Travailler avec e-awb. Didacticiel

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1 Travailler avec e-awb Didacticiel

2 Introduction Le logiciel e-awb de Logitude vous fournit un moyen rapide pour établir une Lettre de transport aérien (LTA) pour une expédition et pour communiquer avec les compagnies aériennes. L assistant e-awb (e-awb wizard) vous permet d entrer rapidement toutes les informations nécessaires, d afficher une présentation préliminaire et d imprimer la LTA, et de l envoyer par courriel aux destinataires. De plus, e-awb gère les communications avec les compagnies aériennes. Ce didacticiel vous montrera comment travailler avec e-awb pour gérer tout le processus d établissement d expéditions directes, house (LTA fille) et master (LTA mère), émettre les LTA et gérer les communications avec les compagnies aériennes. Créer une nouvelle expédition e-awb Dans le menu Operations, cliquez sur le bouton New sous Shipment Queries. Pour ouvrir l assistant en vue de la création d une LTA directe, sélectionnez Direct AWB Wizard. L assistant AWB Wizard L assistant AWB Wizard contient des onglets permettant la saisie des données de la LTA qui seront imprimées sur le document. Certains des champs de l assistant sont obligatoires, que ce soit pour la création de l expédition ou pour l impression et l envoi du bordereau d expédition (FWB). CHAMP Forwarding Systems S.A. Didacticiel e-awb 2

3 Un code couleur est utilisé pour désigner ces champs : orange pour les champs requis pour la création de l expédition, jaune pour les champs requis pour l impression et l envoi du bordereau d instructions (FWB). Par exemple, sous l onglet Partners, le nom du chargeur (Shipper Name) est obligatoire pour la création de l expédition, et le nom du destinataire (Consignee Name) est obligatoire pour l impression et l envoi du bordereau d instructions (FWB). Une fois que toutes les informations requises sous un onglet ont été saisies, les indicateurs des champs obligatoires disparaissent. Partners (les parties au contrat) Sélectionnez le champ Shipper Name (Nom du chargeur). Si vous commencez à taper le nom dans le champ Name, un panneau comportant un flux dynamique de noms correspondants. Lorsque le nom du chargeur voulu s affiche, cliquez dessus pour le sélectionner. Sélectionnez le champ Consignee Name (Nom du Destinataire). Les données de l Agent de frêt émetteur (Issuing Carrier s Agent) s affichent automatiquement à partir du paramétrage par défaut de la société. Si nécessaire, saisissez les données du champ Notify. Toutes les données de l onglet Partners ont maintenant été saisies. Notez que l indicateur des champs obligatoires a maintenant disparu de la légende de l onglet Partners. Acheminements Sélectionnez le champ Departure. Lorsque vous cliquez sur la loupe, vous obtenez deux listes dans lesquelles vous pouvez choisir. My Ports est la liste des ports que vous avez précédemment utilisés, et All Ports contient la liste de tous les ports du monde. Sélectionnez le champ Via ports si nécessaire. Sélectionnez le champ Destination. CHAMP Forwarding Systems S.A. Didacticiel e-awb 3

4 Saisissez les données de l étape : Compagnie aérienne, Numéro de vol et ETD (Heure de départ estimée). Vous pouvez trouver une compagnie aérienne en saisissant son préfixe ou son code IATA. Sous MAWB, saisissez manuellement le numéro de la LTA mère ou cliquez sur le bouton pour sélectionner le numéro à partir du stock de la compagnie aérienne (si le stock a été défini dans le tableau des compagnies aériennes). La date de la LTA mère (MAWB) s affiche automatiquement et elle peut être modifiée. Les données d Acheminement sont maintenant au complet. Colis Saisissez les données pertinentes du colis : Nombre de Pieces, Poids brut (Gross Weight) en kilogrammes et Dimensions (Longueur <L>, largeur <W> et hauteur <H>). Le Volume cubique (CBM) et le poids volumétrique sont calculés automatiquement. Dans les autres lignes, saisissez les données des colis supplémentaires. Utilisez le boutton pour rajouter des lignes. CHAMP Forwarding Systems S.A. Didacticiel e-awb 4

