Audit de l attestation du Dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet

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1 Audit de l attestation du Dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet RAPPORT D AUDIT Projet # 15/ Préparé par la Direction, audit et évaluation DÉCEMBRE 2015

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3 POUR LES PRÉSENTATIONS AU CABI NET PROJET # 15/ TABLE DES MATIÈRES 1.0 SOMMAIRE OBJECTI F D E L AUDIT OPINION DE L AUDIT ÉNONC É D ASSURANCE RÉSUMÉ DES RECOMMANDATI ONS RAPPORT D AUDIT CONTEXTE ET RISQUE OBJECTI F, PORTÉE ET APPROCHE DE L AUDIT CONSTA TATI ONS, REC OMMANDATI ONS ET RÉACTIONS DE LA DIRECTI ON... 8 ANNEXE TERMES DE RÉFÉRENCE...14 DIRECTION, AUDIT ET ÉVALUATION 3

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5 POUR LES PRÉSENTATIONS AU CABI NET PROJET # 15/ SOMMAIRE 1.1 Objectif de l audit L audit visait à fournir une assurance raisonnable qu un processus adéquat est en place au sein de l Agence spatiale canadienne (ASC) pour soutenir efficacement le processus d attestation du Dirigeant principal des finances (DPF) pour les 1.2 Opinion de l audit À notre avis, un processus adéquat est en place pour soutenir efficacement le processus d attestation du DPF pour les 1.3 Énoncé d assurance À titre de dirigeante principale de la vérification, je suis d avis que des procédures d audit suffisantes et appropriées ont été suivies et que des éléments probants ont été recueillis pour étayer l exactitude de l opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion s appuie sur une comparaison entre les conditions telles qu elles existaient alors et les critères d audit préétablis qui ont été convenus avec la direction. L opinion ne s applique qu à l entité examinée. Les éléments probants ont été recueillis en conformité avec la politique, les directives et les normes du Conseil du Trésor (CT) en matière d audit interne. Les procédures suivies sont conformes aux normes professionnelles de l Institut des auditeurs internes. Les éléments de preuve réunis sont suffisants pour convaincre la haute direction du bienfondé de l opinion découlant de l audit interne. 1.4 Résumé des constatations et recommandations Suite à l entrée en vigueur de la nouvelle Ligne directrice sur l attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet émise par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) le 1 er janvier 2014, la direction des Finances de l ASC a établi un processus de contrôle diligent pour les présentations au Cabinet afin de supporter l attestation du DPF. Dans le cadre de cet audit, nous avons sélectionné et examiné l application du processus du contrôle diligent pour un échantillon de cinq attestations du DPF pour les présentations au Cabinet sur une population de 11 attestations effectuées depuis l entrée en vigueur de la ligne directrice. Nous avons constaté qu un contrôle diligent est effectué rigoureusement pour chaque présentation examinée, que celui-ci respecte les exigences de la ligne directrice et qu il est documenté adéquatement. De plus, les principales conclusions en lien avec le processus d attestation du DPF sont communiquées dans une lettre annexée aux présentations au Cabinet tel qu exigé. Nous avons également constaté qu un cadre de gestion est en place afin de soutenir le processus d attestation. Les exigences, le processus d attestation du DPF ainsi que les rôles et responsabilités qui s y rattachent sont clairement décrits dans le guide d établissement des coûts de l ASC. De plus, ces exigences, de même que ces rôles et responsabilités seront également inclus dans une nouvelle ligne directrice pour les présentations au cabinet qui est présentement au stade d élaboration. Finalement, des outils de travail standardisés sont utilisés afin d encadrer les processus d établissement des coûts et de contrôle diligent. Aucune recommandation n est formulée pour cet audit. DIRECTION, AUDIT ET ÉVALUATION 5

6 POUR LES PRÉSENTATIONS AU CABI NET PROJET # 15/ La version originale a été signée par la Dirigeante principale de la vérification Membre de l équipe d audit Dany Fortin Johanna Gailer DIRECTION, AUDIT ET ÉVALUATION 6

