3. MODÈLE POUR LE SUIVI FINANCIER PAR LE BÉNÉFICIAIRE

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1 SERVICE PUBLIC DE PROGRAMMATION INTEGRATION SOCIALE CELLULE FSE Programmation Manuel comptable à l usage des promoteurs Page M A N U E L C O M P T A B L E A L U S A G E D E S P R O M O T E U R S 1. FONDEMENTS DE LA PROGRAMMATION FÉDÉRALE 3 2. FLUX FINANCIERS 2.1. Niveau Commission/Etat membre Niveau Etat membre/bénéficiaire final 4 3. MODÈLE POUR LE SUIVI FINANCIER PAR LE BÉNÉFICIAIRE 3.1. Tableaux financiers Dépenses et pièces justificatives Double subsidiation Ouverture d un compte en banque 6 4. DÉPENSES ÉLIGIBLES 4.1. Notion de dépenses éligibles Notion de dépenses non éligibles Coûts directs 4.4. Coûts indirects A G E D E S P R O M O T E U R S 4.5. Notion de "dépenses effectives encourues" 4.6. TVA 4.7. Sous-traitance 4.8. Achat de biens ou de services

2 5. COÛTS RELATIFS AU PERSONNEL ENSEIGNANT ET 9 D ENCADREMENT ET COÛTS D EXPERTISE 6. DÉPENSES INHÉRENTES AUX BIENS DE CONSOMMATION ET D ÉQUIPEMENT 6.1. Biens de consommation amortissables et non-amortissables Biens en location Leasing Autres frais d aménagement COÛTS INDIRECTS COÛTS DE PRODUCTION RECETTES APPORT PRIVÉ DROITS D AUTEURS PUBLICITÉ 15 M I N I S T E R E D E L E M P L O I E T D U T R A V A I L D O C U P F E D E R A L 2

3 6 1. FONDEMENTS DE LA PROGRAMMATION FÉDÉRALE - Traité de Rome - Règlement (CE) n 1081/2006 du Parlement et du Conseil du 5 juillet 2006 relatif au Fonds social européen et abrogeant le règlement (CE) n 1784/ Règlement (CE) 1083/2006 du Conseil du 11 juillet 2006 portant dispositions générales sur le Fonds européen de développement régional, le Fonds social européen et le Fonds de cohésion, et abrogeant le règlement (CE) n 1260/ Règlement (CE) n 1828/2006 de la Commission du 8 décembre 2006 établissant les modalités d exécution du règlement (CE) n 1083/2006 du Conseil portant dispositions générales sur le Fonds européen de développement régional, le Fonds social européen et le Fonds de cohésion, et du règlement (CE) n 1080/2006 du Parlement européen et du Conseil relatif au Fonds européen de développement régional. - Décision de la Commission du 18-XII-2007 portant adoption du programme opérationnel d intervention communautaire du Fonds social européen au titre de l objectif «Compétitivité régionale et emploi» de la Belgique Fédérale (CCI2007BE052PO003) Le promoteur en tant que demandeur, est juridiquement responsable des aspects portant sur le contenu administratif et financier du dossier FSE, et ce pour tous les partenaires dans le projet et pendant toutes phases de l'exécution du projet. Les rapports partiels et finaux confirment toujours l'exactitude réelle et comptable des données mentionnées. S A G E D E S P R O M O T E U R S 2. SYSTEME DE FINANCEMENT 2.1. Niveau Commission/Etat membre 1. Le paiement par la Commission de la contribution des Fonds est effectué conformément aux crédits budgétaires. Chaque paiement est affecté au plus ancien engagement budgétaire ouvert du Fonds concerné. 2. Les paiements revêtent la forme d'un préfinancement, de paiements intermédiaires et d'un paiement du solde final. Ils sont effectués au profit de l'organisme désigné par l'état membre. 3. Chaque année, au plus tard le 30 avril, les États membres transmettent à la Commission une estimation provisoire de leurs demandes probables de paiement pour l'exercice en cours et pour l'exercice suivant. 4. Tous les échanges concernant les transactions financières entre la Commission et les autorités et organismes désignés par les États membres se font par voie électronique conformément aux modalités d'application du règlement (CE) 1083/2006 adoptées par la Commission conformément à la procédure visée à l'article 103, paragraphe 3. En cas de force majeure, et en particulier de dysfonctionnement du système informatique commun ou de problème dans la continuité de la connexion, l'état membre peut transmettre l'état des dépenses et la demande de paiement sur support papier. 3

