SERVICE REGIONAL DE CONTRÔLE (SRC)

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1 SERVICE REGIONAL DE CONTRÔLE (SRC) Réunion des organismes de formation Droits et obligations des organismes de formation 1

2 Vous venez d obtenir votre numéro de déclaration d activité Vous entrez dans le champs de la formation professionnelle continue Qu est ce que la FPC? 2

3 La formation professionnelle continue : des objectifs Définis par l article L du code du travail : Favoriser l insertion et la réinsertion professionnelle. Permettre le maintien dans l'emploi. Favoriser le développement des compétences. Rendre possible l accès aux différents niveaux de qualification professionnelle. Contribuer au développement économique et culturel, à la sécurisation des parcours 3

4 qui se déclinent en une typologie d actions Article L du code du travail Adaptation et développement des compétences des salariés, Préformation et préparation à la vie professionnelle. Acquisition, entretien ou perfectionnement, Conversion, Prévention, Bilans de compétences, validation des acquis, Actions de promotion professionnelle 4

5 définies par des modalités de réalisation des objectifs, un programme, des moyens pédagogiques, techniques et d encadrement, des moyens de suivre l exécution de l action, et d en apprécier les résultats. 5

6 Typologie des actions Objectifs Modalités de réalisation Formation professionnelle continue 6

7 Sont exclus du champ de la FPC Les actions de simple information et de sensibilisation, les actions non professionnalisantes, les actions «bien être personnel, thérapeutiques», le conseil, accompagnement, coaching, tutorat, les manifestations de type séminaire, colloque, conférence. 7

8 Les éléments d appréciation de la finalité professionnelle d une action de formation Durée Modalités de déroulement Public concerné Attestation aux stagiaires à l issue de la formation Le lieu L évaluation des acquis 8

9 Une déclaration d activité : les structures assujetties à quoi cela sert? 9

10 Les structures assujetties Toute personne physique ou morale qui réalise des prestations de formation professionnelle continue à titre principal à titre secondaire ou accessoire 10

11 A quoi sert la déclaration d activité? Pour l Etat et les citoyens et les OPCA : connaitre l offre de formation Pour l OF : exercer l activité de formation sur le territoire et accéder à la visibilité en figurant sur Portail national officiel de la liste publique des organismes de formation 11

12 Des documents obligatoires demandés et utilisés tout au long de l activité de l OF La convention de formation et, en l absence de convention, le bon de commande ou la facture signée avec une personne morale (employeur). ou Le contrat de formation signé avec un particulier, qui entreprend une formation à titre individuel et à ses frais. Modèles sur le site Internet de la DIRECCTE Auvergne-Rhône-Alpes. A utiliser après les avoir complétés et adaptés. et Le programme remis au stagiaire et à l entreprise 12

13 La convention de formation article L du code du travail ou en l absence de convention, les bons de commande ou factures, précisent : leur intitulé et leur nature (typologie des actions de formation), leur effectif, leur durée, les modalités de déroulement et de sanction de la formation, le prix, les contributions éventuelles de personnes publiques. 13

14 Le contrat de formation articles L à L du code du travail comporte des clauses obligatoires sous peine de nullité : la nature, la durée, le programme, l objet des actions et les effectifs, le niveau de connaissances préalables requis, les conditions de déroulement de l action, moyens pédagogiques, modalités de contrôle des connaissances, la sanction de la formation, les diplômes, titres ou références des formateurs, Le tarif, les modalités de paiement et les conditions financières en cas d abandon ou de cessation anticipée de la formation Le contrat signé doit être remis par l organisme au stagiaire avant son inscription définitive et tout règlement de frais. 14

15 Cas particulier : la sous-traitance Elaboration d un contrat de prestation de service entre donneur d ordre et sous-traitant si l organisme ne peut dispenser lui-même la formation, les mentions obligatoires de la convention de formation doivent figurer dans le contrat de sous-traitance, si le contrat de prestation ne comporte pas ces mentions, elles doivent apparaitre dans la facture, l activité de sous-traitance est à mentionner dans le bilan pédagogique et financier. 15

16 Le programme de formation article L du code du travail doit être préétabli en fonction d objectifs déterminés. Il précise : le niveau de connaissances préalable requis pour suivre la formation, les moyens pédagogiques, techniques et d encadrement, les moyens permettant de suivre l exécution de l action (feuilles d émargements ) et d en apprécier les résultats. Modalité de déroulement Si FOAD (formation à distance) : Le programme précisera les conditions dans lesquelles cette FOAD est réalisée 16

17 La déclaration d activité Ce n est pas un agrément. Toute modification d éléments de la déclaration initiale (changement de dénomination, adresse, statut juridique, responsable et votre cessation d activité) doit être signalée par courrier ou par mail au SRC dans les 30 jours. 17

18 Le fonctionnement et les obligations administratives et financières d un organisme de formation articles L à L du code du travail 18

