Utilitaire d importation et d exportation de données pour NewWayService 4

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1 Utilitaire d importation et d exportation de données pour NewWayService 4 Copyright OroLogic Inc. Révision 4.01

2 Table des matières I Table des matières Introduction à l'utilitaire d'importation et d'exportation de données 1 Qu'est-ce que l'utilitaire d'importation et d'exportation de données 1 Accès aux données à l'aide de Microsoft ADO 1 Démarrage de l utilitaire d importation et d exportation de données 2 Importation de données 3 Introduction à l'importation de données 3 Importer des données, étape par étape 3 Étape 1/8: Que voulez-vous faire? 3 Étape 2/8: Sélection de la source de données 4 Étape 3/8: Sélection de la table à importer 5 Étape 4/8: Spécifiez la base de données de NewWayService 4 5 Étape 5/8: Code de technicien et mot de passe 5 Étape 6/8: Sélectionnez le module où seront importées les données 6 Étape 7/8: Association des champs source aux champs destination 7 Étape 8/8: Derniers paramètres et démarrage de l'importation 9 Exportation de données 11 Introduction à l'exportation de données 11 Exporter des données, étapes par étape 11 Étape 1/8: Que voulez-vous faire? 11 Étape 2/8: Spécifiez la base de données de NewWayService 4 11 Étape 3/8: Code de technicien et mot de passe 12 Étape 4/8: Sélection des données à exporter 12 Étape 5/8: Sélection de la destination des données à exporter 13 Étape 6/8: Sélection de la table destination 14 Étape 7/8: Association des champs sources aux champs destinations 14 Étape 8/8: Derniers paramètres et démarrage de l'exportation 15 Utilisation de scripts à l'aide du langage Pascal Objet 18 Référence du langage Pascal Objet 22 Vue d ensemble du langage Pascal Objet 22 Instructions: 22 Types de données: 22 Operateurs: 22 Routines standards 23 Fonctions de manipulation des chaînes de caractères 23 Fonctions de conversion de données 24 Fonctions de Formatage 26 Fonctions Date et heure 30 Fonctions Mathématique 31 Autres fonctions utiles 34 Importations et exportations automatisées 35

3 Table des matières II Dictionnaire de données 37 Liste des entités de la base de données de NewWayService 4 37 Tutoriels 38 Tutoriel 1 Importation de produits 38 Tutoriel 2 Importation de clients et écriture de scripts à l aide du langage Pascal Objet 40 Tutoriel 3 Exportation de la liste des clients vers un fichier MS Access 42 Tutoriel 4 Exportation de pièces de rechange et écriture de scripts à l aide du langage Pascal Objet 44

4 Introduction à l'utilitaire d'importation et d'exportation de données 1 Introduction à l'utilitaire d'importation et d'exportation de données Qu'est-ce que l'utilitaire d'importation et d'exportation de données L utilitaire d importation et d exportation de données pour NewWayService 4 est un programme très puissant, vous permettant de mettre à jour des données de NewWayService 4 à partir d une source externe de données (importation), ou de mettre à jour des données externes à partir de données de NewWayService 4 (exportation). Par exemple, à l aide de l utilitaire d importation et d exportation de données, vous pourriez importer la liste de vos clients ou la liste des produits vendus, de votre logiciel de comptabilité vers NewWayService 4. Vous pourriez également, au contraire, exporter la liste des pièces de rechange utilisées sur vos bons de travail, de NewWayService 4 vers votre logiciel de comptabilité (voir figure 1 ci-dessous). Figure 1 En plus des fonctions de base d importation et d exportation de données, cet utilitaire vous permet : - D utiliser des scripts (langage Pascal Objet) pour vous permettre plus de flexibilité lors de l importation ou l exportation de données (ex.: filtrer les enregistrements à importer ou exporter, concaténation ou formatage de champs, etc.). - D enregistrer vos paramètres d importation et d exportation pour une utilisation ultérieure. - D exécuter automatiquement des importations ou exportations de données (par exemple, durant la nuit) à l aide d un logiciel de planification de tâches comme le planificateur de tâches de Windows ou le service Schedule de Windows. IMPORTANT : Avant d'exporter des données directement vers une base de données d'un autre logiciel (comme par exemple la base de données de votre logiciel de comptabilité), vérifiez avec le manufacturier de votre logiciel que vous pouvez faire cette opération sans risque. En effet, puisque chaque manufacturier a sa propre façon de garder l'information dans les bases de données, exporter des données vers une de ces bases de données sans aucune précaution pourrait causer de sérieux dommages à ces données. Accès aux données à l'aide de Microsoft ADO L utilitaire d importation et d exportation de données utilise le système d accès aux données ADO (ActiveX Data Objects) développé par Microsoft. ADO est un système d accès aux données qui comporte l avantage de pouvoir accéder uniformément à plusieurs types de bases de données différentes à l aide de pilotes comme par exemple des pilotes OLE DB ou ODBC. Par exemple, à l aide de ADO et d un pilote compatible,