4 2.2. Niveau Etat membre/bénéficiaire final Axe 1 : Sur base du démarrage du projet (introduction des participants et des encadrants) une avance de 20% est liquidée (dans les limites budgétaires disponibles). Les dépenses réelles remontées trimestriellement par le promoteur seront remboursées par l autorité de gestion (dans les limites budgétaires disponibles). Les pièces justificatives du promoteur restent à disposition de l autorité de gestion. L'autorité de gestion établit un registre où sont consignées l'identité et la localisation des organismes détenant les pièces justificatives relatives aux dépenses. Le solde n est liquidé au promoteur qu après réception, de la part de la Commission européenne, du montant correspondant au titre de solde. Les modalités spécifiques liées au système d avance et à la procédure de remontée des données financières, liée au développement informatique, seront précisées dans un manuel ad hoc. Le rapport d exécution doit parvenir à l autorité de gestion au plus tard 3 mois après la fin du projet. Axe 2 : Sur base du démarrage du projet (introduction des premières données dans Primaweb) une avance de 50% est liquidée (dans les limites budgétaires disponibles). Les pièces justificatives du promoteur restent à disposition de l autorité de gestion. L'autorité de gestion établit un registre où sont consignées l'identité et la localisation des organismes détenant les pièces justificatives relatives aux dépenses. Le solde n est liquidé au promoteur qu après réception du rapport d exécution. Les promoteurs et leurs partenaires soumettent ces pièces justificatives qui sont conservées par le promoteur et reste à disposition de l autorité de gestion; Le rapport annuel d exécution doit parvenir à l autorité de gestion au plus tard 3 mois après la fin de l exercice relatif à l année N. Le solde n est liquidé au promoteur qu après réception, de la part de la Commission européenne, du montant correspondant au titre de solde O 4

5 I E T D U T R A V A I L D O C U P F E D E R A L M A N U E L C O M P T A B L E A L U S A G E D E S P R O M O T E U R S 3. MODÈLE POUR LE SUIVI FINANCIER PAR LES PROMOTEURS ET LEURS PARTENAIRES 3.1. Tableaux financiers - Le suivi du projet se fait au moyen de tableaux financiers proposés dans Primaweb; Les postes de dépenses font référence au budget initial repris dans le dossier de candidature du projet. - Tout tableau de suivi financier reprend : - le nom du projet; - l année d exécution; - le statut et le nom du promoteur et leurs partenaires; - le code du projet est généré automatiquement par l application et communiqué aux promoteurs et leurs partenaires. - la liste de présence des participants le cas échéant (voir annexe I) - Le tableau récapitulatif des dépenses identifie le financement total du projet, la part FSE + la part des pouvoirs publics + l apport privé ainsi que les recettes. - Outre le tableau récapitulatif général annuel du projet, un tableau récapitulatif par poste budgétaire identifie les dépenses et leur mode de financement. Les écarts entre les prévisions et les réalisations doivent être dûment justifiés dans le rapport d activité. - Les promoteurs et leurs partenaires établissent un tableau (voir annexe II) qui distingue au sein de la part publique la ventilation éventuelle entre : - part fédérale ; - part régionale; - part locale ; ainsi que les documents qui fondent cette répartition. Ces documents doivent être conservés par le promoteur et rester à disposition de l autorité de gestion. - Le promoteur dresse une liste complète des éventuels bénéficiaires du projet ainsi qu une liste complète du personnel (personnel enseignant interne et externe, personnel d encadrement, etc.) engagé dans le projet avec mention le cas échéant: - de leur statut ; - des parts respectives en cas de statut mixte ; - du taux d occupation (nombre d heures consacrées au projet) ; La liste correspond aux personnes qui figurent dans les feuilles de présence (voir point 3.2) 3.2. Dépenses et pièces justificatives - Le promoteur constitue un dossier distinct de type facturier dans lequel les pièces comptables originales sont archivées et annotées comme faisant partie intégrante ou partielle du projet FSE (n facture, date de paiement, clé de répartition), tout élément nécessaire à l encodage dans primaweb. - Ce dossier spécifique au FSE doit être disponible et pouvoir être fournit sur demande à la cellule FSE fédérale ou toute autre instance de contrôle mandatée dans un délai de 15 jours calendrier. Ces pièces seront conservées jusque 2020 minimum. 5

