La Responsabilité Sociale des Entreprises -Charte

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1 La Responsabilité Sociale des Entreprises -Charte Buro Project. La vision et la mission de Buro Project concernant la RSE Grâce à cette charte, Buro Project développe une stratégie où chaque partie prenante de l organisation est impliquée dans une amélioration continue et systématique des processus. Cette charte de la RSE a comme but de former la base d une stratégie long terme au sein de Buro Project dans laquelle chaque individu et l environnement sont respectés. Analyse Interne Bonne gouvernance Une bonne gouvernance met la responsabilité chez chaque collaborateur actif au sein de l organisation, d autant plus s il s agit d une entreprise avec un groupe restreint de collaborateurs (PME). L engagement de chaque partie prenante est également essentiel afin d obtenir les informations et les réactions nécessaires concernant l évolution de l entreprise. La structure de l organisation et la gestion de l entreprise s occupent des droits en des obligations au sein de l entreprise. Buro Project mise sur la flexibilité et la complémentarité de ses collaborateurs afin d œuvrer pour un contexte plus large où «un plus un= trois» Des stratégies et des processus différents ont été établis afin d anticiper les évolutions internes et externes. Buro Project met régulièrement en cause ses stratégies et processus établis. Politique financière La politique financière représente pour Buro Project la base de l entreprise. Le CEO (Directeur Général) est responsable pour la politique financière à court et long terme. Cette politique est ajustée en collaboration avec le comptable. Un contrôle financier externe a lieu annuellement, prenant sous la loupe la politique financière entière de l entreprise. Buro Project a pour but d ajuster sa politique financière aux besoins de chaque partie prenante et vise à l intégrer dans le cadre de la RSE tout en tenant compte de ses collaborateurs et de chaque partie prenante afin de réussir à implanter sa stratégie et ses objectifs. Ressources humaines Les facteurs clés pour Buro Project, en ce qui concerne la gestion du personnel, sont la flexibilité et le bien-être. Afin d atteindre ces objectifs, la vision à long terme des ressources humaines se concentre là-dessus. Une supervision directe et personnelle, une orientation et le conseil font en sorte que les collaborateurs se sentent

2 bien au sein de l organisation. Cette approche s inscrit dans une vision long terme qui vise à répondre aux besoins des collaborateurs afin d être actif dans un environnement flexible et complémentaire. Buro Project s efforce dans sa gestion des ressources humaines à créer un groupe complémentaire où la répartition au sein de l organisation se compose d environ 50 % d hommes et de 50% de femmes. Ce résultat est obtenu grâce à une politique de recrutement qui est indépendante des facteurs externes, mais qui se concentre sur la complémentarité. En concertation avec les responsables et le responsable des ressources humaines il est déterminé ce qui manque dans le système de complémentarité de l organisation ou quels profils peuvent améliorer la complémentarité. Ces profils manquants sont recherchés à la fois en directe( pas de e) ou par des canaux de recherche d emploi. Annuellement ont lieu des entretiens de développement et d évaluation afin d obtenir la participation et l avis des collaborateurs. Cela se fait sur base informelle avec le responsable des ressources humaines et les différents chefs de service en jetant un oeuil professionnel sur les fonctions et les évolutions. Indépendamment de l évaluation, il y a un ajustement personnel par le responsable des ressources humaines. Le contact direct et informel entre les collaborateurs et les responsables est essentiel au sein de l organisation et crée un soutien informel pour des commentaires, des observations et des ajustements. Communication La communication tant interne qu externe, est essentielle pour la transparence de l organisation. L organisation a été divisée en plusieurs départements où la communication, interne et externe, est indispensable pour le bon fonctionnement de l ensemble. Les différents départements (vente, logistique, ressources humaines) ont des réunions périodiques fréquentes, dans lesquelles les différents aspects de la communication et le suivi sont discutés. Vente La communication dans le département commercial est importante pour l aboutissement positif d un projet. L organisation a pour but d optimaliser la communication entre les commerciaux et les autres départements grâce aux réunions avec les différents services et les responsables au sein de la société. Pour chaque projet, il y a un processus établi qui est suivi par tous les commerciaux. Au cas où un projet représente une charge de travail plus importante, une interaction claire est exigée de toute l organisation. Cette interaction se réalise par une définition claire et un suivi approfondi des différents aspects du projet. Planning et logistique Une réunion a lieu chaque semaine où le responsable logistique passe en revue tout le processus. Le but est d obtenir une planification concrète par projet afin de réaliser une livraison parfaite et structurée.

