2016 Du 8 au 16 octobre MODE D EMPLOI. Coordination Métropole de Lyon - Rhône

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1 2016 Du 8 au 16 octobre MODE D EMPLOI Coordination Métropole de Lyon - Rhône

2 La Fête de la Science : mode d emploi SOMMAIRE Une Fête pour les sciences : p.3 Porter un projet Fête de la Science : p.4 Les engagements des porteurs de projets : p.5 La communication de l évènement : p.6 Le service Sciences et Société de l Université de Lyon CCSTI Lyon - Rhône : p.7 Planning de coordination 2016 : p.8 Votre contact Métropole de Lyon - Rhône Coordination départementale de la Fête de la Science Patricia Lamy patricia.lamy@universite-lyon.fr / Coordination Métropole de Lyon - Rhône 2016 [2]

3 UNE FÊTE POUR LES SCIENCES Qu est-ce que la Fête de la Science? La Fête de la Science est une manifestation culturelle nationale qui permet aux publics de tous les âges de découvrir et expérimenter les sciences. C est le premier rendez-vous gratuit des citoyens avec les sciences en Auvergne Rhône Alpes. Public scolaire, familles, curieux : en territoire Auvergne Rhône- Alpes ce sont plus de visiteurs qui ont participé à la Fête de la Science en 2015 ; il étaient 1 million à travers toute la France. Les organisateurs Organisée par le ministère de l éducation nationale, de l enseignement supérieur et de la recherche, la Fête de la Science est une manifestation d envergure nationale. Elle est coordonnée en régions par les Centres de Culture Scientifique, Technique et Industrielle (CCSTI). Au niveau régional, l Université de Lyon coordonne un réseau de huit CCSTI dans l ancienne région Rhône-Alpes, le CCSTI Kasciopé coordonne l événement dans les 4 départements de l ancienne région Auvergne. L organisation de l événement s effectue en collaboration avec la Direction Régionale de la Recherche et de la Technologie et le Conseil Régional, assurent la coordination. Dans la Métropole de Lyon et le Rhône, la Fête de la Science est coordonnée par le service Sciences et Société de l Université de Lyon - CCSTI Lyon Rhône. Les acteurs de la Fête de la Science Organismes de recherche, universités, laboratoires scientifiques, entreprises, musées, bibliothèques, centres culturels, collectivités, associations, établissements scolaires, théâtres, MJC, centres de loisirs : la diversité et le nombre de ses partenaires font la richesse de la manifestation. En 2014, 169 structures ont participé activement à la Fête de la Science dans le Rhône. Pourquoi participer? FDS 2015 Éric Leroux Proposer une action dans le cadre convivial de la Fête de la Science, c est saisir une occasion de : sensibiliser le public à un thème qui vous est cher ; susciter le débat et les échanges avec des visiteurs curieux ; partager vos savoirs et savoir-faire, communiquer votre passion ; promouvoir votre activité culturelle dans le champ des sciences et des techniques ; intégrer un réseau d acteurs de la culture scientifique, technique et industrielle ; valoriser votre travail et bénéficier d une communication départementale, régionale et nationale. Etre partenaire Participer à la Fête de la Science, c est en être acteur en soutenant la manifestation à son échelle : mettre à disposition un lieu, du matériel, des moyens humains ; intervenir et/ou apporter des connaissances au cours de la conception d une action ; être relai de la communication, en distribuant des programmes, collant une affiche, diffusant l information à des contacts et réseau ; être sponsor de la manifestation ou d actions spécifiques de son programme. Etre porteur de projet Porter un projet dans le cadre de la Fête de la Science, c est : organiser une ou plusieurs actions publiques ; piloter une opération locale ou d envergure comme un Village des Sciences, dans laquelle des partenaires peuvent proposer leurs actions. Coordination Métropole de Lyon - Rhône 2016 [3]

