CAHIER DES NORMES ET RECOMMANDATIONS À L'USAGE DU DECLARANT SERVICE DE TÉLÉDÉCLARATION FILIERE EDI

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1 MINISTERE DE L'EMPLOI ET DE LA SOLIDARITE MINISTERE DE L ECONOMIE, DES FINANCES ET DE L'INDUSTRIE SECRETARIAT D ETAT AUX PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES, AU COMMERCE ET A L ARTISANAT CAHIER DES NORMES ET RECOMMANDATIONS À L'USAGE DU DECLARANT SERVICE DE TÉLÉDÉCLARATION FILIERE EDI VERSION Mars 1999 (intégrant notamment les messageries X-400 et Internet) AGENCE CENTRALE DES ORGANISMES DE SECURITE SOCIALE UNION NATIONALE POUR L'EMPLOI DANS L'INDUSTRIE ET LE COMMERCE ASSOCIATION GENERALE DES INSTITUTIONS DE RETRAITE DES CADRES ASSOCIATION POUR LE REGIME DE RETRAITE COMPLEMENTAIRE DES SALARIES

2 SOMMAIRE 1. PRESENTATION 1.1. La DUCS (présentation de la DUCS et des différents supports) La DUCS-EDI (fonctionnement, équipement nécessaire, organismes concernés) Normes et recommandations (plan du document) LES FORMATS DE DONNEES Introduction : 2 formats autorisés Format EDIFACT : message COPAYM version Origine et principes Description du format générique Description des informations spécifiques à l URSSAF Description des informations spécifiques à l ASSEDIC Description des informations spécifiques à l institution de retraite complémentaire AGIRC ou ARRCO 2.2. Format fichier COPLAT version Principes Description des informations spécifiques à l URSSAF Description des informations spécifiques à l ASSEDIC Description des informations spécifiques à l institution de retraite complémentaire AGIRC ou ARRCO 2.3. Aide à la mise en oeuvre Diffusion officielle Evolution des formats Demande d information complémentaire LES OPERATIONS AVANT L ECHANGE (recommandations fonctionnelles) 3.1. Introduction Les fonctions à proposer LES MODALITES DE L ECHANGE 4.1. Introduction Echange par messagerie X Profils d'accès, passerelles Profils d accès Passerelles d'interconnexion Les messages à émettre par le déclarant Messages de service Messages applicatifs Les messages à recevoir par le déclarant Messages de service Services supplémentaires DUCS-EDI version Mars 1999 page 2

3 Message de contrôle EDIFACT Retour applicatif Les réponses proposées par les OPS Réponse de l URSSAF Réponse de l ASSEDIC Réponse de l institution AGIRC ou ARRCO L adresse X400 de destination Suivi des échanges Relevé des émissions Relevé des retours de service Gestion des retours applicatifs Gestion de la boîte aux lettres Visualisation des retours applicatifs Archivage des messages déclaratifs Message modificatif Echange par la messagerie Internet Profils d accès, modalités de l envoi Profils d accès Modalités de l envoi Les messages à émettre par le déclarant Messages de service Messages applicatifs Les messages à recevoir par le déclarant Retours applicatifs Modalités d envoi Les réponses de l URSSAF Les réponses de l ASSEDIC Les réponses de l institution AGIRC ou ARRCO L adresse Internet de destination Suivi des échanges et archivage des messages déclaratifs Message modificatif PAIEMENT Introduction Les moyens de paiement dématérialisés proposés Les virements magnétiques Les avis de prélèvement automatisés Les télérèglements La référence sociale Structure de la référence sociale Utilisation de la référence sociale Restitution de la référence sociale Les moyens de paiements acceptés par les différents OPS Paiements acceptés par l URSSAF Paiements acceptés par l ASSEDIC Paiements acceptés par les institutions AGIRC ou ARRCO Les modalités pratiques du paiement dématérialisé Intégration d informations sur le paiement dans la déclaration DUCS-EDI version Mars 1999 page 3

4 5.4.2.Le Certificat de Prise en compte de l Ordre de Paiement (CPOP) Codes et contraintes des différents moyens de paiement DUCS-EDI version Mars 1999 page 4

5 6. CONDITIONS D'UTILISATION Introduction Champ de la DUCS-EDI Intervenants de la DUCS-EDI Tests et qualifications Tests des logiciels Qualification des intermédiaires Qualification des relais de communication Qualification des tiers-rédacteurs Tests pour les entreprises Procédures d adhésion Adhésion directe Adhésion indirecte par l intermédiaire d un relais de communication Adhésion indirecte par l intermédiaire d un tiers-rédacteur Réalisation des déclarations Définition des échéances Cas où la déclaration ne sert pas à déclencher le paiement Cas où la déclaration sert à déclencher le paiement Contrôle du respect des échéances Information des entreprises Procédures de secours Traitement des déclarations en double Authentification des déclarations GLOSSAIRE ANNEXES Annexes générales 1 - Annexes relatives à l'adhésion et à l'utilisation du service DUCS-EDI 2 - Annexes relatives à X Annexes relatives à Internet 4 - Annexe relative au passage à l euro 5 - Annexe relative au paiement Annexes séparées A - B - C - Guides COPAYM Guides COPLAT Tables de codes et correspondants DUCS par famille d'organismes DUCS-EDI version Mars 1999 page 5

