PAS À PAS. Délégation d accès sur e-dentitas. Délégation entre avocats. Version 1.01

Transcription

1 PAS À PAS Délégation d accès sur e-dentitas Délégation entre avocats Version 1.01

2 Table des matières La délégation entre avocats sur e-dentitas La délégation... 3 Le service... 3 Les définitions... 3 L Interface de Gestion... 3 La délégation avocat-avocat... 4 Les prérequis... 4 Rappels importants... 4 Gérer ses délégations... 4 Déléguer ses accès... 5 Supprimer une délégation Modifier une délégation Cas particuliers Le gestionnaire de délégations L avocat associé Le compte ORDRE Demander à être un délégué Le tableau de bord TABLE DES MATIERES 2

3 La délégation Le service Ce Service est un E-Service de gestion des identités et des Délégations, qui permet également d accéder et d effectuer des Délégations pour d autres E-Services via la Plateforme. De manière générale, la Délégation se fait : - Entre Avocats quel que soit leur mode d exercice à condition d être dans le ressort d une même Cour d Appel quelle que soit la Structure, - Par un Avocat Délégant vers un Personnel Administratif Délégué que l Avocat aura identifié et validé sous sa responsabilité (Disponible en version ultérieure) La Délégation n est toutefois pas permise par un Personnel Administratif vers un Avocat Délégué, ni entre Personnels Administratifs. L arrêté technique relatif à la délégation de droit d'accès pour la communication électronique des avocats avec les juridictions civiles de premier et de second degré est parue au journal officiel le 30 mai Retrouvez-la ici. Les définitions Délégant : personne qui confie une Délégation à un Délégué, étant précisé qu un Délégant est nécessairement un Avocat. Délégation : mécanisme proposé par le Service qui consiste pour un Avocat (Délégant) à autoriser une autre personne identifiée et authentifiée (Délégué) à effectuer des opérations à sa place et en son nom sur la Plateforme et pour des E-Services éligibles. Délégué : personne ayant reçu une Délégation pour réaliser une tâche spécifiquement identifiée au nom du Délégant et sous la responsabilité exclusive de ce dernier. L Interface de Gestion L Utilisateur dispose d une Interface de Gestion et d un compte de messagerie dédiés accessibles à l aide de ses Identifiants ou de sa Clé. Depuis son Interface de gestion, il peut de manière authentifiée : - Créer ses Délégations s il utilise une Clé et les gérer, soit par lui-même soit par l intermédiaire de son Gestionnaire dont les habilitations sont précisées ci-après ; - Accéder à une historisation des connexions, afin de vérifier ses accès, ses actions et ceux de ses Délégués pour les événements dont la date est antérieure ou égale à 90 jours, - Gérer son profil (mot de passe, numéro de mobile, adresse de secours) LE SERVICE 3

4 La délégation avocat-avocat Les prérequis - L avocat doit être inscrit et en exercice - L avocat ne peut déléguer ses accès que s il est équipé d une clé e-barreau, la plus forte authentification étant exigée - L avocat qui accède avec son login/mot/otp de passe ne peut déléguer ses accès. En revanche, il peut être le délégué d un autre avocat et accéder au service en fonction des éventuelles limitations (Par exemple ebarreau, ne permet l envoi de pièces sans clé). - Le service concerné doit est compatible avec e-dentitas et être en mesure de gérer les différents profils, Comme c est le cas, par exemple du service e-barreau. Rappels importants Les délégations sont de la responsabilité de l avocat. Leurs définitions comme leurs utilisations doivent être conformes aux règles de l exercice professionnel d Avocat et au code de procédure civile. Il ne peut y avoir, pour un service donné, un couple délégant/délégué présent dans plusieurs délégations actives dans la même période. Par exemple : Soit la délégation active suivante : Le délégant est Me A. Le délégué est Me B. La période de délégation va du 1 er Janvier au 30 Avril Il ne peut y avoir une deuxième délégation active (A délégant, B délégué) du 2 Février 2016 au 15 Mars Nota : Il n est pas obligatoire que l avocat ait un compte e-dentitas pour utiliser la délégation. Toutefois, s il souhaite accéder à un service avec login / mot de passe / otp, la création de ce compte est nécessaire. Gérer ses délégations Pour accéder au service, vous avez déjà dû vous connecter soit avec la clé soit avec votre compte e-dentitas. Avec la clé, toutes les fonctions sont accessibles car c est le moyen d authentification le plus fort disponible. En vous connectant avec login/ mot de passe/otp, certaines fonctions sont limitées au niveau de la délégation et au niveau du service. Il n est pas par exemple possible de déléguer ses accès si l authentification a été effectuée avec le login/mot de passe/otp. Par contre il est possible d être le délégué d un avocat. Au niveau des services, il y a également des restrictions. Par exemple, ebarreau ne vous permettra pas d envoyer des pièces sans être authentifié avec une clé. AVOCAT-AVOCAT 4