4 PORTER UN PROJET FÊTE DE LA SCIENCE FDS 2015 Université de Lyon - Thierry Fournier Votre projet Une ou plusieurs actions, un Village des Sciences, un parcours scientifique. Durant la période officielle de la Fête de la Science : sur un ou plusieurs jours. Sur toute la métropole de Lyon et le Rhône. Suivant le(s) thème(s) de votre choix, croisements de disciplines et sciences humaines et sociales recommandés. Suivant la formule de votre choix : exposition, rencontres, visite, expérimentations, jeux, débat, théâtre Destiné au public de votre choix : public scolaire et/ou grand public. En portant un projet vous bénéficier D outils de communication gratuitement mis à votre disposition. D une forte visibilité à l échelle départementale, régionale et nationale. De la bonne notoriété de la manifestation auprès du public : un public familial, curieux qui apprécie largement la manifestation. D un accompagnement dans la mise en place de votre projet : formation, conseils, mises en lien avec des partenaires, soutien dans la recherche de ressources diverses. Les projets Fête de la Science FDS 2015 Service Communication - Ville de Saint Priest Pour le porteur de projet, la Fête de la Science peut revêtir différentes propositions (projets) : le village des sciences qui rassemble dans un même lieu des espaces d ateliers, rencontre, expositions... ; le parcours scientifique qui permet au visiteur de parcourir différents sites sur un même thème ; les événements qui sont des projets non intégrés à un village des sciences ou à un parcours, mais qui peuvent regrouper plusieurs actions (ateliers, conférences, balades, spectacles, etc.). En parallèle, certains projets peuvent être estampillés «événement phare» permettant de valoriser de nouveaux projets ou des projets originaux. Ces projets peuvent être proposés par les porteurs de projets, mais doivent être validés par la coordination départementale. FDS 2015 Éric Le Roux / IRIS Inscrivez votre projet jusqu au 13 mai sur l Open Agenda Coordination Métropole de Lyon - Rhône 2016 [4]

5 LES ENGAGEMENTS DES PORTEURS DE PROJETS Participer à la communication départementale Dans la Métropole de Lyon et le Rhône Les projets de la Fête de la Science sont communiqués essentiellement par le programme départemental pris en charge par la coordination départementale. La réalisation du programme nécessite de communiquer les informations nécessaires. Le porteur de projet se doit de répondre aux solicitations du coordinateur et de le tenir au courant d éventuels changements. Les porteurs de projets sont encouragés à communiquer sur leurs actions au niveau local. Si tel est le cas, les supports diffusés doivent mentionner la manifestation et porter les logos des principaux partenaires et financeurs. Les porteurs de projets communiquent sur la manifestation à leur échelle et diffusent les supports de communication départementaux. Informations sur le site internet national Pour inscrire un projet dans le cadre de la Fête de la Science, il est nécessaire de se connecter à l Open agenda, puis de compléter le formulaire d inscription en ligne (retenir l identifiant et le mot de passe que vous aurez entrés). Les informations entrées sur le site servent de base à l ensemble des documents de communication réalisés (programmes grand public et scolaire). Il est essentiel que ces informations soient les plus justes possibles. Si des doutes persistent sur certains aspects du projet, vous devez entrez en contact avec la coordination départementale et de la prévenir de toute modification éventuelle ou définitive. Valoriser les actions dans les bilans Une participation à la Fête de la Science permet de se voir identifié comme une structure proposant des actions de culture scientifique à un large public et de valoriser ses actions auprès des partenaires. Pour que cette reconnaissance soit totale, les porteurs de projets sont appelés à répondre à un questionnaire bilan faisant état de l évènement qu ils proposaient, de sa fréquentation, de son expérience. Les données recueillies font l objet d un bilan départemental, régional et national valorisant la manifestation et ses acteurs. Les informations sont recueillies par le coordinateur départemental au mois de novembre par le biais d un questionnaire en ligne puis transmises aux interlocuteurs régionaux et nationaux. Charte déontologique de la manifestation Pour faire partie des programmes de la Fête de la Science, un projet est étudié et labellisé par le comité d expertise des CCSTI en Rhône-Alpes. Pour être validé, un projet doit respecter les conditions suivantes : L action proposée est gratuite. Toute vente est interdite sur les sites, à l exception de produits à caractère éducatif ou culturel dans le domaine des sciences et des technologies et des produits de consommation vendus sur les espaces de type buvette-restauration. Le porteur de projet devra au préalable obtenir l autorisation de sa coordination. L action propose des contenus scientifiques validés : chaque projet doit inclure la participation d un référent scientifique garantissant la validité des informations scientifiques. L action est accessible et ouverte le plus largement possible à tous les publics : scolaires, familles, étudiants, handicapés Le propos doit être compréhensible et à la portée de tous. L action est originale : proposer une action dans le cadre de la Fête de la Science, c est avoir l occasion d imaginer un évènement original et festif. Coordination Métropole de Lyon - Rhône 2016 [5]