5 Le poids brut (Gross Weight) et le poids taxable (Chargeable Weight) de tous les colis sont calculés et affichés dans la zone Details. La zone Summary affiche les totaux. Saisissez les autres données pertinentes : Description of Goods (description de la cargaison), Commodity Item No. (numéro d ordre du produit), Is Dangerous (cochez la case si le produit est défini comme dangereux et cliquez sur Details pour une description plus précise). Frais de transport (Freight Charge) La devise (Currency) et le code de tarification (Rate Class Code) pour les frais de transport proviennent des paramètres par défaut de la société ; ils peuvent être modifiés. Saisissez le taux de charge (Charge Rate). Le montant (Charge Amount) est calculé et affiché. Autres frais Cliquez sur le lien Generate Auto Display Charges pour afficher automatiquement les services à ajouter aux frais. Ces services ont été définis dans le tableau Charge Types (sous le menu Maintenance) pour s afficher d eux-mêmes dans les expéditions. Vous pouvez aussi ajouter des frais manuellement en cliquant le bouton. L option Add Charge peut être utilisée à la place de l option Generate Auto Display Charges ou en plus de celle-ci (pour rajouter des services). Pour chacun des frais, saisissez le prix unitaire (Unit Price). Le Montant résultant est calculé et affiché. CHAMP Forwarding Systems S.A. Didacticiel e-awb 5

6 Vous pouvez modifier les valeurs P/C (Prepaid/Collect) et Due d un service. Pour modifier le P/C pour tous les frais, choisissez Prepaid ou Collect sous Other PC, et cliquez sur. Les totaux s affichent au bas des zones Prepaid et Collect. Détails globaux Ajoutez les textes que vous voulez imprimer dans les boîtes Accounting Information (Données comptables), Handling Information (Instructions de manipulation) et Comments (Remarques) de la LTA. Sous Special Handling Codes, choisissez les codes pour envoyer des instructions spéciales de manipulation à la compagnie aérienne. Saisissez les données nécessaires information sous General Details. Les données d émission (Issuing Details) s affichent à partir des valeurs par défaut du système saisies sous Getting Started (Pour démarrer). CHAMP Forwarding Systems S.A. Didacticiel e-awb 6

7 Créer un nouveau e-awb pour une expédition House/Master La procédure de création d une nouvelle LTA de type fille (House) ou mère (Master) est semblable à celle de la création d une nouvelle LTA Directe, avec quelques différences et additions. e-awb House Vous pouvez créer une LTA fille (House e-awb) en utilisant le bouton New sous Shipment Queries dans le menu Operations ou à partir d une LTA mèrer (voir «Master e-awb» ci-dessous). Suivez les étapes indiquées sous «Opening a New e-awb Shipment» pour saisir les données sous les onglets de l assistant House AWB Wizard. Sous l onglet Routings (Acheminements), saisissez les données de Departure et de Destination. Le numéro LTA (House airway bill) sera automatiquement attribué à partir du compteur de LTA. Master e-awb Sous l option Shipment Queries du menu Operations, cliquez sur le bouton New. Pour lancer l assistant afin de créer une LTA mère, sélectionnez l option Master AWB Wizard. Suivez les étapes indiquées sous Opening a New e-awb Shipment pour saisir les données sous les onglets de l assistant Master AWB Wizard. Partners : Notez que l Agent de frêt émetteur (Issuing Carrier s Agent) s affiche automatiquement comme Chargeur (Shipper). HAWB s (LTA House) : Cet onglet affichera toutes les LTA filles pertinentes qui ont déjà été créées. Vous pouvez créer de nouvelles LTA filles (AWBs) sous cet onglet grâce au bouton. Cliquer sur le n d expédition d une LTA fille ouvre cette LTA. Pour connecter une LTA fille à la mère, sélectionnez la case à cocher. Colis : Après avoir connecté les LTA filles, Vous pouvez composer les colis à partir des expéditions connectées. Cliquez sur le lien. CHAMP Forwarding Systems S.A. Didacticiel e-awb 7