6 - Les pièces justificatives sont des originaux. En cas de perte ou destruction, une copie conforme sera présentée. Il est conseillé au promoteurs et à leurs partenaires de garder une copie scannée de chacunes des pièces justificatives afin d éviter les pertes et détériorations des pièces. - Les pièces justificatives doivent être lisibles et libellées clairement de manière à permettre le contrôle. - On entend notamment par pièce justificative : la facture, la note d honoraire, le ticket de caisse accompagné de la preuve de paiement (extrait de compte, ). - L exactitude de la dépense sera fondée sur des éléments objectifs tels que bon de commande, procès-verbal, feuilles de présence etc. - Idéalement, la facture doit mentionner explicitement le projet ou à défaut, un document, permettant l identification de la dépense et le lien avec le projet sera annexé à la facture. (Bon de commande) - Si un coût fait l objet d une clé de répartition, celle-ci est mentionnée sur la facture et la (les) pièce(s) justificative(s). Les promoteurs et leurs partenaires indiquent la méthode objective de calcul de cette clé de répartition. - Le dossier contient une feuille de présence des encadrants et des participants. Cette feuille doit être complétée lors de chaque activité. Elles serviront de pièce justificatives pour les heures encodées dans Primaweb. (voir annexe I) Ce dossier constitué de l ensemble des pièces justificatives forme la base des encodages. S A G E D E S P R O M O T E U R S 3.3. Double subsidiation Le cofinancement belge d un projet n est pertinent pour l obtention de la subvention FSE que pour autant qu il soit effectivement affecté au projet et ne serve pas de cofinancement à d autres projets et consiste en financement de dépenses éligibles. Le promoteur s assure que, pour les coûts salariaux des participants et des membres du personnel d encadrement, toute forme de double financement a été écartée ; les montants qui constituent la dépenses réelle introduite au FSE sont bien distincts des recettes ou des éventuelles subventions 1 qui constituent la part des pouvoirs publics. En outre les conventions qui lient les promoteurs et les sous-traitants contiennent une clause par laquelle ils garantissent que le personnel affecté au projet ne fait pas déjà l objet de subsides ou ne sert pas de contrepartie en lien avec d autres projets financés par l Union Européenne. D autre part les conventions mentionnent le n BCE du sous-traitant. En cas d irrégularité, la responsabilité incombe entièrement au promoteur. 1 Subventions publiques : Pour le personnel d encadrement (guidance et/ou accompagnement pratique) : ACS, Maribel sociale, Rosetta, Pour les art 60 7 : Subvention régionale, subvention fédérale, Maribel sociale, Recette : Mise à disposition payante d un art 60 7, 6

