La planification des actions de formation et la gestion des intervenants

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1 La planification des actions de formation et la gestion des intervenants SOlution pour Formations en Insertion et Accompagnement L OUVERTURE ET LA PLANIFICATION DES ACTIONS DE FORMATION Une action de formation peut être ouverte pour accueillir des groupes de stagiaires à entrées homogènes, à entrées cadencées (en vagues) ou en plate-forme à Entrées / Sorties permanentes. Une action peut aussi être ouverte en ateliers de formation regroupant des stagiaires en parcours individualisés. Chaque action est identifiée par un code analytique, un libellé, un lieu de formation et une couleur planning. Elle est reliée par son niveau de formation et sa spécialité directement au bilan pédagogique et financier. Un document peut être lié à chaque action (projet pédagogique, ). Une action de formation peut se composer d un ou de plusieurs modules indépendants les uns des autres et possédant leurs propres identités en terme de durée, d unité, de libellé et de lieu. Un module est en liaison avec les domaines d intervention. Il récupère par défaut ses caractéristiques de base qui restent entièrement modifiables et permettent ainsi de réaliser des actions sur mesure.

2 8 Une action peut panacher des modules en face à face, en auto formation ou en entreprise, voire des modules en AC (Activités Connexes) permettant de gérer des plages d entretiens individuels, de suivi en entreprise, de coordination, Les modules de formation sont planifiés graphiquement dans un calendrier de saisie mensuel ou hebdomadaire. Les dates ou plages horaires sont sélectionnées ou désélectionnées par simples clics de souris. Une planification peut être réalisée en jour, en demi-journée ou à l heure (l unité minimale étant le quart d heure). Les jours fériés et non travaillés apparaissent en rouge dans le calendrier de sélection. Le logiciel SOFIA possède 3 niveaux de planification interconnectés ou indépendants Macro planification du dispositif de formation Planification des modules de formation Micro planification ou déroulé pédagogique Le macro planning Le macro planning est un planning où seules les périodes en centre et en entreprise seront planifiées. Il permet d éditer à l avance les plannings prévisionnels pour les financeurs, les attestations d heures prévisionnelles, sans connaître de manière précise la planification des modules et des intervenants.

3 9 La planification modules Par la suite, ce macro planning sera remplacé petit à petit par la planification des modules, pour totalement disparaître une fois votre planification terminée. Deux manières de planifier un module de formation Choisissez des plages horaires ou des dates et obtenez les intervenants disponibles et ayant la compétence requise. Sélectionnez un ou plusieurs intervenants ayant la compétence et obtenez des plages de disponibilité. En fonction de votre choix de dates ou de plages horaires, le logiciel vous propose en temps réel les intervenants capables d animer le module, leurs disponibilités ainsi que celles des salles et du matériel. A noter que la couleur de chaque module peut être paramétrée par vos soins. Le choix de l intervenant revient toujours à l utilisateur qui peut forcer, à tout moment, les propositions du logiciel.

4 10 A l inverse, en fonction de votre choix d intervenant et/ou de salles, le logiciel vous proposera toutes leurs plages de disponibilités restantes. indique que l intervenant est disponible indique que l intervenant est indisponible Le choix des plages se fait sur un calendrier mensuel ou hebdomadaire affiche les disponibilités d un intervenant et/ou d une salle sélectionnées au préalable, et permet ainsi une optimisation des «face à face» dans les plannings. La planification des actions met à jour tous les plannings et agendas des intervenants et des stagiaires. Un système de validation des plannings par les responsables formation permet aux intervenants de visualiser leur agenda sur le portail SC-Form.net. Des notifications par SMS ou par mail seront par la suite envoyées lors des changements de planning aux intervenants. La planification met également à jour les plannings des salles, des ressources et les temps de travail des intervenants. Les heures sont enregistrées automatiquement par intervenant en «face en face», ou en «activités connexes» selon le cas. Les journées peuvent être complétées en «préparation» en fonction de leurs horaires de travail.

