montrer mon siège à mes collègues sur les vols/trains communs - Si vous avez déjà des logins Easyjet vous pouvez les enregistrer! 0

12 Mise à jour du Profil Voyageur Dans voter profil, gérez vos hôtels préférés. Chaque réservation hôtelière est enregistrée dans l outils afin de vous aider à les retrouver!

13 Mise à jour du Profil Voyageur Ajouter : Une carte de crédit nécessaire pour le paiement des réservations sur les compagnies low-cost et pour garantir les réservations d hôtel Les cartes de fidélités vols train, hôtel et voiture / Les cartes de réduction, d abonnement en train et en avion 2

14 Mise à jour du Profil Voyageur Ajouter le(s) passeports du voyageur Vous pouvez ajouter les visas contenus dans le passeport ainsi que leur date de validité Lorsqu une carte, un passeport ou un visa arrivent à expiration, une alerte apparaît sur la page d accueil 3

15 Mise à jour du Profil Voyageur - Délégation Le voyageur donne délégation à son assistant(e) Faire une délégation signifie «donner la possibilité à un/une assistant(e) d effectuer une réservation à la place du voyageur» Je sélectionne un/une assistant(e) qui pourra gérer mes réservations / Affichez votre profil 2/ Sélectionnez la partie «Délégation» 3/ Cliquez sur «Ajouter un nouvel assistant pour les voyages» 4/ Recherchez la personne souhaitée avec son Nom et/ou Prénom et sélectionnez-la 4

16 Mise à jour du Profil Voyageur Le profil voyageur hébergé dans le système de réservation en ligne est synchronisé avec le profil hébergé à l agence. Chaque mise à jour et modification du profil voyageur est automatiquement transmise à l agence Profil Online Le profil de l outil alimente le profil hébergé par l agence Flux actif Flux inactif Profil Agence La mise à jour du profil voyageur est opérationnelle 5 minutes après à l agence L agence n a plus la possibilité de créer ou de modifier les profils voyageurs 5

17 La gestion des «Invités» Chaque Direction possède un accès pour créer des profils «invités», c est-à-dire des profils qui permettent d effectuer une réservation pour personne extérieure à CGI, non créée dans le système. Créez le profil «Invité» 2 Renseignez les données obligatoires Une fois le profil créé, attendez 30 min avant qu il se synchronise auprès de l agence. 6

18 7 LA RESERVATION

19 Réserver /- Sélectionnez le type de trajet 2/- Précisez votre itinéraire 3/- Indiquez vos dates de départ, retour et préférences horaires 4/- Valorisez les trajets directs ou affichez uniquement les trains 5/- Cliquez sur «Chercher les prix» pour afficher les disponibilités

20 Réserver Ce que vous avez aujourd hui /- Visualiser les propositions conformes et non conformes à la politique voyages 2/- Le prix le moins cher disponible s affiche dans l aperçu des résultats 3/-L affichage est initialement trié par prix. Vous pouvez choisir d afficher cette page par horaire 4/- Vérifier les informations tarifaires pour les tarifs signalés avec restrictions 5/- Afficher les autres tarifs disponibles, si les restrictions ne conviennent pas 6/- Sélectionner votre trajet allers 5 6 9

21 Réserver ce que vous aurez demain / Votre affichage actuel indique une ligne par proposition 2/ L affichage HRG vous fera apparaitre les principaux tarifs disponibles sur une seule ligne (jusqu à 5 tarifs)

22 Réserver ce que vous aurez demain /- Visualiser les propositions conformes et non conformes à la politique voyages 2/- Pour chaque train proposé, plusieurs tarifs vous sont affiché ainsi que le type de tarif. 3/- Je clique sur le type de tarif pour voir apparaitre le pop up avec détail des conditions tarifaires. 4/-Je clique sur le tarif que je souhaite réserver, puis sur «Sélectionner» 2 3