19 Les obligations administratives Pour chaque action de formation l OF doit établir : une convention ou un contrat de formation un programme de formation une attestation de fin de formation, délivrée au stagiaire, à l issue de la formation mentionnant : - les objectifs, - la nature, - la durée - les résultats de l évaluation des acquis de la formation. 19

20 La publicité d un OF : une communication encadrée Ne peut se faire que sous la forme suivante : «Enregistré sous le numéro cet enregistrement ne vaut pas agrément de l Etat», Pas de publicité du caractère imputable des actions, La publicité ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur le stagiaire ou/et le financeur sur les conditions d accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement. 20

21 Justification des titres et qualités des personnels d enseignement et d encadrement L OF doit être en mesure de justifier de la cohérence entre : les titres et qualités et les prestations réalisées. 21

22 Les obligations d un organisme de formation à l égard des stagiaires Les informations demandées aux stagiaires Ne peuvent avoir comme finalité que d apprécier l aptitude du stagiaire à suivre l action de formation, doivent être en lien direct et nécessaire avec l action de formation. 22

23 Les obligations d un organisme de formation à l égard des stagiaires Informations/documents à remettre aux stagiaires avant leur inscription définitive: Le programme détaillé du stage (distinct de la convention) et les objectifs de la formation, Liste des formateurs avec leurs noms, titres et/ou qualités. Les horaires définis, Le règlement intérieur applicable à la formation, Les modalités d évaluation de la formation, Les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires par l entité commanditaire de la formation. 23

24 Les obligations comptables Si la formation professionnelle est l activité unique : Un plan comptable adapté si le chiffre d affaires HT est supérieur à (Arrêté du 2 août 1995) 24

25 Le plan comptable adapté, c est quoi? Arrêté du 2 aout 1995 Plan comptable général complété par : - des comptes spécifiques à la formation - des annexes obligatoires supplémentaires - la création de lignes correspondant à ces comptes spécifiques dans les documents de synthèse (bilan, compte de résultat) 25

26 Les obligations comptables En cas d activités multiples (ex :formation + conseil ) Un plan comptable adapté quel que soit le montant du CA (Arrêté du 2 août 1995) Un suivi distinct en comptabilité Le code du travail prévoit une obligation de suivi distinct en comptabilité de l activité de formation professionnelle. 26

27 Les obligations comptables Désignation d un commissaire aux comptes et d un suppléant, si 2 des 3 critères suivants sont remplis pendant 2 exercices successifs : Plus de 3 salariés Chiffre d affaires > à (toutes activités) Total du bilan > à (toutes activités). En cas d activités multiples, ces critères s apprécient sur la globalité des activités 27

28 L exonération de TVA sur l activité de formation Formulaire Cerfa n 3511 (à retirer auprès des services fiscaux ou sur le site internet : formulaire 10219*12). Date d effet à réception de la demande par le Service Régional de Contrôle. L organisme qui y a souscrit, ne peut pas y renoncer. L OF reste assujetti à la taxe sur les salaires. Nécessaire réflexion avant cette option, voir cabinet comptable, perspectives de développement de l activité etc... La caducité entraine la perte de l exonération. 28

29 Le bilan pédagogique et financier Les OF doivent déclarer annuellement, avant le 30 avril, un BPF retraçant l activité de formation. Le BPF concerne le dernier exercice comptable clos avant le 31 décembre de l année N-1 Recense uniquement les charges et produits afférents à l activité de formation professionnelle continue (cf comptabilité séparée) Doit être retourné même en l absence d activité («néant»). Attention le formulaire change pour le BPF à remplir en 2017 au titre de l année

30 La caducité c est la suspension du bénéfice du numéro de DA si: Le bilan n a pas été adressé à l autorité administrative. Le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité au titre d un exercice comptable (bilan néant ). Si l organisme de formation souhaite poursuivre son activité, il doit demander la réactivation de son numéro 30

31 Quid en cas d inexécution d une action du fait de l organisme ou du stagiaire En cas d'inexécution totale ou partielle d'une prestation de formation, l OF rembourse au cocontractant les sommes indûment perçues de ce fait (article L du code du travail). Cette disposition n empêche pas d insérer dans les conventions ou contrats, une clause de dédit ou de résiliation qui peut prévoir le versement de sommes en dédommagement de la formation. Pour l employeur (client), cette somme n est pas imputable au titre de son obligation. L OPCA ne peut pas prendre en charge ou rembourser ces sommes. 31

32 Les missions du Service Régional de Contrôle de la formation professionnelle 32

33 Le suivi et le contrôle des organismes de formation Gestion de l offre de formation. Etude des demandes d exonération de TVA. Contrôle de l utilisation des fonds de la formation professionnelle (OF, OPCA, Entreprises) et du FSE. Contrôle de l utilisation de la taxe d apprentissage, de la contribution supplémentaire d apprentissage Information sur les droits et obligations liés à la formation professionnelle. 33

