GUIDE D UTILISATION DU TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES MUTUELLES DE SANTE AU CAMEROUN

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1 PROGRAMME GERMANO CAMEROUNAIS DE SANTE / SIDA (PGCSS) VOLET MICRO ASSURANCE ET MUTUELLES DE SANTE (MAMS) B.P / YAOUNDE / CAMEROUN / TEL. ( ) / / FAX ( ) gerd.eppel@gtz.de/hypeggy@yahoo.fr PN GUIDE D UTILISATION DU TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES MUTUELLES DE SANTE AU CAMEROUN QU EST CE QU UN TABLEAU DE BORD DE SUIVI? Un tableau de bord de suivi est un échantillon réduit d'indicateurs permettant à un gestionnaire de suivre l'évolution des résultats, les écarts par rapport à des valeurs de référence (objectifs fixés, normes interne ou externes, références statistiques), etc., le plus possible en temps réel, en se concentrant sur ceux qu'il considère comme les plus significatifs. QUELS TYPES D INDICATEURS IL PREND EN COMPTE? Un indicateur est un paramètre ou une combinaison de paramètres qui représente l'état ou l'évolution d'un système. Le tableau de bord de suivi des mutuelles de santé prend en compte aussi bien les indicateurs techniques (liés à l évolution du nombre de bénéficiaires et aux prestations offertes) qu aux indicateurs financiers (ressources, dépenses, disponibilité, viabilité). QUELLES SONT SES AVANTAGES POUR LE SUIVI D UNE MUTUELLE DE SANTE? Une présentation synthétique de la situation d une mutuelle Un outil d aide à la prise de décision (des mesures correctives) QUI L UTILISE? Les managers des mutuelles de santé Les comités de contrôle Les promoteurs et les partenaires Les mutualistes QUELS SONT LES PRINCIPES DE REMPLISSAGE? Le tableau ci dessus présente pour chaque indicateur, le principe à utiliser pour y insérer des valeurs. 1) Suivi technique Indicateurs Description Formule de calcul Normes Nombre d'adhérents (familles ou groupes) inscrits Il s agit essentiellement des chefs de famille ou de groupe qui ont versé les frais d inscription à la mutuelle de santé. Les adhérents sont encore appelés Le chiffre à indiquer est le nombre cumulé des adhérents = Total du précédent + nombre des nouveaux adhérents Au moins 750 membres au démarrage

2 membres de la mutuelle de santé. Nombre de femmes "chef de ménage" inscrites Ce sont les chefs de famille ou de groupe de sexe féminin qui ont versé les frais d inscription à la mutuelle de santé. Le chiffre à indiquer est le nombre de femmes «chef de ménage» cumulé = Total du précédent + nombre des nouvelles femmes «chef de ménage» Total de bénéficiaires inscrits Les bénéficiaires de la mutuelle sont constitués des adhérents ou membres ainsi que leurs ayants droits ou personnes à charges. Il s agit donc de toutes les personnes déclarées comme inscrites à la mutuelle et dont les noms figurent dans les registres de la mutuelle. Le chiffre indiqué est le cumule des personnes inscrites depuis le lancement de la mutuelle = Total du précédent + nombre des nouveaux bénéficiaires Au moins 3000 au démarrage Total de bénéficiaires à jour des cotisations Ce sont les personnes qui ont payé leur cotisation pour la période correspondante. Une liste est établie tous les et est déposée auprès des formations sanitaires conventionnées. Nombre total des personnes inscrites sur la liste des bénéficiaires à jour. Ce nombre fluctue d un à l autre en fonction du renouvellement des cotisations par les bénéficiaires. Totalité des bénéficiaires inscrits Total de bénéficiaires ayant renouvelé la cotisation Ce sont les bénéficiaires de la mutuelle de santé qui versent régulièrement, année après année leur cotisation. Nombre de bénéficiaires fidèles à la mutuelle de santé 100% Bénéficiaires dont la couverture arrive à terme Total de PVVIH inscrits Ce sont les PVVIH qui s inscrivent soit directement à la mutuelle de santé en dévoilant leur statut sérologique soit à travers les patients experts ou les délégués de la mutuelle. Nombre cumulé des PVVIH = Total du précédent + nombre des nouveaux PVVIH. Ce nombre est soumis régulièrement à l appréciation du responsable de l UPEC et est ensuite rapproché à la file active pour analyse d impact des activités des patients experts. Total file active de l UPEC Taux de pénétration sur la cible (population du district) Il s agit de la portion de la population du district de santé inscrite à la mutuelle de santé. Il indique le taux de couverture de la population par la mutuelle de santé : nombre de bénéficiaires inscrits / population total du district de santé 40% population cible (objectif national) Taux de recouvrement des cotisations C est le pourcentage des cotisations collectées par rapport aux cotisations attendues Il s obtient comme suit = nombre de bénéficiaires à jour des cotisations / nombre de bénéficiaires inscrits ou encore = Total des cotisations perçues ou émises / total des cotisations attendues 80% < x > 100% Nombre de CLM effectués Utilisation du service CLM par les bénéficiaires bénéficié d une CLM au cours du Coût des CLM effectués Dépenses pour le service CLM par la mutuelle de santé CLM par la mutuelle de santé Nombre d'hospitalisations effectuées Utilisation du service Hospitalisation par les bénéficiaires bénéficié d une hospitalisation au cours du Coût des hospitalisations effectuées Dépenses pour le service hospitalisation par la mutuelle de santé hospitalisation par la mutuelle de santé Septembre

