Conseil canadien des responsables de la réglementation d assurance Trousse de demande de nouveau permis et de modification de permis

Transcription

1 Conseil canadien des responsables de la réglementation d assurance Trousse de demande de nouveau permis et de modification de permis INTRODUCTION Les membres du Conseil canadien des responsables de la réglementation d assurance (CCRRA) collaborent pour trouver de solutions aux enjeux de réglementation communs et encouragent l harmonisation conjointement avec les organismes de réglementation des services financiers, les décideurs et les intervenants. La présente trousse est destinée aux assureurs qui demandent un nouveau permis ou une modification de leur permis. Elle contient des instructions pour remplir le formulaire de demande et ses annexes. Veuillez noter que, dans le cadre du processus d examen des permis, l organisme de réglementation chargé de la délivrance des permis dans le territoire où la demande est déposée peut exiger que le demandeur fournisse davantage de renseignements. OBJET La présente trousse de demande a pour but de permettre la transmission des renseignements et des documents exigés aux divers organismes de réglementation au Canada, en leur qualité d organismes chargés de la délivrance des permis ou de la constitution en personne morale. Le demandeur doit fournir les renseignements ou les documents à l organisme de réglementation de tout territoire dans lequel il souhaite obtenir un nouveau permis ou faire modifier son permis. Certains organismes de réglementation imposent des exigences de renouvellement annuel du permis. Le présent formulaire n est pas conçu pour les renouvellements. Veuillez contacter votre organisme afin de confirmer les exigences. L organisme de réglementation canadien chargé de la constitution en personne morale aura normalement besoin de plus amples renseignements que les organismes de réglementation chargés de la délivrance des permis. Veuillez noter que l examen des demandes de permis nécessite une évaluation professionnelle et que des renseignements supplémentaires pourraient être exigés par les différents organismes. Chaque organisme se réserve le droit d imposer des obligations réglementaires ou administratives s ajoutant à celles prévues par la présente trousse de demande. Les renseignements contenus dans la demande font partie intégrante de la base de données que chaque organisme de réglementation maintient en vue de la délivrance de permis. Par conséquent, les changements aux données, y compris les copies certifiées conformes des modifications aux statuts constitutifs ou aux actes constitutifs, doivent lui être communiqués rapidement. 1 P a g e

2 Conseil canadien des responsables de la réglementation d assurance Instructions pour remplir le formulaire de demande Pour les nouveaux permis, les indications à suivre pour remplir le formulaire de demande sont partie intégrante de la trousse. Avant de remplir la demande et de la présenter avec les pièces justificatives, veuillez lire attentivement ce qui suit. Ne pas joindre les présentes instructions à la demande et aux pièces justificatives. Si l assureur demande une modification d un permis en vigueur, ne présenter que les sections pertinentes. PARTIE A Demandeur Dans cette section, le demandeur doit fournir des renseignements généraux sur la société. Les éléments ci-dessous correspondent aux champs du formulaire de demande : 1. Dénomination sociale : veuillez indiquer la dénomination sociale complète de la société en vertu de ses statuts. 2. Siège : indiquez l adresse postale complète, y compris le code postal (ou l équivalent) du siège. 3. Établissement principal au Canada : si le siège est à l étranger, le demandeur doit indiquer l adresse postale complète de l établissement principal au Canada. Si la demande est déposée en Ontario ou au Québec et que le siège est à l extérieur de la province, le demandeur doit fournir l adresse postale complète de l établissement local Personne-ressource : veuillez indiquer le nom, le titre et l adresse électronique des personnes-ressources de la société chargées des affaires générales, des permis, de la conformité et des finances. 8. Constitution : indiquer le territoire et la date de constitution ainsi que le type de société (par ex. société par actions, société de secours mutuel, société d assurance mutuelle, bourse d assurance réciproque) 9. Restrictions relatives aux permis : cochez oui ou non afin d indiquer si la demande concerne un permis d exercice d activités en réassurance ou dans le cadre d une cessation d affaires. 2 P a g e