34 Les contrôles du SRC 2 types de contrôles : Sur pièces Sur place Les contrôles administratifs et financiers peuvent être ciblés sur certaines actions, certaines périodes ou concerner l ensemble de l activité. 34

35 Dans le cadre d un contrôle, l organisme de formation doit justifier de : La réalisation des actions de formation facturées (art. L ) : présentation de tous les documents et pièces justifiant de la réalité des prestations (émargements, programme, planning, moyens ) L origine des produits, la nature et la réalité des dépenses (art. L alinéa 1) Le rattachement des dépenses à l activité de formation et leur bien-fondé, la conformité de l utilisation des fonds aux dispositions législatives et réglementaires régissant cette activité (art. L alinéa 2) 35

36 Défaut de justification De la réalisation des actions de formation : Elles sont réputées inexécutées (inexécution totale ou partielle) article L du code du travail, Remboursement des sommes indûment perçues au co-contractant ou Trésor Public (art. L du code du travail), Si manœuvres frauduleuses : doublement de la sanction (art. L du code du travail). De la réalité, nature, bien-fondé et rattachement des dépenses : Versement au Trésor public des dépenses non admises (art. L du code du travail). 36

37 Actions hors champ FPC Les actions ne relevant pas du champ de la formation professionnelle continue sont réputées inexécutées. Article L du code du travail Sanctions : Remboursement des fonds perçus auprès de l organisme ou la personne qui les a financées À défaut de remboursement : versement au Trésor Public 37

38 L annulation du numéro de déclaration d activité suite à un contrôle : Si l organisme de formation ne réalise pas d actions entrant dans le champs de la formation professionnelle continue Si l organisme de formation ne respecte pas les obligations administratives (contractualisation et obligations vis-à-vis du stagiaire). Si l OF ne respecte pas, après mise en demeure, les obligations de fonctionnement (justification des titres et qualités, comptabilité séparée, règlement intérieur, publicité) 38

39 Les sanctions pénales articles L à L du code du travail Pour les infractions suivantes : Défaut de déclaration d activité Défaut de communication du bilan pédagogique et financier Absence de règlement intérieur Non respect de l obligation d information des stagiaires Non respect des obligations comptables Absence de contrat de formation professionnelle Non respect des règles relatives à la publicité Les sanctions pénales sont : et/ou 1 an d emprisonnement l interdiction d exercer 39

40 Focus : les feuilles d émargement Les feuilles d émargement font partie des documents permettant de justifier de la réalité des actions de formation aux OPCA et aux agents de contrôle, Elles doivent être réalisées sur papier en-tête de l organisme de formation et contenir des informations précises permettant de retracer le parcours de formation des stagiaires (intitulé de la formation, dates, durées, lieu, identité et signature des stagiaires et du formateur.). 40

41 Perte du numéro de déclaration d activité l organisme ne peut plus exercer La caducité du numéro (procédure automatique). L annulation du numéro de déclaration d activité suite à une procédure de contrôle et décision préfectorale. 41

42 Renseignements auprès du service régional de contrôle Organismes de formation (le matin) (le matin) 42

43 Glossaire La «Nature» de l action : Mention de la convention ou du contrat de formation faisant référence à l un des types d action figurant dans la liste prévue à l article L du code du travail. Ainsi, une formation à Excel à destination d un public de secrétaires aura comme nature, «les actions d adaptation et de développement des compétences des salariés». 43

44 Glossaire Afin de réduire les risques d incompréhension, le code du travail précise les éléments de la typologie citée à l article L Par exemple : - les actions dites de «prévention» ont pour objectif de palier le risque, pour les salariés, d une qualification inadaptée au regard de l évolution des techniques et des structures de l entreprise. Ces actions anticipent une mutation d activité. 44

45 Glossaire - Les actions dites de «préformations» ont pour objectif de permettre à toute personne sans qualification d accéder à un niveau lui autorisant l accès à la vie professionnelle. - Les actions dites de «conversion» ont pour objectifs de permettre à des salariés, dont le contrat est rompu, ou à des non salariés d accéder à une nouvelle activité professionnelle. 45

46 Glossaire La «Sanction» de la formation : A défaut d autre forme de validation (diplôme ), une attestation de fin de formation comportant les mentions suivantes : les objectifs, la nature, la durée, le résultat de l évaluation des acquis de la formation est remise au stagiaire. 46

47 Glossaire «L évaluation de la formation» : Le programme de formation doit mentionner les modalités d évaluation de la formation, c est-à-dire, détailler les moyens mis en œuvre pour mesurer les acquis de l action au regard des objectifs prédéfinis. Il peut s agir d examens professionnels, de fiches d évaluation, d entretien avec un jury 47