GUIDE DE L UTILISATEUR «ADMISSIBILITÉ»

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1 CSJ Service Informatique GUIDE DE L UTILISATEUR «ADMISSIBILITÉ» Version 6.1.X Le 21 mars 2006

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3 TABLE DES MATIÈRES Page Schématisation de la structure... 4 Nomenclature des principaux champs... 5 Touches raccourcis... 6 Barres des menus et d outils... 7 DEMANDE D AIDE Ouverture, recherche et sauvegarde...8 Requérant...9 Conjoint...10 Lien...11 Revenus...12 Actifs...13 Service...14 Décision...15 Statut...16 ATTESTATIONS Demande d aide juridique...17 Détails de l attestation...18 Entente de paiement...20 UTILITAIRES Calculatrice du volet contributif...21 Recherche avocats...22 Partie adverse...23 Appel de comparution...24 Demande d autorisation...25 Impression d étiquettes...26 Jumelage de clients...27 Administration de la base de données...31 (GuideUtil610.doc) Page 3

4 SHÉMATISATION DE LA STRUCTURE DU LOGICIEL ADMISSIBILITÉ DAJ DAJ DAJ Le requérant Son conjoint Ses enfants Historique DAJ Images antérieures DAJ Dernière image Ses revenus Ses actifs La nature du service La décision Le statut de la demande Refus Attestation ATTESTATION/REFUS Les demandes concernées Historique ATTESTATION Images initiales ATTESTATION en vigueur La contribution Les détails du dossier - nature - confié à - durée

5 NOMENCLATURE DES PRINCIPAUX CHAMPS Code Nomenclature Description No Client Un numéro de client unique est attribué à chaque client (nom, prénom, date de naissance). Totalement transparent, ce numéro n est pas affiché, ni imprimé. No Séquence A A : lettre identifiant le bureau 02 : année 050 : jour julien Un numéro de séquence unique est 001 : compteur du jour attribué à chaque DAJ. A Suffixe : image de la DAJ Historique des dernières versions d une A DAJ. No Référence A A : lettre identifiant le bureau Un numéro de dossier unique est 02 : année attribué à chaque Attestation ou Refus : compteur de l année Ce numéro est affiché sur chaque DAJ concernée. No Dossier Ce numéro de dossier est attribué par le bureau. (GuideUtil610.doc) Page 5

6 TOUCHES RACCOURCIES Action Pour positionner le curseur sur le dernier enregistrement d une liste de recherche (doit en premier lieu déposer le curseur un enregistrement) Pour passer d un bouton d option à l autre (ex: Francais Anglais) Pour cocher une case à cocher (ex: Gratuite) Pour passer au champs suivant Pour reculer sur le champs précédent Pour ouvrir une boîte déroulante Pour sélectionner les items de la boîte déroulante sans l ouvrir Pour positionner le curseur à la fin d une ligne de texte Pour sélectionner une ligne de texte à partir du début de la ligne Pour sélectionner une ligne de texte à partir du fin de la ligne Pour positionner le curseur à la fin d une ligne de texte Pour activer un item de menu ou une commande (Ex: Enregistrer) Pour naviguer dans un champs date Pour passer d une tâche à l autre Pour afficher la fenêtre des tâches (c est-à-dire pour afficher la liste des applications ouvertes et les gérer) Touche Ctrl - Fin ou Barre espacement Tab Shift - Tab Alt - ou Fin Ctrl - Shift - End Ctrl - Shift - Home Lettre souligné ou Alt - Tab Ctrl - Alt - Del (GuideUtil610.doc) Page 6

7 BARRES DES MENUS ET D OUTILS Ouvrir une nouvelle demande Ouvrir une demande existante Enregistrer une demande en cours Quitter Modifier le logiciel l information affichée Imprimer la DAJ Calculatrice du volet contributive Mise à jour des calculs Recherche Avocats Partie adverse Attestations Refus (GuideUtil610.doc) Page 7

8 OUVERTURE, RECHERCHE ET SAUVEGARDE Ces divers écrans présentent lors la gestion des demandes d aide juridique. (GuideUtil610.doc) Page 8

9 DEMANDE D AIDE - REQUÉRANT L onglet REQUÉRANT présente les informations sur le requérant (nom, date de naissance, adresse, etc.). Bouton qui permet de vérifier dans la base de données s il y a des requérants ayant le même nom et prénom ont eu des refus dans le passé. Bouton qui mène à l écran ENFANTS qui permet de saisir les informations relatives à tous les enfants du requérant. Voir la présentation de l écran sous l onglet LIENS. (GuideUtil610.doc) Page 9