7 2.0 RAPPORT D AUDIT 2.1 Contexte et risque Les présentations au Cabinet sont des documents officiels par lesquels les organisations demandent des autorisations ou des approbations pour la mise en œuvre de programmes, projets ou l exécution d un achat de grande envergure à l appui des activités gouvernementales. Cela inclut, sans s'y limiter, les mémoires au Cabinet et les présentations au Conseil du Trésor. Plusieurs intervenants sont impliqués dans le processus de présentations au Cabinet, dont les DPF lorsque des demandes de financement sont présentées. Étant donné leurs responsabilités selon la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière, les DPF sont bien placés pour évaluer les données financières contenues dans les principaux documents décisionnels et pour présenter des conclusions d expert quant à leur utilité relativement à la prise de décision. Une nouvelle Ligne directrice sur l attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet émise par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est entrée en vigueur le 1 er janvier Cette ligne directrice a pour objectif de fournir un cadre formel et des conseils pratiques aux DPF des ministères et agences en ce qui a trait au contrôle diligent ainsi qu à l attestation des éléments de la gestion financière contenus dans les La ligne directrice précise qu une lettre d attestation doit être jointe en annexe des présentations au Conseil du Trésor et des mémoires au Cabinet et doit contenir l opinion du DPF basée sur les conclusions et observations résultant du contrôle diligent en lien avec les six assertions suivantes : 1. La nature et la portée de la proposition sont décrites de manière raisonnable, et les hypothèses qui ont une incidence importante sur les besoins financiers connexes ont été identifiées et sont appuyées. 2. Les risques importants ayant une incidence sur les besoins financiers, la vulnérabilité des besoins financiers à la modification des principales hypothèses et les stratégies d atténuation des risques connexes ont été communiqués. 3. Les besoins en matière de ressources financières ont été communiqués et cadrent avec les hypothèses décrites dans la proposition, et les solutions pour limiter les coûts ont été examinées. 4. Le financement est déterminé et il est suffisant pour répondre aux besoins financiers pour la durée prévue de la proposition. 5. La proposition est conforme aux lois et politiques pertinentes en matière de gestion financière, et les pouvoirs de gestion financière nécessaires sont en place ou sont demandés dans la proposition. 6. Les principaux contrôles financiers nécessaires à la mise en œuvre et au soutien continu de la proposition sont en place. À l Agence spatiale canadienne (ASC), la responsabilité des présentations au Cabinet est du ressort des Directeurs généraux responsables du projet ou du programme et celle des mémoires au Cabinet est du ressort de la direction générale des Politiques. Plusieurs directions interviennent DIRECTION, AUDIT ET ÉVALUATION 7

8 également pour différents volets. Suite à l entrée en vigueur de la ligne directrice, la direction des Finances de l ASC a établi un processus pour les attestations du DPF. L équipe de Planification ministérielle et stratégique a pour responsabilité d appliquer un contrôle diligent afin de permettre au DPF d attester l information financière contenue dans les présentations. 2.2 Objectif, portée et approche de l audit Objectif L objectif de la présente mission d audit interne était de fournir une assurance raisonnable qu un processus adéquat est en place pour soutenir efficacement le processus d attestation du DPF pour les Portée Ce projet d audit interne a porté sur : Le cadre de gestion entourant le processus d attestation du DPF pour les présentations au Cabinet. L application de la Ligne directrice sur l attestation du dirigeant principal des finances pour les Cinq attestations du DPF pour les présentations au cabinet, parmi une population de 11 attestations effectuées entre le 1 er janvier 2014 et le 30 juin 2015, ont été sélectionnées et examinées. Le projet d audit s est limité aux procédures et contrôles entourant le processus d attestation du DPF et n incluait pas l évaluation du processus de présentations au Cabinet dans son ensemble. Approche Les critères d audit ont été établis en fonction des bonnes pratiques de gestion. Les critères et souscritères d audit sont présentés dans un tableau en annexe au présent rapport. L audit a comporté divers procédés d audit, dont des entrevues et l'examen de documents. Il est à noter que l objectif de l audit ainsi que les critères d audit ont fait l objet d une discussion avec la direction. 2.3 Constatations, recommandations et réactions de la direction Afin de fournir une assurance raisonnable qu un processus adéquat est en place pour soutenir efficacement le processus d attestation du DPF pour les présentations au Cabinet, nous nous attendions à retrouver les éléments suivants : Un cadre de gestion qui est en place afin d appuyer le processus d attestation du DPF pour les - Les exigences ainsi que les rôles et responsabilités relativement à l application de la ligne directrice du CT sur l attestation du DPF pour les présentations au Cabinet sont définis et communiqués. DIRECTION, AUDIT ET ÉVALUATION 8

