Informations et Procédures Administratives. Les Mutations

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1 Informations et Procédures Administratives 1) Informations Générales A) Les périodes de mutations 2016/2017 Période dite de «Mutations libres» : du 10 juin 2016 au 05 juillet Période dite de «Mutations autorisées» : du 06 juillet 2016 au 30 septembre Période dite de «Mutations contrôlées» du 1 er octobre 2016 au 31 décembre è Période prolongée jusqu au 28 février 2017 pour les clubs de Séries Territoriales et Promotion Fédérale Féminine. Note : les joueur(se)s de -14 ans, et des autres catégories de l école de rugby, peuvent muter jusqu au 30 avril 2017 (demande effectuée au plus tard le 31 mars et dossier déposé au Comité le 30 avril). Page 1

2 1) Informations Générales B) Coût des imprimés de mutation 2016/2017 Nous précisons que les coûts des imprimés de mutation 2016/2017 restent identiques à ceux observés en 2015/2016. Licencié(e)s de +14 ans mutant pour un club de Professionnel conservant le statut de joueur amateur : 225 (imprimés bleus) Licencié(e)s de +14 ans mutant pour un club de Fédérale 1 ou 1 ère Division Féminine Elite 1 et 2 : 125 (imprimés blancs) Licencié(e)s de +14 ans mutant pour un club de Fédérale 2 ou 3 ou Fédérale Féminine : 93 (imprimés roses) Licencié(e)s de +14 ans mutant pour un club de Série territoriale ou de Promotion Fédérale Féminine : 60 (imprimés jaunes) Licencié(e)s de -14 ans et au-dessous : 25 (imprimés verts) C) Mise à disposition des imprimés aux clubs du Comité Toute demande d imprimés de mutation doit être adressée au secrétariat du Comité par le biais du bon de commande spécifique (en annexe du présent document) et être accompagnée du chèque de règlement à l ordre du Comité de Bretagne de Rugby. Par ailleurs, la délivrance des imprimés de mutation suppose que le compte 2015/2016 du club «tenu au Comité» soit soldé ou qu un plan d apurement de ce compte ait été accepté par les instances régionales. D) Les imprimés de mutations Pour toute demande de mutation, deux imprimés sont délivrés. è La lettre de démission (imprimé en 3 volets) è La liasse de mutation (imprimé en 4 feuillets) Ces deux imprimés sont à utiliser dans le cadre du dossier de mutation. Ils représentent le cœur du dossier et seront accompagnés des autres pièces attendues. E) Conseils pour le lancement d une procédure de mutation Il est recommandé a tout licencié changeant de club de prévenir un dirigeant de son ancien club (Président ou Secrétaire Général). Il est recommandé au dirigeant du club nouveau, en charge du dossier, de prévenir de la démarche de mutation un dirigeant du club quitté et ce, avant l envoi du volet 1 de la lettre de démission. Ces relations permettront de prévenir le club quitté de l envoi du volet 1 de la lettre de démission par le biais d un recommandé avec AR et potentiellement d obtenir plus rapidement l accord de mutation, et par voie de conséquence la qualification du joueur dans son nouveau club. Page 2

3 2) Les pièces permettant le traitement d un dossier de mutation Pour être valablement enregistré au secrétariat du Comité, tout dossier de mutation doit comprendre les pièces suivantes : Le volet 3 de la lettre de démission dûment complété ; Les récépissés des envois en recommandés du volet 1 et du volet 2 de la lettre de démission ; NB : Pour des raisons pratiques, nous recommandons aux clubs d inscrire le NOM et Prénom du Joueur(se) muté(e) dans l encadré grisé intitulé «Référence Client» de la lettre recommandée. Les accusés de réception (AR) des envois en recommandés du volet 1 et du volet 2 de la lettre de démission (preuves de dépôts) ; NB : Pour des raisons pratiques, nous recommandons aux clubs d inscrire le NOM et Prénom du Joueur(se) muté(e) dans l encadré «Référence Client» de la lettre recommandée. La Liasse de mutation dûment complétée! avec notamment sur les 4 feuillets : la signature du licencié ou de son représentant légal ; la signature du Président du club et le cachet du club ; L AS de «Mutation»! générée par le biais de l accès Intranet club à partir du site Internet de la FFR : dûment complétée avec notamment : la rubrique «Informations relatives aux assurances et aux précautions à prendre afin de pratiquer le rugby» complétée de façon manuscrite par le licencié ; l attestation médicale visée par le médecin (signature, date et cachet du praticien) ; la signature du licencié et/ou de son représentant légal ; la signature du secrétaire du club et le cachet du club ; Une photo d identité (sauf si une version numérique de celle-ci a été insérée dans l espace Intranet du Club. Dans ce cas, il faut le préciser manuscritement sur l AS) ; Une photocopie d une pièce d identité Le cas échéant un titre de séjour en cours de validité et une photocopie de l attestation à la sécurité sociale pour les joueurs de nationalité étrangère ; La licence 2015/2016 dans le cas d une mutation d un(e) jour(se) actif(ve) ; Dans le cas d une mutation assortie d une indemnité de formation, le règlement de ladite indemnité, dont le montant est précisé sur l AS (à titre indicatif), par chèque bancaire à l ordre du Comité de Bretagne de Rugby ; Tout dossier incomplet sera retourné au club avec une fiche explicative. Page 3

