PLAN D ORGANISATION CENTRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX DE L ÉNERGIE

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1 PLAN D ORGANISATION CENTRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX DE L ÉNERGIE Mai 2012

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3 TABLE DES MATIÈRES 1. PRÉAMBULE INTRODUCTION CONTEXTE Historique Territoire et population desservie État de santé de notre population FONDEMENTS DU PLAN D ORGANISATION Loi sur les services de santé et les services sociaux Enjeux Principes ORIENTATIONS STRATÉGIQUES La responsabilité et l approche populationnelle L intégration des services La hiérarchisation des services Le projet clinique Notre mission Notre vision Nos valeurs GOUVERNANCE ORGANISATIONNELLE Modèle structurel d organisation de services Mécanismes internes de coordination et de décision Structure organisationnelle Description de la structure organisationnelle Conseil d administration Comité de vigilance et de la qualité des serviceset le commissaire local aux plaintes et à la qualité des services Instances professionnelles Direction générale Direction générale adjointe Direction des services professionnels Direction de l enseignement et de la recherche et direction des pratiques professionnelles Direction de la qualité, des relations avec les partenaires et la communauté Direction de l innovation et de la performance Direction des ressources humaines Direction du financement et de l investissement Direction des services techniques et des ressources informationnelles Directions des programmes-services CONCLUSION 35 RÉFÉRENCES...36

4 Ce document a été produit par la Direction générale du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie. Toute reproduction en tout ou en partie de ce document est interdite sans l autorisation de l auteur. Mai 2012

5 1. PRÉAMBULE Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie établit les bases visant à permettre à l établissement d assumer la mission et les responsabilités qui lui sont confiées. Convaincu que la réalisation de la mission de l organisation est étroitement liée aux personnes qui dispensent directement ou indirectement des soins et services à la population, la définition du plan d organisation a été établie dans une large perspective de consultation des membres du CSSS de l Énergie. La direction de l établissement désire ainsi souligner la contribution de ces personnes à la réalisation de cette démarche, et conséquemment au développement de mesures essentiellement centrées sur la raison d être de l organisation à savoir de répondre selon la mission qui lui est confiée aux besoins de santé et de services sociaux de la population. 2. INTRODUCTION Le Centre de santé et de services sociaux de l Énergie est un établissement multivocationnel offrant des soins et des services à la population du territoire du Centre-de-la-Mauricie et de la région de la Mauricie et du Centre-du-Québec (voir point 3.2). Prenant assise sur la Loi sur les services de santé et les services sociaux, et particulièrement l article 183 qui stipule que : «Tout établissement doit préparer un plan d organisation administratif, professionnel et scientifique. Ce plan décrit les structures administratives de l établissement, ses directions, services et départements ainsi que les programmes cliniques.» Loi sur les services de santé et les services sociaux - Article 183 Le plan d organisation du CSSS de l Énergie vient ainsi préciser les fondements et le modèle structurel devant permettre une réalisation optimale de la mission et des responsabilités assumées par l établissement. S inspirant des orientations et enjeux nationaux, régionaux et locaux, le plan d organisation situe ainsi les missions, la vision et les valeurs du CSSS de l Énergie, décrit les structures cliniques et administratives visant à supporter la réalisation de ses activités et précise les mécanismes de coordination et de décision de l établissement. Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

6 3. CONTEXTE 3.1 Historique Créé à la suite de la fusion du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie et du Centre hospitalier régional de la Mauricie en 2004, le CSSS de l Énergie est issu d un regroupement composé à l origine de huit établissements : - Centre hospitalier régional de la Mauricie - Centre hospitalier Sainte-Thérèse - Centre hospitalier Laflèche - CLSC du Centre-de-la-Mauricie - Foyer Dehauffe - Foyer de Shawinigan-Sud - Foyer Dr Joseph-Garceau - Foyer de Grand-Mère Le passage de huit établissements à un établissement séquence des regroupements CIC Centre d intégration communautaire Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

7 3.2 Territoire et population desservie Le territoire Le territoire de desserte associé au Centre de santé et de services sociaux de l Énergie est connu sous l appellation «Réseau local de service (RLS) du Centre-de-la-Mauricie». Le territoire couvert comprend ainsi la ville de Shawinigan composée des secteurs Grand-Mère, Saint-Jean-des-Piles, Saint- Georges-de-Champlain, Saint-Gérard-des- Laurentides, Lac-à-la-Tortue et Shawinigan- Sud ainsi que les municipalités de Saint- Elie-de-Caxton, Charette, Saint-Mathieu-du- Parc, Saint-Boniface (MRC de Maskinongé) et Notre-Dame-du-Mont-Carmel (MRC des Chenaux). À ce territoire de desserte s ajoute la grande région de la Mauricie et du Centre-du-Québec pour la mission régionale en santé mentale. La population Le CSSS de l Énergie dessert donc une population d environ (Centre-dela-Mauricie et secteur Mékinac) habitants pour ses services hospitaliers de base en santé physique et en santé mentale, de habitants pour ses services spécialisés (les deux territoires précédents ainsi que le Haut-Saint- Maurice) et de près de habitants (Mauricie Centre-du-Québec) pour ses services surspécialisés liés à sa mission régionale en santé mentale Centre-de- la- Mauricie Centre-de-la-Mauricie Mékinac Centre-de-la-Mauricie Haut Saint-Maurice Mékinac Mauricie Centre-du-Québec Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

