Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale

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1 Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale 3440 route de Neufchâtel CS BOIS-GUILLAUME Tél : Site internet : Extranet : GUIDE D UTILISATION «Extranet carrières» Mis à jour le 25/01/2016 1

2 Préambule Dans le cadre de son assistance aux collectivités de Seine-Maritime et dans la perspective de la dématérialisation des actes, le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale met à disposition de toutes les collectivités affiliées, un nouvel outil dénommé "Extranet Carrières", qui permet de répondre à vos attentes d une façon plus rapide encore et qui vous permet d accéder directement à un certain nombre d informations et d éditions relatives à la situation de vos agents. Cet outil a ainsi vocation à faciliter les relations entre votre collectivité et le Centre de Gestion en terme de gestion des carrières des agents employés par vos soins. "L extranet carrières" vous offre les possibilités suivantes : Visualisation des informations individuelles de vos agents statutaires et possibilité d ajout ou de modifications si nécessaire (adresse, situation de famille, n de sécurité sociale, nombre et nom des enfants), Consultation de l historique de la carrière de vos agents, Consultation et édition du tableau des effectifs par grade, Édition de certains modèles d arrêtés : titularisation, avancement d échelon et de grade, disponibilité pour convenances personnelles, etc., Modification des informations liées à l organisation des collectivités (coordonnées, horaires), Simulation de traitements indiciaires et de paie, Extraction et édition d états concernant les agents de votre collectivité (ex : Adresses du personnel, grade, échelon, indices, qualité de l agent et temps de travail). Possibilité de création et de suivi de vos agents contractuels. À NOTER : Pour les collectivités adhérentes à la Médecine de Prévention du Centre de Gestion, il conviendra obligatoirement de créer l ensemble des agents contractuels dans "l Extranet Carrières" (dossiers existants + recrutements), afin que les dossiers des agents concernés puissent être pris en compte dans le logiciel "Médecine". Il est à noter que pour les collectivités déjà dotées du logiciel «Civil Net RH», cet outil vous permettra de comparer les historiques de carrières de vos agents et de suivre l envoi de vos arrêtés au Centre de Gestion. Le présent guide d utilisation a pour objet de vous aider à mieux appréhender l outil "Extranet Carrières". 2

3 Sommaire I L accès à l application «Extranet carrières»... 4 II - Le personnel... 6 A Les données personnelles Fiches individuelles États civils Coordonnées personnelles Enfants SFT... 9 B Les carrières Évènements carrières Notations annuelles C Le suivi annuel Recrutement Nouveau contrat Suivi des contrats D Les états Exports des fiches individuelles III Le statut A La carrière Des filières aux grades B La paie Traitements indiciaires Simulation de paie IV Les carrières A La collectivité Fiche collectivité Effectif des fonctionnaires Échéancier des carrières

4 I L accès à l application «Extranet carrières» Étape 1 : Connectez-vous sur le site du CdG 76 Pour cela, tapez dans la barre d adresse, l adresse suivante : Vous accédez alors à la page d accueil du site Internet du Centre de Gestion 76. À noter : Vous pouvez également vous connecter à l application depuis l extranet du CdG 76 ( Étape 2: Connectez-vous à l application «Extranet Carrières» Dans le menu 1) Cliquez sur l onglet «Extranet carrières» 2) Renseignez : - Le code utilisateur - Le mot de passe qui sont indiqués sur l étiquette figurant dans le courrier d accompagnement du guide. 3) Cliquez sur «connexion» Une fois cette validation effectuée, vous accédez à la page d accueil concernant votre collectivité. 4

5 Étape 3: Présentation de l application Les différents onglets (le personnel, le statut et les carrières) Menu des onglets 5