4 3) Présentation des imprimés de mutations A) La lettre de démission - Documents en 3 volets L identification de l imprimé : è 3 informations a) Le millésime b) Le type d utilisateur c) Le n de série Note : pour un même dossier de mutation, le club veillera à utiliser la lettre de démission se rapportant à la liasse de mutation au regard du n de série. è à adresser par lettre recommandée avec AR par le club nouveau Volet 1 au Président du Club Quitté Volet 2 au Président du Comité Quitté Volet 3 au Président du Comité Nouveau è à compléter par le club nouveau è à signer par le, la joueur(se) è Afin de donner une suite à la demande de mutation, la partie inférieure du volet 1 de la lettre de démission pourra être complétée par le club quitté qui y consignera le suite qu il souhaite donner (accord ou refus) et le fera suivre dans les formes attendues au club nouveau et comité nouveau. Remarque : Afin de contribuer au bon déroulement du processus de mutation, nous conseillons aux joueur(se)s concerné(e)s ainsi qu au dirigeant du club nouveau en charge du suivi du dossier de prévenir de la démarche de mutation le club nouveau, par un simple appel téléphonique ou un d information. Page 4

5 3) Présentation des imprimés de mutations B) La liasse de mutation - Documents en 4 feuillets è La partie ci-contre du document surlignée en vert est à compléter par le club nouveau L identification de l imprimé : è 3 informations a) Le n de série b) Le type d utilisateur c) Le millésime è La liasse de mutation est à compléter et signer par le ou la joueur(se) ou son représentant légal Note : pour un même dossier de mutation, le club veillera à utiliser la liasse de mutation se rapportant à la lettre de démission au regard du n de série. è Les parties ci-contre du document surlignées en gris sont réservées au Comité Nouveau et/ou à la Fédération è La liasse de mutation est à signer par le Président du Club Nouveau ou son représentant è Le cachet du club sera apposé sur les 4 feuillets de l imprimé Une fois complétée et signée, la liasse de mutation est à retourner au Comité Nouveau avec les autres pièces du dossier. Page 5

6 4) Procédure pour le traitement de la mutation au Comité Le traitement des demandes de mutation Jour J Le club adresse son dossier de mutation complet au secrétariat du Comité par voie postale J+1 ou J+2 J+1 ou J+2 J+1 ou J+4 Le Comité reçoit le dossier de mutation (12h) et procède à sa vérification sous 24h Si le dossier est incomplet, le Comité le renvoie au club sous 24h par voie postale avec une fiche explicative Si le dossier est complet, le Comité le traite dans les 48h et au plus tard le jeudi de la semaine en cours, et renvoie au club la licence par voie postale NB : Une fois le dossier de mutation traité, le club peut constater dans son Intranet l existence du nouveau licencié Tous les dossiers arrivés complets au Comité jusqu au jeudi 12h sont traités pour le week-end à venir J+2 à J+5 La Licence arrive par voie postale au club Remarques : pour les joueurs de nationalité étrangère, la procédure de mutation implique une validation fédérale qui peut allonger de quelques jours la durée du traitement du dossier. De la même façon, pour les joueurs de +40 ans, la procédure de mutation implique une validation par le Responsable Médical du Comité qui peut allonger de quelques jours la durée du traitement du dossier. Page 6