5 La page de délégation récapitule les informations qui vous concernent. Si vous n êtes pas inscrit au tableau de l Ordre, le message suivant apparait : S il s agit d une erreur, veuillez-vous rapprocher de votre ordre pour procéder aux vérifications. Les données sont prises en compte par e-dentitas 24 à 48 heures après les modifications. Sans intervention de l ordre l accès ne sera pas possible. Un avocat peut appartenir à plusieurs structures. C est le cas d un avocat collaborateur individuel qui a son propre Siren et qui fait partie d une autre structure. Dans ce cas, il aura la possibilité de sélectionner la structure qui est concernée par les opérations de délégation. Cette liste de structure n est alimentée que par le fichier collaborateurs individuels envoyé tous les jours par l Ordre. Si vous souhaitez qu e-dentitas reconnaisse votre appartenance à la telle ou telle structure, veuillez-vous rapprocher de votre Ordre afin qu il alimente le fichier Collaborateurs individuels avec des informations correctes dont le SIREN. Aucune modification ne peut être effectuée par le CNB. Néanmoins, vous verrez par la suite que grâce au numéro CNBF de votre confrère (dans le ressort de la Cour d appel), vous pouvez mettre en place une délégation sans que ce fichier de collaborateur soit à jour. La fonction de recherche dans la structure n est donc qu une commodité puisque sans information sur les collaborateurs à jour, la recherche par nom sera infructueuse. Déléguer ses accès Etape 1 : La déclaration de la délégation Dans notre exemple, Me Lamazou Diane est le délégant dont le numéro CNBF est 904 Me Lafon Albert est le délégué dont le numéro CNBF est Cliquer sur l onglet Je délègue mes accès DELEGUER SES ACCES 5

6 Si une délégation active est en place, vos délégués apparaissent dans la liste. Pour voir toutes les délégations y compris les inactives, cocher Tous Visibles. Pour passer d une page à l autre dans les deux sens, cliquer sur < ou >. 2. Cliquer sur Ajouter 3. Dans le champ Délégué, saisir le numéro CNBF du délégué ou Cliquer sur Rechercher pour une recherche par nom en saisissant les premières lettres du nom puis en cliquant sur Filtrer. Dans le cas d une recherche par nom, la liste des avocats du cabinet ayant le même Siren apparait. Si un avocat de votre structure n apparait pas, veuillez-vous rapprocher de votre ordre pour procéder aux vérifications. Les données sont visibles sur e-dentitas 24 à 48 heures après les modifications. Il est normal que n apparaissent pas les avocats collaborateurs dont la structure a un SIREN propre. Il convient dans ce cas, de faire une recherche par numéro CNBF. Une fois l avocat trouvé, le sélectionner et cliquer sur Choisir pour le sélectionner. 4. Sélectionner le service concerné par cette délégation 5. Sélectionner les permissions données au délégué (cette liste dépend du service) 6. Définir la plage de délégation dans les champs Du et Au. En dehors de cette plage, la délégation sera désactivée automatiquement. Par défaut la plage est de 6 mois. C est au délégant d étendre la période en fonction de ses besoins. Cette période est limitée à 2 ans dans le cas de la mise en place par l Ordre d une délégation dans la cadre d une suppléance. DELEGUER SES ACCES 6