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7 1. PRESENTATION 1.1. LA DUCS (PRESENTATION DE LA DUCS ET DES DIFFERENTS SUPPORTS) Dans le cadre de la politique de simplification administrative, les Pouvoirs Publics et les organismes de protection sociale cherchent à réduire les formalités que les entreprises doivent remplir en matière de cotisations sociales. L'unification des procédures de déclaration et l'ouverture de services utilisant les nouvelles techniques de communication sont notamment les deux moyens retenus dans ce but. La déclaration unifiée de cotisations sociales est ainsi progressivement substituée à diverses déclarations périodiques obligatoires. Pour répondre aux situations diversifiées de l'ensemble des entreprises, la DUCS est proposée sous plusieurs formes, utilisant soit un support écrit, soit des méthodes de télétransmission, et permettant soit une saisie manuelle des données, soit une alimentation automatique par le logiciel de paie. Un premier système de DUCS a été proposé aux entreprises en 1996 : il s'agit de la DUCS sur support écrit, ou "DUCS papier", qui permet l'édition automatique de déclarations, à partir du logiciel de paie, dans un format commun aux différents organismes de protection sociale. Deux autres services de DUCS ont été ouverts en 1998 : - la DUCS par Minitel, - la DUCS par échange de données informatisé (EDI) qui fait l'objet du présent document. En outre, est actuellement à l'étude la mise en place d'un service plus élaboré qui effectuerait le calcul des cotisations de chaque salarié et utiliserait les protocoles Internet. Plus globalement, un projet en cours de définition vise à présenter une offre cohérente de téléprocédures sur Internet couvrant l ensemble du champ des relations entre les entreprises et les organismes sociaux. Les services de DUCS utilisant Internet y contribueront. DUCS-EDI version Mars 1999 page 7

8 Une première version du Cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI a été publiée au printemps 1998 sous la référence 1.0. Cette nouvelle version, référencée 1.2, comprend quelques compléments par rapport à la précédente : - alors que la version 1.0 ne traitait que l envoi par messagerie X-400, cette nouvelle version précise les modalités d utilisation de messageries Internet; à cette occasion, quelques précisions ont été apportées également sur les aspects pratiques de l envoi de DUCS par messages X-400; - les chapitres sur les modalités de paiement et sur les procédures d adhésion à la DUCS-EDI et les scénarios d utilisation ont été complétés; des modifications ont été apportées sur certains codes (référence pour le paiement, identification du mode de paiement), mais les anciens codes restent utilisables dans les conditions qui avaient été fixées dans la version 1.0; - une annexe a été ajoutée sur les conditions d utilisation de l euro; - les guides d utilisation et d implantation des messages électroniques, annexés au présent document, ont également subi quelques modifications; il s agit essentiellement de changements de présentation visant à les rendre plus faciles à utiliser; quelques codes ou références ont aussi été adaptés (là encore, les versions publiées au printemps 1998 restent acceptées) LA DUCS-EDI (FONCTIONNEMENT, EQUIPEMENT NECESSAIRE, ORGANISMES CONCERNES) La DUCS-EDI concerne actuellement les URSSAF, les ASSEDIC et le GARP, et les institutions de retraite complémentaire AGIRC ou ARRCO. Le principe de fonctionnement de la DUCS-EDI est le suivant : - un fichier au format normalisé contient les éléments de la déclaration, ceux-ci étant soit préparés automatiquement par le système de paie, soit intégralement saisis sur un second dispositif, - le fichier peut être visualisé, contrôlé et complété, - le fichier en sortie est ensuite envoyé à son destinataire par télétransmission, selon un mode d'échange fixé, DUCS-EDI version Mars 1999 page 8

9 - le déclarant reçoit des avis de réception de sa déclaration par les organismes destinataires ; ces avis peuvent avoir différents niveaux de signification (simple constat de la remise ou de l'ouverture d'un message, ou résultat de contrôles plus ou moins étendus de la déclaration) ; certains de ces avis, qui sont standardisés, sont proposés par tous les organismes ; d'autres, standardisés ou non, peuvent être émis seulement par certains d'entre eux. Pour faciliter l'utilisation de la DUCS-EDI, les organismes de protection sociale acceptent plusieurs formats. Pour utiliser la DUCS-EDI, un déclarant doit disposer d'un équipement lui permettant : - soit de récupérer directement le fichier des données issues de la paie, soit de saisir et constituer le fichier à partir des données issues de la paie, - d'émettre la déclaration "normalisée" selon un mode d'échange autorisé, c est-à-dire, actuellement, soit par messagerie X-400, soit par messagerie Internet. Toutefois, l utilisation de la messagerie Internet n est actuellement proposée que de manière progressive. Sa généralisation à tous les organismes est prévue pour janvier NORMES ET RECOMMANDATIONS (PLAN DU DOCUMENT) Le présent document est destiné aux entreprises et à leurs prestataires éventuels (sociétés éditrices de logiciels de paie, cabinets d'expertise comptable, centres de gestion agréés, façonniers...) qui souhaitent utiliser la DUCS-EDI. Il comprend un fascicule et des annexes séparées. Le chapitre 2 définit les formats de données acceptés. Le chapitre 3 fixe les modes d'échange autorisés ; il en décrit les conditions d'utilisation et en précise certaines modalités de fonctionnement. Le chapitre 4 contient des recommandations sur les fonctionnalités qu'il parait utile d'intégrer dans un logiciel assurant ou permettant la production et l'envoi d'une DUCS- DUCS-EDI version Mars 1999 page 9

10 EDI pour garantir une bonne qualité de la déclaration et apporter un service optimal au déclarant. Le chapitre 5 traite des modalités de paiement qui peuvent être associées à la DUCS- EDI. Le chapitre 6 définit les procédures à suivre par un déclarant pour utiliser la DUCS-EDI. Le chapitre 7 contient un glossaire. Ce fascicule comprend également diverses annexes : - des modèles de conditions d utilisation de la DUCS-EDI et de formulaires d adhésion ainsi que des descriptions de divers scénarios d utilisation, - des compléments sur les messageries X-400 (table d interconnexion,...) - des compléments sur les messageries Internet, - des informations sur les conditions du passage à l euro - des compléments sur les procédures liées au paiement (mode de calcul de la clé de contrôle de la référence sociale). Des annexes séparées complètent ce fascicule : - guides COPAYM, - guides COPLAT, - tables des codes et listes des correspondants DUCS par famille d'organismes. DUCS-EDI version Mars 1999 page 10

