Tutoriel [1/12] mise à jour le mardi 18 mars Les fonctions et les éditions de Gasel permettant de préparer sa clôture

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1 Tutoriel [1/12] mise à jour le mardi 18 mars 2014 Préparer sa clôture Les fonctions et les éditions de Gasel permettant de préparer sa clôture 1] Principes 2] Les éditions de la rubrique «Cotisation» 3] Les éditions de la Fiche «Adhérent» 4] Après une recherche Adhérents, sur une liste de résultats 5] Après une recherche Section, sur une liste de résultats 6] Ordre alphabétique 7] La fiche signalétique A] Présentation B] Utilisation C] Résultat de l extraction 8] Tableau de synthèse règlements A] Présentation B] Utilisation C] Résultat de l extraction D] Utilisation du modèle de présentation proposé 8] Anomalie connue, en cours de résolution 9] Comportement pouvant paraître non conforme 10] Évolutions prévues Tableau de synthèse règlements 1] PRINCIPES Préparer sa clôture : C est s assurer que le nombre de cotisations perçues et les montants versés par les adhérents durant un exercice correspondent à ce qui est enregistré dans l application. C est compléter et/ou corriger les informations contenues dans l application si cette correspondance n est pas établie. L exercice 2013 s étant déroulé à cheval sur les applications Gessy et Gasel, ces informations sont cette année susceptibles de contenir des inexactitudes. Les éditions permettent de visualiser ce que contient Gasel, et les fonctions de gestion de cotisation permettent de modifier les données si nécessaire. Deux éditions sont particulièrement utiles pour cette préparation de la clôture, il s agit de la «Fiche signalétique» et du «Tableau de synthèse des règlements». Elles sont détaillées dans ce document.

2 Tutoriel [2/12] D autres éditions sont également intéressantes suivant les situations, comme la «Liste des règlements impayés», la «Liste des règlements traditionnels» qui sont accessibles à partir des éditions de la rubrique «Cotisation». Pour des détails sur le fonctionnement précis des éditions (impressions et extractions), se reporter à la fiche «Gérer les éditions». 2] LES ÉDITIONS DE LA RUBRIQUE «COTISATION» Nom de l édition Type Disponible Liste des règlements impayés Liste des règlements traditionnels 3] LES ÉDITIONS DE LA FICHE «ADHÉRENT» La plus utile est : Nom de l édition Type Disponible Historique règlements d'un adhérent - exercices ouverts On peut aussi consulter : Nom de l édition Type Disponible Fiche signalétique adhérent Fiche signalétique adhérent radié 4] APRÈS UNE RECHERCHE ADHÉRENTS, SUR UNE LISTE DE RÉSULTATS Nom de l édition Type Disponible Tableau de synthèse règlements Fiche signalétique adhérent Fiche signalétique adhérent radié La recherche par section est disponible dans les critères de la recherche Adhérent. Il est donc possible d obtenir une extraction au format.csv de la fiche signalétique par section. 5] APRÈS UNE RECHERCHE SECTION, SUR UNE LISTE DE RÉSULTATS Nom de l édition Type Disponible Tableau de synthèse règlements Feuille de route Fiche de situation sections 6] ORDRE ALPHABÉTIQUE Nom de l édition Type Dispo. Dans la rubrique Article

3 Tutoriel [3/12] Nom de l édition Type Dispo. Dans la rubrique Article Feuille de route Fiche de situation sections Fiche signalétique adhérent Fiche signalétique adhérent radié Historique règlements d'un adhérent - exercices ouverts Liste des règlements impayés Liste des règlements traditionnels Tableau de synthèse règlements Légende Fichier PDF Fichier au format.csv utilisable par un tableur Edition disponible Après une rech. Section Après une rech. Section Fiche Adh. Après une rech. Adh. Fiche Adh. Après une rech. Adh. Fiche Adh. Cotisations Cotisations Après une rech. Adh. ou Section Liste d'éditions cotisations Liste d'éditions cotisations 7] LA FICHE SIGNALÉTIQUE A] Présentation La Fiche signalétique est une édition très complète concernant les informations sur un adhérent. Dans la version PDF, elle est présentée dans un modèle figé, mais dans la version au format CSV utilisable dans un tableur, l utilisateur peut choisir les données qu il souhaite extraire de Gasel. Concernant les cotisations, la Fiche signalétique indique l état des cotisations à raison d une ligne par adhérent. Il s agit d ailleurs des informations qui sont également utilisées dans la Feuille de route d une section. Attention à bien sélectionner auparavant l exercice pour lequel on veut faire l extraction. B] Utilisation On obtient cette extraction au format CSV après avoir sélectionné des résultats dans une recherche par adhérent (recherche de base ou avancée). Pour des détails sur le fonctionnement des éditions avec une sélection préalable de données, voir le 5 de la fiche «Gérer les éditions».

4 Tutoriel [4/12] Ici par exemple, la recherche de tous les adhérents PAC d une section Sur le résultat de la recherche, après avoir sélectionné tous les résultats [1], on applique le modèle «Fiche signalétique adhérent» [2], et on choisit le format «Tableur» [3]. Sur l écran suivant, on paramètre son exportation.