7 3.4. Ouverture d un compte en banque - Lorsque le cofinancement d un projet par le FSE nécessite l'ouverture d'un compte séparé pour la mise en œuvre du projet, les frais bancaires relatifs à l ouverture et à la gestion du compte sont éligibles. - Un compte bancaire peut servir à la réalisation de plusieurs activités, dont certaines peuvent ne pas s inscrire dans le projet cofinancé par le FSE. Dans ce cas, seule est éligible la partie des frais liée à l action cofinancée. Elle est déterminée selon une clé de répartition appropriée et dûment justifiée par une méthode de calcul objective. 4. ÉLIGIBITÉS DES DÉPENSES 4.1. Notion de dépenses éligibles Une dépense est éligible si elle a été effectivement payée entre le 1er janvier 2007 et le 31 décembre Pour chaque projet, les dépenses bénéficiant de la participation communautaire ne le sont qu en contrepartie d une participation nationale prouvée pas le promoteur. Par dérogation à ce qui précède, les coûts d amortissement peuvent être traités comme des dépenses payées par les promoteurs et leurs partenaires lors de la mise en œuvre d opérations dans les conditions suivantes : a) les règles d éligibilité établies au niveau national prévoient l éligibilité de telles dépenses ; b) le montant de la dépense est justifié par des documents comptables ayant une valeur probante équivalente à des factures. Les coûts suivant constituent des dépenses éligibles pour autant qu ils soient encourus conformément aux règles nationales, y compris les règles comptables, et dans les conditions spécifiques énumérées ci-dessous : a) les indemnités ou salaires versés par le promoteur ou les partenaires au profit de participants à une opération ou d encadrants; b) les coûts indirects déclarés forfaitairement; c) les coûts d amortissement des biens amortissables exclusivement pour la durée d une opération, dans la mesure où des aides publiques n ont pas contribué à l acquisition de ces biens. Une dépense est éligible si elle respecte les conditions suivantes: - la dépense doit être conforme à la réglementation nationale et communautaire; - elle doit pouvoir s intégrer dans un des postes budgétaires repris dans le projet tel qu approuvé ; - elle doit être effective et encourue; - elle doit être nécessaire et légitime ; - elle doit être en rapport direct avec l action ; - elle doit être engagée et effectuée entre le 1er janvier 2007 et le 31 décembre 2015et correspondre à une utilisation ou à une prestation relative à l'exercice couvert par l'agrément en respect avec la réglementation comptable et fiscale prévalant en Belgique. 7

8 . Ces conditions sont cumulatives. Dans la mesure où l ensemble des activités du promoteur et de ses partenaires dépasse le cadre du projet agréé dans le programme opérationnel, les promoteurs et leurs partenaires doivent justifier de la méthode de calcul objective utilisée pour déterminer le taux d affectation des dépenses entre les différentes activités menées. La clé de répartition adoptée est mentionnée sur le document probant attestant de la dépense Notion de dépenses non éligibles Les dépenses suivantes sont inéligibles à une contribution du FSE : a) la TVA récupérable ; b) les intérêts débiteurs ; c) l achat de véhicules, d infrastructures, d immeubles et de terrains ; d) l achat de mobilier et d équipement sous une autre forme qu amortissements ; e) les paiements en nature Coûts directs Par coût direct, on entend toute charge liée à l achat de bien et de services et les charges salariales directement liée au projet. Un lien clair entre les coûts directs et le projet doit pouvoir être identifié. Les dépenses inhérentes aux biens de consommation et d équipement portent sur des biens meubles ou immeubles, elles sont effectuées par les promoteurs et leurs partenaires. Si la facture qui concerne cette dépense n est pas totalement liée au projet, seule la part de la dépense effectivement liée au projet peut être financée. Les promoteurs et leurs partenaires doiventt justifier du mode de calcul objectif de l affectation de la dépense entre les différentes activités. Sur la pièce justificative sont mentionnés, le n de la facture dans le classement du promoteur, la clé de répartition, la date de paiement. Axe1 : Les charges salariales des encadrants et des participants correspondent aux feuilles de présences qui sont remplies lors de chaque activité du projet. Les dépenses éligibles concernent notamment: - les charges salariales des encadrants (voir point 5. Coûts relatifs au personnel) de même que les charges de développement du matériel de support des formations ; - les charges salariales des participants. Celles-ci suivent les règles applicables aux frais de personnel ; - les biens de consommation non amortissables (matériel didactique, vêtements de travail, matières premières, petit matériel d équipement, etc.) ; - les biens de consommation amortissables (informatique, mobilier, etc.) ; - le leasing ; - les frais de location ; 8