11 SCHÉMA-CIBLE DE TÉLÉDÉCLARATION DUCS - EFI Saisie manuelle par le déclarant Données issues de la paie Elaboration DUCS Saisie assistée sur Ordinateur Saisie Assistée sur Minitel Visualisation ou correction du fichier en sortie Traducteur EDIFACT Sortie fichier COPLAT 3614 DUCS Accès au réseau Teletel Sortie message COPAYM Préparation de l envoi par X400 Préparation de l envoi par Internet Accès Messagerie X400 Accès Messagerie Internet Réseau X400 Réseau Internet Serveur Minitel ONPS/OPS B.A.L X400 ONPS/ OPS B.A.L X400 ONPS/ OPS B.A.L X400 ONPS/ OPS BAL ONPS/ OPS BAL ONPS/ OPS BAL ONPS/ OPS OPS OPS OPS OPS OPS OPS OPS OPS OPS DUCS-EDI version Mars 1999 page 11

12 SCHÉMA-CIBLE DE TÉLÉDÉCLARATION DUCS-EDI Elaboration automatique par le logiciel de paie Logiciel de paie Elaboration DUCS Visualisation et correction du fichier en sortie Traducteur EDIFACT Sortie fichier COPLAT Sortie message COPAYM Préparation de l envoi par X400 Préparation de l envoi par Internet Accès Messagerie X400 Accès Messagerie Internet Réseau X400 Réseau INTERNET B.A.L X400 ONPS/ OPS B.A.L X400 ONPS/ OPS B.A.L X400 ONPS/ OPS B.A.L ONPS/ OPS B.A.L ONPS/ OPS B.A.L ONPS/ OPS OPS OPS OPS OPS OPS OPS DUCS-EDI version Mars 1999 page 12

13 Le présent fascicule ainsi que les guides COPAYM et COPLAT pourront faire l'objet de révisions officialisées par les Pouvoirs Publics. Sauf impératif majeur, les modifications nécessaires seront regroupées de manière à ce qu'il y ait au maximum une révision par an, applicable en principe au 1er janvier suivant sa publication. Chaque révision précisera si la version antérieure reste valide et jusqu à quelle date. Les tables de codes et les listes de correspondants seront mises à jour en tant que de besoin. Ce cahier des normes et recommandations peut être obtenu, sous forme écrite ou sur disquette, auprès des ministères et des organismes nationaux de protection sociale concernés. Il est également accessible sur les sites Internet des organismes nationaux de protection sociale ( et DUCS-EDI version Mars 1999 page 13

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15 2. LES FORMATS DE DONNEES Introduction : 2 formats autorisés Deux formats normés de données sont présentés afin d'offrir aux entreprises un choix raisonné en fonction de leur capacité ou pas à utiliser le langage EDIFACT. Aussi, à l'instar de pratiques similaires sur le marché (cf. domaine EDIFICAS), le présent fascicule propose un format COPAYM de type message EDIFACT et un format équivalent COPLAT de type fichier classique. A l aide d un des formats normés, l adhérent au service DUCS-EDI transmet les informations nécessaires et utiles à l identification des parties à l échange, à la déclaration en masse de cotisations sociales, à l information sur le paiement FORMAT EDIFACT : message COPAYM version Origine et principes En conformité avec la circulaire du Premier Ministre du 16 janvier 1997 référencée sous le numéro 4.449/SG, les organismes sociaux sont en situation d'accepter les échanges de données informatisés utilisant la norme EDIFACT. La procédure DUCS s'appuie sur l'existant EDIFACT en matière de déclaration des cotisations sociales : le message COPAYM pour les déclarations de masses. Ce message est le fruit d'une concertation entre les principaux organismes collecteurs de cotisations sociales, réunis au sein des communautés EDISOCIAL et EDSI. Ces deux structures ont permis respectivement la conception du message et sa validation auprès des instances internationales de normalisation. Selon le schéma EDIFACT, le message COPAYM propose : * un format générique, qui décrit la structure et la sémantique communes s'appliquant à l'ensemble des organismes promoteurs du message, * un format spécifique ou subset, qui est un sous-ensemble d'informations à transmettre à l'organisme collecteur, dont les spécifications sont applicables par DUCS-EDI version Mars 1999 page 15

16 catégorie d organismes collecteurs (URSSAF, ASSEDIC, Institution de Retraite Complémentaire). Le format générique est identifié par un numéro de version (la version actuellement utilisée est la version 4). Pour une même version de ce format générique, les formats spécifiques peuvent connaître des évolutions ; c est pourquoi leur référence comprend deux nombres : le numéro de version du format générique correspondant, et le numéro propre de la variante du format spécifique : par exemple, les formats spécifiques correspondant à la version 4 du format générique porteront successivement les numéros 4.0, 4.1, 4.2 Par rapport aux versions (référencées 4.0) annexées au précédent cahier des normes et recommandations, les versions (référencées 4.1) de ces formats spécifiques qui sont annexées à ce présent document ont fait l objet de quelques légères adaptations portant notamment sur certains codes ou références. Toutefois, l utilisation de logiciels conformes aux guides portant la référence 4.0 reste admise Description du format générique La structure du format générique est décrite dans un guide (cf. annexes séparées) dont la mise à jour est confiée à la garde de l'acoss. Ce format générique représente la référence commune et la source unique des différents formats spécifiques. Ceux-ci sont donc cohérents et compatibles avec le format générique Description des informations spécifiques à l'urssaf La structure du format COPAYM spécifique aux organismes URSSAF est décrite dans un guide d utilisation et d implantation ACOSS (cf. annexes séparées). Ce guide est sous la responsabilité de l'acoss, qui veillera à sa compatibilité et à sa cohérence avec le guide du format générique. DUCS-EDI version Mars 1999 page 16