8 Pour bien exercer sa responsabilité populationnelle, le CSSS de l Énergie se doit de connaître les traits caractéristiques de sa population d un point de vue sociosanitaire, ce qui lui permettra d identifier les enjeux les plus importants en la matière. Des données sociosanitaires ont été analysées pour nous permettre de mieux comprendre les besoins actuels et en émergence de la population dont nous avons la responsabilité. 3.3 État de santé de notre population Une analyse sommaire de ces données statistiques permet de faire plusieurs constats. 1 - Le vieillissement de la population suit une courbe démographique plus accentuée que celles des autres territoires de la région Mauricie-Centre-du- Québec, la région elle-même étant parmi les régions les plus touchées par ce phénomène. - La prévalence des maladies chroniques est en augmentation et, en raison du vieillissement de notre population, cette augmentation devrait s accentuer au cours des prochaines années. - Compte tenu des habitudes de vie généralement adoptées par une bonne partie de la population (sédentarité, mauvaise alimentation, tabagisme, etc.), et facteurs de risques associés (obésité, syndrome métabolique, etc.), on peut légitimement émettre l hypothèse que l incidence des maladies chroniques pourrait aussi s accentuer au cours des prochaines années. - On observe que la clientèle ayant des problèmes de santé mentale et celle dont la santé mentale est menacée exercent une pression accrue sur le système de soins et de services. - Le territoire que nous desservons est particulièrement touché par des conditions socio-économiques précaires et par un effritement du tissu social (dévitalisation); les familles et les communautés qui y vivent sont de plus en plus vulnérables. 1 Le Portrait sociosanitaire des territoires du Centre-de-la-Mauricie et de Mékinac décrit de façon plus exhaustive les caractéristiques sociosanitaires de notre population. Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

9 - La précarité des conditions socio-économiques affecte significativement l état de santé et de bien-être de la population et sa présence constitue généralement un facteur aggravant. Elle contribue à l apparition et au développement de certaines maladies, notamment les maladies chroniques et les troubles de santé mentale. Cette connaissance accrue de sa clientèle permettra au CSSS de l Énergie d adapter son offre de service en fonction des besoins spécifiques de la population de son territoire. L organisation pourra en outre accroître sa vigilance envers les clientèles les plus vulnérables dont il doit assurer la prise en charge avec ses partenaires territoriaux. 4. FONDEMENTS DU PLAN D ORGANISATION 4.1 Loi sur les services de santé et les services sociaux La Loi sur les services de santé et les services sociaux précise à l article 100, les responsabilités générales des établissements : «Les établissements ont pour fonction d'assurer la prestation de services de santé ou de services sociaux de qualité, qui soient continus, accessibles, sécuritaires et respectueux des droits des personnes et de leurs besoins spirituels et qui visent à réduire ou à solutionner les problèmes de santé et de bien-être et à satisfaire les besoins des groupes de la population. À cette fin, ils doivent gérer avec efficacité et efficience leurs ressources humaines, matérielles, informationnelles, technologiques et financières et collaborer avec les autres intervenants du milieu, incluant le milieu communautaire, en vue d'agir sur les déterminants de la santé et les déterminants sociaux et d'améliorer l'offre de services à rendre à la population. De plus, dans le cas d'une instance locale, celle-ci doit susciter et animer de telles collaborations.» Loi sur les services de santé et les services sociaux - Article 100 L exercice de ces responsabilités générales est traduit par la Loi sur les services de santé et les services sociaux notamment par la définition des missions des établissements de santé du Québec. À ce titre, le CSSS de l Énergie assume les missions suivantes : - Centre local de services communautaires (CLSC); - Centre hospitalier (centre hospitalier de soins généraux et spécialisés, centre hospitalier de soins psychiatriques); Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

10 - Centre d hébergement et de soins de longue durée (CHSLD). La loi précise ainsi : «La mission d'un centre local de services communautaires est d'offrir en première ligne des services de santé et des services sociaux courants et, à la population du territoire qu'il dessert, des services de santé et des services sociaux de nature préventive ou curative, de réadaptation ou de réinsertion. À cette fin, l'établissement qui exploite un tel centre s'assure que les personnes qui requièrent de tels services pour elles-mêmes ou pour leurs familles soient rejointes, que leurs besoins soient évalués et que les services requis leur soient offerts à l'intérieur de ses installations ou dans leur milieu de vie, à l'école, au travail ou à domicile ou, si nécessaire, s'assure qu'elles soient dirigées vers les centres, les organismes ou les personnes les plus aptes à leur venir en aide. La mission d'un tel centre est également de réaliser des activités de santé publique sur son territoire, conformément aux dispositions prévues dans la Loi sur la santé publique (chapitre S-2.2).» Loi sur les services de santé et les services sociaux Article 80 «La mission d'un centre hospitalier est d'offrir des services diagnostiques et des soins médicaux généraux et spécialisés. À cette fin, l'établissement qui exploite un tel centre reçoit, principalement sur référence, les personnes qui requièrent de tels services ou de tels soins, s'assure que leurs besoins soient évalués et que les services requis, y compris les soins infirmiers et les services psychosociaux spécialisés, préventifs ou de réadaptation, leur soient offerts à l'intérieur de ses installations ou, si nécessaire, s'assure qu'elles soient dirigées le plus tôt possible vers les centres, les organismes ou les personnes les plus aptes à leur venir en aide.» Loi sur les services de santé et les services sociaux - Article 81 «Les centres hospitaliers appartiennent à l'une ou l'autre des classes suivantes : 1 centre hospitalier de soins généraux et spécialisés; 2 centre hospitalier de soins psychiatriques.» Loi sur les services de santé et les services sociaux - Article 85 Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