9 - les autres frais tels que les frais d aménagement des locaux. Ces rubriques de frais doivent aussi respecter la réglementation sur la TVA. Tous les autres frais seront considérés comme des coûts indirects. Il est à noter que les frais de direction, de personnel comptable ainsi que les tâches administratives et de coordination effectuées par le personnel interne dans le cadre du projet doivent également être repris dans les frais indirects. Vu la spécificité des projets de l axe 2, il y a lieu de considérer que les frais repris dans la liste exhaustive qui suit sont des frais directs éligibles pour les projets de l axe 2 : - les frais de publicité - les frais de traduction - les frais d organisation de séminaires - les frais d études préliminaires et de faisabilité - les frais de formation - les frais de diffusion à grande échelle ou de développement de site web lié au projet Ces frais devront obligatoirement faire l objet d une facture provenant d un organisme extérieur au promoteur ou à ses partenaires (pas de facturation interne). 9

10 4.4. Coûts indirects Les coûts indirects regroupent les dépenses du promoteur et de ses partenaires qui ont trait à la gestion annexe du projet et pour lesquelles il est difficile de déterminer les montants précis alloués au projet. Il s agit des coûts pour lesquels un lien clair avec le projet ne peut être identifié. Ce sont par exemple : - les frais de gestion et de recrutement ; - les frais de gestion comptable ; - la rémunération du personnel administratif et d entretien, interne et externe ; - les charges sociales du personnel administratif et d entretien, interne et externe ; - les frais de déplacement journalier du domicile au lieu de travail (tarif abonnement social) du personnel administratif et d entretien, interne et externe ; - les fournitures de bureau ; - les frais de documentation générale ; - les frais de poste et téléphone; - l eau, le gaz et l électricité ; - les taxes et les assurances ; - les frais d'entretien ; Les frais de voyage et de mission liés aux fonctions de gestion et d administration sont innéligibles. Ces dépenses seront couvertes à travers un pourcentage forfaitaire lié au coût direct du projet qui s élève à 10% (sous réserve de la validation par la Commission Européenne). Si les dépenses liées au projet dépassent ce forfait, il n y a AUCUNE possibilité de faire valoir celles-ci sur base de dépenses effectives en surplus de ce pourcentage forfaitaire. A G E D E S P R O M O T E U R S 4.5. Notion de "dépenses effectives encourues" - Les dépenses reconnues s entendent comme des "dépenses effectives encourues". Elles correspondent à des paiements exécutés par les promoteurs et leurs partenaires ; elles sont justifiées par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente. - Par "pièce comptable de valeur probante équivalente", on entend, dans le cas où l émission d une facture n est pas pertinente selon les règles fiscales et comptables nationales, tout document introduit pour justifier que l écriture comptable donne une image fidèle de la réalité et est conforme au droit comptable en vigueur. Le fait de bloquer de l'argent (provision, garantie) ne constitue pas une dépense reconnue TVA La TVA ne peut être considérée comme éligible sauf si elle est réellement et définitivement supportée par les promoteurs et leurs partenaires. La TVA qui est récupérable, par quelque moyen que ce soit, ne peut être considérée comme éligible même si elle n est pas effectivement récupérée par les promoteurs et leurs partenaires. 10

11 4.7. Sous-traitance La dépense relative à la sous-traitance ne peut être définie en pourcentage du coût total du projet. Seul, le premier niveau de sous-traitance est éligible. Les promoteurs et leurs partenaires gardent à disposition de l autorité de gestion l ensemble des documents qui attestent du respect des règles de concurrence et des marchés publics. Il apporte l évidence du travail effectué. La convention doit reprendre au minimum les éléments suivants : - l objet et la portée précise du travail demandé - les modalités d exécution - la durée - les conditions de propriété intellectuelle et confidentialité - l indemnité financière ainsi que les modalités de paiement - le n BCE du sous-traitant - une clause qui garantit que le personnel affecté au projet ne fait pas déjà l objet d autres subsides ou ne participe pas à d autres projets fiancés par l Union Européenne. Le montant des factures de sous-traitance ne peut pas dépasser le montant de la convention Achat de biens ou de services M I N I S T E R E D E L E M P L O I E T D U T R A V A I Les promoteurs et leurs partenaires doit veiller au respect des règles relatives aux marchés publics lors de l achat de biens ou de services. 5. COÛTS RELATIFS AU PERSONNEL ENSEIGNANT ET D ENCADREMENT ET COÛTS D EXPERTISE Seul le personnel interne affecté au projet est éligible directement. Le personnel externe sera repris via des contrats de sous-traitance. - Par personnel interne, on entend tout travailleur lié directement au promoteur et occupé dans le cadre du projet. - Par personnel externe, on entend toute personne - non liée par un contrat de travail au promoteur ou à un de ses partenaires - qui est chargée de prester pour le compte du promoteur ou de ses partenaires une activité spécifique. Il peut s agir notamment de sociétés commerciales, d associations privées ou d organismes publics, d indépendants, de professions libérales, de personnes à titre individuel. - Les dépenses du personnel prises en compte seront uniquement celles reprises directement de la source authentique DMFA. Elles comprendront uniquement le brut mensuel, le simple pécule de vacance, la prime de fin d année et les cotisations patronales. 11

