Ciel Paye. Effectuer les paies ; réaliser les éditions périodiques ; paramétrer et éditer la DADS ; transférer en comptabilité.

Transcription

1 Ciel Paye Objectif Effectuer les paies ; réaliser les éditions périodiques ; paramétrer et éditer la DADS ; transférer en comptabilité. Création et paramétrage du dossier Les bases (mise en place du plan de paie) Gestion des rubriques Gestion des cotisations Gestion des profils : maîtrise des modèles de bulletins Gestion des salariés Gestion des bulletins Traitements Utilitaires Ciel Paye G.Bouverot Page 1 sur 15

2 Ouvrir/Créer une société...2 Sauvegarder son dossier...3 Restauration... 3 Les profils (Menu Bases/Profils)... 4 Modifier un taux de cotisation... 5 Créer une rubrique et une variable...6 Créer un salarié... 7 Gestion des bulletins de paye...9 Le journal de paye...11 Les charges à payer par caisse L'état des paiements La déclaration annuelle des salaires...12 Générer les écritures comptables Transférer les écritures vers Ciel Comptabilité Supprimer les écritures comptables Ciel Paye G.Bouverot Page 2 sur 15

3 Ouvrir/Créer une société Cliquer sur l'icône qui se trouve sur le bureau pour lancer le logiciel Ciel Paye. Vous pouvez aussi utiliser le menu Démarrer, Programmes, Ciel Paye. Le mot de passe est comme sur tout le pack CIEL : VALID Sélectionner le dossier sur lequel vous souhaitez travailler dans la Liste des dossiers et cliquer sur le bouton OK. Si le dossier ne figure pas dans la liste, cliquer sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau dossier. La fenêtre Création d'un dossier s'affiche alors. Saisir le nom de la société à créer - et cliquer sur le bouton Ok pour procéder à sa création. Ne pas modifier les éléments de cette fenêtre cliquer sur OK Ciel Paye G.Bouverot Page 3 sur 15

4 Saisir les renseignements concernant la société (raison sociale, urssaf,..) Sauvegarder son dossier En fin de séance, il faut penser à sauvegarder ses données, faute de quoi l'on risque de ne plus les retrouver lors de la prochaine séance. Cliquer sur le menu Dossier, commande Sauvegarde pour sauvegarder ses données. Cliquer sur le bouton Oui pour confirmer la fermeture de la société. Sélectionner le lecteur sur lequel effectuer la sauvegarde. En cochant Lecteur A, la sauvegarde se fera sur une ou plusieurs disquettes. En cochant Autre emplacement, vous pourrez sélectionner une autre destination en cliquant sur le bouton. Cliquer sur le bouton OK pour débuter la sauvegarde. Restauration Pour restaurer les données que vous avez sauvegardées : (Si vous êtes sur un autre poste de travail, créer une société vide dans laquelle vous allez restaurer votre sauvegarde) Cliquer sur le menu Dossier, commande Restauration Cliquer sur le bouton Oui. Les dossiers Ciel Paye sont sauvegardés sous forme compressée dans un fichier Backup.ahc Sélectionner Lecteur A si le fichier Backup.ahc se trouve sur disquette, dans la racine (a Sélectionner Autre emplacement et utilisez le bouton pour sélectionner le lecteur et le dossier où est stocké le fichier backup.ahc. :\backup.ahc). Cliquer sur le bouton OK pour lancer la restauration. Ciel Paye G.Bouverot Page 4 sur 15

5 Cliquer sur le bouton OK pour continuer la restauration. Cliquer sur le bouton Restauration pour débuter la restauration. Les profils (Menu Bases/Profils) Les profils représentent des catégories de salariés. En fonction de ces catégories les lignes des bulletins peuvent différer (ex : retraite cadre ou retraite non-cadre) Pour modifier un profil : double-cliquer sur le profil choisi. Pour imprimer un profil : sélectionner la ligne du profil puis imprimer/fiche profil Il est plus simple de modifier les taux et assiettes de cotisations en fonction des profils nécessaires. En effet, la première partie des cotisations sont communes aux profils ; seule la seconde partie sera à modifier. De plus, cela vous évite de tout modifier (ouf!) Modifier un taux de cotisation Cliquer sur le menu Bases, commande Cotisations... Sélectionner la cotisation à modifier puis à l'aide du menu contextuel, cliquer sur la commande Modifier. Ciel Paye G.Bouverot Page 5 sur 15