3 Nombre de chirurgies effectuées Coût des chirurgies effectuées Nombre d'accouchements effectués Coût des accouchements effectués Nombre de mutualistes soignés Coût moyen des prestations Taux de sinistralité Nombre de PVVIH suivi par les Patients Experts Taux d observance Taux d ut.systématique des préservatifs Nombre de PVVIH soignées Coût moyen des prestations aux PVVIH Nombre de prises en charge des maladies opportunistes liées au VIH effectué Utilisation du service chirurgie par les bénéficiaires Dépenses pour le service chirurgie par la mutuelle de santé Utilisation du service accouchement par les bénéficiaires Dépenses pour le service accouchement par la mutuelle de santé Il s agit des mutualistes ayant bénéficié des services de la mutuelle de santé Dépense moyenne pour un mutualiste ayant bénéficié des services offerts par la mutuelle de santé au cours d une période donnée Permet de mesurer la capacité de la mutuelle de santé à prendre en charge les sinistres par rapports montant affectés à la prise en charge de ces sinistres Ce sont les PVVIH qui entrent en contact avec les patients experts afin de bénéficier de l aide à l observance Proportion des PVVIH suivi par les patients experts qui déclarent respecter les prescriptions telles qu indiquées concernant les ARV Proportion des PVVIH suivi par les patients experts qui déclarent utiliser les préservatifs lors des rapports sexuels Il s agit des mutualistes PVVIH ayant bénéficié de la prise en charge pour les maladies opportunistes et le suivi biologique liés au VIH Dépense moyenne pour un mutualiste PVVIH ayant été pris en charge par la mutuelle de santé au cours du pour les maladies opportunistes et le suivi biologique liés au VIH au cours d une période donnée Utilisation du service maladies opportunistes liées au VIH par les bénéficiaires PVVIH bénéficié d une chirurgie au cours du chirurgie par la mutuelle de santé bénéficié d un accouchement au cours du accouchement par la mutuelle de santé Nombre de mutualistes ayant été pris en charge par la mutuelle de santé au cours du moins Montant total des prestations du / nombre total des personnes soignées au cours du même C est le rapport entre = coût des prestations du / ((Bénéficiaires à jourx3500)/12) A collecter dans le rapport des patients experts. Total des PVVIH rencontrées ou touchées par les patients experts A collecter dans le rapport des patients experts = nombre de personne suivies par /nombre de personnes déclarant n avoir pas sauté la prise des ARV durant les 4 derniers jours au cours de la même période A collecter dans le rapport des patients experts = nombre de personne suivies par /nombre de personnes déclarant avoir utilisé les préservatifs lors des 4 derniers rapports sexuels Nombre total de mutualistes PVVIH ayant été pris en charge par la mutuelle de santé au cours du pour les maladies opportunistes et le suivi biologique liés au VIH Montant total des prestations liées au VIH du / nombre total des PVVIH pris en charge au cours du même Nombre total des PVVIH pris en charge pour les maladies opportunistes au cours du coût des maladies Dépenses pour les maladies Montant mensuelle facturé par la < 70% File active de l UPEC 100% 100% 7500Fcfa Septembre

