SEPTEMBRE 2011 FICH INFO INTENDANCE

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1 Rectorat SERIA SI FICH INFO INTENDANCE Dossier suivi par Sarah Jaunet Philippe Lemercier SEPTEMBRE , rue d'antrain CS Rennes cedex 7 Site internet Les fich info intendance sont envoyées dans la boite Gestion (avec copie dans la boîte du chef d établissement) et elles sont disponibles sur l intranet de l Académie SI Etablissements Gestion Financière SERIA SI Page 1 sur 7 15/09/2011

2 DOMAINE GFC (Gestion Financière et Comptable) Encaissements / Prélèvement automatique, interface avec GFE GFC Régies Information Le prélèvement automatique, procédure facultative, se doit d être mis en place en concertation avec l agent comptable. Il est conseillé de s assurer que chaque responsable financier GFE ayant opté pour le prélèvement automatique des créances d hébergement (compte 4112), ait un IBAN renseigné avant de procéder à l extraction des données Sconet vers GFC. Ceci afin d éviter de générer des doublons sur les débiteurs déjà déclarés en prélèvement dans GFC au titre de l année scolaire précédente. Les modalités de mise en place du prélèvement automatique sont précisées dans le document le prélèvement automatique - mars 2010 disponible sur le site Infos SI-établissements (rubrique GFC) Le changement de régisseur se traite par le choix MUTATION dans GFC comptabilité générale et surtout pas en effectuant la clôture définitive d une régie permanente. Comment procéder en cas de changement de régisseur? Voir à ce sujet la fiche N 1 ci après Elle concerne les modules : - GFC comptabilité Générale Sous choix Régies - GFC module Régies GFC Comptabilité du comptable précision L insuffisance provisoire de trésorerie ne doit pas pour autant contraindre l ordonnateur à différer la liquidation des droits acquis en dépenses. (Ex : versement des bourses) Dans cette situation, GFC permet au comptable de réceptionner les ordres mais d en différer le règlement dans la transaction «paiements en attente» de GFC. Il faut cocher provisoirement la rubrique paiement différé en réception d écritures ou en paiement en attente modification. (Voir Aide GFC) GFC - Comptabilité de l ordonnateur Une documentation actualisée de la fonctionnalité «Approvisionnements» de GFC permettant d automatiser la gestion des bons de commandes est proposée sur le site infos SI Etablissement : Rubrique EPLE /Gestion financière/applications métiers/gfc SERIA SI Page 2 sur 7 15/09/2011

3 Transferts entre Sconet GFE et e t GFC Il ne faut jamais renommer les fichiers de transfert des données issus de Sconet GFE (créances, paiement des bourses, extraction pour GFC). Un fichier renommé ne sera plus reconnu par GFC, le transfert ne pourra être réceptionné. Sauvegarde des applications nationales de gestion hébergées en établissement : PRESTO GTI GFC La sauvegarde quotidienne du serveur administratif, n exonère pas de sauvegarder les données par application. La restauration d une sauvegarde applicative pouvant être rapidement mise en œuvre par l utilisateur avec l accord préalable du SERIA pour GFC. Rappel : les sauvegardes doivent être faites très régulièrement à l aide de l outil Men_svg, pour les applications PRESTO et GTI. La sauvegarde de GFC 2010 est proposée dans le module Administration de l exercice précédent. La sauvegarde de GFC 2011 est accessible par le raccourci «BD_GFC» mono ou réseau affiché sur le bureau Windows des stations dites «Poste administrateur GFC» SCONET - GFE SCONET - GFE Gestion des tickets informatisée (GTI) Début d année scolaire Voir fiche N 2 Nous vous rappelons que les documents suivants sont en ligne sur l intranet académique portail Infos SI Etablissements EPLE Applications métiers Gestion financière Sconet GFE : - Le fil conducteur du paramétrage - Le fil conducteur de l utilisation - La gestion des voyages (gestion des créances) - Une documentation pour les collèges du Morbihan sur la gestion des aides départementales Rest O Collège du CG56. Une documentation utilisateur de GTI est proposée sur le site infos Si Etablissements : Rubrique EPLE /Gestion financière/applications métiers/autres SERIA SI Page 3 sur 7 15/09/2011