6 Exemple (changement de taux) Saisir le nouveau taux de cotisation dans la zone Part salariale ou Part patronale Cliquer sur le bouton OK pour valider la modification. Exemple (changement d assiette) La Base est à modifier (0.97 au lieu de 0.95) Cliquer sur le bouton OK pour valider la modification. Ciel Paye G.Bouverot Page 6 sur 15

7 Créer une rubrique et une variable Une rubrique est une ligne qui sera insérée dans un bulletin de paie. Pour créer une rubrique, il faut au préalable créer la ou les variables qui seront utilisées. Exemple : Création d une ligne de prime d ancienneté Menu Bases/Variables Clic droit Créer Indiquer si la variable est propre au salarié (pour la prime d ancienneté : oui) Indiquer si la valeur est monétaire.(pour un nombre de tickets restaurant, la case monétaire ne serait pas cochée) Créer la rubrique : Base/Rubriques Clic droit/créer 1) donner un code à la rubrique 2) Indiquer si l impression sur le bulletin est toujours demandée ou non 3) Donner un libellé 4) Mode de calcul : choisir le type (Pour la prime d ancienneté : montant pris tel quel) 5) Indiquer la base : cliquer sur fx pour choisir les variables à insérer dans la zone base 6) Cliquer sur OK Ciel Paye G.Bouverot Page 7 sur 15

8 Créer un salarié Cliquer sur le menu Bases, commande Salariés... A l'aide du menu contextuel (bouton droit de la souris), cliquer sur la commande Créer. Saisir le matricule du salarié (il est proposé par défaut par Ciel Paye), le nom et le prénom du salarié Sélectionner à l'aide du bouton et le titre du salarié le sexe Saisir les données de l'onglet Etat civil / adr., la date de naissance, la ville de naissance et le numéro de sécurité sociale du salarié Certaines des données sont facultatives. Vous ne saisissez que celles dont vous disposez. Cliquer sur l'onglet Affectation. Sélectionner, à l'aide du bouton l'établissement principal - 0 -, la nature de l'emploi, le service et le profil du poste. Sélectionner à l'aide du bouton (vous pouvez aussi directement le saisir) la date de début d'entrée dans le poste - 11/06/1997 -, la date d'entrée dans l'entreprise - 11/06/ et la date de prise en compte de l'ancienneté - 11/06/ Ciel Paye G.Bouverot Page 8 sur 15

9 Cliquer sur l'onglet Salaires. Sélectionner, à l'aide du bouton la convention collective. Il n'y a aucune donnée à saisir dans l'onglet Congés. Ne modifiez pas le «salaire de base» et le «nb heures/mois» : ce sont des champs qui seront mis à jour à l aide des variables du salarié. Cliquer sur l'onglet Banque. Saisir le nom de la banque, le code banque, le code guichet, le numéro de compte, la clé RIB (si vous en disposez) et le nom du titulaire du compte. Sélectionner à l'aide du bouton le mode de paiement du salaire et à l'aide du bouton l'organisme payeur. Il n'y a aucune donnée à saisir dans l'onglet Divers. Cliquer sur le bouton OK pour procéder à la création du salarié. Ciel Paye G.Bouverot Page 9 sur 15

10 Gestion des bulletins de paye Cliquer sur le menu Gestions des bulletins, commande Saisie des variables salariés... Saisir les données relatives au calcul des salaires des salariés : Commissions sur vente, heures supplémentaires Cliquer sur pour fermer la fenêtre. Cliquer sur le menu Gestions des bulletins, commande Bulletins de paye... Créer les bulletins Menu Gestion des bulletins/bulletins de paye ou Icône Bulletins Clic droit/créer Ciel Paye G.Bouverot Page 10 sur 15

11 Les bulletins peuvent être créés : - à partir du profil de poste - à partir des bulletins précédents 1) Sélectionner la période de paie 2) Indiquer si le bulletin est fait à partir du profil salarié ou du bulletin précédent 3) Sélectionner le ou les salariés 4) Cliquer sur OK Cocher Afficher les bulletins du mois de et sélectionner dans la liste le mois précédent celui dont vous devez établir les bulletins - janvier -. A l'aide du menu contextuel, cliquer sur la commande Créer. Sélectionner, à l'aide du bouton, le mois dont il faut établir le bulletin de paie. Cliquer sur le bouton pour sélectionner tous les salariés. Cliquer sur le bouton OK pour procéder à la création des bulletins de paie. Cliquer sur le bouton OK pour valider la modification. Ciel Paye G.Bouverot Page 11 sur 15

