Envoyer des documents en PDF par avec EQUISIS

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1 Envoyer des documents en PDF par avec EQUISIS EQUISIS Executive Premium offre la possibilité d'envoyer de manière entièrement automatisée, à vos clients ou fournisseurs, un document (ou une sélection de documents) par , sous forme de fichier pdf attaché. Cet envoi pourra être paramétré de telle sorte que vous - ou un département particulier de votre entreprise - receviez, en copie cachée (cci), une copie de chaque envoi dans votre propre boite mail. Moyennant un paramétrage adéquat, un texte d'accompagnement ainsi que votre "signature" seront automatiquement ajoutés au corps du mail, en fonction du document concerné et dans la langue du client ou du fournisseur. Les documents concernés par cette fonctionnalité sont les suivants : Tous les documents commerciaux clients et fournisseurs, principalement : offres, commandes clients, notes d'envoi, factures, notes de crédit, commandes fournisseurs, réceptions fournisseurs Les rappels de paiement issus du module de Comptabilité générale I. PARAMETRAGE a. PREFERENCES ADMINISTRATION L'onglet Communications des Préférences Administration vous permet de définir, si vous le souhaitez, des adresses génériques habilitées à recevoir, en copie-cachée (cci), une copie de chaque envoi effectué, en fonction du département concerné par le document : b. FICHIER UTILISATEURS Lorsque vous vous connectez à EQUISIS, le login choisi au démarrage (Administrator, User, ou un login créé par vous-même via les Préférences Administration) doit être attaché à une fiche Utilisateur, qui renseignera notamment les coordonnées de l'expéditeur de l' i. En étant connecté sous l'utilisateur Administrator, ouvrez le fichier Utilisateurs et ajoutez une fiche ou modifiez une existante :

2 1. dans le premier onglet, les champs suivants doivent être spécifiés : Nom, Prénom, Accès Equisis autorisé (choisissez-y le login correspondant à l'utilisateur), 2. Dans le second onglet Paramètres, spécifiez dans le cadre Serveur SMTP les coordonnées de votre messagerie sortante : adresse , authentification (login et mot de passe). Dans Paramétrage du courrier électronique, indiquez votre signature complète dans Signature texte, et cochez Confirmation par Bcc si vous souhaitez recevoir dans votre propre boite mail, en copie cachée, la copie de tous les documents envoyés par via Equisis : c. FICHIER LETTRES Le fichier Lettres stocke d'une part les formulaires d'impression de vos documents commerciaux clients et fournisseurs (ceux-ci ont pour type formulaire ISIS) ainsi que des modèles de texte d'"accompagnement" des documents pdf envoyés par (type

3 accompagnement) qui contiendront un texte destiné à accompagner, dans le corps du mail, le document pdf qui lui est joint. Lors du démarrage du logiciel, ces modèles ont dû vous être fournis, et sont donc prêts à l'emploi. Si ce n'est pas le cas, un modèle d'accompagnement pourra simplement être créé en vous inspirant des copies-écran ci-dessous : Pour être fonctionnel, un modèle d'accompagnement doit posséder les paramètres suivants : i. Un code ii. Un libellé. Celui-ci composera le titre par défaut du mail que vous enverrez iii. Un type : choisissez Accompagnement iv. Une cible : vous créerez un modèle d'accompagnement pour chaque type de document envoyé par choisissez Factures pour l'envoi de vos factures par . v. Une langue : vous créerez un modèle d'accompagnement pour chaque langue associée à vos clients (ou vos fournisseurs) Cliquez ensuite sur l'onglet (ou le bouton Accompagnement) pour y définir le texte d'accompagnement qui sera copié dans le corps de votre d. FICHIER CONTACTS Lors d'un envoi en pdf, Equisis chargera les adresses de vos clients (ou plus exactement, des Contacts de vos clients) en fonction du type de document à envoyer et des attributions associées à chaque contact. Ainsi, si vous souhaitez que tel contact soit concerné par la réception d'une facture, vous cocherez l'attribution Factures NC au sein de sa fiche. De même, s'il est concerné par la réception des