3 La structure est prédéfinie et chaque collaborateur connaît ses responsabilités ainsi que les démarches à prendre. Ce processus est soutenu par le responsable logistique. L efficacité et l information sont important tout au long du procès. L organisation a pour but d informer chaque partie prenante à tout moment, ce qui apporte pour tout le monde un flux ordonné du processus en cours. Tout au long du processus de planification et logistique, l écologie et la durabilité sont tenus à cœur. Ressources Humaines Le fil conducteur entre la collaboration des différents départements de l organisation sont les collaborateurs. Afin d améliorer et d augmenter la complémentarité de l organisation une politique de ressources humaines à été établie qui s efforce de donner à chaque collaborateur assez de flexibilité et d espace dans un cadre sensible au changement et à l évolution. L effet «bien-être» est primordial, chaque collaborateur fonctionne dans une ambiance dynamique et chacun contribue à un ensemble bien structuré Comité de direction En plus de la communication interne et la communication avec les parties prenantes, Buro Project attache beaucoup d attention à la communication vers le Comité de Direction et le Conseil d Administration. Le Comité de Direction se réunit chaque semaine afin de passer en revue la gestion journalière, un procèsverbal est établi après chaque réunion ainsi qu une liste de choses à faire. Cette liste est contrôlée chaque semaine afin de suivre la progression. Le Comité de Direction compte quatre membres. Conseil d administration Contrairement au Comité de Direction qui est responsable pour la politique à suivre et le fonctionnement quotidien, le Conseil d Administration s occupe de la stratégie générale et de la gouvernance de l entreprise. Le Conseil d Administration de Buro Project, qui a comme but de garantir la continuité ainsi que la consistance, se compose de trois dirigeants/partenaires et d un président indépendant. Focus sur les sujets pertinents de la RSE Buro Project tente de mettre en question sa stratégie de la RSE pour répondre aux nouveaux sujets qui impliquent une RSE au sein de l entreprise. Régulièrement Buro Project compare et évalue sa stratégie vis-à-vis des indicateurs dans le marché. Implanter la RSE dans l entreprise