12 Le journal de paye Cliquer sur le menu États, commande Journal de paye... Cocher Tous dans les Rubriques Personnel concerné, Service et Analytique. Sélectionner la période concernée - Février à Février -. Cocher le type Récapitulatif, Tous les établissements et Aperçu pour visualiser le journal de paye à l'écran. Cliquer sur le bouton OK pour afficher le journal de paye. Cliquer sur le bouton de paye. pour imprimer le journal Les charges à payer par caisse Cliquer sur le menu États, commande Charges à payer par caisse... Cocher Tous dans les Rubriques Personnel concerné, Service et Analytique. Sélectionner la période concernée - Février à Février -. Cocher Toutes les caisses, Tous les établissements et Aperçu pour visualiser le journal de paye à l'écran. Cliquer sur le bouton OK pour afficher les charges à payer par caisse. Cliquer sur le bouton charges à payer par caisse. pour imprimer les Ciel Paye G.Bouverot Page 12 sur 15

13 L'état des paiements Cliquer sur le menu États, commande Paiement... Sélectionner le mois voulu, la date de valeur (ex :01/12/2005), le mode de paiement, et la banque. Cocher tous les établissements et aperçu. Par défaut, tous ces renseignements sont fournis par Ciel Paye. Il est toutefois possible de les modifier. Cliquer sur le bouton OK pour afficher l'état des paiements. Cliquer sur le bouton pour imprimer l'état des paiements. La déclaration annuelle des salaires Cliquer sur le menu États, commande D.A.D.S... Cocher tous le Personnel concerné, tous les établissements et Aperçu. Par défaut, tous ces renseignements sont fournis par Ciel Paye. Il est toutefois possible de les modifier. Cliquer sur le bouton OK pour afficher la déclaration annuelle des salaires. Cliquer sur le bouton déclaration annuelle des salaires. pour imprimer la Ciel Paye G.Bouverot Page 13 sur 15

14 Générer les écritures comptables Pour générer les écritures comptables des bulletins d'une période donnée, il faut que ces derniers soient validés. 1) Cliquer sur le menu Gestions des bulletins, commande Bulletins de paye... Cocher Afficher les bulletins du mois de et sélectionner à l'aide du bouton souhaitez valider les bulletins le mois dont vous A l'aide du menu contextuel, cliquer sur la commande Tout marquer. A l'aide du menu contextuel, cliquer sur la commande Valider. Cliquer sur Oui pour confirmer la validation. 2) Cliquer sur le menu Traitements, commande Journal comptable... A l'aide du menu contextuel, cliquer sur la commande Générer les écritures comptables... Cliquer sur le bouton pour sélectionner la période dont il faut générer les écritures, sur le bouton pour sélectionner la date des écritures. Par défaut, Ciel Paye indique le journal SA (salaires), le numéro de pièce et le libellé de l'écriture. Il est possible de modifier ces informations. Cocher Inclure les bulletins déjà comptabilisés si ce n'est pas la première fois, suite à une erreur dans les bulletins par exemple, que vous générez les écritures concernant les bulletins d'un mois donné. Cliquer sur le bouton OK pour procéder à la création des écritures. Cliquer sur le bouton OK pour fermer la boite de dialogue et afficher les écritures. Ciel Paye G.Bouverot Page 14 sur 15

15 Transférer les écritures vers Ciel Comptabilité Avant de procéder au transfert des écritures vers Ciel Comptabilité, il faut d'abord s'assurer que le dossier comptable relatif à la société dont vous traitez la paie existe sous Ciel Comptabilité et contient vos données. Cliquer sur le menu Traitements, commande Journal comptable... pour afficher les écritures générées dans le journal comptable. A l'aide du menu contextuel, cliquer sur la commande Transférer vers Ciel Compta... Sélectionner la société dans la liste des sociétés créées sous Ciel comptabilité. Cliquer sur le bouton OK pour valider votre choix. Ciel Paye transfère les écritures dans le brouillard des salaires (à moins que vous n'ayez choisi un autre brouillard lorsque vous avez généré les écritures) sous Ciel Compta. Cliquer sur le bouton OK pour fermer la boite de dialogue.supprimer les écritures comptables Cliquer sur le menu Traitements, commande Journal comptable... pour afficher les écritures générées dans le journal comptable. A l'aide du menu contextuel, cliquer sur la commande Supprimer les écritures comptables... Cliquer sur le bouton Oui pour confirmer la suppression. Ciel Paye G.Bouverot Page 15 sur 15