COMPTE INFORMATIQUE. Page 1

Transcription

1 COMPTE INFORMATIQUE Dans le cadre de la mise en œuvre du schéma directeur de l informatique et du système d information, la présidence a affirmé sa volonté de créer un annuaire d'établissement. Page 1

2 Cet annuaire sert au protocole d'authentification et aux autorisations d'accès aux applications et aux différentes ressources - physiques et logiques du système d'information pour tous les usagers de l'établissement. En effet, la plupart des applications utilisent le protocole LDAP, permettant ainsi des accès directs à des fonctions profilées pour les différentes applications. Afin de faciliter les diverses procédures d'authentification, celles-ci seront réalisées au niveau de l'environnement Numérique de Travail (ENT) des usagers de l'établissement ; l authentification sera unique pour l'accès à l ensemble des applications. Cet annuaire permet également au personnel de l'upvd de consulter certaines informations concernant chaque usager de l'établissement ou d'un service de l'université. Aucun élément ne peut être créé directement dans l'annuaire ; toutes les informations sont issues des bases de données de l'établissement mises à jour par les services gestionnaires responsables, selon la procédure précisée ci-après 3. Ainsi, la base de données de l'application nationale HARPEGE (Harmonisation de la Gestion de Personnels) qui est destinée à couvrir la gestion des ressources humaines dans les établissements d'enseignement supérieur, sera complétée par les informations issues d'autres bases de données pour les personnels rémunérés sur budget propre et pour les personnels d organismes associés (CNRS, l'inserm, ). L'application HARPEGE devient ainsi l'application de référence de l'établissement pour l'identification de ses personnels. Par ailleurs, les données concernant les usagers étudiants sont issues de la base de données utilisée par l'application APOGEE (Application POur la Gestion des Etudiants et des Enseignements). Afin de pouvoir répondre aux différents besoins dans les domaines de la recherche, de l'enseignement et de l'administration, cet annuaire comprend également les structures décrivant l'établissement et des groupes fonctionnels. Chaque personne identifiée, qu'elle émane d'harpege (personnel) ou d'apogee (étudiant), peut être rattachée à une ou plusieurs structures de l établissement et à un ou plusieurs groupes fonctionnels Principes retenus pour l'enregistrement des membres "personnels de établissement" dans l'annuaire : Tous les personnels en poste dans les locaux de l'université et sur tous ses sites pour une durée supérieure à trois mois doivent être référencés dans l'application HARPEGE, seule base de référence des personnels de l'établissement. Les membres "personnels de l'établissement" de l'annuaire sont constitués par les catégories suivantes : Page 2

3 1 Les personnels de l'université, titulaires ou non titulaires (contractuels, vacataires, invités, stagiaires, thésards et doctorants ), 2 Les personnels d'organismes associés (CNRS, INSERM, ) travaillant dans une équipe de recherche, les personnels d'établissements développant des collaborations de recherche (INSA, ENSEM), ou les personnels de collectivités locales en poste dans les locaux de l'université ou travaillant avec une équipe de recherche. 3 Les personnels stagiaires en poste dans les locaux de l'établissement et dont la fonction implique un accès aux applications de l'établissement. 4 Les personnes dont le rôle ou la fonction impliquent un accès aux applications de l'établissement (personnalités es-qualité, membres extérieurs des conseils, ) 5 Les personnels de l'université en poste dans les établissements autres doivent également être référencés. 6 Peuvent également être référencés, à leur demande, les personnels d'établissements voisins faisant partie des équipes de recherche de l'université. Principes d inscription. 1 - Pour les personnels de la catégorie 1, les éléments d identification de service, de lieu d affectation sont déjà connus avant leur arrivée ou au plus tard le jour de leur arrivée. Il est impératif que leur dossier soit saisi au plus vite dans HARPEGE (soit le dossier est complet et il est préférable de saisir le dossier en entier, soit il n est pas complet et la saisie se fera avec les informations détenues). Cette saisie est à réaliser par le service des personnels concernés (IATOS ou Enseignants). ès son arrivée dans l établissement la personne doit se rapprocher, suivant son affectation, de son chef de service, du directeur de laboratoire ou du responsable administratif de sa composante qui vérifiera que son dossier administratif a bien été enregistré par le service du personnel auquel il est rattaché. Dans le cas contraire, un formulaire simplifié comportant le minimum de renseignements administratifs pour son inscription dans HARPEGE sera complété par la personne qui le transmettra au service concerné. Page 3

4 Une fois le dossier saisi, la personne devra se présenter au CRIUP pour la remise de son «loging mot de passe», adresse électronique et du livret de documentation des services informatiques à l usager de l UPVD pour pouvoir accéder aux ressources informatiques de l Université. Dans le cas où la personne se présente au CRI sans que son dossier n'ait été saisi, le CRI ne peut attribuer aucun droit d accès aux ressources informatiques. Il est du rôle du secrétariat du CRI d orienter l agent vers son chef de service où son directeur de labo pour qu il accomplisse les démarches nécessaires à l octroi de l accès aux ressources informatiques de l UP-VD. Les personnels de catégorie 2 à 6 sont saisis dans HARPEGE en qualité «hébergé». La saisie du type «hébergé» se justifie du fait d une gestion non administrative et financière de l individu ; elle consiste à renseigner le minimum de champs d informations dans l application HARPEGE pour que la personne puisse être prise en compte. Ces champs sont définis par le service des personnels concernés. Les démarches à accomplir par l agent sont identiques à celles précisées ci-dessus. Les thésards et doctorants en poste dans les locaux de l Université seront gérés dans la rubrique «hébergé» du fait qu ils sont simples étudiants et saisis lors de leur inscription dans APOGEE. Dès lors qu ils touchent une rémunération, ils entrent dans le cadre de la procédure définie pour la catégorie 1 ci-dessus. Après chaque élection, nomination, changement de fonction ou d affectation pour les enseignants, il appartient à la DAGEC de transmettre au plus vite les éléments permettant la saisie dans HARPEGE au service compétent. Principes de maintien dans l annuaire. Afin de préserver la qualité des données saisies et la sécurité du système d information, quelle que soit la qualité des personnes entrant dans l annuaire, il est indispensable de préciser une date de «sortie» (fin de contrat, fin d intervention, fin d invitation ). L ensemble des personnels sera maintenu dans la base pendant l année qui suit leur cessation d activité. Ces personnels n apparaîtront plus dans l annuaire, ils seront basculés sur liste rouge, mais disposeront durant cette période d une année de leur messagerie électronique. Maintenance de la base. Page 4

5 Les modifications quotidiennes sur les dossiers des agents seront faites régulièrement sur l application HARPEGE. Les vérifications et mises à jour de l annuaire se dérouleront sur trois périodes, fin janvier, mi-juillet et fin septembre. Mise à jour le 19 octobre 2016 Page 5