11 «La mission d'un centre d'hébergement et de soins de longue durée est d'offrir de façon temporaire ou permanente un milieu de vie substitut, des services d'hébergement, d'assistance, de soutien et de surveillance ainsi que des services de réadaptation, psychosociaux, infirmiers, pharmaceutiques et médicaux aux adultes qui, en raison de leur perte d'autonomie fonctionnelle ou psychosociale, ne peuvent plus demeurer dans leur milieu de vie naturel, malgré le support de leur entourage. À cette fin, l'établissement qui exploite un tel centre reçoit, sur référence, les personnes qui requièrent de tels services, veille à ce que leurs besoins soient évalués périodiquement et que les services requis leur soient offerts à l'intérieur de ses installations. La mission d'un tel centre peut comprendre l'exploitation d'un centre de jour ou d'un hôpital de jour.» Loi sur les services de santé et les services sociaux - Article Enjeux Le CSSS de l Énergie évolue dans un contexte où le réseau de la santé et des services sociaux est confronté à de nombreux enjeux tels que l évolution du profil sociosanitaire de la population du territoire, la pression à la hausse de la demande de services, la pénurie de ressources, la lourdeur des processus administratifs et cliniques et une continuité parfois mitigée entre les différents acteurs du réseau. De façon spécifique, les enjeux à considérer quant à la définition de la structure organisationnelle portent actuellement sur 2 : - la gouvernance clinique et l engagement des médecins dans la gestion et dans les processus décisionnels; - la gestion et le suivi de la qualité, de la sécurité, des risques et de l éthique; - la notion de performance globale et d excellence organisationnelle (une culture d évaluation, de mesure (indicateur) et de suivi); 2 Enjeux identifiés à la suite d'une démarche diagnostique organisationnelle Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

12 - la coordination et l intégration entre les programmes-clientèles, notamment pour la prestation de soins et de services pour la clientèle présentant des problématiques multiples et complexes et la répartition des activités, l organisation des services et l allocation des ressources pour les soins et services apparentés, mais dispensés dans plus d un programme-clientèle (ex. : soutien à domicile, santé physique, etc.) et le développement des mécanismes de coordination et de décision (interne, réseau local et volet régional); - le soutien, l encadrement, l interdisciplinarité, le développement des compétences et pratiques des professionnels et du personnel; - la cohésion de l ensemble des directions du CSSS autour d une vision organisationnelle et d objectifs communs; - la clarification des liens structurels (hiérarchiques, fonctionnels, de conseil) entre les diverses directions. 4.3 Principes directeurs 3 Afin de permettre à l établissement de continuer à accomplir pleinement sa mission et à relever les défis actuels et futurs du réseau (ex. déploiement des programmes-clientèles, intégration des services à travers le réseau, etc.), le plan d organisation s inspire des principes directeurs suivants : - actualiser sa vision d organisation participative et d excellence; - favoriser et valoriser la performance et l excellence organisationnelle, tant clinique qu administrative, dans les soins et les services offerts à la clientèle («Expérience client») et dans la gestion des ressources humaines («Expérience employé»); - mettre en valeur et reconnaître l importance de la contribution de tous dans l atteinte des objectifs du CSSS de l Énergie; - permettre l actualisation des continuums de services (1 re, 2 e, 3 e ligne niveaux local, sous-régional et régional) autour des groupes de clientèle par l intégration des services des diverses installations, l harmonisation des pratiques et la formalisation des partenariats afin d assurer la complémentarité et l équité dans la prestation de services; - soutenir le développement des services de 1 re ligne et des activités de promotion-prévention de la santé globale à tout âge; 3 Principes directeurs identifiés à la suite d une démarche diagnostique organisationnelle Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