7 7. Par défaut laisser Statut à Actif 8. Cliquer sur Enregistrer Dans notre cas, une demande de délégation a été envoyée par mail en provenance de 904 (LAMAZOU Diane) à destination de 903 (LAFON Albert). Etape 2 : La validation de la délégation 1. Le délégué reçoit un de la part du délégant 2. Le délégué clique sur le lien présent dans l 3. Le délégué peut saisir un commentaire (optionnel) que le délégant pourra lire 4. Le délégué clique sur Valider 5. Le délégant reçoit un de confirmation 6. La délégation est effective DELEGUER SES ACCES 7

8 Le délégué reçoit le message suivant : Délégant et Délégué peuvent vérifier que la délégation est en place Chez le délégué : DELEGUER SES ACCES 8

9 Chez le délégant : Tant que la délégation n est pas validée, elle est notée en attente et n est pas active. C est-à-dire que lors de l accès à un service le délégant n apparait pas dans la liste du délégué. 15 jours avant l échéance de la fin de période de délégation, délégant et délégué sont informés par de l échéance. Pour prolonger les droits, le délégant peut étendre à nouveau la délégation sur une nouvelle période selon le processus habituel. Etape 3 : L accès au service Quand le délégué se connecte au service concerné par la délégation, une fenêtre apparaît. Elle propose de choisir l avocat au nom duquel il veut accéder au service. DELEGUER SES ACCES 9

10 Attention! Le délégué peut accéder au service avec son login/mot de passe/otp s il en a créé un, plutôt qu avec sa clé. Toutefois les droits en login/mot de passe/otp sont généralement plus limités et dépendent du service. Par exemple, dans le cas d ebarreau, conformément à la convention nationale signé entre le ministère de la justice et le CNB la fonction envoi n est pas possible qu il s agisse d un délégué ou d un délégant se connectant par login/mot de passe/otp. Les autres actions possibles sont les suivantes : Le délégant ou le délégué peut : 1. Cliquer sur Détail d une délégation pour voir les caractéristiques de la délégation 2. Cocher Afficher toutes les délégation (actives ou inactives) pour voir toutes les délégations qu elles soient actives ou inactives Supprimer une délégation Le délégant peut supprimer la délégation. Dans cas le délégué reçoit une notification par mail : Pour supprimer la délégation, cliquer sur le bouton Supprimer : Une confirmation est demandée. La décision de supprimer est en effet IRREVOCABLE. SUPPRIMER UNE DELEGATION 10

11 Attention! La suppression d une délégation n est effective qu à la prochaine connexion du délégué. Le délégué ne verra plus apparaitre cette délégation dans la liste au lancement du service concerné. Le délégué reçoit un de confirmation : Modifier une délégation Pour modifier une délégation, il suffit de la supprimer et de la recréer avec des paramètres différents. Vous avez ainsi la maitrise parfaite des modifications dans l historique du tableau de bord, qui garde une trace de l ensemble des opérations. Cas particuliers Le gestionnaire de délégations Le gestionnaire de délégations est un Avocat désigné par un Avocat associé et habilité par commodité à organiser, depuis l interface de gestion, les délégations prévues au sein de la structure. En effet, un Avocat ne peut attribuer ni supprimer les délégations d un autre Avocat. L Avocat désigné gestionnaire n en n a pas les pouvoirs non plus, son rôle étant limité à la saisie et à celui de «centralisateur» des délégations pour des raisons de commodité. Le gestionnaire est habilité à saisir les données relatives aux délégations et en particulier, sous sa responsabilité, à identifier les délégués et vérifier leur identité. Le gestionnaire ne dispose en aucun cas d un pouvoir de validation d une délégation ni ne porte la responsabilité des délégations qu il a renseignées dans l interface de gestion. Le gestionnaire est désigné par un avocat associé de la structure. MODIFIER UNE DELEGATION 11

12 Pour établir une délégation, le gestionnaire doit 1. Cliquer sur Ma structure 2. Sélectionner l avocat qui sera soit délégué soit délégant en cliquant sur Voir délégations 3. Il peut alors ajouter une délégation entre l avocat sélectionné et son confrère (Voir section Déléguer les accès) 4. Un est envoyé au délégué pour la validation de la demande. Comme c'est un gestionnaire qui a saisi la demande, un est aussi envoyé au délégant (délégué et délégant doivent chacun valider la délégation). A titre d exemple : L avocat Lafon Albert a été désigné Gestionnaire (lettre G) de la structure par un associé. En cliquant sur Ma structure, s affiche : Il sélectionne Dupont Isabelle et clique sur Voir Délégations Il peut dès lors cliquer sur Ajouter pour ajouter une délégation entre Lafon Albert (délégant) et Merri Sophie (délégué) CAS PARTICULIERS 12