9 - Des outils de travail ont été développés afin de soutenir le processus d attestation du DPF. Un contrôle diligent respectant les exigences de la ligne directrice pour l attestation du DPF pour les présentations au Cabinet qui est effectué lorsque requis et documenté adéquatement. - Les analyses effectuées afin d appuyer l attestation du DPF pour les présentations au Cabinet sont adéquates, suffisantes et bien documentées. - Les principales conclusions en lien avec le processus d attestation du DPF pour les présentations au Cabinet sont communiquées dans une lettre annexée aux Cadre de gestion Objectif de l audit : Fournir une assurance raisonnable qu un processus adéquat est en place pour soutenir efficacement le processus d attestation du DPF pour les présentations au Cabinet. CONSTATATIONS Critère 1 Un cadre de gestion est en place afin d appuyer le processus d attestation du DPF pour les Condition Conclusion sur le critère : Notre audit a démontré qu un cadre de gestion est en place afin d appuyer le processus d attestation du DPF pour les Sous-critère 1.1 : Les exigences ainsi que les rôles et responsabilités relativement à l application de la ligne directrice du SCT concernant l attestation du DPF pour les présentations au Cabinet sont définis et communiqués. Les exigences ainsi que les rôles et responsabilités relativement à l application de la ligne directrice du SCT concernant l attestation du DPF pour les présentations au Cabinet sont définis et communiqués dans le guide d établissement des coûts de l ASC (GECA). L approche en termes d établissement des coûts d un projet est divisée en sept étapes et l attestation du DPF constitue la dernière des étapes. Le GECA décrit les informations générales concernant les assertions qui sont évaluées, le contrôle diligent à effectuer et le rôle de chaque intervenant. De plus, une nouvelle ligne directrice de l ASC pour les présentations au cabinet est en cours de rédaction. Cette ligne directrice permettra non seulement de formaliser le processus de présentations au Cabinet de l ASC, mais également de communiquer les rôles et responsabilités des intervenants relativement au processus d attestation du DPF. L ancien processus officiel documenté datait de plusieurs années et DIRECTION, AUDIT ET ÉVALUATION 9

10 Objectif de l audit : Fournir une assurance raisonnable qu un processus adéquat est en place pour soutenir efficacement le processus d attestation du DPF pour les présentations au Cabinet. n incluait pas l attestation du DPF qui n était pas obligatoire à ce moment. Nous concluons que les exigences ainsi que les rôles et responsabilités relativement à l application de la ligne directrice du SCT concernant l attestation du DPF pour les présentations au Cabinet sont définis et communiqués. Sous-critère 1.2 : Des outils de travail ont été développés afin de soutenir le processus d attestation du DPF. Nous avons constaté que des outils de travail ont été développés et sont utilisés afin de soutenir le processus d attestation du DPF. Ces outils de travail standardisés sont utilisés afin d encadrer les processus d établissement des coûts et du contrôle diligent. Les outils développés sont les suivants : formulaire de contrôle diligent pour le projet, gabarit de lettre d attestation, chiffriers préétablis pour les coûts et pour les risques. En ce qui concerne le chiffrier de coût, cet outil est parfois adapté selon le type de projet ou programme afin de répondre aux besoins particuliers. Pour ce qui est du formulaire de contrôle diligent pour le projet, il donne un bon encadrement à l analyste financier qui effectue le contrôle diligent en fonction des exigences de la ligne directrice concernant l attestation du DPF. Causes Effet Certaines améliorations mineures au formulaire de contrôle diligent pour le projet pourraient être apportées afin d y inclure la signature de la personne ayant effectué l évaluation, le nom du réviseur ainsi que les dates où le travail a été effectué. RECOMMANDATIONS RESPONSABILITÉ IDENTIFIÉE RÉACTION DE LA DIRECTION Organisation Fonction PLAN D ACTION Détails du plan d action Échéance DIRECTION, AUDIT ET ÉVALUATION 10

11 Objectif de l audit : Fournir une assurance raisonnable qu un processus adéquat est en place pour soutenir efficacement le processus d attestation du DPF pour les présentations au Cabinet. DE LA GESTION Contrôle diligent Objectif de l audit : Fournir une assurance raisonnable qu un processus adéquat est en place pour soutenir efficacement le processus d attestation du DPF pour les présentations au Cabinet. CONSTATATIONS Critère 2 Un contrôle diligent respectant les exigences de la ligne directrice pour l attestation du DPF pour les présentations au Cabinet est effectué lorsque requis et celui-ci est documenté adéquatement. Condition Conclusion sur le critère : Un contrôle diligent respectant les exigences de la ligne directrice a été effectué pour chaque présentation au Cabinet examinée et ceux-ci étaient documentés adéquatement. De plus, les principales conclusions en lien avec le processus d attestation du DPF sont communiquées dans une lettre annexée aux présentations au Cabinet tel qu exigé. Échantillonnage Cinq attestations du DPF pour les présentations au cabinet, parmi une population de 11 attestations effectuées entre le 1er janvier 2014 et le 30 juin 2015, ont été sélectionnées et examinées. Les critères de sélections des projets étaient : Importance relative Personnes affectées au contrôle diligent Nature des activités spatiales/non-spatiales Directions générales L examen visait à déterminer si le contrôle diligent avait été effectué de façon à répondre aux exigences de la ligne directrice pour l attestation du DPF pour les L échantillonnage sélectionné était constitué de la façon suivante : Trois projets de la direction générale Exploration spatiale dont le budget était important. Un projet de la direction générale Utilisation de l espace. DIRECTION, AUDIT ET ÉVALUATION 11