4 Via une mission, une gestion professionnelle et honnête et via des réunions fréquentes avec les collaborateurs, nous essayons d implanter la RSE dans l organisation. L utilisation judicieuse de tierces parties Suite au changement permanent et à l évolution de l entreprise, Buro Project recherche des personnes et des entreprises offrant une valeur ajoutée pour l implantation de facteurs variables dans l entreprise. Ceci permet à l organisation d implanter d une manière efficace et structurée ces évolutions et d anticiper aux changements. Grâce à cette approche équitable et en coopération avec les collaborateurs, l organisation peut s adresser à chaque partie prenante afin de répondre aux attentes de l organisation. Participation communautaire Pour bien exercer son activité commerciale, la participation communautaire en fonction de l organisation et des parties prenantes est important pour Buro Project. L organisation offre à ses collaborateurs des outils efficaces afin de contribuer à la durabilité en plus des processus de l entreprise. Notre nouveau bâtiment offre la possibilité de charger des vélos électriques et il y a un projet d installer des panneaux solaires sur le toit. Le bâtiment a obtenu le certificat BREEAM, un certificat qui a comme but d analyser et d améliorer les prestations environnementales des bâtiments de bureaux. Ceci fait entièrement partie de la stratégie de Buro Project d intégrer l aspect écologique dans le processus et les structures quotidiennes Analyse externe Comprendre les attentes des parties prenantes Dans une organisation les attentes des parties prenantes sont très importantes. C est pourquoi les processus de l entreprise sont conçus autour d eux. L information et l efficacité sont vitales. Grâce aux processus de l entreprise les parties prenantes ont à chaque moment une vue claire sur le procès. Au sein de l organisation, chaque partie prenante obtient l information afin d être au courant de la situation, aussi bien via des méthodes standardisées que via le contact informel entre les parties prenantes et les collaborateurs. Implantation et exécution L implantation de cette charte est divisée en différents composants, chacun de ces composants est soumis à une évaluation annuelle décrite dans le rapport de durabilité de Buro Project. - Processus et systèmes Buro Project œuvre pour une structuration efficace de ses processus et de ses systèmes. La gestion est facilitée et l organisation est apte à maintenir et à suivre les différentes étapes du processus. Les responsabilités sont réparties en fonction du processus. Grâce aux réunions fréquentes, Buro Project garantit un suivi et une adaptation régulière. En se mettant en question aussi bien interne qu externe, l organisation essaye de répondre aux nouvelles évolutions dans de son entourage. - Ressources stratégiques et compétences

5 Buro Project est la création de deux commerciaux professionnels et entreprenants. Avec passion ils ont pour but de développer l organisation comme «LA» référence dans(sur) le marché. Afin d aboutir, le savoir des collaborateurs et l investissement des parties prenantes est essentiel. En réunissant différents acteurs avec des fonds et des visions différents, Buro Project essaye de créer un ensemble offrant une valeur ajoutée à chaque partie prenante. Les compétences apportées par chaque acteur sont subdivisées dans des compartiments augmentant la valeur ajoutée pour l organisation ainsi que pour les parties prenantes. - Structures et culture En fonction du groupe de collaborateurs, Buro Project à développé une structure formelle (management linéaire). Ce cadre offre une structure formelle où les collaborateurs évoluent et soutiennent la complémentarité de façon a ce que où les responsables offrent une vue claire sur les différents évolutions et processus. Cette structure permet d anticiper aussi vite que possible les changements et développements. Récemment, depuis mars 2013, Buro Project a déménagé vers un nouveau bâtiment à Alost. Ce bâtiment offre pour chaque partie prenante une valeur ajouté en ce qui concerne la fonction du lieu de travail, ergonomie et environnement y sont mis au centre. L espace de travail à été conçu pour être aussi bien l enseigne pour des clients potentiels que le lieu de travail agréable pour les collaborateurs a revoir pas bon! Cette structure est soutenue par le procédé continu de suivi et d évaluation à travers(au cours des réunions et des sessions d évaluation. La structure informelle complète ce cadre par la communication interne et la collaboration entre les collaborateurs. Par une structure claire grâce au suivi approfondi, les tâches au sein de l entreprise sont réparties. Buro Project possède un environnement de travail flexible avec un structure informelle dans un cadre formel. C est grâce à cette structure qu un projet peut être suivi et peut se développer au cours des différents stades. Ce cadre offre la base et la fondation pour un environnement de travail en évolution où les parties prenantes, la direction, et les collaborateurs acquissent de la connaissance et la transmettent afin d améliorer, d optimiser et de structurer les processus de l entreprise. Evaluation et adaptation Par les réunions fréquentes, avec le Comité de Direction ainsi qu avec les différents acteurs actifs sur le marché, Buro Project sauvegarde et améliore la position de sa charte de la RSE en fonction des évolutions et des attentes du marché. Buro Project veut avec sa charte cadrer la RSE au sein de son organisation. L évolution et l adaptation se fera en fonction du cadre qui sera supporté par toute l organisation. [WIP]