4 Fiche N 1 : Opérations à réaliser dans le cadre d un changement de Régisseur Une régie n a pas à être clôturée c dans le cadre d un changement de régisseur. Elle doit simplement faire l objet d une mutation de régisseur qui se traduira par une modification de l habilitation à saisir par l Agent Comptable et à réceptionner par le Régisseur. Le fonctionnement d une régie GFC est assez complexe et requiert une coordination entre l agent comptable et le régisseur (périodicité, traitement des trop-perçus, etc ). Vous pouvez vous référez à l aide en ligne et à la documentation en ligne disponibles dans chaque module de GFC (Onglet Aides) Dans le module Régies de GFC,, avant de réceptionner la nouvelle habilitation : Vérifier que, pour le Régisseur sortant, les fins de périodes de régies d avances et/ou de recettes ont été transférées vers l ordonnateur pour les régies d avances et vers l agent comptable pour les régies de recettes (Voir documentation Utilisateur Régies pages 165 à 169) Dans les modules Comptabilité C Budgétaire et Générale de GFC : Vérifier dans le menu Paramètres Etablissement ou agence comptable et modifier si nécessaire les constantes de chacun des établissements pour tenir compte des éventuelles mutations d ordonnateur et d agent comptable intervenues à la rentrée. A l agence comptable : Dans le module Comptabilité Générale de GFC : Dans le Menu Comptabilité Générale, sélectionner l option Régie Saisie Habilitation Cliquer sur la Régie concernée puis sélectionner Habilitation de Régie - Muter Saisir le nom du Régisseur entrant, son grade et sa date de mutation Modifier si nécessaire, les éléments de l habilitation. Editer les documents Transférer le nouveau fichier d habilitation, ainsi que les documents au Régisseur entrant. SERIA SI Page 4 sur 7 15/09/2011

5 Chez le Régisseur : 1. Dans le module Administration Exercice en cours : Dans le cas particulier d une mutation de régisseur, le nom du régisseur sortant sera automatiquement remplacé par celui du régisseur entrant, à l issue de la réception de l habilitation de mutation. Vous pourrez le vérifier dans le menu Administration Etablissement Visualiser. Il ne faut donc ne surtout pas saisir le nom du nouveau régisseur entrant dans les paramètres établissement, dans le cas d une mutation. 2. Dans le module Régies : Réceptionner la nouvelle habilitation (Page 127 de la documentation en ligne Régie) Réceptionner la liste des créances correspondantes à votre habilitation (Page 136) Vérifier les paramètres de l habilitation de la Régie (Page 132) La Régie GFC est alors à nouveau prête à fonctionner sous la responsabilité du régisseur entrant. Une documentation très complète portant sur la réglementation et sur le fonctionnement des régies est proposée sur l intranet académique Divisions et services DEAE Formation Financière. Il convient de s y référer et de consulter en particulier le document «Règles de gestion d une régie» qui détaille le fonctionnement d une régie GFC. Ce document est aussi proposé sur le site Infos Si Etablissements (sous rubrique GFC) SERIA SI Page 5 sur 7 15/09/2011

