GESTION DU MOBILIER ET DE LA DOCUMENTATION SCIENTIFIQUE ARCHEOLOGIQUES : NORMALISATION (DÉFINITION D'UN TRONC COMMUN) DES INVENTAIRES INFORMATISÉS

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1 AVIS DE MARCHE Ministère de la culture et de la communication Direction de l'architecture et du patrimoine Sous-direction de l'archéologie, de l'ethnologie, de l'inventaire et du système d'information 182 rue Saint-Honoré Paris cedex 01 GESTION DU MOBILIER ET DE LA DOCUMENTATION SCIENTIFIQUE ARCHEOLOGIQUES : NORMALISATION (DÉFINITION D'UN TRONC COMMUN) DES INVENTAIRES INFORMATISÉS CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES ( CCTP) ET ANNEXE Etude GMDSA/CCTP 003/2007 page 1/5

2 Article 1 - Objet du marché L'objet du présent marché concerne la définition d'un tronc commun national des inventaires informatisés du mobilier et de la documentation scientifique archéologiques, afin de transmettre l'information, sans ressaisies, d'un acteur à l'autre et d'une application informatique à l'autre (de l'opération archéologique, jusqu'au musée et/ou au lieu de dépôt final du mobilier et à l'archivage de la documentation). Article 2 - Présentation des travaux La définition d'un tronc commun aux inventaires informatisés s'inscrit dans le processus de gestion et de traitement du mobilier et de la documentation archéologiques, mettant en jeu différents acteurs : opérateurs, services régionaux de l'archéologie, propriétaires du terrain, musées, services d'archives, chercheurs... Ces acteurs peuvent être producteurs d'informations dont d'autres acteurs du processus auront besoin ultérieurement, et/ou utilisateurs d'informations produites à une étape précédente du processus. Le candidat retenu sera chargé de définir le tronc commun minimal d'information scientifique et administrative à transmettre dans les inventaires informatisés ; c'est à dire de dégager et de structurer le socle minimum d'information dont chaque acteur a besoin, en fonction de l'étape du processus à laquelle il se situe, en intégrant les obligations induites par le dernier état de la réglementation ; ce socle minimum d'information structurée en champs, tables et liens constitue le modèle de données de l'information à transmettre dans les inventaires. Ce travail s'élaborera en concertation avec les représentants de ces différents acteurs, et de ceux de l'administration centrale, dans le cadre d'un groupe de travail que le candidat retenu sera chargé d'animer. Le résultat de ce travail sera matérialisé par un (ou plusieurs) document-type numérique permettant de transmettre les inventaires sans ressaisies, sous forme de classeurs Excel/OpenOfficeCalc mis en forme pour contenir les données structurées selon ce tronc commun, destinés à être remplis ou complétés par l acteur en amont et récupérés par l acteur en aval. Une présentation plus complète du projet et de sa méthodologie figure en annexe. Article 3 - Calendrier des travaux phase 1 (1 mois) : identification des différents acteurs et des processus d échanges intervenant dans la gestion et le traitement du mobilier et de la documentation archéologiques ; phase 2 (2 mois) : analyse de l'existant (applications informatiques et procédures mises en oeuvre en régions par les différents acteurs) ; phase 3 (3 mois) : définition du tronc commun ; phase 4 (0,5 mois) : validation du tronc commun par le groupe de travail puis par le comité de pilotage ; phase 5 (1,5 mois) : rédaction définitive et rendu des travaux (les deux dernières phases se déroulant en parallèle). Article 4 - Composition du rendu voir annexe Etude GMDSA/CCTP 003/2007 page 2/5

