Accueillir et encadrer les stagiaires

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1 Accueillir et encadrer les stagiaires CRECHE DE LA CIGOGNE Route de Veyrier, Vessy Tél : fax : Internet :

2 Préface De tout temps la crèche à accueilli des stagiaires de tous horizons. Cet accueil, même s il nous est toujours apparu comme une évidence, faisait plus appel à la bonne volonté, aux capacités et à la logique de la personne chargée d encadrer le ou la stagiaire qu à une démarche réfléchie et organisée. Nous avons souhaité professionnaliser l accueil des stagiaires et, pour ce faire, nous avons agi sur plusieurs niveaux. Tout d abord nous avons accepté, avec enthousiasme, qu une collaboratrice fasse la formation de «Praticien Formateur» à la HES-S2. Afin de donner les bases et une sensibilisation à l encadrement des stagiaires le personnel diplômé est invité à suivre la formation «Encadrer un stagiaire, un apprenti, un nouveau collaborateur» organisée par le centre de formation des HUG, de l HG, de la FSASD, en 2 jours. Puis, pour compléter ces bases, nous avons travaillé au présent document avec un groupe de travail composé d une représentante de chaque groupe y compris la collaboratrice qui a fait sa formation de PF et de la directrice. Le but de ce document est double : 1 assurer une harmonie dans l institution face à l accueil de stagiaires en concrétisant les différentes étapes ; 2 Fournir aux stagiaires un document leur faisant part de notre offre pour faciliter leur formation mais aussi de nos exigences. Je remercie toutes les éducatrices qui se sont investies dans ce projet et qui l ont mené à son terme. Je suis persuadée qu il sera un outil de référence précieux pour toutes les éducatrices amenées à accompagner les professionnelles de demain. Marie-Do Cots Directrice Page 2

3 ACCUEIL DES STAGIAIRES Procédure mise place pour optimaliser l accueil des stagiaires. Généralement les stagiaires sont envoyées par les écoles telles que les écoles d éducateurs, des HEDS, du CEFOPS etc le contact préalable définissant l envoi des stagiaires la durée des stages et les objectifs sont établis avec les responsables de stage des écoles. Les élèves prennent contact par téléphone en temps voulu pour préparer leur arrivée. Au cours de ce contact il est précisé la date du stage, on fixe le 1 er RV. La Direction procède alors à l envoi de toute la documentation à disposition à laquelle il est joint un petit mot d accueil confirmant le stage, les dates, la durée et le RV. Le 1 er rendez-vous : Il aura lieu avant le début du stage. Vers 9 h : Il convient de prévoir un ¼ d heure avec la direction et la PF ou la référente. Au cours de cet entretien il sera précisé que les horaires de la stagiaire sont calqués sur ceux de l institution soit une ouverture, une sieste, une fermeture et un coupé. Cependant, le premier jour de stage la stagiaire arrivera en même temps que sa PF ou référente pour des raisons de prise de contact. Vers 9 h15, 9 h30 : Après cet entretien, la stagiaire sera présentée dans son Page 3

4 groupe puis fera la visite du reste de l institution, sans omettre le secrétariat et les employées de maison. Vers 9 h 30, 9 h 45 : Après la visite prévoir un moment de tête à tête dans la salle de pause autour d un café (ou autre) pour avoir une discussion sur les points suivants : En premier lieu il convient de se présenter soi-même (formation, parcours professionnel etc.), puis: - Attirer l attention sur le fait que, au cours de la visite elle n a pas vu tout le monde à cause des horaires différents, des congés etc mais que les présentations seront faites au fur et à mesure. - Expliquer et commenter les documents reçus au préalable - Expliquer la manière de travailler - Planifier les horaires et l organisation du temps personnel - planifier les entretiens hebdomadaires et les dates du ou des bilans ; le bilan final ayant lieu avec la directrice. - Préparer 1fois par semaine une situation qui aura soulevé un questionnement afin d en débattre (voir le chapitre «l institution offre» - Parler des attentes et des objectifs de la stagiaire. Page 4

5 DOCUMENT À L INTENTION DES STAGIAIRES Vous venez d être admis en stage à la fondation crèche de La Cigogne et nous nous réjouissons de pouvoir partager avec vous nos connaissances pour participer à votre formation professionnelle. Soyez le bienvenu! Pour que cette collaboration soit harmonieuse nous vous invitons à lire attentivement ce document réalisé à votre intention qui a pour but de clarifier les droits et les devoirs de chaque partie. Vous pourrez à tout moment demander des précisions à votre PF ou référente ou le cas échéant à la direction, qui se feront un devoir de vous répondre. L institution offre : le temps nécessaire au stagiaire, afin qu il/elle réfléchisse à sa pratique quotidienne et /ou aux situations qui l on interpellé sur le terrain, ainsi que du temps pour le travail personnel. Une sensibilisation à la relation et au respect de l enfant, par des échanges réfléchis sur la pratique professionnelle et par l exemple. Une sensibilisation au «savoir être» en verbalisant les actes pratiques et en faisant une auto analyse des émotions ressenties, face aux diverses situations. Une référente PF motivée et formée, à l encadrement des stagiaires. Des entretiens réguliers au cours desquels la PF peut répondre à Page 5

6 toute interrogation de la stagiaire, évaluer l atteinte des objectifs, le cas échéant, trouver, ensemble, le moyen de les atteindre. Les moyens de rendre «l implicite explicite». Par la remise de documents tels que le règlement de l institution, le projet pédagogique, statuts ou tout autre document de référence. Par l information quotidienne, par exemple aviser lorsqu on s absente du groupe momentanément (pause, recherche de matériel, raison personnelle etc.). Le respect de la place de la stagiaire. La stagiaire ne fait pas partie des effectifs en matière de personnel. Elle reste dans le groupe qui a été déterminé au préalable durant toute la durée du stage. Elle n est pas laissée seule avec un ou plusieurs enfants. La possibilité de recourir à la direction en cas de difficulté majeure de collaboration et/ou de communication avec sa PF Consultation de l équipe pour établir le ou les bilans intermédiaires ainsi que le bilan final, sur la base d un canevas précis établi à cette intention. La confidentialité totale sur les rapports de stages. Page 6