17 2.1.4.Description des informations spécifiques à l'assedic La structure du format COPAYM spécifique aux organismes ASSEDIC est décrite dans un guide d utilisation et d implantation UNEDIC (cf. annexes séparées). Ce guide est sous la responsabilité de l'unedic, qui veillera à sa compatibilité et à sa cohérence avec le guide du format générique Description des informations spécifiques à l institution de retraite complémentaire AGIRC ou ARRCO La structure du format COPAYM spécifique aux institutions de retraite complémentaire est décrite dans un guide d utilisation et d implantation AGIRC-ARRCO (cf. annexes séparées). Ce guide est sous la responsabilité conjointe de l'agirc et de l'arrco, qui veilleront à sa compatibilité et à sa cohérence avec le guide du format générique FORMAT FICHIER COPLAT version Principes Dans la procédure DUCS, le format COPLAT est l'équivalent classique - dit "à plat" - du message COPAYM. Afin d'obtenir une conjugaison pérenne des deux formats "normés", des règles de gestion ont été retenues ci-après : a- Le format commun COPLAT est issu du format générique COPAYM (cf. annexes séparées). b- Pour initialiser le processus de jumelage avec le message COPAYM, la première version disponible de COPLAT a été la version 4. c- Le format COPLAT fait l objet de contenus spécifiques par famille d organismes collecteurs (URSSAF, ASSEDIC, institutions de retraite complémentaire). Ces contenus sont compatibles et cohérents avec les formats spécifiques de COPAYM dont ils sont issus. Ils portent les mêmes numéros de version (4.1 actuellement). DUCS-EDI version Mars 1999 page 17

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19 d- En conséquence, la cohérence COPAYM-COPLAT est confortée * sur le fond par : - une structure générique identique, - des contenus spécifiques similaires par famille d OPS, - des tables de codification identiques pour une famille d OPS donnée, * sur la forme par : - une gestion synchronisée des numéros de version, - une présentation harmonisée des guides d utilisation et d implantation, - un dossier unique pour l'ensemble des documents techniques détaillés. Comme pour les guides COPAYM, les guides COPLAT annexés à ce présent document ont fait l objet de quelques légères adaptations. Ils portent la référence 4.1. L utilisation des guides portant la référence 4.0 reste admise dans les conditions définies au paragraphe et sous réserve de l erratum figurant dans les annexes B Description des informations spécifiques à l'urssaf La structure du format COPLAT spécifique aux organismes URSSAF est décrite dans un guide d utilisation et d implantation ACOSS (cf. annexes séparées). Ce guide est sous la responsabilité de l'acoss, qui veillera à sa compatibilité et à sa cohérence avec le guide du format générique COPAYM Description des informations spécifiques à l'assedic La structure du format COPLAT spécifique aux organismes ASSEDIC est décrite dans un guide d utilisation et d implantation UNEDIC (cf. annexes séparées). Ce guide est sous la responsabilité de l'unedic, qui veillera à sa compatibilité et à sa cohérence avec le guide du format générique COPAYM. DUCS-EDI version Mars 1999 page 19

20 Description des informations spécifiques à l institution de retraite complémentaire AGIRC ou ARRCO La structure du format COPLAT spécifique aux institutions de retraite complémentaire est décrite dans un guide d utilisation et d implantation AGIRC-ARRCO (cf. annexes séparées). Ce guide est sous la responsabilité conjointe de l'agirc et de l'arrco, qui veilleront à sa compatibilité et sa cohérence avec le guide du format générique COPAYM AIDE À LA MISE EN OEUVRE Diffusion officielle Dans le cadre de la téléprocédure DUCS, les Pouvoirs publics ont la charge de diffuser officiellement les formats normés COPAYM et COPLAT, en utilisant les modes et les media qu'ils jugent les plus appropriés : arrêté ministériel, circulaire ministérielle, journal officiel, revues professionnelles ou spécialisées, autres. Sont concernés par cette diffusion les acteurs du marché en général, plus particulièrement les entreprises, leurs mandataires, les éditeurs de logiciels de paie/gestion du personnel, les éditeurs de traducteurs EDIFACT (voir la liste disponible chez AFNOR-EDIFRANCE). Certains types d'acteurs pourront être l'objet d'un envoi ciblé en fonction des besoins. Les guides COPAYM et COPLAT, annexés à ce document, sont accessibles sur les sites Internet mentionnés au paragraphe 1.3. Pour faciliter l implantation et l utilisation des formats COPAYM et COPLAT, un guide unique a été établi pour chacun d entre eux; ces guides rassemblent et mettent en parallèle les spécifications des guides particuliers à chaque organisme. Ces guides uniques sont également annexés à ce document et accessibles sur les mêmes sites Internet. DUCS-EDI version Mars 1999 page 20

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22 2.3.2.Evolution des formats Toute évolution structurelle du format générique, indiquée obligatoirement par un changement de version, déclenchera une évolution à l'identique des formats spécifiques. Des modifications des formats spécifiques pourront aussi être faites dans le cadre d un format générique inchangé, en respectant évidemment les dispositions de ce format. La mise à jour des guides spécifiques incombe à chaque organisme national respectivement en charge de ses formats spécifiques COPAYM/COPLAT. Les guides uniques COPAYM et COPLAT seront modifiés en conséquence. Tout changement significatif dans un guide spécifique entraînera une modification du numéro de version de tous les guides spécifiques et des guides uniques, afin de maintenir l unicité de ces numéros. Pour assurer la stabilité d'une version et limiter les investissements nécessaires à sa prise en compte, toute version nouvelle sera, sauf impératif majeur, décidée et diffusée dans la limite d une fois par an maximum. Elle sera en principe applicable au 1 er janvier suivant. Les Pouvoirs publics ont la charge d'officialiser et de diffuser ces évolutions. Lors de cette officialisation, sera précisée la durée pendant laquelle les anciennes versions resteront admises Demande d'information complémentaire Selon les cas, une demande d information complémentaire sur un format spécifique sera à formuler auprès de l'organisme national ou de l'organisme local chargé de l'assistance et du support technique aux utilisateurs des formats COPAYM-COPLAT. * organismes nationaux : ACOSS, UNEDIC, AGIRC-ARRCO. * organismes locaux : URSSAF, ASSEDIC, Institutions de retraite complémentaire. DUCS-EDI version Mars 1999 page 22

23 Par famille d'organismes, sont proposées dans les annexes séparées une liste des correspondants nationaux et locaux et les tables de codes nécessaires au paramétrage du format spécifique correspondant. DUCS-EDI version Mars 1999 page 23