6 II Le personnel A- Les données personnelles 1- Fiches individuelles Volet Onglets Recherche individuelle Recherche générale Les différentes sélections Menu des pages de l onglet en cours Cliquer sur le bouton rechercher Les possibilités de recherche : I) Recherche individuelle : Par nom, prénom, matricule avec possibilité de rechercher sur une partie du nom (ex : DUP la recherche ramènera tous les agents dont le nom commence par DUP). II) Recherche générale : Permet d accéder à la liste des agents STAGIAIRES et TITULAIRES de votre collectivité par ordre alphabétique de nom d usage. Pour les collectivités adhérentes à la mission "PAIE" du CdG 76, la recherche ramènera l ensemble des agents de la collectivité. Les différentes sélections : vous pouvez sélectionner les agents présents, les agents non présents (ex : congé parental, disponibilité.) ou tous les agents. Vous n oublierez pas de cliquer sur le bouton «rechercher» pour valider votre recherche. Vous n êtes pas autorisés à créer des dossiers agents statutaires mais uniquement à consulter ou apporter certaines modifications relatives à l état civil et aux coordonnées personnelles des agents. À noter : Procédure de recherche identique dans les onglets "ETAT-CIVIL/COORDONNEES PERSONNELLES" 6

7 Cliquer sur le nom d un agent Si vous avez effectué une recherche générale, suivant la sélection opérée, les noms des agents apparaissent. Vous pouvez cliquer sur le nom de l un des agents et le détail de sa situation (adresse, situation familiale et administrative) apparaîtra. Bouton «Recherche» et Navigateur «Agents» en cas de recherche générale La fiche résume la situation individuelle des agents de la collectivité : Adresse Situation familiale Dernière situation administrative issue du dossier de carrière. En cas de recherche générale, le navigateur «Agent» apparaît sur les pages individuelles. Il permet de se déplacer dans la liste du personnel de la collectivité et de passer ainsi d un agent à un autre. Le bouton «recherche» propose également d effectuer une nouvelle recherche d agents par nom, par matricule, etc 7

8 2- États-civils Cliquer après chaque modification Cette fiche vous permet d accéder aux informations relatives aux «états-civils» avec possibilité de modification ou de complément d information, dans le menu de : le nom d usage, la date et le lieu, le département et le pays de naissance (en cas d erreur) la nationalité la situation familiale de l agent n de sécurité sociale (à corriger) Cliquez sur enregistrer ou annuler. À noter : Les modifications seront prises en compte dans notre logiciel GRH 2000 et le Service "Gestion des Carrières et des Instances Paritaires" du Centre de Gestion, pourra visualiser l ensemble des modifications que vous aurez apportées. 8

9 3- Coordonnées personnelles Permet de renseigner l adresse, le téléphone et l des agents (facultatif). 4- Enfants SFT Cliquer pour ajouter un enfant Permet d ajouter des informations relatives aux enfants. À noter : Pas d influence directe pour les collectivités adhérentes à la mission "Paie" du CdG. 9

10 B- Les carrières 1- Évènements carrières Permet de visualiser la fiche carrière d un agent depuis sa mise en stage jusqu à la dernière situation. a) b) Cliquer pour visualiser la grille indiciaire a) Dans la colonne «Evènement/proposition/jalon» : si un arrêté est souligné vous avez la possibilité de l éditer, il vous suffit de cliquez sur celui-ci. b) Dans la colonne «grade» : accès aux grilles indiciaires en vigueur à la date de l arrêté, il vous suffit de cliquer sur le grade à date souhaitée (cf. page 12). 2- Notations annuelles Cliquer pour éditer l arrêté Cliquer pour éditer la fiche de notation Permet d accéder à l historique de la notation (chiffrée uniquement). 10

11 C- Agents contractuels - le suivi des contrats Afin de vous assister au mieux dans la gestion de vos agents, vous pouvez désormais enregistrer les agents contractuels relevant de votre collectivité. Si votre collectivité adhère à la médecine de prévention, il vous est demandé de saisir obligatoirement les agents contractuels par ce biais. Il vous est par ailleurs demandé d assurer, dès lors que les agents contractuels sont créés, le suivi administratif de leur situation (nouveau contrat, renouvellement, CDI, fin de contrat), conformément à la procédure expliquée ci-après. S agissant d une première saisie d enregistrement de vos agents contractuels, il convient d utiliser le menu «Recrutement». Si l agent a déjà travaillé pour votre collectivité ou pour une autre collectivité et s il est déjà enregistré dans la base de données "CIRIL", il faut alors utiliser le menu «Nouveau contrat» si vous souhaitez lui affecter un nouveau contrat. La notion de «nouveau contrat» est à différencier de la notion de «prolongation du contrat», qui est abordée dans la partie «3- Suivi des contrats». 1- Recrutement Après avoir cliqué sur l onglet «Recrutement», les formulaires de recrutement disponibles apparaissent. Chaque formulaire propose un recrutement adapté à une typologie de contrat. Liste des formulaires disponibles Le motif de recrutement choisi n est pas généré dans la situation individuelle de l agent (cf. «les fiches individuelles»). Seule apparaîtra l indication «contractuel». Cliquez sur le formulaire correspondant au type de recrutement concerné. Un écran d attente va apparaître le temps du chargement des données liées à celui-ci. Il vous appartient de renseigner chacune des zones (état civil, adresse, moyen de paiement, dossier individuel), comme précisé ci-après. 11

