GESTION DES OLYMPIADES

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1 GESTION DES OLYMPIADES Etape 1 : ouverture de l'application Lettres d'information aux établissements (voir les 4 lettres début d'année) Mettre à jour de la base en utilisant le bouton Paramètres. Vider les tables comme indiqué. Puis, remplir les nouvelles valeurs des paramètres. Ne pas oublier de remplir le lieu de la remise des prix dès qu'il est connu. S'il est prévu de joindre un plan d'accès à ce lieu, cocher la case O, et préparer ce plan à l'avance, au format PDF. Il devra se nommer modele_plan.pdf. Etape 2 : inscriptions Les établissements doivent d'abord être informés de l'ouverture des inscriptions et de la clôture. pour le public et le privé Les établissements publics se connectent à l'application avec pour login leur RNE, et pour mot de passe leur ident public constitué du RNE sans la lettre, ou bien du mot de passe qui a été choisi en remplacement. Ce mot de passe pour le public se trouve dans la table rf_jvlog.de la base EPP. Pour le privé, il est dans une table de la base RAMSES pour l'étranger La procédure d'inscription pour l'étranger est différente car les établissements privés ne peuvent pas se connecter à l'application. Un fichier Excel est donc envoyé aux établissements avec des instructions pour le remplir. Ces fichiers sont renvoyés à la personne chargée de la maintenance informatique de l'application, et qui entrera les données dans la base. Intégration des données Excel dans la base Le fichier se nomme inscriptions_prive.xls Etablissement Sélectionner la ligne sans les intitulés et la sauvegarder au format CSV, séparateur;. Ensuite dans phpmyadmin, choisir la table olymp_etab, vérifier que l'établissement n'est pas déjà inscrit, puis cliquer sur le lien Insérer des données provenant d'un fichier de texte dans la table. Insérer le fichier. Recommencer la manoeuvre pour la table olymp_etab_palm. Candidats RNE PRIV NOM PRENOM G ou F DATE DE NAISSANCE CLASSE SERIE RNE CENTRE O Il n'y a ici qu'une partie des colonnes. L'identifiant est un autoincrément, le numéro de convocation est aléatoire. Vérifier que les champs sont correctement remplis, en particulier la date. Si elle n'est pas au bon format( anglais), le changer en utilisant la fonction excel correspondante. La colonne RNE pose parfois problème et donc le cas échéant ne pas la sélectionner. Sélectionner tout le tableau sans les intitulés, sans la colonne RNE éventuellement, et en ajoutant à la fin une colonne supplémentaire vide qui permettra d'avoir le point-virgule de fin de ligne. Le sauvegarder

2 au format CSV. Vérifier dans le bloc-notes que le fichier est correct. Ensuite dans phpmyadmin, choisir la table olymp_candidat, puis cliquer sur le lien Insérer des données provenant d'un fichier de texte dans la table. Charger le fichier, puis lister les intitulés des colonnes à insérer comme indiqué. Insérer le tout. Dans la table, on obtient les identifiants de ces candidats. Noter ces numéros. Si la sélection du RNE n'a pas fonctionné, le remplir à la main pour chacun d'eux ou avec une requête. Ensuite, pour compléter le table et mettre en même temps à jour la table olymp_palmares, exécuter le script num_convoc.php ci-dessous, en mettant les identifiants relevés et l'année concernée : require_once("olymp_config_appli.inc.php"); require_once("olymp_connect.inc.php"); require_once("olymp_fonctions.inc.php"); for($i=premier nouvel identifiant; $i<dernier nouvel identifiant plus 1;$i++) {$num_convoc=tirage(); $req1="update olymp_candidat set num_convoc='$num_convoc' where num_convoc='0' and id_eleve='$i'" ; $res1=mysql_query($req1, $authlink); $req="select * from olymp_candidat where id_eleve='$i' "; $res=mysql_query($req, $authlink); $l=mysql_fetch_array($res); $req2="insert into olymp_palmares(id_eleve, num_convoc,annee,rne_etab,priv, nom, prenom, civilite, date_naiss,classe, serie, rne_centre) values('$i', '$l[num_convoc]','2008','$l[rne_etab]', 'O','$l[nom]', '$l[prenom]', '$l[civilite]','$l[date_naiss]', '$l[classe]','$l[serie]', '$l[rne_centre]')"; $res2=mysql_query($req2, $authlink); $req3="insert into olymp_courrier (RNE) VALUES ('$rne')"; $res3=mysql_query($req3, $authlink); } renommer le fichier pour chaque utilisation puis le supprimer du serveur. Ne conserver que le fichier générique num_convoc.php. remarque : les tables olymp_etab_palm et olymp_palmares servent à afficher le palmarès de toutes les années. Elles conservent les données. Cas d'un établissement récent : un tel établissement est mis à jour dans EPP. Mais il faut actuellement mettre manuellement à jour la table a24districts dans EPP (feuille a24district) pour qu'il soit reconnu. Etape 3 : affectations dans les centres, ajustements Lorsque les inscriptions sont closes, il faut vérifier l'ensemble et procéder aux affectations des candidats à un centre. Par défaut, l'établissement de l'élève est centre sauf mention contraire à l'inscription. L'affectation se fait depuis le bouton Gestion établissements en cliquant sur la loupe pour chaque établissement. En cliquant sur le crayon, on peut changer le statut de centre ou non de l'établissement. C'est L'IPR en général qui procède aux affectations. Il y a toujours des modifications à faire, et des inscriptions tardives. La personne désignée pour gérer l'application, autre que l'ipr, se charge de cela. Pour ces inscriptionsd tardives, plusieurs cas de figure peuvent se présenter. Ajout d'un ou deux élèves d'un établissement inscrit Ajout d'un établissement et de peu d'élèves (3 à 4)