5 Introduction à l'utilitaire d'importation et d'exportation de données 2 vous pouvez aussi bien accéder à de simples fichiers dbase, MS Excel ou MS Access qu à des bases de données très évoluées comme Firebird, Oracle ou MS SQL. ADO est compatible avec la technologie ODBC (Open DataBase Connectivity). Ainsi, si vous possédez un pilote ODBC pour accéder à une base de données spécifique, vous pourrez accéder à cette base de données à l aide de l utilitaire d importation et d exportation de données. Le système d accès aux données ADO fait partie du MDAC (Microsoft Data Access Components) de Microsoft. Le MDAC est un ensemble de composants spécifiquement conçus pour l accès aux données et contient les systèmes d accès aux données ADO, OLE DB et ODBC. Le MDAC est maintenant automatiquement installé avec les nouvelles version de Windows (Windows 2000 ou ultérieur) ainsi qu avec la plupart des produits de Microsoft comme, par exemple, la suite MS Office 2000 ou ultérieure. Lors de son utilisation, l utilitaire d importation et d exportation de données vérifie que le MDAC de Microsoft est installé sur votre ordinateur. Si le MDAC n est pas détecté, vous recevrez un message d indication à cet effet. Dans un tel cas, vous n avez qu à télécharger et installer gratuitement le MDAC de Microsoft à partir de la section du site Internet de Microsoft réservée à cet effet à l adresse Notez que seule la version 2.1 ou ultérieure du MDAC de Microsoft est compatible avec l utilitaire d importation et d exportation de données de NewWayService 4. Si vous avez besoin de plus amples informations à propos de ADO ou du MDAC de Microsoft, veuillez visiter la section réservée à cet effet sur le site Internet de Microsoft à l adresse Cette section contient une multitude de renseignements à propos de l accès à différentes sources de données. Démarrage de l utilitaire d importation et d exportation de données Pour démarrer l utilitaire d importation et d exportation de données, cliquez sur Démarrer dans la barre des tâches de Windows et sélectionnez le menu Programmes. Sélectionnez ensuite le dossier NewWayService 4 et cliquez sur l icône Utilitaire Importation-Exportation. Après quelques instants, vous vous retrouverez dans la fenêtre principale de l application. Sélectionnez Importer des données vers NewWayService 4 pour importer des données ou Exporter des données de NewWayService 4 pour exporter des données. Cliquez ensuite sur le bouton Démarrer pour démarrer l assistant qui vous guidera tout au long du processus. Référez-vous aux sections ci-après Importation de données et Exportation de données selon le cas, pour de plus amples informations sur l importation et l exportation de données. Si vous recevez un message indiquant que le MDAC de Microsoft n a pas été détecté, téléchargez et installez gratuitement le MDAC de Microsoft tel qu indiqué à la section précédente puis redémarrez l utilitaire d importation et d exportation de données.

6 Importation de données 3 Importation de données Introduction à l'importation de données Cette section vous explique comment importer des données dans NewWayService 4. Vous pouvez importer des données dans les modules suivants : - Produits - Clients - Numéros de série - Pièces de rechange - Articles (Base de connaissance) - Fournisseurs Notez que puisque l ajout de bons de travail est un processus qui demande de nombreuses validations, vous ne pouvez importer des bons de travail dans NewWayService 4. Veuillez cependant noter que les utilisateurs de NewWayService 3 peuvent utiliser l utilitaire de transfert des données de NewWayService 3 vers NewWayService 4 inclus avec NewWayService 4 pour transférer toutes leurs données vers NewWayService 4, d un simple clic de souris. Un utilitaire de transfert des données de NewWayService 2 vers NewWayService 4 est également inclus avec NewWayService 4. Importer des données, étape par étape Étape 1/8: Que voulez-vous faire? Cette étape vous permet de charger un fichier contenant des paramètres d importation que vous avez créé puis sauvegardé lors d une importation antérieure. Ceci est très utile lorsque importez, sur une base régulière, des données provenant toujours de la même source. Ceci vous évite d'avoir à saisir les paramètres d importation à chaque fois. Si c est la première fois que vous importez des données à l aide de cet utilitaire, sélectionnez Démarrer une nouvelle importation de données puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 2. Si vous voulez charger les paramètres d une importation antérieure, sélectionnez Importer des données à partir de paramètres précédemment sauvegardés. Sélectionnez le fichier

7 Importation de données 4 contenant les paramètres à l aide du bouton puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 2. Étape 2/8: Sélection de la source de données Cette étape vous permet de spécifier où sont stockées les données que vous désirez importer et dans quel format ces données sont disponibles. Si vos données sont dans un fichier au format MS Access, dbase, MS Excel, Paradox, Lotus, Html ou texte, veuillez tout simplement sélectionner le fichier à importer à l aide du bouton puis cliquez ensuite sur Suivant pour continuer à l étape 3. Si vos données sont dans un autre format de fichier ou de base de données, sélectionnez l option d une autre source de données (ADO, Autres formats de fichier, SQL, ODBC, etc.). Ensuite, cliquez sur le bouton Sélectionnez la source de données pour faire apparaître l utilitaire de connexion ADO, puis cliquez sur le bouton Build pour accéder à ses différents onglets. L utilitaire de connexion ADO peut être différent selon la version de ADO et/ou Windows que vous utilisez. À partir de cet utilitaire, sélectionnez le type de la source de données à laquelle vous désirez accéder (normalement à partir de l onglet Fournisseur) puis saisissez ensuite les paramètres de connexion spécifiques à votre source de données (normalement onglet Connexion). La liste des fournisseurs disponibles à partir de l utilitaire de connexion ADO (onglet Fournisseur) peut être différente d un ordinateur à l autre, selon la version de Windows utilisée, les logiciels installés ainsi que la version de ADO utilisée. Tel qu indiqué précédemment, veuillez visiter la section ADO du site web de Microsoft à l adresse pour plus d informations et/ou télécharger la dernière mise à jour du MDAC. Quelques exemples de fournisseurs qui peuvent être disponibles : Le fournisseur appelé Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider est normalement toujours présent et est utilisé pour accéder aux données de type MS Access, MS Excel, dbase, Lotus, Exchange, Paradox, Text, Html ou tout autre type de données que Microsoft pourrait éventuellement ajouter. Le fournisseur Microsoft OLE DB Provider for SQL server devrait être présent si vous utilisez MS SQL serveur dans votre entreprise et que le logiciel client de MS SQL serveur a été installé sur votre ordinateur. Utilisez ce fournisseur pour accéder à une base de données MS SQL. Le fournisseur Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers est, normalement, lui aussi toujours présent. Utilisez ce fournisseur pour vous connecter à votre source de données à travers un pilote ODBC.