12 - Sur base de feuilles de présence, le promoteur indiquera les heures relatives aux participants et/ou encadrants dans primaweb 2. - Les dépenses non-éligibles sont relatives notamment à l assurance hospitalisation, aux frais de déplacements à l assurance de groupe, aux frais professionnels à charge de l employeur, aux primes de prestations. - Tout avantage extralégal accordé à un membre du personnel est non éligible et ne peut être imputé à charge du FSE, il doit être pris en charge sur fonds propres. - Pour le personnel externe, les promoteurs et leurs partenaires doivent s assurer que la dépense se justifie par la qualité du service fourni et la plus-value apportée au projet. La prestation doit être justifiée, elle s entend normalement dans une fourchette entre 372 et 620 par journée (HTVA) et doit respecter des règles de concurrence et des marchés publics. Un montant supérieur peut être accepté si la dépense est effectivement justifiée et après accord préalable de la Cellule Fédérale FSE. - Les frais liés à des actions en justice ne sont pas éligibles. 6. DÉPENSES INHÉRENTES AUX BIENS DE CONSOMMATION ET D ÉQUIPEMENT 6.1. Biens de consommation amortissables et non-amortissables L amortissement s applique à l achat définitif d un bien d investissement. Un bien d'investissement se caractérise par son affectation durable au service de l'organisme comme instrument de travail ou comme moyen d'exploitation (art.6 1er de l'a.r. n 3 du 10 décembre 1969 relatif aux déductions pour l'application de la taxe sur la valeur ajoutée). Ne sont pas des biens d'investissement et ne sont donc pas amortissables: le petit matériel, le petit outillage et les fournitures de bureau lorsque leur prix ou à défaut de prix, leur valeur normale, par unité commerciale usuelle, n'atteint pas 250,00 HTVA (art.1er de l'a.m. n 1 du 2 septembre 1980 relatif aux déductions pour l'application de la taxe sur la valeur ajoutée) Par unité commerciale usuelle, on entend, par référence aux usages du commerce, soit chaque objet pris individuellement lorsqu'il peut être acheté et utilisé à la pièce soit un ensemble d'objets lorsque chacun des constituants ne peut être acheté. La charge liée à ces biens est uniquement éligible pour la durée du projet. En vertu de l article 11 du Règlement 1081/2006 du parlement européen et du conseil du 5 juillet 2006 relatif au Fonds social européen et abrogeant le règlement (CE) no 1784/1999, les amortissements ne sont donc éligibles que pour la durée concrète du projet, pour la part de l actif amortissable et pour autant que d autres subventions n ont pas contribué à l acquisition de cet actif. 2 En référence au manuel descriptif (p.19), des modules de formation de minimum 5 personnes sont possibles dans le projet uniquement si un tronc commun de formation est prévu. Il est important de noter qu une attention particulière doit être prise concernant les heures des encadrants. Elles ne peuvent pas être prises en compte plusieurs fois. Par exemple : si le groupe A suit 100 heures de formation, que le groupe B en suit également 100 et que les deux groupes partagent un tronc commun de 20 heures, le total des heures de deux groupes est de 200 heures mais l encadrant n aura presté que 180 heures. 12

