ETAPES DE MISE EN ŒUVRE DES FORMATIONS FEDERALES UFOLEP

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1 ETAPES DE MISE EN ŒUVRE DES FORMATIONS FEDERALES UFOLEP Entre Juin et septembre prévoir la planification annuelle des formations à renvoyer au national avant le 30 septembre de chaque année civile DECLARATION DU STAGE Repérer une demande de formation et une période (après consultation avec le responsable de la CTR ou CTD de l activité) Prendre contact avec un centre d hébergement et poser une option de réservation (le plus tôt possible) Constituer le budget et déterminer le prix de la formation Déclarer le stage au national pour demande d habilitation (feuille de déclaration avec liste des formateurs budget feuille de présentation du stage pour diffusion dans contact) Diffuser l information dans le réseau (réaliser affiche info formation) Réception de l habilitation (conserver le document pour la liquidation financière du stage auprès de l échelon national) SUIVI DU STAGE Envoi de l information aux délégations avec les feuilles d inscription et dossier probatoire (simplifié) Les inscriptions se font auprès des délégations départementales qui renvoient ensuite les dossiers au cadre régional ou directement auprès du Pôle Formation. Prévoir une date limite d inscription suffisamment tôt afin d avoir le temps de traiter les dossiers avant la formation. Pièces à fournir impérativement par les stagiaires : PSC1 (si déjà acquis) Dossier probatoire ou FIA OU FIO Photocopie de la licence Le livret de formation Un chèque d inscription 2 enveloppes Inscrire les stagiaires rentrer l ensemble des données dans le fichier Excel EMARGEMENT (DUFOLEP) Conserver les dossiers d inscription avec la fiche probatoire et l ensemble des pièces Prévoir une réunion de préparation de la formation Prévoir un «dossier formateur» à remettre avant le début de la formation (feuille d émargement feuille de frais fiche VISA- feuilles d évaluation- stagiaires et formateurs) Lors du stage prévoir : les feuilles d émargement, vérifier les dossiers, récupérer les pièces manquantes aux dossiers. Délivrer les attestations de formation aux stagiaires Donner au stagiaire le dossier «tutorat simplifié» pour la validation de son stage pratique TAMPONNER le livret de FORMATION après validation pédagogique de la formation et remettre le livret au stagiaire Sylvie Malaurie CTS UFOLEP MIDI PYRENEES 12/05/2009

2 Sur le plan pédagogique, prévoir une imprimante, un vidéo projecteur, un paper board, des feutres ainsi que les photocopies en amont Un lot de livrets (au cas où, il en manquerait) LIQUIDATION FINANCIERE DU STAGE Envoyer au Pôle National Formation : La fiche d habilitation du stage La fiche de liquidation financière Le compte rendu financier La photocopie des factures engagées (seulement celles relativement à l hébergement proposé aux stagiaires pendant le stage) 1 fiche de synthèse de l évaluation du stage par les stagiaires 1 fiche de synthèse de l évaluation du stage par les formateurs La feuille d émargement et de résultats Envoyer au trésorier de son département ou sa région, les frais d inscription ainsi que l ensemble des factures et frais de déplacements pour paiement. A l issue de la liquidation financière, l Ufolep national transmet le tableau d attribution et la facture de reversement pour le comité régional. Etablir ensuite les factures pour le reversement du national SUIVI DU STAGIAIRE POST FORMATION THEORIQUE Une fois le stage théorique et le stage pratique réalisé, le stagiaire doit renvoyer son dossier «tutorat» validé par son tuteur à sa délégation accompagné de son livret de formation. Le dossier de tutorat est alors validé par le délégué, il l envoi ensuite au cadre régional ou directement au Pôle formation : La fiche tuteur le livret de formation l AFPS ou PSC1 (si pas encore fournie) Le cadre régional (ou le délégué) envoie alors au pôle formation national l ensemble du dossier + la fiche probatoire pour attribution du diplôme. Le pôle formation renvoi au cadre régional diplôme qui le réachemine ensuite au département. Pour la Région Midi Pyrénées, les diplômes doivent obligatoirement passer par l échelon régional via la CTS, avant distribution dans les départements (décision validée en comité directeur régional en 2008). Ceci dans le but de faciliter le suivi de la base de données des stagiaires. Sylvie Malaurie CTS UFOLEP MIDI PYRENEES 12/05/2009

3 Sylvie Malaurie CTS UFOLEP MIDI PYRENEES 12/05/2009

4 Manuel de fonctionnement des formations (Fixant les relations stagiaires, délégués et CTS) L ensemble des documents financiers relatifs à la formation (frais de déplacements, demande de factures, ) devront être envoyés à la CTS afin d assurer le suivi budgétaire de la formation, les documents seront dans un second temps transmis au trésorier régional par la CTS Sylvie Malaurie CTS UFOLEP MIDI PYRENEES 12/05/2009