10 DEMANDE D AIDE - CONJOINT L onglet CONJOINT présente les informations relatives au conjoint du requérant. Bouton qui permet de copier l adresse du requérant principal dans les champs du conjoint Bouton qui permet de vérifier dans la base de données si le conjoint a fait une demande comme requérant principal. Bouton qui permet d effacer les coordonnés du conjoint dans la liste des liens. (GuideUtil610.doc) Page 10

11 DEMANDE D AIDE - LIEN L onglet LIEN présente les informations relatives aux personnes à charge du requérant. La saisie de l information de chaque personne à charge s effectue à l aide du sous écran ENFANTS OU LIENS. Ce sous écran ENFANTS OU LIENS est accessible en cliquant sur le bouton Enfant(s) dans l onglet REQUÉRANT. (GuideUtil610.doc) Page 11

12 DEMANDE D AIDE - REVENUS L onglet REVENUS présente les informations financières du requérant et de sa famille. La saisie du détail des revenus s effectue à l aide du sous écran INFORMATIONS FINANCIÈRES. (GuideUtil610.doc) Page 12

13 DEMANDE D AIDE - ACTIFS L onglet ACTIFS présente les informations relatives aux actifs du requérant et de sa famille. (GuideUtil610.doc) Page 13

14 DEMANDE D AIDE - SERVICE L onglet SERVICE présente les informations relatives à la nature du service à rendre au requérant. Les informations comme : Catégories, Nature, Service, Numéro de dossier de cour, En demande/en défense contribueront à permettre une émission d une attestation. Si un nom est sélectionné dans ce champ, il remplacera celui de l avocat signataire sur la demande d aide juridique. (GuideUtil610.doc) Page 14

15 DEMANDE D AIDE - DÉCISION L onglet DÉCISION présente l information relative à l analyse de la décision. Le sous onglet ACCEPTATION présente les motifs d acceptation d une demande. Le sous onglet REFUS présente les motifs de refus d une demande. La partie du bas détaille la décision rendue, la date ainsi que l identification des avocats impliqués. (GuideUtil610.doc) Page 15

16 DEMANDE D AIDE - STATUT L onglet STATUT présente l information relative à l évolution d une demande. Cet écran liste les multiples images d une demande et permet la sélection d une image passée pour la visualiser. Le bloc Dernier changement affiche une annotation concernant la modification apportée à la demande. Le bloc Informations manquantes est un aide-mémoire qui liste les informations manquantes pour compléter la demande en cours. (GuideUtil610.doc) Page 16

17 ATTESTATION - DEMANDE D AIDE JURIDIQUE L onglet DEMANDE D AIDE JURIDIQUE de ATTESTATION permet de gérer les attestations nouvelles ou amendées. Cet écran est accessible en cliquant sur l icône Attestation de la barre d outils ou sur F11. Bouton qui mène à l écran ENTENTE qui permet de saisir les détails des ententes relatives aux modalités de paiement de la part contributive ou du recouvrement. Voir la présentation de l écran sous l onglet ATTESTATION - ENTENTE DE PAIEMENT (GuideUtil610.doc) Page 17

18 ATTESTATION - DÉTAILS DE L ATTESTATION L onglet ATTESTATION permet de saisir l information nécessaire relative d une attestation. (GuideUtil610.doc) Page 18

19 ATTESTATION - DÉTAILS DE L ATTESTATION La nature et l objet du dossier ainsi que les notes requises doivent être mentionnées. Les autres informations font parties intégrales de l attestion. (GuideUtil610.doc) Page 19

20 ATTESTATION - ENTENTE DE PAIEMENT L écran ENTENTE DE PAIEMENT permet d établir et de gérer les modalités de paiement de la part contributive d un requérant. Cet écran est accessible via le bouton Entente sous l onglet Demande d aide juridique de Attestation. Ce bouton commande Entente sera dégrisé (actif) si la contribution maximum est supérieure à 0.00$ et que l option Entente de paiement est coché. (GuideUtil610.doc) Page 20

