1. L ATTESTION POLE EMPLOI - DNAC

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1 1. L ATTESTION POLE EMPLOI - DNAC Sommaire : 1.1 Définition Les grandes étapes pour faire une attestation pôle emploi Les premières vérifications à effectuer Effectuer le bulletin de sortie: Générer l attestation pôle emploi Contrôler et compléter l attestation pôle emploi suivant le motif Démission (59) Fin de période d essai à l initiative de l employeur (34) Fin de période d essai à l initiative du salarié (35) Licenciement pour inaptitude physique d origine professionnelle (92) Licenciement pour inaptitude physique d origine non professionnelle (91) Licenciement pour faute grave (87) Licenciement pour autre motif (20) Licenciement pour motif économique (avec refus CSP) (14) Licenciement pour motif économique (avec acceptation de la CSP) (14) Rupture conventionnelle (43) Les préavis Retour au menu principal Créer des périodes / reprise des historiques Déposer le fichier sur net-entreprises / récupérer l attestation Modifier une attestation pôle emploi accepté sur net-entreprises Comment résoudre les motifs de refus les plus fréquents Numéro de sécurité sociale du salarié Code postal inconnu du salarié Date de préavis / superposition des dates Période de référence erronée Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 1

2 1.1 Définition En cas de rupture ou de fin de contrat de travail, vous avez l obligation de remettre à votre salarié une attestation lui permettant de faire valoir ses droits aux allocations de chômage. Depuis le 1 er janvier 2012, les établissements de 10 salariés et plus sont dans l obligation d établir une attestation d assurance chômage par voie électronique (décret n du 1 er février 2011 publié au JORF du 3 février) 1.2 Les grandes étapes pour faire une attestation pôle emploi Vérifier les informations dans la fiche salarié (n de sécu..) Mettre la date de fin et le motif dans la fiche salarié Calculer le bulletin Générer la DNAC Corriger / compléter la DNAC Télécharger la DNAC Déposer le fichier sur net-entreprises Récupérer l attestation pôle emploi 1.3 Les premières vérifications à effectuer Dans la fiche signalétique du salarié Menu «gestionnaire / éléments salariés / identification» La fiche signalétique du salarié doit être renseignée : Numéro de sécurité sociale Date et lieu de naissance Adresse du salarié 1.4 Effectuer le bulletin de sortie: Etape Renseignez la date et le motif de la rupture Menu «gestionnaire / éléments salariés / périodes» Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 2

3 Etape : Faire le(s) bulletin(s) du salarié Menu «gestionnaire / Préparer la paie / saisie en détail /.» Compléter les variables / calculer / contrôler le bulletin 1.5 Générer l attestation pôle emploi Etape : Dans le menu Outils / Attestation Pôle Emploi Cliquez sur dans la colonne «DNAC» ou cochez les salariés et cliquez sur Etape : Dans le menu Outils / Attestation Pôle Emploi / colonne «DNAC» Cliquez sur «modifier» Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 3

4 Etape : Cliquez sur «rupture de contrat» Etape : Complétez selon les motifs de sortie décrits ci-dessous. (Voir liste suivante 1.6) 1.6 Contrôler et compléter l attestation pôle emploi suivant le motif Cet onglet sera en partie pré-rempli. Vous devez suivre les indications selon le motif de sortie et le compléter Exemple : dans le cas d une démission Voir le chapitre : Démission (59) Démission (59) Période d activité : Date de début de contrat jusqu à la fin du préavis, même si celui-ci n a pas été effectué Date de notification de la rupture : C est le jour où vous avez pris connaissance de la démission (réception de la lettre ou remise en main propre) Nombre d heure de DIF : à calculer ou reporter Type de préavis : attention de ne pas faire chevaucher les périodes (cf chapitre 1.7 Les préavis) Fin de période d essai à l initiative de l employeur (34) Période d activité : Date de début de contrat jusqu au dernier jour indiqué dans la période de la fiche salarié. Date de notification de la rupture : C est le jour où vous avez informé votre salarié que vous mettiez fin à sa période d essai. Type de préavis : pas de préavis, c est un délai de prévenance. Code 90 Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 4