13 - appuyer le développement et la formalisation de l implication, de l engagement et de la contribution des médecins dans la gestion du CSSS de l Énergie et le bon fonctionnement du RLS; - favoriser le progrès et la structuration des modes de fonctionnement en transversalité et en pratiques collaboratives, tant à l interne qu à l externe, particulièrement pour la clientèle présentant des problématiques multiples et complexes; - systématiser le soutien, le développement et l encadrement des pratiques des professionnels et du personnel; - consolider des actions porteuses pour l attraction et la rétention de maind'œuvre qualifiée, compétente et motivée; - assurer des processus décisionnels décentralisés, efficaces, rapides et flexibles, tout en maintenant un équilibre avec les capacités organisationnelles; - favoriser des liens structurels (hiérarchiques, fonctionnels, de conseil) et des liens de communication clairs entre les diverses composantes de la structure organisationnelle; - être à l image du CSSS de l Énergie et être aligné sur les valeurs organisationnelles de l établissement. 5. ORIENTATIONS STRATÉGIQUES En conformité des dispositions légales déjà présentées, la mission, la vision et les valeurs du CSSS de l Énergie prennent également assise sur les quatre concepts de base de la Loi sur les services de santé et les services sociaux. 5.1 La responsabilité et l approche populationnelle Chaque centre de santé et de services sociaux est assigné à une population de référence à laquelle il offre une gamme de services définis en fonction de ses besoins et de son état de santé en collaboration avec ses partenaires dispensateurs de services de santé et de services sociaux. Leader de cette responsabilité collective, le CSSS de l Énergie et ses partenaires assurent ainsi la prise en charge et l accompagnement des personnes dans le système de santé et de services sociaux tout en assurant la convergence des efforts pour maintenir et améliorer leur état de santé et leurs conditions de vie. Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

14 5.2 L intégration des services Services offerts en concertation, en collaboration et en complémentarité, grâce à un continuum complet d interventions par des ressources publiques et privées du réseau de la santé et des autres secteurs publics, communautaires, bénévoles et privés. Ces services sont offerts en vue de mieux répondre à l ensemble des besoins sociosanitaires d une clientèle ciblée, de manière personnalisée et adaptée à ses besoins et à ceux de sa famille et de ses proches, dans un souci de gestion optimale des ressources. 5.3 La hiérarchisation des services Vise à assurer la complémentarité des services et à faciliter le cheminement de la clientèle entre les services de 1 re, 2 e et 3 e ligne selon des mécanismes de référence établis formellement entre les acteurs et établissements concernés. 5.4 Le projet clinique Démarche visant à répondre aux besoins de santé de la population à partir de divers modes de dispensation de services adaptés à la réalité locale. Les services doivent être articulés les uns aux autres et englober l ensemble des interventions relatives à la promotion, à la prévention, au traitement, au suivi, à la réadaptation, au soutien à l intégration sociale et au soutien en fin de vie. Il doit tenir compte du rôle et des responsabilités des acteurs sectoriels et intersectoriels et du potentiel de contribution des divers acteurs. Il suppose que les divers interlocuteurs se rendent imputables des services qu ils offrent aux personnes et à la population ainsi que des ressources mises à leur disposition. Bref, et s inscrivant dans une perspective évolutive, le projet clinique considère les besoins de la population de référence et les ressources en lien avec les cibles de résultats et les clientèles prioritaires identifiées par le MSSS et par l instance locale. S inspirant de ces concepts, et en étroite collaboration avec ses partenaires territoriaux, le CSSS de l Énergie établit, en conformité des dispositions de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, les grands fondements de son organisation sur la base des énoncés ci-dessous. 5.5 Notre mission - Offrir en première ligne à la population du Centre-de-la-Mauricie des services de santé et des services sociaux de nature préventive et curative, des services de réadaptation, de réinsertion et, de façon temporaire ou permanente, des services d hébergement, d assistance, de soutien et de surveillance ainsi que des soins infirmiers, des services psychosociaux, pharmaceutiques et médicaux. Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

15 - Offrir à la population du Centre-de-la-Mauricie des services de 1 re et 2 e ligne en santé mentale. - Offrir à la population du Centre-de-la-Mauricie et du secteur Mékinac, des soins infirmiers, des soins médicaux généraux et spécialisés ainsi que des services diagnostiques. - Assurer à la population de Mékinac et du Haut Saint-Maurice l accès à des services spécialisés en santé physique et en santé mentale. - Offrir à la population Mauricie Centre-du-Québec des services en santé mentale pour les personnes adultes atteintes de troubles mentaux graves, pour les personnes contrevenantes et pour les personnes présentant une comorbidité. - Stimuler et soutenir le développement de l expertise organisationnelle par l enseignement, la formation et la recherche. 5.6 Notre vision Le CSSS de l Énergie est reconnu parmi les organisations les plus performantes 4 de santé et de services sociaux. Centré sur la qualité des services offerts à la clientèle et la recherche continuelle des meilleures pratiques, il reconnaît toute l importance des personnes qui y œuvrent et leur essentielle contribution à la réalisation de sa mission. Le CSSS de l Énergie assume également un haut niveau de leadership quant à l engagement et la mobilisation de ses partenaires à l égard de l amélioration des conditions de vie de la population. 5.7 Nos valeurs - Le respect La reconnaissance, l attention et l estime que l on porte à une personne, une situation, un événement, une décision qui sauvegarde ses droits et sa dignité. - La solidarité État qui sollicite les personnes à s accorder une aide mutuelle, signifie que nous sommes liés par une cause, un intérêt commun, un projet collectif, et ce, en partenariat. 4 Le concept de performance fait particulièrement référence aux dimensions de qualité de service et d environnement de travail, d accessibilité, de sécurité et de gestion optimale des ressources de l établissement. Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

