Exigences en matière de contrôle interne

Transcription

1 Exigences en matière de contrôle interne Sommaire Buts de la séance Contexte Le contrôle interne Les seuils et les exigences de contrôle interne S. Macculi Gestionnaire de risques, Ville de Genève, Département des finances et du logement-

2 Exigences en matière de contrôle interne BUTS DE CETTE PRÉSENTATION

3 Buts de la séance Expliquer les exigences en matière de contrôle interne décrites dans le règlement régissant les conditions d octroi des subventions municipales (LC ) Art. 7 Principes régissant l établissement des comptes du ou de la bénéficiaire 1 A défaut d être astreint à des règles plus strictes dictées par la Confédération et le canton, le-la bénéficiaire doit tenir sa comptabilité, présenter ses comptes annuels et/ou ses comptes de projet, les faire contrôler et, le cas échéant, mettre en place un système de contrôle interne conformément à l annexe 1. 2 Un-e bénéficiaire faisant l'objet d'une convention impliquant plusieurs financeurs (convention multipartite) met en place un système de contrôle interne selon les instructions découlant de la convention...

4 Buts de la séance Annexe 1, tableau 1

5 Buts de la séance Présenter des exemples pour se conformer aux exigences administration-municipale/ organismes-subventionnes

6 Buts de la séance Présenter des exemples pour se conformer aux exigences

7 Exigences en matière de contrôle interne CONTEXTE

8 Contexte Constitution Loi Règlements municipaux Constitution de la république Loi sur la gestion et administrative Règlement et sur le contrôle interne, l'audit canton de Genève financière - A de l Etat - D1 interne et la révision des comptes annuels en Ville de Genève - LC Art. 221 Contrôle et Art. audit 51 internes Instauration d'un système de contrôle interne Art. 2 Champ d application Canton Art. 53 Système de gestion des risques Communes Institutions de droit Administration public cantonale et entités rattachées Entités au bénéfice d'indemnités ou d'aides financières Administration municipale Entités privées ou publiques bénéficiant d une subvention Le CA fixe les seuils et les principes Règlement régissant les conditions d octroi des subventions municipales - LC Art 7 al 1 et 2 Annexe 1

9 Exigences en matière de contrôle interne CONTRÔLE INTERNE

10 Le contrôle interne Ce n est pas : La Cour des comptes Le vérificateur des comptes ou le réviseur des comptes L «Inspection cantonale des finances» du Canton de Genève Le service du Contrôle financier de la Ville de Genève Toute autre entité externe ou interne spécifique (audit interne) C est : VOUS Tous les collaborateurs et toutes les collaboratrices de votre organisation

11 Le contrôle interne Maîtrise avec valeur ajoutée Réaliser sa mission, atteindre les objectifs Gérer les risques Intégré dans la gestion quotidienne Système de contrôle interne Ensemble des «moyens» et des acteurs Tous concernés Rôle central de la direction Ensemble de moyens mis en œuvre par la hiérarchie et les collaboratrices et collaborateurs pour maîtriser la gestion des activités. Système en place pour s'assurer que votre organisation fonctionne correctement.

12 Le contrôle interne Les questions à se poser Qui fait quoi, qui supervise quoi? Qui est responsable de quoi? Qui valide quoi? Quels risques prendre ou ne pas prendre? Quelles conséquences? Comment réduire les problèmes potentiels? Dois-je rajouter ou supprimer des contrôles? Quelles sont les informations dont j'ai besoin / que je dois communiquer? Qui est autorisé à les communiquer? Comment améliorer le fonctionnement de mon organisation?..? Cette activité est-elle conforme à la loi / au règlement? Réflexion sur le fonctionnement de l organisation basée sur le bon sens et les bonnes pratiques

13 Le contrôle interne Documenter (mettre par écrit) le contrôle interne pour : Moins de dépendance par rapport à une personne clé Favoriser le dialogue Clarifier les pratiques Pérenniser l action de l organisation Expliquer à un nouveau membre/collaborateur