8 Importation de données 5 Comme vous pouvez le constater, ADO peut vous permettre d accéder à la majorité des bases de données existantes sur le marché. Cependant, la configuration de la connexion ADO peut être différente selon le type de votre source de données. Veuillez consulter la documentation spécifique à votre type de source de données pour saisir les paramètres de connexion ADO. Notez également que l aide de votre administrateur de base de données est fortement conseillée. Lorsque vous avez terminé de saisir les paramètres de votre connexion à l aide de l utilitaire de connexion ADO, utilisez le bouton Tester la connexion pour vérifier la connexion à votre source de données. Si le test de connexion s exécute avec succès, cliquez sur le bouton OK pour fermer l utilitaire de connexion ADO et revenir à l utilitaire d importation et d exportation de données. Vous remarquerez que les paramètres saisis à partir de l utilitaire de connexion ADO seront automatiquement saisis dans la boîte de saisie sous le bouton Sélectionnez la source de données. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 3. Étape 3/8: Sélection de la table à importer Après avoir spécifié la source des données, vous devez maintenant indiquer quelle est la table qui contient les informations à importer. Par exemple, dans le cas d une base de données relationnelle (comme par exemple Firebird, MS SQL, Oracle, etc.) c est la liste des tables et des vues de la base de données source qui seront affichées. Dans le cas d un fichier de feuille de calcul (par exemple Excel ou Lotus), c'est la liste des différentes feuilles du fichier (onglets de la feuille de calcul) qui sera affichée. Sélectionnez la table désirée à partir de la liste déroulante, puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 4. Étape 4/8: Spécifiez la base de données de NewWayService 4 Maintenant que vous avez indiqué quelles sont les données à importer, vous devez spécifier dans quelle base de données de NewWayService 4 vous voulez que les données soient importées. Si vous ne travaillez habituellement qu avec une seule base de données de NewWayService 4, ses paramètres de connexion seront automatiquement saisis. Si vous avez plusieurs bases de données différentes de NewWayService 4 (comme par exemple une base de données test ainsi qu une base de données de production), cliquez sur le bouton Sélectionnez une connexion à partir de la liste des connexions existantes et sélectionnez la connexion désirée. Notez que les nom d usager et mot de passe demandés à cette étape sont les nom d usager et mot de passe de la base de données Firebird et non un code de technicien et un mot de passe de NewWayService 4. Lors de l installation initiale de Firebird, le nom d utilisateur qui a les droits d administrateur est SYSDBA et le mot de passe est masterkey. Il est important que le mot de passe masterkey soit saisi en lettres minuscules. Normalement, vous n avez pas à saisir ces informations. En sélectionnant une connexion à partir de la liste des connexions, ces champs sont habituellement saisis de façon automatique. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 5. Étape 5/8: Code de technicien et mot de passe Pour pouvoir importer des données dans une base de données de NewWayService 4, vous devez obligatoirement avoir les droits d administrateur si la sécurité de la base de données de NewWayService 4 sélectionnée a été activée. Vous n avez besoin d'aucun droit si la sécurité de la base de données sélectionnée n a pas été activée. Dans ce cas, les contrôles seront désactivés. Après avoir saisi un code de technicien de NewWayService 4 qui a les droits d administrateur ainsi qu un mot de passe valide, cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 6. Si la sécurité de la base de données n a pas été activée, cliquez simplement sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 6.

9 Importation de données 6 Étape 6/8: Sélectionnez le module où seront importées les données Tel qu indiqué précédemment, des données peuvent être importées dans les modules suivants : - Produits - Clients - Numéros de série - Pièces de rechange - Articles (Base de connaissance) - Fournisseurs Sélectionnez le module où vous désirez que les données soient importées puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 7. Tel qu indiqué précédemment, puisque l ajout de bons de travail est un processus qui demande de nombreuses validations, vous ne pouvez importer des bons de travail dans NewWayService 4. Veuillez cependant noter que les utilisateurs de NewWayService 3 peuvent utiliser l utilitaire de transfert des données de NewWayService 3 vers NewWayService 4 inclus avec NewWayService 4 pour transférer toutes leurs données vers NewWayService 4, d un simple clic de souris. Un utilitaire de transfert des données de NewWayService 2 vers NewWayService 4 est également inclus avec NewWayService 4. Importation de données dans le module Produits : Lors de l importation de produits, assurez-vous que le code de produit ainsi que la description de chaque produit importé ait une valeur. Un produit sans code ou sans description sera automatiquement rejeté. D autres champs sont obligatoires, mais vous remarquerez que vous pouvez leur attribuer une valeur par défaut à partir de la liste déroulante. De plus, chaque produit importé doit avoir un code de produit unique. Si la liste de produits que vous désirez importer ne comportent pas un code de produit unique, vous pouvez sélectionner l option >> Générer automatiquement <<. Cette option tentera de générer un code de produit unique pour chaque produit importé. Cependant, n utilisez pas cette option si vous prévoyez, par la suite, importer des numéros de série qui seront reliés à ces produits. Importation de données dans le module Clients : Lors de l importation de clients, assurez-vous que le code de client ainsi que le nom de chaque client importé ait une valeur. Un client sans code ou sans nom sera automatiquement rejeté. D autres champs sont obligatoires, mais vous remarquerez que vous pouvez leur attribuer une valeur par défaut à partir de la liste déroulante. De plus, chaque client importé doit avoir un code de client unique. Si la liste de clients que vous désirez importer ne comportent pas un code de client unique, vous pouvez sélectionner l option >> Générer automatiquement <<. Cette option tentera de générer un code de client unique pour chaque client importé. Cependant, n utilisez pas cette option si vous prévoyez, par la suite, importer des numéros de série qui seront reliés à ces clients. Importation de données dans le module Numéros de série : Lors de l importation de numéros de série, trois champs sont obligatoires soit le code de produit, le code de client ainsi que le numéro de série. D autres champs sont obligatoires, mais vous remarquerez que vous pouvez leur attribuer une valeur par défaut à partir de la liste déroulante.