23 Réserver je choisis mon retour /- Je choisis mon retour et je clique sur «sélectionner». 22

24 Réserver Confirmer ma sélection / Votre sélection est confirmée. 2/ Une information sur le meilleur tarif vous est communiqué. 3/ Vous pouvez choisir de: - continuer pour finaliser votre réservation - chercher des hôtels pour réserver une chambre - chercher des voitures pour réserver un véhicule

25 Réserver - Hôtels /-Affichez la carte interactive si besoin 2/-Afficher les disponibilités 3/-Remarquer la conformité avec la politique voyages 4/-Sélectionnez la chambre de votre choix

26 Astuces pour vos hôtels Cherchez par site société, adresses, ou aidez vous des liens inclus dans l outil pour trouver un hôtel.

27 Réserver - Hôtels Bien vérifier les conditions d annulation Accepter les conditions La présence d une carte de crédit dans le profil du voyageur est nécessaire afin de garantir une réservation de chambre d hôtel

28 Réserver Location de voiture Vous pouvez ajouter une location de voiture en cliquant sur «Chercher voitures» ou bien Finaliser votre réservation en cliquant sur «Réserver» 27

29 Réserver Location de voiture /- Filtrez les résultats 2/- Vérifiez les tarifs 3/- Sélectionnez le véhicule de votre choix

30 Réserver Location de voiture /- Exprimez des souhaits supplémentaires 2/- Confirmer votre sélection en cliquant sur «Ajouter» 2 29

31 Finaliser la réservation Cliquez sur «Réserver» pour finaliser votre commande 30

32 Finalisation de la réservation Si vous n avez pas sélectionné le tarif le moins cher cochez la meilleure raison.

33 Finaliser la réservation : Saisir les informations relatives à votre commande Cliquez sur «Continuer» La validation est enclenchée Recherche intuitive du code projet, après avoir cliqué sur la loupe saisir simplement tout ou partie du libellé du code projet précédé et suivi d (*) puis lancer la recherche, l activité est liée automatiquement 32

34 Clôturer la réservation Après l émission du billet pour modifier ou annuler vos réservations, merci de contacter l assistance en ligne.. Réception du courriel de confirmation La réservation est confirmée Le numéro de dossier est communiqué Un mail d information est adressé au voyageur Le dossier est envoyé validation 33

35 34 INFORMATIONS UTILES

36 Voyage à plusieurs en train (Multi passagers) 2 Choisissez le premier voyageur 2 Lancez une demande de Nouveau voyage et compléter l itinéraire 3 Sélectionnez «SNCF Voyage à plusieurs» 4 Ajoutez les voyageurs concernés par ce voyage 5 Puis cliquez sur «Chercher les prix»

37 La gestion des voyages Vous pouvez visualiser la liste des voyages en cours (les vôtres ou ceux des voyageurs pour lesquels vous êtes Chargée de voyages) 2 Vérifiez le statut de vos voyages Modifiez, annulez les voyages pour lesquels les billets ne sont pas encore émis 3 Créez des modèles de voyages pour vos voyages les plus fréquents 4 Dupliquez des voyages 4 3 M.Claude BUISSON M.Claude BUISSON M.Sylvain SUCHET M.Sylvain SUCHET 2 M.Claude BUISSON M.Claude BUISSON Cocher la ligne M.Sylvain SUCHET ou cliquer sur le lien M.Sylvain SUCHET M.Claude BUISSON M.Sylvain SUCHET 36

38 Dupliquer un voyage = Simplicité, Rapidité! 2 2 Sélectionnez un voyage Cliquez sur dupliquer 3 3 Vous pouvez dupliquer un voyage: A une autre date pour le même voyageur A la même date ou à une autre date pour un autre voyageur si vous êtes assistant(e) 37

39 Placement en train 2 Vous pouvez choisir de: 2 Demander à être placé directement à coté d un autre voyageur de votre société déjà réservé sur ce train 2 Réserver un siège à coté d un autre voyageur, si vous connaissez son numéro de voiture et son numéro de siège 38

40 39 Billet électronique (retrait en gare/borne libre service) ou E-billet (impression A4)?