5 1.6.3 Fin de période d essai à l initiative du salarié (35) Période d activité : Date de début de contrat jusqu au dernier jour indiqué dans la période de la fiche salarié. Date de notification de la rupture : Le jour ou votre salarié vous a informé qu il mettait fin à sa période d essai Type de préavis : pas de préavis, c est un délai de prévenance. Code Licenciement pour inaptitude physique d origine professionnelle (92) Période d activité : Date de début de contrat jusqu à la fin du préavis. Date de notification de la rupture : La date d envoi de la lettre de licenciement Date d engagement de la procédure : Le jour où vous avez démarré la procédure de licenciement Nombre d heure de DIF : à calculer ou reporter Type de préavis : «non effectué et payé» Licenciement pour inaptitude physique d origine non professionnelle (91) Période d activité : Date de début de contrat jusqu à la date de notification du licenciement (envoie de la lettre). Date de notification de la rupture : La date d envoi de la lettre de licenciement Date d engagement de la procédure : Le jour où vous avez démarré la procédure de licenciement Nombre d heure de DIF : à calculer ou reporter Type de préavis : il n y en a pas, code Licenciement pour faute grave (87) Période d activité : Date de début de contrat jusqu à la date de notification du licenciement (envoie de la lettre). Date de notification de la rupture : La date d envoi de la lettre de licenciement Date d engagement de la procédure : Le jour où vous avez démarré la procédure de licenciement Nombre d heure de DIF : à calculer ou reporter Type de préavis : il n y en a pas, code Licenciement pour autre motif (20) Période d activité : Date de début de contrat jusqu à la date de notification du licenciement (envoie de la lettre). Date de notification de la rupture : La date d envoi de la lettre de licenciement Date d engagement de la procédure : Le jour où vous avez démarré la procédure de licenciement Nombre d heure de DIF : à calculer ou reporter Type de préavis : ne pas faire chevaucher les périodes (cf chapitre 1.7 Les préavis) Licenciement pour motif économique (avec refus CSP) (14) Période d activité : Date de début de contrat jusqu à la date de fin du préavis. Date de notification de la rupture : La date d envoi de la lettre de licenciement Date d engagement de la procédure : Le jour où vous avez démarré la procédure de licenciement Nombre d heure de DIF : à calculer ou reporter Type de préavis : ne pas faire chevaucher les périodes. (cf chapitre 1.7 Les préavis) Licenciement pour motif économique (avec acceptation de la CSP) (14) Période d activité : Date de début de contrat jusqu à la date de fin des 21 jours de réflexion. Date de notification de la rupture : La date d envoi de la lettre de licenciement. Date d engagement de la procédure : Le jour où vous avez démarré la procédure de licenciement (1 er entretien) Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 5

6 Nombre d heure de DIF : à calculer ou reporter. Salaire net horaire : à calculer et renseigner. Rappel : le salaire Net c est le salaire BRUT - les cotisations salariales (ne pas prendre les éléments de frais professionnels figurant en bas du bulletin : transport, ticket restaurant, acompte ) Salarié de + de 12 mois d ancienneté : le total des rémunérations nettes versées par l entreprise au cours des 12 derniers mois précédant la rupture du contrat divisé par le nombre total d heures rémunérées au cours des même 12 derniers mois Salarié de - de 12 mois d ancienneté : le total des rémunérations nettes versées au salarié divisé par le nombre d heures totales rémunérées au cours de la même période. Salarié par convention de forfait : *(nb de jour de la convention individuelle de forfait / 217 jours) * 12 mois. Type de préavis : il n y en a pas, code Rupture conventionnelle (43) Période d activité : Date de début de contrat jusqu au dernier jour prévue sur la demande d homologation de la rupture conventionnelle. Cette date ne peut être inférieure au délai d homologation par l administration (15 jours ouvrables (en 2013) à compter du lendemain du jour de la réception de la demande par l administration) Date de notification de la rupture : La date de signature de la demande d homologation de la rupture conventionnelle. Date d engagement de la procédure : Le jour où ou l employeur et le salarié ont décidé de mettre fin au contrat en faisant une rupture conventionnelle. Type de préavis : il n y en a pas, code Les préavis Il existe trois différents types de préavis : Effectué et payé Non effectué et payé Non effectué et non payé Il est possible d avoir plusieurs types de préavis applicables sur une fin de contrat. Il est impératif de renseigner chacune des périodes indépendamment. Dans le tableau «Préavis», vous devez renseigner le type de préavis et la période. Cependant il faut faire attention au chevauchement des dates. La date de début du premier préavis ne peut être ni inférieure ni égale à la date de la notification de la rupture La date de fin du dernier préavis doit être identique à la date de fin du contrat. En cas de multi-préavis : la date de début du second préavis sera un jour supérieur à la date de fin du premier. Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 6