3 Pour ces deux cas, procéder aux inscriptions dans la partie adminristration. On dispose de l'option Ajouter un établissement. Losrque l'établisement est inscrit, on le choisit en sélectionnant l'option Gestion des établissements et on procède à l'ajout d'élèves. Ajout d'un nombre plus important d'élèves pour un établissement inscrit Ajout d'un établisement et d'un nombre plus important d'élèves. Procéder alors avec le fichier Excel comme pour l'étranger. Etape 4 : organisation matérielle des épreuves Dans la liste Afficher, choisir Matériel. Cette page facilite le calcul du nombre de copies. L'imprimer. Faire émarger pour chaque remise de matériel. Toujours dans Afficher, sélectionner Emargement. Pour chaque établissement, imprimer la feuille de PV. Remettre le PV avec les copies et les sujets qui sont à retirer au rectorat selon les indications dans les courriers envoyés ci-dessous.. Etape 5 : envoi des courriers A faire avant tout essai pour les courriers, les tester dans une boîte particulière. Prévoir l'envoi des courriers dans une boîte (ou plus) pour les vérifier. Cette étape est très fortement recommandée. En effet, la visualisation de la lettre n'utilise pas le même script que l'envoi effectif, ce qui peut induire de minimes différences de présentation que l'on corrigera. Pour cela, dans Paramètres, sélectionner le bouton radio qui effectue l'envoi dans la ou les boîtes de votre choix et que vous pouvez consulter. Vous ne reviendrez à l'envoi effectif aux établissements que lorsque vous serez satisfait de cet envoi particulier. Plusieurs courriers doivent à ce stade être envoyés aux établissements. On utilise la liste Publipostage. Remerciements Cliquer sur l'item Remerciements de la liste Publipostage. Une page propose d'envoyer un message aux chefs de centre, accompagné d'une lettre de remerciement. Un lien permet de visualiser le dernier modèle utilisé de la lettre. Le fichier PDF de cette lettre se nomme modele_merci.pdf. Les proviseurs reçoivent cette pièce jointe sous le nom lettre_rneducentre.pdf Pour voir le modèle actuel avec les nouveaux paramètres, choisir dans la liste Choisir le PDF le fichier modele_merci.pdf. Cliquer alors en bas sur le bouton Sauvegarder les modifications et visualiser. Les nouveaux paramètres sont pris en compte et le modèle est mis à jour. Si vous souhaitez modifier cette lettre, lisez bien les instructions données dans cette page «Modification du courrier modele_merci.pdf», procédez aux modifications voulues, sauvegardez et visualisez. Attention, vous ne pouvez revenir en arrière, aussi par précaution, gardez une impression du modèle initial (clic droit). Vous pouvez faire des essais jusqu'à ce que la lettre vous convienne. Une fois la lettre mise au point et le bouton radio de test d'envoi étant bien coché pour une boîte particulière ou plusioeurs, écrire un petit message dans la boîte contenant déjà la signature, et cliquez sur Envoyer. La boîe particulière peut être olympiadesmaths@ac-creteil.fr.