16 - L empathie Capacité de se mettre à la place d'autrui, de percevoir ce qu'il ressent et d intervenir selon une attitude professionnelle et responsable. - La cohérence Voir apparaître ce qui a été énoncé en paroles et que nos gestes ou actions représentent nos propos. - L excellence Traduit un dépassement perpétuel vers l atteinte de la représentation d un idéal. Comparable à la ligne d horizon vers laquelle on va sans jamais l atteindre, la quête réaliste, mais ambitieuse de l excellence permet la continuelle mise en œuvre de meilleures pratiques. Les valeurs du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie sont au cœur de notre identité et reflètent nos convictions fondamentales, guident notre conduite et influencent notre prise de décision. À titre de référence, et s inscrivant dans un processus évolutif, elles permettent de porter un jugement d ordre éthique, moral ou pratique à l égard de ce qui est important. Les valeurs n ont de signification que si elles prennent forme dans l action et non uniquement dans ce que nous disons. 6. GOUVERNANCE ORGANISATIONNELLE Le concept de gouvernance fait référence aux structures et aux processus en fonction desquels une organisation prend ses décisions, assume ses responsabilités et rend compte de ses activités. Basée sur des principes de transparence, d intégrité, d imputabilité et de contrôle, une gouvernance efficace exige ainsi un cadre précisant la structure (les rôles, les responsabilités, les mandats) et les lignes de direction, de décision et de coordination régissant les acteurs, instances et secteurs d activités de l établissement. 6.1 Modèle structurel d organisation de services En fonction des fondements (réf. : point 4), des orientations et des tendances émergentes en matière de structure organisationnelle des établissements du réseau de la santé et des services sociaux, quatre grandes références ont été retenues quant à la définition du modèle d organisation de services. Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

17 Ainsi, le projet clinique et organisationnel, la responsabilité populationnelle, l optimisation des pratiques clinico-administratives et l excellence clinique deviennent les éléments pivots du modèle structurel du CSSS de l Énergie. Sur ces bases et dans la perspective du développement de la gouvernance clinique viennent alors se définir et se réunir les grandes fonctions de l établissement. Descriptif des grandes fonctions : La direction générale Le rôle de la direction générale est d actualiser les activités cliniques et administratives qui sont nécessaires au développement, à la consolidation et à la coordination des services de santé et des services sociaux de première et de deuxième ligne sur le territoire du Réseau local de service du Centre-de-la- Mauricie. La direction générale coordonne donc le travail des trois tables de travail soit : celle des programmes services, celle des pratiques professionnelles et enfin celle des programmes administratifs. Ensemble, elles assurent le suivi du projet clinique et organisationnel ainsi que la réalisation de la planification stratégique. Outre ce rôle de vigie, la direction générale gère directement plusieurs dossiers spécifiques tels les mesures d urgence, la qualité et la gestion des risques, les liens et ententes avec les partenaires et la communauté, le soutien aux bénévoles et au comité des usagers et des résidents, le soutien aux activités du conseil d administration, la gestion des politiques et des procédures, ainsi que la communication organisationnelle. Les programmes services Ces programmes sont liés à l architecture de services du MSSS. On y retrouve les services généraux, ceux en santé publique, les services en santé mentale, en dépendance, en perte d autonomie liée au vieillissement, en santé physique, en déficience physique, en déficience intellectuelle et trouble envahissant du développement, de même que ceux pour les jeunes en difficulté. Composée des directeurs cliniques, de médecins de 1 re et de 2 e ligne, le travail de cette table consiste plus spécifiquement à définir l organisation des services cliniques du CSSS de l Énergie dans ses différentes missions et à en assurer la planification, la gestion et le suivi au sein des différents continuums de services. De plus, cette table de travail de niveau stratégique a pour mandat l optimisation des services à la clientèle. Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

18 Les pratiques professionnelles et le soutien clinique Cette fonction du modèle structurel d organisation des services se préoccupe plus particulièrement de l ensemble des professionnels cliniques qui œuvrent au sein de l établissement. Le développement, le soutien et l encadrement des pratiques professionnelles sont nécessaires à la réalisation du projet clinique et organisationnel. De plus, les meilleures pratiques professionnelles contribuent largement à la qualité des services et à l excellence clinique. Les directeurs professionnels, dont la directrice des soins infirmiers et le directeur des services professionnels sont des acteurs clés dans cette fonction de par les responsabilités qui leur sont dévolues par la LSSS. Les programmes administratifs Le mandat des programmes administratifs porte essentiellement sur la définition et la mise à contribution d une expertise visant à supporter la prestation et le fonctionnement des services de l établissement. S inscrivant dans une dynamique de partenariat de l ensemble des secteurs d activités du CSSS de l Énergie, les différents programmes administratifs assurent ainsi le développement de mesures centrées sur les meilleures pratiques de gestion afin de permettre la réalisation optimale de la mission de l organisation. Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

19 6.2 Mécanismes internes de coordination et de décision L efficacité du modèle structurel retenu au plan d organisation du CSSS de l Énergie suppose la mise en place formelle de mécanismes visant à assurer la cohérence et la pleine exploitation du potentiel du modèle établi. Essentiellement centrés sur la dimension clinique de l organisation, ces mécanismes de coordination et de décision permettent la convergence et la fluidité des actions vers la réalisation des orientations et des objectifs de l établissement. Ainsi, et sur la base des paramètres suivants : - besoin d une instance pour les grandes décisions et orientations stratégiques de l établissement; - besoin d une ou de plusieurs instances appelées de coordination inter-directions, avec l implication des volets de soutien administratif et de grandes fonctions comme la gouvernance médicale, la performance, la qualité, etc.; - définition de mécanismes de coordination et de décision selon les niveaux de gestion stratégique, tactique et opérationnel; Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