7 1.8 Retour au menu principal Cliquez sur DNAC pour revenir au menu principal (en haut à gauche) si vous n avez pas de période à créer et passer à l étape 1.9 Déposer le fichier 1.9 Créer des périodes / reprise des historiques Dans le cas où nous n aurions pas l historique du salarié (par exemple : vous êtes un nouveau client). Vous devez créer les périodes antécédentes sur l attestation pôle emploi. Etape : Il faut corriger dans l onglet «paramètres» la date de début de période de référence Si le salarié à moins d un an d ancienneté la date sera celle de son début de contrat Si le salarié à plus d un an d ancienneté il faut que la période couvre un an complet. Par exemple : pour un salarié sortant le 28/04/13 la date de début sera 01/04/12 Etape : Dans l onglet «période d activité» Il faut créer les périodes manquantes. Dupliquer une période en évitant le dernier mois de travail et un mois ou le salarié a été absent (conges payé, maladie, etc ) Cliquer sur la flèche arrondie Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 7

8 Saisir le 1 er jour du mois dans la première case et le dernier dans la seconde Exemple : 01/12/12 et 31/12/12 puis valider, puis ok Créer chaque période les unes après les autres (mois par mois) Etape : Dans l onglet «salaires», rectifier les valeurs figurant dans les colonnes «salaire brut moins prime» et «salaire but + prime» remarque la colonne chômage n est pas à renseigner (elle est réservé au chômage partiel). Il s agit de corriger le salaire du salarié sur les mois que vous venez de créer. Utiliser les bulletins pour corriger le tableau Par défaut c est le salaire du mois que vous avez dupliqué qui est inscrit Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 8

9 Cliquez sur DNAC pour revenir au menu principal (en haut à gauche) 1.10 Déposer le fichier sur net-entreprises / récupérer l attestation Créer un dossier sur votre disque dur, dans «mes documents» par exemple, nommé : «123paie - DNAC» Etape : Télécharger le fichier Cliquer sur «Télécharger» Etape : Enregistrer le fichier dans le dossier que vous avez créé : «123paie - DNAC» Etape : Connectez-vous au site Etape : Cliquer sur «accéder à la déclaration» Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 9

10 Etape : Déposer le fichier 1 Cliquer sur «Déclarer» dans le menu à gauche 2 Cliquer sur parcourir (une fenêtre s ouvre, cliquer sur le fichier que vous venez d enregistrer) 3 Cliquez sur «Envoyer» Etape : Vérifier l état de conformité et récupérer l attestation 1 Cliquer sur «Vos envois» dans le menu à gauche 2 Saisissez la date du jour ou vous avez déposez le fichier en début et en fin 3 Cliquez sur «RECHERCHER» Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 10

11 Si dans la colonne «Etat» : «déclaration valide» : Cliquer sur «Téléchargement» Si dans la colonne «Etat» : «déclaration invalide aux contrôle de forme» : Voir chapitre 1.11 «les motifs de refus les plus fréquent Remarque : le temps de traitement du site de net-entreprises n est pas toujours immédiat, dans ce cas la colonne état n est pas renseigné, veuillez patienter et actualiser la page en cliquant sur «rechercher» ou bien vous reconnecter ultérieurement 1.11 Modifier une attestation pôle emploi accepté sur net-entreprises NOTE : A utiliser seulement dans le cas où vous auriez déposé un fichier qui aurait été accepté et que vous devriez modifier. Par exemple si le bulletin de sorti a été modifié. Etape : Récupérer le numéro de la déclaration acceptée Soit dans le logiciel 123 paie Dans le menu Outils / Attestation Pôle Emploi / colonne «DNAC» / cliquer sur «modifier» Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 11