4 Test de l'envoi Il peut être utile de connaître les lignes qui concernent l'envoi. Dans la page olymp_pdf.php, les lignes suivantes : $w=0;... $w++; if ($test_envoi==1) $mail="ce.".$rne_centre."@ac-creteil.fr"; else $mail=$adresse_test; if($w==1)$mail.=",olympiadesmaths@ac-creteil.fr"; $marque="lettre_$rne_centre.pdf"; include("pdfmerci.php"); $texte=stripslashes($texte); courrier($mail,$marque, $texte); Lors de l'envoi effectif, ces lignes envoient la lettre à chaque centre et, pour vérification, une seule fois dans la boîte olympiades ou dans la boîte geosciences. La fonction courrier est dans le fichier envoi_pdf.php. Le fichier pdfmerci fabrique la lettre au format pdf. Convocations Cliquer sur l'item Convocations de la liste Publipostage. Le principe est le même que pour les remerciements. Le message s'adresse ici à tous les chefs d'établissement ayant des candidats. Trois courriers seront joints au moment de l'envoi, dont les modèles sont visualisables dans cette page. Ils se nomment modele_consigne.pdf, modele_convoc.pdf et modele_emarge.pdf et arriveront sous les noms let_proviseur_rne.pdf, convoc_rne.pdf, signature_rne.pdf.. Comme pour modele_merci.pdf, vous pouvez visualiser et modifier les deux premiers. Pour cela, les choisir dans la liste Choisir le PDF. Test de l'envoi.... $w++; if ($test_envoi==1) $mail="ce.".$rne_centre."@ac-creteil.fr"; else $mail=$adresse_test; if($w==1)$mail.=",olympiadesmaths@ac-creteil.fr"; ; $marque0="let_proviseur_$rne.pdf"; $marque1="convoc_$rne.pdf"; $marque2="signature_$rne.pdf"; include("pdfconsigne.php"); include("pdfconvoc.php"); include("pdfsignature.php"); $texte=stripslashes($texte); courrier1($mail,$marque0,$marque1, $marque2, $texte); Les lignes ci-dessus sont dans la page olymp_pdf.php. La fonction courrier1, dans envoi_pdf.php envoie trois pièces jointes. On l'adapte au nombre voulu, ce qui implique d'aller dans le code de envoi_pdf.php. Mais ce ne sera que du copier coller.

5 Après l'envoi des courriers, il peut encore y avoir des modifications et par exemple des courriers à renvoyer. Dans ce cas, dans la liste Renvoi des courriers, choisir le courrier à renvoyer et sélectionner les établissements concernés, puis cliquer sur Renvoyer «courrier». COMMENT REGENERER LES MODELES Etape 6 : inscriptions des résultats dans la base Dans la liste Afficher, choisir Tous les candidats. Choisir le tri par centre. Dans cette page, on coche les absents, puis les rangs d'admission des présents. Les séries non scientifiques sont indépendantes pour la promulgation du palmarès et donc le classement aussi. Il y a donc le 1er des S, le 1er des autres séries, et ainsi de suite. Ces numéros ne seront pas confondus. Plus tard, il faudra penser à remplir aussi les récompenses. On peut afficher les élèves triés par centre. A noter que des élèves non primés mais néanmoins remarqués figurent dans la palmares. Pour cela on aura mis 1000 dans la colonne classement. Etape 7 : envoi des courriers d'invitation à la cérémonie Dans la liste Publipostage choisir Invitations. Le principe est le même que pour les précédents courriers. Trois ou quatre courriers sont joints, les deux premiers, modele_palm.pdf, et modele_invit.pdf étant modifiables.le troisième est modele_palmares.pdf. Le dernier éventuel est le plan. Les noms des courriers reçus correspondants sont let_prov_palm_rne.pdf, invit_rne.pdf, palmares_rne.pdf. Si dans la page des paramètres vous avez coché O pour le plan d'accès, un bouton Parcourir sera affiché. Circulez avec ce bouton dans votre ordinateur et sélectionnez le fichier modele_plan.pdf, puis cliquez sur le bouton Envoyer qui permet de le poser au bon endroit, olymp/pdf, sur le serveur. Le faire avec n'importe quel fichier se nommant modele_plan.pdf, cela ne tire pas à conséquence tant qu'on n'envoie pas les courriers. Les modifications des lettres peuvent être assez importantes, surtout pour l'invitation. On peut donc tenter divers essais de modification et voir ce que cela donne. Si, en revanche, il faut ajouter un logo, fournir le logo à la personne chargé de la maintenance informatique de l'application et qui le placera dans pdf_class.php fonction Footer. Test éventuel de l'envoi $w++;... if ($test_envoi==1) $mail="ce.".$rne_centre."@ac-creteil.fr"; else $mail=$adresse_test; if($w==1)$mail.=",olympiadesmaths@ac-creteil.fr"; $marque0="let_prov_palm_$rne.pdf"; $marque1="invit_$rne.pdf"; $marque2="palmares_$rne.pdf"; //include("pdfpalm.php"); include("pdfinvit.php"); include("pdfpalmares.php"); $texte=stripslashes($texte); // courrier1($mail,$marque0,$marque1,$marque2, $texte);