12 a. Etat civil Il est nécessaire de cocher le code civilité adapté à votre agent. - Le nom d usage - patronyme Lorsque vous saisissez le nom d usage, celui-ci est automatiquement reporté dans la zone patronyme (nom de naissance) ; vous pouvez le modifier si nécessaire. Que vous saisissiez en majuscule ou en minuscule, cette zone (idem pour le patronyme) sera automatiquement transformée en majuscule. - Le prénom Le prénom usuel suffit, c est le prénom qui va apparaître sur le dossier de l agent. Cette zone est automatiquement transformée en majuscule. - Né(e) La date de naissance est une donnée obligatoire. Si vous ne la connaissez pas, il convient d en saisir une, pour la modifier par la suite lorsque vous aurez pu récupérer l information. La saisie de cette zone renseigne les caractères 2 à 5 du NIR de l agent. À cette étape de votre saisie, un programme de contrôle s exécute afin de vérifier si l agent est déjà présent dans la base à partir de son nom, prénom, et sa date de naissance. Dans ce cas, un message d avertissement apparaîtra : S il s agit bien du même agent, cliquez sur le bouton «Recruter» qui vous dirigera automatiquement afin de finaliser la saisie du contrat vers la section d. Dossier individuel. S il ne s agit pas du même agent, cliquez sur le bouton «Nouvel agent», ce qui va générer un nouveau matricule. 12

13 Attention : Il est fortement déconseillé de créer 2 matricules pour un même agent. En effet, si un grand nombre de vos agents a plusieurs matricules, en recherche, la gestion de son dossier sera plus difficile. Ainsi, le bouton «Nouvel agent» ne doit être utilisé que dans le cas d homonyme. - Lieu de naissance et département Ces zones ne sont pas obligatoires. Toutefois, si vous possédez ces informations, il est vivement recommandé de les renseigner. - Le numéro d inscription au répertoire (NIR) Zone non obligatoire, mais à renseigner dès l obtention des informations. Un contrôle de saisie est effectué sur sa clé. Ainsi, si la saisie n est pas conforme, un message d alerte (mais non bloquant) apparaîtra. Lorsqu un agent possède le même NIR mais n a pas exactement le même état civil, alors le message d avertissement (mais non bloquant) ci-contre apparaîtra : b. Adresse Pour saisir le domicile de l agent, il n est pas nécessaire de valider son état civil. Vous devez simplement cliquer sur le bandeau adresse. Attention : Les zones de la liste ci-dessus, peuvent être incomplètes ou non renseignées pour enregistrer le recrutement de votre agent. Toutefois, si vous possédez ces informations, il est vivement recommandé de les renseigner. c. Moyen de paiement Il vous est demandé de cocher obligatoirement «numéraire» pour tous vos agents, le CdG n ayant pas à connaître les coordonnées bancaires de ces derniers. 13

14 d. Dossier individuel Lors de la création du contrat d un agent, le formulaire adapté à sa situation administrative ne nécessite la saisie que de quelques informations complémentaires. Vous pouvez ne renseigner qu une de ces 2 zones. À noter : Dans l attente d une correction qui a été demandée au prestataire, fournisseur du logiciel, l indice de rémunération que vous avez saisi ici, n est pas généré dans la situation de l agent. Dans la situation individuelle (cf. «les fiches individuelles») apparaîtra toujours le premier échelon du grade et de l indice brut associé à cet échelon. 14