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25 3. LES OPERATIONS AVANT L ECHANGE (recommandations fonctionnelles) 3.1. INTRODUCTION Le présent chapitre aborde les fonctionnalités jugées utiles pour faciliter la tâche du déclarant dans la préparation et l'émission des différents messages déclaratifs dans le cadre de la DUCS-EDI. En effet, dans un processus alliant l automatisation des tâches et la dématérialisation des échanges, le déclarant doit pouvoir vérifier et contrôler les informations communiquées à l extérieur. Aussi, même si l applicatif de paie lui fournit un fichier déclaratif conforme, un additif logiciel devrait lui permettre des actions en tout ou partie sur les données du fichier, avant sa conversion éventuelle et sa transmission. L'intégration de ces fonctionnalités dans les logiciels produisant une DUCS-EDI est très souhaitable pour garantir une bonne qualité de la déclaration et assurer une simplification optimale pour l'utilisateur. Mais elle n'est pas obligatoire LES FONCTIONS A PROPOSER Sont énoncés ci-après des besoins susceptibles d'être pris en compte par le marché : - Visualiser à l écran les données. - Imprimer tout ou partie des données, notamment la référence sociale et sa clé de contrôle. - Editer des données (ajout, modification, suppression). Par exemple, pouvoir compléter ou constituer intégralement le fichier issu de la paie avec des paramètres exogènes, notamment quand ceux-ci semblent dépendre de l'échange proprement dit avec un organisme destinataire. Nota Bene : toute déclaration, qu elle soit élaborée automatiquement ou constituée manuellement, reste sous la responsabilité entière du déclarant. DUCS-EDI version Mars 1999 page 25

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27 4. LES MODALITES DE L ECHANGE 4.1. INTRODUCTION Le présent chapitre décrit les modalités à respecter pour l'échange de messages dans le cadre de la DUCS-EDI. Pour permettre une bonne adaptation à la diversité d'équipement des entreprises, il est prévu que les organismes de protection sociale acceptent plusieurs protocoles d'échange. Deux protocoles d échanges sont mis à dispositions des entreprises : - le protocole X400 dont les conditions d accès sont définies dans le paragraphe 4.2, ouvert depuis juillet le protocole Internet dont les conditions d accès sont définies dans le paragraphe 4.3, expérimenté en ECHANGE PAR MESSAGERIE X400 Le présent sous-chapitre décrit les conditions d'utilisation techniques de la DUCS-EDI sous X400. Il définit les profils d'accès et précise les possibilités d'interconnexion avec le réseau X400 actuellement retenu pour la réception des DUCS. Il présente les différents messages qui peuvent être émis ou reçus par le déclarant. Les boîtes aux lettres (BAL) de réception des déclarations appartiennent au réseau ATLAS 400 de FRANCE TELECOM. Chaque message de déclaration est envoyé dans la BAL de l'organisme destinataire. Certaines catégories d'organismes proposent des BAL communes pour simplifier les envois des multidéclarants (cf ) Profils d accès, passerelles Profils d accès Un utilisateur est soit connecté au réseau X400 comme abonné individuel soit connecté à un serveur privé accédant au réseau X400. DUCS-EDI version Mars 1999 page 27

28 Tout abonné individuel à un service réseau X400 peut accéder techniquement à la filière DUCS-EDI par X400. Par contre, tout dispositif fonctionnant en mode serveur privé doit se renseigner auprès d un opérateur réseau X400 pour régler les aspects d interconnexion entre réseaux. Par ailleurs, le protocole TEDECO est admis par l'ensemble des organismes destinataires. Le format des données à échanger par défaut est du texte en caractères majuscules (ASCII-IA5) Passerelles d'interconnexion La notion d'interopérabilité pour les réseaux connectés à ATLAS doit être vérifiée concernant l'émission et la réception des messages DUCS. L'interconnexion ou pas entre deux réseaux fixe le niveau de retour qui pourra être proposé à l'émetteur initial. Attention, le choix d'un réseau autre qu'atlas peut avoir des répercussions sur le scénario d'échanges : fonction de TEDECO, accusé de réception systématique,... Deux valeurs d'un statut d'interconnexion DUCS peuvent qualifier une passerelle dans le cadre de la téléprocédure DUCS X400 : 1- Actif = le service DUCS est assuré correctement entre les 2 réseaux connectés. 2- Inactif = le service DUCS ne peut être assuré entre les 2 réseaux. Etant donné le nombre et l'évolution du marché des opérateurs de réseaux privés en France, une liste des serveurs privés connectables à ATLAS 400 ne peut être exhaustive et est susceptible d'évoluer. Avec ces réserves liminaires, il est proposé dans les annexes générales relatives à X400 une table des produits réseau qualifiés actif par l'opérateur ATLAS Les messages à émettre par le déclarant Messages de service Il n est pas émis de message de service par le déclarant. DUCS-EDI version Mars 1999 page 28

29 Messages applicatifs La messagerie X400 peut être utilisée de deux façons : de façon inter-applicative, de façon interpersonnelle. En fonction du mode d utilisation de la messagerie, l envoi du message applicatif s effectue de deux façons. L usage inter-applicatif implique la constitution et la mise à disposition d un fichier contenant la ou les déclarations au format COPAYM ou COPLAT. Le logiciel de messagerie se charge d émettre ce fichier vers le destinataire en fonction des paramétrages effectués, sans gestion de pièce jointe. Cette échange correspond à un message applicatif. L usage inter-personnel implique un seul envoi de fichier, sous forme d une seule pièce jointe associée au courrier électronique, et contenant la ou les déclarations en fonction de la qualité du déclarant. Dans tous les cas, le message ne contient aucun commentaire. Pour faciliter l exploitation des messages, tant pour le déclarant que pour l organisme, la mention DUCS doit figurer, dans l objet du message (4 premières positions). Dans un même message, un seul format est accepté : COPAYM ou COPLAT. Cet ensemble (message X400 contenant la ou les pièce jointe) constitue ce qui est appelé dans les paragraphes suivants le message applicatif. Quel que soit l utilisation, l'architecture offerte est la suivante : une seule BAL commune est proposée pour l'ensemble des URSSAF, une seule BAL commune est proposée pour l'ensemble des ASSEDIC, une BAL spécifique est proposée par chaque institution ou chaque groupe d'institutions de retraite complémentaire AGIRC / ARRCO ; des institutions ou des groupes d institutions proposent éventuellement une BAL commune pour simplifier l envoi des déclarations par le déclarant. DUCS-EDI version Mars 1999 page 29