5 Document envoyé par le national en juin à retourner au pôle formation avant le 30 septembre PRÉVISIONS DE STAGES 2009 PSC1 / CAPACITE DE FORMATION / FORMATION DES DIRIGEANTS / FORMATION DES TUTEURS / BF 1A / BF 2A / BF 1O / BF 2O (1) DÉPARTEMENT : (1) RÉGION : Type de Stage Discipline Dates ou périodes Proposition de lieu Responsable administratif Responsable Formation Nombre prévisionnel de stagiaires (1) cocher la case

6 Plan National de Formation - "Cahier des charges" FICHE DE DÉCLARATION D UN STAGE BF1 A complet BF1 A spécifique Tronc Commun (précisez le type de stage) BF1 O complet BF1 O spécifique PSC 1 Recyclage (précisez le type et le niveau) BF2 A complet BF2 A spécifique FS Formation tuteurs BF2 O complet BF2 O spécifique Technique Formation Dirigeants Discipline(s) : Type de stage (pour les troncs communs) : Type et niveau de recyclage : Comité départemental / comité régional : CNS / GTS : Lieu(x) du stage : Dates : du : au : Volume horaire : Effectif prévisionnel stagiaires : Noms et Prénoms Qualification (1) Formation Réservé au Pôle National Oui Non Responsable Administratif Responsable Formation Formateurs Joindre la fiche de présentation du stage Fait à : Le : Qualité du demandeur : Nom / Prénom du demandeur : Signature et cachet (2 (1) Exemples : BF2 A, FIF (2) CTS / ARD / Responsable formation CNS/GTS (dans le cas des stages FS et techniques) HABILITATION Page 6 sur 24 Commission Nationale Formation 2003

7 Oui Motif : Plan National de Formation - "Cahier des charges" Non Motif : Fait à PARIS le Validation du Pôle National Formation Signature et cachet Page 7 sur 24 Commission Nationale Formation 2003

8 Plan National de Formation - "Cahier des charges" FICHE DE PRESENTATION D UN STAGE D ANIMATEURS D OFFICIELS DISCIPLINE : Lieu(x) :.. Etablissement : Dates :.. Effectif total stagiaires : Nombre de formateurs :. STAGE FIA ou FIO (1) STAGE A1 ou O1 (1) STAGE A2 ou O2 (1) Public : Licencié(e) UFOLEP ayant réalisé une période probatoire (ou équivalence) Niveau d entrée : Avoir 17 ans minimum. Pratiquer la moto Objectifs : Contenus : Devenir officiel 1 er degré : directeur De course Appropriation des contenus de formation. Organisation et gestion d un projet d épreuve dans l association UF1.1 Mouvement associatif et sportif UF1.2 Animation pédagogique UF1.3 Sciences biologiques UF1.4 Activité sportive (technique, législation réglementation, sécurité, législation, environnement,.) Démarche : Documentation et matériel demandés : (1) Rayer la mention inutile Matériel de prise de notes, Documentation personnelle Livret de Formation Tenue sportive Page 8 sur 24 Commission Nationale Formation 2003

9 Plan National de Formation - "Cahier des charges" Grille de formation Discipline : BF O1 fiche 2 officiels Dates : Lieu(x) : Responsable : PROGRAMME 24 heures Tronc commun 8 h. Discipline 16 h. UF h. Mouvement associatif UF h. Animation UF 13 3 h. Législation - Réglementation UF 141 2hPédagogie UF 142 6h Législation UF 143 5h Sécurité UF 144 3h Environnement Matinée Après midi Soirée J.1 J.2 J.3 J.4 n.b. : prévoir les évaluations Page 9 sur 24 Commission Nationale Formation 2003

10 Plan National de Formation - "Cahier des charges" Budget de stage Discipline : Type de Stage (Indiquer le type et le niveau de stage) Date : Comité départemental / Régional : Responsable Administratif : CHARGES MONTANT PRODUITS MONTANT HEBERGEMENT SUBVENTIONS Formateurs x Conseil Général Stagiaires x Conseil Régional Intervenant(s) x Ministère des Sports Missions x DDJS Autres x DRJS SNCF Voiture. particulière Autres Formateurs Stagiaires Intervenant(s) Formateurs Stagiaires Intervenant(s) DEPLACEMENT x x x x x x CNDS Préparation Bilan Stagiaires x Transport de matériel Locaux et matériel Personnels Petit matériel Fournitures administratives Impressions photocopies Documentation Pharmacie - Secourisme Personnel Locations diverses Affranchissement Téléphone Photos Réception ASSURANCE MATERIEL x x x x x FRAIS TECHNIQUES RECEPTION DIVERS INSCRIPTIONS ATTRIBUTION NATIONALE AUTRES PRODUITS TOTAL Résultat : TOTAL Page 10 sur 24 Commission Nationale Formation 2003