5 11 La planification d une plate-forme à Entrées/Sorties permanentes peut être réalisée par semaine sur l ensemble des modules de formation. De plus, une semaine de référence peut être dupliquée sur une ou plusieurs semaines consécutives ou non. Le logiciel fait un double contrôle tenant compte des planifications existantes afin d éviter toute erreur éventuelle.

6 12 Une plate-forme de formation à Entrées/Sorties permanentes peut être ouverte en ateliers de formation servant à regrouper des parcours stagiaires totalement individualisés. Chaque atelier peut être mono ou multi-matières et posséder ses propres caractéristiques : libellé, lieu, horaires et nombre de places disponibles. Ces ateliers sont planifiés graphiquement en demi-journées dans un calendrier hebdomadaire. Les ouvertures ou fermetures se font par simples clics de souris. L assistant de planification propose des choix de formateurs de la même façon que pour les actions précédentes. Une duplication permet également d ouvrir hebdomadairement les ateliers à partir d une semaine de référence et peut être effectuée sur une période allant d une semaine à plusieurs années. Elle conserve la planification des formateurs dans la mesure du possible en fonction de leur disponibilité. Toute modification met à jour en temps réel les plannings des actions de formation, les temps et les coûts formateurs ainsi que les parcours de formation des stagiaires. Les heures sont enregistrées automatiquement par code analytique et par intervenant, en «face en face» ou en «activités connexes» selon le cas. Les journées peuvent être complétées en «préparation» en fonction des horaires de travail de chaque formateur.

7 13 Plusieurs plannings sont à votre disposition à l ouverture d une action de formation : Planning graphique mono ou multi-actions hebdomadaire ou mensuel Planning graphique mono ou multi-intervenants Planning détaillé de la formation par module ou de date à date Planning graphique mono ou multi-salles La puissance du logiciel vous permet également de travailler sur plusieurs actions de formation en parallèle ; ce qui rend la gestion des plannings plus aisés et ce qui permet de planifier plusieurs formations ou modules simultanément.

8 14 Vous pouvez également visualiser, éditer et mettre à jour les plannings multi intervenants et multi salles pour gérer tous les aléas du quotidien. Utilisez les fonctions, «couper/coller» ou «copier/coller» pour adapter le planning des intervenants aux contraintes quotidiennes. Toute modification met à jour en temps réel les plannings des actions de formation, les temps et les coûts intervenants ainsi que les parcours de formation des stagiaires.

9 15 La micro planification ou le déroulé pédagogique La planification des modules peut faire l objet d un découpage pédagogique par la mise en place d un déroulé pédagogique prévisionnel dans le portail INTERVENANT. Ce déroulé peut être saisi directement par le responsable formation dans le logiciel SC-Form SOFIA. Le déroulé pédagogique se compose généralement de plusieurs séances. L intervenant peut y associer des travaux à faire pour une prochaine séance ainsi que des ressources (texte libre, site internet, document à télécharger). Des possibilités de duplication ou d importation existent afin de ne pas ressaisir les déroulés d une année à l autre. Le déroulé pédagogique prévisionnel se transformera automatiquement en déroulé pédagogique réel, consultable à partir du portail et directement sur les agendas de la formation, de l intervenant et des stagiaires. Comme les autres plannings, le déroulé pédagogique d un ou plusieurs modules peut être imprimé.