6 Fiche N 2 : SCONET GFE : Début d année scolaire 1 Pour les personnels nouvellement nommés ou la mise en œuvre pour la première année scolaire dans un établissement : Demander au chef d établissement de faire une délégation pour SCONET-GFE pour chaque personne devant accéder au module ; et éventuellement, selon l organisation dans l établissement, Base Elèves en mode consultation, Bourses des Collèges, Données communes 2 Paramètres Généraux : Vérifier et si besoin modifier le nom de l agent comptable et du gestionnaire 3 Mettre à jour les jours de restauration selon les régimes (il est préférable d attendre que la base élèves soit stabilisée pour faire le basculement (voir point 12); cela n empêche pas, à ce stade du travail, de faire les différentes mises à jour de paramétrage ci-dessous) 4 Vérifier et si besoin mettre à jour les renseignements permanents de GFE (ne pas oublier de valider les modifications) Les établissements ayant subi des modifications de regroupement comptable devront modifier si nécessaire, l adresse mél de l agence comptable, destinataire des fichiers de créances élèves issus de GFE. 5 Faire le découpage trimestriel avec le nombre de jours théoriques du trimestre (identique à celui saisi dans Bourses) 6 Créer, si besoin, les catégories de revenu (Si l établissement a choisi de pratiquer des tarifs modulés par catégorie de revenus) 7 Saisir les tarifs hébergement trimestriels, ainsi que le coût journalier qui servent au calcul des remises d ordre. Modifier le nombre de jours : indiquer le nombre de jours réels de restauration par régime (ils sont par défaut, initialisés avec le nombre de jours théoriques saisis dans le découpage en trimestre). Le coût trimestriel n est pas calculé automatiquement par l application, il faut le renseigner en plus du nombre de jour et du coût journalier. Module Délégation par le Chef d Etablissement ou son Adjoint Module Données Communes Menu Gestion Financière Elève Renseignement Etablissement Découpage en trimestre Constantes Financières Catégories de revenu Tarifs hébergement 7bis Rappel pour les collèges du Morbihan : pour que le calcul des aides du CG56 soit correct, nous vous rappelons que les codes régime 2 et 25, sont à utiliser pour définir le tarif d une demipension sur 5 jours. Les demi-pensions sur 4 jours doivent être définies avec le code régime Créer, si besoin, les bourses locales 9 Créer, si besoin, les primes locales 10 Associer les primes aux MEF (seulement pour les lycées) si vous avez créé des primes locales. Les primes nationales seront transférées depuis Agebnet par le module Sconet Bourses Bourses Primes Initialisation des primes par MEF SERIA SI Page 6 sur 7 15/09/2011

7 11 Facultatif mais vivement conseillé avant de faire le basculement (point 12) : Editer la liste des élèves par régime (sélectionner tous les régimes, même ceux qui ne sont pas pratiqués dans l établissement) afin de repérer les éventuelles erreurs de saisie et vérifier que les demi-pensionnaires sont tous enregistrés sous le même code (DP ou DP5) 12 Basculement de la saisie des IBAN et des régimes d hébergement, en accord avec le secrétariat : à l issue du basculement, les régimes et les IBAN seront saisis exclusivement dans le module GFE.. Il conviendra de s assurer que l IBAN a été renseigné pour chaque responsable financier ayant opté pour le prélèvement automatique des frais d hébergement avant de lancer l extraction SCONET pour GFC. 13 Initialisation des hébergements (ce traitement externe peut prendre un certain temps, selon l importance de l établissement et la charge du serveur académique. L initialisation est une étape essentielle de la procédure de gestion des droits constatés dans GFE; ne pas relancer le traitement inutilement). SCONET Base Elèves Exploitation Listes standard Module Données Communes Onglet Gestion Financière Elève Bouton : Module GFE Initialisation des hébergements Initialisation globale Assistance informatique : Les demandes d'assistance seront à formuler à la plateforme d assistance par message électronique : assistance@ac-rennes.fr Nous vous demandons de privilégier l'expression des demandes d'assistance par message électronique, les appels à la plateforme par téléphone étant réservés aux situations d'urgence. *N'oubliez-pas* - d'indiquer votre nom, service et/ou votre établissement ainsi que l'objet précis de votre demande d assistance et un n de téléphone permettant de vous joindre facilement, - de noter les éventuels messages d'erreur et de décrire précisément le problème posé. SERIA SI Page 7 sur 7 15/09/2011