3 ANNEXE Elaboration d'un tronc commun des inventaires et des applications de gestion du mobilier et de la documentation scientifique issus des opérations archéologiques. Le besoin concret d un tronc commun d échange d'informations entre les applications informatiques de gestion des mobiliers et de la documentation scientifique s est affirmé lors de la table ronde organisée par le Ministère de la culture et de la communication/direction de l'architecture et du patrimoine à Bibracte, Centre archéologique européen en septembre 2006, suite à la présentation de plusieurs applications et procédures élaborées en régions. Le souci pratique exprimé lors de cette table ronde est de pouvoir faire circuler l'information numérique liée aux inventaires du mobilier et de la documentation scientifique produits par les opérations archéologiques, sans que les divers acteurs impliqués (services régionaux de l'archéologie (SRA), gestionnaire de centre de conservation et d'études (dépôt de fouille), musée dépositaire du mobilier, etc.) soient obligés de ressaisir manuellement ces informations sur leurs propres systèmes informatiques, lors du passage de relais d'un acteur à l'acteur suivant dans le processus (par exemple de l'opérateur archéologique au préfet de région, ou du préfet de région à la collectivité à laquelle le mobilier est in fine attribué...). En effet, actuellement, dans certaines régions, il existe des applications informatiques mises en place par les opérateurs archéologiques et/ou les SRA, efficaces et adaptées localement, mais dont l interopérabilité n est pas assurée. D autre part, elles ne sont pas toutes à jour du dernier état de la réglementation. Dans la plupart des cas, les inventaires joints aux rapports d'opérations archéologiques, même s'ils ont été réalisés de façon informatique, sont transmis sous forme exclusivement papier, obligeant à des ressaisies complètes lors des étapes ultérieures du parcours du mobilier et de la documentation (intégration dans les collections d'un musée, enregistrement dans le cadre de classement des archives départementales...). Par ailleurs, la forme et le fond de l'information sur le mobilier et la documentation scientifique, même s'ils sont précisés par la réglementation, sont variables d'une étape à l'autre du processus (par exemple, un inventaire archéologique de mobilier de fouille diffère d'un inventaire des biens affectés aux collections d'un musée, même si ce dernier prend la première pour base). Concernant une même étape, relevant d'une même réglementation (par exemple l'opération archéologique elle-même et ses résultats) la diversité peut aussi être grande, notamment en ce qui concerne la précision des inventaires. Compte tenu de la nécessaire diversité des outils informatiques employés par les différents acteurs dans ce processus en fonction de leurs rôles différents, de leur niveaux d'équipement informatique différents, et de leur diversité institutionnelle (services de l'etat, collectivités, opérateurs archéologiques publics et privés...), il est certain que la solution qui consisterait à développer un nouveau produit informatique unique destiné à remplacer les applications existantes, imposé à tous les acteurs et censé assurer la gestion du mobilier et de la documentation scientifique à toutes ses étapes, serait inefficace et inadaptée. L'approche retenue est donc celle d'une normalisation de la structure de l'information contenue dans les inventaires informatisés (et non une standardisation des applications produisant ou gérant ces inventaires), permettant une transmission numérique (sans ressaisies) d'un acteur à l'autre du processus de gestion du mobilier et de la documentation scientifique ; à charge, pour les acteurs ayant déjà développé leurs propres applications informatiques, de mettre celles-ci à niveau pour les rendre capables d'importer et d'exporter ce tronc commun d'informations (mise en compatibilité du modèle de données), une fois celui-ci défini. Cette normalisation est d'autre part «minimale» : car elle définit une information structurée qui doit être toujours présente pour constituer un tronc commun national d'inventaire du mobilier et de la documentation scientifique ; mais elle laisse la possibilité d'ajouter localement aux inventaires des informations plus détaillées et adaptées (en fonction notamment du contexte archéologique de l'opération, et des choix d'études plus ou moins poussées) ; ces éléments s'ajoutant localement au tronc commun national ressortent des prescriptions propres à l opération archéologique. Etude GMDSA/CCTP 003/2007 page 3/5