20 Les mécanismes de coordination et décision requis sont : COMPOSITION Niveau stratégique : - direction générale - directeurs et directrices - médecins Niveau tactique : - directeurs et directrices - gestionnaires (adj. et coord.) - médecins Niveau opérationnel : - directeurs et directrices - gestionnaires - intervenants - médecins 6.3 Structure organisationnelle D abord fondé sur la volonté d établir un levier à la réalisation de la mission du CSSS de l Énergie, le regroupement de l ensemble des services et des activités a été élaboré sur la base des programmes-services et des programmes de soutien. Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

21 À ce titre, le ministère de la Santé et des Services sociaux définit ainsi ces programmes : - un programme-service désigne un ensemble de services et d activités organisés dans le but de répondre aux besoins de la population en matière de santé et de services sociaux ou encore aux besoins d un groupe de personnes qui partagent une problématique commune; - un programme-soutien désigne un ensemble d activités de nature administrative et technique en appui aux programmes-services. De plus, et sur la base des orientations présentées précédemment, les paramètres suivants ont contribué à la définition de la structure organisationnelle, à savoir : - les programmes-services sont élaborés en fonction des besoins des personnes ayant des profils semblables en termes de services requis; - les mécanismes d allocation budgétaire et de reddition de comptes sont basés sur la définition des programmes-services; - les établissements du réseau de santé et de services sociaux sont généralement organisés de cette façon; - l intégration des services et les liens très étroits entre certains programmes pour une clientèle donnée; - le maintien et le développement de l expertise dans certains programmes ou services ainsi que la masse critique pour le faire. Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

22 Ainsi, le CSSS de l Énergie définit sa structure organisationnelle selon le design organisationnel suivant. Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

23 6.3.1 Description de la structure organisationnelle Conseil d administration En conformité des dispositions de la LSSS, le conseil d administration administre et exerce tous les pouvoirs qui lui sont confiés. À ce titre, il a notamment pour fonctions : d établir les priorités et les orientations de l établissement et de voir à leur respect; de s assurer : de la réalisation de la mission de l établissement; de la pertinence, de la qualité, de la sécurité, de l accessibilité et de l efficacité des services offerts; du respect des droits des usagers et du traitement diligent de leurs plaintes; de la gestion optimale des ressources humaines, matérielles et financières; de la participation, de la motivation, de la valorisation, du maintien des compétences et du développement des ressources humaines. d adopter les règlements nécessaires au bon fonctionnement de l établissement; de nommer le directeur général, les cadres supérieurs, le commissaire local aux plaintes et à la qualité des services, les médecins, les dentistes et les pharmaciens; d adopter le budget de l établissement et d allouer les ressources financières; de conclure les ententes de gestion et d imputabilité avec l Agence de la santé et des services sociaux; de présenter à la population les renseignements prescrits relativement au rapport d activités et au rapport financier annuel et de répondre de ses priorités et nouvelles orientations; de créer les comités nécessaires à la poursuite de ses fins, dont le comité de vigilance et de la qualité des services. Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

24 Comité de vigilance et de la qualité des serviceset le commissaire local aux plaintes et à la qualité des services Le comité de vigilance et de la qualité des services exerce les fonctions prévues à la LSSS, à l article 181, dans une perspective d amélioration de la qualité des services. Il est principalement responsable : d assurer, auprès du conseil d administration, le suivi des recommandations du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services; de recevoir et d analyser les rapports et recommandations transmis au conseil d administration et portant sur la pertinence, la qualité, la sécurité ou l efficacité des services rendus, le respect des droits des usagers ou le traitement de leurs plaintes; d établir les liens systémiques entre ces rapports et recommandations et d en tirer les conclusions nécessaires afin de pouvoir formuler des recommandations au conseil d administration sur les suites qui devraient être données à ces rapports, dans l objectif d améliorer la qualité des services; de veiller à ce que le commissaire local aux plaintes et à la qualité des services dispose des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires pour assumer ses responsabilités de façon efficace et efficiente Instances professionnelles : En vertu des mandats conférés par la LSSS, trois instances professionnelles relevant de la responsabilité du conseil d administration sont mises en place, à savoir le : Conseil des médecins, des dentistes et des pharmaciens (CMDP), Conseil des infirmières et infirmiers et le comité des infirmières et infirmiers auxiliaires (CII CIIA), Conseil multidisciplinaire (CM). Conseil des médecins, des dentistes et des pharmaciens (CMDP) Le CMDP doit s assurer de la qualité et la pertinence des soins médicaux, dentaires et pharmaceutiques dans l établissement. Il fait les recommandations nécessaires concernant la nomination des médecins, dentistes et pharmaciens dans l établissement. Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