14 Le contrôle interne Principes de base Assurance raisonnable S adapter au contexte Limites Principe de proportionnalité (rapporte coût / bénéfice) Jugement Comportement humain

15 Le contrôle interne Pourquoi? Evolution de la société Multiplication et renforcement des réglementations Augmentation des exigences en matière de transparence Rendre compte de l utilisation judicieuse de l argent public Changement sociétal : On doit prouver que l on fait juste et plus démontrer que l on n a pas fait faux

16 Contraintes Le contrôle interne Planifier Mettre en œuvre Adapter / prévenir Vérifier Conduite de l organisation Inspiré de la roue de Deming : Plan-do-check-act

17 Exigences en matière de contrôle interne LES SEUILS ET LES EXIGENCES DE CONTRÔLE INTERNE

18 Les seuils et les exigences de contrôle interne Les seuils et les exigences s applique aux bénéficiaires d une subvention monétaire de la Ville de Genève, pour une activité générale ou spécifique (art. 7 al.1)

19 Les seuils et les exigences de contrôle interne < CHF CHF à CHF CHF 1 mio à < CHF 5 mios > CHF 5 mios

20 Les seuils et les exigences de contrôle interne Les exemples mis à disposition Les exemples ne couvrent qu une partie des composantes d un système de contrôle interne classique Les exemples d outils doivent être adaptés au contexte Les subventionnés peuvent utiliser d autres outils

21 Les seuils et les exigences de contrôle interne Organisations n employant pas ou peu de salariés et prétendant à l octroi d une subvention inférieure ou égale à CHF 49'999. Exigences de contrôle interne Le bénéficiaire n'est pas tenu de décrire et documenter son système de contrôle interne. Exemples de documents -

22 Les seuils et les exigences de contrôle interne Organisations employant quelques salariés et /ou prétendant à l octroi d une subvention allant de CHF à CHF 999'999. Exigences de contrôle interne A. Le bénéficiaire décrit l'organisation en place pour respecter la séparation des tâches. Il en explique les exceptions au besoin. B. De même, il décrit les compétences financières liées à la gestion des comptes de liquidités. C. Il établit également les cahiers des charges des fonctions clés de son organisation. D. Il procède à une évaluation des risques principaux, financiers et non financiers, de son activité. Exemples de documents A. Analyse de la séparation des tâches. B. Compétences financières liées à la gestion des comptes de liquidités. C. Cahiers des charges des fonctions clés. D. Inventaire des risques

23 A Les seuils et les exigences de contrôle interne Séparation des tâches Réalisation, validation et surveillance Réalisation Validation Surveillance Réduire les erreurs et le risque de fraude

24 A Les seuils et les exigences de contrôle interne Séparation des tâches Exemples d analyse par processus Caisse Achats Salaires Comptabilité Projet Trésorerie Gestion du stock Exemple de tableau simplifié 1 tableau regroupant les principaux processus Si la séparation des tâches ne peut pas être respectée en documenter les raisons

25 B Les seuils et les exigences de contrôle interne Compétences financières liées à la gestion des comptes de liquidités Fixer des limites financières Identifier les personnes autorisées Signature : collective à deux ou individuelle Principe des 4 yeux Faire en sorte que le bon niveau de décision de l organisation soit informé des dépenses de l organisation et les valide Eviter qu une seule personne gère et contrôle seule toutes les dépenses de l organisation Réduire le risque de fraude

26 C Les seuils et les exigences de contrôle interne Cahier des charges Identifier les fonctions clés Description de l activité Des compétences pour engager l organisation Formaliser les responsabilités, les suppléances Fixer le périmètre d action Expliquer et clarifier les attentes Favoriser le dialogue

27 D Les seuils et les exigences de contrôle interne Gestion des risques Identifier les problèmes qui pourraient empêcher l organisation de réaliser sa ou ses missions Identifier les causes et les conséquences ainsi que les moyens d actions pour réduire les risques le cas échéant