13 Il ne peut en aucun cas valider la délégation. C est à Merri Sophie de le faire en cliquant sur le lien reçu par mail afin que la délégation devienne effective. Jusqu à la validation explicite donc, la délégation sera notée EN ATTENTE. L avocat associé L avocat associé est le représentant légal de la structure. Il a par défaut la visibilité en lecture sur toutes les délégations de sa structure, y compris celles que définit le gestionnaire. Il peut bien sûr en désigner un autre. Pour désigner un autre gestionnaire : 1. Cliquer sur Ma structure 2. Sélectionner l avocat et cliquer sur Désigner Gestionnaire L avocat gestionnaire est signalé par une lettre G. 3. Un est adressé à tous les associés de la structure et au gestionnaire désigné Tout associé de la structure peut révoquer le gestionnaire en cliquant sur Supprimer Gestionnaire. La lettre G disparait. 1. Un est adressé à tous les associés de la structure et à l Avocat au rôle de gestionnaire révoqué. 2. Tous les avocats de la structure en sont informés par mail. CAS PARTICULIERS 13

14 Le compte ORDRE Les ordres sont équipés d une clé spécifique qui est utilisée sur ebarreau pour procéder à des inscriptions. Cette clé permettra désormais de gérer aussi les délégations au sein du barreau. 1. Après authentification, l Ordre clique sur Mes suppléances 2. Pour définir une délégation, l Ordre clique sur Ajouter 3. Saisir le numéro CNBF de l avocat délégant (c est-à-dire le suppléé) dans le champ Délégant 4. Saisir le numéro CNBF de l avocat délégué (c est-à-dire le suppléant) dans le champ Délégué 5. Sélectionner le service compatible e-dentitas concerné par cette délégation (exemple e-barreau) 6. Sélectionner la période de suppléance qui ne doit pas dépasser 2 ans 7. Cliquer sur Enregistrer pour que la délégation soit mise en place Le délégué (c est-à-dire le suppléant) doit valider la délégation en cliquant sur le lien qu il reçoit par mail. Le délégué en accédant au service pê sélectionner le délégant. CAS PARTICULIERS 14

15 Demander à être un délégué Le mode opératoire est identique à «Je délègue mes accès». Il suffit de cliquer sur l onglet Je suis enregistré en tant que délégué pour. Merci de lire la section «Je délègue mes accès». Le délégant recevra une notification par et devra valider la demande pour qu'elle soit active. Dès que la délégation est en place et validée, le délégué aura la possibilité de sélectionner le délégant dans sa liste. Ici le service est ebarreau. Le tableau de bord Le rôle du tableau de bord est de vous présenter tous les évènements liés à la mise en place d une délégation. Il vous permet d obtenir une traçabilité de chaque action. Par défaut toutes les opérations effectuées (connexion, déconnexion, validation des CGU, actions d'inscription...) sont listées. Les champs de recherche permettent de définir des filtres sur les évènements pour faciliter leur lecture. Il suffit ensuite de cliquer sur Filtrer pour lancer la recherche correspondante. Sur certains événements, il est possible de consulter des détails complémentaires en cliquant sur '+' comme le mode de connexion par CLE ou par LOGIN. Cliquer sur Réinitialiser pour revenir aux paramètres par défaut. DEMANDER A ETRE UN DELEGUE 15

16 Opérations : toutes les opérations liées à la délégation (connexion, déconnexion, demande de délégation, refus ou validation des délégations, etc ) Services : toutes les applications compatibles avec e-dentitas Les champs Utilisateur, Délégant et Délégué sont utilisables de 2 façons : - Soit en saisissant les premières lettres du nom - Soit en saisissant le numéro CNBF Cliquer sur Filtrer pour lancer la recherche. LE TABLEAU DE BORD 16