10 Importation de données 7 Pour chaque enregistrement importé, le code de produit ainsi que le code de client doit correspondre à un code de produit et un code de client existant dans la base de données. De plus, chaque enregistrement importé doit avoir un numéro de série unique. Par exemple, si vous n avez qu un fichier à importer, contenant à la fois les informations sur vos produits, vos clients ainsi que les numéros de série vendus, commencez par importer vos produits et vos clients. Ensuite, vous pourrez importer vos numéros de série, puisqu un code de produit et de client existera déjà dans la base de données pour chaque numéro de série importé. Ne jamais utiliser l option >> Générer automatiquement << lors de l importation de produits ou de clients si vous prévoyez, pas la suite, importer des numéros de série. Importation de données dans le module Pièces de rechange : Lors de l importation de pièces de rechange, assurez-vous que le code de pièce ainsi que la description de chaque pièce importée ait une valeur. Une pièce sans code ou sans description sera automatiquement rejetée. D autres champs sont obligatoires, mais vous remarquerez que vous pouvez leur attribuer une valeur par défaut à partir de la liste déroulante. De plus, chaque pièce importée doit avoir un code de pièce unique. Si la liste des pièces que vous désirez importer ne comportent pas un code de pièce unique, vous pouvez sélectionnez l option >> Générer automatiquement <<. Cette option tentera de générer un code de pièce unique pour chaque pièce importée. Importation de données dans le module Articles (Base de connaissance) : Lors de l importation d articles, assurez-vous que le code de l article ainsi que le titre de chaque article importé ait une valeur. Un article sans code ou sans titre sera automatiquement rejeté. D autres champs sont obligatoires, mais vous remarquerez que vous pouvez leur attribuer une valeur par défaut à partir de la liste déroulante. De plus, chaque article importé doit avoir un code d article unique. Si la liste des articles que vous désirez importer ne comportent pas un code d article, vous pouvez sélectionner l option >> Générer automatiquement <<. Cette option tentera de générer un code d article unique pour chaque article importé. Importation de données dans le module Fournisseurs : Lors de l importation de fournisseurs, assurez-vous que le code de fournisseur ainsi que le nom de chaque fournisseur importé ait une valeur. Un fournisseur sans code ou sans nom sera automatiquement rejeté. D autres champs sont obligatoires, mais vous remarquerez que vous pouvez leur attribuer une valeur par défaut à partir de la liste déroulante. De plus, chaque fournisseur importé doit avoir un code de fournisseur unique. Si la liste de fournisseur que vous désirez importer ne comportent pas un code de fournisseur unique, vous pouvez sélectionner l option >> Générer automatiquement <<. Cette option tentera de générer un code de fournisseur unique pour chaque fournisseur importé. Étape 7/8: Association des champs source aux champs destination Maintenant, vous devez spécifier quel champ de la table source sera transféré pour chaque champ du module destination. Lorsque vous avez terminé d associer chaque champ, cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 8. A droite de l écran, vous retrouvez tous les champs disponibles du module destination choisi, ainsi que leurs types entre parenthèses. Les champs précédés d une étoile (*) indiquent que ces champs sont obligatoires.

11 Importation de données 8 La partie de gauche contient une liste déroulante pour chaque champ destination. C est à partir de cette liste déroulante que vous devez spécifier quel champ source sera associé à chaque champ destination. Chaque liste déroulante contient la liste des champs sources (précédés par le mot Field_) ainsi que leurs types entre parenthèses. De plus, chaque liste déroulante peut contenir les différentes options suivantes : >> Générer automatiquement << Cette option n est disponible que pour les champs code produit, code client, code de pièce de rechange et code d article. Utilisez cette option si vous importez, par exemple, une liste de produits et que les produits importés n ont pas de code de produit unique. En sélectionnant cette option, l utilitaire d importation et d exportation de données tentera de générer un code de produit unique pour chaque produit importé. Veuillez cependant noter qu il est préférable d importer une liste d enregistrements avec un code unique pour chaque enregistrement plutôt que d utiliser cette option. >> Utiliser Script << Cette option vous permet d écrire votre propre script en langage Pascal Objet au lieu de tout simplement associer un champ source à un champ destination. Exemple : Vous désirez importer des données dans le module Clients. Dans votre table source vous avez les quatre champs suivants : Adresse 1, Adresse 2, Ville et Code postal. Cependant, dans le module Clients de NewWayService 4, seul un champ est nécessaire pour y saisir toutes vos informations sur l adresse d un client. Étant donné qu à l aide de la liste déroulante vous ne pouvez que sélectionner un champ source pour chaque champ destination, vous ne pouvez indiquer que vous désirez que les quatre champs sources mentionnés soient associés à un seul champ destination, soit le champ Adresse du module client. Pour corriger ce genre de problème, vous pouvez utiliser un script au lieu de simplement associer un champ source à un champ destination. En sélectionnant l option >> Utiliser Script <<, le bouton Script à droite de la liste déroulante devient actif. Cliquez sur ce bouton pour pouvoir y saisir votre script. Voici l exemple d un script qui indique à l utilitaire d importation et d exportation de données d associer les champs source Adresse 1, Adresse 2, Ville et Code postal au champ destination Adresse du module Clients. : begin ImportValue := Field_Adresse1 + #13#10 + Field_Adresse2 + #13#10 + Field_Ville + ' ' + Field_CodePostal; end; Le champ Adresse du module Clients de NewWayService 4 est un champ de type Mémo. Un champ de type Mémo permet à l utilisateur de saisir plusieurs lignes de texte. Ainsi, vous remarquerez que les