30 DUCS-EDI version Mars 1999 page 30

31 Selon convenance entre les deux parties impliquées dans un échange, l'émission peut comprendre un ou plusieurs messages applicatifs pour un même destinataire. Application à la DUCS-EDI X400 en fonction de la situation du déclarant : Mono-déclarant : une entreprise transmet elle-même ses télédéclarations DUCS. La procédure inter-applicative prévoit un message applicatif COPAYM/COPLAT par OPS (URSSAF, ASSEDIC, institution de retraite AGIRC-ARRCO) destinataire de la déclaration. Ceci se traduit par la formule : pour chaque OPS destinataire, un échange comprend un seul message applicatif. La procédure inter-personnelle prévoit un seul message applicatif X400 contenant une seule pièce jointe correspondant à la DUCS, pour chaque organisme destinataire (URSSAF, ASSEDIC, Institution de retraite AGIRC/ARCCO). Multi-déclarant : les professionnels de la télédéclaration (cabinet comptable, centre de gestion agréé, prestataire à façon,...) ont des besoins spécifiques compte tenu des volumes prévisibles en télétransmission. La procédure inter-applicative prévoit un message COPAYM/COPLAT par entité déclarée et par OPS. Les différents messages envoyés à un même destinataire physique peuvent être regroupés dans un même échange. La procédure inter-personnelle prévoit un ou plusieurs message(s) applicatif(s) X400, contenant une pièce jointe. Une pièce jointe peut contenir une ou plusieurs déclarations, pour un ensemble d entreprises, pour un même organisme destinataire. Cas particuliers : versement en lieu unique (VLU) en URSSAF ou paiement groupé en ASSEDIC. Le format COPAYM/COPLAT est parfaitement adapté aux déclarations multiétablissements effectuées en mode VLU ou paiement groupé. DUCS-EDI version Mars 1999 page 31

32 Par conséquent, sauf modalités contraires à spécifier dans une convention d'échange avec l'ops concerné, l'entreprise est assimilée à un mono-déclarant. Emission d'un message COPAYM : dans le cas où l'expéditeur souhaite bénéficier d'un environnement d'échange EDIFACT, il est indispensable qu'il soit équipé d'un traducteur lui permettant de convertir un fichier applicatif en message COPAYM. En pratique, un fichier en format "à plat" issu de l'application interne est traduit en un message COPAYM en fonction d'un paramétrage donné (dépendant du subset lié à une famille d'organismes). Ce paramétrage doit être préalablement intégré dans le traducteur suivant les indications du guide d'utilisation correspondant. Certains fournisseurs de traducteurs (ou de logiciels de communication) pourront proposer un pré-paramétrage dans le cas où le fichier issu du logiciel de paie serait au format COPLAT. Une fois traduit, le message est déposé dans la boîte aux lettres de l'expéditeur Les messages à recevoir par le déclarant Messages de service Les messages de service permettent au destinataire d'informer l'émetteur de la bonne ou de la mauvaise réception d'un message applicatif. Avis de dépôt : ATLAS indique les date et heure de dépôt du courrier, ainsi que l'identification du message attribuée par ATLAS, après que le dépôt du message applicatif soit effectué dans la boîte aux lettres de l'expéditeur. L'identifiant du message servira pour le suivi de la remise. Avis de remise : ATLAS fournit des indications à l'expéditeur lors de la remise du courrier à certains ou à tous les destinataires, sur demande explicite de l'expéditeur. Attention, le choix d'un réseau autre qu'atlas peut avoir des répercussions sur le scénario d'échanges : vérifier les avis de remise selon le RVA (Réseau à Valeur Ajoutée) en cas d'interconnexion. DUCS-EDI version Mars 1999 page 32

33 Si l avis de remise est demandé, il est alors fourni, pour un destinataire donné : - Un avis de remise si la remise a été effectuée, indiquant :. la référence locale du courrier chez l'expéditeur,. les date et heure d'émission de l'avis de remise par ATLAS,. l'identification unique attribuée au message par ATLAS lors de l'expédition,. les date et heure de remise auxquelles le courrier a été remis au destinataire,. la nature de la conversion éventuellement effectuée,. l'adresse du destinataire concerné. - Un avis de non-remise si la remise est impossible, indiquant notamment :. les raisons et diagnostic de l'échec de la remise,. l'adresse du destinataire concerné. Si l'avis de remise n'est pas demandé explicitement, l'expéditeur reçoit un avis de non-remise en cas d'échec (contenu indiqué ci-dessus) Services supplémentaires Le réseau propose éventuellement des services complémentaires au choix de l'utilisateur abonné. Le choix TEDECO augmente l'offre d'atlas 400 en permettant à l'abonné, moyennant un logiciel adéquat, de pouvoir notamment : - segmenter les fichiers pour limiter l'envoi des messages applicatifs volumineux, - compresser les données avant envoi, - obtenir un avis d'ouverture d'un message applicatif, - faire cohabiter des formats EDIFACT, fichiers et courriers ( ). Demande d'avis d'ouverture : un déclarant abonné à TEDECO peut paramétrer une "demande d'avis d'ouverture" dans le cadre d'un échange applicatif avec des destinataires sensibles. Dans ce cas seulement, un avis d'ouverture indique à l'émetteur les date et heure auxquelles le courrier a été ouvert dans le système applicatif du destinataire concerné. Codes applicatifs d'échanges : le GIE TEDECO attribue les codes applicatifs d'échange permettant aux utilisateurs de logiciels TEDECO de préparer et de gérer DUCS-EDI version Mars 1999 page 33