6 LA COMMUNICATION Les coordinations départementales, régionales et nationales de la Fête de la Science assurent un travail de communication et de relations presse à leurs différents niveaux. La communication de chaque projet au niveau local est assurée ou renforcée par les porteurs de projets. Au niveau régional et national L Université de Lyon et le réseau Rhône-Alpes des CCSTI met en place les supports de communication communs en région, assure les relations presse régionales, les partenariats régionaux et transmet des informations à la coordination nationale. Un site Internet régional est en place en complément du site Internet du ministère de l enseignement supérieur et de la recherche qui recense tous les projets au niveau national. Au niveau départemental La communication est réalisée par l Université de Lyon et son agence de presse : réalisation d un programme grand public imprimé, réalisation d un programme spécifique au public scolaire, distribution des programmes et des affiches par un réseau de distribution, diffusion des outils de communication aux porteurs de projets et aux partenaires de la manifestation, achat d encarts et relations presse, mise en ligne et actualisation des informations publiques départementales sur les différents supports web de la manifestation, communication privilégiée avec l Académie de Lyon et les établissements scolaires de la métropole et du Rhône. Au niveau local Chaque porteur de projet est invité à communiquer sur son projet à son niveau : via des partenaires relais, contacts presse, collectivités, institutions culturelles... Si vous développez une communication spécifique, il est obligatoire de mentionner la Fête de la Science et donc de faire figurer le visuel, les logos des partenaires organisateurs et financeurs départementaux au minimum. En cas de doute, contactez la coordination départementale. Les outils à disposition Programme départemental imprimé Programme départemental scolaire en ligne Affiche A3 et Fête de la Science Rhône Affiche A3 adaptable à vos évènements Affiche Decaux, format abris de bus Calicots ou kakémonos Logos, charte graphique, images numériques, éléments de signalétique ou affiches prêts à l emploi accessible via la boîte à outil communiquée par la coordination départementale. Ces outils sont mis à disposition gratuitement par les coordinations régionale et départementale. La coordination départementale rassemble les demandes et répartit les outils selon les quantités disponibles. Coordination Métropole de Lyon - Rhône 2016 [6]