7 L institution demande Une motivation suffisante pour la travail quotidien, mais, dans tous les cas, un bon investissement personnel nécessaire au fonctionnement du groupe et de l équipe, jusqu à la fin du stage. Devoir de réserve (extrait du livret d accueil des nouveaux collaborateurs) Les membres du personnel sont tenus, même après la cessation de leur fonction, de garder le silence envers quiconque, sur les affaires de la crèche, de quelque nature quelles soient, dont ilselles auraient eu connaissance par le biais de leur fonction. De même, il n est pas autorisé de divulguer le numéro de téléphone privé d un-e collaborateur-trice ou d un parent, à une personne ou toute autre entité qui en ferait la demande soit par téléphone soit directement, sauf s il y a été expressément autorisé par l intéressé. Le respect des règles en vigueur dans l institution notamment : - les horaires établis, - aviser en cas d absence le groupe et le secretariat, - respecter les règles d hygiène, de sécurité, préconisées, - adopter une tenue correcte et pudique, respectueuse de la population de la crèche, - une bonne hygiène corporelle, Page 7

8 l obligation de porter, durant le 1er mois, un badge indiquant le prénom, la fonction et le groupe. Vis-à-vis des enfants : Respecter un temps d observation (plus ou moins long selon les besoins) avant d intervenir directement auprès des enfants, puis, en accord avec la référente, entrer en contact progressivement, sans solliciter l enfant, sans l effaroucher ni le déranger mais répondre à «ses» sollicitations. Les rapports de stage, comptes rendus, notes de travail, qui sortent de la crèche et qui l impliquent dans son fonctionnement doivent avoir été soumis préalablement à la référente ou à une autre personne responsable la direction par exemple. Dans ces notes ou documents le prénom de l enfant doit impérativement être modifié. Il n est pas nécessaire d utiliser un nom patrimonial. L autorisation de faire des photos afin de documenter un rapport doit faire l objet d une autorisation demandée auprès des parents concernés, par la PF. Les photos et vidéos avec le téléphone mobile à des fins personnelles sont strictement interdites. La stagiaire respecte l individualité de chaque enfant, sa culture, sa religion, sa différence, sans porter de jugement de valeur. Page 8

9 Vis-à-vis des parents : La stagiaire respecte la distance avec les parents et la relation entre l éducatrice et ces derniers. Elle n entre en relation avec ceux-ci qu avec l accord de sa PF et dans le cadre bien structuré de ses objectifs d apprentissage. Vis-à-vis du personnel : La stagiaire respecte la hiérarchie Respecte les connaissances des éducatrices et de sa PF (ne discute pas une consigne) Respecte les autres stagiaires, les aides, les auxiliaires et autre personnel de l institution. En s abstenant de faire des remarques, d ordre professionnel quantitatif ou qualitatif, et personnelles. A l inverse il sera répondu à tout questionnement professionnel. La stagiaire respecte l individualité de chaque enfant, sa culture, sa religion, sa différence, sans porter de jugement de valeur. Page 9

10 CAHIER DES CHARGES DU PF OU DU RÉFÉRENT PF Le PF ou le référent est la personne qui, sur le plan opérationnel, est directement responsable du stagiaire, chargé de son intégration, de sa formation et de son encadrement. Accueil et intégration du stagiaire à l équipe de travail Veiller à ce que le stagiaire reçoive toutes les informations nécessaires sur l institution, le groupe dans lequel s effectuera le stage, avant son entrée en fonction. Organiser la visite de l institution ainsi que la rencontre et la présentation des autres membres de l institution. Accueillir et présenter le stagiaire à l équipe et s assurer de son intégration. Formation du stagiaire Expliquer au stagiaire les tâches et les rôles de chacun des membres de l équipe. Mettre sur pied le programme du stage en définissant les tâches du stagiaire durant sa période de formation. Ce programme prendra en compte le programme édité par les écoles. Former le stagiaire aux tâches qu il devra assumer ou/et veiller à ce que le stagiaire reçoive cette formation de la part d une personne compétente. Page 10

11 Veiller à ce que les exigences soient réalistes et réalisables quant à la qualité du travail et soient mises en place de façon progressive. Veiller que le stagiaire soit affecté à des tâches qu il est à même d assumer. Veiller à la diversité des tâches qui lui sont confiées Permettre que le stagiaire prenne quelques responsabilités calculées et sous contrôle. Avoir des entretiens réguliers avec le stagiaire, pendant lesquels le responsable de stage évalue la qualité du travail du stagiaire et son intégration à l équipe, et pendant lesquels le stagiaire s exprime sur la qualité de la formation qu il reçoit, ainsi que sur les relations qu il entretient avec l équipe. Evaluation du stagiaire et relation avec les écoles. Informer les responsables des stages des écoles de tout problème survenant au cours du stage. Les écoles sont à disposition des responsables de stage, ne pas hésiter à les contacter pour tout renseignement ou conseil dont le responsable de stage pourrait avoir besoin. Evaluer le stagiaire sous forme écrite à la fin de son stage (rapport d appréciation de stage) Apporter à la direction toutes remarques ou propositions concernant le stage et susceptible d en améliorer le déroulement. Se rendre autant que possible aux séances d information organisées par les écoles. Page 11

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