Indicateurs de gestion municipaux. Une actualisation harmonisée aux besoins des municipalités

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1 Indicateurs de gestion municipaux Une actualisation harmonisée aux besoins des municipalités Novembre 2007

2 Un bon départ Le milieu municipal s est doté, en mai 2004, d indicateurs de gestion pour soutenir la prise de décision des organismes municipaux en vue d améliorer leur prestation de services. Ces indicateurs visaient également à informer les citoyens des résultats de leurs municipalités en toute transparence. Une évolution constante Après plus de trois ans, divers partenaires se sont alliés pour développer et actualiser les indicateurs de gestion municipaux. Les partenaires qui ont collaboré avec le ministère des Affaires municipales et des Régions pour revoir le dossier sont : l Association des directeurs généraux des municipalités du Québec ; l Association des directeurs municipaux du Québec ; l Association des gestionnaires financiers municipaux du Québec ; la Corporation des officiers municipaux agréés du Québec ; la Fédération québécoise des municipalités ; l Ordre des comptables agréés du Québec ; l Ordre des comptables généraux licenciés du Québec ; l Union des municipalités du Québec. À la lumière de cet examen, les principaux constats sont les suivants. Les indicateurs demeurent des outils de soutien à la gestion. Ainsi, pour une municipalité, l évolution de ses propres résultats lui permet de s autoévaluer. Une municipalité peut également, par l analyse des résultats d autres municipalités comparables, se positionner par rapport à son groupe de référence. Pour ces raisons, la compilation et la transmission des indicateurs de gestion demeurent appropriées. L utilisation des indicateurs doit soutenir prioritairement la prise de décision de gestion. Ainsi, pour certains indicateurs, les coûts liés au fonctionnement sont séparés en deux catégories distinctes. Par exemple, pour la distribution de l eau, l indicateur permet d isoler les coûts associés au capital, soit l amortissement, des autres coûts de fonctionnement. Toujours avec l esprit de soutenir les gestionnaires dans leurs activités courantes, le calcul des indicateurs s effectue généralement sur les données propres de la municipalité, en excluant les organismes considérés dans le périmètre comptable.

3 À l usage, certains indicateurs s avèrent moins pertinents et utiles à des fins de comparaison. Il y a donc lieu d éliminer le caractère obligatoire de ces indicateurs. Le dépôt obligatoire au conseil municipal permet la reddition de comptes. Il demeure donc le seul élément du volet «information aux citoyens». Les indicateurs maintenus : une base solide qui a fait ses preuves Parmi les 19 indicateurs obligatoires depuis 2004, 9 ont été éliminés. Les 10 indicateurs maintenus sont les suivants : Transport routier Voirie municipale Transport routier Enlèvement de la neige Hygiène du milieu Approvisionnement en eau, traitement et réseau de distribution Hygiène du milieu Traitement des eaux usées et réseaux d égout Santé financière globale Coût de la voirie municipale par kilomètre de voie Coût de l enlèvement de la neige par kilomètre de voie Pourcentage de bris par 100 kilomètres de conduite Coût de distribution par kilomètre de conduite Coût d approvisionnement et de traitement par mètre cube d eau Coût de distribution par mètre cube d eau Coût du traitement par mètre cube d eaux usées Coût des réseaux d égout par kilomètre de conduite Pourcentage du service de la dette Pourcentage d endettement Les nouveaux indicateurs en ressources humaines : une valeur ajoutée Les ressources humaines représentent plus de 40 % des budgets municipaux et constituent une préoccupation de gestion importante, d autant plus qu une forte proportion des employés municipaux sera admissible à la retraite dans les prochaines années. Un groupe de travail composé de représentants d associations de fonctionnaires et d élus municipaux

4 a développé des indicateurs en ressources humaines puis les a soumis à un banc d essai pour finalement recommander 15 indicateurs en ce domaine, dont 4 à caractère obligatoire. Ces derniers, qui ont été ajoutés aux 10 indicateurs obligatoires énumérés précédemment, sont : Ressources humaines Effort de formation par employé Pourcentage du coût de la formation par rapport à la rémunération totale Durée moyenne des lésions professionnelles Taux de départs potentiels à la retraite Les indicateurs facultatifs : une poursuite dans la bonne voie Afin de faciliter la compilation d autres indicateurs, la notion d indicateurs facultatifs est introduite. Ces indicateurs permettent de toucher de nouvelles activités en loisirs et culture, en sécurité incendie et en matières résiduelles. La compilation de ces 13 indicateurs facultatifs ne revêt aucun caractère obligatoire et demeure le choix de la municipalité. Les indicateurs suivants sont suggérés : Ressources humaines Sécurité publique Sécurité incendie Loisirs et culture Activités récréatives et culturelles Loisirs et culture Bibliothèques Hygiène du milieu Cueillette, transport et élimination des matières résiduelles Taux de rétention des nouveaux employés réguliers Taux de présence au travail des employés réguliers Coût de l activité sécurité incendie par 100 $ d évaluation Délai de réponse moyen pour les feux de bâtiments Pourcentage des logements résidentiels inspectés Coût des activités récréatives par habitant Coût des activités culturelles par habitant Effort d acquisition de documents Indice d utilisation Inventaire par habitant Coût de la cueillette des déchets domestiques par local Matières secondaires recueillies par habitant Effort de recyclage

5 Comme pour l ensemble des indicateurs obligatoires, les données en provenance du rapport financier sont transférées automatiquement au rapport sur les indicateurs (SESAMM) de façon à alléger la charge de travail à effectuer par les municipalités. MRC et régies intermunicipales : une autre nouveauté Les indicateurs étant dorénavant utilisés principalement comme soutien à la gestion, leur utilisation par les municipalités régionales de comté (MRC) et par les régies intermunicipales est appropriée. Ainsi, une régie intermunicipale compile ses résultats dans le champ d activité qui la concerne. Par exemple, une régie d eau potable utilise, entre autres, les indicateurs liés à cette fonction. Il en est de même pour les MRC, pour lesquelles les indicateurs en matière de ressources humaines s appliqueront. Une année de rodage pour les MRC et les régies. En 2004, les municipalités locales ont bénéficié d une année de rodage. La même approche est utilisée pour les MRC et pour les régies intermunicipales. Ainsi, l outil électronique SESAMM, utilisé pour la compilation et la transmission, leur est rendu disponible pour les résultats de l année Toutefois, l obligation s appliquera en 2009 pour les résultats de l année Résumé Le nombre des indicateurs obligatoires calculés depuis 2004 passe de 19 à 10 et 4 indicateurs en ressources humaines sont ajoutés. Pour ces 14 indicateurs, les données sont transmises par l intermédiaire de l outil SESAMM. Cette compilation débute en 2008 à partir des résultats de l exercice financier La compilation et la transmission de 13 nouveaux indicateurs facultatifs, sans revêtir un caractère obligatoire, sont favorisées par leur intégration à l outil SESAMM. Les MRC et les régies intermunicipales commencent la compilation des indicateurs de gestion par une année de rodage et, sans obligation, elles pourront transmettre les résultats de l année 2007.

6 Renseignements Pour obtenir tout renseignement supplémentaire relativement aux indicateurs de gestion municipaux, vous pouvez joindre le Ministère : Service de l information financière et de la vérification Direction des finances municipales Ministère des Affaires municipales et des Régions Téléphone : Courriel : indicateurs@mamr.gouv.qc.ca