12 Importation de données 9 caractères #13#10 ont été utilisés dans ce script. Ceci indique de faire un retour de chariot entre certains champs pour pouvoir disposer l information sur plusieurs lignes. Par exemple, si le champ Adresse 1 avait comme valeur 99, boul. Demers, le champ Adresse 2 Suite #123, le champ Ville Montréal et le champ Code postal H3A 1Y2, le résultat obtenu serait : 99, boul. Demers Suite #123 Montréal H3A 1Y2 Pour plus de détails sur l utilisation de scripts, référez-vous aux sections Utilisation de scripts à l'aide du langage Pascal Objet et Référence du langage Pascal Objet. >> Ne pas importer << Sélectionnez cette option si vous ne voulez rien assigner à certains champs du module destination. Statuts, catégories et zones En plus des options mentionnées précédemment, chaque liste déroulante peut contenir dans certains cas la liste des statuts (Actif et Inactif), la liste des catégories de client, de produit, de pièce de rechange d article ainsi que la liste des zones correspondant à la base de données de NewWayService 4 sélectionnée. Par exemple, lors de l importation de données vers le module Clients, la liste déroulante correspondant au champ destination Code de catégorie contiendrait, en plus, la liste de toutes les catégories de client disponibles dans la base de données. Ainsi, vous pourriez sélectionner directement une catégorie de client existante pour ce champ. Étape 8/8: Derniers paramètres et démarrage de l'importation Cette étape est la dernière étape avant de démarrer l importation de données. Indiquez ici si vous désirez effacer tous les enregistrements du module destination avant de débuter l importation. Notez que si vous cochez cette option, seuls les enregistrements qui ne sont liés à aucun bon de travail ou aucun autre modules seront effacés. Les autres enregistrements ne seront pas effacés. Par exemple, si vous importez une liste de clients dans le module clients et que vous cochez l option Effacer tous les clients existants avant l importation, les clients qui sont associés à des bons de travail, des numéros de série, des documents, ou autres modules ne seront pas effacés. Vous devez aussi indiquer quoi faire lorsqu un enregistrement dont le code existe déjà dans la base de données est rencontré. Ensuite, si vous voulez sauvegarder tous les paramètres que vous avez saisis pour cette importation, cochez l option Sauvegarder les paramètres de cette importation pour une utilisation ultérieure et saisissez un nom de fichier où seront sauvegardées les informations. Cette fonction est également utile si vous désirez automatiser l importation de données à partir d un fichier de commandes (fichier BATCH) ou d un logiciel de planification de tâches. Référez-vous à la section Importations et exportations automatisées pour plus d informations sur ce sujet.

13 Importation de données 10 Cliquez maintenant sur le bouton Démarrer l importation pour importer vos données. Lors de l importation, si des erreurs sont rencontrées, elles seront affichées à l écran. De plus, un sommaire sur l importation sera également affiché à l écran à la fin de l opération. Veuillez noter que vous pouvez arrêter une importation de données en tout temps en cliquant sur le bouton Arrêter. Si vous arrêtez une importation avant qu'elle ne soit terminée, aucune information ne sera enregistrée dans la base de données. Si des erreurs sont rencontrées pendant l importation, veuillez changer vos paramètres d importation et redémarrez celle-ci. Dans la plupart des cas, le genre d erreurs rencontrées sont des erreurs de données. Voici quelques erreurs fréquemment rencontrées : - Type de données incompatible (Ex. : Tentative d associer une chaîne de caractères à un champ de type Date ou Entier). - Valeur hors de portée (Ex. : Tentative d associer une valeur autre que 0 (Inactif) ou 1 (Actif) à un champ Statut ou association d un code de catégorie inexistant dans la base de données pour un champ catégorie). - Erreur dans un script ce qui cause le rejet de l enregistrement. L utilitaire d importation et d exportation de données pour NewWayService 4 est très flexible et très puissant, principalement à cause des nombreuses possibilités qu offre l utilisation de scripts. De plus, l utilisation du système d accès aux données ADO rend possible l accès à la plupart des types de base de données disponibles sur le marché. Ainsi, puisqu'une multitude de possibilités sont offertes à travers cet utilitaire, toutes les possibilités ne peuvent être testées. Si éprouvez des difficultés à accéder à certains types de données, nous vous conseillons de vérifier vos paramètres de connexion à votre base de données et de vous référer à la documentation de la base de données à laquelle vous tentez d accéder. Après ces vérifications, si vous éprouvez toujours des problèmes, référez-vous à la section Support technique de Guide d'utilisation de NewWayService 4 pour savoir comment obtenir du support. Il est cependant important de noter qu'étant donné le grand nombre de bases de données différentes, disponibles sur le marché, nous ne pouvons certifier que l utilitaire d importation et d exportation de données sera à 100% compatible avec chacune d'entre elles.

14 Exportation de données 11 Exportation de données Introduction à l'exportation de données Cette section vous explique comment exporter des données de NewWayService 4 vers un fichier ou une base de données. Il n y a pas de limite au niveau de l exportation de données. Toutes les données disponibles dans une base de données de NewWayService 4 sont exportables. Veuillez noter qu en plus des possibilités d exportation que vous offre l utilitaire d importation et d exportation de données, tous les rapports de NewWayService 4 sont aussi exportables dans différents formats de fichier. Référez-vous au document Générateur de rapports pour NewWayService 4 pour plus d informations sur la façon d exporter des rapports. Exporter des données, étapes par étape Étape 1/8: Que voulez-vous faire? Cette étape vous permet de charger un fichier contenant des paramètres d exportation que vous avez créé puis sauvegardé lors d une exportation antérieure. Ceci est très utile lorsque exportez toujours les mêmes données, sur une base régulière. Ceci vous évite d'avoir à saisir les paramètres d exportation à chaque fois. Si c est la première fois que vous exportez des données à l aide de cet utilitaire, sélectionnez Démarrer une nouvelle exportation de données puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 2. Si vous voulez charger les paramètres d une exportation antérieure, sélectionnez Exporter des données à partir de paramètres précédemment sauvegardés. Sélectionnez le fichier contenant les paramètres à l aide du bouton puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 2. Étape 2/8: Spécifiez la base de données de NewWayService 4 Vous devez spécifier à partir de quelle base de données de NewWayService 4, les données seront exportées. Si vous ne travaillez habituellement qu avec une seule base de données de NewWayService 4, ses paramètres de connexion seront automatiquement saisis. Si vous avez plusieurs bases de données différentes de NewWayService 4 (comme par exemple une base de données test ainsi qu une base de données de production), cliquez sur le bouton Sélectionnez une connexion à partir de la liste des connexions existantes et sélectionnez la connexion désirée.