25 Il nomme les membres des différents comités du CMDP, dirige et coordonne les activités de ces comités et analyse leurs rapports ainsi que ceux des différents départements et services. Il élabore les règlements nécessaires au fonctionnement du CMDP et fait les recommandations sur les règlements des départements et services ainsi que sur les règles de soins. Il adopte les différents protocoles à mettre en application au CSSS de l Énergie. Il forme un comité de discipline lorsqu une plainte concernant un médecin, dentiste ou pharmacien, membre du CMDP, lui est transmise. Conseil des infirmières et infirmiers et comité des infirmières et infirmiers auxiliaires (CII - CIIA) Le CII est responsable envers le conseil d administration : d apprécier, de manière générale, la qualité des actes infirmiers dans toute installation exploitée par l établissement et, le cas échéant, en collaboration avec le conseil des médecins, dentistes et pharmaciens (des activités visées à l article 36.1 de la Loi sur les infirmières et les infirmiers chapitre I-8) et exercés au CSSS de l'énergie; de faire des recommandations sur les règles de soins infirmiers applicables à ses membres dans toute installation exploitée par l établissement; de faire des recommandations sur la distribution appropriée des soins dispensés par ses membres dans toute installation exploitée par l établissement; de faire des recommandations sur les règles de soins médicaux et les règles d utilisation des médicaments à ses membres dans toute installation exploitée par l établissement; d assumer toute autre fonction que lui confie le conseil d administration. Le CIIA a comme responsabilité : d apprécier la qualité des soins infirmiers posés par les personnes qui exercent des activités d'infirmières auxiliaires pour l établissement; de donner son avis sur les moyens à prendre pour évaluer et maintenir la compétence de l'ensemble des personnes qui exercent des activités d'infirmières auxiliaires pour l établissement; Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

26 de faire des recommandations sur la distribution appropriée des soins dispensés par les personnes qui exercent des activités d'infirmières auxiliaires pour l établissement; de faire des recommandations au comité exécutif du Conseil des infirmières et infirmiers sur la distribution appropriée des soins dispensés par les personnes qui exercent des activités d'infirmières auxiliaires pour l établissement. Conseil multidisciplinaire (CM) Le conseil multidisciplinaire a la responsabilité envers le conseil d administration : de constituer, chaque fois qu il est requis, les comités de pairs nécessaires à l appréciation et à l amélioration de la qualité de la pratique professionnelle de l ensemble de leurs membres; de faire des recommandations sur la distribution appropriée des soins et services dispensés par ses membres en ce qui a trait aux conditions locales d exercice requises pour assurer des services de qualité; d assumer toute autre fonction que lui confie le conseil d administration. Règlements de régie interne - Conseil multidisciplinaire CSSS de l Énergie Le conseil est responsable envers le directeur général de donner son avis sur les questions suivantes : l organisation scientifique et technique du travail; les moyens à prendre pour évaluer et maintenir la compétence de ses membres; toute autre question que le directeur général porte à son attention Direction générale Responsabilité au regard de l administration et du bon fonctionnement du CSSS ainsi que de l accessibilité générale, de la qualité et de la sécurité des services à la clientèle Soutien et vigie pour l exécution des décisions du conseil d administration afin de permettre à l établissement d assumer pleinement les responsabilités qui lui sont attribuées par la loi Leadership pour la réalisation et l intégration des missions de l établissement Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

27 Définition de la vision stratégique à moyen et à long terme de l organisation Supervision hiérarchique de l ensemble des directions de l organisation Supervision directe des fonctions : de communication et relations publiques d accès à l information des affaires juridiques Rôle de réseautage et de développement des liens avec des partenaires et des collaborateurs potentiels hors du réseau local de santé et de services sociaux, comme les directions générales des CSSS de la région et d ailleurs, les instances ministérielles, les instances municipales et scolaires, les établissements hors Québec, etc. Validation des politiques et des procédures Direction générale adjointe Soutien à la direction générale dans l accomplissement de ses mandats et remplacement de celle-ci en son absence Planification et coordination des activités entourant l exercice de planification stratégique de l établissement Soutien à l élaboration du projet clinique vigie de l évolution des besoins de la population coordination des activités d élaboration du projet clinique validation de la cohérence du projet avec les orientations de l organisation Rôle pivot et de soutien dans la mise en place, le maintien et le bon fonctionnement des programmes et des mécanismes organisationnels de coordination et de décision Coordination de haut niveau auprès des regroupementsclientèle et animation du comité de coordination de gouvernance clinique Coordination de haut niveau des liens avec les partenaires et le réseau, en soutien aux directions du CSSS Leadership pour la mise en place d une culture organisationnelle axée sur l «Expérience client» au sein de l établissement Liens avec le comité des usagers et les organisations des bénévoles Coordination des mesures d urgence Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