4 opportunistes liées au VIH opportunistes liées au VIH facturées par les UPEC à la mutuelle de santé et supportées par le fonds de garantie formation sanitaire pour les maladies opportunistes liées au VIH à la mutuelle de santé et supporté par le fonds de garantie Nombre de prises en charge du suivi biologique Utilisation du service suivi biologique par les bénéficiaires PVVIH Nombre total des PVVIH pris en charge pour le suivi biologique au cours du Coût du suivi biologique Dépenses pour le suivi biologique lié au VIH facturées par les UPEC à la mutuelle de santé et supportées par le fonds de garantie Montant mensuelle facturé par la formation sanitaire pour le suivi biologique lié au VIH à la mutuelle de santé et supporté par le fonds de garantie Nombre d'indigents inscrits Ce sont les personnes démunies qui bénéficient du payent de l inscription et de la cotisation par les communes. Nombre cumulé par Environ 10% de la population du district couvert Nombre d'indigents pris en charge Nombre de personnes démunies soignées Nombre total de mutualistes «démunies» ayant été pris en charge par la mutuelle de santé au cours du 2) Suivi budgétaire Eléments du budget Description Formule de calcul Norme Montant total des adhésions collectées Frais des adhésions perçus Valeur cumulée des adhésions collectées depuis la création Montant total mensuel des cotisations collectées Contributions versées pour les indigents Subventions reçues Cotisations versées par les bénéficiaires au cours du en cours. Il ne prend pas en compte les avances sur cotisations. Ces avances doivent être enregistrées à part. Frais d adhésion et de cotisations versés pour les personnes démunies au cours du en cours Appui financier octroyé par les bailleurs de fonds ou partenaires de la mutuelle Montant réel mensuel collecté (à l exception du de Janvier qui majore à sa collecte la cotisation totale de l année précédante). Valeur fixe perçue au cours au Valeur fixe perçue au cours du Intérêt bancaire Somme perçue de la banque Valeur fixe à relever sur l historique bancaire Autres ressources Total ressources Avances sur cotisations Dons des promoteurs Montant total des factures de soins payées (75%) Montant versée par un mutualiste ou un chef de famille à titre d avance sur sa cotisation. Appui financier octroyé par les promoteurs ou les fondateurs de la mutuelle Total des sommes perçues par la mutuelle au cours au Montant des prestations facturé par les formations sanitaires conventionnées et Valeur fixe perçue au cours du (il faudra à chaque fois déduire l avance lorsqu un bénéficiaire s est mis à jour Somme des ressources F CFA au démarrage Au bout de 12 on devrait être à F CFA pour 3000 bénéficiaires inscrits et à jour des cotisations 60% des cotisations Septembre

5 payé par la mutuelle après avis favorable du médecin conseil Montant total des factures de soins payées (100%) Montant des prestations facturé par les formations sanitaires conventionnées et payé par la mutuelle après avis favorable du médecin conseil pour la prise en charge des PVVIH Valeur mensuelle Montant total des factures de soins payées pour les indigents Montant des prestations facturé par les formations sanitaires conventionnées et payé par la mutuelle après avis favorable du médecin conseil pour la prise en charge des indigents Coût du fonctionnement Total des charges supportées par la mutuelle au cours du (salaire du manager, énergie, matériels de bureau, location, etc.) 10% des cotisations Coût du marketing/sensibilisation Total des actions de marketing et sensibilisation menées (collecteurs, dépliants, transport équipe de sensibilisation, etc.) 5% des cotisations Coût des primes de motivation et mobilisation Somme versée aux délégués de la mutuelle lorsqu ils collectent les cotisations au sein de la communauté Au prorata des cotisations collectées 5% des cotisations Coût lié au conseil médical Coût des activités des médecins conseils (honoraire, photocopies, transport, frais de réunion, etc.) Coût lié aux activités des patients experts Coût des activités des patients experts (honoraire, photocopies, transport, frais de réunion, etc.) Frais financiers/frais bancaires Somme versée ou prélevée par la banque Obtenir à partir du relevé bancaire Contribution Fonds de réassurance Somme versée au fonds de réassurance pour prendre en charge les pathologies que la mutuelle ne peut supporter Au prorata des personnes inscrites à la mutuelle 10% des cotisations d au moins 3000 bénéficiaires Autres dépenses Remboursements des emprunts Il s agit des montants versés pour recouvrir une dette Subvention locale GTZ Il est mentionné dans cette rubrique les dépenses réalisées grâce aux fonds alloués par la GTZ Total dépense Total des dépenses engagées par la mutuelle au cours au Somme des dépenses Réserves Somme mise en réserve pour les cas de survenance Au prorata des cotisations versées (réserves statutaires) 10% des cotisations ou montant des adhésions Septembre

6 d évènements catastrophiques pour la mutuelle ou sur décision du conseil d administration (réserves facultatives) collectées ou encore sommes versées au titre de dons et legs par les élites/donateurs Montant en caisse Somme physique présente en caisse à la fin de la période Ne doit pas excéder F CFA Montant en banque Somme physique présente en banque à la fin de la période Taux de viabilité (dépenses/ressources) Permet d apprécier le niveau de viabilité de la mutuelle Total des charges constituées de : prestations, fonctionnement, marketing, et prime de motivation)/cotisations collectées < 90% ou 0,9 A delà, la Mutuelle est en situation critique. Lorsqu il est de plus de 120% (1,2) la réassurance ne pourra plus lui apporter un appui. Elle le fait lorsque le taux de viabilité est compris entre 90% et 120% Montant total des factures remboursées par le Fonds de Réassurance (PVVIH) Montant des factures remboursées par le fonds de réassurance après vérification du médecin conseil régional Valeur mensuelle réelle Septembre