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12 *Le tuteur : est une personne ayant déjà un A1/O1 ou un diplôme supérieur ou une personne volontaire qui accompagne le parcours du stagiaire. La période Probatoire de 20H : est à réaliser avant d entrer en formation. Elle a pour but de permettre de s intégrer à la vie associative à des fins d animation ou de gestion et de maîtriser les bases techniques nécessaires à la pratique de l activité. Elle peut être validée de suite si la personne est déjà impliquée dans l association. Le délégué départemental, délivre le dossier probatoire et valide la période (le dossier est signé par le président de l association et le *tuteur, il est ensuite validé par le délégué qui délivre un livret de formation) BF1A : ANIMATEUR arts martiaux Pré requis : Judo- Jujitsu et Karaté : ceinture marron Autres arts martiaux : 1 KYU ou équivalent Avoir validé la période probatoire Une formation de 24 h Objectif : Etre capable d animer, de gérer un projet d animation dans l association de participer à l organisation de l activité départementale 8 h de tronc commun : Mouvement associatif, Animation pédagogique, Sécurité de la pratique 16 h de spécifique : Technique et pédagogie, législation, sécurité de la pratique, environnement A l issue de la formation, Un stage pratique de 50 h doit être réalisé en association accompagné par un tuteur*. Le responsable de formation remet au stagiaire le dossier de tutorat. Une fois le stage réalisé le dossier est signé par le président de l association et le tuteur, il est ensuite validé par le délégué. Etre titulaire du PSC1 ou de l AFPS (diplôme de secourisme) BF1O : Arbitre Juge arts martiaux Pré requis : avoir validé la période probatoire Une formation de 16 h Objectif : Etre capable d organiser et de gérer un projet d épreuve dans l association 8 h de tronc commun : Mouvement associatif, Animation pédagogique, Sécurité de la pratique 8 h de spécifique : Techniques, législation réglementation, sécurité de la pratique, environnement A l issue de la formation, Un stage pratique de 30 h doit être réalisé en association accompagné par un tuteur. Le responsable de formation remet au stagiaire le dossier de tutorat. Une fois le stage réalisé le dossier est signé par le président de l association et le tuteur, il est ensuite validé par le délégué Etre titulaire du PSC1 ou de l AFPS (diplôme de secourisme) Pour Les BF2 : Age d entrée en formation : 18 ans - Age d obtention du diplôme : 18 ans BF2A Pré requis : Etre titulaire du BF 1A ou du diplôme A1 arts martiaux Une formation de 38 h Objectif *Le tuteur : EC d animer : est une et personne de gérer un ayant projet d animation dans l association, déjà un A1/O1 le département ou un diplôme ou la région. Ec de participer aux actions supérieur d une ou équipe une de personne formation. volontaire qui accompagne le parcours du 8 h de tronc commun : Mouvement associatif, Animation stagiaire. pédagogique, Sécurité de la pratique 30 h de spécifique : Techniques pédagogiques, législation, sécurité de la pratique, environnement A l issue de la formation, Un stage pratique de 50 h doit être réalisé en association accompagné par un tuteur. Le responsable de formation remet au stagiaire le dossier de tutorat. Une fois le stage réalisé le dossier est signé par le président de l association et le tuteur, il est ensuite validé par le délégué. BF2O Pré requis : Etre titulaire du BF 1O ou du diplôme O1 arts martiaux Une formation de 16 h Objectif : EC d organiser et de gérer un projet d épreuve dans l association, le département ou la région. EC d intervenir au sein d une équipe de formation. 8 h de tronc commun : Mouvement associatif, Animation pédagogique, Sécurité de la pratique 8 h de spécifique : Techniques, législation réglementation, sécurité de la pratique, environnement A l issue de la formation, Un stage pratique de 50 h doit être réalisé en association accompagné par un tuteur. Le responsable de formation remet au stagiaire le dossier de tutorat. Une fois le stage réalisé le dossier est signé par le président de l association et le tuteur, il est ensuite validé par le délégué ;

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18 Fiche : identité émargement CAPACITE DE COMMISSAIRES Discipline : Responsable Administratif : Dates : Responsable formation : Lieu(x) : N Dpt NOM Prénom Date de naissance n de licence Club Adresse

19 Fiche : identité émargement Resp. Discipline : Administratif : Dates : Resp.Formation : Lieu(x) : N Dpt NOM Prénom Date nais. N Licence Emargement

20 Fiche : identité émargement Discipline : Dates : Lieu(x) : BF 1A Responsable Administratif : Responsable Formation : N Dpt NOM Prénom Date nais. N Licence Résultats 1 admis

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23 COMMISSION NATIONALE FORMATION VIA DUFOLEP CAPACITE DE COMMISSAIRES moto Dates Responsable formation: Lieux Remarques Les points positifs du stage Les points négatifs du stage

24 Document validé par Le pôle FORMATION UFOLEP NATIONALE le Comité Directeur Régional UFOLEP Le.. Le.. Signature Signature