7 LE COORDINATEUR DEPARTEMENTAL L Université de Lyon Créé au sein de l Université de Lyon en 2007, le service Sciences et Société - CCSTI Lyon Rhône - est une interface entre les scientifiques et la société civile, en particulier dans les grands domaines où les résultats de l activité de recherche ont un impact direct sur la vie des citoyens : la santé, l environnement, les nouvelles technologies Le service Sciences et Société vise la rencontre et le partage entre les membres de la communauté culturelle et scientifique, et les citoyens, experts ou néophytes, dans une optique d enrichissement mutuel. Son équipe met en place des actions diverses et accompagne des acteurs souhaitant s impliquer dans une démarche de médiation culturelle des sciences : formations, appui méthodologique, mise en relation avec des partenaires, conseils, ressources Rôle dans la Fête de la Science Le service Sciences et Société de l Université de Lyon coordonne la Fête de la Science pour la Métropole de Lyon et le département du Rhône, et prend en charge : L accompagnement et le conseil des porteurs de projets : aide à la définition du projet, choix d un lieu de présentation, mise en relation avec des partenaires ou intervenants potentiels, identification de référent scientifique, conseil en médiation scientifique, formation gratuite ; La communication des événements de la manifestation dans le Rhône : réalisation d un programme départemental, distribution d outils de communication, relation presse Contact Coordination Métropole de Lyon - Rhône Patricia Lamy patricia.lamy@universite-lyon.fr / A consulter également La page Fête de la Science 2016 Métropole de Lyon - Rhône Consultez régulièrement la page Fête de la Science du site Internet de l Université de Lyon. Les informations concernant l organisation de la manifestation dans la métropole et le Rhône y sont régulièrement mises à jour. rubrique «informations complémentaires». Gérer son évènement Un guide pratique pour organiser votre évènement, communiquer, informer, animer A télécharger sur la page Fête de la Science Rhône. La boîte à outils communication Accessible depuis l adresse et à partir des codes diffusés par le coordinateur départemental. Le site régional de la Fête de la Science La page «Infos Scolaires» Le programme scolaire de l évènement sera mis en ligne sur la page Fête de la Science Rhône avant la rentrée scolaire Coordination Métropole de Lyon - Rhône 2016 [7]

8 Planning de coordination 2016 Jeudi 17 mars Juin 13 mai Réunion d information pour les porteurs de projets Métropole de Lyon - Rhône Réunion de coordination de la manifestation à l Université de Lyon : information des porteurs de projets sur la mise en place du projet 2016, les actions envisagées dans le département, les informations données par les coordinations régionales et nationales. Mise en ligne de la boîte à outils communication Mise à disposition d éléments graphiques aux porteurs de projets (logos, images, éléments prêts à utiliser...) via le lien internet et les codes d accès diffusés par le coordinateur départemental de la Fête de la Science. Les projets utilisant ces outils doivent avoir été labellisés. Inscription de votre projet / candidature à labellisation fin de l inscription de vos projets sur l Open Agenda mai Jeudi 9 juin Juin - Juillet 2 30 septembre Jeudi 8 septembre 8 au 16 octobre Fin nov. décembre Labellisation des projets par la commission d expertise Labellisation des projets Fête de la Science par la commission d experts du réseau des CCSTI Rhône-Alpes. Communication des résultats par la commission départementale début juin. Seconde réunion de coordination départementale Réunion de coordination pour diffusion des dernières informations sur l organisation de la Fête de la Science et les prochaines étapes à anticiper. Offre de formation gratuite à destination des porteurs de projets de la Fête de la Science, organisée par la coordination départementale. Validation des informations publiques Echanges avec la coordination départementale pour finaliser la présentation de votre projet pour son intégration dans les programmes de la manifestation. Dernières corrections des informations, apport de compléments. Réalisation de documents de communication / 1res annonces presse Réalisation des programmes et affiches par les coordinations départementales et régionales. Début des relations presse. Diffusion des supports de communication Diffusion des programmes et affiches dans le département par réseau de distribution et contacts privilégiés Réunion départementale Diffusion des supports de communication, dernières informations pour l organisation. 25 e édition de la Fête de la Science Evaluation et bilan Réponse au questionnaire bilan envoyé par la coordination départementale. La coordination rédige le bilan de la Fête de la Science dans le Rhône Réunion bilan de la coordination Rhône Retours sur l édition 2016, échanges d expériences, premiers éléments de bilans régionaux et nationaux, prévisions pour l édition suivante. Retrouvez toutes les coordinations sur le site de la Fête de la Science en Auvergne Rhône-Alpes