3 PARTIE B Situation de la société en matière de permis Dans cette section, le demandeur doit fournir des renseignements sur son expérience dans le secteur de l assurance. Ces renseignements servent à établir si un permis peut lui être délivré et s il se conforme aux lois et règlements de son territoire d origine. Se reporter à la partie B du formulaire de demande pour savoir quel type de renseignements fournir. PARTIE C Catégories d assurance Les catégories d assurance établies en vertu des lois de chaque territoire ne sont pas entièrement harmonisées avec celles qui sont autorisées par le Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF). La liste des catégories autorisées dans chaque territoire figure à l annexe V du formulaire de demande. PARTIE D Documentation exigée La demande n est pas complète tant que tous les documents exigés n ont pas été présentés. Nous recommandons vivement aux demandeurs d attendre que toute la documentation soit dûment remplie pour présenter la demande. Tout document qui n est pas joint à la demande initiale doit être accompagné d une déclaration solennelle sous serment. La liste des documents exigés figure dans le formulaire de demande. Elle comprend le plan d affaires, qui est décrit en détail ci-dessous. Le plan d affaires doit comprendre au moins les éléments suivants : I États financiers Le demandeur qui exerce des activités doit fournir ses états financiers annuels audités et, le cas échéant, les états réglementaires des cinq derniers exercices qu il a déposés dans son territoire d origine*. Les demandeurs nouvellement constitués doivent fournir un bilan d ouverture / état de la situation financière d ouverture audité. Les états financiers audités servent à déterminer si les propriétaires sont financièrement capables de soutenir la société (proposée) de façon continue. Les documents suivants peuvent être exigés dans certains territoires : 1. les états financiers audités des sociétés qui contrôlent directement et indirectement le demandeur; 2. des renseignements détaillés sur les ressources financières des personnes qui sont ou seront actionnaires; 3. les états financiers intermédiaires de la société pour le trimestre précédant le dépôt de la demande. *Remarque : en Ontario, au Québec et en Saskatchewan, les états financiers de trois exercices sont exigés. 3 P a g e

4 II Informations financières prospectives Si le demandeur est un assureur existant, il doit fournir des prévisions financières sur trois exercices**. S il s agit d un nouvel assureur, des projections financières sur trois exercices sont exigées**. Dans un cas comme dans l autre, les informations financières prospectives doivent contenir un état des résultats, un bilan / état de la situation financière et un état des bénéfices non répartis. Ces informations doivent être présentées conformément au chapitre 4250 du Manuel de CPA Canada Comptabilité. Pour chaque exercice, les informations financières prospectives doivent démontrer clairement que les exigences concernant l actif minimal ou le montant minimal permanent requis pour le capital sont respectées. Toutes les hypothèses utilisées devraient être décrites et étayées. Les prévisions ou projections de résultats d exploitation devraient faire état, pour chaque catégorie d assurance et territoire de délivrance d un permis, des données concernant la souscription. Si l organisme de réglementation le juge nécessaire, le demandeur doit fournir l avis d un actuaire sur le caractère raisonnable des informations financières prospectives. Prière de fournir également le nom, l adresse et le numéro de téléphone de l actuaire ou des personnes qui ont établi les prévisions ou les projections. **Remarque : en Alberta et au Québec, des informations financières prospectives sur cinq exercices sont exigées. III Exposé L exposé devrait comprendre une analyse de rentabilité à l appui de la demande de permis dans chaque territoire visé. Inclure au moins les renseignements suivants : Renseignements financiers 1. Aperçu de la structure du capital de la société et de l organisation (proposée) du capital social (nombre d actions autorisées, émises et libérées); 2. Remarques sur les informations financières prospectives, la situation financière de la société et les ressources financières du groupe propriétaire; 3. Description et analyse des principales hypothèses utilisées pour établir les informations financières prospectives. Structure organisationnelle 1. Description de la propriété directe et indirecte de la société (proposée), y compris un organigramme détaillé. 2. Institutions financières qui font partie du groupe. Institutions étrangères Si le demandeur est une filiale d une institution étrangère qui exploite une entreprise d assurance, indiquer qu il est en mesure d apporter une contribution au système financier canadien. Indiquer clairement si le territoire où l institution étrangère exerce principalement son activité autorise la libre circulation des capitaux au Canada (respect 4 P a g e