15 Exportation de données 12 Notez que les nom d usager ainsi que le mot de passe, demandés à cette étape, sont un nom d usager et mot de passe de la base de données Firebird et non un code de technicien et un mot de passe de NewWayService 4. Lors de l installation initiale de Firebird, le nom d utilisateur ayant les droits d administrateur est SYSDBA et le mot de passe est masterkey. Il est important que le mot de passe masterkey soit saisi en lettres minuscules. Normalement, vous n avez pas à saisir ces informations. En sélectionnant une connexion à partir de la liste des connexions, ces champs sont habituellement saisis de façon automatique. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 3. Étape 3/8: Code de technicien et mot de passe Pour pouvoir exporter des données à partir d une base de données de NewWayService 4, vous devez obligatoirement avoir les droits d administrateur si la sécurité de la base de données de NewWayService 4 sélectionnée a été activée. Vous n avez besoin d'aucun droit si la sécurité de la base de données sélectionnée n a pas été activée. Dans ce cas, les contrôles seront désactivés. Après avoir saisi un code de technicien de NewWayService 4 ayant les droits d administrateur ainsi qu un mot de passe valide, cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 4. Si la sécurité de la base de données n a pas été activée, cliquez simplement sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 4. Étape 4/8: Sélection des données à exporter A cette étape, vous devez spécifier les données que vous désirez exporter (par exemple, la liste des clients). La sélection des données à exporter s effectue à l aide d une requête SQL. SQL (Structured Query Language ) est un langage universel, utilisé pour communiquer avec une base de données. Le SQL est un langage simple. Cependant, si vous n êtes pas familier avec celui-ci, et que vous désirez créer vos propres requêtes pour l exportation de données, nous vous conseillons de vous référer à un des nombreux ouvrages sur ce sujet. Si vous ne connaissez pas le langage SQL, ceci ne pose pas un problème. Plusieurs requêtes SQL pour l exportation de données sont déjà incluses avec l utilitaire d importation et d exportation de données. Cliquez sur le bouton Sélection d une requête prédéfinie puis sélectionnez une requête dans la liste. Voici quelques unes des requêtes déjà incluses : Clients.sql Produits.slq Bons_Travail.sql Actions.sql Utilisez cette requête pour exporter la liste des clients. Utilisez cette requête pour exporter la liste des produits. Utilisez cette requête pour exporter la liste des bons de travail. Utilisez cette requête pour exporter la liste des actions de chaque bon de travail. Si vous le désirez, vous pouvez modifier une requête prédéfinie et l ajuster selon vos besoins. Par exemple, la requête suivante indique que vous désirez exporter le code ainsi que la description de vos produits : SELECT PROCODDES, PRODES FROM PRO; En utilisant cette requête, tous les produits seront inclus dans la requête. En ajoutant une condition à cette requête, vous pouvez indiquer que vous ne désirez que les produits actifs : SELECT PROCODDES, PRODES FROM PRO WHERE PROSTA = 1; Pour vérifier que votre requête fonctionne correctement et qu'elle extrait l information désirée, cliquez sur le bouton Tester la requête. Si la requête s exécute correctement, son résultat sera affiché dans la grille plus bas, sinon un message d erreur s affichera à l écran, indiquant que la requête ne peut être exécutée.

16 Exportation de données 13 Vous pouvez cliquez sur le bouton Plus d info >> pour connaître exactement le problème rencontré lors de l exécution. Lorsque vous avez terminé de saisir votre requête et que le test s est effectué correctement, cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 5. Étape 5/8: Sélection de la destination des données à exporter Cette étape vous permet de spécifier où seront sauvegardées les données que vous désirez exporter. Si vous désirez exporter vos données vers un fichier au format MS Access, dbase ou MS Excel, veuillez tout simplement sélectionner le fichier à l aide du bouton puis cliquez sur Suivant pour continuer à l étape 6. Veuillez noter que si le fichier sélectionné n existe pas, il sera automatiquement créé lors de l exportation. De plus, vous pouvez spécifier un format de fichier spécifique à l aide de la liste déroulante. Par exemple, pour un fichier MS Access, vous avez le choix de créer un fichier MS Access 2000, MS Access 97, MS Access 7.0 ou MS Access 2.0. Même chose si vous voulez exporter vos données vers un fichier qui existe déjà, vous pouvez spécifier le type exact du fichier à accéder. Si vous voulez exporter vos données vers un autre format de fichier, ou vers une base de données plus évoluée, sélectionnez l option une autre destination (Autres types de fichier, Bases de données SQL ODBC, etc.). Veuillez notez que dans ce cas, la destination où seront exportées les données doit exister. Ensuite, cliquez sur le bouton Sélectionnez la destination des données pour faire apparaître l utilitaire de connexion ADO, puis cliquez sur le bouton Build pour accéder à ses différents onglets. L utilitaire de connexion ADO peut être différent selon la version de ADO et/ou Windows que vous utilisez. À partir de cet utilitaire, sélectionnez le type des données auxquelles vous désirez accéder (normalement à partir de l onglet Fournisseur) puis saisissez les paramètres de connexion spécifiques à votre destination (normalement onglet Connexion). La liste des fournisseurs disponibles à partir de l utilitaire de connexion ADO (onglet Fournisseur) peut être différente d un ordinateur à l autre, selon la version de Windows utilisée, les logiciels installés ainsi que la version de ADO utilisée. Tel qu indiqué précédemment, veuillez visiter la section ADO du site web de Microsoft à l adresse pour plus d informations et/ou télécharger la dernière mise à jour du MDAC. Quelques exemples de fournisseurs qui peuvent être disponibles :