4 D'un point de vue technique, une solution pragmatique, économique et compatible avec tous les niveaux d'équipements informatiques (y compris les acteurs qui n'utilisent pas d'application évoluée de gestion de bases de données et se limitent à des produits de bureautique courante) a été retenue : la transmission de ce tronc commun numérique prendra matériellement la forme de classeurs-type au format Microsoft Excel ou OpenOffice Calc. Il s'agit en effet de types de fichier informatique très largement reconnus, auxquels ont accès la quasi totalité des utilisateurs, qui présentent la plus grande compatibilité technique avec les divers logiciels de gestion de bases de données actuels, et qui offrent donc les meilleures garanties de pérennité des données (s'agissant de formats actuellement très répandus, les futures applications sont en effet obligées d'en tenir compte et de prévoir la récupération des données depuis ces formats). Cette solution extrêmement simple répond à notre besoin car, par nature, un classeur (document produit par un tableur, constitué d'une collection de tableaux ou «feuilles») permet de stocker et transmettre les données provenant (ou destinées à) des applications de bases de données, y compris lorsque ces données sont structurées suivant un modèle relationnel complexe, à condition que les colonnes et feuilles du classeur-type soient identifiées de façon à correspondre aux champs et tables définissant le modèle de données. Le travail, objet de l'appel d'offre, porte donc sur la définition de cette structure d'information qui constituera le tronc commun des inventaires informatisés : champs descriptifs nécessaires, thesaurus pour renseigner certains de ces champs (nature du mobilier par exemple) ; catégories d'information décrites par ces champs (le mobilier, la documentation, mais aussi les contextes de provenance unités stratigraphiques ou structures archéologiques, les propriétés foncières concernées par la fouille pour les droits de propriété du mobilier, etc..) ; liens entre ces catégories (liens entre mobiliers et contextes, mobiliers et documentation, etc.). Ce travail de définition du tronc commun d'information doit aussi intégrer les nouvelles obligations réglementaires portant sur la gestion des mobiliers et de la documentation. Du point de vue de la méthode de travail, la définition de ce tronc commun d'information s'effectuera en concertation avec des représentants qualifiés des acteurs professionnels concernés, dans le cadre d un groupe de travail comprenant des représentants des diverses institutions et acteurs concernés, services régionaux de l archéologie, Institut national de recherches archéologiques préventives (INRAP), services de collectivités, musées et services d archives. Un comité de pilotage présidé par la sous-directrice de l'archéologie, de l'ethnologie, de l inventaire et du système d'information, comprenant des représentants de l'inspection générale du patrimoine et des affaires culturelles, du conseil national de la recherche archéologique et des commissions interrégionales de la recherche archéologique, et des administrations centrales concernées présidera au démarrage des travaux et en validera les résultats. Le candidat retenu devra animer et piloter le groupe de travail, dont il recueillera les avis pour établir, rédiger et mettre en forme les résultats. Pour le travail proprement dit d'analyse et d'élaboration de la définition du tronc commun, le candidat retenu pourra s'entourer d'un comité de suivi restreint, dont la composition sera laissée à son initiative. Le travail comprendra 5 phases : l identification des différents acteurs et des processus d échanges intervenant dans le domaine de l archéologie ; l'analyse de l'existant, concernant les applications informatiques actuellement déployées et les procédures mises en oeuvre en régions par les différents acteurs. Certaines de ces applications et de ces procédures ont été présentées à la table ronde de Bibracte de septembre Il s'agit, en intégrant les obligations de la réglementation actuelle, d'identifier et de préciser pratiquement l'information dont chaque acteur du processus de gestion du mobilier et de la documentation est producteur et/ou utilisateur, de façon à reconnaître les catégories et champs d'informations nécessaires en pratique, en bénéficiant de l'expérience acquise ; Etude GMDSA/CCTP 003/2007 page 4/5

5 Sur la base de cette analyse, l'élaboration du tronc commun proprement dite : fixer les champs, classes, liens, thesauri constituant le socle minimum d'information dont chaque acteur a besoin, en fonction de l'étape du processus à laquelle il se situe ; La validation de ce tronc commun par le groupe de travail et le comité de pilotage ; L élaboration finale du rendu, comprenant les éléments énumérés ci-dessous. Au terme de ce travail, le rendu devra comprendre : les modèles de classeur-type format Excel/OpenOfficeCalc, (à raison d'un modèle pour chaque étape de transmission pertinente identifiée), complètement mis en forme et prêt à l utilisation ; Le mode d emploi et la documentation détaillée accompagnant ces modèles, comprenant la liste des champs (colonnes) et tables (feuilles) avec les descriptions et explications associées permettant à l'utilisateur de maîtriser l'utilisation du classeur-type ; les thesauri associés aux champs à modalités seront de même décrits et explicités avec la liste et l'organisation des termes, et leur définition éventuellement illustrée par des exemples ; La documentation technique (tronc commun d information exprimé sous forme de modèle conceptuel/logique de données et de schémas de processus), et d une façon générale la documentation élaborée au cours de ce travail. Le rendu ne comprend pas les modifications des applications locales actuellement existantes, éventuellement nécessaires afin de les rendre compatible avec le tronc commun minimum à transmettre (la documentation ci dessus sera cependant à la disposition des administrateurs et développeurs de ces applications pour qu ils puissent opérer ces modifications). Etude GMDSA/CCTP 003/2007 page 5/5