28 D Les seuils et les exigences de contrôle interne Gestion des risques Eléments de réflexion, exemples : Finances Responsabilité civile Législation Ecologie Personnel Sécurité Informatique A réaliser régulièrement (annuellement au minimum) Disposer d un outil de prévention et de décision Prendre du recul par rapport à la gestion courante Protéger l image et la réputation de l organisation

29 Les seuils et les exigences de contrôle interne Organisations prétendant à l octroi d une subvention à hauteur de CHF et jusqu à CHF 4 999'999. Exigences de contrôle interne En plus des exigences du seuil précédent, le bénéficiaire E. documente son système de contrôle interne financier permettant de garantir une tenue régulière de la comptabilité et l'établissement d'un rapport financier adéquat. F. Par ailleurs, il met en place un système de gestion des risques, financiers et non financiers, liés à son activité. Exemples de documents A, B, C, D E. Tableaux des objectifs de maîtrise, risques et contrôles. F. Description succincte du système de gestion des risques.

30 E Les seuils et les exigences de contrôle interne Objectifs de maîtrise, risques et contrôles Processus financiers et comptables Identifier ce qui doit être maîtrisé, les problèmes existants et éventuels, les pratiques en place ou à mettre en place pour les pallier Un contrôle doit être «traçable» (laisser une trace) et pouvoir être refait S assurer que les grands processus financiers sont «maîtrisés» S assurer que l information financière est fiable Prévenir et détecter les erreurs et les fraudes

31 F Les seuils et les exigences de contrôle interne Description succincte du système de gestion des risques Système : Impliquer l organisation -> personnes + méthode Expliquer comment sont identifiés, évalués, traités et géré les risques, par exemple : Périodicité des mises à jour Suivi des risques Méthode d évaluation des risques Explication des niveaux de probabilité et d impact Qualification des risques (faibles, modérés, élevés, critiques) Familles de risques retenues Plan d actions pour réduire les risques et suivi du plan d actions Personnes et organes dirigeant impliqués : réalisation et validation Disposer d une gestion des risques plus «mature», complète Permettre un examen du système de gestion des risques par un tiers

32 Les seuils et les exigences de contrôle interne Organisations prétendant à l octroi d une subvention supérieure ou égale à CHF Exigences de contrôle interne En plus des exigences du seuil précédent, le subventionné - documente son système de contrôle interne pour ses principaux domaines d'activité. Exemples de documents A, B, C, D, E, F Pas d exemple. Se baser sur le point F en l adaptant sur les principales activités «métiers» de l organisation (et non celles financières), par exemples : organisation d événement, aide aux personnes âgées.

33 G Les seuils et les exigences de contrôle interne Information au service de la Ville concerné Ne pas transmettre toute la documentation relative au contrôle interne à la Ville de Genève (sauf sur demande) Art. 10 Audit et contrôle (LC ) 1 La Ville de Genève peut procéder à des contrôles ou réaliser un audit sur l utilisation de la subvention accordée. Elle peut également mandater un organisme tiers à cette fin. 2 Le Contrôle financier est compétent en Ville de Genève pour vérifier que le-la bénéficiaire respecte ses obligations légales et contractuelles, notamment celles relatives à son système de contrôle interne. Le règlement sur le contrôle interne, l audit interne et la révision des comptes annuels en Ville de Genève (LC ) s applique. Rendre compte de manière proactive du respect des exigences en matière de contrôle interne

34 La sécurité de la cité tient moins à la solidité de ses fortifications qu'à la fermeté d'esprit de ses habitants. Thucydide (Historien, politicien, stratège)

35 Salvatore Macculi Gestionnaire de risques Département des finances et du logement Marc Carrillo MERCI! Responsable du contrôle interne Département de la culture et du sport Philippe Borcard Responsable du contrôle interne Département de la cohésion sociale et de la solidarité