17 Exportation de données 14 Le fournisseur appelé Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider est normalement toujours présent et est utilisé pour exporter des données vers des fichiers de type MS Access, MS Excel, dbase, Lotus, Exchange, Paradox, Text, Html ou tout autre type de données que Microsoft pourrait éventuellement ajouter. Le fournisseur Microsoft OLE DB Provider for SQL server devrait être présent si vous utilisez MS SQL serveur dans votre entreprise et que le logiciel client de MS SQL serveur a été installé sur votre ordinateur. Utilisez ce fournisseur pour exporter vos données vers une base de données MS SQL. Le fournisseur Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers est normalement lui aussi toujours présent. Utilisez ce fournisseur pour exporter vos données vers une base de données à laquelle vous voulez accéder à travers un pilote ODBC. Comme vous pouvez le constater, ADO peut vous permettre d exporter vos données vers la majorité des bases de données existantes sur le marché. Cependant, la configuration de la connexion ADO peut être différente, selon le type de données à accéder. Veuillez consulter la documentation spécifique à votre type de données pour saisir les paramètres de connexion ADO. Notez également que l aide de votre administrateur de base de données est fortement conseillée. Lorsque vous avez terminé de saisir les paramètres de votre connexion à l aide de l utilitaire de connexion ADO, utilisez le bouton Tester la connexion pour vérifier la connexion à votre base de données. Si le test de connexion s exécute avec succès, cliquez sur le bouton OK pour fermer l utilitaire de connexion ADO et revenir à l utilitaire d importation et d exportation de données. Vous remarquerez que les paramètres saisis à partir de l utilitaire de connexion ADO seront automatiquement saisis dans la boîte de saisie sous le bouton Sélectionnez la destination des données. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 6. Étape 6/8: Sélection de la table destination Après avoir spécifié votre destination, vous devez indiquer vers quelle table les données seront exportées. Par exemple, dans le cas d une base de données relationnelle (comme par exemple Firebird, MS SQL, Oracle, etc.) c est la liste des tables de la base de données destination qui sera affichée. Dans le cas d un fichier de feuille de calcul (par exemple Excel), c'est la liste des différentes feuilles du fichier (onglets de la feuille de calcul) qui sera affichée. Veuillez noter que si vous exportez vos données vers un fichier MS Access, dbase ou MS Excel, si vous spécifiez un nom de table qui n'existe pas, la structure de la table créée contiendra la liste des champs de votre requête SQL. Sélectionnez la table où seront exportées les données à partir de la liste déroulante, puis cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 7. Étape 7/8: Association des champs sources aux champs destinations Maintenant, vous devez spécifier quel champ de la requête source sera transféré pour chaque champ de la table destination. Lorsque vous avez terminé d associer chaque champ, cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à l étape 8. À droite de l écran, vous retrouvez tous les champs disponibles de la table destination que vous avez choisie ainsi que leurs types, entre parenthèse.

18 Exportation de données 15 La partie de gauche contient une liste déroulante pour chaque champ destination. C est à partir de cette liste déroulante que vous devez spécifier quel champ source sera associé à chaque champ destination. Chaque liste déroulante contient la liste des champs de la requête que vous avez saisie à l étape 4 (précédé par le mot Field_) ainsi que leurs types, entre parenthèse. De plus, chaque liste déroulante peut contenir les différentes options suivantes : >> Utiliser Script << Cette option vous permet d écrire votre propre script en langage Pascal Objet au lieu de tout simplement associer un champ source à un champ destination. Exemple : Vous désirez exporter la liste des clients. Dans votre requête d exportation, vous avez le champ CUSSTA qui indique le statut du client, soit la valeur 0 si le client est inactif et la valeur 1 si le client est actif. Cependant, dans votre table destination, vous désirez inscrire dans le champ statut AC si le client est actif et IN si le client est inactif. Puisqu à l aide de la liste déroulante, vous ne pouvez obtenir ce résultat, vous pouvez, à la place, utiliser un script pour obtenir le résultat désiré. En sélectionnant l option >> Utiliser Script <<, le bouton Script à droite de la liste déroulante devient actif. Cliquez sur ce bouton pour pouvoir y saisir votre script. Voici l exemple d un script qui indique à l utilitaire d importation et d exportation de données d associer AC pour les clients actif et IN pour les clients inactifs, au champ statut de la table destination : begin If Field_CUSSTA = 1 Then ExportValue := 'AC' Else ExportValue := 'IN'; end; Pour plus de détails sur l utilisation de scripts, référez-vous aux sections Utilisation de scripts à l'aide du langage Pascal Objet et Référence du langage Pascal Objet. >> Ne pas exporter << Sélectionnez cette option si vous ne voulez rien assigner à certains champs de la table destination. Étape 8/8: Derniers paramètres et démarrage de l'exportation Cette étape est la dernière étape avant de démarrer l exportation de données. Vous pouvez indiquer ici d effacer tous les enregistrements de la table destination avant de procéder à l exportation. Si vous ne voulez pas effacer tous les enregistrements avant l importation, vous pouvez sélectionner l une des 3 options suivantes :