13 La charge des biens d équipement qui ne toucherait que partiellement le projet peut aussi être éligible mais devra faire l objet d une clé de répartition motivée et acceptable. Cette clé de répartition doit être déterminée de telle manière qu un lien clair et logique soit fait entre la charge totale et la partie attribuée au projet. Les forfaits ne sont pas acceptés. L achat d un bien d occasion n est en principe pas éligible. Sur base d un accord préalable de la cellule FSE fédérale, l amortissement d un bien d occasion pourrait être éligible s il répond aux conditions cumulatives suivantes: - Le vendeur doit fournir la facture du premier achat. Le vendeur doit déclarer que le matériel n a pas, au cours des 7 dernières années, été acquis au moyen d une aide communautaire ou nationale. - L achat du bien d occasion doit représenter une plus value pour le projet. - Le prix du matériel d occasion ne peut excéder sa valeur de marché et doit être inférieur au coût du matériel similaire à l état neuf. - Le calcul des coûts inhérents à l amortissement tient compte de "l âge" réel du bien. D autre part une motivation précise et acceptable sera demandée lors de la soumission du dossier. Tableau d amortissements: Le matériel mobilier et les biens d équipement (y compris les biens de seconde main) sont amortis comme décrit dans le tableau ci-joint même si les règles internes comptables utilisent d autres taux d amortissement. Période d amortissement année mois Software 2 24 Hardware 3 36 Machines 5 60 Mobilier D autre part la charge des amortissements n est imputable au projet qu à concurrence de la durée du projet et par application d une clé de répartition qui reflète l utilisation réelle des biens dans l exécution du projet. Ci-après, un exemple permettant de clarifier les amortissements : Un ordinateur (amorti en 3 ans) a été acheté le pour le projet à 900,00. La valeur d amortissement éligible par mois est la suivante : 900,00 / 36 mois (trois ans) = 25,00 / mois Il est utilisé 3 jours par semaine (3/5 jours = 60%) pour la première partie du projet soit les 6 premiers mois. Le projet démarre le et se termine le Le promoteur pourra valoriser : 25,00 pendant les 6 premiers mois du projet pour 60% du temps 25,00 * 6 * 60% = 90,00 13

14 6.2. Biens en location -L imputation d une location ou d un achat en interne ou dont le propriétaire n est pas indépendant du promoteur n est pas éligible. Néanmoins, la location d appareillage et d infrastructure qui est payée à des tiers est subsidiable. - Les biens mobiliers qui sont loués en permanence par le promoteur ne peuvent être imputés à la charge directe du projet que dans la limite de la valeur de l amortissement (voir tableau d amortissement). - Les dépenses inhérentes au frais de location de matériel ne peuvent excéder la valeur de l amortissement annuel de ce matériel s il avait été acheté par les promoteurs et leurs partenaires. - Dans le cas de biens immeubles, une clé de répartition calculée au prorata du temps et de l espace d occupation des locaux sera appliquée. Le promoteur fournit le mode de calcul (ex. : M 2 /personne/mois). - Les dépenses incombant légalement au propriétaire ne peuvent pas être prises en charge. - Les dépenses de location sont justifiées par la copie du bail de location et la preuve des paiements y afférents. I S T E R E D P L O I E D U T R 6.3. Leasing Les frais de leasing directement liés au projet sont éligibles à leur valeur nette payée par le preneur de contrat à la société de leasing. Ces frais sont justifiés par une facture probante et payée ou un autre document de valeur comparable. Le montant éligible en cas de leasing ne peut dépasser la valeur marchande du bien loué. Les loyers effectivement payés, établis selon les règles d amortissements définies cidessus et représentant le remboursement du capital sont éligibles. Les taxes, les coûts de refinancement, les frais généraux, les coûts d assurance ne sont pas éligibles. La convention de leasing est jointe aux pièces justificatives. Le montant des frais de location, de leasing et des amortissements ne peuvent pas dépasser la valeur nette du marché. Ceci exclut donc par exemple les frais qui pourraient être d une manière ou d une autre rattachés au leasing comme par exemple les impôts, les taux d intérêt et les coûts de refinancement, les frais d administration de la société de leasing ou les frais d assurance, etc. Dans le contrat de leasing doit figurer de manière séparée: La valeur nette du bien à l achat Les frais complémentaires décrits ci-dessus. Une clé de répartition liée à la valeur nette du bien à l achat doit être motivée et acceptable. Elle accompagne le contrat de leasing et les factures. Cette clé de répartition doit être déterminée de telle manière qu un lien clair et logique soit fait entre la partie attribuée au projet et la charge totale. 14