10 16 A partir de ce même portail (donc de votre site internet), les intervenants auront également la possibilité de faire l appel de la séance et de saisir leurs visites en entreprises ainsi que leurs comptes rendu. Enfin, chaque intervenant peut consulter les informations liées à ses stagiaires : nom, prénom, adresse, téléphone, action de formation, dates d entrée et de sortie, parcours,

11 17 LA GESTION DES INTERVENANTS Renseignez les coordonnées de vos intervenants. Gérez leur statut (salarié en CDI, en CDD, indépendant, ) en liaison avec le bilan pédagogique et financier demandé par la DIRECCTE. Un document peut être lié à chaque intervenant et permet de conserver un curriculum vitae par exemple. Affectez à chacun d eux des domaines d intervention (effectifs ou potentiels) en fonction de leurs aptitudes. L assistant de planification des actions vous proposera ainsi une présélection d intervenants en capacité d animer le module de formation concerné. Indiquez les coûts d intervention (en jour, en ½ journée ou à l heure) de chaque intervenant avec un taux général de base ou des taux spécifiques d un domaine d intervention à l autre.

12 18 Les coûts intervenants vous permettront de : Réaliser facilement des contrats de mission ou de sous-traitance, pour les intervenants extérieurs, en relation avec la planification des formations. Identifier de manière très fine l incidence des coûts directs dans l analyse financière des formations et des conventions de formation. Un intervenant peut posséder un ou plusieurs contrats. Les contrats sont générés automatiquement en fonction de la planification réalisée. SOFIA vous permet également de suivre l évolution du contrat : date de validation, date d envoi, date de signature. Un système d anomalie permet ensuite de repérer rapidement les incohérences entre la planification réelle et le contrat signé (planification hors date, sur-planification, contrat non envoyé, ).

13 19 Visualisez les agendas intervenants avec des vues différentes Agenda hebdomadaire d un intervenant Agenda mensuel d un intervenant Agenda journalier d un ou plusieurs intervenants Planning hebdomadaire ou mensuel multi-intervenants Les agendas hebdomadaires et mensuels sont accessibles en temps réel sur internet à partir du portail SC-Form.net à toutes les personnes autorisées par l organisme. Intervenez sur ces plannings par simple clic en utilisant les fonctions : couper/coller, copier/coller. Toute modification de planning met à jour en temps réel les plannings des actions, les temps et les coûts intervenants ainsi que les parcours de formation stagiaires.

14 20 Portail Internet Chaque intervenant dispose d un portail Internet en accès illimité directement intégré dans votre site Internet. Il permet de consulter son agenda, de faire l appel, de consulter les informations de ses stagiaires, de créer un déroulé pédagogique, de donner du travail à faire, de saisir des comptes rendu de visites en entreprise,

15 21 Le suivi des temps intervenants et salariés La planification des formations permet de suivre directement sans ressaisie : Les heures des intervenants en «face à face». Les heures des intervenants en «activités connexes» (audit, déplacement, réunion, coordination, ). Vous pouvez compléter ces temps de travail par d autres types tels que la «préparation», les absences (congés, RTT, maladie, ) et suivre le ratio AF/PR. Vous disposez d une fiche temps mensuelle par intervenant ou par salarié qui regroupe les heures par code analytique, par type de temps et par jour. Suivez par code analytique d actions les récapitulatifs d heures : Par salarié et par mois (intégrant ou non les coûts) Par type de pointage (AF, PR, AC, ) et par mois (intégrant ou non les coûts)

16 22 Définissez pour chaque intervenant ses horaires de travail qui peuvent être totalement individualisés. Disposez d un outil de simulation qui vous permet de positionner chaque salarié depuis le début de votre période de référence jusqu à une date butoir que vous déterminez. Réalisez par contrat de travail une analyse des écarts sur : le nombre de jours et d heures travaillés le nombre de jours de RTT et de congés pris les temps de «face à face» planifiés les heures de «préparation» théoriques et planifiées les heures «AC» planifiées le calcul du ratio AF/PR et son évolution sur l année Le suivi du temps de travail permet d orienter le choix des intervenants non seulement en fonction de leur disponibilité, mais aussi selon des critères de gestion (dépassement d heures, ratios, ) apportant ainsi une véritable aide à la décision. Il permet une optimisation et un meilleur contrôle du temps par intervenant et par action de formation.