34 les envois vers les OPS par nature de flux et de destinataires OPS, en associant chaque code applicatif à l'adresse X400 de l'ops destinataire concerné. COPAYM = 127 ; COPLAT = Message de contrôle EDIFACT Certains OPS ou familles d'ops proposent éventuellement un avis de contrôle d'un niveau sémantique supérieur à l'avis d'ouverture. Dans ce cas, l'avis de contrôle signifie que le message applicatif reçu est bien passé - ou mal passé - par les points de contrôle syntaxique et de conformité spécifiés dans le guide d'utilisation et d'implantation correspondant. Cet avis de contrôle est un message en langage EDIFACT, de type CONTRL ou APERAK, reconnu et normalisé au niveau des instances internationales. Nota Bene : La pratique d'un tel message doit être précisée dans l'avenant spécifique à l'ops ou famille d'ops de la convention d'échange DUCS. Nota Bene : Certains traducteurs traitent le message CONTRL pour l'intégrer dans les outils de suivi. Dans les autres cas, le message est transmis à l'application qui fait alors le rapprochement avec le message émis Retour applicatif Compte tenu de l aspect financier découlant des déclarations de cotisations sociales, la procédure DUCS préconise une réponse applicative dans un délai raisonnable de l organisme destinataire vers l expéditeur d un message COPAYM/COPLAT. Le retour applicatif consiste en un acquittement définitif de la déclaration reçue, après contrôle et intégration des informations COPAYM/COPLAT dans l application de gestion du destinataire. A ce jour, il n existe pas de format commun disponible. Le mode de communication, la structure syntaxique et le contenu sémantique du retour applicatif restent à la discrétion de l organisme. DUCS-EDI version Mars 1999 page 34

35 Les réponses proposées par les OPS Il est prévu que chaque organisme destinataire (physique) puisse traiter des messages en réception et en émission à partir d une plate-forme technique la plus évoluée possible, c est-à-dire une station TEDECO. Chaque famille d OPS reste autonome dans la restitution de la réponse à fournir Réponse de l URSSAF Il est prévu de délivrer systématiquement pour chaque envoi de fichier de déclaration et d'informations relatives au paiement un message retour applicatif. L'envoi de déclarations et d'informations de paiement groupées est également accepté, moyennant autorisation préalable. Seul le message retour applicatif indiquant explicitement une acceptation du fichier libère le déclarant de son obligation. Le délai d'émission du retour applicatif dépend du protocole de transmission choisi par le déclarant ; ce délai est quasi-instantané lorsque le fichier de déclaration et d'informations de paiement est émis en COPLAT (COPAYM à plat) et directement sur un serveur du recouvrement de la sécurité sociale. En revanche, l'usage de COPAYM EDIFACT via un système de messagerie par le déclarant peut nécessiter jusqu'à 24 heures de délais globaux de traitement. Ce retour est effectué normalement par messagerie électronique. A la demande du déclarant, il peut aussi être envoyé par télécopie Réponse de l ASSEDIC Il est prévu de délivrer : - les différents avis relevant des standards X400, par un serveur privé de nature P1, - un message issu d'un contrôle syntaxique du message déclaratif, sous forme texte ; sa transmission se fera sous deux jours ouvrés, normalement par messagerie électronique, éventuellement par télécopie à la demande du déclarant, - à terme, un message applicatif structuré. DUCS-EDI version Mars 1999 page 35

36 Réponse de l institution AGIRC ou ARRCO Une institution ou un groupe d institutions AGIRC/ARRCO doit pouvoir au minimum : - retourner un avis d ouverture dans les 24 heures suivant l horodatage de l envoi de la télédéclaration, - adresser un retour applicatif dans les 4 jours calendaires suivant la date d envoi de la télédéclaration, par télécopie (un retour par messagerie électronique pourra être proposé ultérieurement) L adresse X400 de destination En conformité avec le schéma-cible de télédéclaration (cf. chapitre 1), il est possible de : - proposer une adresse physique (boîte aux lettres) par OPS destinataire, - retenir une nomenclature pour spécifier l'adresse X400 du destinataire. La notion d'adresse X 400 réduite prévoit d indiquer : - le nom de l'organisation (obligatoire) = DUCS, - l'unité organisationnelle (facultative) = nom de l'onps ou famille d'ops, - le nom de personne (obligatoire) = nom de l'ops destinataire intermédiaire ou final du message. La procédure pour obtenir les adresses X400 des organismes destinataires est décrite dans l annexe Suivi des échanges Relevé des émissions Un journal d'envoi ou de départ est proposé en solution standard (basique) au niveau de la couche de communication X400 : il affiche un chrono ligne à ligne des différents messages applicatifs émis par l expéditeur, avec leur identifiant local chez l expéditeur. La liste de toutes les opérations présentes ou passées sont visualisables dans une et même fenêtre. DUCS-EDI version Mars 1999 page 36

37 Relevé des retours de service Un compte rendu de service peut être proposé, au choix du constructeur de la station émettrice, vers la couche applicative du déclarant. Celui-ci accède aux données affichées après reconnexion à sa boîte aux lettres X400, ce qui lui économise des coûts de communication. Exemple de compte-rendu N lot Date de création Code appli. Etat Horodatage Envoyé Remis Ouvert Gestion des retours applicatifs Gestion de la boîte aux lettres En mode remise directe, le réseau remet les courriers et les retours de service sur le terminal déclaré à l abonnement. En mode remise à la demande, le réseau assure le stockage des messages reçus. Une commande peut être proposée dans ce cas : Vidage de la boîte aux lettres : le réseau restitue séquentiellement sur le terminal les messages présents dans sa boîte aux lettres et auxquels il a accès. Les messages retirés sont ensuite détruits Visualisation des retours applicatifs Dans le cas où un organisme destinataire est en mesure de proposer un retour applicatif par message X400, certaines conditions sont nécessaires pour que le déclarant puisse l exploiter dans son environnement applicatif. Le message retour applicatif peut être un message de contrôle EDIFACT. DUCS-EDI version Mars 1999 page 37