5 Tutoriel [5/12] Le paramétrage consiste à : Choisir la rubrique selon laquelle le fichier sera trié avant son exportation. Ajouter ou retirer des rubriques de l exportation à celles qui sont proposées par défaut, à l aide des boutons fléchées Un clic sur une ligne permet de sélectionner la ligne (et désélectionner celle qui était éventuellement déjà sélectionnée). Avec la touche majuscule enfoncée, on peut sélectionner/désélectionner plusieurs lignes contiguës. Avec la touche Ctrl (Contrôle), on peut sélectionner/désélectionner plusieurs lignes qui ne sont pas contiguës. Les boutons fléchées permettent de faire passer les lignes sélectionnées de la colonne de droite à la colonne de gauche, et inversement. Les boutons fléchées permettent de faire passer toutes les lignes de la colonne de droite à la colonne de gauche, et inversement.

6 Tutoriel [6/12] Dans le cadre d un travail sur l état des cotisations, voici un exemple de paramétrage pertinent Une fois le paramétrage réalisé, un clic sur déclenche l exportation. Le fichier est en général généré en tâche de fond, de façon différée, L utilisateur est alors averti que son fichier ne va pas être délivré immédiatement mais qu il sera notifié de la disponibilité de l édition qu il a demandée. Le système lui rend alors la main pour qu il puisse continuer à utiliser Gasel sans devoir attendre. Lorsque le fichier est prêt, une notification s affiche en page d accueil, dans l onglet «Édition», qui permet de à l utilisateur de récupérer son fichier. Tous les profils «Administrateur» de la structure verront la notification et accèderont au fichier généré. Une fois consultée, une édition est supprimée au bout de 7 jours. Toute nouvelle consultation prolonge de 7 jours la disponibilité de l édition. C] Résultat de l extraction Le résultat est un fichier au format CSV utilisable par un tableur. Pour le détail de l utilisation des fichiers CSV avec un tableur, voir le 10-B de la fiche «Gérer les éditions».

7 Tutoriel [7/12] Le fichier est facilement reformatable sous Excel, de façon simple Ou un peu plus élaborée 8] TABLEAU DE SYNTHÈSE RÈGLEMENTS A] Présentation Le tableau de synthèse des règlements est la dernière des éditions installées dans Gasel. Elle très certainement perfectible et sera sans doute améliorée dans jours qui viennent. Cette édition présente l ensemble des règlements perçus, avec la ventilation de ces règlements en cotisation. Elle complète donc la vision donnée par la Fiche signalétique.

8 Tutoriel [8/12] Pour un adhérent qui règle ses 12 cotisations en une seule fois, le tableau ne contient qu une ligne le concernant. A l inverse, pour un adhérent qui règle une cotisation chaque mois, le tableau contient 12 lignes le concernant. B] Utilisation On obtient ce tableau après avoir sélectionné des résultats dans une recherche par adhérent ou par section. «Rechercher adhérents», «Recherche avancée» ou «Rechercher Section» dans le menu Gasel, lancer la recherche, puis cliquer sur le bouton «Edition». Pour des détails sur le fonctionnement des éditions avec une sélection préalable de données, voir le 5 de la fiche «Gérer les éditions». Attention à bien sélectionner auparavant l exercice pour lequel on veut faire l extraction.

9 Tutoriel [9/12] Le résultat de l extraction est disponible : Directement en temps réel, pour les fichiers de petite taille avec quelques fiches qui peuvent être générés rapidement. En tâche de fond, de façon différée, pour les fichiers de plus grosse taille. L utilisateur est alors averti que son fichier ne va pas être délivré immédiatement mais qu il sera notifié de la disponibilité de l édition qu il a demandée. Le système lui rend alors la main pour qu il puisse continuer à utiliser Gasel sans devoir attendre. Lorsque le fichier est prêt, une notification s affiche en page d accueil, dans l onglet «Édition», qui permet de à l utilisateur de récupérer son fichier. Tous les profils «Administrateur» de la structure verront la notification et accèderont au fichier

10 Tutoriel [10/12] généré. Une fois consultée, une édition est supprimée au bout de 7 jours. Toute nouvelle consultation prolonge de 7 jours la disponibilité de l édition. Attention à ce que le navigateur ne bloque pas l ouverture de sous-fenêtres surgissantes (pop up). Si cette option est active, tous les navigateurs peuvent néanmoins gérer des exceptions pour certains sites. Pour des détails sur le fonctionnement du blocage des pop-up, voir le 10-A de la fiche «Gérer les éditions». C] Résultat de l extraction Le résultat de l extraction est tableau avec une ligne pour chaque montant de règlement avec mise en correspondance des mois des cotisations (X). Les lignes sont groupées par adhérent. Le résultat se présente sous forme d un fichier brut pas forcément très exploitable directement. Pour aider à son utilisation, un modèle de présentation est proposé au téléchargement avec cette fiche : «Modèle_SynthèseRèglements» (.xlt pour Excel et.xltx pour Excel ).

11 Tutoriel [11/12] D] Utilisation du modèle de présentation proposé Ouvrir le document «Modèle_SynthèseRèglements.xlt». Ouvrir le fichier.csv issu de l extraction. Sélectionner toutes les lignes du fichier.csv à partir de la 2 e et faire un «Copier». Revenir sur le fichier «Modèle_SynthèseRèglements.xlt» ouvert, et placer le curseur dans la case A2 Avec le bouton droit de la souris, faire un «Coller», en choisissant le pictogramme représentant l option «Valeurs» ou «texte seul».

12 Tutoriel [12/12] Les lignes collées se mettent en place en respectant la présentation du tableau du modèle. Le résultat peut alors être enregistré. 8] ANOMALIE CONNUE, EN COURS DE RÉSOLUTION Aucune à ce jour. 9] COMPORTEMENT POUVANT PARAÎTRE NON CONFORME Aucun à ce jour. 10] ÉVOLUTIONS PRÉVUES Tableau de synthèse règlements Tri des lignes de règlements par ordre chronologique.