6 mêmes remarques que pour les autres envois. Etape 8 : publication du palmarès Dès que la page Tous les candidats est remplie, le palmarès est prêt. Le lien à poser sur le site académique est : par exemple. Il suffit de changer l'année chaque année.en posant un nouveau lien. On conserve ainsi les palmarès successifs. Pour que ce lien soit valide, la DI doit avoir fait le pointage adequat sur la page olymp_palmares.php Remarque : Nous avons eu besoin, en 2010, de sélectionner les établissements dits «méritants». Ce sont des établissements non inscrits les années précédentes, n'ayant eu aucun lauréat, mais un certain nombre d'élèves inscrits. On trouvera à cet effet un petit script nommé meritants.php. Regénérer les modèles pour les courriers L'option Choisir PDF permet de choisir un modèle. Lorsqu'on clique sur sauvegarder et visualiser les modifications apportées sont répercutées dans le modèle correspondant. Les modèles sont liés aux courriers, sauf ceux de la signature et du palmarès. 1. Pour refaire les modèles, il est nécessaire d'envoyer les courriers. En conséquence la première des choses à faire est de faire envoyer ces courriers dans une boîte d'essai. Pour cela, dans l'option Paramètres, indiquer cette boîte. 2. Ensuite, choisir dans l'option Publipostage les courriers à envoyer (remerciements, invit ations). Pratiquer l'envoi en cliquant sur le bouton Envoyer. 3. Consulter les courriers arrivés dans la boîte choisie, les vérifier. 4. S'ils sont à corriger, revenir à l'option Choisir PDF, faire les modifications, cliquer sur le bouton Sauvegarder et visualiser, puis envoyer à nouveau kes courriers. 5. Lorsque les courriers sont corrects, choisir ceux d'un établissement qui n'est pas forcément le même pour tous les courriers. Si un établissement a plus d'un lauréat, le choisir car on verra ainsi dans le modèle que les invitations sont envoyées à la suite mais page à page. 6. Sauvegarder les courriers choisis sous les noms : modele_palm.pdf, (lettre prov), modele_invit.pdf (invit élèves) et modele_palmares.pdf 7. Remonter ces 3 fichiers sur le serveur dans olymp(olympgeo)/pdf et vérifier qu'ils ont bien tous les attributs de lecture, écriture, et exécution. 8. vérifier que ces modèles s'affichent bien dans Publipostage (invitation, remerciements, convocations) et dans Choisir PDF 9. si on souhaite joindre un plan d'accès au lieu de la cérémonie, trouver un plan et le mettre en pdf, en le nommant modele_plan.pdf puis le monter sur le serveur dans olymp/pdf avec l'option Parcourir qui apparaîtra dans l'envoi des invitations si dans Paramètres on a coché qu'il y aurait un plan. Ce plan s'ajoutera aux trois autres fichiers. 10. refaire éventuellement les dernières corrections par Choisir PDF. C'est prêt pour un envoi effectif avec de nouveaux modèles. Pour olympgeo

7 - Il faut changer le lien qui donne accès au site de sciences sur le web académique. - Il y a peut-être des choses à changer dans l'affichage du palmares - si on veut un logo supplémentaire dans l'invitation, mettre ce logo en.jpg, le poser sur le serveur dans olympgeo/images. Ensuite, dans les pages pdf_class.php (class1, class2), que l'on peut éditer dans le bloc_notes, changer le nom du logo là ou il y a celui de l'inria en enlevant le double slash pour activer la ligne. Si les dimensions du logo ne sont pas bonnes, faire le réglage dans cette même ligne en jouant sur les trois nombres, en tâtonnant (par précaution copier la ligne pour se souvenir des nombres de départ). Ceci peut être automatisé. - enfin pour publier le palmarès sur le site de sciences, il faudra poser le lien : après avoir demandé à qqun du système de faire le pointage correct sur cette page.