4 rappels de paiement, cochez alors l'attribution Rappels : ainsi, seuls les contacts concernés recevront votre e. INSTALLATION DU LOGICIEL DE CREATION DU FICHIER PDF Sur Macintosh, aucun logiciel n'est requis, en effet Equisis utilisera les fonctions pdf par défaut intégrée au système. Sur Windows par contre, il convient d'installer et de configurer le logiciel gratuit PDFCreator disponible sur notre serveur de fichiers : ftp://ftp.isis.be/francais/utilitaires/pdfcreator-1_7_3_setup.zip Nb : veillez à installer cette version et à ne pas la mettre à jour si le logiciel vous le demande). i. Après son installation, démarrez l'application PDF Creator, puis ouvrez le menu Imprimante et choisissez le point de menu Options, puis cliquez à gauche sur l'option Enregistrement automatique :

5 ii. iii. iv. Cochez l'option Utiliser l'enregistrement automatique Indiquez temp dans la rubrique Nom de fichier Cochez la case Utiliser ce répertoire pour l'enregistrement automatique et effectuez un copier-coller du chemin d'accès indiqué dans le module Administration, onglet Communication en cliquant sur l'icône représentant un œil:

6 II. ENVOI DE DOCUMENTS PAR MAIL EN PDF ATTACHES Le principe est très simple : au lieu d'imprimer votre ou vos document(s) sélectionné(s), vous choisirez, dans la fenêtre de choix du type de sortie du document, l'icône représentant le surmontant une petite enveloppe : cela vous amènera à une fenêtre de contrôle de l'envoi à effectuer, qu'il vous suffira de valider. a. DOCUMENTS COMMERCIAUX La procédure est ici illustrée à partir du fichier Factures : i. Effectuez votre sélection comme si vous souhaitiez l'imprimer, puis choisissez l'option Imprimer du menu Fichier, ou cliquez sur l'icône de droite d'impression: ii. Ensuite, choisissez le formulaire d'impression de votre choix, puis cliquez sur l'icône d'envoi par iii. La fenêtre suivante vous permettra de vérifier les paramètres d'envoi : l'adresse de l'expéditeur (la vôtre), la ou les adresse(s) de votre (vos) destinataires, le texte accompagnant, l'activation ou non de la réception d'une copie de l' en cci, L'exemple ci-dessous illustre l'envoi des 3 factures, dont une ne contient pas d'adresse (ou pas d'adresse valide) : une ligne en rouge et la case Statut non cochée vous indiqueront une information manquante pour cet envoi :

7 1. Le tableau supérieur affichant la liste des envois à effectuer 2. Les Paramètres d'envoi détaillant l'adresse de l'expéditeur et du destinataire. A noter que vous pouvez envoyer un document à plusieurs expéditeurs, en séparant chacun par un point-virgule 3. Le texte d'accompagnement de l' , issu du fichier Lettres (voir plus haut au chapitre Paramétrage), dans la langue du client 4. Le profil (adresse , signature) de l'utilisateur attaché au login choisi au démarrage d'equisis. Cochez ou décochez la case Blinc Carbon Copy (BCC) si vous souhaitez ou non recevoir dans votre boite mail en copie cachée une copie de chaque envoi 5. Le choix par défaut du texte d'accompagnement de l' iv. Cliquez ensuite sur l'icône de validation en bas à droite de l'écran : pour autant que les paramètres de votre serveur de messagerie sortante soient correctement configurés, Equisis procèdera automatiquement à l'envoi du ou des (s). Dans le cas contraire, un message d'erreur vous indiquera un paramétrage inadéquat ou une absence de connexion Internet. b. RAPPELS DE PAIEMENT Le principe d'envoi d'un pdf par pour les rappels de paiement est identique à l'envoi d'un document commercial : i. Ouvrez la fenêtre des Rappels de paiement ii. Effectuez votre sélection au sein de cette fenêtre, en vérifiant déjà la présence d'adresses des clients concernés :

8 iii. Cliquez ensuite sur l'icône représentant l'envoi par iv. La fenêtre de contrôle qui suit vous permettra de vérifier la validité de chaque document, avant envoi :