5 de l article 24 de la Loi sur les sociétés d assurances [Canada]). Gouvernance 1. Liste des membres du conseil d administration indiquant leurs rôles et responsabilités; 2. Liste des comités du conseil, dont au moins un comité de révision et un comité d audit, indiquant leurs membres ainsi que les rôles et responsabilités de ceux-ci; 3. Description des pratiques de gouvernance des risques indiquant la manière dont les risques sont repérés et gérés; 4. Description des procédures d examen des pratiques commerciales; 5. Précisions sur la politique du demandeur en matière de protection des renseignements personnels et description de la manière dont il maintient la sécurité des renseignements de clients. Direction, personnel et formation 1. Structure (proposée) de la direction et nom des hauts dirigeants; 2. Organigramme détaillé; 3. Brève description des politiques et procédures d embauche et de formation. Produits Fournir une description détaillée de chaque secteur d activité et des produits qui seront commercialisés, y compris une analyse du lien entre les catégories d assurance faisant l objet de la demande de permis et les secteurs. Commercialisation, distribution, traitement des demandes d indemnité, service à la clientèle Fournir une description détaillée des méthodes de commercialisation, de distribution et de traitement des demandes d indemnité ainsi que des services à la clientèle (en indiquant, le cas échéant, des exceptions à la politique générale de la société dans les territoires). Inclure au moins les renseignements suivants : 1. La ou les méthodes de distribution; s il s agit de marketing direct, l embauche et la formation des employés et, s il s agit de marketing indirect par l intermédiaire de courtiers, la façon dont le demandeur s assure que ces derniers ont les connaissances et la formation appropriée pour commercialiser les produits; indiquer aussi les modalités du ou des régimes de rémunération; 2. La façon dont le demandeur compte commercialiser ses produits, y compris une analyse des marchés cibles potentiels; 5 P a g e

6 3. Le processus de traitement des demandes, y compris la politique et les procédures de règlement des différends; 4. Le nom du responsable de la conformité et des précisions sur le plan de conformité servant à surveiller les pratiques des agents et des représentants (selon ce qui est exigé dans chaque territoire); 5. Les méthodes de traitement et de déclaration internes et externes des plaintes (utilisation du système national de plaintes); 6. Le cas échéant, une description de toute entente d impartition importante (proposée) et de ses modalités d application. Politique d investissement Fournir un résumé de la politique et des méthodes d investissement (proposées), y compris les obligations particulières éventuelles dans les territoires. Réassurance Fournir un résumé de la couverture de réassurance proposée et existante et de ses modalités, y compris le nom des réassureurs et le territoire où ils détiennent un permis (où ils sont inscrits). PARTIE E Documentation à fournir conformément à la législation des territoires et aux exigences administratives La législation et les exigences administratives peuvent varier selon le territoire. Veuillez vous assurer de fournir toute la documentation. La partie E du formulaire de demande contient la liste des documents à fournir dans chaque territoire. PARTIE F Demande de modification de permis (assureur demandant à modifier un permis existant) Législation PARTIE G Annexes I... Renseignements personnels II... Fondé de pouvoir aux fins de signification (agent ou représentant principal) au Canada III... Procuration (à l exception du Québec et du Manitoba, où le formulaire est prescrit) IV... Coordonnées et droits des responsables de la réglementation d assurance V... Catégories d assurance 6 P a g e