12 Soit sur la déclaration elle-même en haut du document Etape : Modifier les informations que vous devez modifier ET recalculer le bulletin Exemple : Correction du bulletin Faute d orthographe Motif ou date de sortie Etape : Dans le menu Outils / Attestation Pôle Emploi Cliquer sur la croix Attention : cela signifie que vous allez supprimer toutes les modifications que vous aviez effectuées sur la déclaration précédente et qu il sera nécessaire de les apporter de nouveaux. Etape : Générer la DNAC Cliquez sur dans la colonne «DNAC» ou cochez les salariés et cliquez sur Etape : Dans le menu Outils / Attestation Pôle Emploi / colonne «DNAC» Cliquez sur «modifier» Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 12

13 Etape : Dans l onglet «paramètre» Type de la DNAC : «59- Déclaration annule et remplace intégrale» Déclaration N : mettez ce que vous voulez (par exemple le numéro de la déclaration précédente +1) Déclarat. Subst./corrigée - N : reporter le numéro de la déclaration précédente Etape : Corriger l onglet «Rupture de contrat» à l aide du paragraphe «1.6 Contrôler et compléter l attestation pôle emploi suivant le motif» Etape : Déposer votre DNAC sur net-entreprises 1.12 Comment résoudre les motifs de refus les plus fréquents NOTE : A utiliser seulement dans le cas où vous auriez déposé un fichier qui aurait été refusé pour un des motifs qui suivent Numéro de sécurité sociale du salarié Etape : Entrer dans la base de la DNAC Dans le menu DADSU / Dads-u 2011 Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 13

14 Etape : Cliquer sur la DNAC que vous souhaitez corriger Elle passera en surbrillance (bleu au lieu de blanc) Etape : Cliquer sur «contenu de la déclaration» (2ème onglet) Etape : Cliquer sur «Filtrer par» Etape : Cliquer sur «Salarié - données civiles» sur la liste de gauche Etape : Compléter ou corriger dans la colonne de droite «N D inscription Au répertoire» Etape : Sortir de la DNAC en cliquant sur «sortir du filtre» (en haut à gauche) Etape : Revenir au menu de téléchargement de la DNAC Menu : Outils / Attest. Pôle emploi Il ne faut pas régénérer sinon vous annulerez les modifications effectuées Cliquer sur «Télécharger» et déposer sur le site de net-entreprises Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 14

15 Code postal inconnu du salarié Etape : Entrer dans la base de la DNAC Dans le menu DADSU / Dads-u 2011 Etape : Cliquer sur la DNAC que vous souhaitez corriger Elle passera en surbrillance (bleu au lieu de blanc) Etape : Cliquer sur «contenu de la déclaration» (2ème onglet) Etape : Cliquer sur «Filtrer par» Etape : Cliquer sur «Salarié - données civiles» sur la liste de gauche Etape : Compléter ou corriger dans la colonne de droite «Code postal» Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 15

16 Etape : Sortir de la DNAC en cliquant sur «sortir du filtre» (en haut à gauche) Etape : Revenir au menu de téléchargement de la DNAC Menu : Outils / Attest. Pôle emploi Il ne faut pas régénérer sinon vous annulerez les modifications effectuées Cliquer sur «Télécharger» et déposer sur le site de net-entreprises Date de préavis / superposition des dates Etape : Dans le menu outil / attestation pôle emploi Cliquer sur modifier Etape : Il faut corriger dans l onglet «rupture de contrat» les dates de préavis. Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 16

17 Dans l exemple ci-dessus il y a deux périodes de préavis. La date de début doit toujours être supérieure à la date de notification de la rupture (ici date de rupture le 07/11/13 ; date du début du premier préavis le 08/11/13) La date de fin du dernier préavis doit toujours être égale à la date de fin de contrat. Cliquez sur DNAC pour revenir au menu principal (en haut à gauche) Etape : Télécharger le fichier et déposer le sur le site de net-entreprises Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 17

18 Période de référence erronée NOTE : Ceci arrive lors de la création de période. Etape : Dans le menu outils / attestation pôle emploi Cliquer sur modifier Etape : Il faut corriger dans l onglet «paramètres» la date de début de période de référence Si le salarié à moins d un an d ancienneté la date sera celle de son début de contrat Si le salarié à plus d un an d ancienneté il faut que la période couvre un an complet. Par exemple : pour un salarié sortant le 28/04/13 la date de début sera 01/04/12 Cliquez sur DNAC pour revenir au menu principal (en haut à gauche) Etape : Télécharger le fichier et déposer le sur le site de net-entreprises Direct Attestation Pôle emploi - DNAC 18