38 Adresse de la boîte aux lettres : le déclarant doit avoir préalablement donné l adresse X400 qui servira de réception aux retours applicatifs, par exemple lors de l adhésion DUCS. Accès au message : l'application doit pouvoir récupérer les informations antérieures dans les messages présents. Les paramètres suivants : - la référence locale de l expéditeur, - l auteur ou l expéditeur du message, devraient aider à la sélection du message sur son numéro de séquence. Conversion du message : si le retour applicatif prend la forme d un message EDIFACT, le traducteur du déclarant doit être paramétré de manière à effectuer correctement la conversion en format classique (détraduction à plat). A cet effet, l organisme émetteur du retour applicatif doit fournir au préalable le guide d utilisation. Visualisation du message : en sortie du traducteur, le fichier converti doit pouvoir être lu par l utilisateur, avec l aide d outils permettant de le visualiser et/ou de l imprimer Archivage des messages déclaratifs Du point de vue du déclarant, une dématérialisation ne doit pas constituer un handicap pour résoudre des litiges éventuellement liés au contenu des télédéclarations. Aussi est-il recommandé qu un archivage des messages déclaratifs puisse s opérer en amont de la traduction (format COPAYM) ou de l émission (format COPLAT). Un message déclaratif en clair, restituable sur papier, pourrait constituer un élément de preuve du déclarant vis-à-vis de l organisme concerné. Pour garantir l intégrité de la procédure, la fonction d archivage devrait notamment : - s assurer de l'émission effective du message avant son enregistrement définitif (par exemple, réception d'un avis de dépôt par ATLAS dans le cas de la DUCS-EDI sous X400), - gérer les différentes générations de messages déclaratifs enregistrés, - les conserver pour le délai fixé par chaque famille d OPS. DUCS-EDI version Mars 1999 page 38

39 4.2.9.Message modificatif Les flux COPAYM / COPLAT peuvent faire l'objet d'une modification de la part du déclarant émetteur jusqu'à la date limite d envoi de la déclaration. Toutefois, si la déclaration est accompagnée d un télérèglement, les modifications ne sont plus recevables à compter de 24 heures avant la date d échéance de ce télérèglement (cf ). Un délai spécifique est également fixé en cas d utilisation du prélèvement. Un flux COPAYM / COPLAT modificatif annule et remplace le précédent flux reçu par l'ops destinataire. Certains organismes offrent en outre la possibilité d effectuer des modifications partielles par d autres moyens tels que le Minitel ECHANGE PAR LA MESSAGERIE INTERNET Le présent sous-chapitre décrit les conditions d'utilisation techniques de la DUCS-EDI sous Internet. Il définit les profils d'accès et les modalités d échanges retenus pour la DUCS, dans le cadre de ce protocole. Il présente les différents messages qui peuvent être émis ou reçus par le déclarant. Les boîtes aux lettres (BAL) de réception des déclarations appartiennent à chaque organisme national ou famille d organismes ou organismes. Chaque message contenant la ou les déclaration(s) est envoyé dans la BAL de l'organisme destinataire. Certaines catégories d'organismes proposent des BAL communes pour simplifier les envois des multidéclarants (cf ) Profils d accès, modalités d envois Profils d accès Pour pouvoir envoyer sa déclaration via Internet, l utilisateur dispose d un accès standard à la messagerie Internet par réseau téléphonique commuté, ou par RNIS... DUCS-EDI version Mars 1999 page 39

40 Il appartient aux utilisateurs de veiller à disposer d un accès d une capacité, d une disponibilité et d une qualité suffisantes. L utilisateur dispose d une ou plusieurs adresse(s) électronique(s), pouvant servir pour la réception et l émission des messages Modalités de l envoi L envoi des déclarations s effectue par le protocole de messagerie Internet. Le déclarant doit utiliser l adresse électronique de chaque organisme destinataire. La déclaration est envoyée en pièce-jointe au message ou courrier Internet. Cette déclaration correspond au fichier au format COPAYM ou COPLAT selon le cas. Le corps du message ne constitue pas la déclaration. Le message doit toujours contenir au moins une pièce jointe. Toute mention sur le corps du message ne sera pas exploitée par l organisme. Pour faciliter l exploitation des messages, tant pour le déclarant que pour l organisme, il est recommandé d indiquer la mention DUCS dans l objet du message (4 premières positions). D autres mentions utiles peuvent être ajoutées au choix du déclarant telles que : nom d organisme, numéro SIRET, mais ne seront pas exploitées par l organisme. Cette mention peut ensuite être utilisée par le déclarant, comme mot clé, ou comme critère de tri Les messages à émettre par le déclarant Messages de service Il n est pas émis de messages de services par le déclarant Messages applicatifs L émission correspond à un message ou courrier Internet, comprenant une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) pour un même destinataire. DUCS-EDI version Mars 1999 page 40

41 Cet ensemble (message Internet contenant la ou les pièce jointe) constitue ce qui est appelé dans les paragraphes suivants le message applicatif. En fonction de la qualité du déclarant (mono-déclarant ou multi-déclarant ), le message Internet peut se présenter de différentes façons. Une pièce jointe correspond à une ou plusieurs DUCS au format COPAYM ou COPLAT, version 4.1. Dans un même message, un seul format est accepté : COPAYM ou COPLAT. Mono-déclarant Pour chaque organisme destinataire (URSSAF, ASSEDIC, Institution de retraite AGIRC/ARCCO), le déclarant transmet un seul message applicatif Internet contenant une seule pièce jointe correspondant à la DUCS. Multi-déclarant (cabinet comptable, expert comptable, centre de gestion agrée, prestataire ) Le déclarant envoie un ou plusieurs message(s) applicatif(s) Internet, contenant une ou plusieurs pièces jointes. Une pièce jointe peut contenir une ou plusieurs déclarations, pour un ensemble d entreprises, pour un même organisme destinataire Les messages à recevoir par le déclarant Internet ne délivre pas de messages de services permettant aux destinataires d'informer l'émetteur de la bonne réception d'un message applicatif. Dans certains cas d échec d acheminement, un accusé de réception négatif est produit. Cet accusé de réception n est pas formalisé Retours applicatifs Les organismes ont mis en place des retours applicatifs de différents niveaux. DUCS-EDI version Mars 1999 page 41