15 Ne sont pas éligibles : les frais liés au matériel roulant pour les encadrants ou les participants et les valeurs résiduelles du leasing Autres frais d aménagement Les autres frais d aménagement des locaux nécessaires au projet sont éligibles sous réserve d une acceptation préalable par la Cellule Fédérale. 7. COÛTS DE PRODUCTION - Le coût de production s entend comme toute dépense liée à la fourniture de biens ou de services contre paiement. - Le coût de production doit nécessairement être couvert par les recettes de l organisme promoteur ou de ses partenaires. Aucune charge ne peut être subsidiée par le FSE. 8. RECETTES - Toute action cofinancée par le FSE est susceptible d induire des recettes ou d en bénéficier au cours de son cofinancement. Il peut s agir, à titre d exemples, de revenus de ventes, de location, ou de mise à disposition de produits ou services, de droits d inscription individuels ou autres frais supportés par les stagiaires dans le cadre d actions de formation. - Si la totalité des recettes a un lien direct avec le projet, elles doivent être imputées entièrement au projet. - Si les recettes n ont qu un lien partiel avec le projet, elles doivent apparaître sur base d une clé d affectation appropriée et justifiée, dont la méthode de calcul objective doit être explicitée. - Dans les deux cas, les recettes générées dans le cadre des actions cofinancées par le FSE doivent être portées en diminution des dépenses éligibles. - Si, dans le cadre de ses activités, l organisme promoteur ou un de ses partenaires a des coûts de production, ces derniers doivent nécessairement être couverts par les recettes ; le solde des recettes étant déduit des dépenses éligibles. 9. APPORT PRIVÉ - L apport privé réfère aux contributions du secteur privé dans le financement des opérations présentées au FSE. - L apport d un fonds sectoriel est également assimilé à un apport privé. 10. DROITS D AUTEURS L U S A G E D E S P R O M O T E U R S 15

16 La Cellule Fédérale FSE bénéficie d une licence gratuite et non-exclusive lui donnant droit, sans limitation temporelle ni géographique de: - détenir un ou plusieurs exemplaires du produit issu du projet ; - diffuser le produit au public par tout procédé de communication directe et de télécommunication y compris par service "on line"; - d exposer le produit dans et en dehors de l Union européenne; - de reproduire le produit dans un nombre limité d exemplaires par procédé manuel, par tout procédé mécanique et par tout procédé de télécommunication. Les promoteurs et leurs partenaires garantissent qu ils ont obtenu les autorisations nécessaires auprès des titulaires de droits d auteurs ou de leurs représentants légaux pour la réalisation du produit. Les promoteurs et leurs partenaires garantissent qu ils ont le droit de donner en licence les droits d auteurs et autres droits de propriété relatifs au produit considéré. Au 11. PUBLICITÉ Le promoteur est chargé d informer le public du concours financier qui lui est alloué par le Fonds social européen. Il informe les participants que le projet est soutenu par le FSE. Il doit être conforme aux dispositions réglementaires reprises dans le RÈGLEMENT (CE) N 1828/2006 DE LA COMMISSION du 8 décembre 2006 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE) n 1083/2006 du Conseil portant dispositions générales sur le Fonds européen de développement régional, le Fonds social européen et le Fonds de cohésion, et du règlement (CE) n 1080/2006 du Parlement européen et du Conseil relatif au Fonds européen de développement régional. 16

17 Annexes : Annexe I : Feuilles de présence Annexe II : Tableau récapitulatif primaweb 17

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