28 Direction des services professionnels Rôles et responsabilités tel que prévus par la loi au regard: du soutien aux activités des chefs de départements et du CMDP, notamment en ce qui a trait à la qualité des actes et au soutien au développement (encadrement de la qualité des soins et des services médicaux et professionnels (pharmacie, dentisterie) dispensés dans l ensemble de l établissement) de la planification des effectifs médicaux et leur recrutement de la gestion, la coordination et du suivi des activités des départements médicaux de l établissement Évaluation, supervision et suivi de l accessibilité aux ressources médicales et diagnostiques (médecins spécialistes, plateaux techniques, information clinique, etc.) Développement et coordination des liens avec le réseau (RUIS, Agence et RLS) et les médecins du territoire (table territoriale de médecine générale), notamment pour la mise en place de mécanismes de coordination, de modes de collaboration ou d ententes permettant de répondre aux besoins de la population en matière de soins et services médicaux Animation de la table des chefs médicaux Vigie sur les développements en ce qui a trait aux meilleures pratiques médicales Coordination et gestion des divers services transversaux : laboratoires de biologie médicale pharmacie imagerie médicale archives médicales réception et télécommunications Direction de l enseignement et de la recherche et direction des pratiques professionnelles Volet enseignement et formation continue et recherche Contribution à la définition, à l actualisation et la consolidation de la mission d enseignement de l organisation Coordination des stages pour l ensemble des étudiants en médecine et autres professionnels (pharmacie, professionnels, personnel) Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

29 Élaboration des profils de compétences et coordination de l identification des besoins de développement des compétences et des activités de formation continue Coordination de la téléformation et la gestion des bibliothèques Coordination et support au développement pédagogique des professeurs et superviseurs de stages Rôle de vigie et de soutien au développement des meilleures pratiques (bureau de vigie et de recherche documentaire en soutien aux directions de l établissement) Coordination et support aux activités de diffusion de l expertise Recherches cliniques Coordination et surveillance relativement aux questions éthiques et légales touchant aux disciplines professionnelles et à la recherche Rôle de soutien logistique pour les activités d enseignement et de recherche Volet pratique professionnelle Assurance des mêmes fonctions pour le volet multidisciplinaire, en accord avec les responsabilités prévues par la LSSS pour le volet Direction des soins infirmiers Responsabilités inhérentes aux domaines suivants : la qualité des soins et services et la gestion des risques et des plaintes touchant les professionnels l encadrement et les compétences cliniques les activités d enseignement et de recherche telles que spécifiées dans le volet ci-haut la planification des effectifs l organisation des soins infirmiers et professionnels Soutien et encadrement clinique pour l ensemble des professionnels et du personnel, en collaboration avec le CII, le CIIA et le CM : encadrement de la qualité et de la sécurité des actes des professionnels de soins infirmiers et gestion des risques relativement aux actes de soins infirmiers encadrement de la qualité et de la sécurité des actes des professionnels des services multidisciplinaires et gestion des risques relativement aux actes de services multidisciplinaires Vigie et développement des standards et des normes de pratiques professionnelles et des lois professionnelles (loi 90 et loi 21) Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

30 Planification et gestion des activités de prévention, de suivi et de contrôle des infections Soutien à l organisation pour le développement et le déploiement de pratiques collaboratives et de l interdisciplinarité, tant à l interne du CSSS qu avec les partenaires du réseau Soutien et coordination du préceptorat pour les professionnels et le personnel Direction de la qualité, des relations avec les partenaires et la communauté Gestion des risques Amélioration continue de la qualité et mise à jour des documents organisationnels concernant la qualité et la sécurité (cadre de référence, politique, procédure, etc.) Mise à jour des données sociosanitaires de la population du territoire Mise à jour du projet clinique et réalisation périodique de son bilan Relations avec les partenaires (élaboration et suivi des protocoles d entente) Fonctionnement global des tables réseaux des continuums de services Coordination de l amélioration continue de la qualité Lien officiel avec tous les organismes externes agissant au niveau de la qualité Éthique générale au sein de l organisation Direction de l innovation et de la performance Soutien stratégique et rôle d expert-conseil quant à la définition, l appropriation et l actualisation de l approche de gestion en amélioration continue de la performance afin : d assurer un haut niveau d accessibilité, de continuité, de qualité et de sécurité des soins et services pour la clientèle de répondre aux besoins de la clientèle tout en présentant des niveaux de performance élevés en termes d efficacité, d efficience et de pertinence dans la prestation de soins et services Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai

31 Développement, dans une perspective d innovation, de la vision de la performance au sein de l établissement et des éléments visant à supporter sa réalisation selon les axes suivants : Évaluation - Développement et actualisation d un modèle formel d évaluation des programmes-services centré sur la pertinence et l impact des services, la satisfaction de la clientèle, les résultats obtenus, etc. - Coordination et suivi de la démarche d accréditation d agrément Amélioration continue - Définition et déploiement de l approche de gestion «Lean healthcare» - Système d information, identification d indicateurs et mesure de la performance organisationnelle - Gestion de projets et suivi du portefeuille de projet - Révision et optimisation des processus cliniques et administratifs Développement organisationnel (mobilisation) - Définition et support à l actualisation de stratégies de gestion du changement - Développement et réalisation de mesures visant à agir sur le climat organisationnel et la mobilisation des membres de l organisation (accueil, reconnaissance, stratégies de communication, démarches formelles d amélioration, etc.) - Définition et actualisation de mesures portant sur l amélioration des conditions d exercice des gestionnaires Direction des ressources humaines Soutien stratégique pour le positionnement du CSSS visant à favoriser l attraction, la sélection et la rétention de la maind'œuvre Planification de la main-d'œuvre, réalisation d études de marché et promotion de l établissement aux fins de recrutement Le plan d organisation du Centre de santé et de services sociaux de l Énergie mai