8 Prévisualisation L option de prévisualisation affiche la LTA telle qu elle apparaîtra une fois imprimée. Cliquez sur le bouton. Imprimer la LTA et les étiquettes L option Print (Impression) vous permet d imprimer les LTA (AWB/HAWB) sur papier libre ou sur des formulaires (neutres) pré-imprimés. Elle imprime aussi les étiquettes de LTA (AWB/HAWB labels). Cliquez sur le bouton d impression souhaitée. ; dans le menu déroulant qui s affiche, sélectionnez l option CHAMP Forwarding Systems S.A. Didacticiel e-awb 8

9 Vous obtenez une liste des copies et des jeux. Vous pouvez imprimer. Cliquez sur le bouton utilisez le bouton adjacent à l option requise. Pour envoyer le document par courriel, (Envoyer). Le document au format PDF s ouvre dans une page distincte du navigateur. Utilisez le bouton Print pour l imprimer. Si votre imprimante possède une fonction d impression recto-verso, le contrat sera imprimé au verso. Sinon, cliquez le bouton Print pour n imprimer que les pages impaires. Expédier les statuts FWB et FHL Dans le cas d une LTA Directe, pour transmettre un bordereau d instructions (FWB) à la compagnie aérienne, cliquez sur le bouton. Dans le cas d une LTA House, pour transmettre un message FHL à la compagnie aérienne, cliquez sur le bouton. Dans le cas d une Master LTA, il existe deux options : cliquez sur le bouton la LTA mère aux fins de consolidation entière ou cliquez sur le bouton toutes les LTA filles immédiatement. pour transmettre pour transmettre L onglet Overview Visualiser les statuts de Communication Lorsque vous retournez aux LTA que vous avez émis, l assistant AWB wizard s ouvre avec un onglet supplémentaire : Overview (vue d ensemble). L onglet Overview permet de voir d un coup d œil toutes les principales données d expédition regroupées en un seul écran efficacement ordonné. Sélectionnez la LTA dans la liste des expéditions récentes (Recent Shipments) ou dans l une des requêtes d expédition (Shipment Queries). CHAMP Forwarding Systems S.A. Didacticiel e-awb 9

10 L onglet Overview affiche le détail des Communications, les données de chargement et les statuts reçus. Statuts FWB : La zone Communication affiche le statut de vos bordereaux d instruction (FWB transmission) ainsi que la date et l heure de la transmission. En cas d erreur, un message FNA s affiche dans cette zone. Last Status (Dernier statut) : La zone Communication affiche le dernier statut de la transmission FSU ou FSA ainsi que les date et heure du statut reçu. FSR Status Request (Demande de statut FSR) : Le bouton FSR Status Request vous permet d adresser des demandes de statuts à la compagnie aérienne. Airline Status : Cette zone affiche les statuts reçus de la compagnie aérienne, y compris les détails d expédition. CHAMP Forwarding Systems S.A. Didacticiel e-awb 10

11 e-awb Queries (Requêtes) Expected Departures Les requêtes des Départs prévus (Expected Departures query) donne la liste des expéditions ordonnés selon les dates de départ prévus et affiche les statuts de transmission FWB/FHL de même que les statuts de la compagnie aérienne. Passez avec le pointeur de la souris sur l icône du statut pour en afficher la description. Airline Updates La requête des MAJ de la compagnie aérienne (Airline Updates query) affiche les mises à jour reçues des comagnies aériennes au cours des sept derniers jours, y compris les statuts et les messages FNA et FMA. COPYRIGHT CHAMP Forwarding Systems (CHAMP). No part of this document may be reproduced, transmitted or otherwise disclosed in any form or by any means for any purpose except as expressly authorised in writing by CHAMP. Information contained in this document is subject to change without notice and shall not constitute a commitment on the part of CHAMP. The Product(s) and/or Service(s) described in this document shall be furnished pursuant to a license, non-disclosure or service agreement and shall be used or copied in accordance with the terms thereof. CHAMP Forwarding Systems S.A. Didacticiel e-awb 11