15 Lorsque toutes les données obligatoires sont saisies, vous devez cliquer sur le bouton «Enregistrer». Une situation administrative sera alors générée pour votre agent. 2- Nouveau contrat Ce menu permet d attribuer un contrat à un agent déjà existant dans la base de données, même s il ne relève pas de votre collectivité. a. Recherche Les boutons de recherche permettent de procéder à la sélection d agents répondant aux critères que vous aurez définis (exemple : les agents dont le nom de famille est DUPONT). Nouvelle recherche : permet d émettre de nouveaux critères de sélection indépendamment de la recherche précédemment effectuée. Modifier les critères : Après avoir émis une première recherche, en cliquant sur ce bouton, vous pouvez effectuer une nouvelle sélection d agents parmi la liste issue de votre première recherche. b. Saisie du nouveau contrat L écran vous ramène le ou les noms correspondant à votre recherche. Afin de saisir un nouveau contrat pour un agent, il convient de sélectionner celui-ci en cliquant sur son nom. Un agent peut avoir jusqu à 5 contrats en simultané, soit dans une même collectivité avec un grade différent, soit dans plusieurs collectivités. La liste des formulaires de recrutement disponibles apparaît (cf. 1. Recrutement). Après avoir choisi le type de contrat, vous accédez à la page de saisie du dossier individuel afin d apporter les informations nécessaires à la constitution de son contrat (idem d. dossier individuel). 15

16 3- Suivi des contrats Ce menu permet d accéder aux dossiers individuels de vos agents contractuels. Par défaut une liste d agents apparaît. Ce sont ceux qui ont un dossier ouvert (c est-à-dire ceux ayant un contrat en cours). Par défaut la recherche se réalise en fonction de la date du jour (entre mois -1 et mois +1). a. Recherche Les boutons de recherche permettent une recherche sur l ensemble des agents ou sur une sélection d agents répondant aux critères que vous aurez défini (exemple : les agents dont le nom de famille est DUPONT). Nouvelle recherche : permet de définir des nouveaux critères de sélection indépendamment de la recherche précédemment effectuée. Modifier les critères : Après avoir lancé une première recherche, en cliquant sur ce bouton, vous pouvez effectuer une nouvelle sélection d agents parmi la liste issue de votre première recherche. Dans l exemple de la copie d écran, le programme va rechercher l ensemble des agents dont la dernière situation commence entre le 01/12/2015 et le 29/02/2016 ET/OU ceux qui ont une date de fin de contrat prévue entre le 01/12/2015 et le 29/02/2017. Liste des différents contrats de l agent 16

17 La date d échéance vous indique la date à laquelle vous devez réaliser une des actions proposées dans la liste des propositions (colonne de droite), prolongation ou fin de contrat. En cliquant sur les liens proposés, vous accédez aux menus ci-après. b. Prolongation de contrat La prolongation d un contrat est la continuité de celui-ci au-delà du terme prévu. Ce contrat va être prolongé dans les mêmes termes que son contrat initial. Comme pour les formulaires précédents, pour accéder à la prolongation d un contrat, vous devez cliquer sur son lien pour l agent concerné. Vous devrez ensuite saisir la durée de la prolongation. Une nouvelle situation sera générée dans le dossier individuel de l agent. c. Fin de contrat Une fois que vous avez choisi l option «Fin de contrat», l écran suivant apparaît. Pour confirmer la fin de contrat, n oubliez pas de cliquer sur le bouton «Enregistrer». Attention : Pour une bonne gestion de vos agents contractuels, il est impératif de procéder aux prolongations ou aux fins de contrat, à l échéance des contrats initiaux. 17

18 D- Les états 1- Exports de fiches individuelles Cliquer pour ouvrir le fichier Permet d extraire une liste de vos agents stagiaires et titulaires de votre collectivité en fonction de différents critères (situation administrative, grades, indices, position administrative ). 18

19 III - Le statut A- Carrière 1- Des filières aux grades Il est possible de modifier la date pour consulter les informations à une autre date. Cliquer sur la filière de votre choix Cliquer sur l un des grades pour afficher les grilles indiciaire et de carrières correspondantes Permet l accès aux grilles indiciaires par grades et offre la possibilité de visualiser la grille indiciaire à une date antérieure : exemple grille indiciaire au (avant le reclassement du ). En cliquant sur un échelon ou un indice brut (IB) dans cette grille indiciaire, cela vous donne accès à la page de simulation de paie (cf. page 21). Attention : Ne pas oublier de remettre la date du jour et d actualiser la page en cours si vous l avez modifiée pour une recherche à une date différente de la date du jour. 19