12 Objectif de l audit : Fournir une assurance raisonnable qu un processus adéquat est en place pour soutenir efficacement le processus d attestation du DPF pour les présentations au Cabinet. Un projet de la direction générale des Services corporatifs dont la nature de l activité ne relève pas du domaine spatial. Sous-critère 2.1 : Les analyses effectuées afin d appuyer l attestation du DPF pour les présentations au Cabinet sont adéquates, suffisantes et bien documentées. Pour chacun des dossiers examinés, les observations et conclusions présentées dans le formulaire de contrôle diligent pour le projet démontrent qu une analyse adéquate et suffisante a été effectuée afin d appuyer l attestation du DPF. Ces analyses sont supportées par des communications et des documents de travail détaillés qui démontrent qu un contrôle diligent rigoureux a été effectué afin d évaluer les assertions. Plusieurs questions portant sur les hypothèses, les coûts et risques associés au projet sont acheminées aux gestionnaires par les analystes financiers. Les conclusions générales répondent à chacune des assertions et sont basées sur l évaluation de plusieurs critères et de sous-critères. Cette évaluation est soutenue par des références à la documentation pertinente et/ou un argument lié au jugement professionnel des analystes financiers. Un dossier est constitué par la direction des finances pour documenter le processus du contrôle diligent effectué pour chaque attestation du DPF. Ce dossier est enregistré dans un répertoire distinct sur le réseau de l ASC et contient les documents utilisés et produits lors du processus d attestation. Les dossiers sont structurés de façon similaire soit : la Charte de projet, les coûts, les risques et le contrat. Les communications écrites importantes avec les gestionnaires sont également enregistrées dans ce répertoire. Sous-critère 2.2 : Les principales conclusions en lien avec le processus d attestation du DPF sont communiquées dans une lettre annexée aux Nous avons constaté que les principales conclusions en lien avec le processus d attestation du DPF pour les présentations au Cabinet sont communiquées dans une lettre annexée aux présentations au Cabinet. Chacun des cinq dossiers des projets vérifiés comprenait une lettre d attestation qui répond aux exigences de la ligne directrice sur l attestation du DPF. Pour chacune des lettres, l opinion du DPF est clairement mentionnée et présente les observations et conclusions du processus de contrôle diligent. Les lettres d attestation communiquent officiellement les six assertions selon le texte d assertions standard défini à l annexe A de la Ligne DIRECTION, AUDIT ET ÉVALUATION 12

13 Objectif de l audit : Fournir une assurance raisonnable qu un processus adéquat est en place pour soutenir efficacement le processus d attestation du DPF pour les présentations au Cabinet. RECOMMANDATION Cause Effet directrice sur l attestation du DPF pour les présentations au Cabinet et elles sont signées par la DPF tel qu exigé par la ligne directrice. RESPONSABILITÉ IDENTIFIÉE Organisation Fonction RÉACTION DE LA DIRECTION PLAN D ACTION DE LA GESTION Détails du plan d action Échéance DIRECTION, AUDIT ET ÉVALUATION 13

14 ANNEXE TERMES DE RÉFÉRENCE Objectif de l audit : Fournir une assurance raisonnable qu un processus adéquat est en place pour soutenir efficacement le processus d attestation du DPF pour les Critères d audit Sous-critères d audit Sous-critère rencontré Sous-critère partiellement rencontré Sous-critère non rencontré Critère no 1 : Un cadre de gestion est en place afin d appuyer le processus d attestation du DPF pour les Critère no 2 : Un contrôle diligent respectant les exigences de la ligne directrice pour l attestation du DPF pour les présentations au Cabinet est effectué lorsque requis et celui-ci est documenté adéquatement. Sous-critère 1.1 : Les exigences ainsi que les rôles et responsabilités relativement à l application de la ligne directrice du SCT concernant l attestation du DPF pour les présentations au Cabinet sont définis et communiqués. Sous-critère 1.2 : Des outils de travail ont été développés afin de soutenir le processus d attestation du DPF. Sous-critère 2.1 : Les analyses effectuées afin d appuyer l attestation du DPF pour les présentations au Cabinet sont adéquates, suffisantes et bien documentées. Sous-critère 2.2 : Les principales conclusions en lien avec le processus d attestation du DPF sont communiquées dans une lettre annexée aux DIRECTION, AUDIT ET ÉVALUATION 14