21 UTILITAIRES - CALCULATRICE du VOLET CONTRIBUTIF La calculatrice est un outil permettant de calculer la contribution maximale à partir des critères prévus par la loi. Cet écran est accessible en cliquant sur l icône Calculatrice du volet contributif de la barre d outils. (GuideUtil610.doc) Page 21

22 UTILITAIRES - RECHERCHE AVOCATS La Recherche Avocats est un outil permettant de repérer les numéros des avocats par une recherche phonétique sur le nom. Cet écran est accessible en cliquant sur la barre des menus Outils et le sous menu Recherche avocats ou sur l icône Rechercher un avocat de la barre d outils. (GuideUtil610.doc) Page 22

23 UTILITAIRES - PARTIE ADVERSE L écran PARTIE ADVERSE permet de saisir le détail des informations relatives à la partie adverse de la demande. Cet écran est accessible en cliquant sur l icône Partie adverse de la barre d outils ou sur la barre des menus Outils et le sous menu Partie adverse ou bien F9. (GuideUtil610.doc) Page 23

24 UTILITAIRES - APPEL DE COMPARUTION L écran APPEL DE COMPARUTION est un outil permettant de gérer les appels de comparution des requérants. Cet écran est accessible en cliquant sur la barre des menus Appel et le sous menu Comparution. (GuideUtil610.doc) Page 24

25 UTILITAIRES - DEMANDE D AUTORISATION L écran DEMANDE D AUTORISATION est un outil permettant de créer le formulaire de demande d expertise afin de le faire approuver préalablement par le Directeur. Cet écran est accessible en cliquant sur la barre des menus Outils et le sous menu Demande d expertise. Lorsque le formulaire vous revient de l approbateur, vous cochez le type d autorisation. L écran se modifie alors pour enregistrer les nouveaux paramètres. (GuideUtil610.doc) Page 25

26 UTILITAIRES - IMPRESSION D ÉTIQUETTES Cet utilitaire vous permet d imprimer les renseignements de base de la demande en cours sur une étiquette préencollé. L écran IMPRESSION D ÉTIQUETTES est accessible en cliquant sur la barre des menus Impression et le sous menu Étiquettes. La série de boutons représente les étiquettes sur une page 8.5 X 11. En cliquant sur un de ces boutons vous décidez à quel endroit de la feuille d étiquettes que l impression débutera. (GuideUtil610.doc) Page 26

27 UTILITAIRES - JUMELAGE DE CLIENTS 1) Jumeler les clients : Ce programme permet de jumeler les clients qui ont été créés par erreur pour différentes raisons : Exemple : Jean-François Tremblay Jean Francois Tremblay Le fait d écrire le nom de façon différente, a créé deux clients distincts alors qu on devrait avoir un seul client. Pour corriger la situation, inscrire une partie du nom recherché : En vous déplaçant dans la liste, repérer les deux Jean-François dupliqués en s assurant de bien choisir les clients que vous désirez mettre en un seul client. Car cette opération n est pas réversible! (GuideUtil610.doc) Page 27

28 Double-cliquer sur les noms qui correspondent aux clients à jumeler ou bien cliquer pour sélectionner et utiliser la flèche. Vous pouvez ainsi jumeler plusieurs personnes qui en fait en sont une seule. Cliquez ensuite sur le bouton «Jumelage» pour obtenir cet écran : Mettre à jour les coordonnées du client s il y a lieu. Une fois terminé, cliquez sur le bouton «Mettre à jour et jumeler les clients» (GuideUtil610.doc) Page 28

29 Vous obtiendrez alors : La liste des transactions confirme que l opération de jumelage a été exécutée. Les deux clients sont maintenant un seul client et les demandes d aide juridique auront également été jumelées. 2) Modifier le client : Ce programme permet aussi de corriger les mauvaises informations : nom, prénom, date de naissance, numéro d assurance social et sexe dans les demandes d aide antérieures en sélectionnant un seul client à corriger et cliquer sur le bouton «Mettre à jour». (GuideUtil610.doc) Page 29

30 Mettre à jour les coordonnées du client s il y a lieu. Cliquer ensuite sur le bouton «Mettre à jour les coordonnées». (GuideUtil610.doc) Page 30

31 UTILITAIRES - ADMINISTRATION DE LA BASE DE DONNÉES On peut ajouter,modifier ou supprimer des informations contenues dans la table avocats et on peut consulter le contenu des tables Bureau et Natures directement dans Admissibilité dans le menu <Base de donnés> (GuideUtil610.doc) Page 31