20 B- Paie 1- Traitements indiciaires Liste déroulante grades et échelons associés Permet d effectuer des simulations de traitement (à utiliser à des fins d estimations, notamment lors des recrutements, avancements et changements de grade d un agent). À noter : possibilité également de choisir une fourchette indiciaire : dans ce cas ne pas renseigner emploi et échelon. Le calcul ramènera alors toutes les simulations de traitement pour la une fourchette indiciaire choisie. Cet outil ne constitue pas un logiciel de paie et ne sert qu à effectuer des simulations de rémunération. 20

21 2- Simulation de paie Attention, pensez à cocher le régime de cotisation CNRACL ou IRCANTEC (régime général pour les contractuels ainsi que les stagiaires et titulaires dont la durée hebdomadaire de travail est inférieure au seuil d affiliation à la CNRACL, à savoir 28h). Complétez les différentes rubriques et cliquer sur le bouton «calculer». Le net à payer, le brut fiscal et les charges patronales s affichent. À noter : Possibilité également de choisir un indice majoré de rémunération : dans ce cas ne pas renseigner emploi et échelon. Un fac-similé de bulletin de paie peut-être édité à l issue de la simulation (cliquer sur le bouton «imprimer» pour éditer un bulletin de paie). Cet outil ne constitue pas un logiciel de paie et ne sert qu à effectuer des simulations de rémunération. 21

22 IV - Les carrières A- Collectivité 1- Fiche collectivité * * Afin d améliorer la qualité de l information et le contacte entre vos services et le Centre de Gestion, vous avez la possibilité de renseigner les différentes coordonnées* de votre collectivité ainsi que vos horaires* d ouverture. Pensez à bien enregistrer vos modifications. 22

23 2- Effectif des fonctionnaires Saisir la date d observation à laquelle vous souhaitez visualiser le tableau des effectifs Cocher les possibilités de liste de votre choix Cliquer afin d éditer le tableau des effectifs Cliquer sur l un des grades afin d afficher la liste nominative des agents dans ce grade Un tableau récapitulatif des agents stagiaires et titulaires de votre collectivité est prévu afin d établir votre tableau des effectifs. Différentes sélections vous sont proposées : date d observation, agent uniquement en activité. Cette fonctionnalité permet l impression de liste par filière (administrative, technique ) et par nom d agent, pour cela cliquer sur «exporter au format xls». 23

24 3- Échéancier des carrières * * Cette fiche vous permet de visualiser les échéances qui doivent intervenir afin de vous permettre d anticiper les décisions à prendre en terme de gestion de carrière de vos agents (ex : renouvellement ou fin de temps partiel décisions à prendre à l issue du stage : titularisation, prorogation ou refus de titularisation ). Si aucune sélection n est faite sur les dates, sont ramenées à l écran, les évènements devant intervenir lors des 3 prochains mois dont le mois en cours. Vous avez également la possibilité : - De modifier la période de recherche, * - D effectuer une nouvelle recherche ou de modifier les critères de recherche (cette possibilité peut être pertinente pour rechercher les échéances pour un agent donné). * Le service gestion des carrières et des instances paritaires reste à votre entière disposition pour toute question relative à l Extranet Carrières. 24

25 Vos gestionnaires Manuel SOARES (responsable de service) Catherine BETOUT (adjointe au responsable de service) Gestionnaire de Ecalles-Alix à Grand-Couronne + Saint-Martin-de-l If cbetout.gestioncarrieres@cdg76.fr Isabelle BRENNETUIT Gestionnaire de Ocqueville à Saint-Léonard ibrennetuit.gestioncarrieres@cdg76.fr Laurence DARRAS Gestionnaire du Havre à Nullemont + Arelaune-en-Seine ldarras.gestioncarrieres@cdg76.fr Annie KLAUSZ Gestionnaire de Allouville-Bellefosse à Duclair + Rives-en-Seine aklausz.gestioncarrieres@cdg76.fr Véronique MARCHIS Gestionnaire de Saint-Maclou-la-Brière à Yville-sur-Seine vmarchis.gestioncarrieres@cdg76.fr Sophie VIGUIER Gestionnaire des Grandes-Ventes à Hautot-sur Seine + Petit-Caux sviguier.gestioncarrieres@cdg76.fr Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale 3440, Route de Neufchâtel CS BOIS-GUILLAUME Cédex Tél : Site internet : 25

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