19 Exportation de données 16 Ajouter à la suite des enregistrements Si vous sélectionnez cette option, les enregistrements exportés seront tout simplement ajoutés à la suite des enregistrements existants de la table destination. Ajouter à la suite mais mettre à jour les enregistrements existants qui correspondent à la clé. Si vous sélectionnez cette option, les enregistrements exportés, dont la valeur du ou des champs clé sélectionnés n existe pas dans la table destination, seront ajoutés à la suite des enregistrements existants. Si la valeur du ou des champs clé est trouvée, les informations de l enregistrement trouvé seront mises à jour. Si vous sélectionnez cette option, vous devez sélectionner au moins un champ clé qui sera utilisé pour vérifier si l enregistrement existe dans la table destination. Si vous sélectionnez plus d'un champ, tous les champs sélectionnés constitueront la clé. Seulement mettre à jour les enregistrements existants qui correspondent à la clé. Si vous sélectionnez cette option, seuls les enregistrements exportés dont la valeur du ou des champs clé sélectionnés existe dans la table destination seront mis à jour. Aucun nouvel enregistrement ne sera ajouté. Si vous sélectionnez cette option, vous devez sélectionner au moins un champ clé qui sera utilisé pour vérifier si l enregistrement existe dans la table destination. Si vous sélectionnez plus d'un champ, tous les champs sélectionnés constitueront la clé. Si vous voulez sauvegarder tous les paramètres que vous avez saisis pour cette exportation, cochez l option Sauvegarder les paramètres de cette exportation pour une utilisation ultérieure et saisissez un nom de fichier où seront sauvegarder les informations. Cette option est aussi utile si vous désirez automatiser l exportation de données à partir d un fichier de commandes (fichier BATCH) ou d un logiciel de planification de tâches. Référez-vous à la section Importations et exportations automatisées pour plus d informations sur ce sujet. Cliquez maintenant sur le bouton Démarrer l exportation pour exporter vos données. Lors de l exportation, si des erreurs sont rencontrées, elles seront affichées à l écran. De plus, un sommaire sur l exportation sera aussi affiché à l écran à la fin de l opération. Veuillez noter que vous pouvez arrêter une exportation de données en tout temps, en cliquant sur le bouton Arrêter. Si vous arrêtez une exportation avant qu'elle ne soit terminée, l utilitaire d importation et d exportation de données tentera d annuler les modifications apportées à la table destination en renversant la transaction. IMPORTANT : Si votre base de données destination supporte les transactions (comme par exemple Firebird, MS SQL, Oracle), si vous arrêtez manuellement l exportation, les modifications devraient automatiquement êtres annulées. Cependant, si votre base de données destination ne supporte pas les transactions (par exemple un fichier MS Access ou un fichier MS Excel) les enregistrements déjà ajoutés et/ou mis à jour ne pourront être annulés.

20 Exportation de données 17 Si des erreurs sont rencontrées pendant l exportation, veuillez changer vos paramètres d exportation et redémarrez-la. Dans la plupart des cas, les erreurs rencontrées sont des erreurs de données. Voici quelques erreurs fréquemment rencontrées : - Type de données incompatible (Ex. : Tentative d associer une chaîne de caractères à un champ de type Date ou Entier). - Erreur dans un script ce qui cause le rejet de l enregistrement. L utilitaire d importation et d exportation de données pour NewWayService 4 est très flexible et très puissant surtout à cause des nombreuses possibilités qu offre l utilisation de scripts. De plus, l utilisation du système d accès aux données ADO rend possible l accès à la plupart des types de bases de données disponibles sur le marché. Ainsi, puisqu'une multitude de possibilités sont disponibles à travers cet utilitaire, toutes les possibilités ne peuvent être testées. Si éprouvez des difficultés à accéder à certains types de données, nous vous conseillons de vérifier vos paramètres de connexion à votre base de données et de vous référez à la documentation de la base de données à laquelle vous tentez d accéder. Après ces vérifications, si vous éprouvez toujours des problèmes, référez-vous à la section Support technique de Guide d'utilisation de NewWayService 4 pour savoir comment obtenir du support. Cependant, il est important de noter qu'étant donné le grand nombre de bases de données différentes, disponibles sur le marché, nous ne pouvons certifier que l utilitaire d importation et d exportation de données sera à 100% compatible avec chacune de ces bases de données.

21 Utilisation de scripts à l'aide du langage Pascal Objet 18 Utilisation de scripts à l'aide du langage Pascal Objet Tel que discuté brièvement dans les sections Importation de données et Exportation de données, il est possible d écrire des scripts pour combler certains besoins précis comme par exemple, le formatage de champs, la concaténation de champs, etc. Les scripts n ont généralement qu une ou quelque lignes de code. Cependant, dans certains cas, il pourrait arriver que vous ayez besoin d écrire des scripts de plusieurs lignes. Vous pouvez saisir un script différent pour chaque champ à importer ou exporter. Chaque script de chaque champ est exécuté à chaque enregistrement exporté ou importé. Exemple: Vous désirez importer une liste de 50 clients. Pour la plupart des champs, vous décidez d associer tout simplement un champ de votre table source à un champ de votre module destination, mais pour le champ Adresse du module destination, vous décidez d utiliser un script. Puisque vous avez 50 clients (donc 50 enregistrements) à importer, le script que vous avez saisi pour le champ Adresse sera exécuté 50 fois, soit une fois pour chaque enregistrement. Voici les principales informations nécessaires à l écriture de script à l aide du langage Pascal Objet. Si vous n êtes pas familier avec les notions de programmation générales, il est conseillé de vous faire aider par quelqu un qui a des notions de programmation. Ce chapitre n est pas un cours de programmation en langage Pascal Objet mais plutôt les lignes directrices à connaître pour pouvoir écrire des scripts qui fonctionneront correctement avec l utilitaire d importation et d exportation de données. Pour plus d informations sur le langage Pascal Objet, référez-vous à la section Référence du langage Pascal Objet ci-dessous. Éditeur de script L éditeur de script apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton Script, situé à côté d un champ à l étape 7 de l importation ou l exportation de données. Saisissez votre script dans la boîte de saisie prévue à cet effet. Vous remarquerez certains onglets. L onglet Champs sources contient la liste des champs sources disponibles lors d une importation ou exportation de données. L onglet Variables contient certaines variables utiles pour l écriture de vos scripts (Voir la section Les variables disponibles ci-dessous). Lors de l écriture de vos scripts, vous n êtes pas obligé de saisir manuellement le nom des champs sources ou des variables. Vous pouvez, tout simplement, positionner le curseur dans la boîte de saisie, à l endroit