41 Placement en avion 2 Si le fournisseur l autorise, vous pourrez réserver vos sièges Cliquez sur «Choix des sièges» 2 Sélectionnez le siège qui vous convient sur le plan de cabine affiché. Si un autre voyageur de votre société est déjà réservé sur ce vol, il apparaîtra sur le plan de cabine et vous pourrez choisir d être placé à coté. 40

42 Réservation avec Abonnement Air France Je suis abonné Air France: J entre les informations de ma carte d abonnement Air France dans mon profil 2 J effectue ma réservation 3 J accède au tarif abonné Air France Tarif Abonné Air France grande flexibilité mais pas forcément le plus pertinent et optimum. 3 4

43 Réservation avec Abonnement SCNF Je suis abonné SNCF: J entre les informations de ma carte d abonnement SNCF dans mon profil 2 J effectue ma réservation 3 J accède au tarif abonné SNCF Tarif Abonné SNCF grande flexibilité mais pas forcément le plus pertinent. 42

44 43 Agenda = Suivi des dossiers en un seul clic

45 44 LA SUPERVISION (rôle d approbateur)

46 Workflow de validation - 2/2 A compter du 27/0/204 Validation Obligatoire Notification Internal Travel Domestique Europe >2000 BU Leader < 2000 Team Leader Team Leader International BU Leader Team Leader Réservataire/ Booker Attributable Project Manager Pre Trip Approval External Client (Billable) Hors Politique Voyages External Client (Billable) Validation project Manager Ordre de mission validé par encadrement (cf FSD 203)

47 La réservation - Supervision Vous êtes Superviseur, vous avez reçu un mail vous informant qu un voyage était en attente de validation : Connectez-vous à l outil de réservation en ligne 46

48 La réservation - Supervision 2 Le superviseur après s être connecté, peut consulter les demandes de validation qu il a reçu. Soit en cliquant sur Il peut ensuite prendre connaissance avant des demandes à valider 3 ou

49 La réservation - Supervision Visualisez les commandes Online à valider Vous pouvez : /- afficher le dossier de réservation avant approbation en cliquant sur le nom du voyage puis sur Approuver / Refuser 2/- directement en cliquant sur Approuver / Refuser 2 48

50 La réservation Délégation Supervision Vous êtes Superviseur, en cas d absence ou d impossibilité d accéder à votre messagerie, vous pouvez déléguer votre pouvoir de validation en nommant pour une période donnée:. Un Superviseur Délégué qui recevra par mail toutes les demandes de validation qui vous sont adressées et disposera de 96 heures pour valider (relance a 48heures) (au même titre que vous pour les valider.) Passé ces délais le voyage sera automatiquement supprimé. Un Superviseur Suppléant qui recevra par mail les demandes de validation que vous ou le Superviseur Délégué n auront pas traitées dans un délai de 2 heures après réception. 49

51 La réservation Délégation Supervision Donner délégation de votre pouvoir de supervision à partir de votre profil voyageur dans la rubrique «Délégation» 50

52 La réservation Délégation Supervision (droits donnés sur une période définie, exemple pendant des congés) 2 5

53 Pour vous aider online!

54 Toutes vos informations pratiques disponibles

55 Pour vous aider, un seul numéro! Assistance en ligne Du lundi au vendredi de 08h30 à 8h30 Phone: Aide à la navigation Accompagnement à la recherche de vols, trains, voitures et hôtels Aide à la tarification : choix du tarif et explication des conditions tarifaires Modification, annulation des réservations effectuées mode online après émission des billets Notification et suivi des incidents 2 Modification, annulation des réservations effectuées mode online après émission des billets 54

56 Besoin de plus de détails? France Travel management team Flora Oudot tél : flora.oudot@cgi.com Fabienne Durieu tél : fabienne.durieu@cgi.com No. 55

57 Bonne navigation